Procedimiento para el Registro de Cesiones de Crédito

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y NOTIFICACIÓN DE CESIONES DE CRÉDITO EN
EL TESORO NACIONAL
República de Panamá
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
Dirección de Tesorería
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y NOTIFICACIÓN DE
CESIONES DE CRÉDITO EN EL TESORO NACIONAL
ENERO DE 2010
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-
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v
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EL TESORO NACIONAL
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Despacho Superior
ALBERTO VALLARINO CLÉMENT
Ministro
VICE MINISTERIO DE
FINANZAS
VICE MINISTERIO DE
ECONOMÍA
DULCIDIO DE LA GUARDIA
Vice Ministro
FRANK DE LIMA
Vice Ministro
DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA
ALCIBIADES GARCIA VEGA
Director
MARTHA R. DE DOMINGUEZ
Subdirectora
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EL TESORO NACIONAL
EQUIPO TÉCNICO
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DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA
FELIPE ALMANZA III
Consultor de Normas y Procedimientos
LILIANA SANDINO
Asesora Legal
ERNESTO VENTURA
Asesor Legal
EURIBIADES CANO
Jefe de Gestión y Pago
SUSANA DE MONTERO
Supervisora de Gestión y Pago
IRAIDA Y. BARRIOS P.
Sub. Jefe Encargada de la
Unidad de Cómputo
MELAINNE VILLEGAS
Analista de Sistemas
JORGE ORTEGA
Programador
MARGARITA SOLIS
Oficial de Afiliación
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EL TESORO NACIONAL
viii
ÍNDICE
Pág. Núm.
INTRODUCCIÓN......................................................................................................
...........1
GENERALIDADES...................................................................................................
...........2
A- Base Legal.............................................................................................................
...........2
B- Objetivo de los Procedimientos…………….........................................................
...........2
C- Ámbito de Aplicación del Procedimiento……………………………………….
...……2
II PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y NOTIFICACIÓN DE CESIONES
DE CRÉDITO EN EL TESORO NACIONAL…………………………………….
...........3
I
1.
Dirección de Tesorería
Departamento de Gestión y Pago Ventanilla………………………………..
2.
Dirección de Tesorería
Departamento de Gestión y Pago Verificación Técnica……………………
3.
Dirección de Tesorería
Unidad de Asesoría Legal
Verificación Legal (Fondo y Forma)………………………………………..
4.
Dirección de Tesorería
Dirección, Notificación/ Director(a)/ Subdirector(a)……………………….
5.
Dirección de Tesorería
Departamento de Gestión y Pago, Impresión de la nota (Rechazo o Aprobación)
Jefe/ Subjefe…………………………………………………..
III MAPA DEL PROCESO (Diagrama de Flujo)...........................................................
IV NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS
Anexo Núm.1, Memoriales de Gestión de Cobro…………………………………..
……….3
……….5
……….6
.………7
……….8
...........9
...........11
…….12
Anexo Núm.2, Memoriales de Contrato…………………………………………… ..…….13
Anexo Núm.3, Memoriales de Orden de Compra…………………………………. ……...14
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INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Dirección de Tesorería, en el uso de las
atribuciones conferidas por la Ley, ha desarrollado el producto denominado, PROCEDIMIENTO
PARA EL REGISTRO Y NOTIFICACIÓN DE CESIONES DE CRÉDITO EN EL TESORO
NACIONAL. Dicho producto tiene como objetivo establecer una regulación específica aplicable
al registro y notificación de cesiones de crédito en el Tesoro Nacional.
Este producto, delimita el proceso objeto de estudio, así como, define los controles generales y
específicos que lo regulan, con la finalidad de garantizar un alto nivel de comprensión sobre la
responsabilidad de cada actor que interviene en su ejecución.
El apropiado cumplimiento de las pautas aquí presentadas, permitirá garantizar resultados óptimos
y oportunos a nuestros clientes, así como un eficaz y adecuado uso de recursos humanos y
tecnológicos institucionales.
No obstante, se quiere dejar plasmado que los cambios en el quehacer gubernamental obligan a que
los diferentes entes, se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas,
procedimientos y controles contenidos en este producto. Por consiguiente, valoramos el interés de
los usuarios en presentar al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la
República, recomendaciones que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a
modificaciones que lo fortalezcan.
