Manual de Compras

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PUESTO: COMPRAS
PROCEDIMIENTO:
Compras
OBJETIVO:
El presente manual de procedimientos busca documentar los procesos del puesto de Compras, con la finalidad
de estandarizar la ejecución de los mismos, así como de los formatos utilizados dentro de cada uno de los
procesos; y dar a conocer esta información a todo el personal que labora tanto en el área de Compras, como en
las demás áreas de Computer Land, logrando así, facilitar cada uno de los procesos innovaciones y mejoras
continuas en las labores desarrolladas.
NORMAS Y/O LINEAMIENTOS:

Toda persona que ingrese al área de Compras deberá cubrir los requisitos mínimos del puesto que va
a ocupar, en este caso, los requisitos son: Conocimiento en hardware y software de cómputo, manejo
de inventarios, experiencia en compras aptitud y actitud de servicio.

El candidato a ocupar el puesto debe presentar: currículum vitae, con datos completos y mínimo dos
referencias laborales.

Una vez aceptado para ocupar el puesto, el candidato deberá presentar la documentación requerida a
Recursos Humanos para integrar su expediente personal, la documentación es: Copia de IFE,
comprobante de domicilio actual, acta de nacimiento, NSS, CURP, comprobante de estudios, carta
policía original y firma del contrato laboral.

El pago de su salario se efectuará de acuerdo a los días laborados y a las normas que marca la ley los
días 15 y último día del mes.

El horario de trabajo será de lunes a viernes de 9:00a.m. a 2:30p.m. y de 4:00p.m. a 7:00p.m. Con
hora y media para comer y Sábados de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.

Todo el personal de Computer Land que cuente con equipo de computo y correo de la empresa
(Outlook) tiene la obligación de estar al pendiente, revisar, responder y dar seguimiento a los correos,
así como hacer uso del MSN para facilitar la comunicación interna de la empresa durante el horario de
trabajo. Si el personal incide en esta falta será sancionado con un descuento de $100 pesos vía
nomina por cada ocasión que falte al cumplimiento de dichas obligaciones.

El personal está obligado a portar el uniforme y gafete diariamente de forma adecuada, quien se
presentarse a laborar sin estos será acreedor a que se le descuente el día. En caso de asistir a algún
evento importante de la empresa, debe usar traje y corbata en el caso de los hombres y vestido o traje
sastre en el caso de las mujeres.

El sueldo base será estipulado en entrevista.

El personal debe mostrar siempre una actitud positiva tanto para los clientes como para con sus
compañeros de trabajo.

Todo el personal debe llegar 5 minutos antes o a las 9:00am en punto y a la hora de la comida 5
minutos antes o a las 4:00pm en punto. Por cada 3 retardos es un día de descuento.

Es responsabilidad de todos dar el mejor trato y atención a sus clientes y compañeros.

Es obligación del personal que haga uso los vehículos de la empresa informar de inmediato cuando se
les levante una infracción para que se pague a la brevedad posible y aplique el descuento 50% por
pronto pago. En caso de no informar la persona que resulte responsable de acuerdo al reporte de la
bitácora de los autos tendrá que pagar del costo de la misma. De igual forma debe informar los
siniestros o desperfectos que detecte en el auto ya que al no hacerlo se les cobrara el 100% de las
reparaciones.

Todo empleado que tenga auto propio debe estacionarse fuera del estacionamiento de Computer land,
este es de uso exclusivo para clientes, proveedores y vehículos de la empresa. Quien no respete esta
norma será acreedor a un descuento de $100 pesos por cada ocasión que no respete esta regla.

Todo personal de Computer land deberá actualizar periódicamente la base de datos de correos
internos y formar grupos de trabajo (ventas, administración y servicio) para que la comunicación sea
constante y continua. (se podría hacer referencia a la guía de soluciones) Donde se debe tener el
listado de correos y datos más actualizados.

Es obligación del personal hacer uso correcto de la telefonía, extensión telefónica, contestar los
buzones, los mensajes y al comunicarse con un celular de la empresa utilizar el signo # para que la
llamada salga por el telular. El tiempo de una llamada a celular, ya sea por telular o de celular a
celular, no debe de pasar más de 5 minutos por llamada, para que no genere costo y aprovechar al
máximo nuestra Red que tenemos de celulares.

