REGLAMENTO GENERAL DE FIL

REGLAMENTO GENERAL DE FIL
La Feira Internacional de Lisboa (FIL) constituye un departamento de la Associação Industrial Portuguesa – Feiras,
Congressos e Eventos, organizado con el objetivo de proporcionar a los fabricantes, productores y otras entidades
del País y del extranjero, la oportunidad de presentar, directamente o mediante sus agentes generales,
distribuidores, representantes exclusivos o empresas expresamente autorizadas por un fabricante, sus productos,
los muestrarios de su producción o sus servicios con el fin de estimular el progreso, el intercambio tecnológico,
promover los intercambios comerciales, contribuyendo al desarrollo económico del sector empresarial.
1. ÁMBITO, FECHAS, DURACIÓN Y HORARIO
1.1.El presente Reglamento, incluye las normas de realización en FIL, de Ferias y Salones Especializados y de otros
actos que sean presentados por separado y con una designación propia.
En caso de imprevistos o causas de fuerza mayor, ajenos a la responsabilidad y competencia de AIP - FCE, que
supusieran la no apertura de un certamen, el retraso de su realización o alteraciones en su Reglamento, no se
tendrá derecho a reclamar ninguna indemnización, ni el reembolso de los importes pagados.
1.2.Este Reglamento se complementa en cada certamen con las respectivas "Normas de Participación" que tienen
carácter especial com respecto al Reglamento General de FIL.
1.3.El ámbito, las fechas, la duración y el horario de las Ferias, de los Salones Especializados y de otros actos, serán
establecidos en un documento específico elaborado por FIL.
2. CONDICIONES DE ADMISIÓN
2.1.Sólo podrán participar en eventos de FIL los fabricantes o productores y sus representantes, agentes y/o
distribuidores generales.
2.2.Se admitirán participaciones agrupadas de expositores, siempre que los productos presentados mencionen los
nombres de los respectivos fabricantes o productores.
2.3.También se admitirán participaciones oficiales colectivas organizadas por los Países, Cámaras de Comercio u
otras entidades representativas relacionadas con los objetivos del certamen, según lo dispuesto en el Artículo
2.1. y 2.2.
2.4.En caso de que exista alguna reclamación, por parte de algún expositor o por parte de terceros, en relación a
hechos cometidos por un participante, y en caso de que FIL verifique que los mismos representan el
incumplimiento del presente Reglamento, se aplicarán las sanciones previstas por FIL, que pueden llevar hasta el
cierre del stand. En caso de que los hechos citados den origen a un processo judicial, administrativo u otro, y que
exista una condena de aquel en el ámbito del mismo, FIL ejecutará lo que fuere determinado por la autoridad
competente, cuando sea el caso.
Estas reclamaciones se deberán presentar dentro del plazo máximo de 24 horas a partir de los hechos.
El expositor a quien le sea aplicada una sanción por FIL, por incumplimiento del presente Reglamento, no tendrá
derecho a ninguna indemnización.
2.5.El expositor no puede ceder, bajo ningún concepto, el derecho de ocupación, promover o permitir la promoción
de artículos o actividades que no se atengan a lo dispuesto en el Artículo 2.1., salvo mediante autorización escrita
de FIL.
2.6.El no cumplimiento de lo dispuesto en los Artículos 2.4. y 2.5., así como de las obligaciones previstas en el
presente Reglamento, puede llevar a la cancelación de la participación e implicar sanciones que pueden llegar
hasta el cierre del stand.
3. INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN DE LAS INSCRIPCIONES, ADJUDICACIÓN DE ESPACIO Y UBICACIÓN
3.1.Las solicitudes de inscripción deben formalizarse a través de los Boletines de Inscripción/Formularios distribuidos
por FIL. Dicho Boletín, debe cumplimentarse correctamente para la participación en el certamen, pudiendo
únicamente exponer los artículos detallados en él.
3.2.Las solicitudes de inscripción tendrán una fecha límite de recepción establecida por FIL, después de la cual podrá
denegarse su aceptación.
