políticas para los sujetos obligados, respecto de la

POLÍTICAS PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS,
RESPECTO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN QUE POSEEN EN SUS ARCHIVOS,
EL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Y LA IMPLEMENTACIÓN DE AJUSTES
RAZONABLES
1
ÍNDICE
Página
CONSIDERANDOS
3
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES.
6
CAPÍTULO II
RAZONES PARA LA DIGITALIZACIÓN Y LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN FORMATO ELECTRÓNICO
10
CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTO PARA LA DIGITALIZACIÓN Y
GENERACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
12
CAPÍTULO IV
POLÍTICAS PARA EL USO DE METADATOS.
16
CAPÍTULO V
POLÍTICAS PARA EL EQUIPO DE DIGITALIZACIÓN
18
CAPÍTULO VI
POLÍTICAS PARA DETERMINAR LA CONSERVACIÓN,
DESTINO FINAL O BAJA DOCUMENTAL DE LOS
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS O DIGITALIZADOS
19
CAPÍTULO VII
INCORPORACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES EN EL
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
20
CAPÍTULO VIII
DE LA INTERPRETACIÓN
21
TRANSITORIOS
21
ANEXO 1
23
ANEXO 2
24
2
POLÍTICAS PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS, RESPECTO DE LA
DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE POSEEN EN SUS ARCHIVOS,
EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
IMPLEMENTACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES
El Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales, con fundamento en lo dispuesto por los artículo
31, facción VII y Duodécimo Transitorio de la Ley General de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 6° Constitucional en su apartado A, último párrafo, prevé las
bases para la coordinación entre el organismo garante federal, la entidad de
fiscalización superior de la federación, la entidad especializada en materia de
archivos, el organismo encargado de regular la captación, procesamiento y
publicación de la información estadística y geográfica, así como con los
organismos garantes de las entidades federativas, con el objeto de fortalecer la
rendición de cuentas del Estado mexicano;
Que el Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales, en adelante el Sistema Nacional, tiene como
finalidad coordinar y evaluar las acciones relativas a la política pública
transversal de transparencia, acceso a la información y protección de datos
personales, así como establecer e implementar los criterios y lineamientos, de
conformidad con lo señalado en la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, en adelante la Ley General;
Que entre las funciones del Sistema Nacional se encuentra la de establecer
lineamientos, instrumentos, objetivos, indicadores, metas, estrategias, códigos
de buenas prácticas, modelos y políticas integrales, sistemáticas, continuas y
evaluables, tendentes a cumplir con los objetivos de la Ley General;
Que de conformidad con el artículo duodécimo transitorio de la Ley General, el
Sistema Nacional debe establecer, emitir y publicar los lineamientos, tendentes a
cumplir con los objetivos de la Ley General, a más tardar en un año a partir de la
entrada en vigor de la misma;
Que en razón de lo anterior y de conformidad con las fracción VII del artículo 31
de la Ley General, el Sistema Nacional como una de sus funciones, establecer
políticas en materia de digitalización de la información pública en posesión de los
sujetos obligados, a través del uso de tecnologías de información y la
implementación de Ajustes Razonables, que garanticen el pleno acceso a ésta;
3
Que el Archivo General de la Nación ha emitido las recomendaciones para
proyectos de digitalización de documentos, del 24 de julio de 2015, que están
dirigidas a las instituciones que planean usar esta herramienta tecnológica
enfocada al almacenamiento y difusión de documentos resguardados en sus
bibliotecas y archivos. Dichas recomendaciones servirán a quienes deseen
hacer un programa de digitalización, parcial o total, y resultan ser una guía
práctica para planear y ejecutar las actividades implicadas en el desarrollo de
este tipo de proyectos;
Que el Archivo General de la Nación y el Instituto Nacional de Transparencia,
Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, en adelante el
Instituto, expidieron los Lineamientos generales para la organización y
conservación de archivos del Poder Ejecutivo Federal, publicados en el Diario
Oficial de la Federación el 3 de julio de 2015, por el que se establecen los
criterios de organización y conservación de archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, para que estos sean
preservados íntegros, disponibles, factibles y faciliten el ejercicio de acceso a la
información;
Que conforme a lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley Federal de Archivos, el
Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, y con la
Secretaría de la Función Pública; mediante la publicación en el Diario Oficial de
la Federación del 3 de julio de 2015, emitieron los Lineamientos para la creación
y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos, de
aplicación obligatoria para las dependencias y entidades señaladas en la Ley
Orgánica de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia de la
República, los órganos administrativos desconcentrados y la Procuraduría
General de la República, quienes promoverán el uso de métodos y técnicas que
garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en
el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones para mejorar la
administración de sus archivos. Asimismo establecen que cuando las
dependencias y entidades cuenten con sistemas, herramientas informáticas,
bases de datos o aplicaciones para la operación de sus procesos sustantivos o
administrativos, fomentarán la reducción del uso de papel, mediante su
sustitución por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y
preservación digital de los mismos; disposiciones que son importante referente
para el diseño e implementación de estas Políticas;
Que en el ámbito de las mejores prácticas internacionales la Organización
Internacional para Normalización (por sus siglas en inglés ISO), ha emitido la
norma ISO 30300, que se refiere a los sistemas de gestión para los documentos.
