En la pantalla principal se realiza la captura de una

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Captura de una Solicitud de Viático
En la pantalla principal se realiza la captura de una solicitud de viático. Esta
sección se compone de dos partes principales. En la primera se encuentran los datos
personales del solicitante y en la segunda los datos correspondientes a la comisión.
En la parte superior de la pantalla de captura se muestran los datos del solicitante,
además de la fecha de captura y el número de folio de la solicitud. Estos datos son
desplegados automáticamente por el sistema:
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1. En esta parte se muestran los datos del solicitante. Aunque estos datos se
despliegan automáticamente por el sistema, se puede cambiar el nombre del
solicitante, y los datos correspondientes serán mostrados por el sistema.
2. Aquí se muestra la fecha de captura y el número de folio correspondiente a la
solicitud, ambos datos son capturados por el sistema.
En la siguiente sección de la página se encuentran los campos para capturar la comisión
del viaje.
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Al seleccionar el lugar al que se viajará, presionar sobre el botón Agregar. Se
generará un recuadro con los lugares seleccionados:
Para quitar una comisión de las que se encuentran en el cuadro, presionar sobre el
link Eliminar.
Después de seleccionar el lugar de la comisión, se debe capturar la fecha de
salida y la fecha de regreso. Y además proporcionar la duración en días del viaje.
Al seleccionar las fechas de la comisión, hacer clic sobre el campo donde se indica
Días para realizar el cálculo del número de días. Esto se calcula automáticamente por el
sistema.
A continuación se captura la información detallada de la comisión.
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1. Primero se debe introducir cuál es el motivo del viaje, esto se hace en el campo de
Trabajo a Desempeñar
2. También capturar una pequeña justificación del motivo de la comisión
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3. Seleccionar el tipo de transporte en que se realizará el viaje, este puede ser Aéreo
o Terrestre
4. Cuando el viaje sea por tierra, entonces se especifica si se utilizará uno de los
vehículos de la Institución o en Autobús.
5. Debe capturarse la trayectoria que será recorrida, esto con la finalidad de tener
conocimiento del kilometraje a recorrer. Esta será seleccionada del listado de
trayectorias que se muestran
6. Al seleccionar la trayectoria, los campos de Casetas y Kilómetros serán llenados
de forma automática por el sistema.
7. Cuando el viaje sea por vehículo, el solicitante puede especificar si requerirá de
gasolina extra. Para esto, hay que capturar la cantidad solicitada en el campo de
Litros de Gasolina Adicional. Si no se solicita gasolina extra, entonces el sistema
asigna la cantidad de cero
Al término de la captura, los campos correspondientes a Gastos de Camino, Casetas
de Peaje, Combustible y Viáticos serán calculados automáticamente por el sistema,
excepto cuando se requiera de la compra de un boleto, ya sea de autobús o avión, en
este caso se debe capturar el costo del boleto.
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Una vez terminada la captura de la solicitud, para obtener el total de la cantidad
que se esta solicitando, hacer clic sobre el botón con la imagen
se mostrará la suma del viático.
, y en el campo Total
Si se requiere agregar una cantidad adicional para la realización del viaje, ésta se
debe solicitar, para esto se debe seleccionar el botón de Agregar Cantidad
Esta opción abre una pequeña ventana en donde se captura una justificación del
por qué se está solicitando una cantidad extra.
Finalmente para que la solicitud quede almacenada, presionar sobre el
botón
.
En el caso de que no se quiera guardar la captura realizada, seleccionar el botón
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Consulta y Modificación de una Solicitud de Viático.
Para realizar la consulta de alguna solicitud capturada, primeramente se
selecciona del menú la opción Consulta Estado de Viáticos
Se desplegará la pantalla con el listado de solicitudes que pertenezcan al usuario
en sesión. Podrá consultar cualquier solicitud que se encuentre en la lista haciendo clic
sobre el link Consultar.
En la siguiente pantalla se muestran los datos de la solicitud. Si se va a realizar
alguna modificación a la información, se siguen los mismos pasos que en la captura de
una solicitud.
En esta página se encuentra la función para impresión de la solicitud. Para llevar a
cabo esto, la solicitud debe estar autorizada en su totalidad. Si se va a imprimir la solicitud
se debe hacer clic sobre el botón de
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Proceso de Autorización.
Primeramente se selecciona en el menú la opción de Consultar Viáticos. Se
desplegará un recuadro con el listado de solicitudes que se tengan pendiente por
autorizar dependiendo del usuario en sesión.