RG1
REGLAMENTO GENERAL DE FIL
3.3.A partir del momento de la inscripción, el expositor se compromete, a todos los efectos (en su nombre y en el de
la empresa o empresas que represente) a cumplir rigurosamente todos los puntos dispuestos en este
Reglamento. La inscripción sólo se considerará efectuada y la participación confirmada después de un
comunicado escrito por FIL enviado al expositor.
La decisión referente a la ubicación de las diversas participaciones concierne exclusivamente a FIL, teniendo en
cuenta los siguientes factores:
- Emplazamiento por sectores de actividad;
- Número de módulos o área solicitada;
- Fecha de recepción y registro del Boletín de inscripción por parte de los servicios de FIL;
- Antigüedad como expositor;
- Consideraciones de orden económico y/o técnica;
- Armonía entre los diversos espacios contratados.
3.4.En caso de que la ubicación de una participación se efectúe por adjudicación directa, ésta será realizada de
acuerdo con las condiciones establecidas en Reglamento específico elaborado por FIL, quedando anulado el
punto anterior.
3.5.Al establecer la ubicación, FIL se reserva el derecho de dividir el espacio entre los expositores.
3.6.La ubicación atribuida al expositor, en un certamen determinado, no implica la obligatoriedad de concederle el
mismo espacio en cualquier otro certamen.
4. COSTES DE PARTICIPACIÓN Y CANCELACIÓN
4.1.Los precios en vigor para los Salones especializados o para otras manifestaciones son los que constan en las
respectivas tablas.
4.2.La construcción de un stand con segundo piso conlleva un coste de participación adicional, calculado en base al
50% del área útil construida, conforme al precio unitario aplicable al espacio.
4.3.En el momento de la entrega de la Solicitud de Participación, el expositor debe abonar el 25% del coste del
espacio previsto, de la tasa de inscripción, el consumo de la energía y del impuesto medioambiental. El restante
75%, y gastos adicionales se liquidará dentro del plazo previsto en la comunicación escrita que la FIL enviará al
expositor, confirmando su participación.
4.4.Los costes relativos al Stand Tipo y otros Servicios Técnicos requeridos (energía eléctrica, teléfono, fax, agua y
desagüe, etc.), serán objeto de un pago inicial del 50% del valor correspondiente, abonando el resto antes del
inicio del montaje del certamen, pudiendo determinados gastos (por ej. telefónicos) ser cobrados al expositor
después del cierre del certamen.
4.5.El pago de la tasa de inscripción da derecho a cada expositor a una plaza gratuita de parking en el
estacionamiento de FIL, durante el período de montaje, realización y desmontaje del certamen.
4.6.El pago de los gastos referentes a stands especiales está sujeto a normas propias, especificadas en el
presupuesto correspondiente.
4.7.Si las facturas emitidas por FIL dieran lugar a alguna reclamación, el expositor deberá efectuar dicha reclamación
en los siguientes cinco días hábiles después de su recepción.
4.8.Si el expositor cancela su inscripción, se ocupe o no el espacio reservado, se le cobrará:
- El valor correspondiente a los pagos iniciales previstos en el artículo 4.3., si la cancelación se comunica antes de
los 30 días naturales de la fecha de inicio de montaje del certamen (o otra manifestación).
- El valor total previsto de su participación si la cancelación se comunica después de la fecha indicada en el punto
anterior.
5. PRODUCTOS EXPUESTOS
5.1.No se permitirá la presentación y distribución de productos que puedan causar perjuicio a otros expositores o
visitantes o que puedan deteriorar el pavimento y/o construcciones existentes.
RG2
REGLAMENTO GENERAL DE FIL
5.2.Los productos expuestos no podrán ser retirados durante el período de realización del certamen, salvo
excepciones autorizadas mediante escrito por FIL.
5.3.Los expositores pueden aceptar encargos o efectuar contratos relativos a su producción pero se prohíbe la venta
directa al público com entrega inmediata de los artículos expuestos. Tan sólo una autorización expresa de FIL
podrá alterar lo dispuesto en este artículo.
5.4.La presencia de productos cuya carga sea superior a 2.000Kg./m² (si la mercancía se destina a la planta baja de
los pabellones o superior a 200Kg/m² (en caso de que se destinen al primer piso de un stand), deberán tener una
autorización escrita de FIL.
6.MONTAJE/DESMONTAJE DE STANDS
6.1.Para iniciar los trabajos de montaje y decoración de los stands es obligatorio recoger en los servicios de Tesorería
de FIL el documento de acreditación de montaje, así como las tarjetas de montaje que se recogerán en los
Servicios de Apoyo al Cliente.
6.2.A las empresas involucradas en trabajos de montaje y decoración se les exige su acreditación previa, y se precisa
la presentación de la póliza de seguro de Responsabilidad Civil y Profesional, que cubra daños causados en las
instalaciones y/o a terceros o eventuales perjuicios por paralización de las actividades de FIL, por valor de 1 000
000
6.3.En caso de infracción de las normas reglamentarias sobre montaje y decoración de stands y/o de carácter
técnico, FIL está autorizada para llevar a cabo los procedimientos necesarios para su regularización, que puede
llegar hasta el cierre del stand. Los costes que se deriven serán cobrados al expositor.
6.4.FIL se reserva el derecho de poner paneles indicadores generales, o cualquier otro elemento de señalización del
certamen en los lugares que crea conveniente, no pudiendo los expositores retirar o mandar cubrir los mismos.
6.5.Los trabajos de montaje y decoración de los stands deben terminar en el plazo indicado por FIL. El
incumplimiento de estas normas supondrá la no apertura del stand.
6.6.El horario de los períodos de montaje y desmontaje será fijado por FIL. Los trabajos realizados fuera del horario
fijado requerirán autorización expresa y por escrito de FIL, y conllevan el pago de una tasa. Los horarios y el coste
de la mencionada tasa se informarán en la Carpeta del Expositor que estará al acceso de los expositores.
6.7.FIL no se hace responsable de la construcción de stands e instalaciones realizadas directamente por los
expositores.
6.8.En el interior de los pabellones, está expresamente prohibido cargar y descargar material de montaje de stands y
de exposición en los pasillos longitudinales y transversales de los pabellones que coincidan con las puertas de
acceso, con el fin de no obstruir la circulación de toros, grúas, carros de mano y otros equipamientos. El acceso
en los términos referidos será permitido cuando sea el único medio de acceso al stand.
7. DIMENSIÓN, DISEÑO DE LOS STANDS, NORMAS TÉCNICAS
7.1.La característica básica del espacio modular tipo es de 9m² (3,00x3,00 m). Cada stand podrá ocupar un módulo o
múltiplos de este.
Son posibles otras modalidades de participación, según condiciones especiales a acordar con la organización.
Los espacios contratados no poseen tarima ni paredes.
7.2.En el montaje y decoración de los stands los expositores deberán acogerse rigurosamente a las reglas que se
mencionan a continuación:
- Los stands deben respetar una altura general de hasta 3,00m.
- Todos los stands que se eleven del nivel del suelo tendrán que poseer una rampa de acceso para visitantes que
usen silla de ruedas.
- Los proyectos con alturas superiores al límite establecido deberán remitirse al departamento técnico para su
análisis al menos 20 días antes del comienzo del montaje, debidamente documentados con planos de la planta,
del alzado y de los cortes.
- Para la construcción del segundo piso del stand es obligatoria la autorización escrita de FIL.
RG3
REGLAMENTO GENERAL DE FIL
- El área útil del segundo piso y elementos decorativos con altura superior a 3,00 m, deberán dejar libre un
mínimo de 1,50m con respecto al perímetro del stand.
- La instalación eléctrica de los stands correrá a cargo de cada expositor, debiendo cumplir el "Reglamento
General de Seguridad de Instalaciones Eléctricas de Baja Tensión", y tendrá que disponer de interruptores de
corte general del tipo diferencial y de red a tierra para protección. Sólo los profesionales, debidamente
acreditados por la DGE (Dirección General de Energía) o el Sindicato de los Electricistas, podrán realizar este
trabajo.
- Se deberá respetar rigurosamente las respectivas instalaciones de FIL como salidas de incendio, extintores,
altavoces, señalización, CCTV's y detectores de incendio.
7.3.El único tipo de alfombra permitida en las instalaciones de FIL, ha de ser ignifuga, clase de resistencia al fuego
M3.
7.4.Está expresamente prohibida la construcción de stands en toda el área de exposición de FIL así como el uso de
maquinaria de corte, soldadura, lijadoras y pintura a pistola. Los stands tienen que haber sido concebidos y
preparados de tal modo a que su construcción se obtenga exclusivamente a través del montaje de sus
elementos.
7.5.La corriente eléctrica disponible es de 230/400 voltios 50 ciclos.
7.6.Todos los trabajos de instalación eléctrica podrán ser fiscalizados por parte de los servicios de FIL y las
conexiones a la red general sólo podrán efectuarse por los mismos. FIL no se responsabiliza por conexiones a la
red general de aparatos que no correspondan a las informaciones prestadas, debiendo los expositores designar
un responsable por el proyecto de implantación eléctrica del stand. Los daños causados por estas conexiones en
la red general o en otro punto específico, son de responsabilidad exclusiva de los expositores.
7.7.Los gastos de consumo de agua, electricidad, internet y teléfono, son los que figuran en las respectivas tablas.
7.8.El pedido de conexión de agua y desagüe, electricidad y telecomunicaciones debe constar obligatoriamente en el
Boletín de Inscripción, así como la indicación de potencia de energía a instalar en los stands. Para los pedidos
posteriores a la fecha establecida, la organización no se compromete a la prestación de dichos servicios. Los
pedidos de líneas o circuitos especiales, deberán hacerse a través de FIL en la Carpeta de Servicios hasta 20 días
naturales antes de la fecha de montaje. Todos los circuitos o líneas especiales están sujetos a presupuesto. Todos
los trabajos citados anteriormente, cuando sean ejecutados por terceros, tendrán que ser supervisados
obligatoriamente por FIL.
7.9.La limpieza general del área de exposición y pasillos, correrá a cargo de FIL.
7.10.La limpieza de stands irá a cargo de los expositores, ya sea por medio de la contratación de servicios de FIL o
recurriendo a otros medios, en ese caso necesitará una autorización de entrada. Este servicio sólo podrá
ejecutarse durante la hora previa a la apertura del certamen.
7.11.El desmontaje de los stands y recogida de materiales no podrá iniciarse antes de la hora oficial del cierre del
certamen, salvo com autorización expresa de FIL.
7.12.El desmontaje de los stands y la salida del material expuesto deben concluir rigurosamente dentro de los plazos
establecidos por FIL. FIL podrá retirar el material y darle el destino que considere oportuno, en caso del
incumplimiento del plazo establecido, no pudiendo responsabilizar a FIL de posibles daños causados y darán
lugar al cobro de todos los gastos resultantes de las medidas tomadas para dicha retirada.
7.13.Para poder retirar los materiales expuestos, los expositores deberán obtener la correspondiente Guía sellada
por los servicios de Tesorería una vez confirmado el pago total referente a su participación.
En caso de incumplimiento por parte del expositor de los compromisos de pago de deudas asumidos con AIP FCE/FIL, la organización tiene el derecho de retención de los materiales y productos expuestos por el Expositor
durante la Feria, los cuales serán devueltos únicamente tras el cumplimiento integral de las obligaciones
asumidas.
Todos los gastos relativos a este derecho de retención, incluyendo la retirada y almacenaje de los materiales, irán
a cargo del Expositor, siendo el pago hecho antes de la salida de los respectivos materiales, quedando FIL exenta
de toda responsabilidad por los daños causados durante el transporte y almacenaje.
RG4
REGLAMENTO GENERAL DE FIL
7.14.Las instalaciones deberán entregarse a FIL en el mismo estado en que fueron colocadas a disposición de los
expositores, siendo los costes a tal efecto, a cargo de estos. La reparación de daños ocasionados así como los
gastos inherentes al mismo son de total responsabilidad del expositor.
7.15.El expositor es responsable de los daños causados por sus estructuras, equipamientos, artículos en exposición o
actividades en su stand e igualmente por las acciones de sus subcontratados, cuando estos causaran perjuicio a
visitantes u otros expositores.
7.16.Cualquier suspensión de la estructura de los pabellones necesita una autorización de FIL y sólo podrá ser
ejecutada por los concesionarios de FIL estando sujetas a las tarifas vigentes. Los pedidos tendrán que realizarse
con 20 días naturales de antelación al inicio de la realización de la Feria y deben presentarse con el proyecto de
suspensión e indicando el peso de la misma para aprobación por parte de los servicios técnicos de FIL.
