M-TIC-03 BAKUPS ARCHIVOS DE USUARIO V3

CÓDIGO:
M-TIC-03
MANUAL DE BACKUPS DE INFORMACIÓN
VERSIÓN: 03
DE LA GOBERNACIÓN DEL META
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SECRETARÍA DE TIC, CIENCIA,
TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
MANUAL DE BACKUPS DE INFORMACIÓN
DE LA GOBERNACIÓN DEL META
Este manual es de propiedad exclusiva de la Gobernación del Meta por lo cual no debe ser reproducido,
distribuido, corregido o prestado, total o parcialmente por cualquier medio sin la previa autorización de la
Gobernación del Meta, el Secretario (a) de TIC, Ciencia, Tecnología e Innovación.
REVISÓ
APROBÓ
SECRETARIO DE TIC, CIENCIA,
TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
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GENERALIDADES BACKUPS DE INFORMACIÓN
DE USUARIOS
Propósito
El presente documento tiene como finalidad dar a conocer las actividades que
los funcionarios de la Gobernación del Meta deberán hacer para proteger los
datos y aplicaciones de software contra todo tipo de fallas que puedan ocurrir
y posibilitar la recuperación de fallas en el menor tiempo posible y sin la
pérdida de datos.
Objetivo
Difundir la información de backups a todos los usuarios de los servicios
informáticos de la Gobernación del Meta, para que sea de su
conocimiento y cumplimiento en los recursos informáticos utilizados o
asignados.
Alcance
El documento describe las condiciones que deberán cumplir de manera
obligatoria todos los usuarios para el buen registro de la información a
través de backups en la Gobernación del Meta.
Beneficios
Este Manual establece unos parámetros que brindan protección a la
información de los funcionarios de la Gobernación del Meta.
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PROCEDIMIENTO BACKUPS
Se deberán establecer los procedimientos para la obtención de copias de
Seguridad de todos los elementos de software necesarios para asegurar la correcta
ejecución de los Sistemas o aplicativos de la Gobernación.
ARCHIVOS QUE DEBEN TENER COPIA DE
RESPALDO
Los archivos de los funcionarios se almacenarán en un disco duro bajo la
responsabilidad del personal de la Gerencia de TIC y Gobierno Electrónico y con
base a la siguiente configuración de carpetas:
- [Fecha]/[Nombre Departamento]/[Nombre Usuario]/
- [Fecha]: Semestre-Año, ej: 2-2004
- [Nombre Departamento]: sigla o nombre según corresponda, ej: ADM ó
PERSONAL
- [Nombre Usuario]: inicial nombre y apellido, ej: mTorrez
- La nomenclatura de los subdirectorios del usuario se realizarán según la
información que almacene el usuario.
Se obtendrán backups de archivos de usuarios periódicamente para todos los
funcionarios de la red de la Gobernación.
Se verificará la información que se almacene, íntegramente, tanto el original como
las copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como
comprobación). Asimismo, debe verificarse que la información no esté
contaminada con virus informático.
En el modo de trabajo monousuario, los usuarios son los responsables de hacer el
respaldo de la información. En el modo de trabajo multiusuario el responsable de
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hacer el respaldo de la información es el personal de la Gerencia de TIC y
Gobierno Electrónico, previa solicitud por parte del funcionario.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Se grabará el trabajo que se está realizando cada cierto tiempo (10 - 20 minutos
aproximadamente).
Los medios magnéticos deben estar alejados de los campos magnéticos y no se les
debe acercar ningún cuerpo con propiedades magnéticas (como los imanes,
teléfonos), ya que podrían provocar la pérdida irrecuperable de los datos ya
almacenados.
No se debe mover la CPU conteniendo al disco duro cuando esté encendido,
porque los cabezales de lectura-escritura pueden dañar al disco.
Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben cumplir con las
condiciones adecuadas de temperatura y no presentar humedad.
Los medios magnéticos en los cuales se almacenará los respaldos de la
información serán completamente nuevos (primer uso), verificándose su buen
estado operacional.
Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al
ambiente donde se encuentren estos medios magnéticos.
Antes de descolgar el servidor de la red el supervisor debe enviar con 15 minutos
de anticipación un mensaje a los usuarios para que salven su información.
La responsabilidad por la seguridad de la información no es únicamente de la
Secretaría de TIC, Ciencia, Tecnología e Innovación, es una obligación de cada
funcionario.
