ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Anuncio
ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA -SUBCONTRATACIÓN NTC -ISO-IEC 17021:2006. Requisitos para los Organismos que realizan Auditorías y Certificación de Sistemas de Gestión. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 2 de 9 TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. OBJETIVO ........................................................................................................ 3 ALCANCE ......................................................................................................... 3 DEFINICIONES / ABREVIATURAS.................................................................. 3 CONTENIDO .................................................................................................... 3 4.1. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD DE CONTRATACIÓN EXTERNA O SUBCONTRATACIÓN ......................................................................................... 4 4.2. PERSONAL Y ANÁLISIS CONFLICTOS DE INTERÉS DE POSIBLE SUBCONTRATACIÓN ......................................................................................... 4 4.3. AUTORIZACIÓN DE LA SUBCONTRATACIÓN ........................................ 5 4.4. REALIZACIÓN DE CONTRATACIÓN EXTERNASUBCONTRATACIÓN ......................................................................................... 5 4.5. RESPONSABILIDAD EN LA CONTRATACIÓN EXTERNASUBCONTRATACIÓN ......................................................................................... 6 4.6. REGISTROS Y SEGUIMIENTO A ORGANIZACIONES SUBCONTRATADAS ........................................................................................... 7 5. RESPONSABILIDADES ................................................................................... 8 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 8 7. ANEXOS ........................................................................................................... 9 ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 3 de 9 1. OBJETIVO Establecer los parámetros bajo los cuales se puede realizar una contratación externa o subcontratación para proporcionar parte de las actividades de certificación en nombre del OCGCS/UTP, y determinar las condiciones, requisitos y responsabilidades a pactar. 2. ALCANCE El procedimiento aplica a los procedimientos, normas y documentación con relación a las contrataciones externas o subcontrataciones. 3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS Acuerdo: Pacto, tratado entre dos o más personas, entes u organizaciones. Contratación Externa o Subcontratación: Persona o entidad que contrata servicios con otra persona o entidad. 4. CONTENIDO El OCSGC/UTP puede contratar con otro organismo de certificación u organización actividades referentes a la certificación, pero las decisiones de otorgar, mantener, renovar, ampliar, reducir, suspender o retirar una certificación nunca se contratan externamente, son propias del OCGSC/UTP. El OCSGC/UTP no contrata con organizaciones consultoras de sistemas de gestión de la calidad, actuando bajo los parámetros del Procedimiento Conflictos de intereses e Imparcialidad (OCSGC-PRO-007) y la política establecida en el mismo. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 4 de 9 Las organizaciones deben estar acreditadas con la Norma 17021:2006 y deben comprometerse a cumplir con la normatividad aplicables. 4.1. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD DE CONTRATACIÓN EXTERNA O SUBCONTRATACIÓN Cuando un cliente realiza la solicitud de certificación, el OCSGC/UTP evalúa si tiene necesidad de realizar contrataciones externas, en los casos que se considera requerido se revisa el Formato Base de Datos Subcontrataciones (OCSGC-FOR-009-01) en donde se tienen los datos principales de las entidades con las cuales se puede realizar una subcontratación. 4.2. PERSONAL Y ANÁLISIS CONFLICTOS DE INTERÉS DE POSIBLE SUBCONTRATACIÓN Se preselecciona la organización con base en los conocimientos y experiencia de la misma. Se solicitan los registros de las competencias de los auditores, expertos técnicos y/o personal requerido en la subcontratación (formación, experiencia, status profesional y demás soporte de las competencias) los cuales deben cumplir con lo establecido en el Manual de Funciones y Responsabilidades (OCSGC-MFR-001) para dicho cargo. Se realiza estudio de conflictos de interés diligenciando para ello el Formato Estudio Conflictos de Interés Personal (OCSGC-FOR-007-02) y comparándolo con el Formato Estudio Conflictos de Intereses Solicitantes (OCSGC-FOR-00703), de tal forma que se descarte cualquier imparcialidad. situación que amenace la ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 5 de 9 Si existe algún conflicto se procede a contactar a otra entidad. 4.3. AUTORIZACIÓN DE LA SUBCONTRATACIÓN El Director del OCSGC/UTP contacta al representante legal de la organización solicitante y le presenta la opción de contratación externa y el perfil de la organización. Se informa sobre las funciones que desarrolla la organización a subcontratar y se solicita autorización para la misma, se aclaran las inquietudes y si acepta la subcontratación se firma el Formato Autorización Subcontrataciones (OCSGCFOR-009-02), en caso de no estar de acuerdo se suspende el proceso hasta identificar otra organización a subcontratar que sea aceptada por el solicitante u otra solución. 