7.17.Está prohibido el uso de paredes y de otros elementos estructurales de los pabellones para suspensión o
fijación de artículos expuestos, elementos decorativos o constructivos, salvo con autorización específica de FIL.
8. OPERACIONES ADUANERAS, TRANSITARIO OFICIAL
8.1.Respecto a todos los temas y operaciones aduaneras, transporte de productos y sus movimientos dentro del
recinto de la Feria, los expositores tendrán que contactar con el transportista oficial de FIL, única entidad
autorizada para realizar dichas actividades en las instalaciones de FIL.
8.2.Las condiciones en que se prestarán los servicios relacionados con el artículo anterior, forman parte de un
Reglamento específico, en el que también se reflejan diversos aspectos referentes a las formalidades aduaneras.
9. ACREDITACIONES, INVITACIONES
9.1.La entrada y circulación en las instalaciones de FIL sólo está permitida con el uso, de forma visible, de la
acreditación emitida por los Servicios de Apoyo al Cliente, indicando el número de stand del expositor y con el
nombre de la persona que lo utiliza.
9.2.Pases de montaje y desmontaje: los expositores deben solicitar en la carpeta de servicios, el número suficiente
de pases para su personal encargado del montaje y desmontaje de sus stands, siendo obligatorio el uso visible de
los mismos siempre que el usuario se encuentre dentro de las instalaciones de FIL.
9.3.Pases de expositor: destinados al personal que presta servicios en los stands. Los expositores tienen derecho a
solicitar un número de pases proporcional al espacio contratado para su participación:
- Hasta 3 módulos de 9m² 6 pases de expositor;
- A partir de este número de módulos, por cada módulo adicional, corresponderá un pase más.
Cualquier pase extra tendrá que solicitarse a la Dirección de FIL y presupone el pago equivalente al precio de una
entrada de visitante profesional. Los pases son nominales e intransferibles, pudiendo ser retenidos y es
obligatorio su uso visible, siempre que el usuario se encuentre dentro del recinto ferial.
Invitaciones: Los expositores que deseen invitar clientes a visitar su stand pueden utilizar las Invitaciones
emitidas para ese efecto, solicitándolas en la carpeta de servicios a la organización.
9.4.Acceso de visitantes
En los eventos u otros acontecimientos abiertos al Público en general, en el horario de funcionamiento, no se
efectuará la acreditación de profesionales. Se acreditará sólo a los portadores de Invitación de un expositor o
mediante la compra de una entrada en FIL.
En los eventos u otros acontecimientos abiertos al Público en general, que tengan un horario específico para
profesionales, la acreditación de profesionales se hará únicamente durante el horario estipulado para ello,
mediante presentación de una invitación o con la compra de una entrada profesional.
En los eventos u otros acontecimientos destinados exclusivamente a profesionales, sólo se permitirá el acceso a
los profesionales debidamente acreditados mediante una invitación profesional o de la compra de una entrada
profesional.
Los profesionales de prensa una vez acreditados y los poseedores de invitaciones de inauguración o tarjetas VIP
previamente entregadas por FIL, tendrán acceso a todos los eventos, pudiendo visitarlos a cualquier hora dentro
del horario de funcionamiento.
10. SEGUROS Y RESPONSABILIDADES
RG5
REGLAMENTO GENERAL DE FIL
10.1.FIL asegura los Servicios Generales de Vigilancia durante el período de montaje, realización y desmontaje de los
eventos, u otras manifestaciones. Los expositores deben asegurar la custodia de sus materiales en los períodos
mencionados y realizar un contrato de seguro específico para a su participación en el certamen, que cubra las
situaciones de hurto y robo. Queda vedado a los expositores permitir la permanencia de su personal en los
stands después del cierre diario del certamen, a no ser en casos excepcionales y mediante autorización escrita de
FIL.
10.2.Es responsabilidad de FIL el seguro de Responsabilidad Civil emergente de daños materiales o corporales
sufridos por expositores acreditados o por visitantes, cuya responsabilidad sea imputable a la AIP - FCE/FIL.
