LINEAMIENTOS PARA LA CONSTRUCCIÓN

II JORNADA INTERNACIONAL DE
ARCHIVOS
PROYECTO DE DIRECTIVA Nº ------- 2014-AGN/DNDAAI
LINEAMIENTOS PARA LA
CONSTRUCCIÓN DEL ÓRGANO DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOSOAA EN LAS UNIVERSIDADES
COMISION NACIONAL DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS
CONAU - 2014
PROYECTO DE DIRECTIVA Nº ------- 2014-AGN/DNDAAI
LINEAMIENTOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL
ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS-OAA
EN LAS UNIVERSIDADES
I.
FINALIDAD
1.1 Establecer los lineamientos y pautas técnicas para la construcción del local
del Órgano de Administración de Archivos de las Universidades Públicas y
Privadas que pertenecen al Sistema Nacional de Archivos.
1.2 Garantizar un óptimo local para el Órgano de Administración de Archivos de
tal manera que pueda brindar eficientemente servicios de calidad a sus
usuarios; así como preservar y conservar el Patrimonio Documental de las
Universidades pertenecientes al SNA.
II. OBJETIVOS
1.1 Lograr que las universidades pertenecientes al SNA cuenten con un
documento que oriente cómo gestionar la construcción e implementación
del órgano de Administración de Archivos sin contravenir lo establecido por
la normativa archivística, la normativa del Sistema Nacional de Inversión
Pública y normas conexas.
.
2.2 Asegurar que los locales de Archivos Universitarios centralicen todo el
acervo documental de la universidad, de acuerdo con los plazos para la
transferencia y eliminación documental establecidas en el Programa de
Control de Documentos.
III. BASE LEGAL
 Constitución Política del Perú en su Capítulo II, De los Derechos Sociales Y
Económicos Art. 21º
 Decreto Ley N° 19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento del
Patrimonio de la Nación.
 Ley Nº28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
 Ley N° 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S 00892 JUS.
 Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General
 Ley N° 23733 Ley Universitaria.
 Resolución Jefatural N°073-85 / AGN-J, que aprueba las Normas Generales del
Sistema Nacional de Archivos.
 Resolución Jefatural N° 173-86 / AGN-J, que aprueba Directivas del Sistema
Nacional de Archivos.
 Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J, Reglamento de Aplicación de
Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio
Documental Archivístico y Cultural de la Nación”, (14-02-2008)
 Resolución Jefatural Nº 375-2008-AGN/J (19-SET-2008) que aprueba
la Directiva Nº 005-2008-AGN/DNDAAI “Normas para la Foliación de
Documentos Archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional
de Archivos”.
 Reglamento de Organización y Funciones
 Manual de Organización y Funciones.
 Estatuto institucional
 Reglamento General de la institución.
 Resolución Jefatural Nº 339-2013-AGN/J, que aprueba la Directiva nº 0022013-AGN-DNDAAI de Procedimientos Técnico - Archivísticos para las
Universidades.
 Decreto Supremo Nº 070-2013-PCM, que modifica el Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
 Resolución Ministerial Nº052-MINAM, que aprueba la “Directiva para la
Concordancia entre el Sistema Nacional de Evaluación de impacto Ambiental
(SEIA) y el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP)”.
 Ley Nº 27293 del 27/06/2000, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y
su implementación, Reglamento de la Ley aprobado con DS Nº 157-2002-EF
del 02/10/2002, y la RM Nº 428-2003-EF del 10/09/2003, haciendo uso de las
normas técnicas, métodos y procedimientos de observancia obligatoria sobre
la base de los contenidos mínimos para los estudios de preinversión.
 La Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública aprobado
mediante RD Nº 002-2002-EF/68.01 del 26/02/2007.
 El Nuevo Reglamento del Sistema Nacional de Inversión Pública aprobado por
Decreto Supremo Nº 102-2007-EF del 19/07/2007.
 Ley Nº 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, modificada por
las Leyes Nos. 28522 y 28802 y por los Decretos Legislativos Nos. 1005 y
1091;
 Decreto Supremo N° 176-2006-EF, que aprueba la Directiva para la
Programación Multianual de la Inversión Pública; y
 Decreto Supremo Nº 102-2007-EF, que aprueba el nuevo Reglamento del
Sistema Nacional de Inversión Pública.
IV. ALCANCE
La presente directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las universidades
pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos del país.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 DEFINICIONES:
5.1.1 Localización: Se refiere a la ubicación del local de archivo en el plano
distrital (ubicación geográfica) y dentro de ésta al nivel o piso que debe
ocupar en un corte lateral de edificio que la contiene (ubicación física).
5.1.2 Órgano de Administración de Archivos (OAA): También conocido
como Archivo Central. Es el responsable de planificar, organizar, dirigir,
normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a
nivel institucional como de la conservación y uso de la documentación
