Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencias / Gestión de la cadena de suministro Protocolo de Respuesta a Emergencias Humanitarias Gestión de la Cadena de Suministro D4 Si necesita ayuda, comuníquese con: Grupo de Emergencia de CARE (CEG) Loic Cohen, Especialista Principal en Logística Teléfono: +41 22 795 10 37 Email: [email protected] Líder del proceso: Especialista Principal en Logística de CEG Involucrados: Unidad de Logística del Miembro Principal; Oficina de País A. Objetivo Este protocolo ofrece orientación y explicaciones sobre el proceso de gestión de la cadena de suministro durante una emergencia. B. Política La gestión de la cadena de suministro en CARE tiene como objetivo ‘distribuir de forma responsable y económica los suministros apropiados, en las cantidades solicitadas, en los lugares correctos en el momento en que son necesarios’. El suministro es una parte importante de las operaciones logísticas de una misión. Un sistema de suministro deficiente puede obstaculizar seriamente las actividades del equipo, y provocar pérdidas y despilfarros. La organización del sistema, la definición de las líneas de suministro y las responsabilidades, así como el empleo de los recursos deben tener alta prioridad desde el inicio de la respuesta. Si no se establece procedimientos correctos al inicio de una emergencia, se presentarán problemas que afectarán seriamente la capacidad de CARE para responder. Este protocolo trata sobre el sistema de gestión de la cadena de suministro, el cual incluye compras y logística. Estas funciones a menudo las realizan equipos distintos de la OP, por lo tanto en el CET se presentan, por separado, grupos de lineamientos para compras y logística. No obstante, ambos son elementos del sistema de gestión de suministro de la cadena que están íntimamente relacionados Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Capítulo 4, D4 Página 1 de 3 Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencias / Gestión de la cadena de suministro C. Instrucciones 1. Procedimiento y responsabilidades de la gestión de la cadena de suministro Acción Responsable Involucrados Aprobación Plazo Realizar una evaluación de necesidades para definir qué suministros de ayuda humanitaria se necesitan y las capacidades/carencias de la OP con respecto a la cadena de suministro Unidad de Apoyo a Programas (PSU) de la OP Equipo de Programa de la OP; Unidad de Compras del Miembro Principal Jefe de Equipo o Director de País Inmediatamente Evaluar la factibilidad logística y las capacidades del personal/socios y buscar formas de fortalecerlas (capacitación y coaching), según la necesidad PSU de la OP Miembro Principal; Especialista en Logística de CEG Jefe de Equipo o Director de País Lo antes posible y permanentemente Desarrollar un plan de operaciones logísticas a partir de los lineamientos del EPP (si fueron desarrollados), ver propuestas y disponibilidad de presupuesto PSU de la OP PSU de la OP/HQ; Jefe de Equipo o Director de País; Unidad de Compras del Miembro Principal Jefe de Equipo o Director de País Inmediatamente después de la evaluación Adaptar los lineamientos de compras de la OP a la emergencia (Capítulo 24 Compras) PSU de la OP Miembro Principal; Especialista en Logística de CEG Director de País o Jefe de Administración Durante el proceso de elaboración del EPP o inmediatamente Asegurar el cumplimiento y la aplicación de todas las políticas y procedimientos internos PSU de la OP Director de Programas o Jefe de Equipo de la OP Director de País Permanentemente Asegurar que los lineamientos de compras con fondos del donante se cumplan PSU de la OP; Unidad de Compras del Miembro Principal Director de Programas de la OP Director de País Permanentemente Realizar las compras de acuerdo a las normas Esfera y otras normas de calidad, en las que se tenga presente asuntos éticos y de medio ambiente PSU de la OP Unidad de Compras del Miembro Principal; Especialista en Logística de CEG Obtener los suministros apropiados recurriendo a diversas opciones: - compras locales - compras internacionales - suministro de agencias PSU de la OP RMU; Unidad de Compras del Miembro Principal; Especialista Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Permanentemente Jefe de Equipo o Director de País Inmediatamente después de elaborar el plan de operaciones logísticas Capítulo 4, D4 Página 2 de 3 Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencias / Gestión de la cadena de suministro socias - donación en especie en Logística de CEG Tener acceso a almacenes y recursos de transporte PSU de la OP Socios Director de País o Jefe de Administración Durante la fase EPP y cuando sea necesario Trabajar con otras oficinas de CARE Internacional, cuando sea necesario, para la adquisición oportuna de bienes y servicios PSU de la OP Miembro Principal; Especialista en Logística de CEG n/a Inmediatamente y cuando sea necesario Establecer un plan de distribución PSU de la OP Departamento de Programas de la OP; agencias socias; comunidad local Director de País/Jefe de Equipo Según se presenten las necesidades Monitorear cómo se desarrolla el proceso de gestión de la cadena de suministro, hacer recomendaciones y adoptar medidas correctivas según corresponda Unidad de Logística del Miembro Principal; Especialista en Logística de CEG Director de País; REC Permanentemente Encargado de Logística de la OP Unidad de Compras del Miembro Principal; Especialista en Logística de CEG Inmediatamente y, en la medida de lo posible, durante toda la emergencia Intervenir en grupos de trabajo y coordinación logística interinstitucional D. Notas finales 1. 2. 3. 4. Ver Capítulo 11 Plan de Preparación para Emergencias Ver Capítulo 13 Evaluación Ver Capítulo 25 Logística Ver Capítulo 27 Compras Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Capítulo 4, D4 Página 3 de 3