Procedimiento de altas bajas y modificación de usuarios
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PROCEDIMIENTO DE ALTAS, MODIFICACIONDEUSUARIOS ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: BAJAS Y PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Fecha Edición Revisión Cambios Realizados 20-01-2014 1 1 Versión inicial en formato normalizado 19-10-2015 2 1 Repasado por Josema Gil © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO Página 2 de 13 PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 3 de 13 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. Objeto..................................................................................................................................... 4 2. Ámbito de aplicación .............................................................................................................. 4 3. Actualización del documento ................................................................................................. 4 4. Referencias ............................................................................................................................ 5 5. Roles y Responsabilidades.................................................................................................... 5 6. Contenido ............................................................................................................................... 5 Altas ............................................................................................................................................................................... 5 Solicitud de nuevo puesto de trabajo......................................................................................................................... 5 Altas de Usuarios – Cuentas de correo ..................................................................................................................... 5 Bajas .............................................................................................................................................................................. 6 Modificaciones ............................................................................................................................................................... 6 Trazado de los Procedimientos ..................................................................................................................................... 6 Inicio ........................................................................................................................................................................... 6 Gestión ....................................................................................................................................................................... 7 Finalización ................................................................................................................................................................ 8 Procedimiento de baja ................................................................................................................................................... 8 Inicio ........................................................................................................................................................................... 8 Gestión ....................................................................................................................................................................... 8 Finalización ................................................................................................................................................................ 8 Registros habilitados ..................................................................................................................... 9 Anexo 1- Nuevo puesto de trabajo .............................................................................................................................. 10 Anexo 2- Nueva cuenta de correo ............................................................................................................................... 11 Anexo 3- Baja puesto de trabajo ................................................................................................................................. 12 Anexo 4- Cambio de Puesto de trabajo para Sistema informático ............................................................................. 