proveniente de los archivos de periféricos, e intervenir en la
transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación.
5.1.3 Diseño: se refiere a la concepción del proyecto arquitectónico, la
planificación de éste y, en general, al desarrollo de las ideas que dan
forma a la obra arquitectónica.
5.1.4 Local: Comprende a la(s) edificación(es) levantada(s) sobre un terreno
de propiedad pública o privada donde funciona el OAA.
5.1.5 Equipamiento: implementación de espacios arquitectónicos con
equipos, mobiliario y materiales necesarios para brindar el servicio de
archivos.
5.1.6 Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP): Es un sistema
administrativo del Estado que incluye a un conjunto de principios,
métodos, procedimientos y normas técnicas; que garantizan la calidad
de los Proyectos de Inversión Pública.
5.1.7
Proyecto de Inversión Pública (PIP): Constituye una intervención
limitada en el tiempo que utiliza total o parcialmente recursos públicos,
con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad productora
o de provisión de bienes o servicios de una Entidad; cuyos beneficios se
generen durante la vida útil del proyecto y que éstos sean
independientes de los otros proyectos.
5.1.8 Iluminancia: Densidad de flujo luminoso repartido uniformemente
sobre una superficie. Unidad : lux.
5.1.9 Lux: Unidad de iluminancia. Unidad de intensidad de iluminación
del Sistema Internacional, de símbolo “lx”, que equivale a la
iluminación de una superficie que recibe normal y uniformemente
un flujo luminoso de 1 lumen por metro cuadrado.
5.2 CRITERIOS PARA PROYECTO:
5.2.1 El Jefe del OAA, Director, encargado, responsable o quien cumpla
similares funciones, será el promotor del proyecto de construcción
del local de Archivo. Promoverá las siguientes actividades:
 Desarrollar un diagnóstico situacional de su Órgano de
Administración de Archivos (Archivo Central) y su Sistema
Institucional de Archivos (Archivos de gestión, Archivos
periféricos, Archivos desconcentrados, otros) en el que se
identifique sus principales necesidades para el cumplimiento de
la normativa archivística.
 Solicitar, gestionar y monitorear la elaboración del Proyecto de
“Construcción de local del OAA” ante las autoridades y
mediante los procedimientos correspondientes según la
normativa universitaria y de inversión pública vigente.
 Elaborar las normas técnicas archivísticas necesarias para el
funcionamiento y atención en el local del OAA.
5.2.2
El proyecto arquitectónico debe prever las futuras adaptaciones,
modificaciones, ampliaciones y/o de redistribuciones de áreas y
espacio (de repositorios, de salas de consulta, de tratamiento,
otros.)
5.3 CRITERIOS GENERALES DEL EDIFICIO:
5.3.1
Cumplir con la normativa del Sistema Nacional de Archivos, sin
contravenir lo establecido por las normas de la Ley Universitaria, la
Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y las normas
conexas.
5.3.2
El local deberá situarse en una zona sin riesgos y distante de:
 lugares contaminados (de gases, de ruidos, etc.),
 zonas con un elevado riesgo de inundaciones,
 terrenos de relleno,
 de ambientes excesivamente húmedos,
 de instalaciones peligrosas o de objetos sensibles en caso de
conflicto bélico.
5.3.3
El local debe ubicarse en Prever una idónea accesibilidad de todo
el local con su entorno, así como una adecuada disponibilidad de
redes de transporte público para el acceso de los ciudadanos al
archivo.
5.3.4
Deberá utilizarse materiales y procesos constructivos que
garanticen la durabilidad del edificio, sus instalaciones y sus
espacios y faciliten su mantenimiento y conservación.
5.3.5
Deberá prever, desde el proyecto, los elementos necesarios para la
implementación de sus mobiliarios, equipos y materiales de
mantenimiento, limpieza y conservación del local y de sus áreas.
5.4 CRITERIOS GENERALES DEL MOBILIARIO
5.4.1
Preferiblemente el mobiliario empleado para contener y trabajar el
acervo documental tiene que ser de metal (estantes, mostradores,
mesas de trabajo, anaqueles, archivadores verticales, mapotecas y
otros.
5.4.2 La estantería debe tener las siguientes características:
 Es preferible estantería corrediza de metal para ahorrar espacio.
 Deben tener ángulos ranurados con anaqueles de metal.
 Deben empotrarse en el piso para no ser vencidos por el peso.
 La base inferior a 30 cm del suelo, para evitar en lagunamientos,
formación de microorganismos, gérmenes y bacterias del ambiente
y facilitar la limpieza.
VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS:
6.1 CRITERIOS CONSTRUCTIVOS:
6.2 CRITERIOS DEL DISEÑO
6.2.1 El diseño del local de Archivo debe reflejar una arquitectura individualizada
acorde con las necesidades institucionales.
6.2.2 El diseño del proyecto debe considerar la integración con el entorno físico,
social, y cultural.
6.2.3 El área de conservación del acervo documental y el resto de áreas deben ser lo
suficientemente ventilados e iluminados con luz natural de acuerdo a las
normas de confort, conservación y preservación:

Ambiente Climático: Los documentos deben estar en una temperatura entre
18 y 22 grados /18 – 20 centígrados, con una humedad entre 48% y 65%, 40 y
60 que se logra con aire acondicionado y deshumedecedores.

Ambiente Sonoro: A prueba de ruidos, sobre todo en la sala de investigación
o consulta.

Ambiente Lumínico Ventanas en lo posible, con lunas polarizadas para evitar
los rayos infrarrojos y ultravioletas de la luz solar. Luz artificial indirecta que
permanecerá encendida durante la noche, pues la oscuridad favorece la
proliferación de insectos, virus y bacterias.
6.2.4 Para favorecer el eficiente trabajo del archivero se deberá procurar una buena
integración de todos los espacios y áreas de trabajo, evitando recorridos largos
y creando una buena comunicación visual de todas las instalaciones.
6.2.5 Los revestimientos y acabados deben ejecutarse con materiales necesarios
para recubrir los diferentes elementos de la construcción tales como: paredes,
columnas y otros elementos que así lo requieran. Preferiblemente los locales
deberán ser construidos con material noble. Evitar el revestimiento de muros al
interior y exterior con materiales inflamables como madera. Evitar pisos de
alfombras, tapizones y otros materiales que causan la acumulación de polvo,
gérmenes e incendios.
6.3 DISTRIBUCIÓN DE AREAS:
6.3.1 ZONAS DE ACCESO AL PÚBLICO:
a) Vestíbulo de Ingreso/ Atención al usuario




b)
Funciones:
Brindar atención al usuario en general.
Recepción de documentos (mesa de partes)
Material logístico mínimo:
Mostrador de trabajo para el personal subalterno y de información del archivo.
Mueble expositor para las novedades bibliográficas Armarios-taquilla
equipados con cerraduras de llave accionados con monedas para dejar las
maletas y bolsas de los investigadores. Tablón de anuncios.
Próximo a este espacio se ha de prever las centralizaciones de las
instalaciones (eléctricas, alarmas y otros.) para facilitar su control.
Sala de consulta:
Funciones:
 Su ubicación debe ser próxima a la dirección por razones de control visual.
 De fácil acceso para todos los usuarios.
 Luminosidad: 500 lux sobre la mesa de consulta y 250 lux repartidos por la
sala.
 La sala ha de disponer de iluminación natural y ventilación y climatización
adecuada de forma que el usuario tenga el máximo confort.
Material logístico mínimo:

 Prever un espacio dentro de la sala donde consultar la documentación con
aparatos lectores-reproductores de microfilm y con terminales de ordenador,
 También dispondrá de dos puntos de consulta, aislados acústicamente, para la
consulta de documentos audiovisuales sonoros.
 Ha de permitir la ubicación de una biblioteca auxiliar de libre acceso a los
investigadores.
 La acción del préstamo concreto de los documentos, o primera atención al
usuario, se ha de poder realizar mediante un mostrador en la misma sala de
consulta. Este mostrador ha de disponer de un punto de trabajo con
conexiones para voz y datos.
 Vinculada a la sala de consulta se ha de situar la zona que permita realizar las
actividades de difusión del centro (aula - sala polivalente)
c) Sala de Conferencia:






Funciones:
Sala que ha de permitir la realización de actividades formativas y divulgativas,
reuniones para grupos, exposiciones, etc.
Es recomendable que esta sala esté ubicada de forma que pueda ser utilizada
independientemente y fuera de los horarios de consulta.
Instalaciones de voz y datos en tarima y megafonía en la sala.
Material logístico mínimo:
Deben contar con equipamiento audiovisual que incluye DVD, megafonía,
pantalla de proyección, proyector de transparencias y proyector de vídeo, entre
otros.
Sillas y tarima móviles. Las butacas de conferencias pueden venir equipadas
con mesas o tableros accesorios.
Pueden disponer de entradas eléctricas, conexión telefónica o acceso a
internet.
d) Servicios sanitarios







e)
Funciones:
Servicio a los usuarios internos y externos en un mismo ambiente o por
separado (en este caso se ha de prever la doble ubicación).
Características y Material logístico mínimo:
Espacios preferiblemente con ventilación e iluminación natural.
Uno para cada sexo (mínimo) y otro para personas con dificultades de
movilidad.
Materiales de acabado resistente al agua y fáciles de limpiar.
Los sanitarios serán de cerámica vidriada con rebosador.
Mecanismo de los lavamanos con pulsador temporizado y en los wáters
mecanismo de doble descarga.
Equipamiento: dispensadores de jabón, secadores de manos eléctricos,
papeleras sanitarias, dispensadores de papel higiénico con llave.
Oficina Despacho de dirección:




Ha de estar próximo a la sala de consulta y ha de tener la posibilidad de
controlarla visualmente, pero ha de estar aislada acústicamente para propiciar
el trabajo tranquilo.
Ha de tener una dimensión adecuada para poder atender a visitas y pequeñas
reuniones.
Ha de disponer de conexiones para voz y datos.
Prever la ubicación de una mesa de reuniones (4 personas)
6.3.2 ZONAS DE ACCESO RESTRINGIDO
Despacho para el personal técnico y administrativo del archivo

Tiene que estar situado próximo al despacho de dirección y a la sala de
clasificación de la documentación y depósitos.
 Ha de permita la organización de zonas de trabajo individuales.
 Ha de tener el máximo aislamiento acústico posible respecto a los espacios
más ruidosos y las áreas de uso público.
 Ha de disponer de tantos puntos de conexión para la voz y los datos como de
espacios individuales previstos.
 Ha de disponer de armarios y estanterías.
 Dimensión aproximada: 10 m2 útil /empleado. 10 m3 no libres por trabajador y
2 m2 libres de obstáculos por trabajador (mínimo; RD 486/1997).
 Prever la ubicación de una mesa de reuniones (4/6 personas)
 Iluminación: mínimo 500 lux para el trabajo con pantallas de visualización y
trabajo de exigencia visual alta y 250 lux repartidos por la sala.
a) Office
 Destinado al uso del personal del archivo
 Equipamiento: fregadero con agua fría y caliente, microondas y nevera.
Mostrador y armarios. Mesa y sillas para 4-6 personas.
b) Espacios para el equipo de limpieza
 Se aconseja situarlo al lado de los sanitarios para agrupar las zonas húmedas
del edificio.
 Equipamiento: vertedero de porcelana y almacén para los productos de limpieza.
Espacio para ubicar el carrito de la limpieza.
 Si es posible, prever una ducha y un vestidor para el personal.
c) Almacén de material
 Se trata de un espacio destinado al almacenaje de consumibles (cajas de
archivo, carpetas de diferentes formatos, material fungible ...)
 Prever estanterías perimetrales y la circulación de carritos.
 Evitar el paso de conducciones de agua por el interior de este espacio.
d) Muelle de carga y descarga
 Espacio cubierto con capacidad para una camioneta
 Punto de agua fría para conectar una manguera
 Desguace sifónico en el suelo para la evacuación de las aguas de la limpieza.
e) Sala de recepción
Espacio de llegada y descarga de la documentación y almacén del material del
archivo. Conectada al muelle de descarga por una puerta de seguridad.

Se trata de un espacio amplio destinado al acondicionamiento y limpieza de la
documentación.
Material logístico mínimo:



Requiere un punto de agua (fría/caliente).
Este espacio ha de disponer de enchufes que permitan la instalación de
aparatos aspiradores.
Prever la ubicación de una mesa de trabajo y estanterías perimetrales.
f)
Salas de desinsectación y desinfección de la documentación

Sala vinculada a la de recepción y selección. Su función es el tratamiento
puntual de documentos que ingresan con insectos u hongos.
Tiene que ser una habitación hermética.
Prever la circulación de carritos.
Sistema de climatización autónomo y ventilación independiente del resto del
edificio para evitar la contaminación de la documentación custodiada.
Prever un sistema mecánico de extracción forzada de aire hacia el exterior. El
aire ha de salir filtrado, por lo cual se ha de prever la instalación de filtros de alta
seguridad tipo HEPA y de carbón activo para los productos químicos.
Paredes alicatadas.
Instalaciones vistas, sin falsos techos.
Se han de prever estanterías y una mesa de trabajo para desinfecciones
puntuales y la instalación de enchufes para aspiradores para la limpieza de la
documentación.
Sala de clasificación y ordenación de documentación
Se trata de un espacio destinado a la clasificación y ordenación de la
documentación.
Requiere un punto de agua (fría/caliente) y un mostrador.
Prever la ubicación de una mesa de trabajo y estanterías perimetrales
Prever la ubicación de una fotocopiadora y otros equipos de reproducción
Prever la circulación de carritos.
Ha de estar próxima a la sala de consulta y al resto de despachos.
Ha de estar comunicada con los depósitos de documentos y con la sala de
recepción de la sala de documentación.
Ha de disponer de iluminación fluorescente de 500 lux y ventanas practicables.
Ha de disponer de puntos de conexión de voz y datos.
Depósitos documentales







g)









h)
Requerimientos comunes:









Es muy importante que los depósitos no sean subterráneos.
Salas con ventilación cruzada.
La forma más aconsejable es la rectangular.
Se ha de evitar la aparición de elementos estructurales (columnas, pilares,
vigas...) que obstaculicen la instalación de los armarios móviles (compactos,
que tienen que ser abiertos, que permitan la circulación de aire y que no
lleguen al techo).
Evitar la construcción de falsos techos.
Las instalaciones que se ubiquen en los depósitos, estarán a la vista para
facilitar su mantenimiento/reparación.
Próximos, también, a la sala de clasificación y a la de consulta.
Su iluminación fluorescente será de 250 lux.
Han de disponer de un eficaz control climático, mediante un potente
aislamiento térmico y una buena circulación de aire. Se han de utilizar filtros de
alta seguridad tipos HEPA para impedir la entrada y propagación de



microorganismos y bacterias. La climatización de los depósitos ha de ser
independiente del resto de las dependencias del archivo.
Han de disponer de desagües donde conectar los aparatos deshumificadores o
vaporizadores que se necesiten.
Se ha de prever, con la máxima atención, la protección y prevención de
incendios.
Evitar el paso de las conducciones de suministro y evacuación de aguas
(pluviales y negras) por el interior de los depósitos.
GRACIAS