FORMACIÓN ACADÉMICA DEL ARCHIVERO:

FORMACIÓN
ACADÉMICA
DEL
ARCHIVERO:
APORTE
A
LA
TRANSPARENCIA Y AL ACCESO A LA INFORMACIÓN
Marlitt Rodríguez Francia
Directora
Escuela
Nacional
de
Archiveros
Archivo General de la Nación-Perú
Cuando
se
habla
de
documentos,
información,
custodia,
conservación,
herramientas tecnológicas, etc., indirectamente estamos abordando un tema que
va más allá de la simple gestión de documentos, que tiene que ver también con la
fuente fidedigna, la prueba, sustento de una actuación, actividad o función que
desarrolla el ser humano, individual o colectivamente, a título personal o como
integrante de algún tipo de organización (institución pública o privada): nos
referimos a los documentos archivísticos.
Hoy en día, el quehacer archivístico no puede ser abordado ignorando las
posibilidades que facilita la herramienta tecnológica, no sólo por el hecho de
administrar y servir una mayor cantidad de información oportunamente en tiempo
real
a
más de un usuario, sino también, por el beneficio que significa el
resguardo de originales, sobre todo aquellos de valor permanente, ya que por el
uso continuo pueden deteriorarse o
ser enajenados de los repositorios
por
manos inescrupulosas.
No es nada nuevo observar que, las entidades de hoy sustentan su gestión en
el manejo de una mayor cantidad de información confiable, oportuna, completa,
así como en la calidad del recurso humano generador y administrador de los
documentos que contienen dicha información. La normalización, condición de
la aplicación de tecnología en la gestión de archivos, nos introduce en el
mundo globalizado,
con una condición fundamental: debe partir de la
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aplicación de una normatividad básica y nacional.
La transparencia, la rendición de cuentas, la responsabilidad cívica y el
resguardo de los derechos civiles, de una comunidad, se da con la
actuación y ejercicio de funciones de sus instituciones oficiales: los
documentos de archivos por excelencia constituyen esa fuente y prueba de
actuaciones; que de alguna forma se convierte en un obstáculo para la
corrupción, el mal gobierno, el tráfico de influencias, la violación de los
derechos ciudadanos, etc.
El Archivo General de la Nación, de alguna forma y sin proponérselo, desde hace
años, ha ido sentando las bases para
la innovación en la gestión documental
desde la óptica de la administración de archivos. Desde sus órganos
competentes: Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio,
y Dirección Nacional de Archivo Histórico, ha desarrollado mecanismos para el
conocimiento y aplicación de las normas del Sistema Nacional de Archivos, con la
evaluación y supervisión constantes, desarrollo de eventos técnico normativos y
de difusión; en especial, con la formulación y ejecución de programas de
capacitación en todo el País y el desarrollo de la formación superior, con la
Carrera de Profesional en Archivos en la Escuela Nacional de Archiveros.
Interesadas en cumplir con la normatividad vigente, las entidades públicas y
privadas vienen incorporando
alumnos y egresados de la ENA, para la
conducción de las actividades archivísticas a nivel de los archivos de
gestión, periférico o central; que en los últimos tiempos, observamos una
mayor demanda.
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Teniendo como antecedente la Ley de Defensa, Conservación e Incremento del
Patrimonio Documental de la Nación, el Decreto Ley Nº19414 (16-5-72), en que
se declara de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del
Patrimonio documental existente en el país, que el Estado está obligado a
proteger, enfatizando “ Que los Archivos son las entidades encargadas de la
conservación, ordenamiento y clasificación de los fondos documentales y por
consiguiente deben estar
debidamente organizados para prestar un eficiente
servicio”, hasta la Ley del Sistema Nacional de Archivos Ley 25323 (11-6-91),
que crea el “Sistema…con
la finalidad de integrar estructural, normativa y
funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito
nacional mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de
archivo…”; juntamente con las normas y directivas emitidas desde 1985,
todas en conjunto, están orientadas a asegurar la uniformidad de criterios
en el desarrollo de
los procesos técnicos archivísticos en el ámbito
nacional.
También se encuentran vigentes y tiene importancia su aplicación, entre otras:

Directiva Nº 003-86-AGN-DGAI Normas para la formulación del Plan Anual
de Archivos del Sector Público Nacional.

Directiva Nº 004-86-AGN-DGAI Normas para la formulación del Programa
de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector
Público Nacional, Directiva Nº 005-86-AGN-DGAI Normas para la
transferencia de documentos de los archivos administrativos del Sector
Público Nacional, Directiva Nº 006-86-AGN-DGAI Normas para la
eliminación de documentos de los archivos administrativos del Sector
Público Nacional.
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
Directiva Nº 007-86-AGN-DGAI Normas para la conservación de los
documentos de los archivos administrativos del Sector Público Nacional.
La Ley Nº 28296 “Ley General
del Patrimonio Cultural
de la Nación”, que
determina la implementación de un procedimiento sancionador, el mismo que se
ha concretado con la emisión del nuevo REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE
SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR INFRACCIONES EN CONTRA DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO Y CULTURAL DE LA NACIÓN,
aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J, que establece “las
escalas, criterios de gradualidad y demás requisitos para la aplicación de
sanciones, así como para la identificación de las infracciones cometidas contra el
Sistema Nacional de Archivos, el Patrimonio Documental Archivístico y demás
normas conexas y complementarias”.
Este reglamento, en su Artículo 2º, señala como objetivos:
“a)
Constituirse
como una
el Patrimonio
herramienta coercitiva para salvaguardar
Documental de la Nación de contenido Cultural y
Archivístico, así como la prevención de infracciones administrativas
en la materia de archivos.
b)
Establecer e identificar las infracciones cometidas contra el Sistema
Nacional de Archivos, el
Patrimonio Documental de la Nación de
contenido Cultural y Archivístico
y demás
normas
conexas y
complementarias;
c)
Establecer
el proceso
para
la imposición de sanciones a
los
funcionarios y servidores públicos, las personas naturales o jurídicas
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que no cumplan las normas establecidas en el Sistema Nacional de
Archivos y las normas que protegen el Patrimonio Documental de la
Nación de contenido Cultural y Archivístico ;
d)
Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos.”
El ámbito de su aplicación (Artículo 3º): “para todos los funcionarios o
servidores públicos, las personas naturales o
últimas de derecho público o privado, ante
jurídicas, sean
el
estas
incumplimiento de la
normatividad archivística y las normas que protegen el Patrimonio
Documental de la Nación de contenido Cultural y Archivístico”
Están
sujetos a su cumplimiento : los Titulares de las Entidades
Públicas y/o funcionarios del más alto nivel responsables de implementar
la Administración de Archivos; los Titulares y/o Jefes, personal encargado
o el que haga sus veces, que formen parte del Órgano de Administración
de Archivos; los
Titulares y/o Servidores Públicos encargados de las
oficinas gestoras de documentos y los encargados de la Administración
de los Archivos
Periféricos; las empresas y/o personas naturales que
presten servicio tercerizado en los Archivos del Sector Público Nacional;
entidades privadas que se
adhieran voluntariamente al mismo; y las
personas naturales o jurídicas responsables de los Archivos Históricos,
Eclesiásticos, Parroquiales y de Conventos; y propietarios de Archivos
Particulares
que
posean
documentos
que
constituyan
Patrimonio
Documental Archivístico.
Capacidad Sancionadora
“El Archivo General de la Nación, en adelante AGN, como ente rector, tiene
la capacidad para
determinar y sancionar las infracciones administrativas
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en el ámbito de su competencia, las cuales se encuentran establecidas en
la Ley Nº 25323, artículo 5º, inciso f) y en la Ley Nº 28296, articulo 49º. El
procedimiento administrativo sancionador se encuentra establecido en la
Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444.”
NORMAS TECNICAS DEL S.N.A.
En la coyuntura actual, las entidades – más aún las públicas- tienen a su
alcance la aplicación de las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos
(Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J), que permite garantizar el tratamiento
técnico del acervo documental en repositorio (ejecutando los procesos
archivísticos elementales) y satisfacer las necesidades del servicio desde los
archivos centrales y periféricos; en otro nivel, y quizás lo más cercano a tener un
control
del ciclo vital de los documentos, mediante el establecimiento de un
sistema de archivos institucional, que lo da la presencia y funcionamiento
adecuado de un órgano de administración de archivos como lo establece la
Norma S.N.A. 01 Administración de Archivos.
Estas normas generales a pesar del tiempo transcurrido desde su emisión, su
aplicación y cumplimiento todavía están en vía de ser implementadas por un gran
número de instituciones. Es evidente que urge una revisión y modificación de las
mismas en los aspectos relacionados al marco jurídico actual, las nuevas
corrientes de la gestión archivística y documental y acondicionarlas a los nuevos
estándares de calidad y normas internacionales como lo correspondiente a la
familia de las ISO, sin perder de vista las exigencias legales y normativa interna,
de la organización y su entorno, y las necesidades informativas de la entidad con
el objeto de satisfacer las exigencias del usuario, ciudadano e investigador.
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Por otro lado, en el aparato estatal la gestión ya viene incorporando elementos
propios del gobierno electrónico, los cuales exigen conocer temas relacionados
a la normalización en archivos, que impone la globalización en la que están
inmersas las organizaciones.
Hoy más que nunca, las entidades sin distinción deben calificar en temas de
seguridad y prevención, además de conocer y aplicar los dispositivos que sobre
Conservación deben ponerse en práctica.
Como archiveros
en sus diferentes categorías ocupacionales, hay una
necesidad urgente de actualización y ampliación de conocimientos, sobre la
base de la teoría, técnica
y experiencia,
más
allá
de los procesos
técnicos archivísticos. Desde la Escuela Nacional de Archiveros, como
formación superior o capacitación se le da un
valor agregado a quienes
reciben sus servicios, sean alumnos o personal de de archivos.
LA TRANSPARENCIA Y LA ACCESIBILIDAD
El mundo de hoy
ágil, llamado “globalizado”, nos exige estar presentes -
conformando los equipos multidisciplinarios- en la implementación y desarrollo
de aplicativos tecnológicos que se enmarcan dentro de las tendencias actuales de
los intereses de Estado. Para el caso peruano, no podemos ser ajenos al
establecimiento de políticas en materia de tecnología de la información
coherentes con los fines de la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la
Gestión del Estado, conforme a los lineamientos definidos por la Oficina Nacional
de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI) de la Presidencia del Consejo de
Ministros (PCM) y a las tendencias globales en la aplicación y uso de las
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Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC’S) en el desarrollo de la
Sociedad de la Información. Paralelamente a estas, hay otras normas además de
las propiamente archivísticas, que de aplicarse darían mayor viabilidad para el
acceso a la información y la permanente transparencia de la gestión de los
funcionarios y entidades públicas y privadas.
A partir de estos alcances, ya podemos abordar otros aspectos del
quehacer archivístico, como son la infraestructura, la conservación,
medidas preventivas, transparencia, accesibilidad, planes de contingencia,
tercerización
(empresas
de
almacenamiento)
servicios
archivistitos,
plataformas digitales, documentación en soporte electrónico, estándares de
calidad, normalización, micrograbación, etc.
La excelencia de una organización viene marcada por su capacidad de crecer en
la mejora continua de todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad
diaria. La mejora se produce cuando dicha organización aprende de si misma, y
de otras, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno
cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la
determinan. La elaboración de dicho plan requiere el respaldo y la implicación de
todos los responsables. El plan de mejoras integra la decisión estratégica sobre
cuáles son los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos de la
organización, para que sean traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho
plan, además de servir de base para la detección de mejoras, debe permitir el
control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, así como la
incorporación de acciones correctoras ante posibles contingencias no previstas.
En ese sentido, la Escuela Nacional de Archiveros, en la actual coyuntura de
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cambios, de nuevas estrategias de desarrollo de los gobiernos, de normas , de un
quehacer multidisciplinario y de la relevancia que tiene la información oficial para
la gestión publica , privada, para el ciudadano, para la investigación y la cultura;
también va diseñando formas y estrategias para lograr el empoderamiento de los
nuevos profesionales archiveros en el mercado laboral.
LA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA
El potencial humano calificado es imprescindible para una buena gestión de
documentos y por ende para la correcta administración de los archivos, que
permita condiciones favorables para la conservación del patrimonio
documental, no sólo como sustento del ejercicio actual sino como fuente
de información, en potencia, memoria de la colectividad y la Nación.
Desde el Archivo General de la Nación, ente central y rector del Sistema Nacional
de Archivos, durante las últimas décadas se ha podido desarrollar una política de
atención al
Patrimonio Documental de la Nación;
diferentes grados de importancia y de atención
de distintas formas y con
que las autoridades y el propio
Estado le han permitido. A nivel de las entidades el mayor grado de atención
que recibe el acervo documental institucional parte del propio personal que va
desarrollando su labor archivística, aún sin tener el cargo de jefe o responsable,
sin haber sido formado expresamente para ello, en muchos casos con una simple
capacitación o con algún tipo de acercamiento al ente rector del S.N.A..
La atención al Patrimonio Documental ha dado lugar a la necesidad de emitir
dispositivos orientados a implementar el sistema de archivos en el País, que sin
personal capacitado o profesional en la materia no podría desarrollarse o
menos aún fortalecerse.
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La Escuela Nacional de Archiveros fue creada el 26 de junio de 1992
mediante Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323,
Sistema Nacional de Archivos, cap. III, artículo 18.
A partir de 1995, ofrece la formación profesional en Archivos, durante. Esta
carrera profesional tiene una duración de cuatro años. En ella los estudiantes de
la carrera reciben una sólida preparación académica en estudios generales,
formación archivística y tecnología aplicada en los archivos.
La ENA cuenta con un selecto cuadro de docentes que gozan de reconocida
experiencia en los claustros universitarios y son profesionales de primer nivel en
la gestión archivística, administrativa y académica.
La Escuela Nacional de Archiveros tiene como su antecedente académico
al Centro de Capacitación para Archiveros el cual inicia sus actividades
en 1981. Durante su funcionamiento, se impartió cursos de ámbito nacional e
internacional. En el primer caso, cursos Básicos e Intermedios de capacitación en
Archivos y en el segundo, el Curso Regional de Archivos, que contó con la
participación de becarios procedentes de Argentina, Ecuador, Costa Rica, Chile,
Brasil, Bolivia, Uruguay y Paraguay. En todo momento, por el nivel de enseñanza
y conocimientos impartidos, se mantuvo el auspicio de la Organización de
Estados Americanos (OEA).
PERFIL DEL ARCHIVERO

Fundamenta los principios y la base teórica de la disciplina.

Formula reglamentos, manuales, directivas y normas archivística
dentro del marco legal.
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
Planifica, organiza, dirige y controla los servicios archivísticos.

Participa en la gestión de documentos.

Estudia y analiza los documentos generados por la actividad oficial
y
privada, para conocer sus características, problemas y valores.

Desarrolla programas de conservación de documentos.

Planifica y ejecuta programas de organización de documentos.

Planifica y ejecuta programas de descripción de documentos establece
criterios
de
valoración
de
documentos
para
los
efectos
de
retención, transferencia, conservación definitiva o eliminación.

Supervisa,
programa,
dirige,
evalúa
y
ejecuta
actividades
de
reproducción de documentos archivísticos.

Aplica tecnología moderna en los procesos archivísticos.

Planifica y ejecuta programas de calidad de servicios archivísticos.

Administra archivos públicos y privados.

Participa en el desarrollo de la sociedad.
En los últimos años, se ha podido observar que el desempeño del personal
en los archivos que conforman el Sistema Nacional de Archivos, presenta
deficiencias en cuanto al conocimiento de
herramientas que le permita
planificar su labor, elaborar correctamente los documentos de gestión
archivística, el diseño de los instrumentos que aseguren el control, búsqueda
y
difusión
de los documentos e información; así como
el
limitado
conocimiento de la base legal sobre la cual reposan las actuaciones de las
entidades públicas y privadas (lo que sirve para una correcta formulación de
las series, sus valores y plazos).
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UN ASUNTO DEL MOMENTO ACTUAL:

El nuevo instrumento normativo - con marcado carácter coercitivocomo el REGLAMENTO
DE APLICACIÓN
ADMINISTRATIVAS
INFRACCIONES
POR
DE SANCIONES
EN CONTRA
DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO Y CULTURAL DE LA
NACIÓN, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J,
que en su Artículo 15º ACCESO AL PATRIMONIO DOCUMENTAL
ARCHÍVISTICO, precisa que “Las personas naturales y/o jurídicas que
poseen documentos declarados o que por ley se presumen Patrimonio
Documental Archivístico o Cultural de la Nación incurren en infracción
grave al impedir el libre acceso a éstos a funcionarios del AGN, ya sea
para la verificación de su estado o para fines de investigación”.

El Artículo 16° DE LA INTERFERENCIA O IMPEDIMENTO PARA EL
CUMPLIMIENTO
NACIONAL DE
DE LAS NORMAS GENERALES
ARCHIVOS, determina que
DEL SISTEMA
“los Titulares de las
Entidades Públicas y/o funcionarios del más alto nivel, responsables de
la gestión institucional; así como también los funcionarios encargados,
o el que haga sus veces, del Órgano de Administración de Archivos;
Titulares, Jefes y/o personal responsables de las oficinas gestoras de
documentos; así como los encargados de los Archivos Periféricos,
incurren en infracción leve al:
a) Omitir el establecimiento y la implementación dentro de su estructura
organizacional, de un Órgano de Administración de Archivos;
b) Negarse, resistir, impedir u obstaculizar el ingreso a la entidad, de
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los supervisores designados por el AGN
o por los
Archivos
Regionales, a fin de comprobar la situación o estado de sus archivos;
c) Denunciar maliciosamente a algún funcionario o servidor del Sistema
Nacional de Archivos que se encuentre desempeñando función de
supervisión, a sabiendas de la falsedad de la imputación o de la
ausencia de motivos
razonables;
d) Incumplir con implementar un Sistema de Archivos Institucional;
e) Omitir la implementación de las medidas correctivas recomendadas
en los informes realizados por el AGN o por los Archivos Regionales.;
f) Incumplir con la formulación y con los objetivos del Plan Anual de
Trabajo Archivístico, así como impedir la evaluación de los resultados
en coordinación con el Órgano de Planificación de la entidad;
g) Negarse a considerar dentro de los lineamientos de política
institucional, sectorial y/o nacional, lo estipulado en la normatividad
archivística vigente;
h) Incumplir con el desarrollo de la Organización de Documentos, que
consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad;
i) Incumplir
con
la elaboración de auxiliares o instrumentos
descriptivos, tales como Cuadros
de Clasificación de Fondos
Documentales, Índice Alfabético de Series Documentales, etc.;
j) Incumplir
con
la conformación del Comité Evaluador de
Documentos;
k) Omitir la elaboración del Programa de Control de s, que contenga los
plazos para la transferencia y/o eliminación de todas de las series
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documentales de cada entidad, y la remisión del mismo al AGN y/o
Archivos Regionales;
l) Omitir implementar medidas de prevención para la conservación del
Patrimonio Documental Archivístico; debiendo además contar con un
Programa de Conservación Preventiva y con un Plan de Prevención de
Siniestros;
m) Omitir implementar el servicio archivístico en la institución, el cual
deberá indicar la normatividad
de la
prestación de los servicios
archivísticos de la entidad, de conformidad con las directivas que emita
el AGN; …”
Si
observamos
detenidamente
cada
uno
de
los
ítems
arriba
mencionados, tal parece que reflejan una labor muy compleja y que no
podría estar en manos de una o varias personas improvisadas. El tema
de la accesibilidad, más que un sinónimo de “prohibición o limitación para
conocer el contenido o información que traen los documentos archivísticos”,
significa el desarrollo de una serie de actividades, complejas, variadas,
multidisciplinarias, individuales o colectivas, que al final resulte una ágil,
eficiente, oportuna, entrega de documentos e información fidedigna y
completa; propia de especialistas calificados.
A pesar del tiempo
transcurrido y del gran despliegue de actividades
por parte del Archivo
General de la Nación y de la Escuela Nacional de Archiveros, aún ahora,
existen archivos en condiciones caóticas que no garantizan una accesibilidad
y transparencia del ejercicio institucional.
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En muchos casos, tenemos la satisfacción plena de que el archivero (a pesar
de las dificultades) logra un lugar preponderante, frente a las autoridades y a
la colectividad; un servicio donde solo existe por respuesta
“estamos
localizando su pedido”- lugares en donde la etapa de atención a los procesos
técnicos ya no cubre el mayor porcentaje del tiempo del cual dispone el
archivero- en donde se ha sistematizado el ejercicio archivístico y todo está
debidamente programado y controlado, con indicadores de resultados y
planes de contingencia. Esto no ha sido desarrollado como capacidades
inmediatas, sino a través de un programa formativo y de capacitación que es
dinámico, cambiante de acuerdo a las necesidades que van surgiendo en las
entidades. En ello, la ENA interviene con el rediseño de cursos, con las
modificaciones de contenidos de cada una de las materias impartidas, con la
presencia de docentes de gran nivel, que aparte de tener la experiencia en
archivos, incursionan en el campo de la informática, la administración, la
gestión pública y privada.
Existe una relación directa entre archivos y gobernabilidad, acceso a la
información, transparencia, rendición de cuentas, ética, derechos del
ciudadano, ejercicio público transparente: Todas las funciones para los fines
y objetivos institucionales, la misión y visión de las organizaciones en general
se traducen en funciones y actividades desde las más simple a las más
complejas, en territorio nacional o de cobertura internacional; ellos reflejados
en documentos sean físicos palpables o virtuales de la gestión electrónica; al
fin documentos que hay que administrar, custodiar activamente y velar por su
integridad e incremento, con la única razón de que perduren en el tiempo
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para las generaciones venideras, constituyéndose la memoria colectiva de
una Nación.
Algunas actividades, encaminadas a establecer un Sistema de Gestión
de Documentos como herramienta imprescindible para la mejora de los
procesos, en las entidades dentro de los nuevos conceptos de calidad
podrían ser las siguientes:

