LA0597 NOPP.indd - LA Care Health Plan

www.lacare.org
Notice of
Privacy Practices
A Message to our
Medicare Advantage (HMO SNP) Members
about Your Private Health Information
Please review it carefully.
LA0597 08/11
This notice describes how medical information about you may be used
and disclosed and how you can get access to this information.
L.A. Care Health Plan provides you with health care. We are required
by state and federal law to protect your health information. We also must
give you this Notice. This Notice tells you how we may use and share your
information. It also tells you what your rights are.
What is “Protected Health Information?”
Your Protected Health Information (“PHI”) is health information that
contains identifiers, such as your name, Social Security number, or other
information that reveals who you are. For example, your medical record is
PHI because it includes your name and other identifiers.
Your confidentiality is important to us. We are required by state and
federal law to protect your health information. Our staff follows policies
and procedures at L.A. Care Health Plan which protects your health
information given to us in oral, written or electronic ways.
Our staff goes through training which covers the internal ways members’
oral, written and electronic PHI may be used or disclosed across the
organization. All L.A. Care Health Plan staff with access to your health
information is trained on privacy and information security laws. Staff has
access only to the amount of information they need to do their job.
Our computer systems protect your electronic PHI at all times by using
various levels of password protection and software technology.
Our L.A. Care Health Plan employees follow internal practices, policies
and procedures to protect any conversations about your health information.
For example, employees are not allowed to speak about your information in
elevators or hallways. Employees must also protect any written or electronic
documents containing your health information across the organization.
Fax machines, printers, copiers, computer screens, work stations, portable
media disks containing your information are carefully guarded from others
who should not have access. Employees must ensure member PHI is picked
up from fax machines, printers and copiers and only is received by those
who have access. Portable media devices with PHI are encrypted and must
have password protections applied. Computer screens and work stations
must have privacy screen filters and workstations, drawers and cabinets
have secure locks placed on them.
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Your Information is Personal and Private
We get information about you after you join our health plan to provide you
with the care you need. We also get medical information from your doctors,
clinics, labs and hospital so we can approve and pay for your health care.
Changes to Notice of Privacy Practices
L.A. Care Health Plan must obey the Notice that we are using now.
We have the right to change these privacy practices. Any changes in our
practices will apply to all of your medical information. Effective April14,
2003, whenever there is an important change in our practices, we will
change this Notice and notify you.
How We May Use and Share Information About You
L.A. Care Health Plan may use or share your information only for a
reason directly connected to your health care. Some of the information we
use and share are:
• Your name
• Address
• Personal facts
• Medical care given to you
• The cost of your medical care
• Your medical history
Some actions we take when we act as a health plan include:
• Checking whether you are eligible for medical aid
• Checking the amount of medical aid you can get
• Approving, giving, and paying for health care services
• Investigating or taking legal action in medical fraud cases
• Checking the quality of care you receive
• Making sure you get all the care you need
These are some examples of how we may use and share information about you:
• For treatment: You may need medical treatment that needs to be approved ahead of time. We will share information with doctors, hospitals
and others in order to get you the care you need.
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• For payment: We share your information with other health plans or
providers that are responsible to pay for your care. We may also forward
bills to other health plans or providers for payment.
• For health care operations: We may use information in your health
record to check the quality of the health care you receive. We may also
use this information in audits, programs to stop fraud, planning, and
general administration.
Other Uses for Your Health Information
Sometimes a court will order us to give out your health information. We
will also give information to a court, investigator, or lawyer if it is about
the operation of medical benefits. This may involve fraud or actions to get
money from others when your medical claims have been paid by us or by
a government program.
You or your doctor, hospital, and other health care providers may not
agree if we decide not to pay for your medical care. We may use your
health information to review these decisions.
We may share your health information with groups that check how our
health plan is providing services.
We may share your information with persons involved in your health
care, or with your personal representative.
We must share your health information with the federal government
when it is checking on how we are meeting privacy rules.
We may also share your information when the law says we can or must
share it, such as for national security purposes, unless we are instructed
not to.