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I.
A.
GENERALIDADES
Base Legal
Decreto Ley Núm.6 de 2 de julio de 1997, “Por el cual se crea la Dirección General de Tesorería
y la Comisión Nacional de Tesorería, se le asignan funciones y se dictan otras disposiciones.
Código Fiscal, Artículo 1,089 y 1,090, (de los empleados y agentes de manejo).
Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control
Interno Gubernamental para la República de Panamá”.
Resolución Núm.001 “Por la cual se modifica la Resolución Núm.005 de 20 de agosto de 2002
sobre las Cesiones de Crédito que deben dirigir los Contratistas o Proveedores del Gobierno
Central al Ministerio de Economía y Finanzas”.
Resolución Núm.003 “Por la cual se modifica el anexo número 2 de la Resolución Núm. 001de 23
de agosto de 2007 sobre las Cesiones de Crédito”.
B.
Objetivo de los Procedimientos
Establecer una regulación específica aplicable a las cesiones de crédito en el Tesoro Nacional.
C.
Ámbito de Aplicación del Procedimiento
Dirección de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas.
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II.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y NOTIFICACIÓN DE CESIONES DE
CRÉDITO EN EL TESORO NACIONAL.
1.
DIRECCION DE TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y PAGO
VENTANILLA
OFICIAL DE PAGOS
Recibe:
• Memorial de Cesión en original.
• Copia debidamente autenticada por la Institución contratante (Ministerio) del Contrato u
Orden de Compra.
• Copia de las cédulas de identidad personal del Cedente y el Cesionario
• Copia del Pasaporte debidamente autenticado, por notario o consulado del país de origen.
Verifica que el texto del Memorial de Cesión contenga:
• El Cedente y el Cesionario.
• El número de Gestión de Cobro o Contrato según sea el caso.
• Orden de Compra
• Que coincida el monto de la Cesión, tanto en letras como en cifras.
• Que exista la autorización de la máxima autoridad de la Institución contratante.
• Que este especificado el tipo de Cesión (Parcial o Total).
• Que las firmas sean iguales a las contenidas en las copias de cédula.
• Anuencia de la aseguradora.
También verifica:
• Que el memorial contenga los timbres fiscales.
• Que la cédula de identidad del Cedente y el Cesionario, no estén vencidazas.
• En caso que el documento contractual sea una Gestión de Cobro, ésta esté debidamente
contabilizada en la institución.
• Mediante acceso a la página del CUT, que las empresas (Cedente y Cesionario) estén a Paz
y Salvo con el Tesoro Nacional y con la Caja de Seguro Social.
• Que el Cedente y el Cesonario no contengan registros previos de medidas cautelares.
• Copia del Pasaporte debidamente autenticado, por notario o consulado del país de origen.
Decisión:
• Documentación incompleta, datos incorrectos o incumplimientos normativos.
o Devuelve la documentación al solicitante con un detalle de motivos.
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o Resultado satisfactorio de la verificación.
o Digitaliza los documentos
o Envía la transacción de manera electrónica, al siguiente actor.
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2.
DIRECCIÓN DE TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE GESTIÒN Y PAGO
VERIFICACIÓN TÉCNICA
OFICIAL DE PAGOS
Recibe:
• La transacción electrónica.
Verifica:
• Que los datos del Contrato, Orden de Compra o Gestión de Cobro, sean iguales a los
contenidos en el memorial de Cesión.
• Que esté adjunto el poder especial, si los que firman el memorial de Cesión son apoderados
especiales.
• Que cuando el memorial de Cesión corresponda a un Contrato, éste contenga el párrafo
relativo a las retenciones especiales.
• En Contratos, que exista la anuencia de la aseguradora en el memorial de Cesión.
• En Órdenes de Compra, que exista la anuencia de la aseguradora en el memorial de Cesión,
cuando la Orden de Compra sea mayor a 300,000.00.
• Mediante acceso a la página Web del Registro Público, que los datos de las empresas
contenidos en el memorial de Cesión sean correctos.
• Tribunal Electoral.
Decisión:
• Documentación incompleta, datos incorrectos o incumplimientos normativos.
o Especifica el o los motivos de rechazo.
o Envía la transacción de manera electrónica al siguiente actor, para que complete la
verificación.
