Bases del Reconocimiento

BASES PARA EL “RECONOCIMIENTO
NACIONAL A LA CALIDAD Y MEJORES
PRÁCTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
DE GUATEMALA”
RECONOCIMIENTO NACIONAL A LA CALIDAD Y MEJORES PRÁCTICAS EN LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE GUATEMALA
PRESENTACION
El Gobierno de la República de Guatemala, con el objeto de lograr una gestión pública
efectiva, eficaz, eficiente y transparente, ha decidido implementar un Reconocimiento a
las instituciones del Estado, que apliquen con efectividad los diferentes procesos técnicoadministrativos. Para ello, ha establecido el Reconocimiento Nacional a la Calidad y a las
Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala.
Una de las acciones que propone dicho Reconocimiento, es un autodiagnóstico que
deben realizar las instituciones participantes, d e t e c t a r á n l a s fortalezas
y
oportunidades acordes a la realidad y obtendrán información valiosa para iniciar los
procesos de mejora continua.
Objetivos
1. Fomentar y estimular la mejora continua de los procesos que realizan los
servidores públicos, para satisfacer las necesidades y demandas de la población y
desempeñarse con transparencia, eficacia, efectividad, eficiencia y plena satisfacción
propia.
2. Impulsar la implantación de modelos de gestión de calidad en la Administración
Pública de Guatemala.
3. Promover la autoevaluación de las entidades públicas, con la utilización del
Modelo Marco Común de Evaluación CAF (Common Assesment Framework -en
inglés).
4. Promover un espacio de intercambio de experiencias y aprendizaje
interinstitucional, abordando el tema de calidad y aplicación del modelo de excelencia.
5. Reconocer públicamente los logros obtenidos en la implementación parcial o total de
procesos de calidad en las instituciones públicas.
6. Destacar y compartir las prácticas sobresalientes que han sido desarrolladas en
cualquier ámbito de las entidades del sector público.
Alcance
Podrán participar todas las entidades del Organismo Ejecutivo y otras entidades del
Sector Público que manifiesten su interés en someterse al proceso de evaluación. Para
estos fines, se asumirá como una “entidad” toda unidad que cuente con una Dirección
con capacidad de realizar una gestión de forma separada del órgano del cual depende
jerárquicamente.
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En caso de resultar ganadora una entidad dependiente de un Ministerio u otro organismo,
el galardón lo recibirá la máxima autoridad de la entidad ganadora, la cual será
acompañada por el titular del Ministerio u órgano Superior.
Naturaleza del Reconocimiento
El Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración
Pública, es un proceso mediante el cual serán reconocidas las instituciones que
demuestren que aplican sistemas o métodos de Gestión de Calidad, también incluye las
Mejores Prácticas para destacar en las instituciones: procesos, procedimientos,
productos o servicios que se llevan a cabo en un ámbito o sector determinado y que se
manifiesta en un incremento en la calidad del servicio ofrecido a la población.
El proceso es evaluado, utilizando la herramienta –CAF- que está basado en la premisa
de que los resultados excelentes en el rendimiento de la organización, de los
ciudadanos/clientes, en las personas y en la sociedad, se alcanzan por medio de un
liderazgo que dirija la estrategia y la planificación, las alianzas, los recursos y los
procesos.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN. MODELO DE CALIDAD DE GESTIÓN –CAFPara sustentar el reconocimiento, se ha adoptado el Marco Común de Evaluación
(CAF), que es un modelo utilizado en los países de la Unión Europea, por su
adecuación a las características de las organizaciones del sector público y su
compatibilidad con los principales modelos organizacionales aplicados en otros países del
mundo.
Los criterios, asociados con los valores que se persigue reforzar con el
reconocimiento y desplegados ampliamente en el documento CAF, Marco Común de
Evaluación, son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Liderazgo
Estrategia y planificación
Personas
Alianzas y recursos
Procesos
Resultados orientados a la población/usuarios(clientes)
Resultados en las personas
Resultados en la sociedad
Resultados clave del rendimiento
(Disponible en las páginas
www.minfin.gob.gt;
www.inap.gob.gt; www.onsec.gob.gt;
www.segeplan.gob.gt; www.mineduc.gob.gt).,
Los criterios considerados en esta herramienta, están basados en los mundialmente
aceptados como inspiradores de una gestión de excelencia y han sido validados a nivel
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internacional, como un marco útil y conveniente para encauzar la excelencia en la
gestión de las organizaciones.
Reconocimiento a las Mejores Prácticas
Las mejores prácticas se seleccionarán tomando en cuenta el autodiagnóstico
institucional, los criterios y resultados más altos de la evaluación dentro del Marco
Común de Evaluación –CAF-. La identificación de los resultados con mas alto punteo, la
realizará un equipo de evaluadores externos, que sean designados para participar en el
Reconocimiento y es recomendable que las organizaciones postulantes las destaquen en
la memoria de postulación.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
Comité Organizador
Se constituye un equipo designado por las Autoridades Superiores del Ministerio de
Finanzas Públicas, Ministerio de Educación, Secretaría de Planificación y Programación
de la Presidencia de la República, Instituto Nacional de Administración Pública y la
Oficina Nacional de Servicio Civil, quien tendrá a su cargo la coordinación total y actuará
con funciones de Secretaría durante la ejecución del proceso.
