caracterizacion proceso de planeacion estrategica

SIGC
Responsable
Nombre del Proceso: Planeación Estratégica
Definir y orientar la planeación estratégica de la organización, a partir del establecimiento de los principios corporativos (valores,
normas, políticas y directrices) que soportan la misión y visión de la Entidad, mediante el diagnóstico e identificación de necesidades y
la formulación, ejecución y seguimiento de los planes, programas, proyectos, objetivos y políticas institucionales, con el propósito de
generar las condiciones adecuadas para la gestión de los recursos asignados a la Rama Judicial.
Nivel Central
Seccional
CICLO PHVA - Actividades
ENTRADAS
CICLO
Salas Administrativas y Interno
Direcciones Ejecutivas
Seccionales
la Externa
Firmas Consultoras
Externa
Partes Interesadas
Externa
Interno
de
Firmas Consultoras
Partes Interesadas
la
Externa
P
Definir o actualizar los
principios corporativos,
la misión, visión y/o
objetivos
estratégicos
que
direccionan
la
organización.
CLIENTES
Magistrado
asignado
Sala
Administrativa
Seccional
Director o Directora
Ejecutiva Seccional
La Sala Administrativa del
Consejo Superior de la
Judicatura
define
los
principios
corporativos,
misión, visión y/o objetivos
estratégicos a partir de los
diagnósticos que sobre el
particualr se realizan o por Director o Directora
señalamientos
expresos Unidad de Desarrollo y
hechos en las leyes y normas Análisis Estadístico
que rigen la organizaicón.
Magistrado
asignado
Sala
Administrativa
Seccional
Director o Directora
Ejecutiva Seccional
Acuerdos
que
definen
o
Partes
modifican
la
Interesadas
estructura
organizacional
Acuerdos
que
Rama Judicial
definen
el
Direccionamiento
Partes
Estratégico de la
Interesadas
organización
TIPO
Externa
Interna
Externa
Las
Seccionales
son
responsables de presentar
propuestas de ajustes al
direccionamiento estratégico
de la Entidad.
Externa
Externa
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
Código:C-EPE-01
Estudios,
Propuestas,
Solicitudes,
Revisiones
SALIDAS
CO
Altas Cortes, Tribunales
Interno
y Despachos Judiciales
de la Rama Judicial.
Congreso
República
P
La
estructura
de
la
organización es definida y
revisada de conformidad con
las disposiciones legales y/o
a través de las propuestas
sustentadas que sobre el
particular se realicen o Director o Directora
presenten a través de la Unidad de Desarrollo y
Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico
Análisis
Estadístico
y
aprobadas por la Sala
Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura a
través de la expedición de
Acuerdos.
RESPONSIBLE
SECCIONAL
Necesidadades
de
unificar
criterios o instruir
al personal en
asuntos
relacionados con
la
Planeación
Estratégica
P
Definir la metodología
para el diagnostico,
formulación, desarrollo,
seguimiento, evaluación
y difusión del plan
sectorial,
objetivos
estratégicos,
planes,
programas y proyecto y
ajuste de los planes y
programas
La metodología que para tal
fin
defina
la
Sala
Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura se
establece
a
través
de Director o Directora
Acuerdos, Guías, Circulares Unidad de Desarrollo y NA
o documentos de difusión, a Análisis Estadístico
través del portal web de la
Rama
Judicial
y/o
el
software de gestión de
calidad.
A
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas
Seccionales
Estudios,
Propuestas,
Solicitudes
RESPONSABLE N.
CENTRAL
PI
de
DESCRIPCIÓN
Definir la estructura
necesaria de la Sala
Administrativa
la
Dirección Ejecutiva de
administración Judicial,
tanto en el nivel central
como seccional.
CO
Congreso
República
ACTIVIDAD
Magistrado o Magistrada Sala Administrativa del Consejo Seccional
de la Judicatura y Director o Directora Dirección Ejecutiva Seccional
de Administración Judicial
RO
TIPO
NT
PROVEEDORES
Director o Directora Unidad de Desarrollo y Análsis Estadístico
LA
Objetivo:
DA
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
La impresión de este documento se considera No Controlado
Acuerdos, Guías,
Circuales
o
documentos que
dan
directrices
sobre
las
metodologías
para
la
planeación
Unidades Sala
Administrativa
del
Consejo
Superior de la
Judicatura,
Dirección
Ejecutiva
de
Administración
Judicial, Salas
Interna
Administrativas
de
los
Consejos
Seccionales de
la Judicatura y
Direcciones
Seccionales de
Administración
Judicial.
Pág. 1 de 3
Esta información es base
para la formulación del Plan
Sectorial de Desarrollo y
demás planes y programas
de la Entidad.
Mejoramiento del SIGC Interno
Resutlado Planes
Operativos por
Unidades
Ejecutoras o
Seccionale
Unidades
Ejecutoras
Salas Administrativas y
Interno
Direcciones Ejecutivas
Seccionales
Informes
seguimiento,
resultados
indicadores.
