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DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS PROGRAMA DE INDUCCIÓN Elaborado por: Cynthia Araica Acuña Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos, Con la colaboración de la Licda. Lizbeth Arias Aguilar Encargada de Capacitación MAYO 2012 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 INTRODUCCIÓN Cuando se selecciona un candidato entre los aspirantes a ocupar un puesto dentro de la organización, no se debe olvidar el hecho de que una nueva persona va a sumarse a ella y que ese nuevo trabajador va a encontrarse inmerso en un medio con normas, políticas, procedimientos y costumbres extrañas para él y su desconocimiento puede afectar su desempeño y el de la organización. En tal sentido Idalberto Chiavenato (2002) define la inducción como: “El primer paso para emplear a las personas de manera adecuada en las diversas actividades de la organización, pues se trata de posicionarlas en las labores en la organización y clarificarles su papel y los objetivos…” (Pág. 142). La inducción puede influir de manera favorable, tanto en el conocimiento de la organización por parte del colaborador, como en el desarrollo de sus capacidades personales. La misma ayudará al empleado a ubicarse dentro del contexto organizacional de la institución, pues se supone que si se maneja correctamente, logrará reducir el nerviosismo del primer día de trabajo, la ansiedad, el choque con la realidad que podrían experimentar y la incertidumbre de encontrarse en situaciones nuevas para él o ella, de esta manera los empleados lograrán aportar a las organizaciones lo mejor de sus capacidades desde el mismo momento que inician sus labores. El Programa de Inducción de la DGSC pretende ubicar en el proceso inicial del funcionario, la información básica, necesaria y complementaria que le permitirá integrarse rápidamente a su lugar de trabajo. Página No. 2 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 No solo los funcionarios de nuevo ingreso requieren una orientación en el proceso de inserción a una institución, es importante también tener presente la necesidad de colaborar en este aspecto, con los compañeros que por motivos de interés institucional, son trasladados o reubicados en otras instancias de la DGSC, por lo que se requiere también incluirlos en el presente Programa de Inducción. Así también, la información incluida en este programa, tiene como finalidad orientar a los responsables de ejecutarlo, sobre las actividades a realizar y los temas que se deben considerar cuando se brinda la inducción tanto a los nuevos funcionarios como a los que son trasladados o reubicados. Página No. 3 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 I. OBJETIVO GENERAL Proporcionar a los funcionarios de primer ingreso, sean regulares o interinos; así como aquellos que son ascendidos o traslados a otras instancias administrativas de esta Dirección General, información relacionada con el quehacer de la Dirección General de Servicio Civil, la unidad y el cargo por desempeñar, para que puedan adaptarse lo mejor posible y en el menor tiempo, a las características y condiciones del entorno institucional. II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Brindar a los funcionarios de primer ingreso, una visión integral de la Dirección General de Servicio Civil, incluyendo temas tales como funciones, estructura organizacional, marco filosófico, metas, objetivos, principios y otra información de similar naturaleza. Explicar la importancia vital de cada funcionario para alcanzar las metas y objetivos organizacionales y su aporte a los servicios que presta. Ofrecer información a los funcionarios sobre los beneficios, servicios, normas de rendimiento y prácticas de seguridad. Coadyuvar en los niveles de rotación del personal por una inadecuada adaptación del funcionario a las condiciones institucionales. Página No. 4 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Facilitar a las unidades y funcionarios responsables del Programa de Inducción, una guía sobre las etapas y las actividades a realizar. III. CONSIDERACIONES PREVIAS El Programa de Inducción responde a una necesidad y responsabilidad institucional, que pretende, proporcionarle al funcionario de nuevo ingreso y a aquellos funcionarios que son trasladados de un área o proceso a otro dentro de la misma Institución, la información básica requerida sobre diversos temas, que le permitan minimizar el impacto del cambio, conocer aspectos organizacionales del área de trabajo específica, prestación de servicios, beneficios, obligaciones y otros que contribuirán a una integración satisfactoria de la persona. 