13 © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 4 de 13 1. Objeto El presente documento tiene como objeto definir el procedimiento para el alta, baja, y modificaciones de usuarios, máquinas y ubicaciones en el dominio perteneciente al Ayuntamiento de Bétera y su habilitación en el Directorio Activo, Servidor de correo electrónico e inventarios. Este procedimiento deberá utilizarse siempre que se vaya a producir un alta, una baja o un cambio en la situación de algún usuario o equipo del sistema informático y de comunicaciones, dado que cualquier cambio no informado en alguno de estos elementos producirá un desajuste perjudicial para dichos sistemas. En este sentido, el responsable de informar de los movimientos del personal y equipamiento que se produzcan en un Área será el propio Jefe del Área en cuestión. Se ha implantado el presente Procedimiento atendiendo al nivel de seguridad de la información y los servicios prestados, y la categoría de los sistemas del Ayuntamiento de Bétera, que resulten de la aplicación de las previsiones contempladas en los Anexos I y II del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la administración electrónica (ENS). 2. Ámbito de aplicación Este Procedimiento está destinado a los usuarios de los sistemas informáticos y de comunicaciones del Ayuntamiento de Bétera, tanto para trabajar dentro de las redes de datos del Ayuntamiento de Bétera, como para hacerlo con los elementos de hardware que se ponen a su disposición. De manera especial los Jefes de Área, que serán los responsables últimos de solicitar los distintos movimientos, y a los Técnicos Informáticos adscritos al Departamento de Sistemas que los realizarán. Este procedimiento permite: • Conocer qué datos son necesarios para realizar una solicitud de Alta, Baja o Modificación de datos o elementos pertenecientes al sistema informático del Ayuntamiento de Bétera. • Conocer qué formularios utilizar y cómo completarlos. • Conocer dónde encontrar y cómo hacer llegar estos formularios. • Conocer quién ha de intervenir en los procedimientos. • Conocer los sectores encargados de recibir los formularios y hacerlos efectivos. • Conocer el trazado y el archivo de dichos formularios una vez terminada su gestión. 3. Actualización del documento Cuando se produzca un cambio significativo en la estructura o en la operativa del Ayuntamiento de Bétera que afecte a este procedimiento, deberá producirse una modificación y actualización del mismo. Se levantará acta de los cambios y modificaciones identificados, y éstos serán incluidos en una nueva versión del documento así como en el apartado de control de cambios, como evidencia del proceso de actualización realizado y para mantener la trazabilidad entre distintas versiones. © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 5 de 13 Será el Responsable de Seguridad la persona encargada de la custodia y divulgación de la versión aprobada de este documento. 4. Referencias Las referencias tenidas en cuenta para la redacción de este Procedimiento han sido: • Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la administración electrónica. • Ley 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). • Real Decreto 1720/2007, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD. • Documentos y Guías CCN-STIC. 5. Roles y Responsabilidades - Los Jefes de Área serán los responsables de informar de los movimientos del personal y equipamiento que se produzcan en sus respectivas áreas. - Los Técnicos Informáticos serán aquellos que harán efectivas las solicitudes recibidas por parte de los Jefes de Área. 6. Contenido Altas SOLICITUD DE NUEVO PUESTO DE TRABAJO Para solicitar el Alta de un trabajador en el sistema informático y de comunicaciones del Ayuntamiento, el Jefe del Área a la que pertenezca dicho trabajador deberá crear una incidencia vía correo electrónico, adjuntando el formulario “Nuevo puesto de trabajo” cumplimentado con los datos requeridos y dirigido al departamento de Sistemas: [email protected] Anexo 1- Nuevo puesto de trabajo ALTAS DE USUARIOS – CUENTAS DE CORREO Para solicitar el Alta de un usuario, una cuenta de correo electrónico o una línea telefónica de un trabajador en el sistema informático y de comunicaciones del Ayuntamiento, el Jefe del Área a la que pertenezca dicho trabajador © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 6 de 13 deberá crear una incidencia vía correo electrónico, adjuntando el formulario “Nueva cuenta de correo” cumplimentado con los datos requeridos y dirigido al departamento de Sistemas: [email protected] Anexo 2- Nueva cuenta de correo Bajas Para solicitar la Baja de un trabajador en el sistema informático y de comunicaciones del Ayuntamiento, el Jefe del Área a la que pertenezca dicho trabajador deberá crear una incidencia vía correo electrónico, adjuntando el formulario “Baja puesto de trabajo” cumplimentado con los datos requeridos y dirigido al departamento de Sistemas: [email protected] Anexo 3- Baja puesto de trabajo Modificaciones Para solicitar la Modificación en los