Externo
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
Código:C-EPE-01
H
Coordinar
y
hacer
seguimiento
a
la
ejecución de los planes,
programas y proyectos
V
Verificar el cumplimiento
y efectividad del plan
sectorial de acuerdo a
las
necesidades
identificadas.
de
Informes
de
auditoría internas
y de
calidad,
informes
de
revisión
alta
dirección
Indicadores
de
Gestión,
encuestas,
riesgos,
propuestas.
Estos planes son ejecutados
a traves de las distintas
Director o Directora
dependencias que hacen
Unidad de Desarrollo y
parte
de
la
Sala
Análisis Estadístico
Administrativa, la Dirección
Ejecutiva y el nivel seccional.
V
V
DA
Interno
Interna
Congreso de la Externa
República
Magistrado
asignado
Sala
Administrativa
Plan Sectorial de
Departamento Externa
Seccional
Desarrollo
Nacional
de
Director o Directora
Planeación
Ejecutiva Seccional
NT
H
Elaboraciòn de planes y
programas en concordancia
con el Plan Sectoria de
Desarrollo y el
Director o Directora
para
la
Formular
planes, Procedimiento
Unidad de Desarrollo y
programas y proyectos. formulación y seguimiento de
Análisis Estadístico
planes y programas.
En las seccionales se define
el plan operatvo de la
seccional
Magistrado
asignado
Sala
Administrativa
Seccional
Director o Directora
Ejecutiva Seccional
Partes
Interesadas
Externa
Informe
de
seguimiento Plan Sala
Operativo
Administrativa
trimestral
Interna
Magistrado
asignado
Sala
Administrativa Informe
de
Sala
Seccional
seguimiento Plan
Administrativa
Director o Directora Operativo Anual
Ejecutiva Seccional
Interno
Esta actividad se realiza
Magistrado
asignado
teniendo en cuenta los
Profesional
Sala
Administrativa
resultados del seguimiento a
Especializado(a) Grado Seccional
los planes indicativos y
33 UDAE
Director o Directora
operativos, tanto a nivel
Ejecutiva Seccional
central como seccional.
Informe
resultados
Sectorail
Desarrollo
Cuatrenial
de
Plan
Sala
de
Administrativa
Magistrado
asignado
Esta actividad se hace
Verificar la aplicación de
Profesional
Sala
Administrativa Actas de Revisión
revisando el entendimiento
las
metodologías
Especializado(a) Grado Seccional
metodologías
en la aplicación de las
definidas
33 UDAE
Director o Directora determinadas
metodologías formuladas.
Ejecutiva Seccional
Magistrado
asignado
La actividad se realiza a
Profesional
Verificar la suficiencia
Sala
Administrativa
partir de las propuestas que
Especializado(a) Grado Seccional
de
la
estructura
sobre el particular presetan
33 UDAE
organizacional
Director o Directora
las Seccionales.
Ejecutiva Seccional
CO
Procesos del SIGC
Plan
Rama Judicial
Las Seccionales participan
en esta actividad con la
recolección,
análisis
y
presentación de propuestas
regionales del fortalecimiento
del aparato de justicia.
CO
Resultados
estudios,
encuestas,
Sectorial
formulado
La Unidad de Desarrollo con
base la metodología y
temática
que
sobre
el
particular
se establezca,
formula el proyecto Plan
Secotorial de Desarrollo, el
cual contiene los objetivos,
estrategias,
políticas,
Director o Directora
Formular
el
Plan programas y proyectos a
Unidad de Desarrollo y
Sectorial de Desarrollo realizar durante el cuatrienio
Análisis Estadístico
siguiente.
A
Unidad de Desarrollo y
Interno
Análisis Estadístico
H
Rama Judicial
PI
Unidades
Sala
Administrativa,
Interno
Dirección Ejecutiva y
Seccionales
Encuestas,
propuestas,
estudios,
requerimientos,
seguimiento
planeación,
resultados
indicadores
de
gestión,
resultados
proyectos
de
inversión.
Magistrado
asignado
Sala
Administrativa Informes
Seccional
Diagnóstico
Director o Directora necesidades
Ejecutiva Seccional
LA
H
Diagnosticar
las
necesidades
y
requerimientos
del
sistema
judicial
de
acuerdo
con
las
competencias
de
la
entidad.
Interna
Unidades Sala
Administrativa
del
Consejo
Superior de la
Judicatura,
Dirección
Ejecutiva
de
Administración
Judicial, Salas
de
Administrativas
de
de
los
Consejos
Seccionales de
la Judicatura y
Direcciones
Seccionales de
Administración
Judicial.
RO
Usuarios del aparato de
Interno
justicia
Encuestas,
propuestas,
requerimientos,
seguimiento
planeación
El
diagnóstico
de
las
necesidades de la Rama
Judicial es elaborado por la
Unidad de Desarrollo y
Análisis Estadístico, a partir
de las encuestas de opinión,
los estudios que se realicen
sobre el aparato de justicia,
la evaluación del Plan
Sectorial de Desarrollo y
demas planes y programas,
Director o Directora
así como la información que
Unidad de Desarrollo y
sobre el particular se allegue
Análisis Estadístico
de las Unidades de la Sala
Administrativa del CSJ, de la
Dirección
Ejecutiva
de
Administración
Judicial,
Salas
Administrativas
Seccionales y Direcciones
Seccionales.
La impresión de este documento se considera No Controlado
Análisis
indicadores,
actualización
riesgos
Interno
Sala
Administrativa
Interno
Magistrados y
Interno
Jueces
Externo
Congreso de la
República
de
Mejoramiento
de del SIGC
Interno
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Informes
seguimiento
consolidados
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
Informes
de
seguimiento por
Unidad Ejecutora
A
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
Documento
Técnico
Propuesto
A
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
Solicitudes de
ajuste
A
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
Informes
auditoría.
Revisiones
internas
Proceso de Gestión Humana
de
A
de
En caso de ser pertinente la
Ajustar la estructura de estrucutra de las Unidades o
la organización de ser Seccionales son modificadas
pertinente
conforme
con
las
necesidades
Las metodologías se ajustan
Actualizar metodologías teniendo en cuenta los
según corresponda
modelos de gestión de la
organización.
Director o Directora
Unidad de Desarrollo y NA
Análisis Estadístico
Profesional
Especializado(a) Grado NA
33 UDAE
Magistrado
asignado
Identificar acciones de De
acuerdo
con
el Profesional
Sala
Administrativa
A
mejora
propias
del procedimiento de acciones Especializado(a) Grado Seccional
proceso.
correctiva y preventivas
33 UDAE
Director o Directora
Ejecutiva Seccional
RECURSOS
RECURSOS SUMINISTRADOS
Tipo de recurso
Recurso humano competente (Magistrados, Directores de Unidad, Jefes de División, Profesionales, Técnicos
Administrativos y Asistentes administrativos) para la Unidadades adscritas a Sala Administrativa del Consejo Superior
Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
Muebles, enseres, papelería y equipo de oficina
Proceso de Gestión Tecnológica
Software (SIGOBIUS, SAFIRHO, SIERJU, ACCES, SPSS) y hardware (REDES LAN Y WAN)
Alcance
N. Central
Seccional
Procedimiento para la
toma de decisiones de
la Sala Administrativa
X
X
Procedimiento para la
formulación del plan
sectorial de desarrollo
X
X
Procedimiento para la
formulación y
seguimiento de planes y
programas
X
X
Procedimiento para la
gestión de cooperación
internacional
X
REQUISITOS DE NORMA NTCGP 1000:2009 APLICABLES
4.1 Requisitos generales
4.2.4 Control de documentos
5.1 Compromiso de la Dirección
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
7.3 Diseño y desarrollo
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8. 4 Análisis de datos
8.5. Mejora
CO
DOCUMENTOS
DESCRIPTIVOS
Informes
seguimiento
SIGC
de
Mejoramiento
del SIGC
Interno
Propuestas
de
modificación
estructura
Sala
Unidades
Sala Administrativa
Administrativa y
Seccionales
Interna
Las actualizaciones a los
Magistrado
asignado
planes,
programas
y
Actualizar o modificar
Profesional
Sala
Administrativa Planes
proyectos se hacen por
planes, programas y
Especializado(a) Grado Seccional
Operativos
restricciones,
adiciones
proyectos
33 UDAE
Director o Directora actualizados
presupuestales o avance real
Ejecutiva Seccional
en la ejecución de estos.
NT
PROCESOS QUE SUMINISTRAN LOS RECURSOS
V
DA
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
de
Magistrado
asignado
La actividad es realizada
Profesional
Sala
Administrativa
teniendo en cuenta los
Especializado(a) Grado Seccional
indicadores formulados para
33 UDAE
Director o Directora
el proceso.
Ejecutiva Seccional
Conforme con el Marco
General de Mediano Plazo y
los nuevos proyectos que se Profesional
Actualizar
el
plan
requieran,
elaborar Especializado(a) Grado NA
sectorial de desarrollo
documentos a partir de los 33 UDAE
cuales se ajuste el Plan
Sectorial de Desarrollo.
Autoevaluar la gestión
del proceso a través del
seguimiento
a
los
indicadores del proceso
LA
Resultados
indicadores
gestión
Sala
Administrativa
Interna
Proyectos
de Sala
Acuerdo de Sala Administrativa
Interna
RO
Salas Administrativas y
Direcciones Ejecutivas Interno
Seccionales
Metodologías
acualizadas
Sala
Administrativa
Interna
Acciones
correctivas,
Mejoramiento
preventivas y de del SIGC
mejora
Interno
PARÁMETROS DE MEDICIÓN
Indicador
Divulgación del plan sectorial de
desarrollo
Cumplimiento objetivos del plan sectorial
de desarrollo
Alcance
N. Central
Seccional
X
X
X
Avance del plan operativo institucional
X
Cumplimiento Metas Estratégicas y
Programáticas
X
X
RIESGOS Y CONTROLES ASOCIADOS AL PROCESO
Ver mapa de riesgos del Proceso
REQUISITOS LEGALES APLICABLES
Código:C-EPE-01
CO
PI
A
Ver listado maestro de documentos externos y normatividad.
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