Guía de Usuario - Responder a un Pedido de Información (PDI)
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OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 INTRODUCCION Esta guía de usuario describe como participar en un evento de Pedido de Información (PDI) relacionado con los procesos de Pre-Calificación, Calificación a una Categoría, Preselección o Comunicaciones. COMO USAR ESTA GUIA Si está familiarizado con las funcionalidades del Portal iSupplier y los procesos de Oxy, utilice la Guía de Referencia Rápida de una página, ubicada en la 2da página de la presente guía. De lo contrario, revise la sección ‘Descripción General del Proceso’ para entender mejor los procesos. Luego, revise la ‘Tabla de Contenido/ Lista de Verificación’, la cual muestra la lista de los pasos requeridos y opcionales para realizar cada uno de los procesos. Finalmente, ejecute los pasos requeridos de acuerdo a las instrucciones, las cuales siguen la secuencia numérica mostrada en las capturas de pantallas para ilustrar cómo deben ejecutarse las tareas. Al realizar los pasos en el Portal, utilice la columna de ‘Chequeo’ de la Tabla de Contenidos/Lista de Verificación para validar que todos los pasos requeridos se han completado. Esta guía también ofrece notas, sugerencias y mensajes importantes resaltados y/o enmarcados en cuadros que podrán ayudarlo en algunas tareas. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO Si Oxy invita a un Proveedor a participar en un evento de PDI, el Proveedor recibirá un correo electrónico automático (Emisor: “Notificación de OXY”) solicitando que ingrese al portal iSupplier para que vea, acuse de recibo y responda al PDI. Un PDI contiene cuestionarios, documentos adjuntos, formularios, pólizas, etc., y es usado para obtener información del Proveedor de acuerdo a determinados procesos internos de Oxy, como por ejemplo la PreCalificación, Calificaciones a una Categoría o Preselección. Procesos: Pre-Calificación: Esta solicitud se hace para obtener información comercial y operativa de los Nuevos Proveedores registrados, de manera que Oxy pueda procesar el registro del Nuevo Proveedor y evaluar que el mismo pueda satisfacer los requerimientos de Oxy. Oxy también puede solicitar información similar a los Proveedores que se encuentren registrados en el sistema de Oxy (“Proveedores Registrados”), si dicha información no se encuentra en los archivos de Oxy, ya que todos los Proveedores deben estar registrados y pre-calificados para ser elegibles a participar en un evento de abastecimiento. Calificación a un Categoría: Esta solicitud se envía a los Proveedores registrados y pre-calificados para obtener información relacionada a categorías específicas de servicios o materiales, para evaluar si el Proveedor está técnicamente capacitado para participar en un evento de abastecimiento para esa categoría específica. Abastecimiento estratégico - Preselección: Esta solicitud es para obtener información de licitadores potenciales, para validar si el Proveedor está técnicamente capacitado para participar en un evento de abastecimiento en particular. IMPORTANTE: Una invitación a eventos relacionados con la Pre-Calificación, Calificación a un Categoría o Preselección no implica vínculo contractual alguno, ni la intención de Oxy de adquirir bienes o servicios de los Proveedores registrados. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 1 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 GUIA DE REFERENCIA RAPIDA 1. Reciba una Notificación por Correo Electrónico para Participar en un Evento de PDI. • En la notificación por correo electrónico, haga clic en el hipervínculo “Detalles de Negociación” para ser enviado automáticamente a la pantalla del PDI. 2. Ingrese al portal iSupplier. IMPORTANTE: Si ingresó al portal iSupplier desde el hipervínculo del correo electrónico vaya al paso 4. De lo contrario, continúe con el siguiente paso. • En el panel “Menú Principal” haga clic en la responsabilidad apropiada: Los Proveedores nuevos deben hacer clic en el hipervínculo “Supplier User - Registration” hasta que se haya completado el proceso de Registro