2011 SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL PARA HOTEL (SACH) PERFIL DE PROYECTO SACH INTEGRANTES Jhannett Sarmiento Mamani Jorge Calcina Santalla Rodrigo Ayala Cortez Alba Catorcena Ticona Waldo Edgar Callisaya Monzón Juan Carlos Choque Alavi MODULOS Registro y control de Servicios en un hotel Registro y control Contabilidad Registro y control de Proveedores Registro y control Inventario Reserva, registro de huéspedes, control de habitaciones, reporte de huéspedes Registro y control de Personal U.M.S.A. Carrera de Informática 2011 2011 PERFIL 1. INTRODUCCIÓN Hoy en día el manejo de la información de manera eficiente y organizada es de vital importancia, por ello los sistemas de información basados en ordenadores son los pilares fundamentales de las actividades de una organización. En el caso de las empresas que brindan servicios como los hoteles, manejan una gran cantidad de información en diferentes procesos tanto la administración, gerencia, recepción, hospedaje, contabilidad, almacén, etc. Toda información tiene que ser organizada y clasificada de modo que la gerencia pueda realizar una mejor toma de decisiones. Por ello es importante que una empresa cuente con un Sistema Automatizado de Información que controle esos procesos. La industria hotelera es una organización amplia la cual presta muchos servicios a determinados clientes como hospedaje, spa, gimnasio, restaurant, cafetería, salón de eventos, etc. En nuestro país la llegada de turistas a los establecimientos de hospedaje tuvo una evolución lenta pero positiva. El presente trabajo propone el Análisis y Diseño de un Sistema Automatizado para el control de información para un hotel, de manera que el sistema cumpla con los requerimientos, donde el personal del hotel que utilice el sistema puedan realizar el registro de Huéspedes, registro de Habitaciones, registro de Contratos, reportes de libros diarios, control de habitaciones y control de los servicios. 2 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 2. ANTECEDENTES Para el presente proyecto se tomara como objeto de estudio a un Hotel de 5 estrellas que cuente con todos los servicios y comodidades de un hotel de esta envergadura. El hotel está ubicado en la calle Tihuanacu No. 64 en la ciudad de La Paz. El hotel fue construido gracias a la idea de un consorcio europeo, que tuvo el emprendimiento viendo las estadísticas de la evolución de afluencia de turistas extranjeros, los cuales requerían una buena atención e infraestructura con la que no contaban los hoteles de La Paz. El Hotel acoge a huéspedes nacionales y extranjeros en coordinación con las agencias de viajes nacionales e internacionales. En la actualidad el Hotel no cuenta con un sistema automatizado de modo que la institución impone políticas y estrategias de funcionamiento para poder adaptarse al entorno del hotel acusando pérdida de tiempo, dinero o insatisfacción por parte de los usuarios. En la carrera de informática existen proyectos de grado similares las cuales han sido desarrolladas en semestres anteriores pero no de la envergadura del proyecto propuesto el cual está completamente actualizado y acorde a las nuevas normas hoteleras internacionales, el mismo sistema cuenta con dispositivos magnéticos los cuales dan al huésped una facilidad en cuanto a control de cuentas y acceso a los distintos ambientes del hotel. Sistema de Información Hotelera [Cabero, 2000], cuyo propósito es mejorar los procesos administrativos y operativos para una atención más eficiente al huésped. Sistema de Seguimientos y Control para la Hotelería Boliviana [Loza, Mendoza, 2001], cuyo propósito es resolver las dificultades y deficiencias que se presentan en algunos procesos del hotel. Sistema de seguimiento y control para el Hotel Sagárnaga [Cuela, 2007], cuyo propósito es implementar un sistema de información completo el cual lleva a la mejora de todos los servicios que presta el hostal al huésped. 3 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Los proyectos mencionados brindan una clara idea de la importancia de la información para una institución hotelera. MISION La misión del hotel es brindar un servicio acorde a los requerimientos de nuestros huéspedes. VISION La visión del Hotel es expandirse a nivel nacional brindando los mismos servicios. 3. DIAGRAMA CON LOS SUBSISTEMAS 4 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 4. MODELO DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO 4.1. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL 5 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 4.2. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Convocatoria de Personal Gerente, secretaria. Tener un registro de convocatorias. Cuando se requiera personal para un servicio específico el gerente ordena a la secretaria que publique una convocatoria para nuevos empleados (especificando el tipo de empleado que se requiera), una vez ya redactado la convocatoria este es registrado de acuerdo a la fecha actual que se publicara la convocatoria. Recepción y evaluación de Curriculum Secretaria, gerente, postulante. Tener un registro de curriculum. Cada postulante a un determinado cargo, deberá pasar por recepción donde se recibirá sus documentos que son entregados a la secretaria para ser registrados y archivados, una vez finalizada la fecha de recepción la secretaria entregara los mismos al gerente los cuales serán evaluados 6 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Entrevista Gerente, Secretaria, postulante. Evaluación de la persona a contratar. Una vez evaluado el curriculum de cada postúlate se procederá a ser convocadas las personas que resaltaron a una entrevista para realizarles una evaluación oral respecto a los trabajos que desempeñaron anteriormente, cada postulante deberá pasar por recepción con el fin que la secretaria tomen nota de los asistentes y luego serán anunciados al gerente para que este los evalué. Recepción de Postulantes y registro de asistencia Secretaria Evaluación Oral Postulante Gerente 7 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Contratación de Personal Eventual Persona a contratar, secretaria. Tener un listado de empleados eventual. Según al tiempo requerido de la empresa se pasara a la contratación de empleados eventuales, una vez de hacer sido aceptados los postulantes se los volverá a convocar presencialmente para realizar la firma del contrato en recepción, estos deben llenar un formulario de datos que es proporcionado por la secretaria, una vez acabado el llenado del formulario este se le es devuelto a la secretaria para ser Registrado y archivado. Contratación de Personal Aprueba Persona a contratar, secretaria. Tener un listado de empleados aprueba. Una vez de hacer sido aceptados los postulantes son convocados nuevamente en recepción, estos deben llenar un formulario de datos que es proporcionado por la secretaria tomando en cuenta que estos serán puestos a prueba por tres meses según al desempeño dentro del tiempo establecido se pasara a una nueva contratación, una vez acabado el llenado del formulario este se le es devuelto a la secretaria para ser archivado. 