L.A. Care Health Plan staff is trained to protect information given to
plan sponsors or employers. L.A. Care Health Plan requires plan sponsors
or employers to have the same protections as L.A. Care Health Plan has
in place. Plan sponsors or employers must agree to protect your medical
information.
When Written Permission is Needed
If we want to use your information for any purpose not listed above, we
must get your written permission. If you give us your permission, you may
take it back in writing at any time.
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What Are Your Privacy Rights?
You have the right to ask us not to use or share your personal health care
information. We will send you a form to fill out to tell us what you want.
Or, we can fill out the form for you. We may not be able to agree to your
request.
You have the right to ask us to contact you only in writing or at a different
address, post office box, or by telephone. We will send you a form to fill
out to tell us what you want. Or, we can fill out the form for you. We will
accept reasonable requests when necessary to protect your safety.
You and your personal representative have the right to see and get a copy
of your health information. We will send you a form to fill out to tell us
what you want copied. Or, we can fill out the form for you. You may have
to pay for the costs of copying and mailing records. (We may keep you
from seeing certain parts of your records for reasons allowed by law.)
You have the right to ask that information in your records be changed
if it is not correct or complete. We will send you a form to fill out to tell
us what changes you want. Or, we can fill out the form for you. We may
refuse your request if
• The information is not created or kept by c, or
• The information is not part of a standard set of information kept by us, or
• The information has been gathered for a court case or other legal action, or
• We believe it is correct and complete.
We will let you know if we agree to make the changes you want. If we
don’t agree to make the changes you want, we will send you a letter telling
you why. You may ask that we review our decision if you disagree with it.
You may also send a statement saying why you disagree with our records.
We will keep your statement with your records.
Important
L.A. Care Health Plan does not have complete copies of your medical records. If you
want to look at, get a copy of, or change your medical records, please contact your
doctor or clinic.
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Effective April 14, 2003, whenever we share your health information,
you have the right to request a list of:
• Whom we shared the information with
• When we shared it
• For what reasons
• What information was shared
This list will not include when we share information with you, with
your permission, or for treatment, payment, or health plan operations.
You have a right to request a printed paper copy of this Notice of Privacy
Practices. You may get a paper or printed copy of this communication by
calling the Privacy Officer. You can also find this Notice on our Web site at
www.lacare.org.
How Do You Contact Us to Use Your Privacy Rights?
If you want to use any of the privacy rights explained in this Notice, or
you want a paper or printed copy of this communication, please call or
write us at:
L.A. Care Health Plan Privacy Officer
L.A. Care Health Plan
1055 West 7th Street, 10th floor
Los Angeles, CA 90017
Toll free: 1-888-522-1298
California Relay: 1-800-854-7784 or
TTY: 1-866-LA-CARE1 (1-866-522-2731)
Complaints
If you believe that we have not protected your privacy, you have the
right to complain. You may file a complaint (or grievance) by contacting
us at:
L.A. Care Health Plan Privacy Officer
L.A. Care Health Plan
1055 West 7th Street, 10th floor
Los Angeles, CA 90017
Toll free: 1-888-522-1298
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OR you may contact the agencies below:
• Secretary of the U.S. Department of Health and
Human Services
Office for Civil Rights
Attention: Regional Manager
50 United Nations Plaza, Room 322
San Francisco, CA 94102
For additional information, call 1-800-368-1019
• U.S. Office for Civil Rights at
1-866-OCR-PRIV (1-866-627-7748)
TTY: 1-866-788-4989
• Medicare Rights Center:
Toll free: 1-888-HMO-9050
Elder Care Locator
Toll free: 1-800-677-1116
1-800-MEDICARE (1-800-633-4227)
TTY: 1-877-486-2048
Use Your Rights Without Fear
L.A. Care Health Plan cannot take away your health care benefits or do
anything to hurt you in any way if you file a complaint or use any of the
privacy rights in this Notice.
Questions
If you have any questions about this Notice and want further information, please contact the L.A. Care Health Plan Privacy Officer, L.A. Care
Health Plan, at the address and phone number in the “How Do You
Contact Us to Use Your Rights?” section.
