Planeación general de negocios

Informe de Requerimientos
de Proyecto VideoFast
Integrantes:
Noviembre de 2002
Indice.
Contenidos.
Pag.
Introducción
3
1. Analisis del negocio.
5
1.1. ¿Cómo funciona?.
5
1.2. ¿Quiénes participan?.
6
1.3. ¿Qué se hace?.
7
1.4. ¿Cuál sería el modelo de datos?.
1.5. ¿Cuáles serían los procesos involucrados?.
2. Levantamiento de Requerimientos.
2.1. ¿Qué se necesita?.
2.2. ¿Cuál sería el orden de prioridad en los requerimientos?.
2.3. ¿Cuál serían los niveles de los requerimientos? (operacional, tactico, estrategico).
2.4. ¿Cuáles serian los requerimientos funcionales y cuáles no funcionales?.
Conclusión.
Introducción.
Los modernos sistemas de información de hoy están cambiando la forma en que operan las organizaciones. A
través de los sistemas de información se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos
operativos de las empresas, proporcionando información de apoyo en la toma de decisiones y, lo que es más
importante, facilitan el logro de los objetivos por las ventajas competitivas de su implementación.
La administración se inicia con la planeación del negocio. Y el desempeño eficiente de las actividades de la
empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se
hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde
queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los
gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no
planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e
instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su
conjunto.
1
Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos
de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de
nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción
incontrolada de computadoras personales.
Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema
tiene algunas desventajas como son: la creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido
a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con
sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la
organización.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal.
Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros
archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.
Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para
asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Más aun, al incluir los
planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir
los objetivos de los sistemas futuros de información.
Al planear la instalación del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura
mejor que será introducido conforme vaya necesitándose.
El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son
indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven
de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte
mucho o poco en la instalación del sistema.
Para iniciar la determinación de los requerimientos es necesario un estudio del sistema para conocer como
trabaja y donde es necesario efectuar mejoras. Los estudios del sistema dan como resultado una evaluación de
cómo trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes.
Debemos entender por requerimiento, una característica que debe incluirse en un nuevo sistema. Esta puede
ser la inclusión de determinadas formas para capturar datos o procesar datos, producir información, controlar
una actividad en la empresa o brindar soporte a la gerencia entre otros.
La investigación de requerimientos es la actividad más importante del análisis del sistema, con ella se logra
determinar que desea realmente el usuario y en base a esto entregar una solución a su problemática.
• Análisis del negocio.
• ¿Cómo funciona?.
Introducción:
Esta parte del documento tiene por finalidad el dar a conocer el estado actual de operación del proceso
administrativo del video club.
Condición actual:
Administración:
La administración de los recursos en general la hace el mismo dueño en los siguientes procesos:
2
• Verificación de información detallada de las entradas y salidas de las tiendas por medio de informes
que se están emitiendo en forma mensual pero en distintos formatos.
• Supervisor de personal, en la verificación de las labores de cada uno, manteniendo constante
comunicación de los supervisores de los locales.
• Compra de material nuevo (videos).
• Distribución de dineros e insumos.
• Verificación de administración de dineros en general, teniendo comunicación con el contador el cual
se encarga de la administración de las cuentas (entradas y salidas).
Operación de recursos:
De acuerdo a la entrevista que se tubo con el cliente, la situación en cuanto a la operación que este, está
llevando es la siguiente:
• Compra de videos.
El dueño del negocio se encarga personalmente de la compra de los videos a los proveedores, conforme a la
sugerencia del mercado que se presenta de clientes en particular.
• Informes.
El recibe información detallada de la compra de los locales la ultima semana de cada mes, con la información
de la venta en recaudación, cantidad de películas que se arrendaron en el mes la cantidad de perdida en
películas.
• ¿Quiénes participan?.
Administración de locales:
• Personal.
Por cada local se encuentran trabajando tres personas las cuales cumplen las siguientes labores:
• Encargado de local:
Esta persona es la responsable de la administración del local, distribución de trabajos, envío de informe
estadísticos, rendición diaria de las ventas del local, caja del local.
• Ayudantes:
Encargados de reposición de mercaderías en los estantes, atención de publico en general.
• Administración de local:
El administrador es el encargado de la entrada de los dineros (arriendos), de hacer caja todos los días, como
responsable de la cuenta exhaustiva de los arriendos (estadística), esta se envía una vez por mes, pero en
ocasiones cuando el dueño lo requiere.
3
Una vez al mes se verifica el stock, para así ver las películas que se encuentran perdidas o deterioradas y en
este caso enviarlas a gerencia para su venta o darlas de baja.
• ¿Qué se hace?.
