Manual Rendiciones de Cuenta Apoyo Tesis FINAL

INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA RENDICIÓN DE
CUENTAS DE LOS FONDOS ASIGNADOS A TRAVÉS DE LA
BECA DE APOYO A LA REALIZACIÓN DE LA TESIS DOCTORAL
(CONVOCATORIAS AÑO 2011 Y 2012)
1. PRESENTACIÓN
En el marco del proceso de Modernización del Programa Becas, a partir del año 2005 se ha puesto al
servicio de los Becarios de las Becas de Apoyo a la Realización de la Tesis Doctoral, un Sistema de Rendición de
Cuentas a través de la Declaración de Gastos1 vía internet. Su objetivo es facilitar el cumplimiento de todas las
obligaciones relacionadas con la ejecución presupuestaria de su Beca.
El Sistema permitirá una actualización permanente de los gastos efectuados durante cada etapa de ejecución, así
como el registro del avance de éstos. A través del Sistema de Declaración de Gastos en Línea (SDGL), disponible en
la siguiente URL: https://evalcyt.conicyt.cl/declaracion-becas/, Ud. deberá declarar todos los gastos
correspondientes a la ejecución presupuestaria de su beca, ingresando los documentos que avalan el uso de los
recursos que usted está administrando. Recuerde que es de su exclusiva responsabilidad la certeza y completitud de
la información registrada en el sistema. Para corroborar esto, CONICYT se reserva el derecho de solicitar a Ud. la
documentación original declarada a través del SDGL.
2. PLAZOS PARA DECLARAR EN LINEA
El sistema de declaración en línea estará habilitado desde el primer día de inicio de la rendición (no antes), lo cual
implica que no podrá acceder antes de esa fecha
Período de la Declaración Anual de Gastos: La fecha de los gastos que se aceptarán en la rendición, considera los
siguientes períodos, que dependen del año de la beca:
CONCURSOS
ETAPA
CONVOCATORIA
2011
2012
CONVOCATORIA
2012
2012
FECHA DE
FECHA DE
GASTO
MODIFICACIÓN
DECLARACIÓN EN
REITEMIZACIÓN
REINTEGROS
DOCUMENTOS
COMPROMETIDO
PRESUPUESTARIA
LÍNEA Y EN PAPEL
Desde
16/05/2012
01/05/2013
Hasta
Hasta
Hasta
Hasta
15/05/2013
Hasta
15/05/2013
15/05/2013
15/05/2013
30/05/2013
30/05/2013
Desde
10/06/2012
01/06/2013
Hasta
Hasta
Hasta
15/06/2013
09/06/2013
Hasta
15/06/2013
17/06/2013
30/06/2013
30/06/2013
Una vez terminada la rendición, se debe apretar la opción “FINALIZAR RENDICIÓN”, si no se ejecuta esta acción la
declaración de gastos no será auditada.
Imprimir una copia del informe de declaración desde el sistema de rendición en línea y adjuntarlo a la carpeta con
los documentos físicos declarados en su rendición. Esta carpeta debe ser enviada por todos los becarios a Oficina
de Partes de CONICYT, ubicada en Bernarda Morín 551, Providencia, Santiago, dirigida a la Unidad de Rendición de
Cuentas de CONICYT.
a.- Nombre del/la becario/a.
b.- Beca y año de convocatoria.
c.- Motivo de envío (Documentación para rendición de gastos).
1
Declaración de gastos se refiere a un informe financiero detallado y virtual de la totalidad o parcialidad de las operaciones financieras que efectúan
los Beneficiarios o responsables de proyectos, subsidios o actividades, mientras que una Rendición de Cuentas corresponde a un informe financiero
detallado y físico de la totalidad o parcialidad de las operaciones financieras que efectúan los Beneficiarios o responsables de proyectos, subsidios o
actividades.
3. FORMA DE REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS
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Los documentos deberán presentarse debidamente archivados en una carpeta, ordenados
cronológicamente (pegados a una hoja en blanco), considerando el mismo orden de la rendición de
cuentas en línea, de lo contrario serán devueltas sin aprobar.
