Manual de migración correo ETSI - Escuela Técnica Superior de

Sistema de
Mensajería ETSI
Exportación de las
cuentas de correo y
migración al correo @US
Escuela Técnica Superior de Ingeniería
Universidad de Sevilla
SISTEMA DE MENSAJERÍA ETSI
Índice
1- INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................3
2- OBJETIVO Y ALCANCE...............................................................................................................3
3- EXPORTAR LA TOTALIDAD DE UNA CUENTA.......................................................................3
4- EXPORTAR E IMPORTAR MENSAJES DE CORREO................................................................4
4.1- IMPORTAR MENSAJES EN @US.ES...................................................................................5
4.2- IMPORTAR MENSAJES EN CLIENTES DE CORREO.......................................................7
5- EXPORTAR E IMPORTAR CONTACTOS....................................................................................8
5.1- IMPORTAR CONTACTOS EN LA LIBRETA DE @US.ES..................................................8
5.2- IMPORTAR CONTACTOS EN GESTORES DE CONTACTOS.........................................10
5.2.1- Mozilla Thunderbird.......................................................................................................10
5.2.2- Microsoft Outlook..........................................................................................................13
5.2.3- Contactos (MAC)............................................................................................................16
6- REALIZAR COPIA DE SEGURIDAD DE LA AGENDA Y TAREAS.......................................18
6.1- IMPORTAR AGENDA EN AGENDA VIRTUAL DE LA US..............................................18
6.2- IMPORTAR AGENDA Y TAREAS EN GESTORES DE CORREO....................................19
6.2.1- Mozilla Thunderbird.......................................................................................................19
6.2.2- Microsoft Outlook..........................................................................................................21
6.2.3- Calendario (MAC)..........................................................................................................22
7- EXPORTAR DATOS DEL “MALETÍN”......................................................................................23
Fecha: febrero 2016
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1 - INTRODUCCIÓN
El servicio de correo electrónico ofrecido en la ETSI, correspondiente a los dominios
@etsi.us.es y @esi.us.es, se comporta como una estafeta secundaria respecto a la
primaria de la Universidad de Sevilla (US), mail.us.es. Todo el correo que gestiona esta
estafeta secundaria ha de pasar necesariamente por la primaria.
Se ha planificado el cese del servicio de correo electrónico desde el Centro de
Cálculo de la ETSI, realizando un cambio en las estafetas primarias de la US, de tal manera
que los dominios de correo @etsi.us.es y @esi.us.es sean dominios virtuales gestionados
desde el Servicio de Informática y Comunicaciones (SIC) de la US.
2 - OBJETIVO Y ALCANCE
El presente documento está dirigido a los usuarios del servicio de correo ETSI. El
objetivo es proporcionarles la información necesaria para que puedan salvaguardar y
exportar los datos almacenados en sus cuentas de correo ETSI, ya sean mensajes de
correo, ficheros almacenados en maletín, contactos, entradas en la agenda, etc.. Asimismo,
se plantea la posibilidad de importar estos datos en el servicio de correo de la US o en los
gestores de correo más habituales (Outlook, Thunderbird, Mail, …)
3 - EXPORTAR LA TOTALIDAD DE UNA CUENTA
La forma más rápida para exportar todos los datos (mensajes, contactos, agenda,
etc...) de una cuenta ETSI y descargar una copia en nuestro ordenador es acceder al
siguiente enlace, donde debemos sustituir UVUS por el nombre de nuestro usuario:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/?fmt=zip
Este enlace descarga un archivo comprimido en formato .ZIP con el contenido
completo de nuestra cuenta. Comentar que para poder acceder a este fichero debemos
habernos autenticado previamente en https://mbxetsi.us.es. Si no ha sido así, se requerirá el
nombre de usuario y la contraseña en el momento de la descarga.
Si descomprimimos y examinamos el contenido del archivo descargado podemos
obsevar que los datos están almacenados en distintas carpetas. Entre ellas:
•
Briefcase: contiene una copia de todos los ficheros almacenados en el maletín.
•
Contacts: los contactos que se hayan creado en la agenda, en formato Vcard.
•
Emailed contacts: los contactos recopilados automáticamente por el sistema debido
al intercambio de correos, en formato Vcard.
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•
Inbox: correos electrónicos almacenados en la carpeta “Bandeja de entrada”.
•
Sent: correos electrónicos almacenados en la carpeta “Enviados”.
•
Drafts: correos electrónicos almacenados en la carpeta “Borradores”.
•
Task: tareas programadas.
Aparte, el fichero comprimido contendrá también las carpetas personalizadas que
cada usuario haya creado para organizar sus correos.
4 - EXPORTAR E IMPORTAR MENSAJES DE CORREO
En este apartado se describen los pasos para migrar los mensajes de correo
almacenados en la cuenta @ETSI a la cuenta @US.ES o a alguno de los gestores de correo
más habituales (Outlook, Thunderbird, Mail).
La mejor forma de obtener los mensajes de correo es a través de la exportación de
todo el contenido de la cuenta, como se ha visto anteriormente, en el enlace:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/?fmt=zip
Al descomprimir este archivo .ZIP encontraremos un directorio por cada carpeta que
tengamos en el servidor, es decir, al menos Inbox, Sent, Drafts... y en cada una de ellas
encontraremos un archivo .eml por cada correo electrónico que contenga.
También podría interesarnos exportar únicamente los mensajes de una determinada
carpeta. Para ello, la sintaxis del enlace de descarga sería tal que así:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/nombre_carpeta?fmt=zip
Por ejemplo, si quisiéramos obtener únicamente los mensajes de la “Bandeja de
entrada” podríamos descargarlos con el siguiente enlace:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/inbox?fmt=zip
En posible que una carpeta que tuviera un número elevado de mensajes pueda
generar varias subcarpetas numeradas (Ej: Inbox, Inbox!1, Inbox!2, etc... ) repartiéndose los
mensajes en cada una de ellas y ordenados de más antiguos a más nuevos.
Una vez que tenemos descargados todos los correos de nuestra cuenta en formato
.eml y clasificados por carpetas, procedemos a importarlos en la cuenta @US.ES.
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4.1 - IMPORTAR MENSAJES EN @US.ES
Para importar los mensajes en la cuenta @US accedemos a:
https://buzonweb.us.es/correoweb/
Tras autenticarnos hacemos click en el icono tuerca de la esquina inferior izquierda y
seleccionamos “Administrar carpetas”:
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Proponemos crear una estructura de carpetas similar a la que tuviéramos en @ETSI,
independientes de las carpetas de Entrada, Borradores y Enviados con el objetivo de no
mezclar los mensajes de @ETSI y @US.ES, a no ser que así nos interesara. Una estructura
de carpetas podría ser por ejemplo:
A continuación importamos los mensajes en cada una de estas nuevas carpetas.
Para ello, volvemos a la pestaña de “Correo”, seleccionamos una de las nuevas carpetas y
en el menú desplegable del icono tuerca de la esquina inferior izquierda seleccionamos
“Importar mensajes”:
Seleccionamos los mensajes almacenados en nuestro ordenador en local y pulsamos
“Cargar”.
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@US:
A partir de este momento tendremos los mensajes disponibles en el sistema de correo
Repetiríamos este proceso para cada una de las carpetas que tuviéramos. Comentar,
sin embargo, que la carga de correos tiene una limitación máxima de 17Mb, por lo cual, es
posible que no podamos importar todos los mensajes de correo de una carpeta en una sola
vez. En ese caso, tendremos que repetir el proceso tantas veces como sea necesario para
cargar la totalidad de los mensajes.
4.2 - IMPORTAR MENSAJES EN CLIENTES DE CORREO
Sería posible también importar los mensajes descargados, mediante el proceso de
exportación que ya hemos visto, en el cliente de correo que utilicemos (Thunderbird,
Outlook, Mail). Sin embargo, si estamos utilizando una de estas herramientas lo más
probable es que ésta ya esté configurada y la hayamos estado utilizando para recibir el
correo @ETSI. En este caso, tanto si la conexión se efectúa mediante el protocolo IMAP o
mediante el protocolo POP3, ya disponemos de una copia de los mensajes almacenados en
nuestro ordenador local.
Si no es así, lo más sencillo es configurar el cliente para descargar los mensajes
mediante IMAP o POP3. En el “Manual de Usuario del Sistema de Mensajería Electrónica
del Centro de Cálculo” se proporcionan las instrucciones necesarias para configurar los
clientes Microsoft Outlook 2010, Mozilla Thunderbird y Mail. Este manual está disponible en
la siguiente dirección:
http://www.etsi.us.es/archivos/servicios/cdc/documentos/manual_sme.pdf
Configurando la cuenta mediante IMAP los mensajes parmanecen en el servidor. Sin
embargo, POP3 descarga los mensajes eliminándolos del servidor.
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5 - EXPORTAR E IMPORTAR CONTACTOS
En este apartado se proporcionan las pautas para migrar la lista de contactos de la
cuenta @ETSI a la libreta de direcciones de la cuenta @US.ES o a Outlook, Thunderbird o
Mail.
5.1 - IMPORTAR CONTACTOS EN LA LIBRETA DE @US.ES
Según la documentación de la libreta de direcciones unificada de la US, accesible en
http://sic.us.es/servicios/herramientas-colaborativas/libreta-de-direcciones-unificada-ldu/libr
eta-direcciones, el formato adecuado para importar los contactos es “Vcard”.
El correo @ETSI permite exportar su libreta de direcciones en este formato (ficheros
con extensión .vcf). Podemos descargarnos todos los contactos que tengamos creados en
nuestra cuenta de correo simplemente accediendo al siguiente enlace, sustituyendo UVUS
por el nombre de nuestra cuenta:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/contacts?fmt=zip
Si examinamos el archivo comprimido .ZIP descargado con cualquier descompresor o
gestor de archivadores podemos observar que éste contiene una carpeta contacts y un
archivo en formato .vcf por cada entrada de nuestra libreta de direcciones.
Descomprimiremos este archivo en nuestro ordenador y procederemos a importar los
contactos en la cuenta @US. Para ello accedemos a:
https://buzonweb.us.es/correoweb/
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Tras autenticarnos hacemos click en la pestaña de contactos:
Y pulsamos sobre la opción de importar:
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A continuación seleccionamos los ficheros .vcf descargados en nuestro ordenador. Es
posible seleccionar múltiples ficheros .vcf de forma simultánea.
Y ya tendremos los contactos disponibles:
5.2 - IMPORTAR CONTACTOS EN GESTORES DE CONTACTOS
5.2.1 - Mozilla Thunderbird
La mejor forma para importar la libreta de contactos en el gestor de correo Mozilla
Thunderbird es utilizando el formato .CSV. Para exportar nuestros contactos del correo ETSI
en este formato podemos hacer uso del siguiente el enlace, sustituyendo UVUS por el
nombre de nuestra cuenta:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/contacts?csvfmt=thunderbird-csv
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A continuación importamos el archivo CSV descargado en Thunderbird. Para ello
accedemos a la libreta de direcciones:
Y seleccionamos “Herramientas” e “Importar...”:
Como tipo de datos a importar, selecionamos “Libreta de direcciones” y pulsamos
en “Siguiente”:
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Como tipo de archivo “Fichero de texto ( … ,CSV, ….)”:
Y seleccionamos el fichero .csv descargado. Para poder visualizarlo en la ventana de
selección conviene filtrar los ficheros por “separado por comas”:
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Por último, pulsamos en aceptar para comenzar la importación:
Finalmente, vemos que se han importado satisfactoriamente nuestros contactos en
una nueva libreta de direcciones llamada “contacts”:
5.2.2 - Microsoft Outlook
A diferencia de Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook no trabaja bien con los
ficheros .CSV exportados desde el correo ETSI. Por ello, la forma más simple es importar los
contactos es en formato “Vcard”. El problema de este método es que tendremos que
importar los contactos uno a uno, por tanto, si tenemos un volumen elevado de contactos la
tarea puede resultar tediosa.
