Declaración de alcance

Objetivos
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Entender porque es importante un buen manejo del
alcance del proyecto
Explicar el proceso de planificación y describir los
contenidos de un plan de administración de alcance
Describir el proceso para desarrollar una
declaración de alcance mediante un project charter
y una declaración preliminar
Discutir el proceso de definición de alcance y el
trabajo necesario para construir un work breakdown
structure top-down, bottom-up y el acercamiento
mind-mapping.
Objetivos
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Explicar la importancia de la verificación
de alcance y como esta se relacional con
la definición de alcance y control
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Entender la importancia del control de
alcance y los acercamientos para prevenir
problemas relacionados con el alcance en
proyectos de IT
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Ver como el software puede asistir en la
administración del alcance del proyecto
Qué es el manejo del alcance del
proyecto?
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Alcance se refiere a todo el trabajo relacionado
con la creación de los productos del proyecto y
los procesos usados para crearlos.
Un entregable es un producto producido como
parte de un proyecto, como hardware o software,
documentos de planificación, etc
El manejo del alcance del proyecto incluye los
procesos para definir y controlar que está y que
no está incluido en el proyecto
Manejo del alcance del proyecto
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Planificación de alcance: Decidir como será
definido el alcance, verificado y controlado
Definición de alcance: Reveer el project charter y la
declaración de alcance preliminar y agregar más
información conforme se desarrollar los
requrimientos y se aprueban los pedidos de cambio
Crear el WBS: Subdividir los entregables principales
del proyecto en componentes más pequeños y
manejables
Verificación de alcance: Formalizar la aceptación
del alcance del proyecto.
Control de alcance: Controlar los cambios al
alcance del proyecto
Planificación de alcance y su
plan asociado
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El plan de administración de alcance es un
documento que incluye las descripciones de
como el equipo preparará la declaración de
alcance, creará el WBS, verificará la completitud
de los entregables y controlará los pedidos de
cambios en el alcance
Las entradas clave incluyen el project charter,
declaración preliminar de alcance y plan de
administración del proyecto
Project Charter
Project
Charter (cont)
Declaración de alcance
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La declaración de alcance preliminar,
project charter, bienes del proceso
organizacional y los pedidos de cambios
aprobados proveen una base para crear
la dec de alcance del proyecto
El alcance se debe volver más claro y
más específico con el tiempo
Definiendo el alcance más allá
Creando el Work Breakdown
Structure (WBS)
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El WBS es una agrupación del trabajo
relacionado con el proyecto que posee la forma
de un entregable
El WBS define el alcance total del proyecto
Es un documento fundacional que provee las
bases para los schedules de planificación y
administración, costos, recursos y cambios
Descomposición es subdividir los entregables
del proyecto en producto más pequeños
WBS Organizado por
Producto
WBS
Organizado por Fase
WBS en forma tabular
1.0 Concept
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support
WBS y Gantt Chart en Project 2000
Project 98 file
Gantt Chart Organizada por grupos de
proceso de PM
Ejecutando las tareas del WBS de
JWD Consulting
Acercamientos para
desarrollar los WBSs
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Guidelines: algunas organizaciones dan
lineamientos para prepara los WBSs.
Acercamiento por analogía: Revisar WBSs de
proyectos similares y adaptarlos al proyecto
actual
Top-down: Empezar con el item más grande e
irlo descomponiendo
Bottom-up: Emepezar con tareas específicas y
agruparlas.
Mind-mapping: Escribir tareas en un formato no
lineal y luego crear el WBS.
Acercamiento Mind-Mapping
WBS resultante en foma de Chart
El diccionario del WBS y la línea
de base de alcance
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Muchas tareas del WBS deben explicarse en
más detalle se puede estimar cuanto costará y
cuanto se tardará
Un diccionario de WBS es un documento que
describe detalladamente cada item del WBS
La declaración aprobada del alcance del
proyecto y el WBS junto con su diccionario,
forman la línea de base de alcanceque se usa
para medir la performance para alcanzar los
objetivos del proyecto
Consejos para crear un WBS y su
diccionario
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Una unidad de trabajo debe aparecer en un solo lugar del
WBS.
El contenido de trabajo de un item del WBS es la suma de
los items del WBS debajo de él.
Un WBS item es la responsabilidad de sólo una persona,
aunque mucha gente puede trabajar con esta persona.
El WBS debe ser consistente con la forma en la cual se
desarrollará el trabajo.
En primer lugar debe servir al equipo del proyecto y tendrá
otros usos solo si resulta práctico.
*Cleland, David I., Project Management: Strategic Design and Implementation, 2nd edition
(New York: McGraw-Hill 1994).
Consejos para crear un WBS y su
diccionario
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Los miembros del equipo deben involucrarse en el
desarrollo del WBS para asegurar consistencia y para que
crean en él.
Cada item del WBS debe estar documentado en el
diccionario para asegurar un entendimiento preciso del
alcance del trabajo incluido en el item
El WBS debe ser una herramienta flexible para acomodar
cambios y mantener el control del trabajo contenido en el
proyecto de acuerdo a la declaración de alcance
*Cleland, David I., Project Management: Strategic Design and Implementation, 2nd edition
(New York: McGraw-Hill 1994).
Verificación del alcance
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Es difícil crear una buena declaración de alcance y WBS
para un proyecto
ES aún más difícil verificar el alcance del proyecto y
minimizar los cambios de alcance.
Muchos proyectos de IT sufren de “scope creep” y una
verificación pobre del alcance (ver “What Went Wrong?”).
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FoxMeyer Drug quedó en bancarrota después del scope creep
en un robotic warehouse.
Los ingenieros de Grumman llamaron a un sistema sistema
“Naziware” y se negaron a usarlo
21st Century Insurance Group gastó mucho tiempo y dinero en
un proyecto que podría haber usado componentes off-theshelf
Control de alcance
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Involucra controlar los cambios al alcance del
proyecto
Los objetivos del control de alcance son:
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Influenciar los factores que pueden causar cambios
de alcance.
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Asegurarse que los cambios son procesados de
acuerdo a procedimientos desarrollados como
parte de un control de cambios integrados
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Administrar los cambios cuando estos ocurren
Varianza se define como la diferencia entre la
performance actual y la planeada
Sugerencias para mejorar el
input del usuario
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Desarrollar una buena estrategia de selección e
insistir en que los soponsor sean de la organización
del usuario
Ponga a los usuarios en roles importantes del equipo
Mantenga reuniones regulares con agendas definidas,
haga que los usuarios firmen los entregables
presentados en los encuentros
Entregue algo a los usuarios y sponsor en forma
regular
No prometa entregar algo que no puede
Junte a los usuarios y a los desarrolladores
Sugerencias para reducir
requerimiento incompletos
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Desarrollar y seguir un proceso de administración
de requerimientos
Usar técnicas como prototipos, modelado de
casos de uso y JAD para promover la
participación del usuario
Escribir los requerimientos y mantenerlos
actualizados
Crear una B de D para documentar y controlar
los requerimientos
Sugerencias para reducir
requerimiento incompletos
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Realizar testing adecuado durante todo el ciclo
de vida
Revisar los cambios desde una perspectiva del
sistema
Enfatizar las fechas de completamientos para
asegurar concentración en lo más importante
Alocar recursos específicamente para manejar
requerimientos de cambios y mejoras (como
NWA con ResNet).
Usan el SW para asistir a la
administración del alcance
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Spreadsheets ayudar a realizar cálculos financieros
modelos pesados y desarrollar gráficos y charts
Communication software, como e-mail y otros
dispositivos, ayuda a clarificar y comunicar
información de alcance
PM software ayuda a crear un WBS, la base para las
tareas en un diagrama de Gantt
Hay disponible software especializado para asistir en
administración del alcance
Resumen
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El manejo del alcance incluye los procesos
requeridos para asegurar que el proyecto
aborda todo el trabajo solicitado—y solo
este—para comlpetar el proyecto en forma
exitosa
Los procesos principales incluyen:
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Planificación de alcance
Definición de alcance
Creación del WBS
Verificación y control de alcance