y de PreCalificación. Los Proveedores registrados deben hacer clic en el hipervínculo “Supplier User- Transactions”. • Desde la pestaña “Página Inicial”, haga clic en la pestaña “Negociaciones” para ver los eventos PDI. 3. Busque el PDI • En la sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía”, haga clic en hipervínculo del Número del PDI aplicable en la columna “Número de Negociación”. • Como alternativa, en la sección “Buscar Negociaciones Abiertas” haga una búsqueda por el número de PDI, título, etc. 4. Revise el PDI antes de Confirmar Participación y Responder el PDI. • Revise todas las secciones en la pestaña “Cabecera”. En la sección “Requerimientos”, haga clic en el hipervínculo “Mostrar Información Completa” para expandir esta sección y ver la información. • Desplácese hacia abajo en la sección “Notas y Anexos” y descargue los documentos anexos haciendo clic en cada uno de los hipervínculos del nombre de los archivo en la columna “Título”. • Si es necesario, seleccione la opción “Visualización Imprimible” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir” para ver, guardar e imprimir el PDI. • Haga clic en la pestaña “Controles” para revisar las fechas programadas de apertura y cierre para responder el PDI, y las reglas de respuestas. • Haga clic en la pestaña “Términos de Contrato”. Haga clic en el botón “Presentación Preliminar de Términos Contrato” para ver, guardar e imprimir los términos y condiciones del documento. En la sección “Entregables”, acceda a un entregable en específico haciendo clic en el hipervínculo “Nombre Entregable”. • Si es necesario, seleccione la opción “Discusiones en Línea” en el menú desplegable “Acciones” para solicitar información extra o aclaraciones de un documento de PDI. Esta funcionalidad reemplaza cualquier comunicación por correo electrónico. 5. Confirme Participación en el Evento de PDI. • Seleccione la opción “Confirmar Participación” en el menú desplegable “Acciones” y haga clic en el botón “Ir”. • Marque el radio botón “Si” para indicar su participación en el PDI. • Haga clic en el botón “Aplicar”. 6. Crear Respuesta. • Luego de revisar e imprimir el documento, seleccione la opción “Crear Respuesta” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. • En la sección “Requerimientos”, ingrese los valores de respuesta apropiados en cada uno de los campos requeridos. • Si es necesario, en la sección “Anexos” adjunte cualquier documento solicitado o complementario que sea pertinente al PDI haciendo clic en el botón “Agregar Anexos…”. • Si es necesario, desplácese hacia abajo en la sección “Entregables” y responda a los entregables que requieran documentos específicos. Responda los entregables haciendo clic en el icono del “Lápiz” en la columna “Actualizar”. • Haga clic en el botón “Grabar Provisorio” para guardar la información que ha suministrado hasta el momento. 7. Valide y Envíe la respuesta del PDI • En el campo “Respuesta Válida Hasta”, haga clic en el icono del “Calendario” y seleccione una fecha. • Para revisar la respuesta antes de enviarla, haga clic en el botón “Visualizar RFI”. • Haga clic en el botón “Continuar”. • Haga clic en el botón “Validar” para verificar la respuesta antes de enviarla. • Haga clic en el botón “Ejecutar”. Se mostrará un mensaje de confirmación, indicando que el PDI ha sido enviado. 8. Durante el Proceso de Negociación los Proveedores pueden recibir notificaciones por los siguientes eventos: • • • • • Recordatorios Extensión de la fecha de Cierre del PDI Cierre Anticipado del PDI PDI enmendado Nueva Ronda del PDI Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 2 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 TABLA DE CONTENIDO/LISTA DE VERIFICACION 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pasos Reciba la Notificación por Correo Electrónico para participar en una Negociación Ingresar al portal iSupplier Buscar el PDI Revisar el PDI 4.1. Revisar la Pestaña Cabecera del PDI 4.2. Revisar la Pestaña Controles del PDI 4.3. Revisar la Pestaña de Términos de Contratos 4.4. Imprimir los Detalles del PDI 4.5. Descargar los Documentos Anexos del PDI Confirmar Participación Crear Respuesta al PDI 6.1. Completar la Sección de Requerimientos del PDI 6.2. Adjuntar Documentos 6.3. Enviar Entregables Validar y Enviar Respuesta del PDI Administrar el PDI y las Respuestas 8.1. Navegar a través de la Pestaña de Negociaciones 8.2. Responder por Planilla de Cálculo 8.3. Recibir y Tramitar las Notificaciones Adicionales de un Evento de PDI PDI Extendido PDI en Pausa Cierre Anticipado o programado del PDI Nueva Ronda del PDI 8.3.1. Manejar una Enmienda a un Documento de PDI 8.4. Discusiones en Líneas (petición de información, aclaratorias, etc.) 8.5. Manejar Respuesta Provisionales 8.6. Administrar Entregables 8.7. Ver Historial de Respuestas 8.8. Exhibición 1 – Revisar y Actualizar Productos y Servicios Núm. Pág. Requerido 4 Requerido 5 6 7 8 9 10 11 11 12 13 14 15 17 20 21 21 23 Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Requerido Opcional Opcional Opcional 26 Opcional 26 26 26 26 27 Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional 29 Opcional 32 33 34 35 Opcional Opcional Opcional Opcional Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Chequeo Page 3 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 INSTRUCCIONES 1. RECIBIR UNA NOTIFICACION POR CORREO ELECTRONICO PARA PARTICIPAR EN UNA NEGOCIACION Cuando Oxy invita a un Proveedor a participar en un evento de PDI, Comprador de Oxy enviará una notificación automática por correo electrónico al contacto específico del Proveedor. La notificación muestra la siguiente información. ( 1 ) El “Asunto” del correo electrónico muestra el número del PDI, el título del PDI y la acción(es) requerida(s). ( 2 ) El campo “Desde” muestra el personal de Oxy responsable por este evento. Si es necesario, contacte esta persona para solicitar alguna aclaración de la información contenida en el PDI. ( 3 ) El campo “Número” muestra el “Número PDI” interno de Oxy. Guarde este número para ser usado cuando busque el documento en el portal iSupplier. ( 4 ) La sección del “Resumen” muestra la siguiente información. Campos Presentación Preliminar de Negociación Apertura de Negociación Cierre de Negociación Proveedor Sucursal del Proveedor Descripción Fecha en la cual el PDI está disponible para ser visto en el portal. No permite hacer ninguna acción. Fecha de inicio programada para responder el PDI. Ninguna respuesta será permitida antes de esta fecha y hora. Fecha de cierre programada para responder el PDI. Ninguna respuesta será permitida después de esta fecha y hora. Nombre del Proveedor. Identificación interna de Oxy de la oficina del Proveedor. ( 5 ) Haga clic en el hipervínculo “Detalles de Negociación” para acceder al portal iSupplier. Una vez dentro del portal será enviado automáticamente a la pantalla del PDI. Para mayor información respecto a cómo revisar el PDI, consulte la sección 4.- Revisar el PDI ( 6 ) NO HAGA clic en los botones de “Acción” de la notificación (Esta funcionalidad no está disponible). Para aceptar o rechazar la invitación a participar en el evento, acceda al PDI dentro del portal iSupplier. IMPORTANTE: Los Proveedores que han sido invitados a un PDI, pero no están registrados con Oxy (Proveedores Potenciales), recibirán una notificación diferente. Los mismos no podrán ver, acusar de recibido o responder el PDI hasta que hayan completado el proceso de registro y pre-calificación y se le haya concedido acceso al portal. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 4 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 2. INGRESAR AL PORTAL ISUPPLIER Ingrese al portal iSupplier en el link: http://oxysupplier.oxy.com/OA_HTML/AppsLocalLogin.jsp ( 1 ) Haga clic en el hipervínculo “Español Latinoamericano” para seleccionar el idioma. ( 2 ) Ingrese su Nombre de Usuario y Contraseña y haga clic en el botón “Conexión”. Sugerencia: El campo “Contraseña” distingue entre mayúsculas y minúscula. Si tiene problemas para acceder al portal iSupplier, haga clic en el hipervínculo “Asistencia de Conexión”. Como alternativa, consulte la “Guía de Usuario – Descripción General para Ingresar al portal iSupplier, Modificar Contraseñas, Navegación y