10.3.A las empresas que realicen trabajos de montaje y decoración, se les aplicará el artículo 6.2. de este
Reglamento.
11. CATÁLOGO / GUÍA DEL VISITANTE OFICIAL
11.1.FIL se hace responsable de poner a disposición del expositor el Catálogo o Guía del Visitante Oficial de cada
Certamen.
11.2.FIL declina cualquier responsabilidad por la entrega tardía o mala información enviada para el Catálogo o Guía
del Visitante.
11.3.Se podrá insertar publicidad en el Catálogo mediante un contrato específico donde constarán las respectivas
condiciones de responsabilidad del editor.
12. OBLIGACIONES Y SANCIONES
12.1.Los stands tendrán que permanecer abiertos durante el horario de funcionamiento del certamen, debiendo
asegurarse la presencia permanente de un representante del expositor en el stand.
12.2.La publicidad en el interior del recinto de la Feria deberá respetar las normas del "Código de Prácticas Legales
en Materia de Publicidad" de la Cámara de Comercio Internacional. No está permitida la publicidad (estática o
dinámica) fuera de los stands, ni en ninguna parte del recinto, exceptuando las zonas habilitadas para tal efecto
por la Organización, de acuerdo con las tarifas estipuladas.
12.3.Se prohíbe al expositor y son objeto de sanción, que puede llevar hasta el cierre del stand:
- La publicidad no comercial;
- La publicidad que establezca comparación directa con artículos y/o productos de otro, ya sea expositor o no;
- La distribución de publicaciones y/o material de propaganda fuera de los respectivos stands, salvo con
autorización escrita de FIL;
- Toda la publicidad susceptible de, por cualquier forma, perjudicar o molestar a expositores o visitantes;
- La colocación de letreros u objetos que sobrepasen los limites del stand;
- La distribución de globos de gas;
- La publicidad de otros productos que no sean los presentados y/o de otra actividad industrial y/o comercial que
no sea la propia.
12.4.FIL deberá autorizar por escrito:
- La realización de pruebas o concursos;
- La instalación de aparatos sonoros en los stands que en ningún caso deben sobrepasar los 60 Db.
12.5.Siempre que lo considere oportuno, FIL podrá organizar o autorizar visitas colectivas al certamen, las cuales se
efectuarán bajo su propia responsabilidad.
12.6.La Feria dispone de fotógrafo Oficial, cuya actividad se podrá solicitar a los servicios de FIL, mediante contrato
específico, en cual constan las respectivas condiciones.
12.7.Ninguno de los productos o equipamientos expuestos puede ser reproducido, dibujado o fotografiado sin
autorización escrita por los respectivos expositores. Con excepción del fotógrafo Oficial de la Feria, la entidad
autorizada por expositor sólo podrá operar después de ser debidamente acreditada por los servicios
competentes de FIL, con una antelación mínima de 48 horas antes de la inauguración del certamen.
RG6
REGLAMENTO GENERAL DE FIL
12.8.FIL podrá fotografiar o filmar los artículos expuestos en los stands y utilizar las respectivas reproducciones para
fines exclusivamente relacionados con su actividad, por ejemplo la producción de material promocional.
12.9.Las fotografías o filmaciones de los stands fuera de las horas de funcionamiento del certamen necesitan una
autorización escrita de FIL.
12.10.Los expositores podrán utilizar los auditorios del Centro de Reuniones de FIL durante el período de
funcionamiento del certamen, siempre y cuando el contenido de las presentaciones sea aprobado por FIL, y
teniendo su contratación un coste establecido.
12.11.En materia de protección sobre la propiedad industrial, se aplicará la legislación vigente.
12.12.Los expositores se comprometen a respetar todas las normas del presente Reglamento General de Feria
Internacional de Lisboa de acuerdo con la declaración expresa en el Boletín de Inscripción.
12.13.En caso de litigio relativo a la interpretación o ejecución de este Reglamento o de otros documentos que
complementan el mismo, así como los hechos relacionados con la participación de los expositores en certámenes
o manifestaciones organizadas por Associação Industrial Portuguesa – Feiras, Congressos e Eventos/Feira
Internacional de Lisboa, las partes estipulan como competente al Tribunal de la Comarca de Lisboa, com expresa
renuncia a cualquier otro.
RG7