La autorización puede hacerse desde este listado haciendo clic en el botón de la
columna Autorizar. Entonces, la solicitud quedará automáticamente autorizada y pasará al
siguiente nivel de autorización.
Otra manera de realizar este proceso es consultando primero la solicitud, esto se
lleva a cabo seleccionando la misma opción en el menú, pero en el recuadro hacer clic
sobre el link de Consultar
Se desplegará la solicitud seleccionada a la cual se le podrán realizar los cambios
que se consideren necesarios, siguiendo el proceso de modificación.
Al final de la página se encuentra un botón para llevar a cabo la autorización de la
solicitud.
Entonces la solicitud pasará al siguiente nivel de autorización. Una vez que se
haya realizado la autorización se desplegará nuevamente la pantalla que contiene el
listado de las solicitudes pendientes por autorizar.
En el caso que el usuario no desee autorizar la solicitud, es decir, que rechace la
solicitud, hacer clic en el botón de
. Esto abrirá una pequeña página para que
se introduzca una justificación del rechazo de la solicitud.
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A
B
A. Se debe indicar a qué nivel se va a regresar la solicitud.
B. En el recuadro se debe introducir una justificación del por qué se rechaza la
solicitud consultada. A continuación se presiona sobre el botón Aceptar.
Cuando se desee cancelar una solicitud se debe hacer clic sobre el botón de
y la solicitud quedará cancelada.
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Comprobación de Gastos
Después de realizado un viaje, se procede a llevar a cabo una comprobación de
gastos, para esto se selecciona del menú Comprobación de Gastos Æ Comprobar Gastos
Se desplegará una pantalla con las solicitudes de viáticos que estén pendientes
por comprobar. En el listado, seleccione la solicitud que se va a comprobar haciendo clic
en el link Seleccionar
Se desplegará la información necesaria para realizar este proceso.
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1. Se despliega un número de folio de comprobación, éste se calcula de forma
automática.
2. Se muestra la fecha en que se realiza la comprobación de gastos.
3. Se despliegan los datos del solicitante, el(los) lugar(es) a donde se realizó la
comisión y el periodo de tiempo. Esto datos son desplegados automáticamente por
el sistema
4. Además, automáticamente, se muestran las cantidades que fueron originalmente
entregadas para realizar el viático.
Cuando las cantidades a comprobar son diferentes a las que fueron entregadas se
debe introducir en los campos de la columna IMPORTE
5. Se captura la cantidad a comprobar en cada uno de los gastos realizados en el
viático
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Una vez que se han capturado las cantidades, se debe introducir el total para obtener
la diferencia en los saldos.
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6. Se captura el total de las cantidades introducidas
7. Para obtener la diferencia de saldos seleccione sobre el botón
Finalmente para almacenar los datos de la comprobación, hacer clic sobre el botón
de Guardar.
Consulta de Comprobación de Gastos
Para realizar la consulta de la comprobación de gastos, seleccione del menú
Comprobación de Gastos Æ Consulta Comprobaciones
Se desplegará una pantalla similar a la de captura de comprobación, en la cual se
desplegarán los datos que fueron introducidos para la comprobación de gastos.
En esta página se encuentra el botón para llevar a cabo la impresión del formato de
comprobación de gastos.
Para imprimir, hacer clic en el botón
y el proceso se llevará a cabo, para
que se dé seguimiento al proceso de comprobación.
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Historial
Para conocer el proceso que ha llevado una solicitud de viático, entrar en el menú
Reportes Æ Historial para mostrar el listado de las solicitudes capturadas.
Para mostrar una solicitud en particular hacer clic sobre el link Consultar y se mostrará el
resumen de actividades realizadas sobre esa solicitud.
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1. Aquí se despliegan el folio de la solicitud consultada y el nombre de la persona
que lo solicitó.
2. Fecha, hora y actividad que se efectuó sobre la solicitud
Para imprimir un reporte del historial de la solicitud, seleccionar el botón de
Para consultar una solicitud diferente, seleccione el botón
a la página anterior donde se muestra el listado de las solicitudes.
.
y se regresará
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Reportes
Para obtener los reportes de viáticos, seleccionar del menú Reportes Æ Reporte de
Viáticos.
Se desplegará la página para seleccionar el tipo de reporte que se desee generar.
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1. Para general el reporte, se seleccionar el tipo de reporte
2. Además se debe de seleccionar un rango de fechas
Una vez introducidos los datos requeridos, hacer clic sobre el botón
generará el reporte seleccionado.
y se
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