PI-832-2010

PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
PLANES ANUALES DE COMPRAS Y MODIFICACIONES
PLANES ANUALES DE COMPRAS 2011
1. El plan de compras debe montarse en el formato establecido y con el contenido exigido
por la Dirección General de Bienes (ID del Ministerio, ID del programa, código mercancía,
descripción, unidad medida, tipo fuente, periodo, cantidad, monto; por lo general se monta
en Excel). Se adjunta una muestra.
2. Se recomienda estar atentos de que la información incluida sea correcta y completa (orden
de subpartidas, codificación de materiales, centro gestor, descripción, cantidades,
repetición indebida de códigos, omisión de datos, campos en blanco, etc.).
3. Las Instituciones Adscritas deben utilizar, para su Centro Gestor, la clasificación
correspondiente según los siguientes programas presupuestarios:
Programa 21374900
Centro Costarricense de Producción Cinematográfica
Programa 21375100
Museo de Arte Costarricense
Museo Histórico Cultural Juan Santamaría
Museo Dr. Rafael Angel Calderón Guardia
Museo de Arte y Diseño Contemporáneo
Centro Cultural José Figueres Ferrer
Programa 21375800
Centro Nacional de la Música
Nota: ver oficio PI-0001-2008 y oficio-circular MCJ-DFC-003-2009.
4. Se recomienda prever las necesidades de tal forma que sean mínimos los bienes y
servicios que no queden incluidos en el plan anual; y así acudir menos a modificaciones
durante el resto del año. Lo ideal es que el Plan Anual se planifique y confeccione de
manera tal que casi no se requieran modificaciones de plan de compras, o que las
necesarias sean muy pocas.
5. Cabe aclarar que los trámites de excepción que no salen a concurso (como por ejemplo los
trámites de “oferente único”, entre otros) no exigen el requisito de publicación de plan de
compras.
6. Los planes de compras deben ser enviados a la Proveeduría tanto en forma escrita como
en archivo electrónico, según la fecha límite establecida. La información escrita debe ser
dirigida al Proveedor Institucional, adjuntando el detalle de productos debidamente
firmado.
7. El envío de los archivos digitales puede realizarse por medio de correo electrónico, siendo
dirigidos a [email protected], con copia a
[email protected]
y a
[email protected].
8. Se recomienda realizar una revisión minuciosa del documento, y aplicar las correcciones
que correspondan, antes de que el mismo sea remitido a la Proveeduría del Ministerio.
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PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
MODIFICACIONES A LOS PLANES DE COMPRAS
1. Si durante el año se efectúa una modificación al plan anual de compras, el Programa o
Adscrita respectivo debe tramitar una publicación en el diario oficial La Gaceta.
2. Es preferible que la publicación de la Gaceta contemple sólo un aviso, pudiendo prescindir
de detallar la lista de materiales en la misma publicación (se adjunta ejemplo de la cuña
que pueden utilizar). No obstante, si se prefiere detallar la lista de productos dentro de la
misma publicación, pueden hacerlo (aunque no lo recomendamos por razones de costo
económico).
3. Además de la publicación en La Gaceta se debe confeccionar la lista de productos
correspondiente. La publicación en La Gaceta (o el registro en CompraRED por parte de
una Adscrita) no exime de la confección del detalle de productos, y de su correspondiente
envío a la Proveeduría.
4. El detalle de la modificación debe montarse en el mismo formato utilizado para el plan
anual. El nuevo detalle debe contener sólo los bienes o servicios nuevos.
5. Al igual que el Plan Anual, se recomienda velar para que la información contenida en el
detalle sea correcta y completa (codificación, orden de subpartidas, repetición u omisión de
datos, entre otros).
6. Las adscritas deben utilizar, para la codificación de su Centro Gestor, la misma
clasificación establecida para el plan anual.
7. Es responsabilidad de cada Programa o Adscrita velar por el momento en que sale la
publicación en La Gaceta, a fin de que reporten la modificación con los datos
correspondientes (No.de Gaceta y fecha). De hecho se recomienda tener el detalle de
productos avanzado en su preparación, a fin de reportar la modificación a la Proveeduría
del Ministerio “inmediatamente” después de que haya salido la publicación.
8. El reporte a la Proveeduría Institucional debe realizarse tanto en forma escrita como
también en archivo electrónico, de la siguiente manera:
a. El reporte escrito debe hacerse por medio de oficio, indicando el número de
modificación de la que se trata, el número y fecha de la Gaceta en que salió la
publicación, y adjuntando el detalle de productos (éste detalle adjunto debe venir
debidamente firmado).
b. El reporte corresponde ser dirigido al Proveedor Institucional, y debe ser
enviado una vez que haya salido la publicación en La Gaceta, no antes.
c. Al mismo tiempo que envían el reporte escrito, deben remitir el detalle de
materiales por correo electrónico, dirigido a [email protected], con copia a
[email protected] y a [email protected].
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PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
9. Los expedientes para trámite que tengan relación con la modificación del plan de compras
en cuestión, deben ser remitidos cuando ya haya salido la publicación de La Gaceta.
10. Una vez que las modificaciones están en CompraRED” no pueden ser corregidas por lo
que el reenvío o sustitución de una modificación debe hacerse de inmediato, antes de
haberse cerrado el procesamiento total de la información en CompraRED. Dichas
correcciones deben hacerse con nueva documentación, a manera de sustitución (oficio,
detalle impreso, y archivo digital nuevos). Pero no sin antes haber consultado a
Programación y Control sobre la posibilidad de tal corrección.
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