Fundamento y vocabulario: terminología, objetivos y beneficios, la norma ISO
30301, para el sistema de gestión y gestión de documentos. Requisitos, creación
y control de los documentos durante el tiempo necesario, y normas
internacionales de descripción archivística ISAD(G) y la ISAAR(CPF) y la norma
ISO 15489, bajo el título general de información y documentación, relativa a la
administración de documentos y su relación con los sistemas electrónicos para
4
la conservación de archivos en diferentes soportes y la Norma, de la que deriva
la norma ISO 1549-1;
Que el artículo 2° de la Convención sobre los Derechos de las Personas con
Discapacidad, aprobada en la Asamblea General de la Organización para las
Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006, ratificada por México el 17 de
diciembre de 2007, se determina que la “comunicación” incluirá los lenguajes, la
visualización de textos, el braille, la comunicación táctil, los macrotipos, los
dispositivos multimedia de fácil acceso, así como el lenguaje escrito, los
sistemas auditivos, el lenguaje sencillo, los medios de voz digitalizada y otros
modos, medios y formatos aumentativos o alternativos de comunicación, incluida
la tecnología de la información y las comunicaciones de fácil acceso;
Que en el artículo 2° de la citada Convención, se define que por “ajustes
razonables” se “entenderán las modificaciones y adaptaciones necesarias y
adecuadas que no impongan una carga desproporcionada o indebida, cuando se
requieran en un caso particular, para garantizar a las personas con discapacidad
el goce o ejercicio, en igualdad de condiciones con las demás, de todos los
derechos humanos y libertades fundamentales”, así también concibe que por
“diseño universal” deberá entenderse “el diseño de productos, entornos,
programas y servicios que puedan utilizar todas las personas, en la mayor
medida posible, sin necesidad de adaptación ni diseño especializado”, por lo que
“no excluirá las ayudas técnicas para grupos particulares de personas con
discapacidad, cuando se necesiten”, por lo que en las experiencias
internacionales se han formulado guías para la creación de documentos digitales
con accesibilidad;
Que en el artículo 21 de la aludida Convención, se dispone que los estados
deberán facilitar a las personas con discapacidad información dirigida al público
en general, de manera oportuna y sin costo adicional, en formatos accesibles y
con las tecnologías adecuadas a los diferentes tipos de discapacidad; y deberán
aceptar y facilitar la utilización de la lengua de señas, el braille, los modos,
medios, y formatos aumentativos y alternativos de comunicación y todos los
demás modos, medios y formatos de comunicación accesibles que elijan las
personas con discapacidad en sus relaciones oficiales, y
Que en la fracción VII del artículo 2 de la Ley General se establece también
como uno de sus objetivos el promover, fomentar y difundir la cultura de la
transparencia en el ejercicio de la función pública, el acceso a la información, la
participación ciudadana, así como la rendición de cuentas, a través del
establecimiento de políticas públicas y mecanismos que garanticen la publicidad
de información oportuna, verificable, comprensible, actualizada y completa, que
se difunda en los formatos más adecuados y accesibles para todo el público y
atendiendo en todo momento las condiciones sociales, económicas y culturales
de cada región;
5
Que el objetivo primordial de este instrumento normativo deberá ser el fomento a
la cultura de la digitalización y la gestión documental en formato electrónico, por
lo que resulta indispensable concientizar a los sujetos obligados y a sus
integrantes de la importancia de hacer de este proceso, una herramienta que
genere transparencia, contribuya a la mejora de sus funciones y posibilite el
acceso a la información pública, a través de medios electrónicos, y
Que las personas con discapacidad necesitan de adaptaciones o adecuaciones
específicas que les permita y facilite el acceso a los archivos electrónicos, para
hacer efectivo el ejercicio del derecho de acceso a la información, de ahí que el
proceso de la digitalización o generación de archivos electrónicos debe
acompañarse de ajustes razonables.
Por lo anterior, el Sistema Nacional expide las siguientes:
POLÍTICAS PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS, RESPECTO DE LA
DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE POSEEN EN SUS ARCHIVOS,
EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
IMPLEMENTACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Primera. Las presentes Políticas tienen por objeto establecer principios
generales que permitan a los sujetos obligados contar con elementos para
generar archivos electrónicos a partir de la digitalización de la información que
posean y se encuentre en soporte documental impreso, como de los que se
obtengan en formato electrónico, a través de nuevas formas de acceso, uso y
reutilización, buscando preservar la información; incentivar una cultura de
digitalización y de gestión documental en formato electrónico, que incorporen
ajustes razonables para garantizar el pleno goce y ejercicio del derecho de
acceso a la información.
El presente cuerpo normativo es de observancia obligatoria para los sujetos
obligados determinados en el artículo 23 de la Ley General de Transparencia y
Acceso a la Información Pública.
Segunda. Para efectos de las presentes políticas, además de lo establecido en
la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley
Federal de Archivos, se entenderá por:
I.
Accesibilidad: El conjunto de medidas pertinentes para asegurar el
derecho de acceso a la información, por parte de todas las personas en
igualdad de condiciones que las demás e independientemente de sus
capacidades técnicas, físicas, cognitivas o de lenguaje, por lo que
comprenderán el entorno físico de las instalaciones, la información y las
comunicaciones e inclusive los sistemas y las tecnologías de la
6
información, así como las telecomunicaciones y otros servicios e
instalaciones abiertos al público o de uso general, tanto en zonas urbanas
como rurales;
II.
Activos de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones: Los
aplicativos de cómputo, bienes informáticos, soluciones tecnológicas, sus
componentes las bases de datos o archivos electrónicos y la información
contenida en éstos;
III.
Archivo electrónico: El documento o expediente en formato electrónico
como activo de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones que
tiene por objeto asegurar a largo plazo la identidad, integridad, validez,
eficacia y la autentificación de la información que sea digitalizada del
documento impreso y la generada en formato electrónico, durante el ciclo
de vida documental, así como su portabilidad, el procesamiento, la
recuperación de la información, migración, eliminación o borrado seguro,
que permite asociar, para cada documento, los metadatos que les
corresponda y sus transferencias;
IV.
Área coordinadora de archivos o su equivalente: La unidad
especializada que coadyuve en la creación y aplicación de normas,
lineamientos, criterios y políticas uniformes de organización archivística a
efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las áreas del sujeto
obligado;
V.
Área de tecnologías de la información o su equivalente: Unidad
administrativa o área responsable de proveer servicios de infraestructura
de tecnologías de la información y comunicaciones;
VI.
Baja de archivos electrónicos: Eliminación de archivos electrónicos
cuyo valor ya no esté vigente y no contenga un valor histórico;
VII.
Ciclo de vida de los documentos: Las fases por las que atraviesa un
documento a lo largo de su existencia, determinadas por sus valores y
usos que tiene durante la misma. La primera fase inicia cuando son
producidos y usados en el curso de la gestión cotidiana y tienen una
utilidad inmediata, es decir, cuando se encuentran en su fase activa y se
resguardan en el archivo de trámite. La segunda fase corresponde a los
documentos de asuntos terminados y que deben conservarse en un
archivo de concentración como información semiactiva, debido a sus
valores. Por último los documentos que se encuentran concluidos pasan a
la tercera fase de su ciclo de vida, denominada de consulta permanente,
en ella los documentos pueden formar parte del archivo histórico o ser
eliminados, según sea el resultado de su valoración previa. A cada fase le
corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un archivo de
las mismas características;
7
VIII.
Completo: El atributo del archivo electrónico que incluye todos los
elementos del documento impreso o en medio no electrónico, así como
sus partes anexas o accesorias, cuando éstas existan;
IX.
Conservación de archivos electrónicos: El conjunto de procedimientos
y medidas destinadas a mantener, cuidar y resguardar los documentos
digitalizados y de las que se generen en formato electrónico, para
preservar su utilización y consulta, durante el tiempo que los sujetos
obligados establezcan para cada caso;
X.
Digitalización: La técnica que permite la creación de archivos
electrónicos, sobre la información que se encuentra guardada de manera
analógica, como pueden ser documentos impresos o en medio no
electrónico, manuscritos, videos, casetes, películas, fotografías, que sólo
puede leerse a través de un medio o dispositivo electrónico, y permiten su
conservación y reproducción;
XI.
Documento de archivo digitalizado: Al documento de archivo análogo
(papel) transformado en una forma digital, siempre y cuando el mismo sea
integrado a un sistema de gestión documental automatizado que permita
mantener su autenticidad, integridad y fiabilidad;
XII.
Documento de archivo electrónico: El que registra un acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y
usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos
obligados que precisa de un dispositivo electrónico para su registro,
almacenamiento, acceso, lectura, impresión, transmisión, respaldo y
preservación;
XIII.
Expediente electrónico: La unidad documental constituida por uno o
varios documentos electrónicos, cuya gestión desde su producción,
tratamiento archivístico, conservación y disposición final se ejecuta
mediante el sistema automatizado para la gestión documental;
XIV.
Firma Electrónica Avanzada: El conjunto de datos y caracteres que
permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios
electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada
únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que
sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los
mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;
XV.
Formato electrónico: La codificación de un documento electrónico que
define la manera como está organizada su información;
XVI.
Gestión documental: El conjunto de actividades para controlar el ciclo de
vida de los documentos de archivo, destinadas a la administración de
éstos, desde su creación o recepción, clasificación, registro,
8
mantenimiento, permisos de uso, almacenamiento y resguardo, hasta su
destino final;
XVII.
Integridad: El atributo de un archivo electrónico que garantiza que la
información que contiene no ha sufrido alteraciones durante el proceso de
digitalización y del documento en formato electrónico, que permite
mantener su autenticidad y confiabilidad;
XVIII.
Instituto: El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información
y Protección de Datos Personales;
XIX.
Legible: El que se pueda visualizar y leer con claridad y facilidad,
atendiendo a su adecuada resolución digital;
XX.
Ley General: La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información
Pública;
XXI.
Migración: La acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a
otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la
disponibilidad de los mismos;
XXII.
Políticas: Las políticas para los sujetos obligados respecto de la
digitalización de la información que poseen en sus archivos y la
generación de documentos en formato electrónico, el uso de las
tecnologías de la información y la implementación de ajustes razonables;
XXIII.
Sistema automatizado para la gestión documental: Sistema de
información que ha sido desarrollado con el propósito de almacenar y
recuperar los documentos de archivo y que está organizado para controlar
las funciones específicas de creación, almacenamiento y acceso a los
documentos de archivo electrónico para resguardar su autenticidad y
confiabilidad;
XXIV.
Sistema de gestión y control de documentos: Sistema que permite
controlar los procesos de registro de entrada y salida de correspondencia;
identificación de documentos de archivo; uso y seguimiento; clasificación
archivística por funciones; integración y ordenación de expedientes;
descripción a partir de sección, serie y expediente; transferencia de
archivos; conservación de archivos; prevaloración de archivos; criterios de
clasificación de la información; y auditoría de archivos. Así como la
elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de
archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto
obligado.
XXV.
Soporte físico: Los materiales físicos donde se encuentra la información,
tales como papel, pergamino, papiro;
9
XXVI.