•
Resultado satisfactorio de la verificación.
o Envía la transacción de manera electrónica al siguiente actor.
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3.
DIRECCIÓN DE TESORERÍA
UNIDAD DE ASESORÍA LEGAL
VERIFICACIÓN LEGAL (FONDO Y FORMA)
ASESOR LEGAL
Recibe:
• La transacción electrónica, la cual contiene la aprobación o rechazo de la verificación
técnica (En caso de rechazo, se especifica el motivo)
Realiza un examen general de Forma y Fondo donde verifica:
• En caso de rechazo que sea correcto el mismo.
• Que el memorial de Cesión se ajuste al formato aprobado.
• Que los representantes legales sean los mismos que contiene el Certificado de Registro
Público.
• El contenido de los Poderes Especiales.
• Que los números de ficha del Cedente y Cesionario no estén errados.
• El párrafo relativo a las retenciones especiales, cuando se trate de Contratos.
• La anuencia de la aseguradora en el Memorial de Cesión.
Decisión:
• Datos incorrectos o incumplimientos normativos.
o Especifica el o los motivos del rechazo.
o Envía la transacción electrónica al siguiente actor.
•
Resultado satisfactorio de la verificación.
o Envía la transacción electrónica al siguiente actor.
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4.
DIRECCIÓN DE TESORERÍA
DIRECCIÓN
NOTIFICACIÓN
DIRECTOR(A) / SUBDIRECTOR(A)
Recibe:
• La transacción electrónica la cual contiene el Rechazo o la Aprobación según las
verificaciones técnicas y legales realizadas a la misma (En caso de rechazo, se especifica el
o los motivos.
Decisión:
• Rechazo.
• Rechaza y firma de manera electrónica la Nota de Rechazo.
• Envía la transacción de manera electrónica al siguiente actor.
•
Aprobación.
• Aprueba y firma de manera electrónica la Nota de Aprobación.
• El sistema actualiza automáticamente en el SIAFPA el resultado de la transacción
(Proveedor con Cesión).
• El sistema genera y envía al archivo de imágenes “e-Power” la Nota de Aprobación
• Envía la transacción de manera electrónica al siguiente actor.
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5.
DIRECCIÓN DE TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y PAGO
IMPRESIÓN DE LA NOTA (RECHAZO O APROBACIÓN)
JEFE/SUBJEFE
Recibe:
• La transacción electrónica la cual contiene el Rechazo o la Aprobación de la misma según
las verificaciones técnicas y legales realizadas.
Decisión:
• Rechazo.
o Imprime la Nota de Rechazo.
o Adjunta la Nota de Rechazo al expediente físico.
o Devuelve el expediente físico al solicitante.
•
Aprobación.
o Imprime la Nota de Aprobación.
o Adjunta la Nota de Aprobación al expediente físico.
o Archiva el expediente físico
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III.
MAPA DEL PROCESO
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DIRECCIÓN DE TESORERÍA-MEF
PROCESO PARA EL REGISTRO Y NOTIFICACIÓN DE CESIONES DE CRÉDITO EN EL TESORO NACIONAL
GESTIÓN
Y
PAGO
ASESORÍA LEGAL
DIRECCIÓN
VERIFICACIÓN DE ENTRADA
VENTANILLA
VERIFICACIONES
TÉCNICAS
COMUNICACIÓN
DEL RESULTADO
ANÁLISIS LEGAL
APROBACIÓN
OFICIAL DE PAGOS
OFICIAL DE PAGOS
JEFE O SUBJEFE
ABOGADO
DIRECTOR /SUBDIRECTOR
3
4
1
2
5
1
RECIBE MEMORIAL DE CESIÓN Y DOCUMENTOS
SUSTENTADORES.
VERIFICA QUE EL MEMORIAL DE
CESIÓN CONTENGA LOS REQUSITOS MÍNIMOS DE
RECEPCIÓN. VERIFICA EL CONTENIDO DE LA
DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA.
3
•DOCUMENTACIÓN
INCOMPLETA
O
DATOS
INCORRECTOS, ESPECIFICA EL MOTIVO DEL RECHAZO Y
ENVIA LA TRANSACCIÓN.