Los delegados nombrados por las instituciones antes mencionadas, deberán ser
profesionales que cuenten con las competencias específicamente en la Gestión de
Procesos de Calidad.
Los integrantes del comité tendrán a su cargo, el desarrollo de todas las actividades
que conlleva el proceso del Reconocimiento y su responsabilidad es la de asegurar
que todo se realice según lo establecido en las bases elaboradas para el efecto, asimismo
debe apoyar al equipo evaluador internos y externo de las instituciones que se postulen.
Equipo Evaluador Interno
Personal designado por la m á x i m a A u t o r i d a d de la entidad q u e d e s e a
p o s t u l a r s e , s e s o l i c i t a q u e s e a c o n f o r m a d o d e 3 a 5 personas, los mismos
deben ser seleccionados de distintas áreas y/o unidades que conforman la entidad, así
como de diferentes niveles jerárquicos, lo cual le otorga mayor objetividad y diversidad al
proceso.
Los integrantes del equipo evaluador Interno, deben ser graduado universitario o
estudiante del quinto semestre en una carrera universitaria; pertenecer a algún de los
diferentes niveles jerárquicos y áreas dentro de la institución; poseer conocimientos en
temas relacionados con la calidad; poseer entrenamiento en la metodología CAF (será
impartido por el Comité del Reconocimiento); Poseer preferentemente como mínimo 1 año
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laborando para la institución.
Asimismo dicho equipo tendrá la responsabilidad de autoevaluarse, elaborar la memoria
de postulación con base a los 9 criterios que describe el Modelo CAF y deberán de
adjuntar las evidencias necesarias del caso.
Equipo Evaluador Externo
Personal que será elegido por el Comité Organizador del evento y será previamente
capacitado en la Metodología CAF y en el proceso general de evaluación que conlleva
todo el proceso, estará constituido por un (1) coordinador/evaluador más dos (2)
evaluadores. El perfil de los integrantes, debe ser profesional, que labore en diversos
sectores y con conocimientos en Gestión de Procesos y Calidad.
El equipo es responsable de realizar el proceso de evaluación en general a las entidades
postulantes, deberán de leer, analizar y verificar el contenido de las memorias de
postulación, asignarle una puntuación individual y en consenso, deberán de realizar una
visita a la institución asignada, con la finalidad de conocer y verificar la aplicación o
innovación en los procesos técnicos de gestión que aplican en las diferentes instituciones,
para luego dar una puntuación final tomando como referencia el Modelo CAF.
No podrán conformar los equipos de evaluadores externos, quienes laboren en la
misma institución postulante; pero podrán evaluar otra dependencia.
Jurado Calificador
Los integrantes del comité organizador del evento, son los encargados de identificar a las
diferentes personas de las instancias de la sociedad guatemalteca, que apliquen
diferentes sistemas o métodos relacionados con la gestión de la calidad.
La función del jurado calificador, es la de realizar una revisión final a los informes
presentados por los equipos evaluadores externos, verificar todo el proceso realizado por
el equipo en mención y seleccionar a los ganadores para el Reconocimiento a la Calidad
y para las Mejores Practicas en la Administración Pública.
No podrán ser parte del jurado calificador, quienes laboren en cualquiera de las
instituciones postulantes, ni de las instituciones responsables del proceso.
FASES DEL PROCESO DEL RECONOCIMIENTO
Comprende cuatro fases fundamentales:
1.
2.
Preparación para la Postulación
Evaluación Externa
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3.
4.
Adjudicación del Reconocimiento y
Evaluación del Proceso.
1. Fase de preparación para la postulación
Esta dirigida a la entidad interesada y comprende los siguientes pasos:
1.1 Autodiagnóstico de la Institución
El equipo evaluador Interno, previamente capacitado para el uso de la herramienta CAF
por el Comité del Reconocimiento; es el responsable de coordinar todo el proceso de
autoevaluación de la institución, se asegurará de completar la Guía de la herramienta
CAF 2013, destacando en el renglón destinado c a da subcriterio, los puntos fuertes y
áreas de mejora de la organización, atendiendo a las consideraciones expresadas
en los ejemplos de la Guía referida. El informe resultante de este proceso, debe ser
conocido y aprobado por la máxima autoridad de la institución.
1.2. Elaboración de la Memoria de Postulación
El equipo evaluador Interno elaborará, además, una memoria de postulación en la que
describirá con mayor amplitud, la información aportada en cada uno de los criterios y
subcriterios del Modelo –CAF-. L a descripción, deberá ser debidamente sustentada,
colocando los respectivos anexos.