Sujetos obligados: Cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de
los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos
políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona
física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice
actos de autoridad en los ámbitos federal, de las entidades federativas y
municipal;
XXVII.
TIC: Las tecnologías de información y comunicaciones que comprenden
el equipo de cómputo, software y dispositivos de impresión que sean
utilizados para almacenar, procesar, convertir, proteger, transferir y
recuperar información, datos, voz, imagen y video, y
XXVIII.
Usuario: La persona que utiliza un medio o dispositivo electrónico para
acceder a la información contenida en archivos electrónicos.
.
CAPÍTULO II
RAZONES PARA LA DIGITALIZACIÓN Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN
FORMATO ELECTRÓNICO
Tercera. El Sistema Nacional tiene como una de sus funciones la de promover e
implementar el derecho a la información potenciando su accesibilidad y eficientar
tiempos en la obtención de la información para el solicitante. Por ello la
digitalización de la información pública de los documentos de archivo en soporte
físico de los sujetos obligados, como la que generen en documentos
electrónicos, facilitará el acceso a la información, a partir de:
I. Concentrar toda la información en un documento de archivo electrónico,
evitando los obstáculos de necesidad de desplazamiento de los
interesados en adquirirla;
II. Impulsar la transparencia y la rendición de cuentas;
III. Utilizar las TIC como medio para la vinculación entre los usuarios y los
sujetos obligados, que representan importantes ventajas, que en forma
enunciativa se destacan;
a) Obtener y utilizar mecanismos de autenticación de certificados
digitales;
b) Sustituir progresivamente el uso de papel de la gestión
documental y automatización de procesos y asegurar que la
información se preserve.
c) Establecer, operar y mantener el sistema automatizado para la
gestión documental, conforme a la Estrategia Nacional Digital y al
10
Esquema de Interoperabilidad de Datos Abiertos, en los casos que
resulte aplicable;
d) Implementar medidas y procesamientos para el respaldo de
información, y
e) Transferir la información contenida en los archivos electrónicos,
a través de canales seguros.
Cuarta. Los sujetos obligados para facilitar nuevas formas de acceso, uso y
reutilización de documentos de archivo electrónico, deberán buscar, como
resultado del uso de las TIC, entre otros, los siguientes beneficios:
I. Mejorar la interinstitucionalidad al permitir la libre consulta de la
información pública entre los mismos sujetos obligados;
II. Permitir el uso discrecional de la información pública por parte de los
usuarios, para el diseño y elaboración de nuevo conocimiento,
investigaciones o proyectos de análisis y estudios emanados de la
sociedad civil y académica, entre otros;
III. Posibilitar el uso de materiales cuyos originales sólo pueden
consultarse en depósitos o lugares específicos;
IV. Obtener información de fuentes cuyo estado físico presente algún
deterioro considerable;
V. Generar un inventario de todos los documentos de archivos
electrónicos, y
VI. Conservar la información del documento que fue digitalizado, como de
la generada en formato electrónico, de acuerdo a su ciclo de vida.
Quinta. Los documentos de archivo electrónico estarán sujetos a las reglas al
proceso de gestión documental, conforme a las disposiciones establecidas en la
materia y a los criterios para la sistematización y conservación de los archivos
por parte de los sujetos obligados que emita el Sistema Nacional, utilizando
estrategias adecuadas que garanticen su accesibilidad por un mayor plazo,
garantizando así su consulta y acceso sin que existan consideraciones que
justifiquen su baja documental en plazos más cortos por la complejidad o
complicación asociada a su conservación y resguardo.
Los sujetos obligados deberán migrar los documentos de archivo electrónico al
software/hardware más actualizado con el que cuente, conservando su
autenticidad e integridad.
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CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTO PARA LA DIGITALIZACIÓN Y GENERACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Sexta. Los sujetos obligados en el proceso de digitalización y generación de
documentos electrónicos deberán presentar la información con la mayor
integración, accesibilidad posible y funcionalidad del sistema automatizado para
la gestión documental donde las TIC ocupa un lugar destacado, por lo que la
gestión documental deberá abordar las siguientes etapas:
I. Identificación: Deberá generarse sólo una versión del documento
digitalizado, a pesar que las experiencias internacionales dictan que se
pueden establecer parámetros para diferenciar los productos de la
digitalización, como las copias máster y las copias para consulta, que
contienen alta y baja resolución, respectivamente;
II. Temporalidad. El procedimiento de la digitalización debe iniciar por la
información del ejercicio actual y continuar con la información generada
en años anteriores. En todos los casos se debe cuidar que el archivo
electrónico sea legible y completo respecto del documento impreso o en
medio no electrónico que lo origina, incorporando los metadatos que le
correspondan.
En esta etapa del procedimiento, los sujetos obligados deberán identificar,
clasificar y organizar los documentos a digitalizar, para determinar, entre
otras cuestiones, el soporte documental de los mismos, la relación de su
contenido debiendo incorporar los metadatos correspondientes, a efecto
de catalogar su pertenencia a una serie documental o a un conjunto de
documentos, de forma que se facilite el desarrollo de las etapas
posteriores y que se identifique facilite identificar el documento de archivo
electrónico al que pertenezca.
Por lo que corresponde a la nueva información que se genere, deberá
privilegiarse su elaboración en documento de formato electrónico, a la que
se dará el seguimiento respectivo en la gestión documental electrónica,
cuando representen un valor documental de acuerdo con estas políticas y
demás disposiciones aplicables en la materia, debiendo incorporarse los
metadatos que le corresponda y permitan su identificación, y en su caso,
destino final o baja documental, así como la funcionalidad de la gestión
documental.
Adicionalmente, de la generación de los documentos de formato
electrónico, los sujetos obligados deberán asegurar que el sistema
automatizado para la gestión documental opere conforme al alcance de
las disposiciones de la estrategia nacional digital, al esquema de
interoperabilidad y de datos abiertos y en la aplicación general de las TIC
y de seguridad de la información, a nivel federal.
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En el ámbito de las entidades federativas, municipios y del Distrito Federal
observarán su cumplimiento en forma optativa y de acuerdo a su
disponibilidad presupuestaria.
III. Preparación para la digitalización: Esta fase tiene por objeto la
revisión de los documentos de archivo impresos o en medios no
electrónicos, con la finalidad de eliminar todos aquellos elementos que
puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización, como
grapas, clips, separadores, hojas dobladas, pegadas o volteadas.
Igualmente se verificará que las unidades documentales no contengan
documentos duplicados o cualquier otro que no sea parte del documento
a digitalizar.
En caso de que el objeto a digitalizarse se trate de una unidad
documental compuesta, como puede ser el expediente, se deberá foliar el
original, previamente a su digitalización, sin perjuicio de que el control
secuencial de las imágenes que componen esa unidad sea recogido en
los metadatos.
IV. Digitalización: La etapa por la que se realiza la conversión de un
documento en soporte físico a un documento de archivo electrónico,
teniendo en consideración lo siguiente:
a) Que el archivo electrónico que se genere o integre con motivo
del proceso de digitalización, permita ser explotable y manipulable;
b) Que se mantengan estándares de digitalización, como la
resolución, profundidad de bits, entre otros, que garanticen que el
archivo electrónico sea legible y completo;
c) Que se digitalice el documento impreso o de cualquier otro
medio no electrónico obedeciendo a la organización original del
mismo, entendiendo por esto respetar si se trata de un documento
único o si forma parte de un conjunto;
d) Que las tecnologías de la información con los que cuenten o
adquieran los sujetos obligados, de acuerdo a su disponibilidad
presupuestaria, les permita generar, conservar y resguardar las
bases de datos o documentos de archivos electrónicos.
V. Indexación de documentos digitalizados o en formato electrónico:
Es la etapa en la que los sujetos obligados deberán añadir información
estructurada a los archivos electrónicos.
La información estructurada puede referirse al nombre que le sea
asignado al archivo electrónico como el título y fecha o se opte por
versiones que comprenda: nombre del autor, fecha y etiquetas que
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describan el contenido, entre otros, dicha información estructurada
obedece a un criterio común de una base de datos más amplia, que
permite así su ubicación y consulta.
VI. Control de calidad: La importancia de esta fase recae en la premisa
de que justo al finalizarla, los archivos electrónicos generados con motivo
del proceso de digitalización que hayan sido sometidos a la misma,
cumplirán con los requerimientos determinados por cada sujeto obligado,
de acuerdo a los objetivos de su proyecto de digitalización.
Séptima. Los sujetos obligados para que puedan definir si la digitalización es
correcta o incorrecta, así como la generación de los documentos en formato
electrónico, deberán de verificar lo siguiente:
I. Determinar el momento preciso para realizar el control de calidad
porque, puede ser simultáneo al proceso de digitalización o generación
posterior al mismo;
II. Estandarizar el control de calidad a través de un documento donde se
establezcan los requisitos mínimos que deben cumplir todos los
documentos de archivos digitalizados o electrónicos de origen, como la
legibilidad e integridad;
III. Determinar si será sometida a esta fase la totalidad de los archivos
electrónicos o si se establecerá un método de muestreo para dicho
cometido;
IV. Decidir el procedimiento y uso de las TIC para la revisión de los
archivos electrónicos, considerando que ésta puede realizarse de forma
manual –visual-; automática -a través de un programa que permite
detectar anomalías como páginas en blanco o páginas muy oscuras-; o
mixta -combinación de automática y manual;
V. Establecer los casos en los que se realizará una nueva digitalización
del documento impreso o en cualquier otro medio no electrónico, y
VI. Realizar un registro de los resultados del mismo, con el cual se
pueden construir estadísticas que permitan tomar decisiones para mejorar
el proceso de digitalización y archivos electrónicos.
Octava. Los sujetos obligados deberán incorporar al sistema de gestión los
documentos de archivo electrónicos, cuando:
I. Deriven del ejercicio de sus atribuciones y funciones y estén
relacionados con la gestión de asuntos y trámites:
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II. Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros
sistemas de información sean distintos a los utilizados por sus áreas o
unidades administrativas, y
III. cuenten con los metadatos que garanticen
conservación y acceso
se
trazabilidad,
IV. contengan al menos:
a) Los mismos instrumentos técnicos
corresponden a los soportes tradicionales;
archivísticos
que
b) Clasificación equivalente a los expedientes de las series
documentales correspondientes al cuadro general de clasificación
archivística;
c) Almacenamiento en equipos de cómputo administrados por la
Área de tecnologías de la información o su equivalente, que
cumpla con las características y estándares de seguridad de la
información de TIC;
d) Mecanismos que garanticen la autenticidad, seguridad,
integridad y disponibilidad, así como su control y administración
archivística.
V. Afecten los procedimientos registrados, en cuanto a su actualización,
migración, respaldo u otro proceso que documente cambios jurídicoadministrativos, tecnológicos en sistemas y programas o en dispositivos y
equipos.