DE RESPALDO DE SEGURIDAD
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La información almacenada debe ser verificada íntegramente, tanto el original
como las copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como
verificación). Asimismo, debe verificarse que la información no esté contaminada
con virus informático.
Los archivos que son textos, hojas de cálculo, gráficos, etc., mientras no se
concluyan, serán guardados en una sola copia por cada actualización para facilitar
su almacenamiento. Una vez concluidos se debe guardar una copia adicional de
respaldo, en forma empaquetada o no, dependiendo del tamaño del archivo.
Cuando se quiera almacenar un archivo de respaldo este deberá guardarse
físicamente en otra unidad magnética (cinta o disco) diferente a la que contiene el
archivo original.
DE ALMACENAMIENTO
FÍSICO
Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben contar con
adecuadas condiciones de temperatura y no presentar humedad.
Los medios magnéticos en los cuales se almacena la información histórica deben
ser completamente nuevos (primer uso), verificándose su buen estado operacional.
Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al
ambiente donde se encuentren estos medios de almacenamiento.
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INSTALACIÓN DEL APLICATIVO DE COPIAS
1. De la Intranet abrir el archivo “Cobian Backup 11”
2. Señal el cuadro YO ACEPTO LAS CONDICIONES, oprimir el botón
PRÓXIMO
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3. Señalar CREAR ICONOS EN EL MENÚ DE INCIO y oprimir el botón
PRÓXIMO.
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4. Señalar los cuadros de COMO UN SERVICIO , USAR LA CUENDA DE
SISTEMA LOCAL y AUTO-INICIAR LA INTERFAZ, y oprimir el botón
PRÓXIMO
5. Oprimir el botón SÍ
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6. Oprimir el botón INSTALAR
7. Ingresar por INICIO, señalar COBIAN BACKUP 11 y oprimir el botón
NUEVA TAREA
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8. Diligenciar en el nombre de la tarea BACKUP USUARIO, oprimir botón de
OK
9. Buscar en FICHEROS, señalar AGREGAR y dar click sobre CARPETA
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10. Aparece un buscador, CREAR NUEVA CARPETA con el nombre BK
USUARIO
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11. Señalar HORARIO, luego determinar el tipo de horario SEMANAL, y
oprimir los cuadros de LUNES A VIERNES en los días de la semana y en la
hora 17:30:00, oprimir el botón OK
12. Señalar en el tipo de compresión COMPRENSIÓN ZIP y señalar OK.
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GLOSARIO
A
Acceso
Tipo específico de interacción entre un sujeto y un objeto que resulta en el flujo de
información de uno a otro. Es el privilegio de un sujeto para utilizar un objeto.
Archivo
Una colección identificada de registros relacionados.
B
Bases de Datos
Es un conjunto de datos interrelacionados y un conjunto de programas para
accesarlos. Una recopilación de datos estructurados y organizados de una manera
disciplinada para que el acceso a la información de interés sea rápido.
E
Estándar
Los estándares son actividades, acciones, reglas o regulaciones obligatorias
diseñadas para proveer a las políticas de la estructura y dirección que requieren
para ser efectivas y significativas.
H
Hardware
Se refiere a las características técnicas y físicas de las computadoras.
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S
Software
Programas y documentación de respaldo que permite y facilita el uso de la
computadora. El software controla la operación del hardware.
U
User-ID (identificación de usuario)
Se denomina al nombre de usuario con el cual accedemos a una página o sistema
en el que previamente nos hemos registrado. Este nombre puede estar compuesto
de letras, números o signos.
Usuario
Este término es utilizado para distinguir a cualquier persona que utiliza algún
sistema, computadora personal, o dispositivo (hardware).
HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
01
15 de Octubre de 2010
02
22/11/2012
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
Versión inicial
A partir de la revisión del presente
Manual por la reingeniería de
procesos, se cambia “área de
sistemas” por “Secretaría de TIC
Ciencia. Tecnología e Innovación” y
“Dirección de TIC y Gobierno
Electrónico” de acuerdo a la
creación de la Secretaria mediante
el decreto 305 del 2012, se
evidencia la necesidad de ajustar los
parámetros para garantizar las
copias
de
seguridad
de
la
información, se actualiza el Cobian
Backup a número 11.
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06/08/2013
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Revisión y corrección de las
actividades y los responsables de
acuerdo
con
el
Decreto
0460/2012.
NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.