IT-C02-05 Control Cierre de cuentas Rev. 00

INSTRUCTIVO
IT-C02-05
Rev. 0
CONTROL CIERRE DE CUENTAS
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1. OBJETO
Detallar la metodología para llevar a cabo los controles inherentes al cierre de cuentas utilizadas para
el pago de beneficios a fin de determinar la existencia de haberes percibidos indebidamente o de
haberes pendientes de cobro.
da
Producto: Control y cierre de cuentas motivado por el fallecimiento, cambio de sucursal bancaria o
pérdida de la condición para mantener el beneficio, lo que puede derivar en la detección de haberes
percibidos indebidamente o pendientes de cobro.
Comprende las siguientes actividades:
2.1. Fallecimiento.
2.2. Cambio de Sucursal Bancaria.
2.3. Pérdida de condición para mantener el beneficio
nt
r
3. DEFINICIONES
ol
a
2. ALCANCE
co
SLBP: Sector Liquidación de Beneficios Previsionales
BP: Banco de la Provincia de Bs.As.
ST: Sector Tesorería
GSS: Gerencia de Seguridad Social
ALBP: Auxiliar Liquidación de Beneficios Previsionales
BNI: Bibliorato Novedades a Ingresar
AH: Acta de Herederos
ME: Mesa de Entrada
BH: Bibliorato Herederos
no
4. RESPONSABILIDADES
Auxiliar de Liquidación de Beneficios Previsionales.
Jefe de Liquidación de Beneficios Previsionales.
Gerente de Contaduría, Presupuesto y Control de Gestión.
ia
5. DESARROLLO
A- Introducción
co
p
Los motivos del cierre pueden ser:
1- Fallecimiento.
2- Cambio de Sucursal Bancaria.
3- Pérdida de condición para mantener el beneficio.
5.1. Fallecimiento
Las novedades de fallecimiento de beneficiarios son informadas al SLBP por la GSS mediante correo
electrónico (IT Novedades CO2-02).
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Para proceder al cierre de cuentas el SLBP remite al Banco Provincia las dos notas que se describen
a continuación:
•
•
Solicitud de Cierre de Cuenta y Anulación de Tarjeta de débito (Anexo I)
Solicitud de Transferencia y detalle de movimientos desde la fecha del deceso hasta el cierre
(Anexo II)
ol
a
da
Asimismo se registra como caso pendiente el cierre de cuenta en el archivo Planilla de Cierre de
Cuentas en la hoja “Casos Pendientes Fallecidos” (Anexo III, la cual contempla los campos de
información necesaria a fines de determinar:
• Haberes percibidos indebidamente
• Haberes pendientes de Cobro
nt
r
A medida que el banco remite la información requerida, la misma se verifica con ST y se van
completando los campos correspondientes en la Planilla de Control de Cierre de Cuentas.
Una vez que todos los campos se encuentran completos, se analiza el caso, y se determina la
existencia de haberes percibidos indebidamente y/o haberes pendientes de cobro, transfiriendo el
caso a la hoja “Casos Resueltos”. En el primer caso se intenta establecer contacto con familiares del
beneficiario fallecido a fin de investigar el hecho y de corresponder solicitar su devolución. En caso
que existan haberes pendientes de cobro se prepara un Memorando (Anexo IV) a la GSS informando
el monto para su inclusión en el expediente del beneficio a la espera de la potencial presentación de
herederos.
co
Cuando se presentan herederos, se requiere copia autenticada del Acta de Herederos y en su caso
se pagan los haberes pendientes de cobro por cheque a cada heredero y en la proporción
correspondiente.
no
Cuando se presentan herederos al cobro de haberes pendientes con anticipación a que el banco
haya procesado y cumplido todos los requisitos de información para su determinación, se solicita al
banco que para ese caso se abra un proceso especial de investigación de modo tal de minimizar el
tiempo de respuesta.
5.2. Cambio de sucursal bancaria
co
p
ia
Al recibir la novedad vía correo electrónico o por ME como se describe en el IT Novedades CO2-02 el
SBP solicita al beneficiario el retiro de los fondos existentes en su cuenta, en un plazo máximo de 10
días de la notificación. Luego, se emiten dos notas (Ver Anexo I y II), las cuales son enviadas al BP.
En una de ellas, se solicita el cierre de la cuenta y la anulación de la tarjeta de debito
correspondiente; y en la otra, se requiere la transferencia de los fondos a la cuenta corriente Nº
46041/7 del BP y conjuntamente, un detalle de los movimientos efectuados a partir del día siguiente
al vencimiento del plazo otorgado al beneficiario, hasta el momento del cierre de cuenta. Una vez que
el BP gestiona lo solicitado, nos remite la información indicada precedentemente por medio de una
nota (ver Anexo V ), y se verifica con el ST que el monto transferido por aquel esté efectivamente
acreditado en la cuenta corriente Nº 46041/7. Cuando dicha acreditación difiera o no exista, se reitera
el pedido de información. Si el monto está correctamente acreditado, se procede a abonar en la
próxima liquidación.
5.3. Pérdida de su condición para mantener el beneficio
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3.1 Las causas que originan la pérdida de la condición de pensionado pueden ser:
•
•
•
Cumplir la mayoría de edad (21 años) y no estar estudiando.
Tener entre 21 y 25 años y un mes, y dejar de estudiar.
Perder la condición de incapacidad.
•
da
3.2 La causa que origina la pérdida de la jubilación por invalidez temporal es:
Perder la condición de incapacidad.
co
nt
r
ol
a
Actualmente, los datos necesarios para mantener la condición, son actualizados por la GSS a través
del sistema, y este determina automáticamente si el beneficiario cumple o no con los requisitos para
su permanencia como tal. Cuando, por las causas descriptas mas arriba, el beneficiario pierde su
condición como tal el sistema nos informa dicha novedad y se procede a gestionar el cierre de la
cuenta como se describe a continuación:
El SBP emite dos notas (Ver Nota 1 y Anexo I), las cuales son remitidas al BP. En una de ellas, se
solicita el cierre de la cuenta y la anulación de la tarjeta de debito correspondiente; y en la otra, se
requiere la transferencia de los fondos a la cuenta corriente Nº 46041/7 del BP y conjuntamente, un
detalle de los movimientos efectuados desde la fecha de la pérdida de la condición hasta el cierre.
Una vez que el BP gestiona lo solicitado, nos remite la información indicada precedentemente por
medio de notas (ver Nota 2 y Anexo II), y se verifica con el ST que el monto transferido por aquel esté
efectivamente acreditado en la cuenta corriente Nº 46041/7. Cuando dicha acreditación difiera o no
exista, se reitera el pedido de información. Si el monto está correctamente acreditado, se procede a
realizar el cálculo de acuerdo a la particularidad de cada caso, del cual surge el monto que
corresponda abonar o solicitar al que hubiere sido titular del beneficio hasta la fecha de baja.
Nota 1: Cuando el BP recibe las notas (por duplicado), firma la copia y nos la devuelve. La misma, se
archiva en el bibliorato “Notas Cierre de Cuentas”.
6. REGISTROS
Nombre del
Registro
ia
Código
no
Nota 2: Los datos contenidos en la nota que nos remite el BP como respuesta a nuestra solicitud, son
volcados a una planilla y utilizados para realizar el cálculo respectivo. Luego, la nota es archivada en
el bibliorato “Banco Cierre de Cuentas”.
co
p
F IT-C02-05-01
Novedad
Fallecimiento
Estado de
Revisión
00
F IT-C02-05-02
Nota (Anexo
I)
F IT-C02-05-03
Nota (Anexo
II)
00
F IT-C02-05-04
Nota (Anexo
00
00
Responsable
Auxiliar
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
Auxiliar
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
Auxiliar
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
Auxiliar
Disposición
Lapso
mínimo
BNI
1 mes
1 mes
BNCC
1 mes
BNCC
BBCC
1 mes
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00
AH
F IT-C02-05-06
00
F IT-C02-05-07
Memo
00
F IT-C02-05-08
Novedad
Suc.Bcria.
00
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Ley 12724. Arts. 48 y 51
Convenio de Pago con Banco Provincia
1 mes
BH
1 mes
1 mes
BH
BNI
1 mes
co
8. ANEXOS
ANEXO I
Disco F
da
F IT-C02-05-05
ol
a
Planilla de
Cierre de
Ctas
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
Auxiliar
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
Auxiliar
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
Auxiliar
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
Auxiliar
Liquidación de
Beneficios
Previsionales
nt
r
III)
no
Solicitud de Cierre de Cuenta y Anulación de Tarjeta de débito
La Plata, ....de ..... de 200X.-
ia
Sr.