-
Todos los documentos deben ser inhabilitados mediante el timbre cruzado con la leyenda especificada
“Declarado Apoyo Tesis Doctoral”, con el fin de cumplir con disposiciones de CONICYT y disminuir el
riesgo de presentar el documento en otro programa de CONICYT u otro Servicio Público, para lo cual cada
persona destinará fondos del proyecto en la compra de un timbre con la leyenda especificada. En caso de
no incluir timbraje en los documentos, la rendición de cuentas será rechazada y devuelta al becario.
-
Una vez terminada su auditoria su ejecutivo/a informará la fecha y forma de retiro de su carpeta de
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documentos.
4. DESCRIPCIÓN DE GASTOS A RENDIR APROBADOS POR CONICYT
4.1 ÍTEMS GASTOS DE OPERACIÓN
Los Gastos de Operación corresponden a los gastos generales asociados a la ejecución del proyecto, tales como
insumos, fungibles, material de oficina y otros materiales, papelería, suscripción a revistas, arriendos,
subcontratación de servicios de administración y apoyo, entre otros, siempre y cuando no sean considerados bienes
de capital.
ÍTEM
RESPALDO
Boleta Compraventa Internacional original
Reactivos e Insumos de laboratorio
Se financiarán aquellos materiales y suministros de laboratorio
necesarios para la ejecución del proyecto, tales como,
instrumental menor, reactivos de laboratorio, materiales
fungibles, análisis de laboratorio, artículos de farmacias, entre
otros, siempre y cuando no sean considerados bienes capital o
inventariables. Quedan excluidos de este ítem la compra,
mantención y reparación de equipos de investigación y sus
accesorios.
Boleta Compraventa Nacional original
Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente
Factura Nacional Electrónica copia
Factura Nacional en Papel 1ª copia original cliente
Invoice original o electrónica + Cartola de pago
Boleta Compraventa Internacional original
Insumos Computacionales
Dispositivos de almacenamiento, periféricos y todo tipo de
insumos computacionales para complementar su trabajo y
almacenar información. Entre ellos se encuentran: papel para
impresoras, cintas de video o grabación de audio, tinta y tóner,
discos de almacenamiento (CD, DVD), pendrive y disco duro
externo. Cabe señalar que la definición de insumo
computacional es un bien consumible en el proceso productivo,
por lo que no se aceptarán compras de computadores o partes
de él, programas, software o bienes de capital.
Boleta Compraventa Nacional original
Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente
Factura Nacional Electrónica copia
Factura Nacional en Papel 1ª copia original cliente
Invoice original o electrónica + Cartola de pago
2
Cada Becario deberá conservar esta carpeta por un plazo de 5 años, en caso de posteriores auditorías o revisiones de rendiciones de cuenta que
podrá realizar CONICYT o la Contraloría General de la República.
Adquisición de libros y revistas
Ítem destinado a financiar la compra de libros y suscripción a
revistas con el fin de apoyar la investigación bibliográfica del
proyecto de tesis.
Inscripción a Congresos Nacionales e Internacionales
Está destinado a cubrir sólo la inscripción al Congreso. No se
costearán gastos asociados a viáticos y pasajes para asistir a
congresos.
Compra de Servicios
Esta categoría contempla el gasto asociado a la contratación de
personal de apoyo necesario para la correcta ejecución del
proyecto, tales como análisis de muestras, transcripción de
entrevistas, etc.
Material de Oficina
Artículos de escritorio.
Boleta Compraventa Internacional original
Boleta Compraventa Nacional original
Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente
Factura Nacional Electrónica copia
Factura Nacional en Papel 1ª copia original cliente
Invoice original o electrónica + Cartola de pago
Orden de compra + Cartola de pago
Boleta Compraventa Internacional original
Boleta Compraventa Nacional original
Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente
Factura Nacional Electrónica copia
Factura Nacional en Papel copia
Comprobante de Inscripción + Recibo Simple
Boleta de Honorarios Electrónica copia
Boleta de Honorarios en Papel original
Boleta Prestación de Servicios a Terceros
Boleta Compraventa Internacional original
Boleta Compraventa Nacional original
Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente
Factura Nacional Electrónica copia
Factura Nacional en Papel copia
Invoice original o electrónica + Cartola de pago
Gastos Menores
Recibo Simple
Todos aquellos gastos por los que no se pueda rendir con boleta
Recibo Simple + Carta explicativa
por un tope de $200.000.- anuales.
