Registro de documentos

1. CLASES DE REGISTROS
Los Registros se clasifican en dos tipos: registros generales y registro auxiliares.
A. Registros generales
Tienen la consideración de oficina de registro general aquellas que ejercen
funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o
varios órganos administrativos. Todo órgano administrativo tendrá asignada una única
oficina de registro general, sin perjuicio de que ésta tenga tal carácter para varios
órganos administrativos.
Existen en los servicios centrales y en las delegaciones, direcciones o gerencias
provinciales, y en aquellos grandes centros administrativos en los que se prevea de
forma expresa.
B. Registros auxiliares
Tienen la consideración de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo
idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que la oficina de registro
general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquélla.
Las oficinas de registro auxiliares remitirán copia de la totalidad de los asientos
que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta última la que
ejerce funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias
o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones
Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares
o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático.
1.2 Operaciones
Las operaciones a realizar, con carácter general, son las siguientes:
1. Sobre el escrito se estampará el sello de registro correspondiente,
de recepción o de salida, así como la fecha y el número de registro de la
serie que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra
para los emitidos.
- La asignación del número debe ser correlativa en su serie
y respetar el orden de presentación o emisión.
- La estampación debe realizarse en el espacio reservado
para ello o en la primera hoja del escrito, donde no dificulte la
lectura de su contenido, pudiendo ser sustituida por una impresión
mecánica que recoja, como mínimo, la misma información que el
sello.
- Los controles internos no pueden producir nuevos
estampillados de sellos o impresión mecánica de los mismos.
2. En el caso de que el escrito vaya acompañado de copia, se
estampará sobre ésta el sello, la fecha, y en caso de requerimiento, la hora
de presentación.
3. En el caso de que la copia no se acompañe, siempre que se
solicite por el interesado, se emitirá certificación de la presentación.
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4. Posteriormente se realizará el asiento registral, que, en el caso de
los escritos recibidos, debe comprender:
- Fecha de presentación o de entrada, en su caso.
- Unidad u órgano de destino.
- Epígrafe expresivo de su naturaleza.
- Interesado u órgano remitente.
- Descripción sucinta del asunto.
- Órgano donde fue presentado.
- Hora de presentación.
- Forma de presentación.
- Número de registro de recepción.
En el caso de los escritos emitidos debe comprender:
- Fecha de salida.
- Interesado u órgano de destino.
- Epígrafe expresivo de su naturaleza.
- Descripción sucinta del asunto.
- Forma de salida.
- Número de registro de salida.
Una vez realizado el asiento, se procederá de la siguiente forma:
1.
Los escritos recibidos se remitirán directamente, sin dilación, a las
unidades que tengan que tramitarlos. En el caso de que no se puedan identificar
se remitirán al responsable del órgano, del centro directivo o al que éste designe.
2.
Si están dirigidas a un órgano ajeno al registro, se remitirá dentro
de las 24 horas siguientes a su órgano de destino, acompañados de la relación de
los documentos que se envían.
3.
Los escritos emitidos se cursarán sin dilación a sus destinatarios.
1.3 Operaciones a realizar en el caso de emisión y recepción de documentos
por medios informáticos.
Con carácter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente.

En el caso de que se trate de emisión de documentos, se extenderá
diligencia expresiva del resultado de la emisión unida al escrito emitido, que se
archivará en el expediente.

En el caso de que se trate de que los interesados soliciten la realización
de notificaciones por este medio, junto al documento de notificación, se le adjuntará
recibo de su recepción, que deberá ser cumplimentado, rubricado y enviado en el
plazo de dos días al registro del órgano emisor para su incorporación al expediente.
Si transcurre este plazo sin que el interesado remita dicho recibo, se cursará
notificación por los medios ordinarios.
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2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS
2.1. Lugares de presentación
Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y
comunicaciones que dirijan a los órganos de cualquier Administración pública o de las
entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ellas, así como la
documentación complementaria que acompañen a aquéllas, en cualquiera de los
siguientes lugares del ámbito de la Administración General del Estado:
a) En las oficinas de registro del órgano administrativo al que se
dirijan.
b) En las oficinas de registro de cualquier órgano administrativo
perteneciente a la Administración General del Estado, o de los
Organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla.
c) En las oficinas de correos, en la forma establecida
reglamentariamente.
d) En las representación diplomáticas y oficinas consulares de
España en el extranjero.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Asimismo, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones
dirigidos a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos en los
siguientes lugares:
a) En los registros de las Administraciones de las Comunicaciones
Autónomas.
b) En los registros de las entidades que integran la Administración
local; siempre que previamente se haya suscrito el correspondiente
convenio.
2.2 Clases De Documentos
Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se
materializan los actos administrativos.
Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación
que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un
instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la
traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración
(notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas
o personas jurídicas naturales.
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2.3 Características
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:

Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia
Administración.
Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos
todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes,
las alegaciones o los recursos y reclamaciones.

Su emisión es válida.

A) Documentos de transmisión
Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas u órganos.
Se pueden clasificar de la siguiente manera:
 Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas:
notificaciones y publicaciones.
 Documentos dirigidos a órganos o unidades administrativas: oficio y nota
interior.
Las notificaciones son los documentos por los que la Administración comunica a
un interesado una resolución o un acuerdo.
Las publicaciones consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial,
tablón de anuncios o medio de comunicación para su conocimiento por los interesados.
El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o
unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, a diferentes entidades o
departamentos, y dentro de éstos, a diferentes órganos superiores.
La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos
o unidades que pertenecen a un mismo órgano o unidad.
B) Documentos de decisión.
• Resolución.
• Acuerdo.
C) Documentos de constancia.
• Acta.
• Certificado.
D) Documentos de juicio.
• Informe
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