Gerente del
Banco de la Provincia de Bs.As.
Casa Matriz
De nuestra consideración:
co
p
Tenemos el agrado de dirigirnos a Ud. a efectos de solicitarle el cierre de las siguientes
Cajas de Ahorro y las bajas de las tarjetas correspondientes:
Nombre y Apellido
Sucursal
Caja de Ahorro N°
Dr. .................................
6.....
........../..
Dr. .................................
5.....
........../..
Dr. .................................
5.....
Dr. .................................
5.....
........../..
........../..
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Anexo II
Solicitud de Transferencia y detalle de movimientos
da
La Plata, ......de .........de 200X.
Sr.
Gerente del
Banco de la Prov. de Bs.As.
Casa Matriz
ol
a
De nuestra consideración:
Nos dirigimos a Ud. a efectos de solicitar las acreditaciones, en nuestra cuenta corriente N° 46041/7, de los
saldos existentes en pesos y patacones de los siguientes beneficiarios, e informar los movimientos en pesos y patacones por los períodos
nt
r
mencionados:
Período
Sucursal
Caja de Ahorro N°
Dr. .............................................
.../..../200X al momento del cierre
6.....
............
Dr. .............................................
.../..../200X al momento del cierre
5.....
............
Dr. .............................................
.../..../200X al momento del cierre
5.....
............
Dr. ………………………………..
.../..../200X al momento del cierre
5.....
............
co
Nombre y Apellido
Dicha operación deberá realizarse por el total disponible, agradeciendo desde ya se nos comunique fehacientemente
el detalle de la operación dentro de las 72 horas de realizada la misma, por escrito.
Se hace constar que la presente solicitud de transferencia es exclusiva responsabilidad de la Caja de Seguridad
no
Social para los Profesionales en Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires.
-------------------------------Firma
Presidente Consejo de Adm.
ia
----------------------------Firma
Director de Finanzas
Anexo III
co
p
Planilla de Cierre de Cuentas
Hoja – Casos Pendientes
Posee
Fecha
Nombre y
de
Leg.
Beneficio
apellido
Posterior Fall.
2642/5ABOLAFIA
4093/2AKSELRA
NO
NO
######
######
Cuenta Bancaria
Suc.
5049
2000
N° de
cuenta
Fecha cierre
Confirma
de cuentas movimientos
51409/8 22/04/2003
909994/8 nota perdida
NO
NO
Confirma
cierre
Confirmacio
n
SI
NO
SI
SI
Saldo
pesos
734,99
16,1
Saldo
patacones
350,63
14,4
Subcontrol
Transferencia
Tesorería
Tesorería
Confirmacion Transferencia
Confirmaci
Saldo
on
pesos
SI
NO
734,99
0
Saldo
patacones
350,63
0
Diferencia
Pesos
0
16,1
Saldo
patacones
0
14,4
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Anexo IV
Memorando a GSS por Cierre de Cuenta Casos Fallecidos
D
da
Dr. xxxxxxxxxxx
S
/
ol
a
Con referencia al haber del Dr./Sra. xxxxxxxx, Legajo xxxxx , informo a Ud.
que hasta el momento del deceso se adeudaba la suma de $ xxxxx, en concepto de liquidación final.
Gerencia de Contaduría, Presupuesto y Control de Gestión, x de xxxx de xxxx
ANEXO V
La Plata, .... de .....de 200X
ia
no
SRES.
CAJA DE SEGURIDAD SOCIAL
PROFESIONALES EN CIENCIAS
ECONÓMICAS PCIA. BS.AS.
Presente
co
nt
r
Nota Contestación BP
Ref: cierre de cuentas de ahorro de beneficios
co
p
Informamos a Uds., que con fecha ..../..../.......se transfirió a la cuenta 46.041/7 la suma de
pesos ...........que detallamos a continuación:
Nombre y Apellido
INSTRUCTIVO
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NºSucursal bancaria
Nº Caja de Ahorro
Importe ($)
..................................
........................../......
.............................
...............................
..................................
........................../......
.............................
da
...............................
ol
a
Saludamos a Uds. cordialmente.
9. MODIFICACIONES
nt
r
Modificaciones
No Aplica.-
ia
no
co
Fecha
co
p
Revisado por:
Fecha: 31/12/06
Aprobado por:
Fecha: 31/12/06