Introducción: ¿Qué es la descripción archivística?

CURSO DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
NORMALIZADA
Antigua Guatemala
27-31/10/2014
Profesores
Mayra M. Mena Mugica
Santiago Muriel Hernández
Descripción Archivística
28/10/2014
§ Control de Autoridades Archivísticas
§ ISAAR (CPF)
§ ISDF
§ ISDIAH
Introducción:
¿Qué es la descripción archivística?
“Elaboración de una representación
exacta de la unidad de descripción y,
en su caso, de las partes que la
componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la
información que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los
documentos, así como su contexto y el
sistema que los ha producido.”
ISAD (G) 2000, Glosario. p. 16
Normalización de
la Descripción
ISAD (G)
1996 (1)
2000 (2)
ISDF
2007
Concepto de
Descripción
ISAAR (cpf)
1995 (1)
2004 (2)
ISDIAH
2008
Introducción:
¿Qué es la descripción archivística?
Sistema de Descripción
Archivística
Control de
Descripción
autoridades
Indización de las
descripciones
Las Autoridades Archivísticas
Control de Autoridades
Mecanismo de control de los términos
normalizados, que comprende los
nombres utilizados como puntos de
acceso, con el propósito de evitar el
ruido y silencio informativo en la
recuperación de la información.
Ortego, P. y Bona, JL.
Las Autoridades Archivísticas
Control de Autoridades
Bibliotecas
Archivos
ü Controlar de forma normalizada la
construcción de los puntos de acceso;
ü Hacer descripciones consistentes;
ü Facilitar búsquedas pertinentes;
ü Promover el intercambio nacional e
internacional en el acceso a la información.
Lafuente, A. y Muriel, S.
Las Autoridades Archivísticas
Análisis Documental (problemas)
Lingüísticos
Documentales
Traducir
Lenguaje
natural
puntos de
acceso
Lenguaje
Documental
(normalizado)
Tomado de : Tardón. E. ANÁLISIS DOCUMENTAL. Universidad
Complutense de Madrid (España)
Términos
con varios
Las
Autoridades
Archivísticas
significados con algo en
común
Términos
que coinciden en la
Lenguaje
natural
Ejemplo: Estrella,
Cabo
…
FORMA,
DIFERENTE
significado
Ejemplo: Vino (verbo)
Vino (sustantivo),
Polisémico
RUIDOS
Términos con un mismo
Homónimas significado:
Ejemplo:
SILENCIOS
Sinónimas almanaque/calendario
Las Autoridades Archivísticas
Lenguaje natural
Real y Pontificia Universidad de la
Habana
Santiago
José Pérez
Las Autoridades Archivísticas
Análisis Documental (problemas)
Lingüísticos
Lenguaje
Documental
Unicidad
Consistencia
puntos de
acceso
Uniformes
Carentes de
Ambigüedad
Las Autoridades Archivísticas
Control de Autoridades
Mecanismo de control de los términos
normalizados, que comprende los
nombres utilizados como puntos de
acceso, con el propósito de evitar el
ruido y silencio informativo en la
recuperación de la información.
Ortego, P. y Bona, JL.
Las Autoridades Archivísticas
Materiales de Referencia
Glosario de Terminología 1973
Archivística. Frank Evans
NO
Archivística General.
1986
PUNTO Teoría y Práctica.
INDICES
DE
Antonia Heredia
ACCESO Diccionario de
1988
Terminología Archivística
NO
(CIA)
Diccionario de
1993
Terminología Archivística
NO
(DAE)
ISAD (G)
1993 Punto de
acceso
Las Autoridades Archivísticas
Puntos de acceso
Ambiente Bibliográfico
(menos datos)
Ambiente
Archivístico
Documentar la
información sobre el
productor y el
contexto de
producción de los
documentos (Datos
biográficos e
Históricos)
Introducción:
¿Qué es la descripción archivística?
Documento de Archivo
“lo que separa a los documentos de
archivo de otras forma de información es
que obtienen su significado y su valor de
su procedencia” (Cunningham)
Necesidad de documentar el
CONTEXTO
“organización contextual de
información social” (Silva)
Las Autoridades Archivísticas
Documentar las relaciones (facilitar la
investigación y mejorar la GD)
¿quién?
¿cuando?
¿cómo?
Información
contextual
Productores
(Entidades
Personas
Familias)
¿qué
norma?
¿qué
función?
¿por qué?
