Oficio 220-167304 Del 02 de Diciembre de 2011

Oficio 220-167304 Del 02 de Diciembre de 2011
ASUNTO:
SOCIEDAD.
ALGUNOS
ASPECTOS
RELACIONADOS
CON
TRANSFORMACIÓN
DE
UNA
Acuso recibo de su escrito radicado en esta Entidad con el número 2011- 01-319362, remitido por la Jefe
del Departamento Legal de la Cámara de Comercio de Bogotá, mediante el cual formula una consulta
relacionada con algunos aspectos de la transformación de una sociedad, en los siguientes términos:
En que parte del acta se debe indicar la razón social completa? Es la razón antes de la transformación? o
después de la transformación?
A que fecha de corte debe ser el balance general y si ya debe estar incluido el nuevo capital?
Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones de orden legal, a la luz del Código
de Comercio, en lo pertinente:
i) De conformidad con lo dispuesto en el inciso primero del artículo 189 ibídem, “ Las decisiones de la
junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas
que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en
la cuales deberá indicarse, además la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los
votos emitidos en cada caso” . (El llamado es nuestro).
ii) Por su parte, el artículo 431 ejusdem, preceptúa que “ Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se
hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, o en
su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión;
el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con
indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones
adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas
presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su
clausura” . (Subraya el Despacho).
iii) Del estudio de las normas antes transcritas, se desprende, de una parte, que las mismas regulan el
contenido formal de las actas de las reuniones del máximo órgano social, la primera de las cuales es de
carácter general, referida a toda clase de sociedades y la segunda, regula específicamente la de la
asamblea general de accionistas de la sociedad anónima, indicando los requisitos formales que debe
contener, y de otra, que las actas resultan de primordial importancia por cuanto a través suyo se deja
constancia de las decisiones adoptadas por la asamblea o junta de socios, el numero de votos emitidos a
favor, en contra o en blanco, es decir, se compendian, por tanto, las manifestaciones de voluntad social.
iv) Por esta circunstancia precisamente es que la ley se ocupa de exigir ciertos requisitos formales o
pautas que deben observarse para la elaboración de actas de junta de socios o de asamblea, a saber: a)
serán numeradas en forma cronológica y continuada, señalándose a la primera reunión del año el número
siguiente al de la última del año anterior. A las actas de asamblea o junta de socios se les asignará una
numeración propia, diferente de la que se adopte para las de junta directiva; y b) deben ir encabezadas
con indicación de la siguiente información: 1) ciudad donde se efectúa la reunión; 2) hora; 3) fecha de la
reunión; 4) fecha en que se convocó; 5) quien hizo la citación; 6) en que calidad se efectuó; 7) medio
utilizado para convocar, si por carta circular, aviso de prensa, etc.;8) lugar donde la reunión se llevo a
cabo; 9) nombre de la sociedad; 10) lista de socios o accionistas que asistieron o se hicieron representar,
con indicación del número de cuotas o acciones de cada uno de ellos. Si concurrieron a través de
apoderado, se expresará el nombre de éste, si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz,
se indicará la calidad en que actúa su representante; 11) asuntos tratados; 12) las decisiones adoptadas
y el número de votos emitidos a favor, en contra, o en blanco, 13) las constancias escritas presentadas
por los asistentes durante la reunión; 14 las designación efectuadas; y 15) la fecha y hora de su clausura,
así como de imponer la obligación de las sociedades de llevar un libro debidamente registrado en la Cámara
de comercio de su domicilio social, en el que se compilen los originales para proteger de éste modo la
integridad y fidedignidad de su contenido.
v) Como se puede apreciar, uno de los requisitos exigidos en la ley para la elaboración de las actas, es el
que en las mismas se deben dejar constancia de lo ocurrido en la respectiva reunión, y por ende, si en
determinada reunión se decide transformar la sociedad a cualquiera otra de las formas de la reguladas
por el Código de Comercio, en el acta deberá indicarse no solamente en el orden del día como uno de los
puntos a tratar la reforma del contrato social consistente en la transformación de la sociedad al tipo de las
anónimas, limitada, en comandita simple, o en comandita por acciones, etc., sino también el tipo de
sociedad adoptado, el nombre o razón social de la misma, el número de votos emitidos a favor, en contra
o en blanco, respecto de de dicha decisión, sin importar en que parte del orden del día o del acta se deje
constancia de tales aspectos.
vi) Así mismo, debe plasmarse la decisión de aprobar, como parte integrante del acta, los nuevos estatutos
de la clase de sociedad escogida, estatutos en los que debe constar la razón o denominación social que
tendrá la persona jurídica una vez perfeccionada la operación, es decir, mediante la inscripción el registro
mercantil el documento privado o escritura pública contentiva de la comentada reforma.
vii) De otra parte, el artículo 170 del Código de Comercio señala que "En la escritura pública de
transformación deberá insertarse un balance general, que servirá de base para determinar el capital de la
sociedad transformada, aprobado por la asamblea o por la junta de socios y autorizado por un contador
público". (Se resalta).
viii) A su turno el artículo 29 del Decreto 2649 de 1993 en relación con los estados financieros
extraordinarios dispone: "Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el
transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede
ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse.
Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no implican el
cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.
Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión
de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de
concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio". (Se subraya).
ix) De lo anteriormente expuesto, se concluye, de una parte, que los balances que se deben preparar para
efectos de una transformación, con el fin de adoptar cualquiera otra de las formas de la sociedad comercial
reguladas por el Código de Comercio, es una balance extraordinario, cuya periodicidad no puede ser
inferior a un mes a la fecha de la aprobación por parte del máximo órgano social de la transformación del
ente económico, y de otra, que en dicho estados financieros no se puede incluir el nuevo capital, pues
precisamente con base en los mismos es que se determina dicha circunstancia.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos
del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo.