6 de septiembre de 2016 Dr. José Encarnación González

6 de septiembre de 2016
Dr. José Encarnación González, Rector Interino
Sa. Ileana Ayala Fontañez, Presidenta CGE
Universidad de Puerto Rico en Humacao
Humacao, PR 00792
INFORME ANUAL 2015-2016
Estimados Dr. Encarnación González y Sa. Ayala Fontañez:
Con el afán de mejorar los servicios administrativos, tanto como los académicos que son provistos a la comunidad
universitaria; la Oficina de Procuraduría Estudiantil (OPE) contribuye a la solución de problemas estudiantiles que
resulten de conflictos con otros miembros de la comunidad universitaria o con instancias reglamentarias de la
Institución. Atiende a cualquier miembro de la comunidad universitaria que tenga una preocupación que se
relacione con la vida estudiantil, donde se orienta, educa, y asesora sobre los derechos, deberes y políticas
institucionales. Le presento los detalles más sobresalientes sobre el funcionamiento de la OPE y el resumen de los
casos atendidos durante el año académico 2015-2016.
Desde agosto del 2015 hasta julio del 2016 (un periodo de 12 meses), la Procuradora Estudiantil, la Profa. Hodges, ha
atendido 240 casos; asuntos y consultas, de los cuales menos de un 10% fueron referidos de personal de
departamentos académicos y/o personal de diferentes oficinas de la institución. El restante 90% de los casos, fue
traído por estudiantes. De un total de 240 casos, 234 han sido cerrados y seis están todavía en vías de resolución.
Ciento cincuenta y uno de los casos (62%) fueron consultas en los cuales se atendió con orientación y “coaching”;
donde se proveyó a los estudiantes la información y herramientas para ellos poder seguir los procedimientos
indicados para resolver por sí mismos la situación. Las restantes 89 casos (37%) requerían la intervención de la
Oficina de Procuraduría Estudiantil.
Se desprende en estas estadísticas, el aumento considerable en los casos sometidos a la Procuraduría Estudiantil en
la UPR-Humacao comparado con el año anterior. Desde que iniciaron mis funciones en la Procuraduría Estudiantil en
febrero del 2015, el número de los casos atendidos por semestre se cuadriplicó. En el caso de las consultas y
orientaciones, éstos aumentaron 5 veces (456%), y los casos que requerían la intervención de la OPE aumentaron un
174%. Entiendo que éstos aumentos se atribuyen a varios factores, entre ellos, referidos por estudiantes y personal
que acudieron a la oficina o conocen de sus servicios; la comunicación proactiva entre la OPE y el Consejo General de
Estudiantes; la publicación y distribución de materiales educativos (brochures, flyers) a través de oficinas
administrativas y académicas; y el uso de medios electrónicos, siendo la página oficial de la institución
(http://www.upr.edu/humacao/oficina-de-procuraduria-estudiantil-mision-y-vision/) y la página de la oficina en
Facebook https://www.facebook.com/Procuradur%C3%ADa-Estudiantil-UPR-Humacao-622191711249935/?fref=ts.
Gráfica I: Tendencias en el número y naturaleza de casos atendidos en la Oficina de Procuraduría Estudiantil UPRH
Periodos
Naturaleza del caso
Académico (profesores, clases, notas, ausencias,
reclasificaciones)
Administrativo (matrícula, Asistencia Económica,
facturas y deudas, SIS, calendario académico)
Febrero –
Mayo
2015
Agosto – Enero
2015
Enero – Julio
2015-2016
26
60
89
74
39
52
Para los casos que fueron atendidos como consultas, después de haber provisto orientación y ‘coaching’ al estudiante,
se proveyó seguimiento a través de mensajes de texto, correo electrónico, y entrevistas personales con el estudiante
para tener información sobre el desenlace de la situación. Para los casos que fueron atendidos con la intervención de
esta servidora, después de haber acordado con el estudiante el curso de acción a tomar, se dio seguimiento con el
estudiante tanto como los profesores, directores académicos y/o directores y empleados de las oficinas administrativas,
a través de entrevistas personales, cartas, y correos electrónicos.