datos de un usuario en el sistema informático y de comunicaciones del Ayuntamiento, por un traslado de sección, un cambio de puesto o ubicación, etc., el Jefe del Área a la que pertenezca dicho trabajador deberá crear una incidencia vía correo electrónico, adjuntando el formulario “Cambio de Puesto de trabajo para Sistema informático” cumplimentado con los datos requeridos y dirigido al departamento de Sistemas: [email protected] Anexo 4- Cambio de Puesto de trabajo para Sistema informático Trazado de los Procedimientos INICIO Como ya se ha descrito anteriormente, el inicio de los procedimientos, después de presentarse la necesidad de aplicar algún cambio en los datos del sistema, lo realizará el Jefe del Área donde se produzca el movimiento. Este inicio se ejecutará, creando una incidencia por correo electrónico. En caso de recibirse la solicitud impresa en papel por imposibilidad de presentarse electrónicamente, se abrirá incidencia por parte de los Técnicos del Departamento de Sistemas, adjuntando la solicitud escaneada. © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 7 de 13 GESTIÓN Una vez recibida la incidencia, se derivará al Técnico correspondiente del Departamento de Sistemas del Ayuntamiento de Bétera para ser tramitada. a) Si la solicitud incluye sólo movimientos en el sistema informático: Se comprobará si es procedente realizar el movimiento. Si es así se ejecutará la petición, en caso contrario, se enviará al solicitante un correo electrónico informando de la no aplicación del cambio y, en su caso, los motivos por los que ha sido rechazada. b) Si la solicitud incluye sólo movimientos en el sistema de telefonía: Se remitirá la solicitud al Jefe de Nuevas Tecnologías para su tramitación. c) Si la solicitud incluye movimientos en el sistema informático y en el de telefonía: Se realizarán los correlativamente los puntos a.- y b.En caso de existir cambios en el sistema informático, las acciones a realizar por parte de los Técnicos Informáticos correspondientes son los que siguen: 1. Abrir una incidencia con los trabajos que se han de realizar por parte del Departamento de Sistemas adjuntando el formulario de solicitud. 2. Cambiar al usuario de Departamento del Directorio Activo. 3. Cambiar al usuario los Grupos Globales de Seguridad del Directorio Activo. 4. Cambiarle los datos descriptivos de sus Propiedades del Directorio Activo (Organización, Departamento, Teléfono, etc.). 5. Cambiar la contraseña de su usuario del Directorio Activo para que en el equipo antiguo no lo puedan utilizar. 6. Consultar qué información se debe pasar del equipo antiguo al nuevo (Documentos, Certificados, etc.) 7. Crear el usuario en el nuevo equipo. 8. Comprobar que le funciona el correo web en el nuevo equipo. 9. Comunicar al usuario que debe abrir una incidencia adjuntando el formulario de Solicitud de software para que se le instalen los programas que va a necesitar. 10. Comprobar las aplicaciones que tiene publicadas. Quitarle las que no vaya a utilizar y eliminar su usuario de las mismas. 11. Copiar el perfil del equipo anterior y, en caso demandarlo el usuario, le configure el correo electrónico. 12. En caso de tener que pasar Certificados, hacer copia de seguridad de éstos, instalarlos en el nuevo equipo y eliminarlos del antiguo. 13. Cambiar su Rol de los Conjuntos de Roles correspondientes en el módulo Gestión de Organización de TAO. 14. Consultar si el equipo antiguo es para retirar, si es así coger todos los componentes del equipo informático del usuario y guardarlos debidamente en el lugar indicado, facilitando una lista de todos los elementos retirados al Área de Organización y Modernización - TIC. © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 8 de 13 FINALIZACIÓN Una vez terminada la fase de Gestión se cerrará la incidencia y se guardará el formulario de solicitud en el directorio correspondiente del árbol de directorios para archivar del Departamento de Sistemas. Procedimiento de baja INICIO Como ya se ha descrito anteriormente, el inicio del procedimiento, al darse el caso de un cese de un usuario del sistema, lo realizará el Jefe del Área donde se produzca la baja. Este inicio se ejecutará, creando una incidencia por correo electrónico. En caso de recibirse la solicitud impresa en papel por imposibilidad de presentarse electrónicamente, se abrirá incidencia por parte de los Técnicos del Departamento de Sistemas, adjuntando la solicitud escaneada. GESTIÓN Una vez recibida la incidencia, se derivará al Técnico correspondiente del Departamento de Sistemas del Ayuntamiento de Bétera para ser tramitada. Dicho trámite se ejecutará realizando los siguientes pasos: 1. Quitarle las aplicaciones publicadas y eliminar su usuario de éstas. 