Oficina de proyectos Jaume Ribera Continuidad Valencia, Octubre 2008 Prof. Jaume Ribera ¿Qué entendemos por “un proyecto”? proyecto, ta. (Del lat. proiectus). 1. adj. Geom. Representado en perspectiva. 2. m. Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para la ejecución de algo de importancia. 3. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo. 4. m. Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería. 5. m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva. Prof. Jaume Ribera 1 ¿Què entendemos por “un proyecto”? Prof. Jaume Ribera ¿Qué es un proyecto? • Definición – Un proyecto es una secuencia única de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones. Prof. Jaume Ribera 2 Definición de proyecto “Un proyecto es un problema con un plan de solución” "A project is a problem scheduled for solution“ J.M. Juran Prof. Jaume Ribera ¿Estoy en un proyecto? • Una fecha inicial y una final prevista • Objetivos a conseguir • Un conjunto único de actividades – No recurrente, no constituye parte de su trabajo habitual, es adicional • Trasciende límites funcionales o geográficos • Un presupuesto y una disponibilidad de recursos limitada • Un cierto riesgo por su naturaleza innovadora Prof. Jaume Ribera 3 Ciclo de vida de un proyecto Selección Seguimiento y control Organización Informes Planificación Definición Finalización Revisión Ejecución y Seguimiento Aprendizaje Proceso de Gestión (ISO, PMBOK, Oficina de Proyectos, Maturez, Recuperación, …) Prof. Jaume Ribera Proyectos en las instituciones • La operacionalización de la estrategia de la compañía – como ejecutar las decisiones estratégicas • Una forma de realizar operaciones (hacer cosas) – en el día a día, juntamente con la gestión de procesos o la improvisación Prof. Jaume Ribera 4 El ciclo de estrategia Desarrollar la estrategia Controlar Medidas y Objetivos y Aprender Implementar y Monitorizar Prof. Jaume Ribera Operacionalizar la estrategia Adaptado de “The Execution Premium”, Kaplan & Norton, Harvard Business Press, 2008 Desarrollar Desarrollar Desarrollar la la estrategia estrategia la estrategia Controlar y Aprender Medidas y Objetivos •• ¿En ¿En qué qué negocio negocio estamos? estamos? ¿Para ¿Para qué?: qué?: Misión, Misión, Visión, Visión, Valores Valores •• ¿Qué ¿Qué importa importa en en este este negocio?: negocio?: Entender Entender la la industria industria Implementar y Monitorizar Operacionalizar la estrategia Porter Porter 55 fuerzas fuerzas ++ factores: factores: Análisis Análisis PESTEL: PESTEL: político, político, económico, económico, social, social, tecnológico, tecnológico, entorno entorno medioambiental, medioambiental, legal. legal. Formulación Formulación de de estrategia estrategia -¿Cómo ¿Cómo podemos podemos competir? competir? •• Análisis Análisis interno interno –– en en qué qué destacamos, destacamos, que que tenemos tenemos flojo, flojo, … … •• Cadena Cadena de de valor valor de de Porter Porter •• SWOT SWOT –– FADO: FADO: Fortalezas, Fortalezas, Amenazas, Amenazas, Debilidades, Debilidades, Oportunidades Oportunidades •• Disciplinas Disciplinas de de valor valor (excelencia (excelencia operativa, operativa, liderazgo liderazgo producto, producto, intimidad intimidad cliente) cliente) •• Proposiciones Proposiciones de de valor valor •• Océano Océano Azul Azul •• … … Elementos Elementos de de una una estrategia estrategia de de éxito: éxito: •• Identificar Identificar una una necesidad necesidad crítica crítica de de un un grupo grupo de de clientes clientes •• Crear Crear procesos procesos que que proporcionen proporcionen una una solución solución mejor mejor que que la la competencia competencia •• Ejecutar Ejecutar con con margen margen •• Mantener Mantener la la ventaja ventaja competitiva competitiva Prof. Jaume Ribera 5 Desarrollar la estrategia Medidas Medidas yy Objetivos Objetivos Controlar y Aprender Medidas y Objetivos Operacionalizar la estrategia Implementar y Monitorizar Traducir Traducir la la estrategia estrategia en en medidas medidas yy objetivos objetivos consistentes consistentes entre entre sí sí que que puedan puedan transmitirse transmitirse al al personal personal de de las las distintas áreas funcionales y distintas áreas funcionales y departamentos departamentos •• Financiero Financiero •• Operaciones Operaciones •• Marketing Marketing Temas Temas estratégicos estratégicos •• Ventas Ventas •• Recursos Recursos humanos humanos •• Tecnología Tecnología •• Ingeniería Ingeniería •• … … Prof. Jaume Ribera Desarrollar la estrategia Operacionalización Operacionalización Controlar y Aprender Medidas y Objetivos Definir Definir el el plan plan operativo: operativo: •• Recursos Recursos •• Procesos Procesos (actuales (actuales yy nuevos) nuevos) Implementar y Monitorizar Operacionalizar la estrategia •• Capacidades Capacidades de de los los procesos procesos •• Tiempos Tiempos de de flujo flujo •• Calidades Calidades Planes Planes & & presupuestos presupuestos •• Flexibilidades Flexibilidades •…. •…. •• Cartera Cartera de de proyectos proyectos •• Selección Selección •• Definición Definición •• Organización Organización •• Toma Toma de de decisiones decisiones -- priorización priorización Prof. Jaume Ribera 6 Desarrollar la estrategia Implementar Implementar yy monitorizar monitorizar Controlar y Aprender •• Procesos Procesos Medidas y Objetivos •• DMAIC DMAIC •• Benchmarking Benchmarking Implementar y Monitorizar •…. •…. Operacionalizar la estrategia •• Proyectos Proyectos •• Planificación Planificación •• Incertidumbre Incertidumbre yy riesgos riesgos •• Ejecución Ejecución •• Seguimiento Seguimiento progreso progreso •• Seguimiento Seguimiento coste coste •• Gestión Gestión de de “buffers” “buffers” •…. •…. Prof. Jaume Ribera Desarrollar la estrategia Controlar Controlar yy aprender aprender Controlar y Aprender Medidas y Objetivos •• Palancas Palancas de de control control •• Sistemas Sistemas de de control control diagnóstico diagnóstico Monitores Monitores tradicionales tradicionales de de los los resultados, resultados, tales tales como como costes costes oo ingresos. ingresos. Implementar y Monitorizar Operacionalizar la estrategia •• Sistemas Sistemas de de creencias creencias Siguen Siguenlos los valores valores de de la la compañía, compañía, la la misión, misión, yy otras otras reglas reglas filosóficas. filosóficas. •• Sistemas Sistemas de de límites límites de de actuación actuación Indican Indican hasta hasta donde donde se se puede puede llegar. llegar. Al Al fijar fijar los los límites límites se se establecen establecen las las reglas reglas del del juego. juego. •• Sistemas Sistemas interactivos interactivos de de control control Formas Formas de de compartir compartir la la información, información, animar animar aa su su discusión discusión yy aa generar generar respuestas respuestas creativas creativas •• Radar Radar estratégico estratégico •• Estrategias Estrategias emergentes emergentes •• … … Prof. Jaume Ribera 7 Oficina de Proyectos • La OP es una unidad organizativa de carácter temporal o permanente que proporciona una cartera de servicios de apoyo a los equipos de proyectos responsables de su gestión • Nombres que toma – – – – – – – – – – Oficina de Proyectos Oficina de Apoyo a Proyectos Oficina de Programas Oficina de Gestión de Proyectos Oficina de Control de Proyectos Centro de Excelencia en Gestión de Proyectos Grupo de Gestión de Proyectos Oficina de Desarrollo de Proyectos Misión Central ….. Prof. Jaume Ribera La “proyectización” del entorno • Crecimiento del interés por los proyectos. • Para sacar más fruto de la gestión por proyectos, muchas empresas establecen oficinas formales para transformar el comportamiento organizativo frente a los proyectos. • La tarea de una OP (Oficina de Proyectos) no es fácil. Artículos recientes sugieren que hasta un 75% de las que se crean se cierran en unos tres años al no demostrar ningún valor añadido a la organización. • Por otra parte, hay muchas organizaciones que han creado una OP que están satisfechas con los resultados. Prof. Jaume Ribera 8 Factores de éxito de una OP • Cuando se analizan las diferencias entre OP duraderas y las que no, hay algunos factores que parecen ser importantes a la hora de determinar el éxito de una OP: – – – – Misión Gobierno Estructura Cultura organizativa Adaptado de: • F. W. MacFarland et al. The AtekPC Project Management Office, HBS. • John Hupp, Considerations for the establishment of a PMO, Internal document. Prof. Jaume Ribera Misión • Objetivos – Son bastante variados, pero los podríamos resumir como sigue: “El propósito general del una OP es asegurar la consistencia de enfoque entre proyectos. Para apoyar este objetivo, la OP establece métodos y procedimientos, define e implementa estructuras para la gestión de proyectos, crea sistemas formales y lanza programas de educación y formación” – Los objetivos los podemos agrupar en tres grandes líneas: • Reducción de riesgos, • Mejora de productividad • Alineación estratégica. – En una organización compleja, ponerse de acuerdo en los objetivos de la OP no es tarea fácil • Responsabilidades Prof. Jaume Ribera 9 Gente • Entrenador • Formación • Mentor • Educación • Tutor • Base de conocimiento • Librería de referencia • Consultoría Proyecto Enfoque de desarrollo Responsabilidades de la O. P. • Gestión directa de proyectos • Resolución de problemas Proyecto • Fijación de prioridades • Gestión de la cartera • Estándares • Métodos • Prácticas • Herramientas • Archivos Empresa Alcance del foco Prof. Jaume Ribera Gobierno • Alcance – En primer lugar hay que determinar el alcance de su gobierno, es decir, sobre que áreas de la organización ejerce sus responsabilidades. Puede variar entre un único proyecto o la organización completa. – Otra preocupación es sobre qué proyectos va a influir y el nivel de influencia. Algunas características que determinarán si un proyecto cae bajo el alcance de la OP son: tamaño, complejidad, departamentos involucrados, criticidad para la institución, etc. – Sin embargo, el alcance puede evolucionar con el tiempo, de manera que la OP empiece con responsabilidad sobre un área pequeña y se extienda a medida que vaya madurando y establezca su credibilidad frente a otras divisiones organizativas. Prof. Jaume Ribera 10 Gobierno • Responsabilidad (a quien da cuentas) – Otra dimensión importante de gobierno es la necesidad de establecer a quien da cuentas la OP, es decir, quien, dentro de la organización, será responsable de que la OP cumpla sus compromisos y objetivos. • Autoridad – La tercera dimensión al establecer las formas de gobierno es la autoridad de la OP. Hay que definir qué nivel de autoridad (y que tipo de autoridad) tendrá para implementar sus decisiones, estándares, políticas y prácticas. Prof. Jaume Ribera Autoridad “Sin duda, lo que ha dicho el presidente es correcto. Sea lo que sea lo que haya dicho” D. Rumsfeld, 28/2/03 Prof. Jaume Ribera 11 Estructura • La determinación de la estructura organizativa de la OP es otra consideración a tener en cuenta en su implementación. Teniendo muy presentes la misión y el modelo de gobierno, habrá que tomar decisiones sobre: – – – – Competencias Centralización vs. Descentralización Pesada vs Ligera Número de personas – para cubrir sus responsabilidades • Ratio Staff/Scope (Personal/Alcance) – Nivel de control sobre los proyectos individuales Prof. Jaume Ribera Estructura: reorganización Prof. Jaume Ribera 12 Cultura organizativa • De cambio lento • Para tener éxito, la gestión de proyectos debe formar parte de la cultura de la compañía, como una de las formas de organización eficiente del trabajo. • Una cultura de OP es una en la que la gestión por proyectos es aceptado como una forma efectiva y eficiente de conseguir hacer cosas (similar a los procesos). En esta cultura se aprecian los métodos, prácticas, y herramientas, y se usan habitualmente, Se busca la consistencia, la eliminación de problemas en vez de valorar su resolución heroica. Prof. Jaume Ribera Cultura organizativa Prof. Jaume Ribera 13 Ratio alto Ratio bajo Tamaño relativo OP – Staff/Scope ratio OP Robusta OP Pesada OP Ligera OP Complicada Sin gestión directa Todos los proyectos Nivel de gestión directa sobre proyectos Fuerte cultura de proyectos Sin cultura de proyectos Nivel cultural sobre gestión de proyectos Prof. Jaume Ribera • Métodos tradicionales de GP • Nivel bajo de barreras • Pocas dificultades • Nuevos métodos de GP • Nivel moderado de barreras • Dificultades medias • Métodos tradicionales de GP • Nivel alto de barreras • Dificultades medias • Nuevos métodos de GP • Nivel muy alto de barreras • Dificultades altas Organ. Estable Organ. Emergente Nivel de cambio organizativo Prof. Jaume Ribera 14 “Si supieramos donde estamos y hacia donde nos dirigimos, sabríamos mejor qué hacer y como llegar allí” Abraham Lincoln Prof. Jaume Ribera Niveles de conocimiento de un proceso Optimizado Mejorado Gestionado Analizado Medido Descrito Estabilizado Observable Ignorancia absoluta Prof. Jaume Ribera 15 Estados de Madurez (Calidad) FASE RESUMEN Prevención “Sabemos porque nuestros clientes estan satisfechos.” Saludable COQ BA DCF SEI 5% 800 20% 5 “La planificación, control y mejora de calidad son rutinarias.” 10% 700 40% 4 Proceso terapéutico “Hay un compromiso de la Dirección para mejora continua y la resolución de problemas de calidad.” 18% 600 60% 3 Cuidados intensivos “No sabemos la causa de los problemas de calidad, pero duelen.” 25% 400 80% 2 En coma “¿Qué problemas tenemos?” 33% 200 100% 1 • Acronyms are (COQ=Cost of Quality; BA=Baldrige Award; DCF=Dilbert Correlation Factor; SEI=SEI CMMI/CMM) • Based on “The Eternally Successful Organization”, by Crosby, the SEI, the Baldrige Award, & Dilbert Comics Prof. Jaume Ribera Síntomas que indican la necesidad de una OAP • Tasas muy elevadas de fallos en proyectos • La formación en proyectos no parece que produzca resultados • La planificación para proyectos de la oficina de RRHH no es efectiva • No se transmiten las mejores prácticas (o se reproducen los mismos errores) • Nadie parece tener control sobre la cartera de proyectos • Los informes de distintos proyectos no son consistentes • Demasiados conflictos en la planificación de recursos entre proyectos • Separación entre teoría y práctica Prof. Jaume Ribera 16 Niveles de madurez en la OAP Nivel 5 Nivel 4 Nivel 3 Nivel 2 Nivel 1 Apoyo ad-hoc pero sin proporcionar formación Define los procesos de gestión y da apoyo reactivo. Inicia actividades de formación Uso integrado de los procesos de gestión de proyectos con supervisión de la OAP. Apoyo proactivo y formación sistemática La OAP gestiona la cartera de proyectos como parte integral de los procesos de negocio. Formación extensiva. Mejora continua de los procesos y servicios de la OAP. Prof. Jaume Ribera Funciones de la Oficina de Proyectos Enfocadas al proyecto – Complementador – de los huecos en los recursos del equipo – Tutor – trabajar al lado de los juniors – Consultor – Validación y asistencia ocasional Enfocadas a la empresa – Promotor – de la cultura de gestión por proyectos – Archivo – de información sobre ejecución de proyectos – Diseminador – buenas prácticas, procedimientos y guías – Formador – en todas las facetas de gestión de proyectos Prof. Jaume Ribera 17 Tareas enfocadas al proyecto • Establecimiento de estándares de gestión • Estandarización de informes • Selección, operación y soporte en software de gestión de proyectos • Definir