4.2 PASAJES Y VIÁTICOS
En este ítem sólo se pueden rendir documentos para trabajos de campo y visitas a laboratorios, en ningún caso se
podrán declarar viáticos y pasajes para asistir a Congresos.
ÍTEM
RESPALDO
Boarding Pass
Boleto Original
E-ticket
Pasajes
Factura Exenta en Papel
Considera traslados nacionales e internacionales directamente
Factura Nacional Electrónica
relacionados con la ejecución del proyecto, tales como bencina,
peajes, ticket aéreo, traslado en bus u otro medio de transporte. Factura Nacional en Papel
Invoice
Recibo Simple
Ticket Original
Viáticos
Considera los gastos de alojamiento y alimentación del becario,
necesarios para el desarrollo del trabajo en terreno o visita.
Recibo Simple
5. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
TIPOS DE DOCUMENTOS
CARACTERÍSTICAS
Extendidas a nombre del becario indicando el número de beca en
la glosa de la boleta. Estos datos se ingresan al momento de emitir
la boleta, no después.
BOLETAS DE HONORARIOS
Emitidas por el monto bruto sin deducción de impuesto (el pago de
éstos es responsabilidad del contribuyente).
No se aceptan fotocopias aunque estén legalizadas ante notario.
FACTURAS
Extendidas a nombre del Becario, indicando código y año de la
Beca, por el monto bruto (incluyendo IVA). No se aceptarán
facturas a nombre de terceros.
No se aceptan fotocopias aunque se encuentren legalizadas ante
notario.
Las facturas a nombre de la universidad, deberán adjuntar además
el comprobante de ingreso de fondos a la misma (comprobante de
pago a nombre del becario más carta del profesor tutor justificando
el gasto).
Deben contener en forma clara la fecha de emisión y el detalle de
los bienes o servicios adquiridos.
BOLETA DE COMPRAVENTA
Se puede rendir con boleta nacional, gastos hasta por un monto de
$100.000 e internacionales hasta por $200.000 equivalentes. Por
montos superiores se debe presentar factura.
En caso de boletas de compraventa internacional (INVOICES)
indicar el tipo de cambio utilizado y su fecha. Debe adjuntar cálculo
del tipo de cambio de acuerdo a tabla emitida, como referencia, por
Banco Central de Chile, el día que se hizo efectivo el pago.
Documento formal, con números correlativos por ítem. En el caso
de las descripciones autorizadas con recibo simple en el ítem gastos
operación debe disponer de los siguientes documentos de respaldo:
recibo de congresos, proforma, comprobante de recibos internos de
universidades o instituciones, fotocopia del cheque pagado o
comprobante de pago de la tarjeta de crédito.
RECIBO SIMPLE
Extendido a nombre del becario, indicando el número de la beca,
RUT, nombre y firma del beneficiario, motivo y monto del gasto.
En el caso de viáticos (alojamiento y alimentación), deberá indicar
nombre del becario, RUT, motivo, monto del gasto, firma del
beneficiario y la fotocopia simple de su RUT.
La no conformidad en las firmas será motivo de rechazo del gasto.
6. RESTRICCIONES
-
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Boletas de compraventa nacional: monto máximo permitido $100.000.- por cada boleta.
Boletas de compraventa internacional: monto máximo permitido $200.000.- por cada boleta.
Gastos Menores: en el Ítem de gastos de operación, puede rendir con recibo simple gastos menores, por
los cuales no es posible presentar boletas o facturas, hasta por un tope anual de $ 200.000.
Viáticos y Pasajes: sólo se aceptarán documentos declarados como viáticos, cuando éstos correspondan a
gastos por trabajo de campo únicamente del becario, en ningún caso se aceptarán rendiciones que
declaren viáticos y pasajes para asistencia a Congresos.
Congresos: la beca de Apoyo a la Realización de Tesis Doctoral, sólo financia la inscripción a congresos
nacionales y extranjeros.