Novena. Para que los documentos de archivo electrónico se preserven a través
del ciclo documental, se observará:
I. La información requerida para la identificación:
a) El vínculo a anexos, cuando existan;
b) El nombre y versión del sistema o formato en que se haya
capturado, y
c) Las plantillas requeridas para interpretar la estructura del
documento;
II. La información requerida en el tiempo.
III. Dejar constancia en el sistema de control de gestión documental o
herramienta para control de documentos de archivo, de la transferencia
de los documentos de archivo electrónicos al archivo de concentración,
15
garantizando que éstos permanezcan en los equipos de almacenamiento
administrados por el área de tecnologías de la información o su
equivalente, hasta cumplir su vigencia administrativa, legal, contable o
fiscal, y
IV. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico
en los equipos de almacenamiento del sujeto obligado administrados por
el área de tecnologías de la información o su equivalente, así como
brindarles el mantenimiento y actualización correspondiente, en tanto se
definen los requisitos específicos para la baja o transferencia secundaria.
CAPÍTULO IV
POLÍTICAS PARA EL USO DE METADATOS
Décima. Los sujetos obligados en todo proceso de digitalización y de generación
de documento electrónico, para su correcto funcionamiento deberán incluir el
uso de metadatos, de manera que permita una consulta más rápida y eficiente,
conforme a lo siguiente:
I. Se deberán digitalizar los documentos de archivo que se encuentren en
el archivo de trámite, archivo de concentración o archivo histórico.
II. Considerar en el documento de archivo electrónico los metadatos que
correspondan al documento de archivo en soporte físico, con el objeto de
no perder la integralidad del mismo y mantener su conservación.
Décima Primera. En el caso de archivos electrónicos, los sujetos obligados
deberán clasificar los metadatos dependiendo de su naturaleza, dado que en
ocasiones podría ser considerada en más de una categoría. Para ello se
considerarán las siguientes clasificaciones:
I. Metadatos descriptivos: Se refiere a la información que identifica a los
archivos electrónicos y son los que auxilian en la búsqueda de los
mismos, tales como: destinatario, fecha de creación, institución
productora, clasificación o asunto;
II. Metadatos técnicos: Son aquellos que sirven para ayudar a que se
tenga consistencia en un gran número de archivos, imponiendo
estándares para su creación, tales como: escáner utilizado, formato de
archivo, resolución;
III. Metadatos estructurales: Tienen por objetivo facilitar la navegación y
presentación de los archivos electrónicos, proporcionan información sobre
la estructura interna de los archivos electrónicos, como página, sección,
capítulo, numeración, índices y tabla de contenidos; además, sirven para
describir la posible relación entre diversos archivos electrónicos;
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IV. Metadatos administrativos: Tienen por objetivo facilitar el uso de los
archivos electrónicos a corto y a largo plazo, además sirven para registrar
características técnicas de los mismos, pueden incluir datos técnicos
sobre la creación de los archivos y sobre los resultados en el proceso de
control de calidad; pueden definir si los archivos en cuestión poseen
algunos derechos asociados a los mismos, como la confidencialidad y
propiedad intelectual, así como la definición, si es el caso, de los
requisitos de control de acceso y utilización, tales como la necesidad de
algún programa o versión específica para su lectura o edición, e
igualmente define el tipo de archivo: .doc, .xls, .mp3, .mp4, entre otros
aspectos, y
V. Metadatos para la preservación de archivos electrónicos: Están
conformados por toda la información necesaria para gestionar y preservar
archivos electrónicos a lo largo del tiempo, ya que documentan procesos
realizados en el tiempo, es decir, eventos o acciones realizadas para
preservar datos y los resultados de estos eventos, se asocian con
acciones realizadas sobre un recurso después de ser enviado a un
repositorio digital, ya que pueden incluir el registro de cambios realizados
al recurso, como transformaciones o cambios de formato, o indicar la
naturaleza de las relaciones entre diferentes archivos electrónicos o
digitales.
Estos metadatos deben contener la información que va a asistir a la toma de
decisiones relacionada con el valor a largo plazo de un recurso digital o
electrónico. Se relacionan, generalmente, con las estrategias de preservación en
estos rubros, así como con otras acciones rutinarias, como copiar y respaldar, o
cualquier proceso automatizado que se ejecute en gran cantidad de objetos, por
ejemplo: secuencia de cambios de formato, respaldos realizados.
Décima segunda. Los sujetos obligados, al vincular documentos de archivo con
fondo, sección, serie, subserie, expediente y documento mediante la integración
del cuadro general de clasificación archivística y del catálogo de disposición
documental al sistema automatizado para la gestión documental, deberán:
I. Asociar los metadatos que le correspondan;
II. Calendarizar las transferencias documentales establecidas en el
catálogo de disposición documental y de los metadatos;
III. Seleccionar y asignar códigos de clasificación archivística, y
IV. Establecer un control de acceso para realizar cambios en la
clasificación archivística y la vigencia documental.
17
CAPÍTULO V
POLÍTICAS PARA EL EQUIPO DE DIGITALIZACIÓN
Décima tercera. Los sujetos obligados deberán de elegir el dispositivo para
digitalizar los documentos, el cual dependerá de las metas del proyecto, formato,
tamaño, condición de los materiales a digitalizar y el presupuesto disponible.
Décima cuarta. Los equipos de escaneo recomendables para digitalizar
documentos pueden ser: escáner de cama plana, escáner de filme/diapositivas,
escáner de formato amplio, o escáner de libros.