Cumplimiento de la Norma General del
Sistema Nacional de
Archivos S.N.A. 01, que establece que las entidades deben contar con
un órgano de administración de archivos (archivo central) que asuma
la responsabilidad de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así
como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los
archivos de gestión y periféricos, interviniendo en las transferencias y
eliminaciones de documentos.

Implementación de un sistema de archivos a nivel institucional,
que significa integrar los diferentes niveles de archivos existentes en la
entidad: de gestión o secretariales, periféricos y central.
Esta integración se consigue mediante la elaboración y aplicación de
los documentos de gestión archivística y de normas internas,
necesarios para el tratamiento técnico archivístico y normativo a nivel
institucional; así también, mediante la capacitación del personal en
todas sus categorías.
Está basado en el conocimiento de la gestión, tramitación, calidad de
información, utilidad de los documentos y demás aspectos de la
realidad archivística de la institución; el propósito principal es el de
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facilitar y garantizar una entrega de información oportuna y completa,
sustentada en el testimonio fidedigno de su acervo o patrimonio
documental.

Los documentos de gestión archivística, son necesarios para
orientar el tratamiento del acervo documental, su administración y
accesibilidad en los diferentes niveles de archivos, así como establecer
los plazos de retención de los documentos,
para regular las
transferencias
eliminaciones
y
controlar
racionalmente
las
de
documentos innecesarios.
En su elaboración participan directa o indirectamente todos los
estamentos de la entidad, los responsables de cada oficina. Al frete de
toda esta labor estará el archivero.
Su diseño y formulación, será
procesos
archivísticos
básicos,
para asegurar la aplicación de los
para
garantizar
el
incremento,
conservación y servicio del patrimonio documental de la entidad, entre
otros, tenemos: cuadro de clasificación del fondo documental, tabla
general de retención de documentos, reglamento de archivo, manual de
organización y funciones del archivo, glosario de términos archivísticos,
normas de elaboración de comunicaciones escritas o de otra índole,
instructivos, etc.

Los procesos archivísticos, sin distingo de los niveles de archivos
que existen en una entidad, están presentes en toda la gestión y labor
que despliega el archivero, de alguna manera, dicha labor va
comprometiendo a los demás trabajadores, en sus distintas categorías,
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desde el acopio, hasta el servicio, fin último de los archivos a través del
cual se evidencian los resultados de la labor y utilidad del archivo.

El Programa de Control de Documentos,
registrará las series
documentales y sus valores predeterminados por las oficinas de origen
y analizados por el comité Evaluador de Documentos, los valores
documentales y los plazos de retención en los diferentes niveles de
archivo: archivo de gestión
o secretarial, archivo periférico, archivo
central.
La Escuela, al momento de diseñar los cursos de
capacitación y
especialización, toma en cuenta todos los aspectos determinados por la
situación real de los archivos, la vigencia de nuevas normas, la
normalización y los estándares de calidad, la demanda laboral, entre otros;
de igual manera la malla curricular oficial es factible de ser modificada, en
sus los
contenidos los
periódicamente.
silabos correspondientes son modificados
De igual manera, estos considerandos se toman en
cuenta para la selección de los docentes de carrera y de capacitación.
Ahora que ya se cuenta con diez promociones de egresados, varios de
ellos ya incursionan en la docencia archivística
con resultados
satisfactorios.
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