procedimiento para solicitar autorizacion para

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR
1. OBJETIVO
Documentar la solicitud de autorización de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y de
los Consejos Seccionales para iniciar un proceso de contratación de bienes, prestación de servicios,
consultorías o de ejecución de obra pública.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los procesos precontractuales del Nivel Central cuya cuantía supere los 100.
SMMLV. Así mismo, del Nivel Seccional la autorización procederá cuando la cuantía supere los 100 SMMLV
y no exceda de 500 SMMLV, caso en el que deberá tramitarse la autorización ante la Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura.
3. RESPONSABLE
Son responsables de implementar este procedimiento las Unidades de la Sala Administrativa, las Unidades de
la DEAJ y las dependencias equivalentes en las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.
4. DEFINICIONES
CSJ: Consejo Superior de la Judicatura
DEAJ: Dirección Ejecutiva de Administración Judicial
DSAJ: Dirección Seccional de Administración Judicial
Marco lógico: Documento que contiene los aspectos básicos de un proyecto institucional, de una política, un
plan, un programa o un proyecto que facilita el diseño, la ejecución, el seguimiento y la evaluación de las
acciones.
SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente
5. NORMATIVIDAD
 Ley 80 de 1993 - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos
Reglamentarios.
 Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la Administración de Justicia.
 Ley 872 de 2003 - Creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva y en otras entidades
prestadoras de servicios.
 Ley 1150 de 2007 - Introdujo medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993.
 Decreto 2170 de 2002 Artículos. 6, 9 y 24 - Reglamentario de la Ley 80 de 1993.
 Decreto 4110 de 2004 - Por el cual se reglamenta Ley 872.
 Modelo MECI 1000:2005 - Modelo Estándar de Control Interno.
 Decreto 066 de 2008, artículo 83.
 Decreto 2474 de 2008 - Reglamentó parcialmente la Ley 1150 de 2007.
 Norma ISO 9001:2008 - Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
 Decreto 2025 de 2009 - Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008.
 Decreto 3576 de 2009 - Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y Decreto 2025 de
2009.
 Norma NTCGP 1000:2009 - Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
 Ley 1474 de 2011 - Disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública.
 Decreto 0019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
 Decreto 0053 de 2012 - Por el que se corrigen unos yerros en el Decreto Legislativo 19 de 2012, "Por el
cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la administración pública".
 Acuerdo No.163 de 1996.
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 Acuerdo No.7544 de 2010.
 Acuerdo No. PSAA12-9256 de 2012 - Por el medio del cual se adopta el marco lógico para la presentación
de los Planes de Inversión de la Rama Judicial.
6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
Establecer
necesidad
La Unidad responsable establece la
necesidad de iniciar un proceso de
contratación y/o de autorización del
trámite de vigencias futuras,
La necesidad puede surgir de:
1. Proyectos de inversión
2. Plan de compras
3. Urgencia manifiesta
4. Adición a contratos
5. Otros requerimientos
2
Elaborar Marco
Lógico para la
presentación de los
Planes de Inversión
Elabora el Marco Lógico para la
presentación de los Planes de
Inversión teniendo en cuenta los
siguientes aspectos de conformidad
con el Acuerdo No.PSAA12 - 9256
de 2012:
RESPONSABLE
Directores (as) de las Unidades de la
Sala Administrativa y de la DEAJ
responsable o su equivalente en la
DSAJ.
Directores (as) de las Unidades de la
Sala Administrativa y de la DEAJ
responsable o su equivalente en la
DSAJ.
1. INFORMACIÓN BÁSICA
Esta información tiene como
propósito presentar el problema o
necesidad
que
se
quiere
solucionar, mediante la descripción
del programa y de los planes y
proyectos que lo conforman, de
manera que permita visualizar el
marco general del mismo, su
trazabilidad,
seguimiento
y
evaluación.
Esta
información
básica incluye los siguientes
elementos:
1.1 Datos Básicos
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
Identificación de la
necesidad
Objetivo general
Descripción del
programa y de los
planes y proyectos
que lo conforman
Estrategias de
seguimiento y
evaluación
Resultados esperados
1.2 Cobertura geográfica
1.2.1
1.2.2
Nacional
Internacional
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1.2.3
Seccional, distrital y/o
municipal
Busca identificar la ubicación
geográfica del plan de inversiones,
es decir, si corresponde al ámbito
nacional, internacional o en cuáles
seccionales, distritos y municipios
se desarrollarán los componentes
y actividades del proyecto.
1.3 Coherencia con los
instrumentos de planeación
1.3.1
Plan Sectorial de
Desarrollo de la Rama
Judicial
 Objetivo
 Estrategia
 Programa
1.3.2
Marco General de
Mediano Plazo
 Programa
 Subprograma
En este aparte se debe indicar la
coherencia del plan, proyecto o
programa con el Plan Sectorial de
Desarrollo y la programación del
presupuesto en el Marco General
de Mediano Plazo -MGMP.