Décima quinta. Los sujetos obligados deberán establecer controles de
seguridad de la información de las TIC, para la preservación de sus documentos
de archivo y de los metadatos que les corresponda, conforme a los siguientes
objetivos:
I. Establecer mecanismos para que la infraestructura de tecnologías de
información y comunicaciones puedan resistir fallas, ataques deliberados
o desastres y, se recuperen los servicios de tecnologías de información y
comunicaciones de manera ágil y segura;
II. Asegurar la estabilidad y continuidad de la operación de
infraestructura de tecnologías de información y comunicaciones en
aplicación de cambios y la solución de problemas e incidencias,
implementación de aplicativos de cómputo, soluciones tecnológicas
nuevos servicios de TIC;
la
la
la
y
III. Contar con un programa de mantenimiento a la infraestructura
tecnológica que contenga acciones de carácter preventivo para evitar
fallas a los componentes de dicha infraestructura;
IV. Efectuar el respaldo y protección de datos almacenados;
V. Aplicar controles de riesgos;
VI. Permitir el firmado electrónico e incorporación de la Firma Electrónica
Avanzada de documentos conforme a lo establecido en la Ley de Firma
Electrónica Avanzada y demás disposiciones aplicables;
VII. Controlar las modificaciones tecnológicas y jurídico-administrativas de
los documentos de archivo, anexos y metadatos relacionados en, al
menos, los siguientes casos mínimos:
a) Cuando se actualice, migre, respalde, dé mantenimiento,
modifique los privilegios que se otorguen a los usuarios o se
aplique otro proceso a la herramienta tecnológica. En dicho
18
supuesto, se deberá asegurar la preservación del documento de
archivo y registrar la fecha en que así ocurra, y
b) Cuando cambie el código o estructura de la clasificación
archivística.
VIII. Prever la capacidad de fechado automático y constante al guardar
conforme a las fechas y horas señaladas por el sistema de cómputo
central donde resida el sistema automatizado para la gestión documental,
y en términos de lo establecido en el artículo 3 de la Ley del Sistema de
Horario en los Estados Unidos Mexicanos que establece tres diferentes
zonas horarias en el territorio nacional, y
IX. Permitir el registro de transferencias primarias y secundarias,
conforme a las disposiciones aplicables, para el trámite de baja
documental de archivos, la transferencia secundaria de archivos con valor
histórico, cuando corresponda;
CAPÍTULO VI
POLÍTICAS PARA DETERMINAR LA CONSERVACIÓN, DESTINO FINAL O
BAJA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS O
DIGITALIZADOS
Décima sexta. Los sujetos obligados deberán considerar un método para fijar
vigencias para los documentos de archivos electrónicos y garantizar el acceso a
la información en todo momento y para todos los usuarios.
Décima séptima. Los sujetos obligados establecerán que la conservación,
destino final o baja documental de los archivos electrónicos, se definan a través
de un proceso que acompañe a la digitalización o la generación de archivos
electrónicos y sea resultado de la aplicación de parámetros para la vigencia de
los mismos, conforme a lo previsto en la normatividad de la materia.
Décima octava. El área coordinadora de archivos o su equivalente deberán de
integrarse al interior de cada sujeto obligado con miembros del área encargada
de la digitalización o por los responsables de archivos y del área de Tecnologías
de la Información y Comunicación o su equivalente.
Décima novena. El área coordinadora de archivos de cada sujeto obligado
deberá realizar una tabla de vigencias para archivos electrónicos, en la que se
fijen la categorización y los plazos para la conservación, destino final o baja
documental de archivos electrónicos, atendiendo a la naturaleza y contextos
legales y administrativos de cada sujeto obligado, para lo cual, se deberá
observar el Anexo 1 y lo previsto en los Criterios para la sistematización y
conservación de los archivos por parte de los sujetos obligados y la demás
normatividad aplicable en la materia.
19
Vigésima. La baja documental de archivos electrónicos estará sujeta a un
acuerdo de autorización emitido a propuesta del área coordinadora de archivos
en las que se respeten las reglas relativas a la clasificación de documentos,
conforme a lo dispuesto en la normatividad aplicable en la materia.
Vigésima primera. La temporalidad de conservación de archivos electrónicos
será la que los sujetos obligados establezcan atendiendo a la tabla de vigencias
para documentos determinada por el Archivo General de la Nación que se
agrega como Anexo 2 de las presentes Políticas.
CAPÍTULO VII
INCORPORACIÓN DE AJUSTES RAZONABLES EN EL PROCESO DE
DIGITALIZACIÓN
Vigésima segunda. Los sujetos obligados al implementar ajustes razonables
deberán garantizar el trato digno para todos los usuarios, independientemente
de las limitaciones físicas que éstos tengan por lo que deberán observar lo
siguiente:
I. Promover campañas que sensibilicen a sus integrantes y provoquen
una actitud proclive para digitalizar la información; y
II. Generar políticas que permitan, entre otras, el apoyo interinstitucional
en capacitación y la previsión presupuestal para que en la medida de lo
posible, se incorporen las herramientas tecnologías adecuadas a los
diversos tipos de discapacidad.
Vigésima tercera. Los sujetos obligados considerarán las dificultades que
presentan las personas con discapacidad que limiten el ejercicio pleno y efectivo
de su derecho de acceso a la información para la implementación de los ajustes
razonables, para lo cual deberán observar la previsión y disponibilidad
presupuestaria para implementar las herramientas tecnológicas en las se
encuentran las siguientes:
Tipo de
Descripción
discapacidad
Visuales
Comprende a personas con
ceguera o debilidad visual e
inclusive las que presenten
alguna enfermedad de los
ojos que les impida la
visibilidad, entre ellas, los
adultos mayores.