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Como ya vimos, para descargar todos los contactos que tengamos creados en
nuestra cuenta ETSI en el formato vcard (ficheros con extensión .vcf) accedemos al
siguiente enlace, sustituyendo UVUS por el nombre de nuestra cuenta:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/contacts?fmt=zip
Si examinamos el archivo comprimido .ZIP descargado con cualquier descompresor o
gestor de archivadores podemos observar que éste contiene una carpeta contacts y un
archivo en formato .vcf por cada entrada de nuestra libreta de direcciones.
Descomprimiremos este archivo en nuestro ordenador, y procederemos a importar los
contactos en Outlook. Para ello, desde el menú “Archivo” seleccionamos la opción de
“Importar y exportar...”:
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En el asistente seleccionamos “Importar un archivo vCard (.vcf)”:
A continuación seleccionamos un contacto:
Y ya aparece correctamente importado en nuestra libreta de direcciones. Tendremos
que repetir el procedimiento con el resto de contactos.
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5.2.3 - Contactos (MAC)
Las distintas versiones de MAC OS X cuentan con una aplicación para la gestión de
contactos, que es a la que nos vamos a referir. La aplicación Contactos de MAC OS X
puede importar ficheros CSV encabezados de una manera francamente fácil.
Lo primero que haremos será obtener un fichero CSV con todos nuestros contactos
del correo de ETSI para ello haremos uso del siguiente enlace, sustituyendo UVUS por el
nombre de nuestra cuenta:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/contacts?csvfmt=thunderbird-csv
Una vez obtenido el fichero CSV,
procederemos a su importación. Para ello
arrancamos nuestra aplicación Contactos, desde
una ventana de Finder. El programa lo
encontraremos en el directorio de aplicaciones.
También se puede lanzar el programa desde el
Launchpad localizado generalmente en el Dock.
Iniciada la aplicación procederemos
a la importación del fichero CSV, tal como
se indica en la imagen:
Menu > Archivo > Importar
O bien utilizando el atajo de teclado ⌘O
A continuación nos aparecerá una ventana de manejo de ficheros (finder) para
indicar el fichero que se desea importar. Si la descarga se ha realizado normalmente, el
fichero CSV lo encontraremos en el directorio de Descargas, con el nombre Contacts.csv.
A continuación aparece una ventana de previsualización de los datos y los campos
que se pueden importar tal como se observa en la última imagen.
Por cada uno de los campos de información detectados, ofrece un selector que si se
despliega nos ofrece varias posibilidades, entre otras:
•
Descartar la importación
•
Modificar el nombre del campo
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Con el control
podemos desplazarnos por todos los registros que se van importar.
Finalmente aceptar para finalizar la importación.
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6 - REALIZAR COPIA DE SEGURIDAD DE LA AGENDA Y TAREAS
La forma más rápida para exportar nuestra agenda es acceder al siguiente enlace:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/calendar?fmt=ics
Comentar que también es posible exportar en otros formatos como xml o html,
simplemente sustituyendo “ics” en la url anterior por xml o html.
De igual manera, para exportar el listado de tareas podemos acceder al siguiente
enlace:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/tasks?fmt=ics
6.1 - IMPORTAR AGENDA EN AGENDA VIRTUAL DE LA US
Desgraciadamente el interfaz web de la Agenda Virtual de la Universidad de Sevilla
no dispone de una opción directa para importar calendarios de otros sistemas.
Sin embargo, se plantea la posibilidad de sincronizar el calendario utilizando Mozilla
Thunderbird y el plugin Lightning. Para ello se puede consultar el siguiente manual donde se
explica la configuración de Lightning para la gestión del calendario electrónico de la
Universidad de Sevilla:
https://sic.us.es/sites/default/files/servicios/correo/Calendario/lightning-caldav.pdf
Una vez configurado el calendario de la US en Thunderbird, debemos importar sobre
él el fichero .ics exportado del correo @ETSI. El procedimiento para importar un calendario
en Thunderbird se puede consultar en el siguiente apartado. Una vez lo tengamos
importado, al sincronizar el calendario de la US se sincronizarán también los eventos que
hemos importados del calendario @ETSI.