Se atendió 151 casos que fueron reclamos relacionados con asuntos de índole académico, a decir:
 El cálculo de notas y promedios en una clase,
 Profesores no aceptando trabajos estudiantiles fuera de fecha asignada para su entrega, aun cuando el
estudiante tenía excusa justificada (Cert. 2001-2002-080) para su ausencia a clase o para exámenes,
 Trato inadecuado o irrespectuoso de parte de profesores hacia estudiantes,
 Expresión de opiniones personales discriminatorias y ofensivas en actitud de predicar doctrinas,
 Amenazas de acción disciplinaria,
 Trato discriminatoria a estudiantes,
 No aceptar el uso de acomodo razonable aprobado por la oficina de SERPI,
 Irregularidades en horario y lugar de reuniones de clases, exámenes, y para entrega de asignaciones,
 Falta de cumplimiento con los recesos académicos y administrativos,
 Irregularidades curriculares resultas de ausencias de profesores,
 Violación del derecho de privacidad de los estudiantes garantizado por la ley Buckley,
 Falta de cumplimiento con el prontuario de la clase en cuanto a contenido, uso de estrategias educativas y
evaluación,
 No reconocer ni corregir errores cometidos por el sistema Scantron en la corrección de exámenes,
 No enseñar a estudiantes los trabajos corregidos o proveer rubricas utilizadas en la corrección,
 Irregularidades en la adjudicación de puntos y notas después de haber encontrado errores en la clave de un
examen,
 No remover incompletos en el momento que los estudiantes entreguen los trabajos pendientes, causando
consecuencias a los estudiantes, tales como perder la oportunidad para efectuar un traslado a otro recinto o
perjudicando la exención de matrícula que tiene como requisito, tener un promedio mínimo.
 Falta de progreso académico y promedio requerido para reclasificación o graduación,
 Espacio limitado para solicitantes a reclasificación a programas académicas,
 Irregularidades en programación y cupo a estudiantes por concentración de cursos de verano,
 Solicitudes de apoyo en situaciones de enfermedad seria.
Cabe señalar que existen elementos recurrentes en el desenlace de los casos relacionados con aspectos académicos,
ambas consultas y reclamaciones, tales como:



Profesores no disponibles durante sus horas de oficina,
Profesores que no responden a mensajes de correo electrónico, texto o WhatsApp,
Falta de comunicación adecuada sobre las expectativas de los profesores en cuanto a comportamiento en el
salón de clase y normas sobre asistencia, tardanzas, y reglas para la entrega de trabajos,



Profesores que no tienen disponibles trabajos estudiantiles para que los estudiantes puedan ver sus notas: no
haberlos corregido, haberlos perdido, no haber corregidos exámenes acercándose el final del semestre y no
informar a los estudiantes la nota que llevan para la fecha establecida en el calendario académico.
Profesores programando dos o más exámenes con las fechas muy cercas al final del semestre, sin haber
informado a los estudiantes las puntuaciones obtenidas en los exámenes anteriores antes de tomar próximo
examen o el examen final.
Profesores por contrato actuando en violación de diferentes elementos del Reglamento General de Estudiantes
por desconocimiento de sus normas.
Se atendió 89 casos que fueron reclamos relacionados con asuntos de índole administrativo, a decir:
 Dificultades en reclasificación, obtener permisos especiales, y traslados,
 Agotamiento de fondos de la Beca Pell en cursos requeridos para reclasificación de programas y al no ser
aceptado para reclasificación, no se tiene más cursos a tomar,
 Dificultades en obtener documentos de oficinas administrativas,
 Trato inadecuado o irrespetuoso por parte de empleados de oficinas de servicio hacia estudiantes,
 Protocolos de tránsito y seguridad en caso de emergencias médicas,
 Disponibilidad de servicios médicos en caso de emergencia,
 Rapidez en disponibilidad de certificaciones de grado y transcripciones de crédito,
 Problemas de matrícula por HoldFlags y deudas a la institución,
 Problemas en matricula causados por falta de progreso académico y el efecto causado del mismo a la beca o
exención de matrícula,
 Dificultades con el sistema electrónico para hacer matricula,
 Dudas sobre fechas programadas para la beca, pagos de matrícula, bajas parciales, solicitudes de reclasificación,
permisos especiales y traslados,
 Falta de conocimiento sobre el proceso de matrícula y pagos de matrícula,
 Información contradictoria ofrecida por oficinas administrativas y académicas que repercuta en la falta de
progreso académico al estudiante.
Cabe señalar que existen elementos recurrentes en el desenlace de los casos relacionados con aspectos administrativos,
ambas consultas y reclamaciones, tales como:
 La percepción estudiantil que existe, una falta de comunicación clara y efectiva sobre la secuencia indicada de
los trámites necesarios para cumplir con las normas de la institución,
 Procedimientos aparentemente contradictorios entre diferentes oficinas,
 Un desenlace entre la información compartida por los consejeros académicos y oficiales de orientación, y las
oficinas de Registrador y Recaudaciones.
LOGROS
Según estipulado en la Certificación 119-2014-2015 de la Junta de Gobierno, la Oficina de la Procuraduría Estudiantil
posee poder de investigación para evaluar objetivamente las quejas que reciben. Además, contribuye a la solución de
problemas estudiantiles que resulten con instancias reglamentarias de la institución. A tono con estas
responsabilidades, la OPE inició una investigación de las posibles causas de la alta cantidad de dudas, preocupaciones y
dificultades expresados por los estudiantes con el proceso de matrícula, siendo esto una de las áreas de más
preocupación de los estudiantes. La OPE hizo un análisis comparativo entre, por un lado, las dudas y preguntas
expresadas por los estudiantes en las páginas de Facebook frecuentadas por ellos durante el año académico 2015-2016;
con las instrucciones publicadas por las oficinas de Registrador, Recaudaciones y Asistencia Económica, por el otro lado.
Las dudas y preguntas expresadas por los estudiantes se categorizan en las siguientes áreas principales: Pasos del
proceso de matrícula y pago de la misma, Cambios hechos en la matricula (iniciados por estudiantes o por la institución
como resultado por cierre de sección u otras razones), y Pagos, Fechas, y Otros. Cada pregunta o duda se analizó a
determinar si las instrucciones oficiales de las oficinas de Registrador, Facturación y Cobro, o Asistencia Económica, se
dirigían a contestar la pregunta y si la contestaban claramente desde el punto de vista del estudiante quien expresó la
duda.
El análisis de las instrucciones de estas 3 oficinas, hecho por esta servidora, revela que en un 32% de los casos, las
preguntas fueron contestada de tal manera en las instrucciones de una de las oficinas (Registrador, Facturación y Cobro,
o Asistencia Económica), que los estudiantes podrían resolver sus dudas. En un 16% de los casos, los materiales de las
oficinas hacen referencia a las dudas que los estudiantes mencionan en sus preguntas, pero las instrucciones en los
materiales de las oficinas dejaron espacio para dudas. Finalmente, en un 51 %, las instrucciones en los materiales de las
oficinas no responden a las preguntas y/o dudas de los estudiantes, expresadas en las páginas de Internet que ellos
utilizan frecuentemente.
Cabe señalar que un 22% de las preguntas se tratan de dificultades que los estudiantes enfrentaron con el sistema
electrónico de matrícula como tal; por ejemplo, momentos que el sistema mal funcionó y los estudiantes no sabían
cómo proceder.
Los resultados de la investigación señalaba la necesidad de la comunidad estudiantil, para tener acceso a un manual que
presentaba el procedimiento de matrícula que respondiera más efectivamente a las dudas expresadas por estudiantes.
Una encuesta informal por las diferentes oficinas y departamentos académicos reveló que tal documento no existía al
nivel institucional. Por ende, la OPE preparó el Manual del Procedimiento para Realizar Matricula en la Universidad de
Puerto Rico en Humacao, y dicho manual fue publicado en la página de Facebook de la oficina.
(https://drive.google.com/file/d/0BzONSJEpda4JSEpWaFZrUER5T2c/view). Dicho manual se circulará entre los
consejeros académicos, oficiales de orientación y directores de departamentos académicos para ampliar su circulación.
EDUCACIÓN
Durante el año académico, la OPE ofreció dos conferencias abiertas al público. Además, se reunió formalmente con el
Consejo General de Estudiantes en tres ocasiones. Ésta servidora tuvo la oportunidad de presentarle a los directores de
los departamentos académicos en persona y por correo electrónico, varias presentaciones sobre los derechos y deberes
en la UPR, y la naturaleza de los casos más frecuentes atendidos en la OPE. En cuanto al desarrollo profesional en mi
capacidad como Procuradora Estudiantil, asistí a 9 de las 11 reuniones de los Procuradores Estudiantiles del Sistema UPR
en las cuales se cubrió tales temas como son las políticas institucionales sobre el hostigamiento sexual, entre otros.
Asistí a una conferencia dirigida a los Procuradores Estudiantiles, coordinadas por la Asociación de Procuradores UPR,
titulaba principios Básicos de la Negociación, ofrecido por la Dra. Mildred Enid Negrón Martínez, de la Escuela de
Derecho de la UPR. Asistí además a numerosas conferencias en Humacao de temas relacionados con mi labor. Además,
participé en cuatro comités del Senado Académico; tres comités Ad-Hoc (el informe del AGB, Protocolo de Intervención
por la Guardia Universitaria, y la Ley 40), y el comité permanente de Asuntos Estudiantiles.
RECURSOS DE LA OFICINA
La oficina de la Procuraduría Estudiantil cuenta con los servicios de esta servidora a tiempo completo, con horario
extendido. Aunque no se le ha asignado un presupuesto para administrar conforme a las necesidades de la oficina
según estipulado por la Certificación 119-2014-2015 de la Junta de Gobierno de la UPR, la Oficina de Rectoría cumplió
con asegurar acceso total a toda necesidad para fondos y materiales requeridos para el funcionamiento adecuado de la
oficina. Además, en julio del 2015, la administración aseguró la accesibilidad de los servicios de la OPE al rehabilitar
una oficina en el edificio de Servicios al Estudiante que cumple con las facilidades para garantizar la
confidencialidad de los miembros de la comunidad que visiten la oficina.
PROYECCIONES DE TRABAJO
Se espera que el aumento en el número de consultas y querellas observado durante el último año siga como tendencia.
En el formulario utilizado por la OPE, las personas que acuden a la oficina indican si vienen como resultado de algún
referido. Se observa que el número de referidos está en aumento y que el tiempo entre el referido y la persona que
contacta la oficina es dentro de 48 horas o menos. En el caso de consultas por Internet, muchas veces es cuestión de
minutos por la naturaleza de los “Comments” en Facebook. Dado al aumento en la matrícula de estudiantes de nuevo
ingreso, espero atender más casos en el año académico 2016-2017.
RECOMENDACIONES:
Según estipulado en la Certificación 119-2014-2015 de la Junta de Gobierno, entre las funciones del Procurador
Estudiantil, es recomendable cambios normativos o de prácticas, con el fin de mejorar la convivencia universitaria.
Basado en los casos recibidos y atendidos en la OPE UPR-Humacao durante el año académico 2015-2016, presento las
siguientes recomendaciones:
ÁREA ACADÉMICA:
1)
Que los departamentos académicos revisen que los criterios que están usando actualmente para aceptar
estudiantes a reclasificar a sus programas están siendo divulgados; y que publiquen información sobre las
posibilidades reales de reclasificar a sus programas dado a limitaciones de cupo. Ésta información debe ser
compartida con las oficinas de Admisiones, CORI, Registrador, Departamento de Consejería, Psicología y Trabajo
Social. Varios programas tienen cupos sumamente limitados para aceptar estudiantes reclasificados; por
ejemplo, Enfermería, Terapia Física y Terapia Vocacional. No obstante, muchos estudiantes tienen la percepción
que pueden reclasificarse fácilmente después de completar con los requisitos mínimos establecidos
actualmente.
2) Que los profesores reciban información actualizada sobre los derechos y deberes que les corresponden, según
esbozados en el Reglamento General de estudiantes, tanto como las Normas Académicas de la institución.
Nuestra facultad se caracteriza por el porciento de profesores por contrato, y la cantidad de profesores que se
acercan al retiro. Ambas poblaciones se podrían beneficiar de orientaciones sobre la reglamentación vigente.
3) Que la administración universitaria se pronuncie sobre las implicaciones legales de alterar el lugar, la hora, y las
fechas de las clases debidamente programadas por la Oficina de Registrador; y que provean los mecanismos
para garantizar el cumplimiento de la programación académica.
ÁREA ADMINISTRATIVA:
1)
2)
Que los directores de las oficinas administrativas y de servicio a los estudiantes, supervisen y tomen acción al
recibir quejas sobre el trato recibido por estudiantes por parte de un empleado bajo su supervisión.
Que los directores de las oficinas administrativas y de servicio a los estudiantes, evalúen la documentación
escrita e instrucciones preparadas por otras oficinas cuyos servicios coinciden, para asegurar que haya
consistencia en las instrucciones emitidas a estudiantes.
En conclusión, la labor de esta servidora en la Oficina de Procuraduría Estudiantil ha sido incrementada comparada con
el año anterior. Quisiera reconocer la relación positiva entre la administración universitaria, el personal docente y
administrativa por la colaboración, apoyo y ayuda que me han brindado; lo cual me ha facilitado ejecutar mis funciones
según los principios de Accesibilidad, Neutralidad, Confidencialidad, e Independencia.
Cordialmente,
Elizabeth J. Hodges
Profa. Elizabeth J. Hodges, M.A
Procuradora Estudiantil
c Dra. Margarita Villamil Torres, Vice-Presidenta de Asuntos Estudiantiles
Dr. Efraín Vázquez Vera, Rector 2015-2016
Dr. Carlos Galiano, Decano de Asuntos Académicos
Prof. Luis Rodríguez Rodríguez, Decano de Administración
Prof. Ricardo Rohena Pagán, Decano de Asuntos Estudiantiles
Sr. José Jiménez Castro, Presidente CGE 2015-2016