Se crean documentos archivísticos
Lafuente, A. y Muriel, S.
Las Autoridades Archivísticas
PUNTO
DE
ACCESO
Archivística General.
Teoría y Práctica.
Antonia Heredia
1986
Personas
Entidades
Geográficos
Materia
INDICES
Hoja de trabajo
de la Guía de
Fuentes.
CIDA (1995)
Las Autoridades Archivísticas
P
U
N
T
O
S
D
E
A
C
C
E
S
O
ISAD (G)
ISAAR (CPF) 2004
2000
Nombre, término,
Nombre, término,
palabra clave, grupo palabra clave, frase
de palabras o código
o código que se
que se utiliza para
puede utilizar para
buscar, identificar buscar, identificar y
o localizar una
localizar
descripción
descripciones
archivística
archivísticas, incluye
los registros de
autoridad
(Access point).
Las Autoridades Archivísticas
Segundo grado de NORMALIZACIÓN
(Control de autoridades:
Uso de ficheros de autoridades)
(FORMA ÚNICA DEL PA)
Primer grado de NORMALIZACIÓN:
USO DE REGLAS COMUNES
(AACR2, APPM, RAD...)
(formas diferentes de un mismo PA)
Tomado de MDM. 2002
Control de Autoridades
Permite:
Tomar directamente el punto de
acceso de una base de datos de
autoridades (que recoge todos los
nombres normalizados) sin la
necesidad de tener que aplicar de
nuevo las normas de descripción.
Las Autoridades Archivísticas
Control de Autoridades
Paso 1
Paso 2
Instituciones Determinar Establecer la
Personas
cuál
forma
Familias
nombre
normalizada
debe ser del nombre
Funciones
elegido
elegido
como
punto de
acceso
Paso 3
Establecer
las
relaciones
con las
formas o
variantes
rechazadas
Las Autoridades Archivísticas
Control de Autoridades
Paso 1
PUNTOS DE
ACCESO
Determinar
cuál
Instituciones
nombre
Entrada
Personas
debe
deser
Familias
elegido
Autoridad
como
Funciones
punto de
acceso
Paso 2
Paso 3
Establecer la Establecer
forma
las
Registro
de
normalizada
relaciones
del nombre
con las
Autoridad
elegido
formas o
variantes
rechazadas
Las Autoridades Archivísticas
ISAAR (CPF)
2004
Punto de Acceso:
Nombre, término,
palabra clave, frase
o código que se
puede utilizar para
buscar, identificar y
localizar
descripciones
archivísticas, incluye
los registros de
autoridad
(Access point).
Registro de autoridad:
Forma autorizada del
nombre, combinada con
otros elementos
informativos, que permiten
identificar y describir la
entidad mencionada y que
pueden también remitir a
otros registros de
autoridad relacionados
(Authority record).
ISAAR (CPF). Glosario, 2004. p. 12
Las Autoridades Archivísticas
ISAAR (CPF)
2004
Punto de Acceso:
Nombre, término,
palabra clave, frase
o código que se
puede utilizar para
buscar, identificar y
localizar
descripciones
archivísticas, incluye
los registros de
autoridad
(Access point).
Registro de autoridad:
Forma autorizada del
nombre, combinada con
otros elementos
informativos, que permiten
identificar y describir la
entidad mencionada y que
pueden también remitir a
otros registros de
autoridad relacionados
(Authority record).
ISAAR (CPF). Glosario, 2004. p. 12
ESP AGS
Registro de autoridad
Entidad
Consejo de Guerra
Entrada
F. Excl. Consejo de Guerra y Marina
de
Consejo de la Guerra
autoridad
Supremo Consejo de Guerra
E. Relac. Consejo de Estado
Consejo de Hacienda
Contaduría del Sueldo
Contaduría Mayor de Cuentas
Secretaría del Despacho Universal de Guerra
Hª Inst. Supremo Consejo de Guerra (1773-1834)
No existe una fecha exacta de constitución del
Consejo de Guerra. Sus inicios se vinculan más
a la existencia de unas personas que aconsejaban
al rey en sus asuntos militares que a la creación
de un órgano institucional. En este sentido...
Las Autoridades Archivísticas
Registro de autoridad:
Forma autorizada del
nombre, combinada con
otros elementos informativos,
que permiten identificar y
describir la entidad
mencionada y que pueden
también remitir a otros
registros de autoridad
relacionados (Authority
record).
ISAAR (CPF). Glosario, 2004. p. 12
Fichero de
autoridades:
Conjunto
organizado de
todos los
registros de
autoridad (en
una base de
datos)
Utilidad del Control de Autoridades:
1) permitir el control de los puntos de
acceso;
2) actuar como sistema de referencia e
información;
3) representar las relaciones entre
puntos de acceso;
4) facilitar el intercambio de
información archivística, bibliográfica
y documental;
1) permitir el control de los puntos de
acceso;
1. Área de identificación
1.1 Tipo de entidad
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre
1.3 Formas paralelas del nombre
1.4 Formas normalizadas del nombre
según otras reglas
1.5 Otras formas del nombre
1.6 Identificadores para instituciones
- Interconexión de las diferentes
formas de un nombre asociadas a un
punto de acceso de autoridad,
- Vinculación con otros puntos de
3. Área de relaciones
acceso de autoridad, con
los identificadores
que de
3.1 Nombre(s)
instituciones, personas o familias
exista algún tipo de relación.
3.2 Naturaleza de la relación
3.3 Descripción de la relación
3.4 Fechas de la relación
2) actuar como sistema de referencia e
información;
2. Área de descripción
2.1 Fechas de existencia
2.2 Historia
2.3 Lugar
2.4 Estatuto jurídico
2.5 Funciones, ocupaciones y
actividades
2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)
2.7 Estructura(s)
interna(s)/Genealogía
2.8 Contexto General
ü Proporcionar información básica de
carácter histórico o descriptivo
sobre la persona, entidad, familia
tratado. (datos del contexto en el
que los documentos son creados)
3) representar las relaciones entre
puntos de acceso;
Registrar y representar relaciones:
3. Área
relaciones
ü Entre organizaciones
y depersonas,
3.1 Nombre(s) identificadores de
instituciones, personas o familias
3.2 Naturaleza de la relación
3.3 Descripción de la relación
3.4 Fechas de la relación
ü la evolución de una institución,
persona, familia a lo largo de la
historia.
4) facilitar el intercambio de información
archivística, bibliográfica y documental;
Documentar las relaciones (facilitar la
investigación y mejorar la GD)
Información
contextual
Productores
(Entidades
Personas
Familias)
Procesos de colonización,
inmigración, comercio:
Carácter multinacional de los
Archivos
Diferentes Archivos, iguales
productores
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
CONTEXTUAL
Las Autoridades Archivísticas
Documentar las relaciones (facilitar la
investigación y mejorar la GD)
Información Relacionarla con las descripciones de
contextual documentos de archivo de un mismo
productor que se conservan en más
Productores de un archivo.
(Entidades
Personas
Relacionarla con descripciones relativas
a recursos bibliográficos o
Familias)
museográficos relacionados con este
productor.
ISAAR (CPF) p. 8
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONTEXTUAL
(PRODUCTORES)
Las Autoridades Archivísticas
Documentar las relaciones (facilitar la
investigación y mejorar la GD)
Información
contextual
Productores
(Entidades
Personas
Familias)
CONTSTRUIR LOS PUNTOS
DE ACCESO DE FORMA
NORMALIZADA
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
CONTEXTUAL
Lafuente, A. y Muriel, S.
Las Autoridades Archivísticas
Documentar las relaciones (facilitar la
investigación y mejorar la GD)
Información
contextual
CONTSTRUIR LOS PUNTOS
DE ACCESO DE FORMA
NORMALIZADA
Productores
Creación de datos de autoridad únicos
(Entidades
Centro o sistema de archivos, o por
Personas
acuerdo entre diferentes sistemas de
Familias)
Archivos.
Distribuidos entre los centros que lo
integran.
Control de Autoridades
Control de Autoridades
PUNTOS DE ACCESO
Sistemas
Automat.
Potencialmente
todos los
elementos de
una
descripción
Archivística
(Índices)
CIA
Personas Instituciones
Entidades Personas
Geográficos Familias
Materia
Funciones
MCDA
NPA1
ENTIDADES
(Agentes,
Lugares,
Materia)
Las Autoridades Archivísticas según
MCDE (2010)
Puntos de acceso se corresponden
con los tipos de ENTIDAD:
• Agente: instituciones, personas y
familias (incluye los subtipos).
• Lugar: lugares.
• Tema: materias (también
las entidades del tipo función y sus
divisiones, y las entidades del tipo
norma.