Documento 617316

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GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 4
FUNCIONES DE COMPRAS
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITOS DE LA GUIA
CONCEPTO Y NATURALEZA DE LA FUNCION DE COMPRAS
ALCANCE Y OPORTUNIDAD DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS, DE AUDITORIA PARA LA REVISION DE LA FUNCION
DE COMPRAS
GUIA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO EN LA FUNCION DE COMPRAS
ELABORACION DEL INFORME
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 4
FUNCIONES DE COMPRAS
INTRODUCCION
La comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y
Auditores, consideró como la forma más adecuada para desarrollar las guías de Auditoría
Interna en base a funciones, ya que esto permitirá al lector orientarse en forma específica de
como realizar un determinado trabajo, pues si se desarrollará por ciclo, esto culminaría en
forma general cada función del mismo.
La guía No. 4, corresponde a la función de compras del ciclo de Egresos, en esta se dan los
lineamientos para realizar el trabajo de Auditoría Interna.
La función de compras inlcuye generalmente las adquisiones de bienes y servicios ya sea pra el
funcionamiento, reventa, transformación y venta.
Es importante mencionar que la preparación y experiencia que posea el Auditor Interno
constituyen la base para poder ejecutar en mejor forma la revisión de compras.
FUNCIONES DE COMPRAS
PROPOSITOS DE LA GUIA
Los propósitos de esta guía son los siguientes:
Definir el concepto y naturaleza de la función de compras.
Determinar el alcance y oportunidad de las pruebas a realizar.
Orientar sobre las técnicas y procedimientos de Auditoría Interna, a emplear en la realización
del trabajo.
Establecer la comunicación del resultado, considerando las actividades y objetivos de la
empresa.
CONCEPTO Y NATURALEZA DE LA FUNCION DE COMPRAS
La función de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una entidad para adquirir
los bienes y servicios necesarios, para la realización de sus objetivos.
La función de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
Proponer metas, objetivos, políticas, técnicas y procedimientos de compras.
Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las
necesidades de producción, mercadeo, ventas, condiciones de mercado, estacionalidad y
mercadeo.
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la
función de compras y proponer los cambios pertinentes.
Establecer y actualizar los registros de proveedores con sus precios y condiciones de compra,
de los diversos artículos que requiera la entidad, así como mantener información histórica de
estos artículos.
Recibir, revisar y procesar las solicitudes y requisiciones de compra de los bienes y servicios
que requieran los departamentos de la entidad.
Velar por el cumplimiento de los manuales y procedimientos que para la función de compra
tenga implantada la entidad.
Obtener por lo menos tres cotizaciones de distintos proveedores.
Comparar condiciones de compra y calidad de los bienes y servicios por adquirir.
Seleccionar al proveedor que proporcione las mejores condiciones de venta del artículo
requerido, que garanticen calidad, al menor costo y aseguren el abastecimiento oportuno de los
artículos.
Verificar que las ordenes de compra estén de acuerdo con lo solicitado de cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
Efectuar las devoluciones y reclamos en caso de desacuerdo con lo pedido, aclarar las
responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que
presenten los proveedores.
Determinar y verificar las políticas de crédito y pago a proveedores, considerando las
condiciones de Tesorería de la entidad para las posibilidades de negociación de las compras.
Coordinar la función de compras con áreas relacionadas, tales como: producción, mercadeo,
ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.
ALCANCE Y OPORTUNIDAD DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA
El alcance y oportunidad de las pruebas dependerá de la materialidad de los montos a
examinar, así como de la fecha en que se realice la prueba y el tiempo estimado en la
realización de la misma. En el caso de pruebas de cumplimiento el alcance y oportunidad
dependerán de que tan bien funcione el control interno en esta área como de los puntos
críticos y el nivel de confianza que se tenga.
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS, DE AUDITORIA PARA LA REVISION DE LA
FUNCION DE COMPRAS
FAMILIARIZACION
El Auditor debe familiarizarse con la función de compras, llevando a cabo un estudio general de
sus objetivos, políticas, organización, ubicación y el flujo de las operaciones de compras.
Estudiar los expedientes de auditoría e informes anteriores, cuando esto sea aplicable.
Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción.
INVESTIGACION Y ANALISIS
ANALISIS FINANCIERO Y DE CONTROL INTERNO DE LA FUNCION DE COMPRAS
Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo.
Debe analizarse si los listados de proveedores están actualizados y contienen todos los
artículos que generalmente se requieren en la empresa. Analizar las cifras estadísticas y
proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de
empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras
internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones,
precios de algunos artículos, etc.
ENTREVISTAS Y NARRATIVAS
Deben de elaborarse previo a la entrevista con el personal involucrado en la función de
compras, guías y cuestionarios que proporcionen los lineamientos de la entrevista. Producto de
esta se debe de elaborar una narrativa que describa el propósito de la entrevista, los
procedimientos de control empleado, las técnicas de control que se aplican así como de las que
se carece, adicionalmente debe solicitarse fotocopia de las formas que se utilizan. Es
conveniente al concluir la narrativa corroborarla con el personal entrevistado. Estas
entrevistas deberán hacerse tanto con las personas que deciden las políticas de compras como
con las que las ejecutan, así como con las que tienen a su cargo actividades relacionadas con la
función específica de compras, tales como las de producción, ventas, almacenes, control de
calidad y tesorería. En algunos casos es conveniente realizar encuestas o entrevistas con
proveedores.
El Auditor Interno puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos o la combinación de
varios:
Narrativas
Cuestionarios
Flujogramas
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACIONES ESPECIFICAS
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores,
requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos
significativos, etc. Esta revisión debe abarcar entre otros aspectos la verificación de que
existe el número suficiente de proveedores para cada artículo, que se haga una investigación
de nuevos proveedores periódicamente, que no hayan surtido en los últimos meses el artículo
que se estudie.
Efectuar pruebas de cumplimiento para comprobar la validez y eficiencia de los datos
obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas y
narrativas. Investigar que el tipo de relación y control que exista en el trato con los Agentes
Aduanales para el caso de compras de importación asegure un procedimiento eficiente en las
compras del exterior.
Debe evaluarse el costo-beneficio de los lugares de entrega ya sean éstos almacenes centrales
o unidades de consumo adicionalmente debe evaluarse los términos de entrega si son en el local
del proveedor por que los fletes sean mejor negociados o si resulta más recomendable
contratar entregas que incluyen fletes pagados.
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos materiales y en los métodos de
compra, y contratación de servicios, ejemplo: compras por volumen, determinación del lote
económico de compra (lec), alternativas de comprar o fabricar, etc.
Deberá investigarse si se tiene una adecuada supervisión del personal que efectúa
directamente las compras. Estudiar el costo total de manejo del departamento de compras en
función del volumen de operaciones que realiza para determinar de manera general su
costeabilidad. Verificar si se cumple con las políticas establecidas por la administración cuando
el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada artículo.
Verificar el cumplimiento de los manuales de procedimientos, instructivos, reglamentos y
formas en uso que regulen la función de compras.
A CONTINUACION SE TRASLADAN ALGUNAS PREGUNTAS GUIA PARA EVALUAR EL
CONTROL INTERNO EN LA FUNCION DE COMPRAS:
COMPRAS:
¿Donde y quién hace las compras?
Es la compra una función debidamente separada de las áreas de producción, venta y
bodega.
¿Se inicia el proceso de compras en base a solicitudes firmadas por personas
autorizadas (como los jefes de departamento)?
¿Se preparan pedidos para todas las compras?
¿Indican los pedidos las condiciones de pago y los precios?
¿Los pedidos son numerados correlativamente y se lleva un control de ellos?
¿Cuantas copias se preparan del pedido y qué distribución se les da?
¿Se elaboran ordenes de compra?
¿Se hacen compras exclusivamente a proveedores en la lista autorizada por el tesorero
o algún otro departamento independiente del de compras?
¿Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase,
cantidad y otras limitaciones?
¿Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de compras?
RECEPCION:
¿Existe en cada planta o local un punto central para la recepción de mercancías?
¿Se exige que todas las mercancías, los materiales y los suministros que llegan pasen
por este punto central de recepción?
¿Se suministran al departamento de recepción copias de todos los pedidos?
¿Se preparan informes de recepción firmados por todas las mercancías recibidas?
¿Están numerados previamente los informes de recepción y se queda el departamento
de recepción con una copia de cada informe o se lleva un registro permanente?
¿Cuantas copias del informe de recepción se preparan, y qué distribución se les da?
¿Qué medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las especificaciones y la
calidad de las mercancías recibidas?
Adicionalmente se listan algunas de las pruebas de cumplimiento que se requieren para la
evaluación de la función de compras:
Prueba de precios.
Verificación de cumplimiento de los procedimientos y documentación de compras.
Confirmación de proveedores.
Pruebas de recepción de la mercadería.
Verificación del cumplimiento de control de calidad.
Control y administración de las cuentas por pagar.
Prueba de comprobantes de serie.
Etc.
Así también si se desea probar la razonabilidad de los saldos de las cuentas de la función de
compras se debe de efectuar pruebas sustantivas; a continuación se listan algunas de ellas:
Prueba de comprobantes en serie (block - vouching)
Confirmación de cuentas por pagar.
Confirmación de embarques.
Pruebas globales por rubros de compras.
Etc.
DIAGNOSTICO
En base a la información obtenida se debe de sugerir los cambios pertinentes en los
procedimientos a fin de que puedan mejorar la eficiencia y eficacia en la función de compras.
Se debe discutir las recomendaciones con el personal involucrado en la función de compras.
Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiene como propósito
aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participación y afinar la
interpretación del auditor interno.
ELABORACION DEL INFORME
A continuación se insertan algunos puntos sobre los que puede informarse en una Auditoría de
Compras:
Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las
mismas.
Falta de manuales de procedimientos.
Uso inadecuado de presupuestos establecidos como base de control para la función de
compras.
Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la función de
compras.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artículos que se compren.
Incumplimiento del manual de procedimientos.
Comprar a uno o varios proveedores, que sobrepasan los limites fijados.
Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algún
artículo (archivos de proveedores).
Inadecuado control del personal de compras.
Facturar sin ordenes de compra.
Ordenes de compra que difieren a los pedidos.
Comprar a un único proveedor.
Adicionalmente es conveniente que cada punto indique de ser posible la fecha de ocurrencia,
monto, riesgo asociado y una recomendación pertinente.
Aun cuando la Comisión de Auditoría Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores
Públicos y Auditores no es una comisión que emita normas de observancia general, la gran
responsabilidad que significa la auditoría interna para la profesión, la hacen recomendar el uso
de las guías de auditoría interna o bien de la urgente unificación profesional sobre el tema.
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