To get a copy of this notice in other languages, Braille, large print, on
audiocassette or CD-ROM, please call or write the L.A. Care Health Plan
Privacy Officer at the number or address listed above.
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O póngase en contacto con una de las siguientes agencias:
• Secretary of the U.S. Department of Health and
Human Services
Office for Civil Rights
Attention: Regional Manager
50 United Nations Plaza, Room 322
San Francisco, CA 94102
Para obtener más información, llame al 1-800-368-1019
• U.S. Office for Civil Rights al
1-866-OCR-PRIV (1-866-627-7748)
TTY: 1-866-788-4989
• Medicare Rights Center:
Llame gratis: 1-888-HMO-9050
Elder Care Locator
Llame gratis: 1-800-677-1116
1-800-MEDICARE (1-800-633-4227)
TTY: 1-877-486-2048
Ejerza sus derechos sin temor
L.A. Care Health Plan no puede cancelar sus beneficios de atención médica
ni perjudicarle de ninguna forma si usted presenta una queja formal o si
ejerce cualquiera de los derechos de privacidad descritos en esta notificación.
Preguntas
Si tiene preguntas o si necesita más información sobre esta notificación,
póngase en contacto con el funcionario de privaci­dad de L.A. Care Health
Plan escribiendo o llamando a la direc­ción y el número de teléfono que se
indican en la sección “¿Cómo puede comunicarse con nosotros para ejercer
sus derechos de privacidad?”.
Para obtener una copia de esta notificación en otros idiomas, Braille,
letra grande, casete o CD-ROM, llame o escriba al funcionario de
privacidad de L.A. Care Health Plan al número o a la dirección que se
detallan anteriormente.
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¿Cómo puede comunicarse con nosotros para ejercer sus
derechos de privacidad?
Si desea ejercer cualquiera de los derechos de privacidad expues­tos en esta
notificación, o si desea una copia impresa de la misma, llámenos o escríbanos
a esta dirección o teléfonos:
L.A. Care Privacy Officer
L.A. Care Health Plan
1055 West 7th Street, 10th floor
Los Angeles, CA 90017
Llame gratis al: 1-888-522-1298
Repetidora de California (sistema Relay): 1-800-854-7784
Para personas con dificultades auditivas o del habla (TTY, siglas en inglés):
1-866-LA-CARE1 (1-866-522-2731)
Quejas formales
Si considera que no hemos protegido su privacidad, tiene derecho a
presentar una queja formal escribiendo o llamando a esta direc­ción o
teléfonos:
L.A. Care Health Plan Privacy Officer
L.A. Care Health Plan
1055 West 7th Street, 10th floor
Los Angeles, CA 90017
Llame gratis al: 1-888-522-1298
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rellene y nos indique lo que desea cambiar, o nosotros lo completaremos
por usted. Podemos rechazar su petición en uno de los siguientes casos:
• L.A. Care Health Plan no creó o no conserva la información.
• La información no es parte de un conjunto estándar de información que
conservemos nosotros.
• La información se recopiló para un juicio u otra acción judicial.
• Consideramos que la información es correcta y está completa.
Le informaremos si aceptamos realizar las modificaciones que haya
solicitado. Si no aceptamos realizar las modificaciones, le envi­aremos
una carta explicándole los motivos. Puede solicitar la evalu­ación de
nuestra decisión si no está de acuerdo con ella. También puede enviar
una carta para explicar los motivos por los que está en desacuerdo con
nuestros expedientes. Conservaremos dicha carta con sus expedientes.
Importante
L.A. Care Health Plan no tiene copias completas de su expediente médico. Si
desea con­sultar dicho expediente, copiarlo o modificarlo, comuníquese con su
médico o clínica.
A partir del 14 de abril de 2003, siempre que compartamos la información
médica con terceros, usted tendrá derecho a solicitar una lista que indique:
• Con quién compartimos la información
• Cuándo la compartimos
• Las razones
• Los datos compartidos
Esta lista no incluirá los casos en que hayamos compartido la información
con usted, con su permiso o en casos relacionados con tratamientos, pagos
u operaciones del plan de salud.
Tiene derecho a solicitar una copia impresa de esta notificación sobre la
política de privacidad y obtenerla poniéndose en contacto con el funcionario
de privacidad. También puede encontrar esta notificación en nuestro sitio
web: www.lacare.org/es.
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Tenemos la obligación de compartir la información médica con el gobierno federal cuando éste examina la aplicación de las normas de privacidad.
También podemos compartir la información si la ley indica que podemos
o debemos hacerlo, como por motivos de seguridad nacio­nal, a menos que
nos den instrucciones contrarias.
El personal de L.A. Care Health Plan está capacitado para proteger la
infor­mación dada a los patrocinadores del plan o a empleadores. L.A. Care
Health Plan les exige que implementen las mismas protecciones que
L.A. Care Health Plan tiene en vigor. Los patrocinadores del plan y los empleadores deben comprometerse a proteger la información médica.
Situaciones que requieren permiso por escrito
Si deseamos usar la información para fines no incluidos entre los anteriores,
debemos primero obtener su permiso por escrito. Si nos lo concede, usted
puede anularlo por escrito en cualquier momento.
¿Cuáles son sus derechos de privacidad?
Tiene derecho a solicitarnos que no utilicemos ni divulguemos su información de atención médica. Le enviaremos un formulario para que lo
rellene y nos indique lo que desea hacer, o bien nosotros lo completaremos
por usted. No siempre podremos satisfacer sus deseos.
Tiene derecho a solicitar que nos pongamos en contacto con usted sólo
por correspondencia, escribiéndole a una dirección o apartado de correos
diferente, o llamándole por teléfono. Le enviaremos un formulario para
que lo rellene y nos indique lo que desea hacer, o nosotros lo completaremos
por usted. Aceptaremos todas las peti­ciones razonables que sean necesarias
para proteger su seguridad.
Tanto usted como su representante personal tienen derecho a ver y obtener
una copia de su información médica. Le enviaremos formulario para que
lo rellene y nos indique lo que desea que le copien, o nosotros lo completaremos por usted. Quizá tenga que pagar el costo de las copias y del envío por
correo de los informes solicitados. (Quizá no se le muestren determinadas
partes de sus expedientes por motivos legales.)
Tiene derecho a solicitar que se modifiquen los datos incorrectos o incompletos en sus expedientes. Le enviaremos un formulario para que lo
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Entre las medidas que tomamos cuando actuamos como plan de salud se
incluyen:
• Comprobar si usted es elegible para la asistencia médica
• Comprobar el número de tratamientos médicos que puede recibir
• Autorizar, prestar y pagar los servicios de atención médica
• Investigar o tomar medidas legales en casos de fraude médico
• Evaluar la calidad de la atención recibida
• Asegurarnos de que usted reciba toda la atención médica necesaria
Éstos son algunos ejemplos del posible uso y divulgación de su infor­mación:
• Por motivos de tratamiento: quizá necesite tratamiento médi­co que
requiera autorización previa. En tal caso, compartiremos la información
con médicos, hospitales y otras entidades para que usted reciba la atención médica necesaria.
• Por motivos de pago: compartimos información con otros planes de salud o proveedores responsables del pago de la aten­ción médica. Además,
quizá facturemos a otros proveedores o planes de salud.
• Por operaciones de atención médica: quizá usemos infor­mación del
expediente médico del afiliado para comprobar la calidad de la atención
médica recibida. Además, podemos usar dicha información en auditorías, programas de prevención de fraude, planificación y administración
de carácter general.
Otros usos de la información médica personal
A veces un juzgado nos ordena compartir la información médica.
También compartiremos la información con un juzgado, investiga­dor
o abogado si se trata de la operación de los beneficios médicos en casos
probables de fraude o actos para obtener dinero de otros cuando sus
reclamos médicos han sido pagados por nosotros o por un programa
del gobierno.
Es posible que el afiliado, su médico u hospital y otros provee­dores
de salud no estén de acuerdo si decidimos no pagar los servi­cios de
atención médica. Podemos utilizar la información médica para evaluar
estas decisiones.
Podemos compartir la información médica con grupos que exam­inan la
manera en que el plan de salud presta los servicios.
