Correo por voz del escritorio Norstar - Guía de

Correo por voz del escritorio Norstar
Guía de consulta rápida
© 1999 Nortel Networks
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Bienvenidos al Correo por voz del escritorio
Norstar
Acerca del Correo por voz del escritorio Norstar
El Correo por voz del escritorio Norstar le permite acceder a los mensajes orales desde su
computador personal. Usted puede manejar todos sus mensajes --orales, fax y correo
electrónico-- en una interfaz gráfica y puede revisar telefónicamente los mensajes de su
casillero en cualquier momento.
Con el Correo por voz del escritorio Norstar usted puede enviar y recibir mensajes que
tengan cualquier combinación de voz, fax y texto. A continuación se describen las
principales funciones que usted puede usar:
•
Escuchar los mensajes orales
•
Ver e imprimir mensajes de fax
•
Grabar y enviar mensajes orales
•
Crear y enviar mensajes de fax
•
Reenviar y responder mensajes orales y de fax
•
Agregar opciones a los mensajes, como urgente y privado
•
Agregar a los mensajes archivos adjuntos de voz, fax o de texto
•
Crear listas personales de distribución
•
Cambiar la clave
Consulte la Ayuda en línea del Correo por voz del escritorio Norstar para obtener los
detalles que no aparecen en esta Guía de consulta rápida.
Esta Guía muestra ejemplos en Microsoft Outlook. Si usted está usando Microsoft
Exchange lo que se ve en pantalla puede ser diferente.
Requisitos del sistema
El computador que use para grabar y escuchar mensajes del Correo por voz del escritorio
Norstar debe tener lo siguiente:
•
una tarjeta de sonido
•
un micrófono
•
altavoces
Para usar cualquiera de las opciones de fax, su sistema debe tener instalada la opción FAX
del Correo por voz Norstar. Si desea instalar esta opción, consulte con el Administrador de
su sistema.
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Correo por voz del escritorio Norstar: Guía de consulta rápida
4 Inicio de sesión
Inicio de sesión
Use su clave de Enterprise Edge para conectarse al Correo por voz del escritorio Norstar.
Conexión desde su PC
1. Desde su escritorio, clic en el icono
de Microsoft Outlook.
Aparece el cuadro de diálogo Nortel
Messaging Logon.
2. En el casillero Mailbox, teclee el
número de su casillero o el de su
extensión.
3. En el casillero Password, teclee su
clave.
4. Clic en la tecla OK.
Aparece la ventana Microsoft
Outlook.
Conexión por acceso directo
1. Clic con la tecla derecha del mouse
en el icono de casillero en la barra de
tareas de Windows y luego clic en
Open Inbox.
Aparece el cuadro de diálogo Nortel
Messaging Logon.
2. En el casillero Mailbox, teclee el
número de su casillero o el de su
extensión.
3. En el casillero Password, teclee su
clave.
4. Clic en la tecla OK.
Aparece la ventana Microsoft
Outlook.
Conexión remota
Usted puede usar otro computador --su portátil, por ejemplo-- para conectarse al Correo por
voz del escritorio Norstar, si los dos computadores tienen el Correo por voz del escritorio
Norstar instalado y configurado de la misma manera. Usted puede trabajar sin conexión a
la red y usar una conexión de acceso telefónico para acceder al servidor.
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Cambio de clave para Enterprise Edge Voice Messaging 5
Cambio de clave para Enterprise Edge Voice
Messaging
Usted puede cambiar su clave de Enterprise Edge desde el Correo por voz del escritorio
Norstar.
Para cambiar su clave de
Enterprise Edge desde Microsoft
Exchange o Microsoft Outlook
1. En la ventana de Outlook, clic en
Tools y luego en Norstar Mailbox
Manager.
Se abre la ventana Norstar Mailbox
Manager.
2. Clic en la ficha Password.
3. En el casillero Current Password
teclee su clave actual.
4. En el casillero New Password teclee
su nueva clave.
5. En el casillero Verify Password,
teclee su nueva clave.
6. Clic en la tecla OK.
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Correo por voz del escritorio Norstar: Guía de consulta rápida
6 Correo por voz del escritorio Norstar para Microsoft Exchange y Outlook
Correo por voz del escritorio Norstar para
Microsoft Exchange y Outlook
Después de abrir Microsoft Exchange o Microsoft Outlook, clic en el icono de Inbox
ubicado debajo del icono de Nortel Networks para que aparezcan sus mensajes de Correo
por voz del escritorio Norstar. Desde Inbox usted puede trasladar, copiar y borrar mensajes
o crear nuevos.
Clic en el icono de New
Mail Message para crear
un nuevo mensaje
Para abrir un
mensaje, clic dos
veces en el icono de
Clic en el icono de
Address Book para
acceder a la libreta de
Nortel
Folders
contiene los
mensajes de
Correo por
voz del
escritorio
Norstar que
usted ha
recibido,
enviado o
borrado
Cuando
usted borra
un mensaje,
éste pasa a
Deleted
Items. Para
borrar los
mensajes en
forma
permanente,
vacíe la
carpeta
Deleted
Items.
Los nuevos
mensajes
aparecen en
Fecha y
hora en que
se recibió el
mensaje
Subject
muestra el
número de
teléfono del
remitente, y
si el
mensaje es
oral, de fax
o de texto.
El signo de exclamación significa
que el mensaje es urgente
El clip significa que el
mensaje tiene un archivo
adjunto
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Mensajes: notificación y acceso 7
Mensajes: notificación y acceso
Para escuchar los mensajes del Correo por voz del escritorio Norstar desde su computador,
éste debe tener una tarjeta de sonido y altavoces.
Notificación de mensaje
Cuando usted recibe un nuevo mensaje, aparece un signo de exclamación
en el icono
de casillero ubicado en la barra de tareas de Windows.
El signo de exclamación desaparece
después de que usted ha escuchado el mensaje.
Para escuchar un mensaje oral
1. Clic dos veces en el icono de Voice
Message en la Bandeja de entrada del
Correo por voz del escritorio Norstar.
El mensaje aparece en otra ventana.
2. Clic dos veces en el icono de Voice
Message para escuchar el mensaje.
Aparece el Reproductor de mensajes
de Nortel.
Reproductor de mensajes de Nortel
Interrumpe el
mensaje
Hace retroceder
el mensaje
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Hace adelantar
el mensaje
Reproduce el
mensaje
Cancela la
reproducción del
Cierra la barra
de Reproducción
Descarga y
reproduce el
mensaje oral
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8 Mensajes: notificación y acceso
Para ver un mensaje de fax
Para ver los mensajes de fax en el Correo por voz del escritorio Norstar su PC debe tener
instalado Imaging para Windows. Para usar cualquiera de las opciones de fax, su sistema
debe tener instalada la opción FAX del Correo por voz Norstar. Si desea instalar esta
opción, consulte con el Administrador de su sistema.
Usted puede ampliar o reducir la imagen cuando tiene el fax en pantalla. También puede
hacerla rotar, trasladarla, copiarla o imprimirla.
Para ver un mensaje de fax
1. Clic dos veces en el icono de Fax
Message en la Bandeja de entrada del
Correo por voz del escritorio Norstar.
El mensaje aparece en otra ventana.
2. Clic dos veces en el icono Fax
Message para ver el mensaje de fax.
3. Guarde el mensaje de fax donde
desea.
4. Clic dos veces en el icono de Fax
Message para abrirlo. El mensaje de
fax aparece en Imaging para
Windows.
Guarda Impri
mir
Arrastrar
Anotar
/
Zoom para
Ampliación acercar
Zoom para
Girar a la
izquierda
Girar a la
derecha
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Vista de una página
Página anterior Vistas en miniatura
Página actual Vista de página y de
Página
página en miniatura
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Mensajes: creación 9
Mensajes: creación
Usted puede componer un mensaje con cualquier combinación de voz, fax o texto. Puede
tratarse de un mensaje nuevo, respuesta de uno recibido o una introducción a un mensaje
reenviado. Antes de enviar su mensaje, usted puede agregar datos adjuntos y opciones.
Para crear un mensaje oral abra un nuevo mensaje de Correo por voz del escritorio Norstar
y grabe el mensaje usando el micrófono. Usted tiene la opción de enviar el mensaje o
guardarlo.