el implementar metodología • Crear borradores de propuestas • Asistencia en la preparación del proyecto • Preparar documentos de definición del proyecto • Facilitar la reunión de lanzamiento • Realizar evaluaciones de riesgos • Mantener la oficina de visibilidad del proyecto • Registrar y mantener información de cambios • Mantener documentación (biblioteca o archivo) • Mejorar la fiabilidad y precisión de las hojas de justificación de horas dedicadas • Asistencia administrativa • Estandarizar revisión de proyectos • Promover resolución de asuntos pendientes • Ayudar en el cierre del proyecto Prof. Jaume Ribera Tareas enfocadas a la empresa • Realización de estimaciones • Asegurar consistencia en el proceso de selección • Integración de datos • Reconocimiento y recompensa • Auditorias de proyectos • Facilitar comunicación • Medir satisfacción de clientes • Medir satisfacción del personal • Realizar evaluaciones internas Prof. Jaume Ribera 18 Tácticas de Oficina de Proyectos • Preparación de un “acuerdo de gobierno” – Define los papeles que tienen que jugar los actores y la cooperación necesaria entre ellos. • Asignación del personal del proyecto a la Oficina mientras dure el proyecto • Compromiso real del sponsor • Preparación de plantillas, estándares, y guías de mejores prácticas • La Oficina de proyectos descarga otros directivos: – Los directores funcionales se pueden concentrar en la gestión operativa de su departamento, el día a día y en la visión a largo plazo – Los sponsors pueden dedicarse a asegurar la financiación, garantizar la autoridad de la Oficina de Proyectos, y actuar de puente con la comunidad de usuarios Prof. Jaume Ribera Establecimiento de una OAP ¿Dónde estamos? Definir el proyecto de creación de la OAP Evaluar la opinión de la dirección sobre el papel de la OAP Evaluar la relación cliente / director en los proyectos Evaluar el nivel de madurez de gestión de proyectos Evaluar el nivel de utilización de los métodos existentes ¿Dónde queremos ir? ¿Cómo lo hacemos? Definir la misión, función y organización de la OAP Planificar y desplegar la OAP Finalización del proyecto tiempo Wysocki, 2003 Prof. Jaume Ribera 19 Definición del proyecto OAP Prof. Jaume Ribera Proceso de cambio (creación de la OP) 1. 2. 3. Crear las condiciones para el cambio Hacer los cambios Conseguir que los cambios perduren Establecer sentido de urgencia Benchmarking Visión organizativa Proposición de valor Desarrollar acuerdos políticos Análisis de stakeholders Crear una coalición dirigente Consejo de PM con representación amplia Sponsor ejecutivo con poder Desarrollar una visión y estrategia Visión de OP, qué hará Estrategia, empezar pequeño, crecer con éxito Comunicar el cambio de visión Conocer el personal Generar entusiasmo Prof. Jaume Ribera 20 Proceso de cambio (creación de la OP) 1. 2. 3. Crear las condiciones para el cambio Hacer los cambios Conseguir que los cambios perduren Generar éxitos a corto plazo Desarrollar acciones amplias Consolidar avances y generar más cambios Aplicar procesos estandar a algunos problemas inmediatos Desarrollar al personal a través de formación, mentorías, consultoría y carrera profesional Reorganización para establecer la OP Cambio en el sistema de incentivos Desarrollar la gestión de cartera de proyecto Prof. Jaume Ribera Proceso de cambio (creación de la OP) 1. 2. 3. Crear las condiciones para el cambio Hacer los cambios Conseguir que los cambios perduren Hacer de la gestión de proyectos sistemática la norma Cambiar la cultura organizativa con liderazgo, formación, recursos y motivación. Prof. Jaume Ribera 21 Enfermera, vaya a internet, entre en www.cirugia.com, baje al final de la página, y pulse el botón “¿Está completamente perdido? Soporte web de la oficina de proyectos Prof. Jaume Ribera Gestión de Proyectos: una olimpiada continua [email protected] Prof. Jaume Ribera 22