Caso de éxito
La inversión en
la mejora de
los procesos de
producción da réditos
Banco generalista líder
Objetivos del cliente
• Racionalizar los servicios internos
Un banco generalista líder ha logrado mejorar el impacto y la integridad de sus
comunicaciones con los clientes. Gracias a la solución de gestión de la impresión de
Ricoh, con funciones de procesamiento previo y posterior, sus Àujos de trabajo con
documentos son ahora mucho más e¿caces. Los documentos pueden distribuirse
en formato digital e impreso. El trabajo se reparte entre distintas impresoras.
La solución ha mejorado la capacidad y reducido los costes.
Documentos transaccionales
Con unos activos que superan el billón de euros y casi 100 millones de clientes
en los cinco continentes, el cliente de Ricoh es uno de los bancos generalistas
más importantes del mundo. La entidad envía cada año más de 500 millones de
documentos a sus clientes. Los documentos transaccionales, como los extractos
bancarios, se imprimen y envían desde centros de producción de impresión internos.
Ante un mercado competitivo y con una actividad ralentizada, el banco apuesta
por dos valores estratégicos clave: un enfoque centrado en el cliente y la excelencia
operativa. La racionalización de sus instalaciones de producción de impresión
internas ofrecía una oportunidad magní¿ca para mejorar el impacto y la integridad
de las comunicaciones con los clientes y, a la vez, aumentar la e¿ciencia de los
procesos y reducir los costes.
Centro documental automatizado
Tras un minucioso estudio y una fase de consultoría, Ricoh transformó los procesos
de producción de impresión del banco. Ahora, una herramienta uni¿cada de
gestión de la impresión, InfoPrint® ProcessDirector™, gestiona los procesos de
preproducción y posproducción, lo que ha permitido optimizar los Àujos de trabajo
y aumentar la Àexibilidad. Asimismo, se utiliza una solución integrada de otro
proveedor para gestionar los procesos de envío de una forma más e¿ciente.
Gracias a esta solución, el banco cuenta ahora con un centro documental
automatizado. Los contenidos multicanal están optimizados y se producen en
formato digital o impreso con el dispositivo de producción más adecuado en cada
caso. Los documentos impresos se clasi¿can para aprovechar las tarifas de envío
reducidas. Gracias al aumento de la e¿ciencia, el banco ha podido cerrar un centro
de producción, con el consiguiente ahorro que esto representa.
• Aumentar la flexibilidad y la
capacidad
• Producir documentos en varios
formatos
• Minimizar los costes indirectos de
producción
• Reducir el coste de los envíos por
correo
La solución de Ricoh
• Análisis y consultoría sobre los
procesos de impresión
• Centro documental automatizado
• Compatibilidad con varias
plataformas
• Sistema unificado de gestión de la
impresión
• Optimización de los envíos por
correo
Aumento de la Àexibilidad y la capacidad
“La propuesta de Ricoh es una solución técnicamente perfecta. Ha revolucionado los
procesos de producción: ahora los Àujos de trabajo son más e¿cientes y hemos ganado
en Àexibilidad. La posibilidad de distribuir el trabajo entre distintas impresoras ofrece
una red de seguridad. Hemos logrado mejorar la e¿cacia y la integridad de nuestras
comunicaciones impresas y, al mismo tiempo, reducir los costes.”
Responsable de producción de impresiones
Minucioso estudio de los procesos y servicio de consultoría
Ricoh ya era un socio estratégico del banco, al que ofrecía servicios documentales
gestionados para sus o¿cinas en todo el mundo. Tras un minucioso estudio de los
procesos de impresión de producción del banco, Ricoh identi¿có varias ine¿ciencias
en los procesos, de las cuales la más importante era el uso de diferentes sistemas de
gestión de los procesos de preproducción y posproducción en distintos centros de
trabajo.
Muchos trabajos de impresión de gran volumen se imprimían directamente desde
sistemas centrales, lo que complicaba los procesos de producción y reducía la Àexibilidad.
Asimismo, los trabajos no podían pasarse de una impresora a otra y, como las aplicaciones
centrales también gestionaban la optimización de los procesos de posproducción,
resultaba imposible clasi¿car de antemano el correo y aprovechar los descuentos postales.
InfoPrint® ProcessDirector™ es un sistema de gestión de procesos modular. Con la
introducción de ProcessDirector™ y una solución de optimización postal integrada en
el Àujo de trabajo de producción, Ricoh pudo uni¿car la gestión de los procesos de
preproducción y posproducción en una única herramienta multifuncional y, con ello,
mejorar la integridad de los procesos, optimizar los Àujos de trabajo y reducir los costes.
Importante reducción de costes
La potente e intuitiva interfaz de ProcessDirector™ permite a los usuarios aplicar
plantillas, fusionar Àujos de datos de diferentes aplicaciones y dividir la producción
para producir los documentos en formato digital o imprimirlos en una o varias
impresoras de producción. El sistema permite pasar fácilmente cualquier trabajo de un
dispositivo o centro de producción a otro, por lo que las necesidades de producción
están siempre cubiertas.
La solución de Ricoh ha mejorado la integridad de las comunicaciones del banco
y, de este modo, ha reforzado la con¿anza y la satisfacción de los clientes. Gracias
a un sistema de bucle cerrado con generación de informes a nivel de página y de
documento, los clientes reciben información precisa, basada única y exclusivamente en
su cuenta. Los informes detallados resultan también útiles para mejorar la e¿ciencia de
la producción.
La gestión de los diferentes centros de producción como un único sistema uni¿cado
ha permitido al banco contar con un centro documental automatizado y mejorar de
esta forma la Àexibilidad y la capacidad. Y gracias a este aumento de la e¿ciencia, ha
podido cerrar un centro de producción, con el ahorro económico que eso representa.
La clasi¿cación previa del correo también ha traído consigo un importante ahorro,
ya que ha abierto la puerta a aprovechar las tarifas postales reducidas.
Mejoras en el servicio
• Solución totalmente integrada
• Control de las fases de
procesamiento previo y posterior
• Interfaz potente e intuitiva
• Desvinculación del canal o
plataforma
• Mejora de la integridad y la
información
Ventajas para la organización
• Procesamiento automatizado de
documentos
• Aumento de la flexibilidad y la
capacidad
• Acceso a distintas impresoras/
centros de producción
• Importante reducción de los
costes
• Mejora de las comunicaciones con
los clientes
Las cifras y hechos presentados en este documento
hacen referencia a casos de empresas concretas. Unas
circunstancias diferentes pueden generar resultados
distintos. Todos los nombres de empresas, marcas,
productos y servicios son propiedad y marca comercial
registrada de sus respectivos dueños.
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