Para grabar y enviar un mensaje oral
1. En la barra de herramientas de
Microsoft Exchange o de Microsoft
Outlook, clic en el icono de New
Mail Message.
Aparece una ventana de mensaje
nuevo.
2. Clic en el cuerpo del mensaje.
3. Clic en el menú Insert y luego en
Object.
Aparece el cuadro de diálogo Insert
Object.
4. En la lista Object Type, clic en
Wave Sound.
5. Seleccione la opción Create New.
6. Clic en la tecla OK.
Se abre el cuadro de diálogo Sound
Object.
7. Grabe su mensaje oral y clic en la
tecla Close para volver al mensaje.
8. Clic en la tecla to para abrir la libreta
de direcciones y poner los datos del
destinatario del mensaje.
9. Agregue los datos adjuntos y
opciones que desee. Consulte Para
agregar datos adjuntos al mensaje en
la página 13 y Configuración de las
opciones de mensaje en la página 16.
10. Clic en el icono de Send para enviar
su mensaje oral.
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10 Mensajes: creación
Para guardar un mensaje oral
Usted puede grabar un mensaje y guardarlo como archivo para usarlo después.
1. Use un mensaje de Correo por voz del escritorio Norstar para grabar su mensaje.
2. En el menú File, clic en Save As.
Aparece el cuadro de diálogo Save As.
3. En el casillero File name teclee el nombre que desea ponerle al archivo y en el
cuadro de lista Save as type seleccione .rtf.
4. Seleccione la carpeta donde desee guardar el archivo y luego clic en la tecla Save.
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Mensajes: creación 11
Para crear y enviar un mensaje de fax
Sólo puede enviar un fax si el administrador de su sistema ha instalado la opción FAX de
Enterprise Edge en su casillero. Los destinatarios de su fax también deben tener esta opción
activada si desean ver el fax en el computador. Si el destinatario de su fax usa el teléfono
para acceder a los mensajes, primero debe imprimir el mensaje que desea ver. Si desea
enviar su fax a una máquina de fax, ponga el número de fax como dirección destinataria.
Para enviar un mensaje de fax
1. Abra el documento que desea enviar
por fax. Debe tener un máximo de 8,5
pulgadas de ancho.
2. En el menú File, clic en Print.
3. Seleccione Nortel Fax de la lista de
impresoras.
4. Clic en la tecla OK.
Aparece el cuadro de diálogo
Compose Fax desde el cual usted
puede ver el fax, agregarle más
documentos o guardar el fax como
archivo.
5. Clic en la tecla Send.
Aparece el cuadro de diálogo
Optional Voice Annotation.
6. Si desea agregar una introducción
oral al fax, clic en la tecla Yes y grabe
el mensaje introductorio
o bien,
si desea enviar solamente el mensaje
de fax, clic en la tecla No
o bien,
si desea cancelar el fax, clic en la
tecla Cancel.
7. En la ventana Fax Message, clic en la
tecla To para seleccionar al
destinatario del fax desde su Personal
Address book, o teclee la dirección
electrónica del destinatario en el
casillero To.
8. Clic en el icono de Send para enviar
el fax.
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12 Mensajes: creación
Para crear y enviar un mensaje de texto
1. Abra un nuevo mensaje de correo del Correo por voz del escritorio Norstar.
2. Teclee o pegue el texto en el mensaje que desee y luego clic en la tecla Send.
Para guardar un mensaje de texto
1. En el menú File, clic en Save As.
Aparece el cuadro de diálogo Save As.
2. En el casillero File name teclee el nombre que desee ponerle al archivo y en el
cuadro de lista Save as type seleccione .rtf.
3. Seleccione la carpeta donde desee guardar el archivo y luego clic en la tecla Save.
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Mensajes: reenvío y respuesta 13
Mensajes: reenvío y respuesta
Usted puede reenviar un mensaje y crearle una introducción antes de enviarlo. También
puede responder sólo al remitente del mensaje, o al remitente y a todos los destinatarios del
mensaje.
Para reenviar o responder un mensaje
1. Abra el mensaje que desea reenviar o responder.
2. Si desea reenviar el mensaje, clic en el icono de Forward y envíe el mensaje a quien
desea
o bien,
si desea responderle al remitente del mensaje, clic en el icono de Reply
o bien,
si desea responderle al remitente y a todos los destinatarios del mensaje, clic en el
icono de Reply to all.