Notificaciones” para saber más detalles sobre este proceso. Luego de haber ingresado al portal, si se ha asignado más de una responsabilidad, se mostrará la pantalla “Página Inicial de Oracle Applications”. Si el usuario se le ha asignado una sola responsabilidad, se mostrará automáticamente la pestaña “Página Inicial” de esa responsabilidad. ( 3 ) Para acceder y ver una invitación, haga clic en una de las siguientes responsabilidades. Responsabilidad Necesaria Supplier User – Registration Supplier User – Transactions Suppier User – Full View Acción del Proveedor Solo es aplicable para nuevos Proveedores hasta que se complete el proceso de registro y pre-calificación. Ver y responder un PDI. Solo es aplicable para Proveedores Registrados. Ver y responder un PDI. Solo es aplicable para Proveedores Registrados. Solo ver PDIs. Una vez que haya ingresado a la responsabilidad adecuada, se mostrará la pestaña “Pagina Inicial” de esa responsabilidad. Haga clic en la pestaña “Negociaciones” para ver los eventos PDI. Sugerencia: Si no tiene asignado ninguna de estas responsabilidades, contacte el Administrador de Seguridad de su empresa y solicite las responsabilidades que necesita. Utilice la “Guía de Usuario – Descripción General para Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 5 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 Ingresar al portal iSupplier, Modificar Contraseñas, Navegación y Notificaciones” para saber cómo ver la lista de contactos de su empresa. 3. BUSCAR EL PDI Visualice las invitaciones para participar en una negociación en la sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía”, localizada bajo la pestaña de “Negociaciones”. Esta sección muestra las invitaciones abiertas más recientes. IMPORTANTE: Revise el documento especifico PDI antes de dar a conocer la intención de su compañía de participar en el evento de PDI. ( 1 ) En la sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía”, haga clic en hipervínculo “Número de Negociación” para acceder al documento de PDI; se mostrará la pantalla “Resumen de la Negociación”. Sugerencia: Si es necesario, vea todas las invitaciones abiertas haciendo clic en el botón “Lista Completa” ( 2 ) Opcionalmente, en la sección “Buscar Negociaciones Abiertas” haga una búsqueda por el número de PDI, título, contacto, evento, línea o categoría. En el menú desplegable, seleccione el criterio de búsqueda, ingrese el valor respectivo y haga clic en el botón “Ir”. Sugerencia: Para mayor información respecto a la pestaña “Negociaciones”, consulte la sección 8.1 – Navegar a través de la pestaña de Negociaciones. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 6 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 4. REVISAR EL PDI Revise el documento PDI antes de reconocer participación y aceptarlo. La pantalla del PDI muestra la siguiente información. Sugerencia: Para mayor información respecto a cómo ver un PDI, consulte la sección 3.- Buscar un PDI. IMPORTANTE: Revise cuidadosamente todas las secciones del PDI, pestañas y la información para entender claramente el alcance y propósito del documento. Para imprimir el documento, consulte la sección 4.4.- Imprimir Detalles del PDI. Si se necesita más aclaraciones, utilice la funcionalidad Discusiones en Línea (Consulte la sección 8.4 – Discusiones en Línea (Peticiones de Información, aclaraciones, etc.)) ( 1 ) La sección “Información Principal del PDI” muestra la siguiente información. Campo Título Estado Tiempo Restante Fecha de Apertura Fecha de Cierre Descripción Título del PDI Los estados del PDI son: Activo: Evento abierto para recibir respuestas del Proveedor. Cerrado: Evento cerrado para recibir respuesta del Proveedor. Enmendado: Evento enmendado y cerrado para recibir respuestas de Proveedor. Se ha publicado una enmienda del documento de PDI. Continúe el proceso en el nuevo documento enmendado de PDI. Ronda Completada: Evento cerrado para recibir respuestas del Proveedor. Se ha publicada una nueva ronda vinculada a este evento. Continúe el proceso en la nueva ronda del PDI. Tiempo restante para ingresar una respuesta al PDI. Fecha de