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Uso de vehículo particular: si el Becario usa su propio vehículo para las actividades del proyecto lo hace
bajo su responsabilidad. En este caso, la beca sólo acepta el pago y rendición de gastos de bencina y
peajes por concepto de trabajo de campo debidamente justificados.
7. EXCLUSIONES
Los gastos que se detallan a continuación, no pueden ser financiados con la beca Apoyo de Tesis:
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Reparación o repuestos para vehículos del becario o Unidad Ejecutora, así como el pago de permisos de
circulación, seguros, revisión técnica, etc. (considerar otros como lavado de autos, cambios de aceite o de
repuestos o accesorios menores, además de especificar que en caso de ocupar vehículo propio para
actividades del proyecto, serán de su propia responsabilidad todos los desperfectos que puedan ocurrir).
Bienes de capital (compra de computadores, electrodomésticos, impresoras, microscopio, cámaras y la
compra de partes para armarlas o accesorios para las mismas, entre otros, la compra de partes para armar
un computador también está prohibida).
Cursos de idiomas u otros.
Cargos bancarios como impuesto ley de cheque, gastos de mantención e intereses para cuentas
corrientes propias (incluidas multas).
Gastos en mobiliario, acondicionamiento de oficinas, reparaciones de muebles o infraestructura.
Adquisición y cuentas por uso de teléfonos celulares y otros gastos básicos como luz, agua, teléfonos
fijos, internet, T.V. cable, etc.
Seguro de Viaje y Pago de Visa: Gastos extras por cambios de hora del vuelo, cambio de destino o pérdida
de vuelo, estos serán de cargo del beneficiario; el pago de la Visa sólo será aceptado por el monto en que
se incurre con relación al proyecto, en ningún caso por la totalidad de la cuenta y excluye multas e
intereses.
Overhead o gastos administrativos de Universidades u otras instituciones.
Gastos de matrícula, inscripción o arancel de la universidad.
Recibos con firmas disconformes o que no adjunten la fotocopia simple del RUT.
Pagos de propinas por transporte de carga o animales.
Pasajes y viáticos para asistencia a Congresos.
Mantención de equipos o instrumentos de laboratorio.
No se aceptan documentos enmendados ni fotocopias simples o legalizadas.
Otros que CONICYT determine no proceden.
CONICYT puede rechazar gastos que considere no proceden y que no se encuentren especificados en el detalle
anterior. Los motivos pueden ser, entre otros: documentos fuera de fecha de convenio (antes o después),
presentación inadecuada (documentos rotos, enmendados, sin claridad en los datos informados), exageración del
gasto (por ejemplo la compra de algún insumo muy por sobre el valor de mercado), gastos muy alejados de la idea
original del proyecto (muchos gastos en bencina cuando en un principio el proyecto no consideraba tanta
movilidad), falta de transparencia en los gastos, proveedores no habilitados por RUT en SII, etc. En caso que el gasto
sea rechazado, el becario deberá reintegrar los fondos a CONICYT.
Además, CONICYT puede rechazar gastos y exigir el reintegro parcial o total de los fondos transferidos en caso de
comprobar que no se cumplieron con los compromisos académicos contraídos por el becario.
8. CAMBIOS EN EL PRESUPUESTO
La auditoría de la beca se realiza en base a los documentos de gastos declarados al momento de la postulación, por
lo que cualquier cambio que se desee realizar, debe ser solicitado a su ejecutivo de beca.
Tipos de cambios:
8.1. Modificación Presupuestaria: cambios entre los tipos de gastos (gastos operacionales-viáticos-pasajes)
Se aceptarán modificaciones a la distribución del presupuesto presentado por el/la becario/a en su oportunidad
hasta 1 mes antes del inicio del período de rendición correspondiente.
8.2 Reitemización: cambios de ítem dentro de un mismo tipo de gasto (gastos operacionales o viáticos)
Se aceptarán reitemizaciones del presupuesto presentado por el/la becario/a en su oportunidad hasta 1 mes antes
del inicio del período de rendición correspondiente.
8.3 Reintegro: devolución de fondos no utilizados.
Deberán reintegrarse a CONICYT los fondos que no fueron utilizados durante el período de beca como fecha límite
hasta el último día de su rendición. El reintegro se realiza a través de trasferencia bancaria, depósito bancario o
pago en caja. Los gastos rendidos y declarados por los becarios que, siendo sometidos a revisión hayan sido
rechazados, también deben ser reintegrados a CONICYT, por lo que es obligación del becario esperar la
confirmación final por parte del Programa para la aprobación y cierre financiero del proyecto.
El monto del reintegro debe ser devuelto de una sola vez, por lo que no se admite el pago en cuotas. Se adjuntan
datos para realizar el reintegro.
Se solicita enviar a su ejecutivo/a una copia digital del reintegro a través mensajería normal, mediante la plataforma
de becarios, incorporando en asunto: “Envío de Reintegro por fondos no utilizados”.
9. Extensión
9.1. Gastos Comprometidos: monto de la beca que puede gastarse después del plazo final de rendición.
Sólo en casos excepcionales y previamente autorizados por el PFCHA, se podrán rendir documentos que estén fuera
de plazo. Dichos gastos corresponden a actividades específicas que han debido ser postergadas por razones
justificadas y previamente planificadas. La autorización del gasto comprometido emitida por PFCHA, debe ser
incluida en la carpeta de rendición de cuentas.
Con el objeto de evaluar adecuadamente las solicitudes respectivas, se ha determinado plazo máximo para
presentar solicitudes de gastos comprometidos, 1 mes antes del inicio de la rendición de cuentas correspondiente.
9.2 Prórroga: solicitud de plazo extra para subir los documentos al sistema de declaración.
Podrán solicitar prórroga para la rendición en línea fuera de plazo, aquellos becarios que por motivos de fuerza
mayor requieran más tiempo para esto. La prórroga no implica que puedan declarar documentos con fecha
posterior al período de rendición, sólo permite ingresar documentos al sistema en línea fuera de plazo.
Con el objeto de evaluar adecuadamente las solicitudes respectivas, se ha determinado plazo máximo para
presentar solicitudes de prórrogas, 1 mes antes del inicio de la rendición de cuentas correspondiente.
Cualquier tipo de cambio en el presupuesto, debe ser solicitado a su ejecutivo/a de beca, para lo cual deberán
enviarle vía plataforma de becarios, una carta firmada por el becario, a nombre de Sebastián Vera Puentes,
Coordinador (S) de Becas Nacionales explicando los motivos de la modificación y adjuntando tabla explicativa en
Excel.
Toda solicitud de modificación será aceptada siempre y cuando no ponga en riesgo el objetivo principal planteado
en un comienzo del proyecto. La autorización emitida por PFCHA, debe ser incluida en la carpeta de rendición de
cuentas.
No se aceptarán modificaciones después del período de tiempo estipulado para cada solicitud.
Nota: Todas las indicaciones incluidas en este instructivo se apegan completamente a las normas establecidas por
Contraloría General de la República respecto de la correcta presentación de rendiciones de cuentas en Servicios
Públicos, de acuerdo a la Ley 10.336 actualizada año 2009, Circular N° 759 del año 2003 y a las Normas Internas
implementadas por CONICYT para fiscalizar el correcto uso de los recursos públicos transferidos.
RECIBO SIMPLE N°.....................
Viático Nacional
Viaje Vehículo Particular
Viático Extranjero
Otros (especificar)
Nombre del Becario(a):
Código Beca:
Nombre Beneficiario(a):
Rut /Nº Pasaporte:
Monto de Recursos:
$
Nota: indicar N° de días y monto diario y total
Motivo:
Fechas:
Destino:
Firma
Beneficiario
Fecha
Antecedentes de la cuenta de CONICYT para reintegro de fondos no utilizados:
El becario debe enviar el comprobante en que se realiza la transferencia de fondos por email a
su ejecutiva de beca.
Nota: Para los becarios que reintegren directamente en caja CONICYT, deberán dirigirse a
Bernarda Morín #551, Providencia, Santiago, de lunes a viernes entre las 9:00 Hrs. A las 14:00
Hrs. Al recibir el comprobante, informar a su ejecutivo/a correspondiente.
Se solicita enviar a su ejecutivo/a una copia digital del reintegro a través mensajería normal,
mediante la plataforma de becarios, incorporando en asunto: “Envío de Reintegro por fondos
no utilizados”.