1. Planeamiento del Programa de Inducción El presente documento contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los encargados del Programa de Inducción y de los procedimientos a través de los cuales esas actividades serán cumplidas. Este programa representa una herramienta de ayuda para los compañeros que requieran consultar las características principales del proceso de inducción de la DGSC, el cual también facilitará la integración del nuevo funcionario a la cultura organizacional durante su proceso de vinculación. Para la elaboración del presente programa, se tomó como fuente de información fundamental, la investigación que sobre esta misma materia realizaron los siguientes Página No. 5 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 funcionarios: Licda. Lizbeth Arias Aguilar, Licda. María Adelia Leiva Mora, Lic. Juan Diego Solano Henry y el Coordinador del Área de Innovación, en ese momento, el M.Sc. Oscar Sánchez Chaves, quien fungía como coordinador del proceso, denominado “El proceso de inducción en el Régimen de Servicio Civil: propuesta de un modelo para su implementación” de Octubre del año 1997. Además se contó con la asesoría de la Licda. Lizbeth Arias Aguilar, funcionaria de esta oficina; El Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento; el Reglamento Autónomo de Servicio y Organización de la Dirección General de Servicio Civil y algunos manuales de inducción de otras instituciones, que se tomaron como fuente de consulta; así como varias lecturas de expertos en la materia. 2. Responsables de ejecutar el Programa de Inducción a) Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos Es responsabilidad de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos la aplicación de este programa de inducción y con el fin de complementar esta responsabilidad, se requiere de la participación activa de los superiores inmediatos, así como el resto de funcionarios que intervengan en el programa, propiciando con ello una actitud positiva y responsable sobre las actividades encomendadas, de tal manera que los mismos estén convencidos de la importancia del proceso de inducción los funcionarios de primer ingreso, sean regulares o interinos; así como aquellos que son ascendidos o traslados a otras instancias administrativas de esta Dirección General de Servicio Civil. Página No. 6 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Las principales funciones que tendrá a cargo esta oficina son: 1. Informar con la debida antelación al Director de Área sobre el ingreso de un nuevo funcionario. 2. Recibir al nuevo colaborador el primer día de labores, familiarizarlo con aquellos servicios internos que debe conocer. 3. Brindar los temas correspondientes a la primera etapa del Programa de Inducción. 4. Enseñar las instalaciones de la DGSC, haciendo la presentación respectiva en todas las Áreas. 5. Coordinar la pasantía, facilitando el apoyo logístico necesario a los responsables de llevar a cabo las charlas. 6. Llevar ante el que será su superior inmediato. 7. Evaluar el Programa de Inducción institucional. b) Director de Área o superior inmediato Tendrá dentro de sus funciones las siguientes: 1. Recibir al funcionario y expresarle su complacencia por llegar a formar parte de la DGSC. 2. Designar al compañero guía y prepararlo para que asuma su papel de acuerdo a las características que se mencionan más adelante. 3. Preparar las reuniones mensuales que permitan elaborar los informes de adaptación. Página No. 7 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 4. Informar a la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos sobre los resultados del Programa de Inducción y sobre el periodo de prueba. 5. Realizar los trámites necesarios ante quien corresponda, para acondicionar y dotar del mobiliario, equipo e instrumentos necesarios para el funcionario. 6. Suministrar la información específica del puesto. 7. Colaborar con la pasantía que se programe. c) Compañero Guía Para la ejecución del proceso de inducción, se requiere que el superior inmediato, designe un compañero de su área de trabajo, con el propósito de que contribuya a orientar el trabajo específico. A este funcionario se le denominará en lo sucesivo “Compañero Guía”. Para la selección de dicho funcionario, es importante que se consideren ciertas características que serían deseables en la persona que asuma la responsabilidad como Compañero Guía. Algunas de éstas, podrían ser: - Capacidad para establecer adecuadas relaciones interpersonales. - Discreción sobre los asuntos personales de los demás, así como de las situaciones problemáticas o confidenciales de la institución. - Experiencia considerable en la institución, y amplia experiencia en labores relacionadas con el puesto para el cual fue nombrado el servidor de nuevo ingreso. - Habilidad para transmitir conocimientos. Página No. 8 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 - Buena expresión oral. - Disponibilidad para resolver dudas e inquietudes. - Iniciativa. - Identificación con la misión, visión, valores, políticas de la institución. - Actitud favorable a la innovación. Además tendrá las siguientes funciones: 1. Participar en las actividades de bienvenida al funcionario. 2. Colaborar en las actividades de capacitación que le permitan enfrentar adecuadamente la preparación al funcionario. 3. Coordinar con su superior inmediato todas las actividades que se llevarán a cabo con el funcionario. 4. Brindar información específica del cargo que debe desempeñar el funcionario y atender las consultas planteadas. 