2. POBLACIÓN BENEFICIARIA
2.1 Total población beneficiaria
del plan, programa o proyecto
2.2 Número de beneficiarios(as)
del proyecto por año
2.3 Población beneficiaria por
cobertura geográfica
2.4 Criterios de priorización de la
población beneficiaria
El componente de población
beneficiada busca dimensionar,
localizar
y
focalizar
los
beneficiarios
del
plan
de
inversiones durante todo su
desarrollo.
3. ESTRATEGIA
PLANEACIÓN
Programación
de
DE
actividades
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ordenadas en el tiempo en el que
se
debe
especificar
la
denominación de la actividad,
duración, lugar de realización,
costo y responsable, en forma de
tabla.
3.1 Definición de actividades y
cronograma
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
Programa
Planes y proyectos
que conforman el
programa
Subproyectos que
integran cada
proyecto
Componentes de
cada Subproyecto
Actividades de cada
componente
Fechas de inicio y de
terminación
El programa es el conjunto de
proyectos
que
de
manera
complementaria
y
coordinada
cumple con un objetivo del Plan
Sectorial de Desarrollo.
3.2 Meta Inicial y Meta para la
vigencia actual
Se busca reconocer cuáles serán
los programas, subprogramas,
componentes y actividades a
realizar en el proyecto dentro de
su horizonte de evaluación.
3.3 Componentes Indicadores
3.3.1
3.3.2
3.3.3
Indicadores
gestión
Indicadores
producto
Indicadores
resultado
de
de
de
Estos indicadores deben ser
coherentes
con
el
Sistema
Integrado de Gestión y Control de
Calidad de la Sala Administrativa
del Consejo Superior de la
Judicatura.
4. RECURSOS REQUERIDOS
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
En este componente se hará un
estimado debidamente soportado
de los recursos financieros que se
han programado para el desarrollo
del
programa,
subprograma,
componente o actividad.
4.1 Estimación de costos
4.2 Distribución de recursos:
Programa/ Plan/ Proyecto/
Subproyecto/
Componente/
Actividad/
Recursos
solicitados/
Recursos
asignados/ Asignación inicial/
Asignación vigente/ Monto
total.
Esta información se
presentará en forma de tabla.
4.3 Regionalización de recursos
3
Solicitar
Disponibilidad
Presupuestal
la
4
Expedir Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
5
Solicitar
Autorización
Solicita
el
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal a la
Unidad de Presupuesto de la
Dirección
Ejecutiva
de
Administración Judicial o a la
dependencia de la Dirección
Seccional respectiva, según el
caso.
La
División
de
Ejecución
Presupuestal de la Unidad de
Presupuesto de la DEAJ o la
dependencia encargada de la
Dirección
Seccional
de
Administración Judicial, tramita ante
el SIIF y expide para cada solicitud
de autorización el Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
y
envía copia a la Unidad interesada;
si la solicitud de autorización
involucra varias vigencias, se
tramita ante la Sala Administrativa
del CSJ, Unidad de Planeación de
la DEAJ, el Departamento Nacional
de Planeación y el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público la
autorización para comprometer
presupuesto de vigencias futuras
Solicita a la Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura o
Seccional, autorizar al Director
Ejecutivo o Seccional para iniciar el
correspondiente
proceso
de
contratación para lo cual remiten el
Marco Lógico para la presentación
de los Planes de Inversión y copia
del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal. Acuerdos 163 de
Directores (as) de las Unidades de la
Sala Administrativa y Directores de la
DEAJ o su equivalente en la DSAJ.
Director de la División de Ejecución
Presupuestal en la DEAJ o su
equivalente en la DSAJ.
Director de la Unidad responsable del
Proyecto, Director Ejecutivo de
Administración judicial o Director
Seccional según sea el caso.
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
6
Autorizar
contratación
7
Comunicar
autorización
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1996 y PSAA12 - 9256 de 2012.
Autoriza
mediante
Acto
Administrativo al Director Ejecutivo
de Administración Judicial o
Seccional la contratación.
Mediante oficio comunica al
Director Ejecutivo o Seccional el
Acto Administrativo que autoriza la
contratación.
Sala Administrativa
Seccional
del
CSJ
o
Presidente Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura o
Seccional.
8. REGISTROS
NOMBRE
CÓDIGO
No Aplica
Marco Lógico
No Aplica
Certificado
de
Disponibilida
d
Presupuestal
Acto
Administrativ
o
No Aplica
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Director
de
Unidad
Responsable
Unidades de la
Sala
Administrativa o
De la DEAJ o
Director
Seccional
Unidad
de
Presupuesto
Profesional
Presidencia Sala
Administrativa
CRITERIO
DE
ARCHIVO
Cronológico
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSI
CIÓN
Ver TRD
Ver TRD
Unidad
de
Asistencia Legal
Cronológico
Ver TRD
Ver TRD
Unidad
de
Asistencia Legal
Cronológico
Ver TRD
Ver TRD
LUGAR DE
ARCHIVO
Unidad
de
Asistencia Legal
9. ANEXOS
No aplica
10. CONTROL DE CAMBIOS
 Acuerdo No. PSAA12-9256 de 2012 - Por el medio del cual se adopta el marco lógico para la presentación
de los Planes de Inversión de la Rama Judicial.
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