8 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Contratación de Personal Fijo o de Planta Actores: Persona a contratar, secretaria. Propósito: Re contratar a empleados de que estaban a prueba para pasar a ser empleados de planta. Resumen: Una vez pasado el tiempo de tres meses y según lo establecido en el contrato de empleados a prueba pasaran a ser evaluados tales empleados y si tuvieron un buen desempeño, se procederá a ser contratados como empleados fijos o de planta. 9 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Registro de Empleado Actores: Secretaria, empleado. Propósito: Tener un listado de todos los empleados del hotel. Resumen: Según a cada nueva contratación la secretaria deberá registrar a cada nuevo empleado aceptado ya sea por contrato fijo, de prueba o eventual, cada empleado nuevo verificara sus datos personales con el fin de evitar algún error en sus datos Caso de uso: Control de Asistencia Actores: Empleado. Propósito: Tener un listado de la asistencia del empleado incluyendo la hora de llegada del empleado y la asistencia. Resumen: Para obtener la asistencia y hora de llegada de los empleados estos deberán firmar un libro de asistencia que registre el día y hora de llegada del empleado de esta forma se procederá a realizar descuentos si es que el empleado tiene retrasos o inasistencias. 10 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Actores: Pago a empleados Empleado, secretaria, gerente. Propósito: Tener un monto específico a pagar al empleado. Resumen: Una vez obtenido la planilla de asistencia del empleado se procederá a realizar descuentos según la falta cometida (si es que existiesen), una vez que se tenga calculado el monto a pagar se procederá a pagar el sueldo a cada empleado, la secretaria se encarga de la entrega del cheque. 11 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 4.3. MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES. Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Huésped solicita reserva de habitación mediante teléfono Huésped, Recepcionista. Registrar una reserva El huésped realiza una llamada al hotel la cual es atendida por el recepcionista en donde el huésped pregunta si tiene habitaciones disponibles. El recepcionista le informa los tipos de habitación con los que cuenta el hotel y cuantas habitaciones tiene disponibles, el huésped le hace conocer cuantas habitaciones necesita, cuantas personas son. Entonces el recepcionista toma nota en el cuaderno de recepción todos los datos del huésped, el día de llegada al hotel, la hora y le comunica que se le hará una llamada 24 horas antes para confirmar su reserva. Solicita una reserva de habitación vía teléfono. Recepcionista Huésped Control habitaciones. Registra datos del huésped para la reserva. Confirma 24 horas antes la reserva. 12 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Huésped solicita habitación disponible con reserva Huésped, Recepcionista. Asignar habitación disponible a huésped que hizo reserva. El huésped llega al hotel y solicita habitación disponible con reserva, el recepcionista verifica la reserva del huésped en su libro de reservas, una vez verificado el nombre, el tipo de habitación y la validez de la reserva, realiza la asignación de habitación y el registro de información del huésped en su libro de control de habitaciones y registro de huéspedes. Le hace la entrega de la llave de la habitación y le da información acerca de los servicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel. Solicita habitación disponible con reserva Recepcionista Huésped Verifica reserva en libro Control habitaciones Asigna habitación y registra datos Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Huésped solicita habitación disponible sin reserva Huésped, Recepcionista. Asignar habitación disponible a huésped que no hizo reserva. El huésped llega sin previo aviso al hotel y solicita una o varias habitaciones disponibles, el recepcionista consulta su libro de control de habitaciones y de registro de huéspedes y verifica que habitaciones se encuentran disponibles y sin reserva. Si hubiera habitaciones disponibles y sin reserva se realiza la correspondiente asignación de habitación y el registro de información del huésped en el libro. Le hace la entrega de la llave de la habitación y le da información acerca de los servicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel. 13 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Solicita habitación disponible sin reserva Recepcionista Huésped Control habitaciones Asigna habitación y registra datos Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Registro de información del huésped Huésped, Recepcionista Recabar datos y entrega de información. Una vez realizada la asignación de habitación, se procede a registrar la información del huésped anotando el nombre, apellidos, fecha de nacimiento, residencia actual, tipo de habitación, nacionalidad, duración de estadía en el hotel en el libro de registro de huéspedes del hotel. Le hace entrega de la llave de la habitación y le da información acerca de los servicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel. Asigna habitación Huésped Entrega información Recepcionista Registra información en el libro 14 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Actores: Propósito: Resumen: Control de habitaciones Recepcionista. Verificar cuantas habitaciones se encuentran disponibles y ocupadas El control de habitaciones se lo realiza de manera manual, el recepcionista se encarga de llenar en el libro de registro de huéspedes la información de los mismos, así mismo controla que habitaciones se encuentran con reserva y sin reserva, que habitaciones se encuentran ocupadas y que habitaciones se encuentran disponibles. Controla habitaciones a través de su libro de registro Recepcionista 4.4. MODULO: PROVEEDORES Caso de uso: Registro Proveedor Actores: Secretaria, proveedor Propósito: Registrar a los proveedores para tener una base de datos Resumen: Tipo: La secretaria pide al representante de la empresa proveedora los datos de la empresa (nombre empresa, dirección, teléfono, nit) y el nombre del representante, el representante le otorga los datos solicitados, posteriormente la secretaria los anota en un cuaderno de registro de proveedores, después de haber firmado su debido contrato. Primario y esencial. 15 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Registro de empleados asignados por el proveedor Actores: Secretaria, representante proveedor Propósito: Registrar a los empleados asignados por los proveedores para tener una base de datos Resumen: La secretaria solicita al representante de la empresa proveedora una lista con los nombres de los empleados que enviaran los mismos, el representante le otorga los datos solicitados, posteriormente la secretaria los registra en un cuaderno de empleados de proveedores. Tipo: Primario y esencial. 16 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Elaboración y registro de contratos con proveedores Actores: Gerente, representante proveedor, secretaria. Propósito: Elaborar y registrar los contratos hechos. Resumen: Una vez que el representante de empresa proveedora se encuentran en la agencia y después de haber acordado todo lo que se necesita, la secretaria redacta el contrato correspondiente especificando los servicios que proveen dicha empresa, descripción y detalles que el hotel requiere, forma de pago según políticas de la hotel. Una vez terminado la redacción del contrato se continúa con la firma del gerente y el proveedor requerido. Posteriormente se le cancela al proveedor el 50% del dinero y el otro 50% después de haber entregado los productos solicitados según contrato. Finalizado el procedimiento anterior (redacción y firma de contrato, y pago por los servicios) el proveedor se retira con una copia del contrato, y la secretaria archiva los contratos firmados. Tipo: Primario. 17 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Registro de los productos o servicio del proveedor Actores: Secretaria, representante proveedor Propósito: Registra los productos o servicio proporcionado por los proveedores para tener una base de datos Resumen: La secretaria solicita al representante de la empresa proveedora una lista de los productos o servicios que proporciona la misma, el representante le otorga la lista solicitada, posteriormente la secretaria los registra en un cuaderno de productos o servicios del proveedor. Tipo: Primario y esencial. 18 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 4.5. MODULO: Inventario Caso de uso: Registro y control del inventario de muebles y enseres Actores: Administrador Propósito: Tener un control efectivo de los bienes y enseres del hotel Resumen: El administrador realiza el registro de todos los muebles y enseres que hay en el hotel esto lo realiza en el libro adjudicando así un código a cada uno de ellos, para tener un control óptimo de cada mueble y enseres. Luego el administrador realiza el inventario viendo y registrando el estado o daño de cada una de ellos, este inventario se lo realiza anualmente, finaliza el inventario una vez realizado el balance de cuánto cuesta cada mueble y el costo total de todos los enseres finalizando con una firma en presencia de un testigo. · En caso de que los daños sean realizados por alguno de los hospedes, se hará responsable del pago de acuerdo al estado del mismo. · En caso de que los daños fuesen causados por personal del hotel, se le descontara a la(s) persona(s) responsable(s) del hecho. 19 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Registro y inventario de los insumos del hotel. Actores: Administrador Propósito: Tener un registro y control efectivo de los insumos del hotel. Resumen: El administrador realiza el registro de todos los insumos del hotel esto lo realiza por áreas y este registro se lo hace manualmente. Ø El inventario de utensilios se lo realiza mensualmente verificando el costo y el estado de cada tencillo lo registra en el libro y así dando un informe de que está mal y de que cosas faltan en la cocina. Ø El inventario de los insumos de cocina se lo realiza semanal esto es registrado en el libro viendo que cosas se usaron esto lo realiza juntamente con los reportes de los empleados de que cosas se usaron y así saber que insumo es más usado en la cocina y finaliza donde un reporte y informe a gerencia. Ø Inventario de los insumos de baño esto se lo hace semanalmente tomando nota de que falta y que cosas se usan mas en el hotel el inventario se realiza comparando el total de insumos pedidos por los empleados de cuanto se tenía y cuantos hay así cuadrando esto. 20 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 4.6. MODULO: Contabilidad Caso de uso: Pagos Proveedores Actores: Contador, Proveedor Propósito: Emitir pago con cheque a nuestro proveedor. Resumen: Se realiza el pago de bienes y servicios que nos prestó el proveedor al hotel según contrato y conformidad de recepción por parte del encargado del Hotel. 21 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Sueldos y Salarios Actores: Contador, Empleado Propósito: Registrar los pagos de Sueldos y Salarios de los empleados del Hotel Resumen: Se hace un control de los sueldos y salarios de nuestros empleados y los beneficios sociales que gozan los mismos de acuerdo a ley del trabajo, aportes AFP, etc. Caso de uso: Pago por servicios Spa Actores: Cajero, huésped Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados Resumen: El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio de spa, el cajero anota el servicio que requiere y le entrega una determinada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. 22 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Pago por servicios Gimnasio Actores: Cajero, huésped Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados Resumen: El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio del gimnasio, el cajero anota el servicio que requiere y le entrega una determinada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. 