5. Participar conjuntamente con el superior inmediato en las reuniones mensuales que permitan elaborar los informes de adaptación. 3. Creación de un ambiente favorable Es muy propicio que al funcionario se le reciba en un ambiente agradable, con el fin de disminuir la tensión natural que se origina en los primeros días de trabajo. Por lo que se requiere preparar un local debidamente acondicionado, donde el funcionario se sienta cómodo, el cual debe estar ubicado convenientemente, y alejado de ruidos excesivos y del tránsito constante de personas, y así evitar interrupciones, con el Página No. 9 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 propósito de lograr que la persona que le está dando la orientando, según la etapa que le corresponda, le dedique toda su atención. Se debe procurar, que las personas encargadas de recibirlos (jefaturas inmediatas, compañeros guías, encargado del proceso de inducción, etc.) no programen citas ni actividades durante esos días, de manera que se pueda brindar la atención y el tiempo necesarios. La impresión que el funcionario reciba durante los primeros días, es fundamental para el éxito del proceso de inducción. Todo lo que se haga o se deje de hacer en esos primeros días, probablemente, es lo que más recordará, de ahí que es sumamente importante, cuidarse de no emitir juicios subjetivos que puedan herir la susceptibilidad del funcionario nuevo o que le puedan generar algún tipo de temor respecto a las condiciones que debe enfrentar. IV. CARACTERÍSTICAS GENERALES 1. Cobertura y Duración El programa de inducción se brindará a funcionarios de primer ingreso y para los compañeros que han sido ascendidos o trasladados a un área diferente de trabajo, o que hayan sido nombrados interinamente, así como a funcionarios destacados o reubicados de otras instituciones. También se empleará para aquellos estudiantes que realizan sus prácticas en la Institución, efectuándose los ajustes necesarios, en tiempo y en el tipo de información que se les brindará. Página No. 10 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Considerando la relación que debe existir entre el proceso de inducción y la evaluación del periodo de prueba, se considera oportuno que la duración del programa sea al menos de tres meses. El programa de inducción para los compañeros de nuevo ingreso tendrá las siguientes etapas: I. PRIMERA ETAPA: Bienvenida e introducción a la Institución. II. SEGUNDA ETAPA: Información específica relacionada con el Área y el cargo que debe desempeñar el colaborador. III. TERCERA ETAPA: Seguimiento. Para los compañeros con otra condición (ascensos, traslados, etc.), les corresponderá solamente lo indicado en la segunda y tercera etapa. 2. Recursos Seguidamente se señalan los recursos a utilizar para el desarrollo del Programa de Inducción: a) Recursos Humanos Este es el recurso más importante para llevar a cabo un Programa de Inducción. Los funcionarios clave que participarán en dicho programa son: Página No. 11 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 -Director General de Servicio Civil o el funcionario que éste designe para que lo represente en la etapa de bienvenida. -Coordinador de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos. -Director del Área del funcionario de primer ingreso. -Compañero Guía designado por el respectivo Director de Área. -Funcionarios de otras áreas de la institución. b) Recursos materiales Para la ejecución de las diversas actividades del programa de inducción, se requerirá lo siguiente: I ETAPA -Computadora -Sala o área acondicionada para su recibimiento -Un vehículo, cuando sea necesario su traslado fuera de las oficinas centrales de la DGSC II ETAPA -Documentación propia del área donde se ubicará, que le permita conocer al nuevo empleado, los objetivos, funciones y estructura interna entre otros. -Desglose de las actividades que le corresponden. Página No. 12 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 II ETAPA -Queda a criterio de cada Director de Área la forma en que evaluará la inducción realizada, como por ejemplo: cuestionario, aplicación de caso práctico, etc. V. CONTENIDO DE LAS ETAPAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN El proceso de inducción es de suma importancia para la Dirección General de Servicio Civil, ya que es esencial que los funcionarios se familiaricen con todo lo que se realiza, así también motivarlos para que muestren una participación activa en todo el proceso, de manera que el funcionario se sienta cómodo y aceptado en ese primer contacto con la institución. Por lo que se requiere llevar a cabo las siguientes actividades, que son etapas cruciales en su proceso de inserción, pues son las fases iniciales que enfrentarán los funcionarios en su paso por la institución. Página No. 13 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 I ETAPA BIENVENIDA E INTRODUCCIÓN A LA INSTITUCIÓN Esta etapa constituye uno de los aspectos a los que debe darse mayor importancia y prestarle la atención necesaria. Y debe ser asumida completamente por el Coordinador de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos. ACTIVIDADES RESPONSABLE Palabras de bienvenida por parte del Coordinador de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos o en casos muy excepcionales, delegar esta función en el responsable de hacer la presentación con la información básica de interés . La introducción debe tener como propósito disminuir la ansiedad del nuevo integrante de la institución. Traslado a la persona responsable de hacer la exposición de la información general de la institución, que contiene la siguiente información: Página No. 14 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 a) El Régimen de Servicio Civil y su importancia. b) Elementos constitutivos del Régimen de Servicio Civil. c) Principios del Régimen de Servicio Civil. d) Objetivos del Régimen de Servicio Civil. e) Cobertura del Régimen de Servicio Civil f) Organización del Régimen de Servicio Civil. g) La Dirección General de Servicio Civil. h) Principales funciones de la Dirección General de Servicio Civil. i) Organigrama de la Dirección General de Servicio Civil. Se brinda información básica sobre el Reglamento Autónomo de Servicio y Organización de la DGSC. Con el propósito de familiarizar al colaborador de nuevo ingreso con el espacio físico que ocupa la DGSC, se hace un Página No. 15 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 recorrido por las instalaciones de la misma. En el recorrido que se hace por las instalaciones físicas se le brinda información sobre las diversas Áreas y Unidades, incluyendo la presentación del funcionario en cada una de estas áreas. En caso de que el funcionario de nuevo ingreso preste sus servicios en oficinas centrales, se le indica la ubicación del comedor, así como algunos aspectos sobre su funcionamiento y los horarios de alimentación. Página No. 16 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 II ETAPA INFORMACIÓN ESPECÍFICA RELACIONADA CON EL ÁREA Y EL CARGO QUE DEBE DESEMPEÑAR EL COLABORADOR DE NUEVO INGRESO Esta etapa corresponde que la asumir el superior inmediato y el Compañero Guía del nuevo colaborador. ACTIVIDADES RESPONSABLES Presentación del Compañero Guía al nuevo funcionario por Superior Inmediato y Compañero Guía parte del Superior Inmediato, con el propósito de explicarle las funciones específicas que éste va a asumir durante su proceso de inserción. Presentación por parte del Superior Inmediato a los compañeros del Área donde va a laborar el nuevo funcionario. Mostrar la ubicación específica del escritorio, mobiliario, Página No. 17 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 equipo e instrumentos de trabajo asignado. Se debe señalar la Director de Área responsabilidad que adquiere respecto a los activos que se Compañero Guía inscribieron a su nombre. Así también se debe indicar cuáles artículos y suministros serán necesarios para el desempeño de sus labores. En lo concerniente a esta etapa, es preciso se expongan los siguiente temas: Funciones básicas del Área o Unidad Principales procesos de trabajo Relaciones internas y externas del Área con otras instancias Principales obligaciones y responsabilidad del cargo que debe desempeñar el empleado. Página No. 18 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Encargada de Capacitación Presentación de la Pasantía para un grupo de funcionarios de nuevo ingreso, el cual tiene como finalidad, colaborar con el proceso de integración, formación y orientación, que le permitan al funcionario integrarse en el ambiente laboral de la DGSC. La Pasantía está integrada por un conjunto de charlas de aprendizaje teórico-práctico impartidas por cada una de las Áreas de la DGSC. Página No. 19 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 III ETAPA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN En etapa se procura proporcionar evidencias válidas y confiables, que permitan valorar el rendimiento obtenido por el funcionario de nuevo ingreso en el programa de inducción. ACTIVIDADES RESPONSABLES Realizar una evaluación mensual de las actividades de Superior Inmediato y Compañero Guía inducción realizadas (quedará a criterio de cada Director de Área el tipo de evaluación a aplicar) Elaboración de un informe que contenga la evaluación aplicada, el cual se realizará una semana antes de la conclusión del periodo de prueba (el cual consta de hasta tres Página No. 20 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 meses según Artículo 30 del Estatuto de Servicio Civil). Este informe permitirá al superior inmediato decidir si el funcionario reúne las condiciones de idoneidad necesarias para desempeñarse en el cargo para el que fue nombrado. Una vez finalizada esta etapa, es conveniente que el funcionario objeto de evaluación, el compañero guía y el superior inmediato, externen su opinión acerca del programa de inducción. Estas opiniones o criterios servirán de base para realizar la evaluación general del programa de inducción y con ello realizar los ajustes pertinentes si fuera necesario. Página No. 21 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Página No. 22 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 ANEXOS Página