4.4. REALIZACIÓN DE CONTRATACIÓN EXTERNA-SUBCONTRATACIÓN Para realizar la contratación se siguen los procedimientos establecidos por la Universidad Tecnológica de Pereira, para definir el marco de la contratación el OCSGC/UTP se apoya la Secretaría General y en los casos requeridos con la División Financiera, Ver Marco Contratación Subcontratista (Anexo 6) de este procedimiento. En el convenio se define el objeto de la contratación, es decir las actividades específicas para las cuales se realiza la contratación. Adicionalmente, se solicita diligenciar el Formato el compromiso de ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 6 de 9 imparcialidad, confidencialidad, conflictos de intereses y presiones (OCSGCFOR-MFR-001) con el fin de asegurar la transparencia de las actuaciones del subcontratista, el Acuerdo con Subcontratistas (OCSGC-FOR-009-03) y el Formato Derechos y Deberes de Subcontratistas (OCSGC-FOR-009-04). 4.5. RESPONSABILIDAD EN LA CONTRATACIÓN EXTERNA- SUBCONTRATACIÓN El OCSGC/UTP es responsable de todas las actividades contratadas a otra organización. Las decisiones de otorgar, mantener, renovar, ampliar, reducir, suspender o retirar una certificación siempre son responsabilidad del OCGSC/UTP y nunca son contratadas externamente. El OCGSC/UTP se asegura de que la organización subcontratada cumple con los requisitos del OCSGC/UTP y la Norma NTC-ISO-IEC 17021. El OCSGC/UTP cuando se requiere realizar una contratación externa se solicita autorización de la organización solicitante. El OCSGC/UTP es responsable de obtener la aprobación de la organización a subcontratar de asumir los compromisos y acuerdos definidos en este procedimiento. La organización subcontratada es responsable de entregas los informes de las actividades de certificación según los procedimientos establecidos por el OCGSC/UTP La organización subcontratada es responsable de actuar de manera imparcial basándose en la normatividad aplicable, los procedimientos del OCSGC/UTP y sus políticas, además de manifestar al OCSGC/UTP si existe algún conflicto de interés o presión. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 El OCSGC/UTP Código: OCSGC- PRO-009 y la organización Página 7 de 9 subcontratada asumen las responsabilidades de los acuerdos y la contratación realizada. La organización subcontratada proporciona los registros de la competencia del personal que realiza las actividades de certificación para el OCSGC/UTP. 4.6. REGISTROS Y SEGUIMIENTO A ORGANIZACIONES SUBCONTRATADAS Los registros de las competencias de los auditores, expertos técnicos y personal requerido en la subcontratación son almacenados. El OCSGC/UTP realiza evaluación y calificación de las organizaciones subcontratadas a través del Formato Calificación Organizaciones Subcontratadas (OCSGC-FOR-009-05), esta evaluación se realiza cada vez que se ha ejecutado el contrato y se tiene en cuenta para posteriores contrataciones. Se realiza seguimiento al estado de la acreditación de las organizaciones y se actualiza el Formato Base de Datos Subcontrataciones (OCSGC-FOR-00901). ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 8 de 9 5. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE RESPONSABILIDADES Solicitar autorización al cliente para realizar subcontrataciones. Realizar subcontrataciones con los acuerdos y compromisos Director del OCSGC/UTP correspondientes. Realizar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos realizados con los subcontratistas. Jefe de Calidad Evaluar y actualizar base de datos de subcontratistas. al Director del OCSGC/UTP enque las se subcontrataciones y Apoyar Mantener los registros del personal subcontrata seguimiento a los mismos. Actualizar este procedimiento. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC-ISO-IEC 17000:2004. Evaluación de la Conformidad. Vocabulario y Principios Generales. NTC-ISO-IEC 17021:2006. Evaluación de la Conformidad. Requisitos para los Organismos que realizan Auditorías y Certificación de Sistemas de Gestión. NTC-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC-ISO 9001:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. OCSGC-PRO-001. Procedimiento Fundamental. OCSGC-PRO-007. Procedimiento Conflictos de intereses e Imparcialidad. OCSGC-MFR-001. Manual de Funciones y Responsabilidades. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN EXTERNA SUBCONTRATACIÓN Versión: 0 Fecha: 2008- 01-31 Código: OCSGC- PRO-009 Página 9 de 9 7. ANEXOS ANEXO 1. OCSGC-FOR-009-01. Base de Datos Subcontrataciones. ANEXO 2. OCSGC-FOR-009-02. Autorización Subcontrataciones. ANEXO 3. OCSGC-FOR-009-03. Acuerdo con Subcontratistas. ANEXO 4. OCSGC-FOR-009-04. Derechos y Deberes de Subcontratistas. ANEXO 5. OCSGC-FOR-009-05. Calificación Organizaciones Subcontratadas. ANEXO 6. Marco Contratación Subcontratista. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Cargo: Cargo: Cargo: Fecha: Fecha: Fecha: