GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA DE CAPTURA PARA

GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA
DE CAPTURA PARA EL FUT
PREPARADO POR:
COMISION INTERSECTORIAL DEL FUT
VERSION 2.0
Marzo de 2011
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
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1.
TABLA DE CONTENIDO
2. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 4
3. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................................... 4
3.1 Cambios de la versión ................................................................................................................ 5
4. ALCANCE ......................................................................................................................................... 6
5. MANUAL DE INSTALACION .............................................................................................................. 6
5.1 Prerrequisitos ............................................................................................................................ 6
5.2 Configuración de la Seguridad de Excel .................................................................................... 6
5.2.1 Para Excel 2002 y 2003....................................................................................................... 6
5.2.2 Para Excel 2007. ................................................................................................................. 8
5.3 Instalación ............................................................................................................................... 10
6. MANUAL DE OPERACIÓN .............................................................................................................. 15
6.1 Acceso a la Herramienta. ........................................................................................................ 15
6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad .................................................................................. 16
6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte. ............................................................................. 17
6.4 Ver periodos en proceso o reportados. ................................................................................... 20
6.5 Importar Archivos Planos ........................................................................................................ 21
6.6 Búsquedas en la herramienta.................................................................................................. 23
6.7 Utilización de la herramienta .................................................................................................. 24
6.7.1 Categoría de Información de Ingresos ............................................................................. 24
6.7.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos ......................................................................... 25
6.7.1.2. Transferencias recibidas – Ingresos ......................................................................... 29
6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento ................................................ 31
6.7.2.1. Ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento ............................................ 32
6.7.2.2. Transferencias Comprometidas –Gastos de funcionamiento .................................. 35
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6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión........................................................... 37
6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda .......................................................... 41
6.7.5 Categoría de Información de Reservas............................................................................. 43
6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar .................................................... 46
6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras ........................................................................................ 48
6.7.8.1. Autorizaciones de Vigencias Futuras........................................................................ 49
6.7.8.2. Ejecución de las vigencias Futuras ........................................................................... 51
6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez ............................................................................... 52
6.7.9.1. Saldos Disponibles .................................................................................................... 52
6.7.9.2. Inversiones Temporales ........................................................................................... 55
6.7.10 Fondos de Salud.............................................................................................................. 56
6.7.10.1. Ejecución presupuestal del Fondo de Salud........................................................... 57
6.7.10.2. Tesorería del Fondo de Salud ................................................................................. 58
6.7.11 Cierre Fiscal .................................................................................................................... 60
7. Generación de los archivos planos ................................................................................................ 62
7.1 Verificación de Errores en los reportes. ................................................................................... 63
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2. OBJETIVO
Tener una guía que permita a las entidades del nivel territorial el uso de la
herramienta soportada en Excel que facilite la recolección de la información en los
diferentes formatos que se encuentran disponibles para Formulario Único
Territorial (FUT) y la generación de los archivos planos necesarios para su cargue a
través del canal único CHIP administrado por la Contaduría General de la Nación.
3. ASPECTOS GENERALES
En cumplimiento del Decreto 3402 de septiembre de 2007 se diseñó el Formulario
Único Territorial, mediante el cual se recolectarán los datos sobre la ejecución
presupuestal de ingresos y gastos, para efectos del monitoreo, seguimiento,
evaluación y control de las entidades territoriales.
El Formulario Único Territorial será de obligatorio diligenciamiento y presentación
por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios. El corte del
reporte de información se hará en periodos trimestrales de acuerdo a las
siguientes fechas:
Fecha de Corte para la Información
Fecha de Corte para el
Envío
31 DE MARZO
30 DE JUNIO
30 DE SEPTIEMBRE
31 DE DICIEMBRE
Fecha Limite de Envío del
Reporte
30 DE ABRIL
31 DE JULIO
31 DE OCTUBRE
15 DE MARZO DEL AÑO
SIGUIENTE
Se asume que el usuario de la entidad territorial conoce y ha operado el sistema
CHIP y lo tiene instalado en su computador de manera local, por lo tanto la guía
solamente incluye la forma de diligenciamiento de la información presupuestal y no
su instalación en el sistema CHIP.
Cada uno de los formatos cuenta con celdas formuladas las cuales no permiten
digitación, las celdas que si lo permiten corresponden a las del último nivel de
detalle se encuentran identificadas con filas de color blanco. Diligencie cada uno de
los formatos y cuando haya finalizado guarde el libro y cierre del documento.
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Los formatos contienen cifras de control que deben ser diligenciadas al inicio del
proceso de captura de datos y al final deben ser iguales al total del presupuesto
para cada uno de los momentos presupuestales.
Cado de uno de los formatos tiene un número de variables y conceptos diferentes,
adicionalmente durante el proceso de registro, la herramienta puede generarle
alertas sobre posibles inconsistencias en el reporte de información; cada de una de
las alertas se ilumina de color rojo sobre la celda que genere la inconsistencia.
Las cifras de reporte son en miles de pesos.
3.1 Cambios de la versión
A continuación se enumeran los cambios de la versión 1.5.3. a la 1.6 de las
herramientas de Excel:
1. Creación de la categoría de Cuentas por pagar. Se incluye la categoría de
cuentas por pagar que se deberá reportar a partir del primer trimestre de
2011.
2. Creación de la categoría de Vigencias Futuras: Al igual que la categoría de de
cuentas por pagar, se incluye el reporte de información para dos tipos de
información: (1) Autorización de vigencias futuras y (2) Ejecución de vigencias
futuras.
3. Registro de los datos para los Fondos de Salud. Se adicionó el reporte de
información para los fondos de salud incluyendo: (1) Ejecución presupuestal del
fondo de salud y (2) tesorería del fondo de salud.
4. Modificación de la estructura del reporte presupuestal de las reservas. Se
eliminaron los conceptos de reservas en los formatos de ejecución de ingresos,
gastos de funcionamiento y gastos de inversión, para obligar el reporte único
de información en la categoría de reservas presupuestales.
Además se
adicionó un menú en el cual se solicita la confirmación o no de la constitución
de reservas, y la forma en la que se constituyeron (Reservas separadas o
incorporadas).
5. Nuevo formulario de transferencias recibidas en la categoría de ingresos, la
cual tiene como objeto el detalle por entidad de dicho reporte.
6. Al igual que los ingresos, se adiciona el formulario de transferencias
comprometidas en el formulario de gastos de funcionamiento.
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4. ALCANCE
El alcance de esta guía contempla el detalle del proceso del reporte de Información
de las categorías presupuestales residentes en el FUT.
5. MANUAL DE INSTALACION
5.1 Prerrequisitos
Conexión a Internet
Excel (Puede ser Excel 2002 o superior)
Si trabaja en red, necesitara un usuario administrador de su máquina para
poder cambiar la configuración de la seguridad de las macros
Versión instalada y actualizada del Chip Local.