Labores diarias:
Estas son las que se realizan diariamente y que mantienen funcionando hasta el momento los locales.
Cada vez que un cliente arrienda una película este es ingresado a una base de datos que esta confeccionada en
EXCEL, en el cual se registran dos bases de datos:
• Mantenedor de inventario:
Esta planilla contiene los siguiente datos.
• Películas que regresan al local (devueltas) y películas nuevas.
• Películas que salen del local (arrendadas, dadas de baja y en venta).
• Mantenedor de cliente:
Esta planilla contiene los siguiente datos:
• Registros de actualización de datos de clientes (arriendos, devolución, ventas).
• Revisión periódica de los estantes en que se encuentran las películas.
• Al finalizar el día se debe efectuar cuenta de caja.
• Levantamiento de Requerimientos:
• ¿Qué se necesita?
Se necesita para este proyecto un Sistema de Información Administrativa destinado a Gerencia que maneje y
controle información proveniente de operaciones de inventario y que además registre procesos de arriendo,
ventas y que administre las bases de datos de tales operaciones.
Este sistema debe actualizarse de manera automática cada vez que el usuario registre un proceso, para que
Gerencia cuente con información actual para la toma de decisiones.
El sistema debe generar historiales que permitan a Gerencia obtener las siguientes salidas:
• Conocer las películas más arrendadas (cuando lo necesite).
4
• Conocer los actores que el publico prefiere.
• Conocer los géneros más arrendados.
• Conocer los ingresos diarios y semanales (generales y por ítem).
• Conocer la cantidad de morosidades que hay en el mes y una lista de clientes morosos.
• Conocer datos de películas dadas de baja.
• Conocer las películas que se colocan en venta y de estas cuales se venden.
Podemos agregar dentro de las salidas anteriores que el sistema genere reportes de cada local y que el sistema
debe permitir obtener estadísticas generales y por local.
Además la interfaz con el usuario debe ser sencilla y clara, que arroje resultados concretos y que no presenten
tecnicismos de desconocimiento para el usuario.
Como otros requerimientos para el sistema hay que agregar que el tiempo de respuesta del sistema sea el
apropiado dentro de las factibilidades técnicas y de las necesidades del usuario.
El sistema debe operar, ordenar y estandarizar datos y reportes de los distintos procesos de la empresa, para
que los informes a gerencia presenten un mismo formato y faciliten la interpretación de los datos que
contengan.
5
• ¿Cuál sería el orden de prioridades en los requerimientos?
Entre las necesidades de información solicitadas por Gerencia podemos entonces establecer un criterio de
prioridades requeridas por este, serán los siguientes:
• Crear la base de datos.
• Estandarización de datos.
• Estandarización de los reportes.
• Generar reportes específicos.
• Generar estadísticas.
• Que el tiempo de respuesta del sistema se encuentre dentro de los márgenes aceptables para el
usuario, dentro de la factibilidad técnica del sistema.
• Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros y concisos y a la vez su manejo sea
6
sencillo.
• ¿Cuáles serían los niveles de los requerimientos? (Operacional, táctico y estratégico).
Operacional:
• Una estandarización de datos.
• Tiempo de respuesta.
• Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros, concisos, precisos y de sencilla
interpretación.
Táctico:
• Generar reportes a gerencia.
• Administrar la base de datos (mantener, generar, eliminar y ordenar registros tanto de productos como
de clientes).
Estratégico:
• Generar información estadísticas para la toma de decisiones .
• ¿Cuáles serían los requerimientos funcionales y cuales no funcionales?
Funcionales:
• Una estandarización de datos.
• Tiempo de respuesta.
• Generar reportes a gerencia.
• Administrar la base de datos.
• Generar estadísticas.
No funcionales:
• Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros y concisos y a la vez su manejo sea
sencillo.
Conclusión:
Para finalizar el presente informe podemos destacar que:
7
El primer paso en el diseño no es de índole técnico, sino conductual. La introducción de un sistema de
información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. Los
gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una
organización, y darse cuenta de que un sistema de información entregará como resultado una mejora del
negocio, traducible en terminos monetarios.
Segundo, luego del análisis de la situación actual y de las necesidades de los usuarios, estimamos que la
implantación del sistema debe estar focalizada en un control de ventas e inventario, capaz de arrojar
resultados estadísticos y que maneje una serie de datos provenientes tanto de clientes, como productos y sus
respectivos proveedores, tal como lo señala el detalle de los requerimientos.
Finalmente y como ultima idea, debe notarse que para una expansión del negocio y de sus ingresos, y a la vez
organizar, controlar y evitar perdidas, una de las soluciones y pasos primordiales es la instauración de un
Sistema de Información Administrativa.
12
8