Auditivas
Comprende a personas que
presenten
discapacidad
auditiva.
Herramientas tecnológicas
Lectores de pantalla (Ej. IBM homepage reader, JAWS,
Window Eyes, NVDA –non visual desktop access-); o
Amplificadores de pantalla (Ej. Propio del S.O.,
Zoomtext).
Subtitulado en videos con textos sencillos y fáciles;
Lenguaje mexicano de signos (Ej. Videos donde
intérpretes traduzcan el documento digitalizado).
20
Motrices
Incluye a las personas que
presentan deficiencias o
limitaciones en la movilidad
de extremidades superiores
e inferiores.
Cognitivas
Comprende a las personas
que presentan factores que
afectan la capacidad de
comprensión de lectura.
Acceso con teclado (Ej. Teclado y ratones adaptados,
teclado
del
sistema
operativo,
StickyKeys,
ToogleKeys); Control por voz (Ej. Dragon Naturally
Speaking, Opera: Navegación por voz, Vocal Joystick);
y Dispositivos de apuntamiento (ratones inalámbricos
con láser, horizontales y verticales).
Ayudas
técnicas
que
pueden
consistir
en:
Amplificadores de pantalla; Sintetizadores de texto que
permiten convertir un texto a voz (Ej. Plaphoons);
Ayudas para “autocompletar”; Programas para lectura
fácil de texto (Ej. Simplext –sistema automático de
simplificación de textos).
CAPÍTULO VIII
DE LA INTERPRETACIÓN
Vigésima cuarta. La Comisión de Archivo y Gestión Documental del Consejo
Nacional del Sistema Nacional, será la encargada de interpretar las presentes
Políticas y de resolver cualquier asunto no previsto en las mismas.
TRANSITORIOS
PRIMERO. Las presentes políticas deberán publicarse en el Diario Oficial de la
Federación, a través del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional, en la
Plataforma Nacional y en las páginas electrónicas de los Organismos Garantes e
Instituciones integrantes del Consejo Nacional.
SEGUNDO. Hasta en tanto el Sistema Nacional establezca los lineamientos para
la implementación de la Plataforma Nacional y ésta entre en operación, las
presentes políticas se deberán publicar en los sitios de internet de los
integrantes de dicho sistema bajo el seguimiento del Secretario Ejecutivo del
Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales.
TERCERO. Una vez que esté en funcionamiento la Plataforma Nacional,
publíquese las presentes políticas en la misma, por conducto del Secretario
Ejecutivo del Sistema Nacional.
CUARTO. La vigencia de las presentes Políticas comenzará a partir de la
expedición de la Ley Federal de Transparencia, Acceso a la Información Pública
Gubernamental, la homologación de las legislaciones en los ámbitos locales, de
los organismos garantes de las entidades federativas, así como de la
normatividad aplicable en la materia de los sujetos obligados o bien que haya
trascurrido un año de la publicación de la Ley General.
QUINTO. Los sujetos obligados del ámbito de los municipios, con población
menor a 70,000 habitantes, podrán solicitar al organismo garante de la entidad
federativa correspondiente, de manera subsidiaria, la información a publicar
21
como nueva obligación de transparencia, la divulgue en su página de internet
correspondiente y en la Plataforma Nacional de Transparencia.
SEXTO. Los sujetos obligados deberán informar al Instituto o al organismo
garante de la entidad federativa de que se trate, las designaciones de los
responsables de las áreas coordinadoras de archivos o sus equivalentes, a más
tardar dentro de los 60 días hábiles posteriores en concordancia con los criterios
para la sistematización y conservación de los archivos por parte de los sujetos
obligados a la fecha de entrada en vigor de las presentes Políticas.
SÉPTIMO. La digitalización de la información pública de los sujetos obligados,
deberá iniciarse a más tardar dentro de los seis meses siguientes a la fecha de
entrada en vigor de las presentes Políticas, atendiendo a su previsión y
disponibilidad presupuestaria que le haya sido autorizada, la cual será revisada
por el Comité de Transparencia en forma anual, a fin de que en un periodo
previsto de cinco años se concluya con la digitalización de la información pública
en poder de los sujetos obligados de los anteriores ejercicios fiscales de acuerdo
a las vigencias documentales e incluyendo en su caso, los documentos de los
archivos históricos.
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ANEXO 1
Tabla de vigencias para documentos o archivos electrónicos
Categoría
Vigencia
Razones que justifican la
conservación, baja documental y
destino final
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ANEXO 2
Tabla de vigencias para documentos de archivos electrónicos
Tipo de documento
Archivo contable Documentos
justificatorios
y
comprobatorios
Inversiones en activo fijo
Temporalidad
5 años
Expedientes en proceso de
financiamiento
de
responsabilidades o procesos
judiciales
Expedientes de adquisiciones
12 años
Expedientes
clasificados
como reservados
Se
adiciona
un
periodo igual al de
reserva
12 años
3 años
Fundamento Legal
Acuerdo presidencial, DOF,
25/08/1998.
Acuerdo
presidencial,
25/08/1998.
Acuerdo
presidencial,
25/08/1998.
DOF,
DOF,
Ley
de
Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, DOF, 16/01/2012
Lineamientos Generales para la
Organización de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la
Administración
Pública
Federal,
DOF, 20/02/2004.
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