No se puede modificar o mover el mobiliario perteneciente a la empresa sin previa autorización y aviso
a Recursos Humanos y sistemas internos. Los usuarios deben hacer buen uso del mobiliario y del
equipo de cómputo reportando las fallas o daños que puedan existir en estos. (Todo el personal debe
firmar una carta responsiva).

Por cada reporte se levantara un folio, la respuesta para dicho reporte será máximo una hora. La
resolución será máximo de 4 horas hábiles (en casos de mucha dificultad podría ser mayor). El medio
para reportar es con soporte interno a la Ext 125.

Si tu equipo tiene contraseña debes dársela a soporte interno para facilitar el acceso al equipo.

Si te vas a ausentar favor de cerrar todos los programas y apagar tu equipo de cómputo. Ya que hay
ocasiones en las que es necesario reiniciar el servidor por actualización o problemas técnicos.

Todo el personal debe tener la disposición para realizar cualquier otra actividad correspondiente a si
puesto que se haya omitido en el presente.
Para sacar llamadas desde la empresa solo marquen la extensión deseada:
NUMERO CEL
AREA
EXT TELULAR
3339552489
GERENTE DE VENTAS
1105
3316021993
MENSAJERO
1193
3314173539
ALMACENISTA
1539
3314173543
SERVICIO 1
1136
3314173544
COORD. DE SERVICIO
1107
3314173545
CHOFER
1118
3338099921
DIRECTOR GENERAL
1113
3331065169
CONTRALORIA
1140
El personal tiene como derecho adicional a las prestaciones de ley los siguientes beneficios:
o
Adquirir productos a precio de costo de la empresa, este equipo podrá ser liquidado en un
periodo de 4 quincenas (2 meses) sin intereses vía nomina, con la limitante de adquirir 1
equipo de escritorio, 1 equipo portátil, 3 accesorios y una impresora máximo por año y por
trabajador.
o
Tendrá derecho a asistir a cursos que le ayuden en el desarrollo de sus labores en la empresa
(si estos cursos no tienen costo). Si el curso tiene valor curricular la empresa podrá incentivar
el tomar este curso al empleado generándole un bono dependiendo el curso y previamente
autorizado por Dirección.
o
Si los cursos tienen costo, la empresa podrá cubrir hasta el 100% del mismo (previa
autorización y revisión de Dirección). El empleado debe firmar un pagare valido por dos años,
si el empleado dejara la empresa antes de dicho plazo tiene la obligación de pagar el costo
generado por dicho curso.
o
Todos los trabajadores tendrán revisión de salario cada año y se basará en un sistema de
métricas.
POLITICAS DE VENTAS REFERENTE A CREDITOS
Las siguientes políticas son aplicables a todos los clientes sin excepción:
1.
No se autorizara una venta con crédito a ningún cliente que no cuente con la documentación
completa. Si el cliente tiene crédito actualmente pero su expediente no está completo el pago será de
contado a contra-entrega.
2.
El cliente que cuente con crédito y expediente completo deberá estar al corriente en pagos, no se
autorizara la venta a un cliente que presente una factura vencida hasta que se ponga al corriente en
sus pagos.
3.
Si un cliente no cuenta con crédito y requiere factura para poder hacernos el pago, se realizara la
4.
Una vez transcurridos los días de vencimiento en una factura con un cliente que tenga crédito por 15
factura pero no se comprara el producto hasta que el pago este en firme.
días,
a partir del día 16 la utilidad de esa factura será cargada automáticamente a Computer Land
por lo que le dejara de contar al vendedor.
POLITICAS DE VENTA, INSTALACION Y CAPACITACION DE SMART BOARD

Este documento es de gran utilidad puesto que deslinda a la empresa y al personal de posibles

El cliente debe firmar de conformidad las políticas de instalación, para poder proceder a asignar fecha
supuestos por (problemas con horarios, entregas, asignaciones de fechas para instalación, etc.)
de instalación, previniendo así los supuestos antes mencionados, cualquier duda el departamento de
servicio esta a sus órdenes.
El aula donde se instalara el pizarrón deberá contar con los siguientes requisitos mínimo:
1.
Tener la toma de corriente a una distancia no mayor a 5mts de donde se colocara el equipo de
2.
El cliente deberá informar previamente sus necesidades específicas de instalación del pizarrón,
Cómputo.
proyector, computadora, etc., el costo de la instalación, no considera requerimientos espaciales, si es
el caso se cobrara adicional los cambios realizados por el cliente, ya que Computer Land se ajusta a
los lineamientos internacionales para tal efecto.
3.
Computer Land no garantiza un ajuste 100% exacto de la imagen proyectada en el pizarrón, dejando
un margen de 1cm por lado, esto se debe a que las condiciones físicas de cada aula son diferentes
(paredes anguladas, techos inclinados, desniveles, etc.).
4.
El cableado para la instalación considera una distancia máxima de 15mts entre cada uno de los
elementos del aula (pizarrón, computadora, proyector, etc.), en caso de requerir una distancia mayor
se cobrara por separado el excedente de material.
5.
El aula se instalara en un plazo no mayor a 5 días hábiles y a partir de la entrega de todo el material,
en caso de no poder realizar dicha instalación por causas no imputables a Computer Land el cliente
pagara un costo adicional por la reprogramación.
___________________________
Nombre y firma Cliente
POLITICAS DE GARANTIA:
NO.
1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Servicio/ Ventas
Indicar al cliente que las garantías se tramitan directamente con el fabricante y
se le proporciona el número de atención de servicio a clientes o información
del centro de servicio autorizado.
2
Ventas
No tiene autorización para indicar al cliente, traer el equipo para tramitación
de garantías al centro de servicio, se canalizara la llamada al asistente de
servicio o coordinador de servicio para dar seguimiento al cliente e indique el
proceso.
3
Servicio
4
Ventas/Servicio
Tiene prohibido entregar equipos a vendedores o clientes, sin previa
autorización por parte del coordinador de servicio y/o asistente de servicio.
Cuando se trate de un cliente especial (Dependencias de Gobierno. Secretaria
de Educación, Cliente de Licitaciones etc.) El centro de servicio se encargara
de auxiliar y tramitar el proceso de garantía.
5
Servicio
Garantías SMART BOARD. Si presenta fallas el pizarrón al momento de instalar
se llama de inmediato a Videonet para levantar el reporte, para cambio físico
del equipo.
6
Servicio
En el caso de proyectores. Se reporta la falla al departamento de servicio y este
envía a un técnico a revisión del equipo y hace las pruebas necesarias para
diagnosticar, en determinado momento se solicita apoyo del mayorista para
reparación y/o cambio físico previo diagnostico y pruebas.
ACTIVIDADES DEL PUESTO:
NO.
1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Compras
Revisar en el inventario productos de stock para colocarlos en venta de
acuerdo a los folios.
2
Compras
Realizar el Análisis de cotización (SERVIVET) para revisar la utilidad, datos del
cliente, descripción del equipo que se comprara.
3
Compras
Solicitar producto faltante a proveedores: En caso de que se haya agotado o no
exista mercancía que es requerida en el folio; deberá de realizar la solicitud al
proveedor de artículo indicado, esta solicitud puede hacerse por teléfono,
correo electrónico, mensajería instantánea (Chat), fax, etc. De acuerdo a los
servicios que el proveedor maneje. Siempre cumpliendo con el plazo de
entrega que es de 1 día hábil.
Si el producto no está en almacén se pide y en 3 días
o (esto siempre y
cuando el proveedor cuente con disponibilidad del producto), en caso de que
el proveedor no cuente con disponibilidad, se sujetarán al tiempo de entrega
del proveedor.
4
Compras
Es responsabilidad del encargado de compras revisar con
mínimo tres
proveedores los precios de los productos adquirir, para comparar y evaluar las
mejores condiciones.
5
Compras
Realizar los movimientos de entrada de mercancía de acuerdo a las facturas de
proveedor vs a los folio, deberá de supervisar de que la mercancía
corresponda a la facturada.
6
Compras
Inventariar existencias del almacén 1 (venta cerrada). Cada final de mes (cierre
mensual) se hace un chequeo general de la mercancía en almacén y se cotejan
datos con los marcados en sistema, en caso de existir alguna incoherencia se
procede a analizar nuevamente el almacén, si esto persiste entonces tendrá
que aplicar otras medidas para determinar porque existe dicha disparidad de
datos. En caso de que no se aclare la diferencia, el costo será cargado tanto a
la persona de compras como a la de almacén y reparto.
7
Compras
Cuando se requiere compra de aulas es necesario tener el levantamiento por
parte de Servicio para proceder a la compra de materiales de instalación
adicionales al kit.
8
Compras
En caso de las devoluciones debe revisar que la mercancía este en perfectas
condiciones, sellada con empaques cerrados, se revisa con el mayorista la
devolución para su procedimiento de entrega.
9
Compras
El encargado de compras debe enviar los días Lunes, Miércoles y Viernes al
final del turno, su reporte de entregas para tener visibilidad de los folios que
están en el estatus de entregado y asegurar que no haya stock desfasado en
almacén así mismo que no existan retrasos en la entrega de la mercancía
10
Compras
Respecto a los folios que no tienen la mercancía completa debe estar al
pendiente de la recepción de la mercancía faltante en tiempo y forma, ya que
esto genera que se extienda el crédito otorgado y la cobranza se retrase, a
demás de la molestia con el cliente de que no reciba la mercancía en tiempo.
11
Compras
Reportar los errores que genere el sistema y enviar un correo a JUAN
VELAZQUEZ de SISTEMAS, por ningún caso evadirlo ya que este puede recaer
en un error grave y hasta la perdida de la información.
RESPONSABLE DIRECTO: Toda la empresa que use el sistema ADMIN PAC, CHEC
PAC, CONT PAC, y una vez reportado el error SRA. CARMEN proporcionara la
solución adecuada.
12
Compras
13
Compras
Cerrar el sistema de forma correcta. CERRAR EMPRESA – SALIR.
RESPONSABLE DIRECTO: Toda la empresa ya que es para el bien del sistema.
Es necesario ordenar y tener mejor organización para despeñar un trabajo de
calidad.
Quien sea sorprendido con el incumplimiento de estos requisitos, recibirá una
advertencia las primeras 2 veces y en el caso de una tercera falta, el empleado
será sancionado con un descuento como consecuencia.
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS SERA EVALUADO POR DIRECCION:

Almacén
- Pre- venta

Compras
- Mercadotecnia

Contact Center
- Proyectos
FACTORES A CONSIDERAR PARA APLICAR LA EVALUACION DE DESEMPEÑO:
1
2
Conocimientos
del
Dominio de las funciones del puesto y las que se encuentran relacionadas con
trabajo:
el mismo.
Calidad de trabajo:
Precisión, orden y eficiencia con los que desempeña sus actividades para
obtener resultados confiables.
3
Planeación y
Capacidad para definir objetivos, estrategias y procedimientos, así como
organización del
asignar recursos.
trabajo:
4
Control del trabajo:
Medición sistemática del avance de sus resultados, corrigiendo desviaciones.
5
Solución de
Habilidad para investigar y analizar conflictos reuniendo la información
problemas:
adecuada para tomar decisiones.
Sentido de
Perseverancia y consistencia para hacer todo lo que es necesario para alcanzar
responsabilidad
objetivos.
7
Servicio al cliente:
Capacidad para detectar las necesidades de sus clientes y atenderlas
8
Trabajo en equipo:
Habilidad para formar equipos y / o colaborar dentro de ellos.
9
Iniciativa:
Capacidad de emprender, proponer, iniciar, desarrollar ideas, mejorar
6
sistemas, atreverse.
10
Liderazgo:
Capacidad y habilidad para influir y determinar la conducta de las personas
hacia objetivos determinados.
ESTRUCTURA
En esta área se lleva a cabo el proceso de cobranza, pagos y depósitos de acuerdo con la siguiente estructura:
Dirección
General
Recursos
Humanos
Gerencia de
Ventas
Almacen
Chofer
Repartidor
Compras