No. 23 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 ANEXO No. 1 INFORME DE ADAPTACIÓN DEL FUNCIONARIO Nombre del funcionario: No. de Cédula de Identidad: ____________________________________________ ______________________________ Área: Clasificación y especialidad del puesto: Periodo evaluado: del: Al: Nombre de la persona que realiza el informe: Firma: I. Fecha: Objetivo Este instrumento tiene como objetivo valorar la adaptación del funcionario a su puesto de trabajo. Asimismo, los resultados que se generen de estas apreciaciones, pueden servir para complementar la información, que le permita al superior inmediato realizar la evaluación del periodo de prueba. II. Aplicación Este instrumento debe ser aplicado por el supervisor en los siguientes casos: Página No. 24 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 1. Al finalizar el primer mes, al concluir el segundo mes y una semana antes de finalizar el periodo de prueba del funcionario que fue sometido al proceso de inducción. 2. En el caso de los funcionarios que son: -Nombrados en propiedad -Ascendidos (cuando exista un cambio sustancial en la naturaleza del puesto respecto del anterior) -Trasladados -Nombrados interinamente (a juicio del respectivo jefe) A continuación marque con una “ x “ en la casilla que mejor caracteriza la adaptación del funcionario a cada una de las siguientes situaciones: A) Organización SI NO SI NO 1. Identificación las ideas rectoras (misión, visión, valores) 2. Identificación con las políticas y normas institucionales 3. Adecuadas relaciones con los demás funcionarios de la institución B) Unidad de Trabajo 1. Identificación con las funciones propias de la Unidad 2. Integración con los compañeros y equipo de trabajo 3. Adecuadas relaciones de trabajo con el superior inmediato 4. Integración a la organización informal Página No. 25 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 C) Puesto de trabajo 1. Identificación con las funciones a desarrollar 2. Adaptación a las condiciones de trabajo 3. Adaptación a las exigencias propias del puesto (actitud para aprender, iniciativa, creatividad, polifuncionalidad) ¿Qué acciones recomiendan el superior inmediato y el compañero guía para mejorar la adaptación del funcionario en aquellos aspectos en los que éste muestre debilidades? Notas: (1) Para la realización del segundo y tercer informes deben considerarse los informes de adaptación precedentes con el fin de que los mismos sean consecuentes. Así, por ejemplo, es de esperar que los resultados del segundo informe hayan subsanado algunas deficiencias de inducción señaladas en el primer informe. (2) La información contenida en este documento debe ser manejada con absoluta confidencialidad. Página No. 26 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Anexo No. 2 EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE INDUCCIÓN POR PARTE DEL FUNCIONARIO I. - Objetivos Determinar si las acciones de inducción realizadas facilitaron la adaptación del funcionario a la organización. - Determinar si el desarrollo del programa de inducción fue consecuente con las actividades planeadas. Con dichos objetivos se pretende, introducir cambios o mejoras que sean necesarias. II. Aplicación Este instrumento debe ser completado por el funcionario una vez finalizado el programa de inducción. Este formulario debe ser entregado en la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos y la información contenida en este documento debe ser manejada con absoluta confidencialidad. De la siguiente lista de afirmaciones marque con una “ x “ la casilla que mejor se ajusta con el programa de inducción que usted recibió recientemente: Página No. 27 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 ACTIVIDADES SI NO Se sintió usted bienvenido Se estableció un dialogo cordial entre usted, su superior inmediato y el compañero guía Fue usted presentado a los demás compañeros de la Unidad Le pareció que el programa de inducción fue bien planificado Su lugar e instrumentos de trabajo, estaban preparados para su llegada Le mostraron las instalaciones de la institución Se le brindó información suficiente sobre la institución Se le brindo información suficiente sobre la Unidad y el cargo que debe desempeñar Su compañero guía le hizo demostraciones sobre cómo hacer su trabajo Se realizaron las reuniones mensuales de seguimiento del programa de inducción Tuvo la oportunidad de participar durante el proceso de inducción (haciendo preguntas, exteriorizando inquietudes, etc.) Al concluir el programa de inducción, se sintió usted como un miembro más de la DGSC Observaciones del funcionario participante en el Programa de Inducción Página No. 28 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Anexo No. 3 Evaluación del programa de inducción por parte del Director de Área I. - Objetivos Determinar si las acciones de inducción realizadas facilitaron la adaptación del funcionario a la organización. - Determinar si el desarrollo del programa de inducción fue consecuente con las actividades planteadas. Con dichos objetivos se pretende, introducir los cambios o mejoras que sean necesarias. II. Aplicación Este instrumento debe ser completado por el Director de Área vez una vez finalizado el programa de inducción. Este formulario deber ser entregado en la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos y la información contenida en este documento debe ser manejada con absoluta confidencialidad. De la siguiente lista marque con una “ x “ la casilla que mejor sea ajusta con el programa de inducción recibido por el funcionario. Página No. 29 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Primera Parte (*) SI NO ¿El programa de inducción estuvo bien planificado? ¿Las actividades del programa de inducción se cumplieron en las fechas establecidas? ¿Las actividades llevadas a cabo durante el programa de inducción fueron las más adecuadas y necesarias? ¿Los temas tratados en el programa de inducción fueron los más apropiados y necesarios? ¿La duración del programa de inducción fue la apropiada? ¿La información suministrada al empleado en las diferentes etapas del programa de inducción ha sido de utilidad para la integración a la organización y para el desempeño del puesto? (*) En caso de que conteste en forma negativa las preguntas de esta primera parte, por favor utilice el espacio de observaciones para ampliar o explicar su respuesta. Segunda Parte ¿Cuál es su opinión con respecto a la función que desempeñó el compañero guía durante el programa de inducción? Página No. 30 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 ¿Qué asesoría y apoyo logístico recibió usted por parte de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos antes y durante el desarrollo del programa de inducción? ¿Cuál fue la capacitación previa que usted recibió para asumir su rol dentro del programa de inducción al funcionario de nuevo ingreso? ¿Qué beneficio obtuvo la organización y el empleado, con el desarrollo del programa de Inducción? Observaciones: Página No. 31 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Anexo No. 4 Evaluación del programa de inducción por parte del Compañero Guía I. Objetivos Determinar si las acciones de inducción realizadas facilitaron la adaptación del funcionario a la organización. Determinar si el desarrollo del Programa de Inducción fue consecuente con las actividades planeadas. Con dichos objetivos se pretende, introducir los cambios o mejoras que sean necesarios en el Programa de Inducción. II. Aplicación Este instrumento debe ser completado por el Compañero Guía una vez finalizado el proceso de inducción. Este formulario debe ser entregado (una semana después) en la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos, la información contenida en este documento debe ser manejada con absoluta confidencialidad. De la siguiente lista marque con una “x” la casilla que mejor se ajusta con el Programa de Inducción recibido por el colaborador. Página No. 32 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 Primera Parte (*) SI NO ¿Conocía usted de antemano las funciones que debía asumir al ejercer su rol de compañero guía? ¿El Programa de Inducción estuvo bien planificado? ¿La duración de las actividades de inducción que usted asumió fue la adecuada y suficiente? ¿Considera usted que la bienvenida dada al funcionario reunió las condiciones necesarias? ¿Existió coordinación entre su superior inmediato y usted durante el desarrollo del Programa de Inducción? ¿Considera usted que el empleado mostró interés durante el desarrollo del Programa de Inducción? ¿Su labor de compañero guía interfirió en el desarrollo de sus labores habituales (*) En caso de que conteste en forma negativa las preguntas de esta primera parte, por favor utilice el espacio de observaciones para ampliar o explicar su respuesta. Segunda Parte ¿Qué tipo de problemas se le presentaron durante el desarrollo del Programa de Inducción? Página No. 33 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 ¿Qué asesoría o apoyo logístico recibió Usted por parte de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos antes y durante el desarrollo del Programa de Inducción? ¿Cuál fue la capacitación previa que Usted recibió para asumir el rol dentro del Programa de Inducción a los funcionarios? ¿En términos generales, manifieste cuál fue su experiencia con respecto a su participación en el Programa de Inducción? Observaciones: Página No. 34 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953 BIBLIOGRAFÍA Arias Aguilar, Lizbeth. Leiva Mora, María Adelia. Solano Henry, Juan Diego. El Proceso de Inducción en el Régimen de Servicio Civil: Una propuesta de un modelo y su implementación (1997). Dirección General de Servicio Civil. Chiavenato, Idalberto. Gestión del Talento Humano (2002). Bogota, Colombia: Mc Graw-Hill. Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento. Reglamento Autónomo de Servicio y Organización de la Dirección General de Servicio Civil. Manual de Procedimientos sobre el proceso de inducción a los nuevos colaboradores del IAFA (2001). Página No. 35 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOAS Contribuyendo a la gobernabilidad democrática de Costa Rica desde 1953