23 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Pago por servicios de Restaurant Actores: Cajero, huésped Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados Resumen: El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio que requiere o el menú pedido, el cajero verifica la petición del huésped y le entrega una determinada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. Caso de uso: Pago por servicios de lavandería Actores: Cajero, huésped Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados Resumen: El cliente se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio que requiere, el cajero consulta cual es el servicio que requiere y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el huésped. 24 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Pago por alquiler de Salón Actores: Cliente, cajero Propósito: Registrar el pago realizado por el alquiler del salón por el cliente. Resumen: Una vez que el cliente ha firmado el contrato por el alquiler del salón del hotel, el cliente se dispone a pagar por el mismo, pudiendo pagar el costo total, caso contrario el cliente está obligado a cancelar al menos el 50% del pago total por política del hotel según contrato antes del evento, después de la firma del contrato y el saldo un día antes del evento. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por el cliente. Caso de uso: Pago por habitación simple Actores: Huésped, cajero 25 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Propósito: Registrar el pago realizado por habitación. Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación simple, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación. Caso de uso: Pago por habitación doble Actores: Huésped, cajero Propósito: Registrar el pago realizado por habitación. Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación doble, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación. 26 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Pago por habitación matrimonial Actores: Huésped, cajero Propósito: Registrar el pago realizado por habitación. Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación matrimonial, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación. Caso de uso: Pago por habitación suite Actores: Huésped, cajero Propósito: Registrar el pago realizado por habitación. Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone a pagar por la habitación suite, el cajero cobra el costo total por habitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación, le extiende la factura correspondiente y el cliente se retira con la factura correspondiente. 27 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Caso de uso: Emisión de Factura Actores: Huésped, cajero Propósito: Emitir la respectiva factura por el pago realizado por el huésped. Resumen: Después de que el huésped realizo, pagos respectivos, ya sea por habitación, por servicios el cajero hace la factura correspondiente, anota nombre del huésped, el Nit, la fecha, el detalle del servicio y el monto total del pago realizado, se le entrega la factura original al cliente. 28 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 5. MODELO DE DOMINIO 5.1. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL 5.2. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL 29 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 5.3. MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES. 5.4. MODULO: PROVEEDORES 30 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 5.5. MODULO: INVENTARIO 5.6. MODULO: CONTABILIDAD 31 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 6. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO 6.1 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL Spa Listado de Servicios Lavanderia Restaurant Servicios Huésped Encargado o Recepcionista 6.2 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Convocatoria de Personal 32 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Recepción y Evolución de Curriculum Entrevista Contratación de Personal 33 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Registro de Empleado 6.3 MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUESPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES 6.4 6.4 MODULO: PROVEEDORES 34 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 6.5 MODULO: INVENTARIO 6.6 MODULO: CONTABILIDAD 35 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Cancelación de Cuenta Habitacion Factura Ingreso Monetario Huesped Cajero Pago Contador Sueldo Pago Sueldos y Salarios Cheque Empleado Contador Pago 36 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 7. ANÁLISIS DE PROBLEMAS 7.1 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL Problema de: Afecta a: Impacto asociado: Solución: 37 U.M.S.A. · El registro de los servicios se lo registra de forma manual en un libro diario, en donde se registran los servicios y así mismo el consumo que realiza el huésped. · Demora en los servicios prestados por el Hotel. · El Huésped no tiene un fácil acceso a los servicios que brinda el Hotel. · A los huéspedes, como también afectaría a la administración del hotel. Ø El no registrar información adecuada, podría representar perdida de información valiosa de los servicios que se registra. Ø Tener pérdidas por la mala atención y la poca afluencia de huéspedes porque no tuvieron una buena atención respecto a los servicios. Ø Poca afluencia de huéspedes porque no tuvieron un fácil acceso al servicio que requerían. Ø Almacenar información sobre los servicios que presta el Hotel bajo un sistema automatizado. Ø Diseñar un sistema automatizado que agilice los procesos de la atención de servicios. Ø Diseñar un sistema con interfaces en el que el huésped tenga una mejor accesibilidad de todos los servicios. SACH 2011 PERFIL 7.2 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL Problema de: Afecta a: Impacto asociado: Solución: 38 U.M.S.A. ü Tener el registro manual de empleados teniendo en cuenta la posibilidad de existencia de algún error se procederá al llenado de un nuevo formulario. ü Tener registro manual de convocatorias, contratos, pagos, asistencia de los empleados. ü Falta de control y distribución inapropiada de las tareas de cada empleado. ü Calculo de pago a empleados es manual y puede existir la posibilidad algún error en las operaciones. ü Empleado ü Empresa (hotel) ü Administración ü Clientes ü Falta de precisión en la recolección de datos. ü Bajo rendimiento en servicios. ü Automatizar los procesos manuales de registro de datos, ya que de esta forma la corrección de algún error será más eficiente y se tendrá menos gastos. ü Establecer cronogramas de cumplimiento de tareas para cada empleado con fecha y hora. ü Automatizar las operaciones de cálculo de pago. SACH 2011 PERFIL 7.3 MODULO: REGISTRO, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUEÉSPEDES Como se observo en los casos de uso, la reserva de huéspedes, el registro de información de huéspedes, el control de habitaciones libres y habitaciones ocupadas y la asignación de habitaciones se la realiza de forma manual. Problema de: La información se almacena en libros y no se tiene una copia de seguridad en caso de pérdida, la información del hotel no es de acceso rápido y eficiente hacia el huésped, ya que tampoco se cuenta con una página web del hotel en donde se pueda tener acceso a la información de servicios, costos de habitación, reservas en línea, etc. Toda la información del huésped es manejada por el recepcionista, lo que hace que se demore mucho en prestar el servicio al huésped. Afecta a: Personal administrativo, huésped. Impacto asociado: El huésped ya sea nacional o extranjero se lleva una mala imagen de los hoteles bolivianos. Solución: Diseñar un modulo de reserva de huéspedes en línea o por teléfono mediante la creación de una página web. Diseñar un modulo de registro de huéspedes utilizando software apropiado y acorde a las necesidades del hotel. Diseñar un modulo de control de habitaciones reservadas, libres y ocupadas, tipos de habitación, costos. Generar de forma automática reportes e informes 39 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL de acuerdo a las necesidades del hotel, para el control de migración y policía. Crear una base de datos para el resguardo de la información. 7.4 MODULO: PROVEEDORES Mal registro y almacenamiento: El problema de: · Datos de proveedor · Lista de empleados proveedor · Registro y archivación de contratos Afecta a: Personal de administrativo, personal de servicio Impacto asociado: · Dificultad para contactarse con los proveedores. · Dificultad para saber que productos o servicio presta los proveedores. Solución: Diseñar un modulo donde se automatice el proceso de registro de proveedores, registro de productos o servicios que prestan los proveedores, además se almacene toda esta información en una base de datos, para que la petición de productos o servicios sea rápida. 40 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 7.5 MODULO: INVENTARIO *El registro de los muebles y enseres es manualmente. Problema de: *El registró y control de los insumos se lo realiza en un libro. *El mal control de los muebles, insumos, etc. Afecta a: *Administrador *Contador *Empleado *El no registrar adecuadamente un mueble podría traer problemas al empleado en el inventario. Impacto asociado: *El mal registro de un insumo afecta al empleado. *El no reportar un insumo solicitado afecta al hotel teniendo pérdidas económicas. *Almacenar el registro de los muebles y enseres en una base de datos. Solución: *Diseñar un subsistema para el registro y control de de todos los insumos esto se lo realiza por áreas para un mejor control del hotel. *Tener un registro de los insumos en una base de datos. 41 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 7.6 MODULO: CONTABILIDAD Control Manual de: El problema de: Afecta a: Impacto asociado: Solución: 42 U.M.S.A. · Pago sueldos y Salarios · Pago a proveedores · Pagos al contado por habitación · Pago anticipado por cada servicio · Facturas Demora en la atención en caja y elaboración de factura Cajero, Huésped, Proveedores, Contador · Dificultad para el Contador es el elaborar el registro de ingresos y egresos ya que provoca equivocaciones el mal control en caja. · Dificultad para el Contador para presentar los informes de ingresos y egresos. · Dificultad en el control de pago de empleados. · Dificultad de pago a proveedores por falta de control por mora. · El Gerente desconfía del control mediante registro manual que se realiza en caja. Diseñar un módulo donde se automatice el proceso de Contabilidad para la recepción de pagos de habitaciones, de servicios, de sueldos y salarios, proveedores y elaboración detallada de la factura, además se almacene toda esta información en una base de datos, para que la atención sea más eficiente y rápida SACH 2011 PERFIL 8. OBJETIVO GENERAL Analizar, diseñar e implementar un sistema informático que brinde información confiable y oportuna al personal del hotel, además proporcionar al huésped un servicio moderno, rápido y eficiente automatizando los requerimientos y de esta manera lograr que ellos puedan gozar de una estadía placentera. 9. OBJETIVOS ESPECIFICOS MODULO REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS EN UN HOTEL · Almacenar información sobre los servicios que presta el Hotel bajo un sistema automatizado. · Diseñar un sistema automatizado que agilice los procesos de la atención de servicios. · Diseñar un sistema con interfaces en el que el huésped tenga una mejor accesibilidad de todos los servicios. · Analizar y diseñar una Base de datos de los servicios del Hotel. · Diseñar un sistema de control de horarios de los servicios y así poner en disposición en la habitación del huésped. · Desarrollar paginas vía internet donde el cliente tenga accesibilidad a los servicios con tan solo poner código de cliente y acceder a todos los servicios que tendrá el cliente. Beneficios Características que lo apoyan Tener la información de El módulo de registro y control de servicios tendrá una los servicios de una base de datos donde se guardara toda la información manera organizada. sobre los servicios que presta el hotel. Mayor agilidad 43 U.M.S.A. en los El sistema podrá obtener información de los servicios a SACH 2011 PERFIL procesos de la atención de los servicios. Huéspedes satisfechos con la información de los servicios que brindara el hotel. través de una base de datos bien estructurada. Un sistema que brinda información de los servicios en forma rápida y sencilla de fácil acceso para el huésped, con interfaces amigables y de fácil manejo para el recepcionista o encargado del hotel. MODULO REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL · Mejorar el control en registros ya sea de documentos, empleados, y otros. · Tener un mejor control de los empleados en su asistencia, tareas y horas de trabajo. · Proporcionar a los clientes un mejor servicio y comodidad en el hotel. Beneficios Características que lo apoyan Automatización en la administración y Se contara con un registro electrónico control para empleados. de los datos de cada empleado. Eficiencia en el registro contratos, pagos y otros documentos. Control y registro confiable en la asistencia y hora de llegada del empleado al trabajo. Almacenamiento de copias en digital de los documentos del empleado. El modulo nos proporcionara un listado de las faltas cometidas de cada empleado con el fin de realizar descuentos al mismo. MODULO RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES · Desarrollar un modulo de reserva de habitación que permita el registro de huéspedes vía pagina web del hotel. · Desarrollar un modulo de registro de huéspedes que permita almacenar, consultar, y actualizar la información de huéspedes del hotel. · Generar de forma automática reportes e informes de acuerdo a las necesidades del hotel, para el control de migración y policía. 44 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Beneficios Características que lo apoyan Mantener actualizada la información de cuantas habitaciones están reservadas y sin reserva. Modulo reserva de habitación. Almacenar, consultar, y actualizar la información de huéspedes del hotel para un acceso rápido. Modulo de registro de huéspedes. Conocer cuantas habitaciones se encuentran disponibles y ocupadas. Modulo control de habitaciones. Generar un listado inmediato de cuantos huéspedes hay en el hotel sus nombres y nacionalidad, para tener un control del hotel o presentar informes a la policía y a migración. Modulo de reportes de huéspedes. MODULO PROVEEDOR · Diseñar un modulo que satisfaga las necesidades del personal que se encuentra en el área administrativa y personal de servicio · Automatizar el registro y almacenamiento de datos de proveedores para que pueda contactarse con los mismos, registro y almacenamiento de datos de productos o servicios del proveedor para hacer una solicitud más rápida de los mismos · Automatizar el registro de los contratos para llevar un control más óptimo de los mismos. · Crear una base de datos para que puedan realizar un seguimiento más exacto y detallado de los proveedores del hotel. 45 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Beneficios Características que lo apoyan Se contara con un registro Automatización en la administración y automatizado de los datos de los control de Proveedores. proveedores. Eficiencia en el registro de proveedores, de productos o servicios que presta, de lista de empleados asignados por los proveedores. Eficiencia en el registro y almacenamiento de los contratos en una base de datos. Control y registro confiable de los proveedores, empleados asignados por los proveedores, productos o servicios que prestan y los contratos firmados con los mismos. Eficiencia en el registro de proveedores y productos o servicios que presta Almacenamiento de copias de los contratos en forma digital. El módulo nos proporcionara un listado de los proveedores, productos o servicios que prestan, un listado de empleados asignados por los proveedores además de un listado de los contratos con cada proveedor. MODULO INVENTARIO · Almacenar información el inventario sobre los muebles que tiene el hotel bajo un sistema automatizado. · Diseñar una base de datos para el registro de los muebles y enseres del hotel. · Diseñar una base de datos para el registro de los insumos del hotel. · Diseñar un subsistema para el control de los insumos que requiere cada huésped esto para que el empleado tenga mejor accesibilidad al sistema. Beneficios Características que lo apoyan Se contara con un registro Eficiencia en el registro de automatizado de los datos de los almacenamiento de los muebles y muebles enseres Eficiencia en el registro de insumos Eficiencia en el registro de los insumos que adquiere el hotel. y productos que se adquiere. 46 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Eficiencia en el control de todas los insumos Control y registro confiable de los inventarios realizados firmados con los mismos. Se contara con un registro automatizado. El módulo nos proporcionara un listado de los muebles y insumos que tiene el hotel. MODULO CONTABILIDAD · Mejorar el control en registros ya sea de documentos, empleados, y otros. · Diseñar un módulo que satisfaga las necesidades del personal que se encuentra en el área de Contabilidad para que pueda dar una atención más rápida y eficiente a los huéspedes del hotel, y además crear una base de datos para que puedan realizar un seguimiento más exacto y detallado de los ingresos del hotel. · Tener un mejor control sueldos y salarios de los empleados, bonos y aportes que realiza. · Realizar pagos a los proveedores de forma oportuna y rápida para que el hotel cuente con una confiabilidad a crédito con los mismos. Beneficios Características que lo apoyan Se contara con un registro electrónico Automatización en la administración y de los datos de cada movimiento de control Ingresos y egresos. ingresos y egresos. Eficiencia en el registro contratos, pagos Almacenamiento de copias en digital de y otros documentos. los documentos de los ingresos y egresos. Control y registro confiable de los El modulo nos proporcionara un listado sueldos y salarios de los empleados en de las faltas cometidas de cada coordinación con los reportes del empleado con el fin de realizar supervisor de área. descuentos al mismo que nos permite calcular de forma exacta el sueldo y los descuentos. 47 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL 10.ALCANCES MODULO REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS EN UN HOTEL El modulo de Registro y control de Servicios en un hotel, se encarga de registrar los servicios, registro de los servicios pedidos por el huésped, controlar los servicios, generar un reporte de la liquidación de los servicios consumidos por cada huésped, Registro, modificación y eliminación de servicios: En este sub módulo, se registra los servicios que brinda el Hotel, como ser cafetería, lavandería, restaurant, spa y otros. Registro de los servicios pedidos por el huésped: Cada consumo que realiza el huésped se registrara en una base de datos, donde se incluirá el nombre del huésped y el servicio que solicito. Controlar los servicios: Este sub módulo se encarga de controlar los servicios más utilizados y también de los horarios que se realizara cada uno de estos servicios. Generar un reporte de la liquidación de los servicios consumidos por cada huésped. Con los datos que ser genera del registro de los servicios pedidos por el huésped, se genera un reporte con los datos del huésped y los consumos que realizó en una fecha y hora específica. MODULO REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL El modelo a diseñar debe ser capaz de gestionar al personal de servicio del hotel desde su contratación, asistencia, horas de trabajo, etc. Generando información respecto al desempeño de cada empleado. Los procesos que se tendrán para lograr el control son: · · · · Registro de empleado. Registro de documentos del empleado. Registro de asistencia y hora de llegada al trabajo. Reportes de desempeño del empleado. 48 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL · Boleta de pago al empleado. o Obtener monto a pagar al empleado (incluyendo descuentos). · Reporte de pago a los empleados. MODULO RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES Mediante la elaboración del modulo: RESERVA, REGISTRO DE HUESPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTE DE HUESPEDES, se pretende desarrollar un sistema de información el cual cubra las necesidades urgentes del hotel, acortando el tiempo y la respuesta del servicio, prestando una información actualizada y oportuna, considerando lo siguiente: · La reserva deberá permitir que una persona interesada en hospedarse, pueda registrarse en el libro hotel y para ello se contara con una página web en línea en donde el cliente llenara datos como su documento de identidad, su nombre, el tipo de habitación que solicita fecha y hora de llegada al hotel, duración de la estadía. · El registro de huéspedes deberá permitir el llenado de información proporcionada por el huésped, esta información es importante para realizar los reportes para la policía y migración. · El control de habitaciones permitirá que se muestre las habitaciones ocupadas, disponibles, reservadas mediante un grafico matricial actualizado de estado. · Los reportes pueden ser generados de manera automática por el sistema interactuando con la base de datos del hotel. MODULO PROVEEDOR El modulo de Registro y control de Proveedores, se encargara de registrar los proveedores, productos o servicios que presta, lista de empleados asignados por los proveedores, contratos con proveedores, generar un reporte de los productos o servicios de cada proveedor cuando así se lo requiera. Los procesos que se tendrán para lograr el control son: · Registro de Proveedores. 49 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL · Registro de productos o servicios que presta. · Registro de lista de empleados asignados por los proveedores. · Registro de contratos con Proveedores · Reportes de proveedores. · Reportes de productos o servicios que prestan los proveedores · Reportes de los contratos con los proveedores. Ø El registro de huéspedes deberá permitir el llenado de información proporcionada por el representante de la empresa proveedora, esta información es importante para realizar los reportes. Ø El control de proveedores permitirá que el contacto y solicitud de productos o servicios sea más rápida y eficiente. Ø Los reportes pueden ser generados de manera automática por el sistema interactuando con la base de datos del hotel. MODULO INVENTARIO Los alcances de este proyecto es de mejorar el funcionamiento del hotel y es necesario tener en cuenta el desarrollo del hotel. · Diseñar una base de datos para un mejor registro de los muebles y enseres. · Diseñar e implementar un subsistema para un mejor control de los insumos del hotel. El administrador tiene la obligación de realizar un inventario para así mantener el estado de las cosas del hotel. MODULO CONTABILIDAD El modelo a diseñar debe ser capaz de gestionar los Ingresos y Egresos de servicio del hotel. Generando información respecto al movimiento diario del hotel y control de todos los Ingresos y Egresos que genera el hotel de forma diaria. Los procesos que se tendrán para lograr el control son: 50 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL · · · · · · · Registro de Ingresos. Registro de Egresos. Registro de Pago de Sueldos. Registro pago de Proveedores Registro de documentos planilla de sueldos. Reportes Mensuales. Reportes de Pago de Impuestos (Renta, Municipalidad, AFP, Min. Trabajo, Seguro, etc.) · Boleta de pago al empleado. - Obtener monto a pagar al empleado (incluyendo descuentos). 11.REQUERIMIENTOS DE HARDWARE/SOSTWARE HARDWARE Procesador Dual Core o superior Memoria 2 GB Disco duro 160GB Lector Copiador Dvd Lector de Memorias Impresora LaserJet (recomendable Hp 1320 dn) SOFTWARE Windows server 2008 Windows Exchange Server Windows Isa Server Windows XP o superior Windows XP · Ambiente gráfico y amigable al usuario. · Secuencias más rápidas de inicio y de hibernación. · Capacidad del sistema operativo de desconectar un dispositivo externo, de instalar nuevas aplicaciones y controladores sin necesidad de reiniciar. 51 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Una nueva interfaz de uso más fácil, incluyendo herramientas para el desarrollo de temas de escritorio. · Uso de varias cuentas, lo que permite que un usuario guarde el estado actual y aplicaciones abiertos en su escritorio y permita que otro usuario abra una sesión sin perder esa información. · ClearType, diseñado para mejorar legibilidad del texto encendido en pantallas de cristal líquido (LCD) y monitores similares. · Escritorio Remoto, que permite a los usuarios abrir una sesión con una computadora que funciona con Windows XP a través de una red o Internet, teniendo acceso a sus usos, archivos, impresoras, y dispositivos; · Soporte para la mayoría de módems ADSL y conexiones wireless, así como el establecimiento de una red FireWire. Windows XP, ofrece una nueva interfaz gráfica. El menú Inicio y la capacidad de indexación de los directorios de Windows fueron reajustados, y otros efectos visuales fueron agregados, incluyendo: · Colores brillantes. · Botón "Cerrar" (cruz) de color rojo. · Botones estándar de colores en las barras de