ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA
Esta es la segunda opción que vamos a estudiar para relacionar un documento principal con los
datos de una tabla o base de datos.
PRÁCTICA 1:
Crea en writer la carta que se indica a continuación y guárdala en tu carpeta con el nombre de
“invitación”
Alimentaria de Distribuciones, S.A.
CIF: A-46123456
C/ Barcas, 95
Valencia T
Tfno: 96 380 45 65
E-mail: [email protected]
Valencia, 03 de diciembre de 2008
Estimado cliente:
Le agradecemos la confianza que hasta la fecha nos ha demostrado y esperamos que el último
pedido servido sea de su satisfacción.
Aprovechamos la ocasión para invitarle el próximo día 22 del presente a la presentación del
catálogo y prueba de nuestros nuevos productos:
INVITACIÓN
HOTEL CONQUISTADOR
SALÓN DE ESPEJOS
Hora: 22.00 h.:Presentación y vino de honor.
Esperando su asistencia, atentamente;
Fdo: Fernando Polo
Ahora copia la siguiente tabla de direcciones con Open Office.org Calc y guárdalo en tu carpeta
con el nombre “lista invitación”
EMPRESA
DIRECCIÓN
CIUDAD
Carnes Mar, S.L. Manuel Simó, 12 Madrid
CODIGO
POSTAL
28012
Restaurantes Sol
Mar, 27
Barcelona 08023
Mar y Sol, S.L.
Giorgeta,123
Valencia
46056
El Cordero Asado Avda. del Mar, 34 Valencia
46015
Mercacarne
03125
La Lonja,56
Alicante
Una vez hemos creado y guardado los dos documentos, abrimos la carta “invitación.odt” y desde el
menú Herramientas, activaremos el Asistente para combinar correspondencia y seguimos los
pasos:
El siguiente paso del asistente nos permite escoger entre "Carta" y "Mensaje de correo electrónico".
Tras seleccionar "Carta" pulsamos "Siguiente":
A continuación le indicaremos de dónde queremos obtener los datos de la lista de direcciones:
Desde seleccionar otra lista de direcciones y con el botón agregar le indicamos dónde tenemos la
lista de direcciones (en tu carpeta y el nombre “lista invitación”) y Aceptar
Si queremos que automáticamente nos adjudique un bloque de direcciones, activaremos la casilla y
elegiremos el formato que prefiramos según los datos que queramos introducir en la dirección.
Desde el botón Editar podemos modificar el contenido del bloque de direcciones, quitaremos el
campo apellidos:
En el paso 3 “Asignamos campos”,hacemos coincidir el nombre de los campos de nuestra lista de
direcciones con los que vienen por defecto:
En el apartado 4 comprobaremos si los datos que aparecen tienen la distribución que nosotros
queremos aplicar; si no es así volveremos y ajustaremos, si es así aceptamos y Siguiente
Este paso nos permite crear una línea de saludo, que podemos personalizar según el sexo, poner un
saludos general y comprobarlo en la vista previa. En nuestro ejemplo no queremos crear saludo.
A continuación podemos ajustar el diseño de los datos de los destinatarios: Le diremos que
queremos los datos a 8,50 cm. desde arriba
Desde la siguiente pantalla podemos editar el documento y si quisiéramos insertar nuevos campos
de datos que no fueran en la lista de direcciones, lo haríamos en el lugar indicado con el menú
Insertar►Campos►Otros y desde Campos de combinación activaríamos nuestra lista y
desplegaríamos los campos de la misma; y haciendo clic en el que nos interese le diríamos Insertar
Con el siguiente paso del asistente podemos personalizar los documentos combinados:
y por último le decimos cómo queremos guardar nuestro documento inicial (es recomendable
guardarlo para volverlo a utilizar posteriormente)y damos nombre a las cartas combinadasen un
solo documento como “Invitación combinadas”
Tendremos un solo documento con las cartas personalizadas a cada cliente (las 5 invitaciones)