Se recomienda destacar aquellas iniciativas (proceso, procedimiento, producto o servicio)
que han tenido lugar en un ámbito o sector determinado de la organización y que pueden
ser calificadas también para el Reconocimiento a Mejores Prácticas.
1.3. Presentación de la Documentación
La entidad que decida participar en el evento, deberá remitir una carta dirigida a la
máxima autoridad de la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC-, en donde
enuncie la participación, a la vez deberá firmar los términos de aceptación de las
Normas del Reconocimiento.
Como requisito de la postulación, la entidad interesada en participar en el
Reconocimiento, deberá presentar en forma impresa y electrónica a la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, la Guía – CAF-, debidamente completa y la
m emoria de p ostulación, junto a los documentos que evidencian los puntos fuertes
señalados en cada uno de los criterios y subcriterios.
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Los funcionarios responsables de la entidad postulante deben asegurar que se hayan
cumplido las siguientes acciones:
 Estudiar y analizar el Modelo CAF 2013 que se encuentra en las páginas WEB:
www.minfin.gob.gt;
www.inap.gob.gt;
www.onsec.gob.gt;
www.segeplan.gob.gt;
www.mineduc.gob.gt de donde se puede descargar.
 Revisar las Bases del Reconocimiento.
 Formar un equipo de evaluadores internos (3 y 5 personas).
 Realizar el Autodiagnóstico.
 Elaborar la memoria de postulación.
 Presentar la documentación requerida en la fecha indicada.
2.
Evaluación Externa
El equipo de evaluadores externos, recibirán la documentación presentada por las
entidades postulantes para su revisión y precalificación, para lo cual seguirán los pasos
siguientes:
1. Análisis de la memoria y guía de la herramienta –CAF-.
2. Evaluación para otorgar punteos en donde corresponde.
3. Visitas a las entidades postulantes para corroborar lo descrito en la memoria
postulación.
4. Elaboración de informe de retorno.
Al término del análisis, el equipo evaluador elaborará un informe de retorno con los
resultados de la evaluación, resaltando elementos fuertes, áreas de mejora y puntuación
obtenida, el cual se entregará a la Oficina Nacional de Servicio Civil, quien posteriormente
la entregará al Jurado Calificador.
Concluido el proceso, cada entidad postulante recibirá una copia del Informe de
retorno, para que desarrollen los planes y estrategias para superar las oportunidades de
mejora encontradas.
ADJUDICACIÓN DEL RECONOCIMIENTO
Corresponde al Jurado Calificador hacer una revisión general de los resultados, y
atendiendo a los mismos y a las calificaciones otorgadas por el equipo evaluador externo,
seleccionar a los ganadores.
Podrán optar por el Reconocimiento Nacional a la Calidad, las entidades que obtengan
más del 60% (601 puntos en adelante) de la puntuación total, que es posible obtener con
base en el cuestionario que propone el método –CAF-. Los galardones serán entregados
por el Presidente de la República, en un evento organizado exclusivamente para ello.
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Las entidades postulantes al Reconocimiento Nacional a la Calidad que no obtengan
más de un 60% de la puntuación total, optarán por una Medalla que le acredite como
entidad p ública Líder en calidad en tres diferentes niveles, según el punteo obtenido
pueden optar a:
- Medalla de Oro a la Calidad de Servicio Público de 501 a 600 puntos
- Medalla de Plata a la Calidad de Servicio Público de 401 a 500 puntos y
- Medalla de Bronce a la Calidad de Servicio Público de 350 a 400 puntos, para las
instituciones que demuestren las Mejores Prácticas en la Administración
Pública
Promoción de Ganadores
Dado que el objetivo fundamental de todo el proceso es estimular la adopción de
prácticas de excelencia en los servicios o productos que generan para el sector público,
es necesario que los ganadores del Reconocimiento se convierten en modelos a
promover e imitar. P or lo tanto, s e h a c e n e c e s a r i o q u e l a s i n s t i t u c i o n e s
g a l a r d o n a d a s estén dispuestas a compartir sus experiencias en diferentes
escenarios, con el fin de que puedan ser adoptadas por otras organizaciones.
El comité organizador del Reconocimiento, coordinarán las actividades que garanticen la
eficaz gestión para la promoción. Las entidades postulantes, asumen al firmar los
“Términos de Aceptación del Proceso”, el compromiso de llevar a cabo las acciones
que se establezcan para cumplir con el propósito.
EVALUACIÓN DEL PROCESO
Al concluir las actividades del Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores
Prácticas en la Administración Pública de Guatemala, se procederá a realizar una fase de
evaluación de todo el proceso, para la cual se requerirá de la participación activa de
todos los involucrados.
La fase constituye la garantía de que el Reconocimiento, será sometido al proceso de
mejora continua, con la finalidad de fortalecer el proceso y promover la mejora en las
funciones que desarrollan las entidades del sector público guatemalteco.
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