2. Eliminar el usuario personal, si existe, del Directorio Activo por parte de los Técnicos de Sistemas y Comunicaciones. 3. Desactivar el usuario personal, si existe, de los módulos de Personal, Usuarios y Roles de la aplicación de Gestión de Organización de TAO por parte de los Técnicos de Calidad de la Información. 4. Excluir los Roles de los Conjuntos de Roles correspondientes. 5. Retirar todos los componentes del equipo informático del usuario y guardarlos debidamente en el lugar indicado, facilitando una lista de todos los elementos retirados al Área de Organización y Modernización - TIC. FINALIZACIÓN Una vez terminada la fase de Gestión se cambiará a “En stock” el estado de los elementos retirados en el Inventario, y se guardará el formulario de solicitud en el directorio correspondiente del árbol de directorios para archivar del Departamento de Sistemas. © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Registros habilitados No existen registros habilitados asociados. © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO Página 9 de 13 PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 10 de 13 Anexo 1- Nuevo puesto de trabajo DATOS DEL TRABAJADOR - Nombre y Apellidos - Tipo de relación laboral con el Ayuntamiento: o Funcionario, Contratado por el Ayuntamiento, Gestión y Servicios Paterna, Beca, Entidad externa, Otros: _________ - El trabajador ya está incorporado? - En su caso, Fecha de incorporación - Si se incorpora por 1ª vez al Ayuntamiento - Si tendrá Permanencia indefinida en el puesto - En su caso, Fecha de finalización DATOS DEL PUESTO - Denominación de Puesto - Edificio - Planta - Ordenador propuesto para trabajar - Tiene o necesita teléfono? (poner extensión asignada) - Si necesita acceder al sistema informático del Ayto (dominio). / Internet - En su caso, ficheros físicos a los que se le debe permitir el acceso. - Necesita cuenta de correo electrónico e Internet? - En su caso, nombre de la cuenta (Siempre acaba en @betera.es). - A firmado los entregables de Personal: (marque los que haya Firmado y entregado a o Anexo I - Politica de uso de correo electronico e internet del Ayuntamiento de Betera (solo usuarios sin ordenador del ayto) o Anexo II-Firma Alta de un trabajador o Anexo IV. Firma que ha recibido deber de secreto y obligaciones de los trabajadores OBSERVACIONES © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 11 de 13 Anexo 2- Nueva cuenta de correo DATOS DEL TRABAJADOR - Nombre y Apellidos - Tipo de relación laboral con el Ayuntamiento: o Funcionario o Contratado por el Ayuntamiento o Gestión y Servicios Paterna o Beca o Entidad externa: _________ o Otros: _________ - Si el trabajador ya está incorporado - Si el trabajador aún no se ha incorporado - En su caso, Fecha de incorporación - Si se incorpora por 1ª vez al Ayuntamiento - Si tendrá Permanencia indefinida en el puesto - En su caso, Fecha de finalización DATOS DEL PUESTO - Denominación de Puesto - Edificio - Planta - Ordenador propuesto para trabajar - Nombre de la cuenta (Siempre acaba en @betera.es). - A firmado los entregables de Personal: o Anexo I - Politica de uso de correo electronico e internet del Ayuntamiento de Betera (solo usuarios sin ordenador del ayto) OBSERVACIONES © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 12 de 13 Anexo 3- Baja puesto de trabajo DATOS DEL TRABAJADOR - Nombre y Apellidos DATOS DEL PUESTO - Denominación de Puesto - Edificio - Planta - Ficheros físicos a los que se le debe denegar el acceso - Tiene teléfono corporativo - Tiene cuenta de correo corporativo. La cuenta se debe de eliminar o pasa a otro usuario (diga a quien) OBSERVACIONES © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO PRO-ENS-420 PROCEDIMIENTO ESQUEMA NACIONAL DE SEGURIDAD PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS Nº edición: 02 Nº revisión: 01 Página 13 de 13 Anexo 4- Cambio de Puesto de trabajo para Sistema informático DATOS DEL TRABAJADOR - Nombre y Apellidos DATOS ANTES DEL CAMBIO - Denominación del Puesto - Edificio - Planta - Nombre de usuario - Nombre de ordenador - Cuenta de correo actual ( la cede al que va ocupar su puesto?) - Extensión fija - Nº de móvil corporativo - Ficheros a los que se debe denegar el acceso DATOS DESPUÉS DEL CAMBIO - Denominación de Puesto al que se va - Edificio - Planta - Si va a tener cambio de ordenador - En su caso, ordenador al que va - Cuenta de correo que va a tener (mantiene la misma, se crea una nueva o coge una existente) - Si va a tener cambio de extensión fija - En su caso extensión a la que va - Si necesita ordenador nuevo en el puesto al que va - Si necesita extensión fija nueva. - Ficheros a los que se debe de permitir el acceso OBSERVACIONES - Observaciones © 2014 Ayuntamiento de Bétera – Material reservado USO INTERNO