5.2 Configuración de la Seguridad de Excel
Para que la herramienta funcione adecuadamente, es necesario revisar y/o
cambiar la seguridad de las macros de Excel; así:
5.2.1 Para Excel 2002 y 2003.
La configuración de seguridad de macros determina qué grado de permisividad
debe tener Excel para permitir la ejecución de macros en su equipo. Hay cuatro
niveles de seguridad: Muy alto, Alto, Medio y Bajo. Los niveles se controlan desde
el cuadro de diálogo Menú Herramientas - Comando Opciones - Ficha Seguridad Botón Seguridad de macros. El cuadro de dialogo presentado es el que se muestra
en la ilustración 1. Seguridad -
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Ilustración 1 Opciones de Seguridad (Excel Versiones 2002 y 2003)
Para la utilización de las herramientas captura para el Formato Único Territorial,
debe seleccionar el nivel de seguridad medio o bajo (se recomienda medio para
evitar la transmisión de virus), tal como lo presenta la Ilustración 2:
Ilustración 2 Opciones de Seguridad de Macros (Excel Versiones 2002 y 2003)
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5.2.2 Para Excel 2007.
La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de
confianza. Sin embargo, si trabaja en una red administrada, recuerde que necesita
el usuario administrador para realizar los cambios.
Para realizar los cambios siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Excel (Tal como se presenta en la Ilustración 3)
Ilustración 3 Opciones de Excel Versión 2007
2. Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a
continuación, en Configuración de Macros (Ver Ilustración 4, Ilustración 5 e
Ilustración 6).
Ilustración 4 Acceso al Centro de Confianza
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Ilustración 5 Configuración del Centro de Confianza
Ilustración 6 Acceso a la Configuración de Macros Excel Versión 2007
3. Seleccione la opción Habilitar todas las macros (no recomendado, puede
ejecutarse código posiblemente peligroso). Haga clic en esta opción para
permitir que se ejecuten todas las macros; además seleccione el control de
chequeo de Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA.
Asegúrese que la configuración sea la que se presenta en la Ilustración 7:
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Ilustración 7 Configuración de Macros
5.3 Instalación
Desde la página del chip: http://www.chip.gov.co/ : Información de la Categoría:
Archivos de ayuda FUT, le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 8 Ingreso al CHIP
De acuerdo al ámbito al cual usted pertenezca seleccione el Instalador e
Instructivo de ayuda para bajarlo. En el momento de ejecutar la descarga
aparecerán las siguientes opciones
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Ilustración 9 Pantalla de Instalación de la Herramienta
Las tres opciones son Ejecutar, Guardar y Cancelar. Las dos primeras se
explicarán a continuación:
Si digita Cancelar, se aborta el proceso de instalación y no se hará nada.
1. Opción Ejecutar
1.1. Le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 9 Progreso de la Instalación
Esto tomará uno minutos mientras el sistema baja el programa y lo ubica en el
disco duro de su computador, le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 10 Ejecutable del programa
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Si digita No ejecutar, abortara la instalación de inmediato.
1.2. Al digitar Ejecutar, aparece lo siguiente:
Ilustración 11 Instalador de la Herramienta
1.3
Vaya al siguiente paso (botón siguiente)
Ilustración 12 Mensaje de confirmación
1.4
Vaya al siguiente paso (botón siguiente)
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Ilustración 13 Instructivo de Instalación
1.5
Vaya al siguiente paso (botón siguiente)
Ilustración 14 Finalización de la Instalación
1.6
Finalice la instalación (botón de finalizar)
Para verificar la instalación de la herramienta en su computador, revise en el
explorador de Windows la siguiente ruta: C:\FUT_Herramienta, allí encontrará
instalada la herramienta.
2. Opción Guardar.
Permite almacenar el aplicativo de instalación en su
computador para su posterior ejecución; al utilizar esta opción se le presentará
la siguiente ventana
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Ilustración 15 Guardar el archivo de la instalación
2.1.
2.2.
Para iniciar el proceso de descarga utilice la opción de Guardar.
Cuando haya finalizado la operación, digite doble Clic en el programa que
acabo de guardar, le aparecerá la siguiente pantalla, siga las instrucciones
del 1.2 al 1.6 del Manual de Instalación.
Ilustración 16 Alerta de seguridad de los vínculos para Excel
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6. MANUAL DE OPERACIÓN
6.1 Acceso a la Herramienta.
Una vez finalizado el proceso de instalación, en su computador ingrese al Menú de
Inicio, con la siguiente ruta:
Inicio- Todos los Programas - Formato de Captura FUT - Formato de Captura FUT,
tal como se presenta en la Ilustración 17.
Ilustración 17 Ejecución de la herramienta
Al iniciar la aplicación, se ejecutará Excel solicitándole la confirmación de macros,
tal como se presenta en la siguiente ilustración:
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Ilustración 18 Seguridad de Macros
Debe utilizar la opción de Habilitar macros lo que le permitirá ejecutar los
programas internos de generación de salidas de información al CHIP de la
Contaduría General de la Nación.
6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad
Ilustración 19 Ventana de Inicio
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Código Entidad Territorial: Ingrese el código CGN asignado a su entidad
Periodo del Reporte: Seleccione el periodo de reporte de la lista que le presenta la
herramienta (los periodos de reporte son trimestrales).
Año del Reporte: Ingrese el año del periodo del reporte
Al finalizar el registro de la entidad y los datos para el periodo de reporte, puede
seleccionar la opción de “Crear Nuevo periodo de Reporte” o “Ver periodos en
proceso o reportados”. Las dos opciones se explicarán a continuación:
6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte.
Cuando la plantilla esté abierta tendrá una vista tal como aparece en Ilustración 20
Ilustración 20 Ventana de Inicio – Opción Crear Periodo de Reporte
Para iniciar el proceso de registro lo primero que debe hacer es crear un nuevo
periodo de reporte el cual crea un ambiente de trabajo que le permitirá la captura
de información de las diferentes categorías de información. Para crear un nuevo
periodo de reporte digite la siguiente información:
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Después de completar los datos correspondientes al código de la entidad territorial
y para el año y periodo de reporte utilice la opción Crear Nuevo Periodo de Reporte
(Ver Ilustración 20). Dicho ambiente hará una copia de la herramienta a una
carpeta independiente nombrada con el periodo y año de reporte, por ejemplo
Abril – Junio – 2010 en el caso que el ambiente creado sea para dicha fecha de
corte (Ver Ilustración 21).
Ilustración 21 Vista del Explorador de Windows
La carpeta contiene los archivos que corresponden al formato de inicio y los
archivos asociados a las categorías presupuestales FUT.
Adicionalmente se activan las opciones de registro de las diferentes categorías de
información (Ver Ilustración 22).
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Ilustración 22 Ambiente de Trabajo de la Herramienta de Recolección de Información
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6.4 Ver periodos en proceso o reportados.
Cada vez que desee ingresar a un periodo de reporte, puede hacerlo de la
siguiente manera:
1. En la hoja de inicio de la herramienta utilice el siguiente botón:
Ilustración 23
2. Si la herramienta no tiene periodos de reporte la herramienta le presentará al
usuario la una alerta en la que le advierte que no existen periodos de reporte
registrados (Ver Ilustración 24), en caso contrario le presentará una ventana
con los periodos de reporte que se encuentran creados (Ver Ilustración 25).
Ilustración 24 Alerta de la no existencia de periodos de reporte
Ilustración 25 Listado de los periodos de reporte
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Seleccione el periodo de reporte y consúltelo.
Nota. De acuerdo al tipo de seguridad de la herramienta Excel, es posible que en
el momento de abrir el vínculo correspondiente al periodo de corte, le presente el
siguiente mensaje.
Ilustración 26 Alerta para la protección de vínculos
Dado que este es un vínculo programado por la herramienta, siempre debe aceptar
(utilizar el botón Sí) para tener acceso a los datos del reporte.
6.5 Importar Archivos Planos
La herramienta cuenta con la opción de importar los archivos planos que
provengan de otras herramientas y/o de periodos anteriores de reporte.
Los
archivos planos deben respetar el protocolo de comunicaciones establecido por el
CHIP, es decir la primera fila del archivo debe ser un encabezado que inicia por la
letra S y las demás filas de detalle deben comenzar por una letra D.
Para realizar la importación, se debe ejecutar una de las opciones de creación de
un nuevo periodo de reporte o seleccionar un periodo de reporte anterior, con lo
cual se presentarán dos botones al final de la lista de reporte de la entidad (Ver
Ilustración 27). La selección establece el periodo sobre el cual se hará la
importación.
Ilustración 27 Opciones al abrir o crear un periodo de reporte
Seleccione el botón de Importar archivos para el chip, sin necesidad de seleccionar
alguno de los elementos de la lista, la herramienta le presentará una ventana que
le permitirá seleccionar una carpeta que contiene los archivos a cargar (Ver
Ilustración 28).
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Ilustración 28 Selección de la carpeta de importación
Después de seleccionar la carpeta continué el cargue utilizando el botón de
siguiente, la herramienta le presentará la lista de archivos disponibles para el
cargue (Ver Ilustración 29)
Ilustración 29 Listado de archivos a importar
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La herramienta alerta sobre posibles inconsistencias en el archivo, señalando en
color rojo sostenido las características erróneas del archivo de cargue, en la
Ilustración 29 se presentan en rojo los siguientes campos: (1) Nombre del Archivo,
(2) Año y (3) Periodo; indicando que se pretende cargar en el periodo de Marzo –
Junio y reporte de Enero – Marzo. Si el usuario está seguro del cargue, se finaliza
el proceso con el botón de finalizar.
La herramienta después de procesar los archivos de indicará que el cargue se
realizó con éxito y que es posible realizar las consultas sobre los datos cargados.
6.6 Búsquedas en la herramienta
Para realizar una búsqueda en cualquiera de los formatos, tenga en cuenta que en
la mayoría de ellos los valores son el resultado de una fórmula, por lo tanto la
acción de buscar de Excel debe estar configurada de la siguiente manera.
Ilustración 30 Búsqueda de datos en las categorías de información
En el campo Buscar dentro de, debe asegurarse que se encuentra seleccionada la
opción Valores.
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6.7 Utilización de la herramienta
El procedimiento de registro es el siguiente:
Después de abrir o crear un nuevo periodo de reporte, la herramienta le mostrará
los vínculos a los formatos de ejecución presupuestal así como la selección de las
opciones de generación de archivos planos para el CHIP (Ver Ilustración 31).
Ilustración 31 Vínculos para la selección de Categorías de Información
Para iniciar la recolección de datos seleccione el vínculo correspondiente a la
categoría que desee registrar. Para cada una de las categorías presentes en el
FUT y que se encuentran parametrizadas en la herramienta se detallará en los
siguientes ítems el procedimiento de reporte de información.
6.7.1 Categoría de Información de Ingresos
Es la categoría que permite el registro del total de los ingresos corrientes y de
capital. Los conceptos que hacen parte de la categoría de ingresos se encuentran
clasificados de acuerdo al tipo de entidad territorial (Departamento y Municipio),
considerando como entidades de reporte especial a Bogotá y el Departamento de
San Andrés y Providencia.
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A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de ingresos incluye un
formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado Transferencias
recibidas, el cual busca en principio detallar las transferencias hechas por las
demás entidades y constituyen un ingreso para la entidad reportarte.
A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal
de ingresos y el detalle de la información de las transferencias recibidas
6.7.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos
La categoría de ingresos parametrizada en el CHIP como FUT_INGRESOS, cuenta
con un formulario denominado REGISTRO_INGRESOS, en el cual las filas
corresponden a los conceptos y las columnas corresponden a las variables que
explican el comportamiento de la ejecución presupuestal.
El formato de ingresos está diseñado de tal manera que el usuario solo digite la
información necesaria para el reporte de información y auto-completa las celdas
que no dependen del registro de cifras.
Ilustración 32 Formato Excel de la categoría de Ingresos
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Los conceptos cuentan con una descripción para facilitar su comprensión en el
momento del reporte y se encuentran a disposición de la entidad territorial.
Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal y al detalle de las
destinaciones específicas adoptadas mediante un acto administrativo de la entidad
territorial fuera de las establecidas en el marco legal. A continuación se enumeran
las variables que hacen parte del formulario:
Variables de las etapas del presupuesto de Ingresos. Son variables de tipo
cuantitativo,
Presupuesto Inicial. Corresponde a los valores que estima recaudar durante la
vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo
competente.
Presupuesto Definitivo. Corresponde a los valores que estima recaudar durante
la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo
competente, afectándose con las modificaciones presupuestales aprobadas de
acuerdo con las normas que sean aplicables en cada caso.
Recaudo Efectivo. Representa el valor recaudado en efectivo durante la vigencia
por concepto de los ingresos.
Sin Situación de Fondos: Representa el valor recaudado sin situación de fondos
durante la vigencia por concepto de los ingresos
Variables de detalle para la destinación específica mediante acto administrativo
adoptado por la entidad territorial.
Tiene Documento Soporte: Variable de tipo cualitativo en la cual la entidad
establece si existe una destinación específica, respecto de cada renta que se esté
diligenciando en el FUT; para lo cual debe señalar tal situación en el campo
respectivo de la variable de chequeo.
Numero Documento: Variable cualitativa que permite registrar el número del
acto administrativo mediante el cual la entidad otorgó la destinación específica
respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT.
Si la renta tiene una destinación específica se deben diligenciar las dos variables
que están a continuación en el formato y que permiten establecer o el valor de la
destinación, cuando se estable que la destinación es un valor fijo, o el porcentaje
de la destinación cuando la destinación se establece como proporción de la renta.
Si la renta no tiene destinación específica debe registrar en el campo “Numero
Documento” el valor NA.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
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% de la Destinación: Variable de tipo cuantitativo en la que se registra el
porcentaje de la destinación específica cuando la destinación se establece como
proporción de la renta. En el caso en que la renta no tenga destinación específica,
se debe registrar cero (0).
