Entrega de productos en calidad de premios-regalos

2.-ENTREGA DE PRODUCTOS EN CALIDAD DE PREMIOS Y REGALOS
2.1.-DEFINICIÓN:
Es la entrega de productos a terceras personas, por la participación en
eventos, concursos, competencias y otras actividades relacionadas con el Marketing de la
empresa.
2.2.-PROCEDIMIENTO:
Será responsabilidad del Área originadora de la entrega de dichos productos, quien deberá
cumplir con todos los requisitos señalados:
Cada vez que se genera un Regalo, el área responsable del concurso y/o evento,
deberá generar un Finder de Solicitud de los productos a entregar al o a los beneficiarios del
premio y/o regalo. El valor de facturación de cada producto, debe ser igual al valor costo del
producto + el 5% de margen. Adicionalmente, se debe indicar claramente a que área de la
empresa deberá ser cargado el gasto por el premio.
2.3.- FINDER.
El área responsable del Evento, debe generar la Solicitud del Finder indicando la
Tienda o Bodega por donde saldrá el producto. Este Finder, es aprobado por la Gerencia de
Marketing y/o Área Comercial.
Al momento de realizar la solicitud, y una vez aprobado, llegará un email a la tienda de origen con
la autorización de la carga al tránsito de Bodega Central. Una vez efectuada la transferencia, la
tienda deberá informar al Responsable de la Facturación, de la ejecución del cargo sistémico para
que a posterior, se emita el documento de venta en función de la información y datos registrados
en el Finder.
Ejemplo:
Solicitante del premio
Bodega donde saldrá el producto y
efectuará el cargo sistémico a
Central
Datos de la
Institución y/o
Persona premiada
Es de responsabilidad del solicitante enviar la información del monto de facturación; es decir,
costo+5%.
2.4.- CARGA A BODEGA CENTRAL
Todas las cargas sistémicas deben ser ejecutadas desde Retail Pro, con cargo al tránsito del
Centro de Distribución, para que ésta Dependencia, pueda proceder con la facturación del o los
productos.
Al momento de realizar el cargo sistémico, el Jefe o Subjefe de Tienda, deberá enviar un
correo informando del particular a las siguientes personas:
Encargado de Facturación Bodega Central
Encargado de Control de Inventario
Aprobador de Finder
Solicitante del producto
Auditoría Interna
Jefe zonal respectivo
Jefe de Centro de Distribución
Claudio Herrera
Daniel Muñoz
revisar en finder aprobado
revisar en finder
según zona perteneciente a la tienda
2.5.-FACTURACIÓN DE PRODUCTO
La facturación se realizará en el Centro de Distribución y será ejecutada por el Encargado de
Facturación, quien una vez recibido el Finder aprobado y cargado el saldo del producto en el
tránsito de Central, procederá con la facturación e informará a todas las partes.
2.6.- ENTREGA DE PRODUCTOS
La entrega física de los productos, se puede efectuar en la Tienda de origen o en el Centro de
Distribución y/o por el personal de Marketing. A continuación, se indica el proceder para cada
evento y/o situación en particular.
2.6.1.-PREMIO ENTREGADO EN TIENDA
En estos casos y una vez que la tienda haya efectuado la carga sistémica al tránsito del Centro
de Distribución, el Encargado de Facturación informará y entregará el N° del documento de venta
asociado a este premio, el cual debe ser impreso por la tienda y firmado por el beneficiario en señal
de conformidad en la recepción y entrega de los productos.
Una vez cumplido lo anterior, la Jefatura de la tienda deberá informar a todas las partes de la entrega
del premio, escaneando y adjuntando el documento de venta firmado por el beneficiario.
Será de responsabilidad del Centro de Distribución de informar al Departamento de Contabilidad
todas las facturaciones efectuadas por este concepto y el centro de costo al cual se debe cargar el
gasto.
2.6.2.-PRODUCTOS ENTREGADOS A CENTRO DE DISTRIBUCIÓN Y/O MARKETING
Una vez cargado los productos al tránsito del Centro de Distribución, la Jefatura de la tienda deberá
efectuar lo siguiente:
Se deben imprimir 3 copias de la guía de despacho, las cuales deben ser distribuidas de la siguiente
forma:
1° copia: Local Emisor (esta debe contar con los datos y la firma de la persona que recepciona el o
los artículos).
2°copia:
Receptor del articulo (transportista interno).
3° copia: Centro de Distribución (En esta copia se debe adjuntar la copia del Finder original).