herramientas de Windows e Internet Explorer. · Un rectángulo azul translúcido en la selección de los archivos. · Un gráfico en los iconos de la carpeta, indicando el tipo de información que se almacena. · Sombras para las etiquetas del icono en el tablero del escritorio · Capacidad de agrupar aplicaciones similares en la barra de tareas. · Capacidad para prevenir cambios accidentales. · Destaca programas recién instalados en el menú de inicio. · Sombras bajo los menús (Windows 2000 tenía bajo el puntero del mouse, pero no en los menús). · Al igual que en los anteriores Windows (Windows 98, Windows 2000, Windows Millenium Edition) y a diferencia de los posteriores Windows XP (con Service Pack), el Explorador de Windows incluye la vista preliminar (en miniatura) de archivos Web (*.htm, *.html) en los detalles en la barra de tareas comunes en las carpetas y en la vista en miniatura. Ya sean páginas Web guardadas localmente o accesos directos a Internet (url). · 52 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL MySQL · § § § § § § § § § § § § § § § § Interioridades y portabilidad Escrito en C y en C++ Probado con un amplio rango de compiladores diferentes Funciona en diferentes plataformas. Usa GNU Automake, Autoconf, y Libtool para portabilidad. APIs disponibles para C, C++, Eiffel, Java, Perl, PHP, Python, Ruby, y Tcl. Uso completo de multi-threaded mediante threads del kernel. Pueden usarse fácilmente multiple CPUs si están disponibles. Proporciona sistemas de almacenamiento transaccionales y no transaccionales. Usa tablas en disco B-tree (MyISAM) muy rápidas con compresión de índice. Relativamente sencillo de añadir otro sistema de almacenamiento. Esto es útil si desea añadir una interfaz SQL para una base de datos propia. Un sistema de reserva de memoria muy rápido basado en threads. Joins muy rápidos usando un multi-join de un paso optimizado. Tablas hash en memoria, que son usadas como tablas temporales. Las funciones SQL están implementadas usando una librería altamente optimizada y deben ser tan rápidas como sea posible. Normalmente no hay reserva de memoria tras toda la inicialización para consultas. El código MySQL se prueba con Purify (un detector de memoria perdida comercial) así como con Valgrind, una herramienta GPL . El servidor está disponible como un programa separado para usar en un entorno de red cliente/servidor. También está disponible como biblioteca y puede ser incrustado (linkado) en aplicaciones autónomas. Dichas aplicaciones pueden usarse por sí mismas o en entornos donde no hay red disponible.. Seguridad Un sistema de privilegios y contraseñas que es muy flexible y seguro, y que permite verficación basada en el host. Las contraseñas son seguras porque todo el tráfico de contraseñas está encriptado cuando se conecta con un servidor. Escalabilidad y límites 53 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL § § § § § § § § Soporte a grandes bases de datos. Usamos MySQL Server con bases de datos que contienen 50 millones de registros. También conocemos a usuarios que usan MySQL Server con 60.000 tablas y cerca de 5.000.000.000.000 de registros. Se permiten hasta 64 índices por tabla (32 antes de MySQL 4.1.2). Cada índice puede consistir desde 1 hasta 16 columnas o partes de columnas. El máximo ancho de límite son 1000 bytes (500 antes de MySQL 4.1.2).Un índice puede usar prefijos de una columna para los tipos de columna CHAR, VARCHAR, BLOB, o TEXT. Conectividad Los clientes pueden conectar con el servidor MySQL usando sockets TCP/IP en cualquier plataforma. En sistemas Windows de la familia NT (NT,2000,XP, o 2003), los clientes pueden usar named pipes para la conexión. En sistemas Unix, los clientes pueden conectar usando ficheros socket Unix. En MySQL 5.0, los servidores Windows soportan conexiones con memoria compartida si se inicializan con la opción --shared-memory. Los clientes pueden conectar a través de memoria compartida usando la opción -protocol=memory. La interfaz para el conector ODBC (MyODBC) proporciona a MySQL soporte para programas clientes que usen conexiones ODBC (Open Database Connectivity). Por ejemplo, puede usar MS Access para conectar al servidor MySQL. Los clientes pueden ejecutarse en Windows o Unix. El código fuente de MyODBC está disponible. Todas las funciones para ODBC 2.5 están soportadas, así como muchas otras. La interfaz para el conector J MySQL proporciona soporte para clientes Java que usen conexiones JDBC. Estos clientes pueden ejecutarse en Windows o Unix. El código fuente para el conector J está disponible. Localización El servidor puede proporcionar mensajes de error a los clientes en muchos idomas. Soporte completo para distintos conjuntos de caracteres, incluyendo latin1 (ISO-8859-1), german, big5, ujis, y más. Por ejemplo, los caracteres escandinavos 'â', 'ä' y 'ö' están permitidos en nombres de tablas y columnas. El soporte para Unicode está disponible 54 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL § § § § Todos los datos se guardan en el conjunto de caracteres elegido. Todas las comparaciones para columnas normales de cadenas de caracteres son caseinsensitive. La ordenación se realiza acorde al conjunto de caracteres elegido (usando colación Sueca por defecto). Es posible cambiarla cuando arranca el servidor MySQL. Para ver un ejemplo de ordenación muy avanzada, consulte el código Checo de ordenación. MySQL Server soporta diferentes conjuntos de caracteres que deben ser especificados en tiempo de compilación y de ejecución. Clientes y herramientas MySQL server tiene soporte para comandos SQL para chequear, optimizar, y reparar tablas. Estos comandos están disponibles a través de la línea de comandos y el cliente mysqlcheck. MySQL también incluye myisamchk, una utilidad de línea de comandos muy rápida para efectuar estas operaciones en tablas MyISAM. Consulte Capítulo 5, Administración de bases de datos. Todos los programas MySQL pueden invocarse con las opciones --help o -? para obtener asistencia en línea. 12.ARQUITECTURA DEL SISTEMA Utilizaremos servidores de 3 capas: Servidor 1: Base de Datos Servidor 2: Aplicaciones Servidor 3: Mail Web El gestor de Base de Datos será MySQL 55 U.M.S.A. SACH 2011 PERFIL Inventario Proveedores Personal Contabilidad Reserva de Habitaciones Servicios Servidor de Aplicaciones Servidor Web/ E-mail Servidor Base de datos Cliente 56 U.M.S.A. Cliente SACH