Valor Destinación: Variable de tipo cualitativo en la que se registra el Valor de la
destinación específica cuando se estable que la destinación es un valor fijo. En el
caso en que la renta no tiene destinación específica, se debe registrar cero (0).
Validaciones de formulario de Reporte de Ingresos
A continuación se enumeran las alertas:
 Inconsistencia en la cifra de control. Inicialmente el registro de las
cifras de control generará alertas en cada momento presupuestal de dicho
concepto, sin embargo cuando se finalice el registro de todas las cifras
dichas alertas deben desaparecer en la medida que el valor coincida con el
total del presupuesto calculado (Ver Ilustración 33).
Ilustración 33 Error en la cifra de control del Recaudo Efectivo
 Completitud sobre la variable de Tiene documento Soporte.
Cuando inicie el registro de una fila tenga en cuenta que debe diligenciar
la columna de tiene documento soporte, la cual se iluminará en color
rojo si no tiene registro de información
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Ilustración 34 Alertas en los errores suministrados por la herramienta
 Datos de destinación específica. Si registra en la columna Tiene
documento soporte con el valor de NO, las columnas de número de
documento, % de la destinación y valor de la destinación se inactivarán,
la herramienta ilumina dichas celdas en color verde que indican que los
datos no se deben llenar. En el caso que registre el valor de SI en la
columna Tiene documento soporte, debe diligenciar el o los números de
documentos de soporte separados por comas, el valor y/o porcentaje de
aplicación (Ver Ilustración 35).
Nota. Recuerde que en las destinaciones específicas se deben registrar aquellas
que sean designadas por un acto administrativo de la entidad territorial, las
disposiciones dadas por leyes o decretos del legislativo o ejecutivo nacional no
deben ser registradas.
Ilustración 35 Registro de las destinaciones específicas
 Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total.
Al registrar información en cualquiera de los conceptos que se
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encuentran asociados con el formulario de transferencias recibidas, la
herramienta efectúa una validación que exige la igualdad entre el valor
reportado en la columna del total de los ingresos con la sumatoria para
cada concepto del valor girado del formulario de transferencias
recibidas. El procedimiento es el siguiente:
o Al registrar información sobre TI.A.2.6.1.3.2 Cuotas de
fiscalización - Provenientes de Establecimientos públicos. Sobre
cada variable del formulario, se activa la validación sobre el valor
total de los ingresos (Ver Ilustración 36). Si los valores de los
formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del
valor total de los ingresos y se activa el comentario que indica
que es necesario ir al formulario de transferencias para actualizar
los datos.
Ilustración 36 Transferencias recibidas en el reporte de ingresos
Nota. En el momento de registrar la información en el formulario de transferencias
la nota desaparece si existe igualdad entre los dos.
6.7.1.2. Transferencias recibidas – Ingresos
A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución
presupuestal de ingresos, se aplican formulas que permiten establecer los valores
a justificar en el formulario de transferencias recibidas.
Los conceptos de la categorías corresponden a los rubros de transferencias de las
cuales se desconoce su origen de manera directa (se excluyen los provenientes del
SGP porque su origen está claramente determinado.
Las variables que hacen parte del reporte de transferencias recibidas, se presenta
en la Ilustración (37)
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
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Ilustración 37 Formulario de transferencias recibidas.
A continuación se relacionan las variables incluidas en el formulario:
Entidad Giradora. La herramienta proporciona un listado detallado de las
entidades que pueden llegar a transferir fondos a la entidad territorial que efectúa
el reporte.
En la medida que el usuario escriba una parte del nombre de la
entidad giradora, la herramienta le presenta un listado que cumple con una parte
del nombre o si solamente existe una lo selecciona de inmediato. Por ejemplo, si
la persona escribe la palabra ASP Antioquia, en la variable de entidad giradora, la
herramienta le presentará una ventana similar a la presentada en la Ilustración 34.
Ilustración 38 Presentación del listado de entidades giradoras
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Valor del Giro. Corresponde al monto girado por entidad y concepto.
Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por
concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar.
Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en el ingreso sea el
igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.
Validaciones de formulario de transferencias recibidas
Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a
continuación:
 Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total. Es
la misma restricción que aplica para el formulario de reporte de los
ingresos, es posible iniciar el registro de la información directamente
sobre el formulario de transferencias recibidas, pero en el momento en
que la información de la sumatoria de transferencias por concepto no
sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la validación. (Ver
Ilustración 39). Sobre la columna de recaudo total se deja disponible
un vínculo que envía el control al formulario de reporte para corregir las
cifras.
Entidad Giradora
Valor del Giro
RecaudoTotal
100.000
JUNTA MUNICIPAL DE DEPORTES - MONIQUIRA
0.000
100.000
Ilustración 39 Validación de las transferencias recibidas
6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento
Categoría que permite el registro de los gastos de funcionamiento que fueron
ejecutados por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre
de la vigencia.
A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de gastos de funcionamiento
incluye un formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado
Transferencias comprometidas, el cual busca en principio detallar las
transferencias hechas a otras entidades (en especial los descentralizados).
A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal
de gastos de funcionamiento y el detalle de la información de las transferencias
comprometidas.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
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6.7.2.1. Ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento
La categoría de gastos de funcionamiento cuenta con un formulario denominado
GASTOS_FUNCIONAMIENTO.
El formulario tiene varias hojas, donde están la Unidades Ejecutoras permitiendo
reportes independientes para cada una de ellas, dependiendo del ámbito de
aplicación en el que se esté trabajando.
En cada concepto solamente se encuentran detalladas las fuentes de financiación
permitidas en cada unidad ejecutora para los gastos de funcionamiento.
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario (Ver
Ilustración 40):
Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que se estima gastar en
funcionamiento durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto un acto
administrativo proferido por el concejo o la asamblea según sea el ámbito de
aplicación.
Ilustración 40 Formato de registro de la ejecución presupuestal de los gastos de funcionamiento.
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Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que
incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del
presupuesto
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de desarrollar las
funciones propias del funcionamiento.
Obligaciones: Registro de las obligaciones causadas derivadas de anticipos
pactados en los contratos o a bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción
o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de funcionamiento.
Pagos: Registro de los pagos realizados de anticipos pactados y de bienes y
servicios recibidos a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los
gastos de funcionamiento.
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato en
cada una de las unidades ejecutoras. El funcionamiento de la alerta es
exactamente igual a la del formato de ingresos (Ver Ilustración 41).
Ilustración 41 Cifras de control en el formato de gastos de funcionamiento
 Compromisos – Presupuesto Definitivo. Cuando el compromiso es
superior al presupuesto definitivo la herramienta Excel genera una alerta
para que el usuario corrija dicha situación.
Ilustración 42 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y presupuesto definitivo
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Página 33
 Compromiso – Obligaciones. Cuando la obligación es superior al
compromiso la herramienta Excel genera una alerta para que el usuario
corrija dicha situación.
Ilustración 43 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y obligaciones
 Compromiso – Pagos. Cuando el pago es superior al compromiso la
herramienta Excel genera una alerta para que el usuario corrija dicha
situación.