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6.2 - IMPORTAR AGENDA Y TAREAS EN GESTORES DE CORREO
6.2.1 - Mozilla Thunderbird
En primer lugar, en caso de que nos interese independizar los datos que vamos a
importar de los que ya tuviéramos, deberíamos crear un calendario nuevo:
Lo guardamos “En mi ordenador” y le asignaremos un nombre. A continuación desde
el menú de “Eventos y tareas” seleccionaremos “Importar...”
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Elegimos el fichero .ics que hemos exportado tal como se ha indicado anteriormente:
Y seleccionamos “Calendario ETSI” como calendario donde importar:
Y ya tendremos nuestra agenda correctamente importada en Thunderbird. El
procedimiento para importar el listado de tareas es el mismo.
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6.2.2 - Microsoft Outlook
Para importar la agenda en el calendario de Outlook seleccionaremos en el menú
“Archivo” la opción de “Importar y exportar...”:
Y en el asistente seleccionamos “Importar un archivo iCalendar (.ics) ...”
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Y seleccionamos el fichero .ics descargado:
Por último, el asistente preguntará si deseamos importar los elementos en el mismo
calendario que ya tengamos o bien preferimos crear un calendario nuevo con los elementos
importados.
Elegimos lo que más nos interese y desde este momento tendremos la agenda
disponible en nuestro Outlook.
Desafortunadamente las pruebas realizadas para importar tareas en Outlook no han
funcionado correctamente.
6.2.3 - Calendario (MAC)
La aplicación calendario.app de MAC OS X incorpora con gran facilidad los ficheros
ics. Para ello sólo tendremos que buscar con el finder el fichero ics que nos hemos
descargado y hacer sobre él doble click.
Automáticamente se arranca la
aplicación calendario.app y se muestra una
ventana de dialogo, con un desplegable
conteniendo todos los calendarios del
sistema. Elegiremos del menú desplegable
el calendario en el que queremos incluir los
eventos importados y pulsaremos aceptar.
De esta forma quedarán todos los eventos
incluidos en el calendario elegido.
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7 - EXPORTAR DATOS DEL “MALETÍN”
Para descargar una copia de los datos almacenados en el maletín de una cuenta de
correo de la ETSI podemos hacerlo accediendo al siguiente enlace, donde debemos sustituir
UVUS por el nombre de nuestra cuenta:
https://mbxetsi.us.es/zimbra/home/UVUS/Briefcase/?fmt=zip
Este enlace descarga un archivo comprimido en formato .ZIP con todo nuestro
Maletín de forma completa, incluyendo toda la estructura de carpetas y subcarpetas.
Comentar que para poder acceder a este enlace debemos habernos autenticado
previamente. Si no ha sido así , nos pedirá nuestro nombre de cuenta y contraseña en el
momento de la descarga.
Al abrir el archivo .ZIP con cualquier programa descompresor, gestor de archivadores
o similar, observamos que están todos nuestros documentos bajo una carpeta global de
nombre “Briefcase”.
Si nos interesa exportar una carpeta determinada, o unos archivos concretos,
podemos realizarlo de forma visual desde el interfaz web del correo electrónico. Para ello,
utilizando el navegador habitual, acceder al interfaz web del correo en el siguiente enlace:
https://mbxetsi.us.es
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Tras autenticarnos en nuestra cuenta accedemos a la pestaña “Maletín”:
A continuación, seleccionamos todos los documentos o los que nos interese y
pulsamos en la opción “Descargar”:
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Lo cual genera un único fichero comprimido en formato .ZIP conteniendo todos los
archivos seleccionados, que podemos almacenar en nuestro ordenador, teniendo desde
este momento una copia del Maletín en nuestro ordenador en local.
No obstante, el fichero que se descarga no incluye los archivos que residan en
subcarpetas o carpetas compartidas. En ese caso deberíamos ir entrando en cada carpeta
repitiendo el mismo procedimiento con los archivos contenidos en cada una de ellas, o bien
descargar por completo el maletín según el primer método anteriormente explicado.
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