•DOCUMENTACIÓN
INCOMPLETA
O
DATOS
INCORRECTOS, DEVUELVE LA DOCUMENTACION CON
UN DETALLE DE MOTIVOS AL SOLICITANTE.
•RESULTADO SATISFACTORIO DE LA VERIFICACIÓN,
DIGITALIZA LOS DOCUMENTOS Y ENVIA LA
TRANSACCIÓN.
2
RECIBE LA TRANSACCIÓN ELECTRÓNICA.
UNA VERIFICACION DETALLADA DE
TÉCNICO.
•RESULTADO SATISFACTORIO DE LA VERIFICACIÓN, Y
ENVIA LA TRANSACCIÓN.
RECIBE LA TRANSACCIÓN ELECTRÓNICA.
4
•RESULTADO SATISFACTORIO DE LA VERIFICACIÓN,
ENVIA LA TRANSACCIÓN.
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
•RECHAZO, RECHAZA Y FIRMA
ELECTRÓNICA LA NOTA DE RECHAZO.
DE
MANERA
•APROBACIÓN, APRUEBA Y FIRMA DE MANERA
ELECTRÓNICA LA NOTA DE APROBACIÓN. EL SISTEMA
ACTUALIZA EN SIAFPA. ENVIA LA TRANSACCIÓN.
REALIZA
CARÁCTER
•DOCUMENTACIÓN
INCOMPLETA
O
DATOS
INCORRECTOS, ESPECIFICA EL MOTIVO DE RECHAZO Y
ENVIA LA TRANSACCIÓN.
RECIBE LA TRANSACCIÓN ELECTRÓNICA.
REALIZA
UNA VERIFICACIÓN DETALLADA DE CARÁCTER LEGAL Y
TÉCNICO.
RECIBE LA TRANSACCIÓN ELECTRÓNICA.
5
•RECHAZO, IMPRIME LA NOTA DE RECHAZO Y LA
ADJUNTA AL EXPEDIENTE FISICO.
•APROBACIÓN, IMPRIME LA NOTA DE APROBACIÓN Y LA
ADJUNTA AL EXPEDIENTE FISICO.
-
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NACIONAL
11
IV.
NORMAS
GUBERNAMENTALES
DE
CONTROL
INTERNO APLICADAS,
(Decreto Núm. 214-DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República
de Panamá”).
A“Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de
control interno.”
CIG
1
“El Titular de la institución será responsable del establecimiento, desarrollo,
revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La
aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y
eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los
servidores públicos según sus funciones”.
CIE
1.1
La Dirección de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, a través de las
unidades pertinentes; son responsables de implementar y hacer cumplir, en lo que les
competa, los controles internos generales y específicos plasmados en este documento.
2
Cuando sea aplicable, los titulares de las instituciones públicas deberán garantizar la
existencia de sistemas de información computarizados con los debidos controles para el
proceso de las operaciones, que facilite el registro de las transacciones de manera que
permita la emisión de reportes oportunos y confiables para la toma de decisiones por
parte de la administración. Los sistemas elegidos deben estar acordes, en lo pertinente
con el Sistema de Administración Financiera para la República de Panamá (SIAFPA),
establecido por la Contraloría General de la República.
3
“Arqueos de Fondos y Valores: Deben practicarse arqueos sorpresivos y
frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su
integridad y disponibilidad efectiva.”
CIE
2.1
Las Unidades de Auditoría Interna del Ministerio de Economía y Finanzas, son
competentes para efectuar arqueos sobre las transacciones relacionadas al presente
documento, dentro de su alcance.
CIE
2.2
Si durante el arqueo de fondos se detecta cualquier situación de carácter irregular, ésta
debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces, para la
adopción de las medidas correctivas que el caso amerite.
CIE
2.3
La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Economía y Finanzas, según su
competencia serán responsables de garantizar la ejecución de auditorias programadas y
sorpresivas sobre las transacciones relacionadas al presente documento, sin menoscabo
de las acciones de control previo y posterior que ejecute la Contraloría General de la
República.
3.1.5
CIG
3.2.3.3
CIG
3.3.2.12
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
-
DIRECCIÓN DE TESORERÍA