 Igualdad entre las transferencias comprometidas y los
compromisos. Al registrar información en cualquiera de los conceptos
que se encuentran asociados con el formulario de transferencias
comprometidas, la herramienta efectúa una validación que exige la
igualdad entre el valor reportado en la sumatoria de la columna de los
compromisos con la sumatoria para cada concepto del valor del
formulario de transferencias comprometidas.
El procedimiento es el
siguiente:
Al registrar información sobre 1.3.2Cuotas Partes de Mesada
Pensional, se activa la validación sobre el valor la suma total de las
fuentes del compromiso (Ver Ilustración 40). Si los valores de los
formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del valor de
compromisos y se activa el comentario que indica que es necesario ir al
formulario de transferencias para actualizar los datos.
Ilustración 44 Registro de las transferencias comprometidas en el registro de la ejecución presupuestal
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6.7.2.2. Transferencias Comprometidas –Gastos de funcionamiento
A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución
presupuestal de gastos de funcionamiento, se aplican formulas que permiten
establecer los valores a justificar en el formulario de transferencias
comprometidas.
Los conceptos del formulario corresponden a los rubros de transferencias que
puede realizar la entidad territorial a otras entidades (en especial las
descentralizadas)
Las variables que hacen parte del reporte de transferencias comprometidas, se
presenta en la Ilustración (45):
Ilustración 45 Formulario de transferencias recibidas.
Entidad Receptora. La herramienta proporciona un listado detallado de las
entidades a las cuales se les puede llegar a transferir fondos. Al igual que el
formulario de ingresos, en el instante de escribir una parte del nombre, la
herramienta efectúa la búsqueda de las entidades que cumplan con el filtro (Ver
Columna de entidad giradora en el formato de ingresos).
Valor Comprometido. Corresponde al monto comprometido en cada concepto.
Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por
concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar.
Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en los gastos de
funcionamiento sea el igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.
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Página 35
Validaciones de formulario de transferencias comprometidas
Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a
continuación:
 Igualdad entre las transferencias comprometidas y valor de los
compromisos en la ejecución presupuestal. Es la misma restricción
que aplica para el formulario de reporte de los gastos de
funcionamiento, es posible iniciar el registro de la información
directamente sobre el formulario de transferencias comprometidas, pero
en el momento en que la información de la sumatoria de transferencias
por concepto no sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la
validación. (Ver Ilustración 46). Sobre la columna de compromisos se
deja disponible un vínculo que envía el control al formulario de reporte
para corregir las cifras.
Ilustración 46 Validación de las transferencias comprometidas
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6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión
Ilustración 47 Formulario de Gastos de Inversión
Categoría que permite el registro de los gastos de inversión que fueron ejecutados
por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la
vigencia.
La categoría de gastos de Inversión cuenta con un formulario denominado
GASTOS_DE_INVERSION. El formulario debe detallarse de acuerdo a las fuentes
de financiación.
El formulario permite adicionar hasta 10 fuentes de financiación diferentes en cada
uno de los conceptos. No es posible tener fuentes repetidas, el reporte debe ser
agregado por fuente y concepto.
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Si desea agregar nuevos detalles a una fuente por concepto:
Ilustración 48 Registro de los detalles para las fuentes de inversión
Clic sobre registrar detalle:
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Ilustración 49 Registro de la fuente de financiación en los gastos de inversión
Se le habilitan 10 líneas de detalle, en la siguiente columna le aparecerán las
fuentes permitidas para ese concepto, debe seleccionar la que se ajusta al detalle
que está creando, los demás columnas las debe llenar, tomando en cuenta las
definiciones de cada una de las variables, que se definen a continuación:
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Página 39
Ilustración 50 Actualización de la lista de fuentes en los gastos de inversión
El programa automáticamente le totaliza las fuentes por concepto.
Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en inversión
durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo de la asamblea
o concejo.
Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que
incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del
presupuesto.
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de ejecutar los
proyectos de inversión.
Obligaciones: De los compromisos anteriores se deben registrar las obligaciones
causadas derivadas de anticipos pactados en los contratos o bienes y servicios que
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Página 40
ya se recibieron a satisfacción o por una relación laboral adquirida dentro de los
gastos de inversión.
Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos realizados de
anticipos pactados y de bienes y servicios recibidos a satisfacción o por una
relación laboral adquiridos dentro de los gastos de inversión.
Validaciones
Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las
etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta
es exactamente igual a la del formato de gastos de funcionamiento
Nota: Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento,
aplican de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.
6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda
Categoría que permite el registro de la deuda de las entidades territoriales entre el
1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia.
La categoría de servicio de la deuda cuenta con un formulario denominado
SERVICIO_DEUDA.
Al igual que los Gastos de Inversión, cada concepto de deuda permite registrar
hasta 10 fuentes de financiación por concepto las cuales no se pueden repetir.
Si su entidad no tiene Deuda, antes de mostrarle el formato respectivo se le
habilita la siguiente pantalla:
Ilustración 51 Ventana principal de la categoría de deuda en la herramienta
Eso le permite a la herramienta crear una estructura con totales de control en cero
y el chip entenderá que la entidad NO POSEE saldos de deuda pública.
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Página 41
En caso de presentar Deuda, a continuación se definen las variables que hacen
parte del formulario:
Registro: Utilice el Botón de Registrar Detalle para incluir nuevas registros de tipo
de deuda, operación y/o fuente
Tipo de Deuda: Corresponde al Origen de los recursos del crédito. Deuda Interna
o Deuda Externa
Tipo de Operación: Determina el componente del pago a ejecutar (Intereses,
Amortización, Comisiones y Otros).
Fuente: Permite establecer el origen de la fuente de los recursos para el servicio
de la deuda.
Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en el pago de la deuda
durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del concejo o de
la asamblea
Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las
modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto
Compromiso: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto cubrir el servicio de
la deuda
Obligaciones: Registre de las obligaciones causadas derivadas de un compromiso
de pago de las operaciones financieras o que tengan relación con el servicio de la
deuda.
Pagos: Registre de los pagos relacionados con obligaciones de deuda
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Página 42
Ilustración 52 Formulario de registro para el servicio de la deuda
Validaciones
Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las
etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta
es exactamente igual a la del formato de gastos de inversión.
Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento, aplican
de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.
6.7.5 Categoría de Información de Reservas
El formato de reservas a partir del primer trimestre del año 2011, cambia con el
objeto de ofrecerle a las entidades territoriales mayor claridad sobre el reporte y
ajustarla a las condiciones de una ejecución presupuestal. Cabe mencionar que a
través de la Circular Externa 43 de diciembre 22 de 2008 del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, se dieron las orientaciones respecto a la existencia de
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 43
las reservas presupuestales de forma excepcional, así como los mecanismos de
control de su ejecución.
El formato de reservas es obligatorio para todas las entidades territoriales, dado
que es necesario informar que la entidad constituyó o no reservas y además en el
evento que la entidad haya constituido reservas definir de que manera lo hizo.
Para la primera hoja de formato de reservas se le solicita a la entidad territorial la
siguiente información (Ver Ilustración 49):
Ilustración 53 Informe sobre la constitución de reservas presupuestales
1. Si la entidad No constituyó reservas presupuestales durante la vigencia, debe
informarlo con la selección de la casilla de verificación que encuentra al lado de
dicha pregunta. En dicho caso la entidad no debe registrar información
adicional, simplemente guarda el formulario y genera el archivo de no reporte
con el cual se certifica la información de reservas en la hoja principal de la
herramienta de Excel.
2. Si la entidad constituyó reservas presupuestales, debe informar la forma como
fueron constituidas:
a. A través de una ejecución separada. Es decir que las reservas no fueron
incorporadas al presupuesto de la siguiente vigencia y se lleva el control
de la reservas por medio de una ejecución separada.
b. Se incorporaron las reservas presupuestales en el presupuesto de la
siguiente vigencia, con lo cual se informan las cuentas afectadas. Es
necesario aclarar que el formato de reservas es un informe de reporte
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 44
de información y no exige una separación de la ejecución de reservas
presupuestales.
En cualquiera de los dos casos, es necesario hacer el reporte de información en la
hoja Reservas presupuestales con las siguientes variables. (Ver Ilustración 50):
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle
de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Tipo de acto administrativo de constitución de
presupuestales: Elija el tipo de acto administrativo promulgado
Departamental, el Concejo Municipal, el Gobernador, el Alcalde,
autoridad administrativa con la competencia pertinente. Pueden
acuerdo, Decreto, Resolución, Otro.
Número del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba el número de acto administrativo
Fecha del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba la fecha del acto administrativo
de
de
las reservas
por la Asamblea
o cualquier otra
ser: Ordenanza,
las
reservas
las
reservas
Valor de reservas constituidas: Corresponde a los valores determinados al
cierre de la vigencia fiscal anterior como reservas presupuestales (compromisos
adquiridos que al 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior no se cumplieron),
sin tener en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a
través de una ejecución separada
Obligaciones por reservas presupuestales: De las reservas presupuestales
constituidas se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y
servicios que ya se recibieron a satisfacción, sin tener en cuenta si fueron
incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de una ejecución
separada
Pagos por reservas presupuestales: De las obligaciones anteriores se deben
registrar los pagos acumulados de reservas presupuestales constituidas, sin tener
en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de
una ejecución separada
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 45
Ilustración 54 Formulario de registro para las reservas presupuestales
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar
A partir del primer trimestre de 2011 se incluye el reporte de la ejecución
presupuestal de la cuentas por pagar. Los conceptos corresponden al segundo
nivel de agregación en los gastos de funcionamiento y al tercer nivel de agregación
de los gastos de inversión.
El formato de cuentas por pagar, es un reporte obligatorio y en su primera hoja se
especifica el cómo se debe hacer el reporte (Ver Ilustración 55).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 46
Ilustración 55 Registro de las Cuentas por Pagar
En el evento que la entidad territorial no constituya las cuentas por pagar, debe
seleccionar la casilla de verificación correspondiente y posteriormente en la hoja
principal de la herramienta de Excel generar el archivo plano de no constitución de
las cuentas por pagar.
Si la entidad territorial constituyó reservas presupuestales, debe proceder a
diligenciar la hoja CuentasPagar, la cual le solicita información para los conceptos
en las siguientes variables (Ver Ilustración 56)
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las cuentas por pagar constituidas. El funcionamiento del
detalle de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de
inversión.
Tipo de acto administrativo de constitución de las reservas
presupuestales: Elija el tipo de acto administrativo promulgado la autoridad
administrativa con la competencia pertinente. Pueden ser: Decreto, Resolución,
Otro.
Número del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba el número de acto administrativo
Fecha del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba la fecha del acto administrativo
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
de
de
las
reservas
las
reservas
Página 47
Valor Constituido: Corresponde al monto constituido de las cuentas por pagar
por cada concepto y fuente de financiación.
Valor Pagado: Corresponde al valor acumulado de los pagos a la fecha de corte
de la cuenta por pagar constituida
Ilustración 56 Formulario de Registro para las cuentas por pagar constituidas
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras
Al igual que la categoría de cuentas por pagar, se incluye para el primer trimestre
de 2011 la categoría de vigencias futuras. La categoría de vigencias futuras se
estructuró con dos formatos: (1) Autorizaciones y (2) Ejecución.
Al ingresar a los formularios reporte, el usuario encontrará una hoja inicial con el
menú de opciones de reporte el cual le solicita si existen autorizaciones de
vigencias futuras o por el contrario no se establecieron dichas autorizaciones (Ver
Ilustración 57).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 48
Ilustración 57. Opciones de reporte de los formularios de vigencias futuras.
Para el caso de no autorizaciones para vigencias futuras, registre el hecho en la
casilla de verificación correspondiente. Para el caso en el que la entidad presenta
autorizaciones de vigencias futuras pero no tiene ejecución para el trimestre de
reporte solamente debe diligenciar el formulario de autorizaciones.
A continuación se describen los formularios de reporte para las vigencias futuras.
6.7.8.1. Autorizaciones de Vigencias Futuras
El formulario se autorizaciones de vigencias solicita el reporte de las siguientes
variables (Ver Ilustración 58):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 49
Ilustración 58 Formulario registro de autorizaciones de vigencias futuras
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle
de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Tipo de acto administrativo de constitución de las reservas
presupuestales: Elija el tipo de acto administrativo promulgado por la Asamblea
Departamental, el Concejo Municipal, el Gobernador, el Alcalde, o cualquier otra
autoridad administrativa con la competencia pertinente.
Número del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba el número de acto administrativo
Fecha del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba la fecha del acto administrativo
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
de
de
las
reservas
las
reservas
Página 50
Monto Autorizado: Corresponde al monto del gasto autorizado con vigencias
futuras.
Montos Aprobados (2010 – 2030).
aprobado por vigencia
Para cada año, debe registrar el monto
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
6.7.8.2. Ejecución de las vigencias Futuras
Para cada periodo de corte, se debe registrar la ejecución acumulada de las
vigencias futuras. Las variables solicitadas son (ver Ilustración 59):
Ilustración 59 Formulario registro de ejecución de las vigencias futuras
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle
de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 51
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos que la entidad
territorial adquirió con autorizaciones de vigencias futuras
Obligaciones: De los compromisos asumidos con autorización de vigencias
futuras se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y
servicios que ya se recibieron a satisfacción
Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos acumulados
con autorizaciones de vigencias futuras
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez
A partir del reporte del tercer trimestre de 2009 se incorpora al FUT la categoría de
excedentes de Liquidez que tiene como objetivo la recolección de los datos
correspondientes a los portafolios de inversión por fuente de recursos, tipos y
plazos de la inversión, entidades financieras empleadas como contraparte, valores
tanto nominales como de mercado, y rendimientos financieros.
El reporte al igual que la demás categorías del FUT es de carácter trimestral y
consta de dos hojas; la primera es de Saldos_Disponibles, que pretende
recoger la información de los saldos de las operaciones financieras que involucran
excedentes de liquidez y la segunda es de Inversiones_Temporales, que tiene
como objeto recolectar cada una de las operaciones asociadas a las inversiones
temporales.
6.7.9.1. Saldos Disponibles
La hoja esta divida en 2 partes: Depósitos a la vista, que incluye los siguientes
campos:
En cuentas corrientes: Registre el saldo de cuentas corrientes disponible en
entidades bancarias.
En cuentas de ahorros: Registre el saldo de cuentas de ahorro disponible en
entidades bancarias.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 52
En encargos fiduciarios: Registre el saldo de los encargos fiduciarios (Depósitos
a la Vista).
Depósitos INFIS: Registre el saldo de los depósitos en INFIS
Otros: Si la entidad cuenta con depósitos en entidades que tengan una
clasificación diferente registre el saldo en esta columna, sino registre cero (0)
En que Entidades?: Si registró saldo disponible en otros (Columna Anterior)
indique entidad y el saldo (Entidad-Saldo). Si existe más de una entidad, para
cada una registre el nombre y el saldo del depósito correspondiente separado por
comas. P.e. ( Entidad_1 saldo 3000, Entidad_2 8000).
Rendimientos financieros efectivos recibidos al corte (acumulados en
miles de $): Indique el valor de los rendimientos financieros Acumulados a la
Fecha de Corte.
Ilustración 60 Formulario – Excedentes de Liquidez – Saldos Disponibles
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 53
Las demás variables del formato se explican a continuación:
CDT's: Registre de las inversiones en CDT con entidades bancarias
TES: Registre el saldo de la inversiones en TES
Carteras Colectivas del Mercado Monetario sin Pacto de Permanencia:
Registre el saldo de las carteras colectivas del mercado monetario sin pacto de
permanencia.
Otras Inversiones: En el caso que existan inversiones temporales diferentes a las
anteriores registre el valor de la inversión.
Ilustración 61 Continuación Formulario – Excedentes de Liquidez – Saldos Disponibles
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Página 54
6.7.9.2. Inversiones Temporales
En el formulario de inversiones temporales se debe detallar cada una de las
operaciones con las que cuente la entidad territorial y deben ser consistentes con
el reporte de los saldos. Las variables del formulario se relacionan a continuación:
Consecutivo: Es el consecutivo que asocia cada uno de los detalles de la
operación al tipo de recurso.
Tipo de Inversión: Se debe seleccionar de una lista el tipo de inversión a
registrar (TES, CDTs y Carteras Colectivas).
Moneda: Registre el origen de la moneda sobre la cual si realizó la operación
(Nacional o Extranjera).
Entidad en la que se invierte: El nombre de la entidad financiera que emite el
certificado o contrato que soporta la inversión temporal.
Plazo: Registre el plazo en meses pactado en el acuerdo con la entidad
financiera.
Tasa Cupón: Tasa de interés periódica que el emisor de un título promete pagar
al tenedor hasta el vencimiento del título. Se expresa como un porcentaje anual
sobre el valor nominal del título. La periodicidad de pago del cupón puede variar
según el tipo de bono. Esta variable aplica específicamente en los TES y en las
demás inversiones que no clasifican como CDT o Cartera Colectiva del Mercado sin
pacto de permanencia; para los casos que definitivamente no aplique, debe
registrar el valor como CERO.
Fecha de Emisión: Registre la fecha de emisión del título valor. Este valor no
aplica para las carteras colectivas del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo
caso dicha fecha no se debe registrar.
Fecha de Compra: En el caso de compra de títulos valores escriba fecha efectiva
de la compra; en el caso de no aplicación de la fecha el programa no se debe
diligenciar.
Valor Nominal: Es el monto contenido en el título valor, cuyo monto se toma
como base para el cálculo de los intereses o cupones de intereses.
Tasa de Compra: Tasa de rentabilidad con la cual se adquiere el titulo de acuerdo
con las condiciones de mercado. Este campo no aplica para las carteras colectivas
del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo caso la fecha no debe ser
registrada.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 55
Valor al Momento de Compra: Es el valor pagado al precio negociado; para las
colectivas del mercado sin pacto de permanencia registre CERO (0).
Fecha de Vencimiento o redención: Es la fecha en que termina la vigencia del
título valor.
Inversión Vendida: Indica si la inversión ha sido vendido durante el año de
reporte. Si el titulo no ha sido vendido debe colocar los valores por defecto en las
variables valor de la venta, fecha de la venta y tasa de la venta.
Valor de la Venta: Valor efectivamente pagado por el titulo valor. Si la inversión
no ha sido vendida registre el valor como CERO (0).
Fecha de Venta: Fecha en la cual se negoció y vendió el título valor. Si la
inversión no ha sido vendida no registre la fecha asociada.
Tasa de Venta: Es la tasa efectiva anual expresada en el título valor cuando se
trata de renta fija. Si la inversión no ha sido vendida, registre como valor CERO
(0).
Rendimientos financieros efectivos recibidos al corte: Son los rendimientos
efectivamente percibidos por la entidad territorial expresada en miles de pesos.
Este valor debe ser superior a cero si la fecha de redención es inferior a la fecha de
corte.
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
6.7.10 Fondos de Salud
El reporte de información de los fondos de salud está definido en dos categorías de
información: (1) Ejecución presupuestal del Fondo de Salud y (2) Tesorería del
Fondo de salud.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel - Versión 2.0
Página 56
6.7.10.1. Ejecución presupuestal del Fondo de Salud
La ejecución presupuestal del fondo en su gran mayoría de conceptos es calculada
a partir del reporte de información de las siguientes categorías presupuestales: (1)
Ingresos, (2) Gastos de Funcionamiento y (3) Gastos de Inversión.
Para facilitar el reporte de información del Fondo de salud, es necesario que la
entidad territorial diligencie los formatos que ejecutan el cálculo de los conceptos y
solamente debe registrar los conceptos que se encuentran en color amarillo, los
cuales no se encuentran formulados y corresponden al esfuerzo propio de la
entidad.
La configuración de las variables es similar a una ejecución presupuestal (Ver
Ilustración 59) y su estructura es la siguiente:
Ilustración 63 Categoría de ejecución presupuestal del Fondo de Salud
Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar durante la vigencia fiscal con
cargo al fondo de salud
Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las
modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto
del fondo de salud.
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Página 57
Ejecutado: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con cargo al fondo de salud
6.7.10.2. Tesorería del Fondo de Salud
El reporte de la tesorería del fondo es el registro del saldo de los fondo
cuenta asociados a Salud, el formulario parte de un saldo inicial e incluye
los conceptos detallados de los ingresos y de pagos agregados para
inversión y funcionamiento para lograr finalmente el cálculo del saldo final
de la vigencia.
Las variables corresponden a las cuentas autorizadas por ley para el sector
salud (Ver Ilustración 64):
Ilustración 64 Reporte de la tesorería del Fondo de Salud
Régimen Subsidiado: Registre el saldo para cada concepto asociado a la
cuenta de régimen subsidiado.
Salud Pública Colectiva: Registre el saldo para cada concepto asociado a
la cuenta de salud pública colectiva.
Prestación del Servicio - Oferta: Registre el saldo para cada concepto
asociado a la cuenta del prestación del servicio.
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Página 58
Otros Gastos en Salud - Inversión: Registre el saldo para cada concepto
asociado para los demás gastos de salud de inversión.
Otros Gastos en Salud - Funcionamiento: Registre el saldo para cada
concepto asociado para los demás gastos de salud para el funcionamiento.
Una vez haya ingresado los datos en cada uno de los formatos, puede
proceder a generar los archivos planos para la validación del CHIP local y
para el posterior envío a la Contaduría y validación.
Ilustración 65 Generación de los planos para el CHIP
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Página 59
6.7.11 Cierre Fiscal
El cierre fiscal solo se solicita para la última vigencia de reporte, es decir el periodo
de corte de Septiembre a Noviembre.
Las variables que se solicitan para el cierre fiscal son (Ver Ilustración 66) :
Ilustración 66 Formato de reporte para el cierre Fiscal
Saldo de Caja y Bancos.
Saldo a 31 de diciembre en caja y bancos
Saldo en encargos fiduciarios.
Saldo a 31 de diciembre en recursos
administrados a través de encargos fiduciarios.
Inversiones Temporales. Saldo a 31 de diciembre de los recursos colocados en
títulos valores constituidos y exigibles en el corto plazo.
Total de Disponibilidades. Corresponde a la suma de saldo en caja y bancos,
saldo en encargos fiduciarios e inversiones temporales.
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Recursos de Terceros. Saldo a 31 de diciembre de los recaudos disponibles que
la entidad territorial ha efectuado y que pertenecen a terceros o a otras entidades
públicas por autorización legal, convenios o contratos.
Cheques Cobrados. Saldo a 31 de diciembre de los cheques girados por la
entidad territorial y no cobrados por su beneficiario.
Cuentas por pagar vigencia. Saldo a 31 de diciembre de las obligaciones
causadas durante la vigencia que se cierra y derivadas de la entrega, a la entidad
territorial, de bienes y servicios a satisfacción, o de anticipos pactados en
contratos.
Cuentas por Pagar de vigencias anteriores. Saldo a 31 de diciembre de las
cuentas por pagar acumuladas y causadas en vigencias anteriores a la que se está
cerrando.
Otras Exigibilidades. Saldo a 31 de diciembre de cualquier exigibilidad diferente
a las definidas en las columnas anteriores.
Reservas Presupuestales.
Son los compromisos adquiridos que al 31 de
diciembre de cada vigencia fiscal no se han cumplido pero que están legalmente
constituidos, se han registrado presupuestalmente y desarrollan el objeto de la
apropiación.
Total Exigibilidades Reservas. Corresponde a la suma de las exigibilidades y
las reservas presupuestales.
Superávit o déficit. Resultado del total de las disponibilidades menos el total de
las exigibilidades, que determina el superávit o déficit fiscal del periodo y
acumulado.
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
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7. Generación de los archivos planos
Antes de generar los archivos planos, verifique que en cada uno de los formatos no
existen alertas identificables de color rojo dado que dichas alertas pueden impedir
la creación del archivo plano o la generación de inconsistencias representadas en
errores permisibles o no permisibles en el CHIP de la CGN.
El usuario puede seleccionar que categorías de información sobre las cuales se
generará el archivo plano para el CHIP, marcando el ítem generar correspondiente
a cada fila del formato y posteriormente oprimiendo el botón de “Archivos para el
CHIP”.
La herramienta tiene por defecto marcado todos los ítems para la generación de
los archivos planos, sin embargo si se requiere solamente la generación de parte
de las categorías, las podrá desmarcar y de esta manera solamente se generarán
los archivos planos seleccionados. Por ejemplo en la Ilustración 67 solamente se
generarían los archivos planos correspondientes a las categorías de ingresos y
servicio de la deuda.
Ilustración 67 Generación de los protocolos de información para el CHIP
Al seleccionar el botón Archivos para el CHIP, la herramienta generará los archivos
planos tal como lo presenta la siguiente figura, para cada archivo plano la
herramienta le sugiere un nombre y la ubicación para su posterior cargue en el
CHIP. La generación de los archivos planos se genera siempre y cuando existan
datos en el reporte y/o no se presenten errores de completitud (Ver numeral 8.1)
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Recomendación: Ubique los archivos planos en el mismo lugar en el que se
encuentran las copias de los periodos de reporte para facilitar su posterior cargue
en la herramienta CHIP. Para el cargue de los archivos en el CHIP consulte el
manual de operación del CHIP.
Ilustración 68 Generación de Archivos Planos para el CHIP
7.1 Verificación de Errores en los reportes.
Durante el proceso de la generación de los archivos planos la herramienta verifica
la no existencia de errores, los cuales pueden ser relacionados con los archivos
vacios o los errores de completitud. Si la herramienta identifica un error le
presentará el mensaje señalado en la Ilustración 69.
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Ilustración 69 Mensaje de error para la no existencia de datos
La herramienta señala para cada categoría sobre la que se generan los archivos los
errores y los deja referenciados con un vínculo denominado Errores (Ver
Ilustración 70)
Ilustración 70 Errores en las categorías al generar el archivo plano
Por ejemplo los mensajes en la hoja de ingresos se encuentran referenciados en la
Ilustración 71
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Ilustración 71 Listado de errores en el reporte de la información
El listado de errores tiene la siguiente información:
1. Datos del Error
a. La categoría que tiene errores
b. El código de la cuenta que genera el error
c. La variable en la cual se presenta el error de digitación.
2. Cuenta
3. Hoja. En el caso del formato de gastos de funcionamiento se presenta la unidad
ejecutora que está generando el error
4. Ir a… Corresponde al encadenamiento que lo envía directamente al formato que
presenta el error ubicando al usuario en la hoja respectiva.
Para solucionar un error siga el encadenamiento respectivo y busque el código de
la cuenta presupuestal y la columna que corresponde a la variable tal como lo
indica el siguiente procedimiento:
1. Seleccione el encadenamiento que lo llevará al formato que debe corregir
Ilustración 72 1. Seleccione el encadenamiento
2. La herramienta de Excel le presenta el formato a corregir
Ilustración 73 Vista del formato a corregir
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3.
Búsqueda del código y la variable. Utilice las opciones de búsqueda de Excel y
seleccione la columna respectiva.
Ilustración 74 Búsqueda del error
En este caso existe un error de completitud porque la celda del recaudo efectivo
frente al concepto no fue diligenciada cuando si se diligenciaron las columnas de
presupuesto inicial y presupuesto definitivo, para solucionar el error debe digitar el
valor y si aún no se presenta un hecho que genere la actualización presupuestal
debe digitar cero (0).
Para cada error registrado en la herramienta siga el procedimiento del numeral
7.1. Cuándo ya no existan errores, la herramienta genera el archivo plano para ser
cargado en el CHIP de la CGN.
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