3. Clic en la tecla Send.
Para agregar datos adjuntos al mensaje
Antes de enviar un mensaje, usted puede adjuntarle un archivo oral, de fax o de texto. Los
archivos de texto deben ser archivos del tipo .txt y los de fax deben ser archivos .tif-f.
Para adjuntar un archivo al
mensaje
1. En un mensaje abierto, clic en el
icono de Insert File.
Aparece el cuadro de diálogo Insert
File.
2. Teclee el nombre del archivo que
desea adjuntar en el casillero File
name y clic en la tecla OK, o
simplemente clic dos veces en el
icono del archivo.
3. En la opción Insert as, seleccione
Attachment.
4. Clic en el icono de Send.
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14 Direccionamiento de mensajes
Direccionamiento de mensajes
Con el Correo por voz del escritorio Norstar usted puede dirigir un mensaje seleccionando
un nombre de la lista de Nortel Address Book o de su Personal Address Book. Su Personal
Address Book puede contener listas de distribución y nombres.
Para agregar una dirección de
Nortel Address Book a su Personal
Address Book
1. En la barra de herramientas de
Microsoft Outlook o de Microsoft
Exchange, clic en el icono de
Address Book.
Aparece el cuadro de diálogo Address
Book.
2. En el cuadro de lista Show Names
from the: seleccione Nortel Address
Book.
3. Seleccione el nombre que desea de
Nortel Address Book y clic en la tecla
Properties.
Aparece el cuadro de diálogo
Properties del nombre que seleccionó.
4. Clic en la tecla Personal Address
Book y luego clic en la tecla OK en
los dos cuadros de diálogos siguientes
para agregar el nombre a su Personal
Address Book.
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Direccionamiento de mensajes 15
Para dirigir un mensaje desde el
Nortel Address Book o desde su
Personal Address Book
1. En la barra de herramientas de
Microsoft Outlook o de Microsoft
Exchange, clic en el icono de
Address Book.
Aparece el cuadro de diálogo Address
Book.
2. En el cuadro de lista Show Names
from the:, seleccione Nortel
Address Book o Personal Address
Book según el caso.
3. Seleccione el nombre del destinatario
o una lista de distribución.
4. Clic en la tecla To.
5. Clic en la tecla OK para volver a la
ventana del mensaje.
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16 Configuración de las opciones de mensaje
Configuración de las opciones de mensaje
Desde una ventana de mensaje de Correo por voz del escritorio Norstar usted puede
especificar las opciones para prioridad, grado de confidencialidad y entrega.
En la ventana de mensaje abierta clic en File y luego en Properties.
Aparece el cuadro de diálogo Properties.
Especifica el grado
de importancia del
mensaje como Bajo,
Normal o Alto
Le notifica cuando se
ha leído un mensaje
Especifica el carácter
del mensaje como
Normal, Personal,
Privado o
Confidencial
Le notifica cuando se
ha entregado un
mensaje
Guarda una copia
del mensaje en la
carpeta Sent
Message
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Creación de listas personales de distribución 17
Creación de listas personales de
distribución
Usted puede crear una lista personal de distribución de las personas a las que escribe con
mayor frecuencia. Después de crear la lista, ésta aparece en su Personal Address Book,
desde el cual usted la selecciona para enviar un mensaje a todo el grupo.
Para crear una lista personal de
distribución
1. En la barra de herramientas de
Microsoft Outlook o de Microsoft
Exchange, clic en el icono de
Address Book.
Aparece el cuadro de diálogo Address
Book.
2. Clic en el icono de New Entry.
Aparece el cuadro de diálogo New
Entry.
3. En la lista de tipos de entradas,
seleccione Personal Distribution
List y clic en la tecla OK.
Aparece el cuadro de diálogo New
Personal Distribution List Properties.
4. En el casillero Name teclee el nombre
de la lista de distribución.
5. Clic en la tecla Add/Remove
Members y teclee o seleccione los
nombres de la lista que desea agregar
a su nueva lista personal de
distribución.
6. Clic en la tecla OK de ese cuadro de
diálogo y del siguiente si desea crear
su nueva lista personal de
distribución.
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