Podemos compartir la información con personas que participen directamente en la atención médica que usted recibe, o con su rep­resentante personal.
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Las máquinas de fax, impresoras, fotocopiadoras, pantallas de computadora,
estaciones de trabajo y discos de almacenamiento por­tátiles que contengan
información suya se vigilan cuidadosamente para evitar el acceso de personas
no autorizadas. Los empleados deben asegurarse de recoger la información
médica protegida de las máquinas de fax, impresoras y fotocopiadoras y de
que sólo la reciban personas autorizadas. Los dispositivos de almacenamiento
portátiles con información médica protegida están codificados y se les debe
aplicar protección mediante contraseñas. Las pantallas de computadora y las
estaciones de trabajo deben tener filtros de pri­vacidad y las estaciones de
trabajo, cajones y armarios deben dispon­er de candados de seguridad.
Su información es personal y privada
Obtenemos información sobre usted después de que se une a nue­stro
plan de salud a fin de poder darle el cuidado que necesita. Para poder
autorizar y costear su atención médica, también solicitamos información
médica a médicos, clínicas, laboratorios y hospitales.
Cambios a la notificación sobre la política de privacidad
L.A. Care Health Plan debe respetar la notificación vigente. Nos reservamos
el derecho a modificar esta política de privacidad. Cualquier cambio a nuestra política de privacidad se aplicará a toda su información médica. A partir
del 14 de abril de 2003, siempre que haya un cam­bio importante a nuestra
política, modificaremos esta notificación y le informaremos al respecto.
Posible uso y divulgación de su información
L.A. Care Health Plan puede utilizar o divulgar su información sólo
por moti­vos relacionados directamente con su atención médica. Entre
otras cosas, usamos y divulgamos la siguiente información:
• Nombre
• Dirección
• Datos personales
• Atención médica recibida
• Costo de la atención médica
• Historial médico
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Esta notificación le informa sobre el uso y la divulgación de su información
médica personal y le indica cómo obtener acceso a la misma.
L.A. Care Health Plan le proporciona atención médica para el programa
de Medi-Cal. Tenemos la obligación de proteger su infor­mación médica
en cumplimiento de las leyes federales y estatales. También debemos
entregarle esta notificación, donde se le informa cómo podríamos utilizar
y divulgar su información. Asimismo, se le indica cuáles son sus derechos.
¿Qué es la “información médica protegida”?
La información médica protegida (PHI por sus siglas en inglés) es
información de salud que contiene identificadores tales como el nom­bre,
número de Seguridad Social u otra información que revela su identidad.
Por ejemplo, su expediente médico es información médica protegida
porque incluye su nombre y otros identificadores.
Su confidencialidad es importante para nosotros. Tenemos la obligación
de proteger su información médica en cumplimiento de las leyes federales
y estatales. El personal de L.A. Care Health Plan cumple con normas y
procedimientos que protegen la información médica que se nos proporciona
de forma oral, escrita o electrónica.
Nuestro personal recibe capacitación sobre las formas internas en que la
información médica protegida de los miembros, proporciona­da oral, escrita o
electrónicamente podría ser utilizada o divulgada en la organización. Todo el
personal de L.A. Care Health Plan con acceso a su información médica recibe capacitación sobre las leyes que rigen la privacidad y la protección de datos.
El personal sólo tiene acceso a los datos necesarios para llevar a cabo su labor.
Nuestros sistemas informáticos amparan su información médica protegida electrónica en todo momento mediante varios niveles de protección
por contraseña y con tecnología informática.
El personal de L.A. Care Health Plan sigue prácticas, normas y procedimientos internos para proteger cualquier conversación sobre su información médica. Por ejemplo, se prohíbe a los empleados hablar sobre
su información en los elevadores o en los pasillos. Asimismo, el person­al
debe proteger cualquier documento escrito o electrónico existente en la
organización que contenga su información médica.
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www.lacare.org
Notificación sobre la
Política de Privacidad
Un mensaje a nuestros miembros
de Medicare Advantage (HMO SNP) sobre
su Información Privada de la Salud
Léalo detenidamente.
LA0597 08/11 SP