inicio programada para responder el PDI. No se permitirán respuestas antes de esta fecha y hora. Fecha de cierre programa para responder el PDI. No se permitirán respuestas después de esta fecha y hora. ( 2 ) Revise las “Pestañas” del documento para ver los detalles del PDI. Las pestañas muestran la siguiente información. Pestaña Cabecera Líneas Controles Términos de Contrato Descripción Información general del documento como por ejemplo Términos, Requerimientos, Notas y Anexos. Sólo es aplicable para PDC y Remates, muestra la información de productos y servicios. Fechas de Apertura/Cierre y reglas claves para las respuestas. Términos y condiciones específicos aplicables al documento. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 7 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 4.1. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 REVISAR LA PESTAÑA C ABECERA DEL PDI La pestaña “Cabecera” muestra la información general del PDI, requerimiento y anexos. Revise esta información y si es necesario, imprímala. Esta sección muestra la siguiente información. ( 1 ) El extremo superior muestra la información básica del documento tales como el nombre del Comprador (empleado de Oxy responsable), el título del evento y su descripción. ( 2 ) La sección “Términos” muestra información adicional relacionada con envíos, facturación, divisa del PDI, etc. ( 3 ) La sección “Requerimientos” muestra la información requerida, haga clic en el hipervínculo “Mostrar Información Completa” para expandir esta sección y ver la información. Sugerencia: Si es necesario, en cada campo haga clic en el hipervínculo “Mostrar” para ver los detalles de la información. ( 4 ) La sección “Notas y Anexos” muestra el campo “Nota al Proveedor” el cual contiene instrucciones adicionales relacionadas al PDI. Esta sección también permite adjuntar documentos relacionados al PDI. IMPORTANTE: Lea el campo “Nota al Proveedor”, luego abra y descargue los “Anexos”. Estos documentos son plantillas y formularios que deben ser completados y enviados con la información requerida por OXY como documentos adjuntos. Para entender como descargar documentos adjuntos, consulte la sección 4.5 – Descargar Documentos Anexos del PDI. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 8 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 4.2. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 REVISAR LA PESTAÑA C ONTROLES DEL PDI La pestaña “Controles” muestra las reglas de respuestas y las fechas importantes a tener en cuenta cuando se esté generando la respuesta del PDI. ( 5 ) Haga clic en la pestaña “Controles” para acceder a la información. ( 6 ) La sección “Cronograma” muestra las siguientes fechas. Fecha Fecha Pres. Preliminar Fecha de Apertura Fecha de Cierre Descripción Fecha en la cual se accede al contenido del documento. Sin embargo, no se posible generar una respuesta antes de la fecha de apertura. Fecha a partir de la cual se puede generar una respuesta para el PDI. No se puede crear una respuesta antes de esta fecha y hora. Fecha de cierre del PDI. No se puede crear respuesta después de esta fecha y hora. ( 7 ) La sección “Reglas de Respuesta” muestra las siguientes reglas asignadas por el Comprador de Oxy. Reglas La negociación está restringida a proveedores invitados. Los proveedores están autorizados para proporcionar múltiples respuestas. El comprador puede generar múltiples rondas de negociaciones. El comprador puede cerrar la negociación antes de la Fecha de Cierre. El comprador puede extender la negociación manualmente mientras está abierta. Descripción Solo el Proveedor explícitamente invitado al PDI puede ver y participar en el evento. Si esta regla está marcada, el Proveedor puede proporcionar tantas respuestas como sea necesario. Cualquier respuesta nueva enviada por un Usuario va a reemplazar la respuesta previa. Si esta regla no está marcada, el Proveedor sólo puede responder una vez. Si este es el caso, revise detalladamente la respuesta antes de enviarla, ya que las correcciones no serán permitidas. Si es necesario, el Comprador de Oxy puede solicitar una nueva ronda del PDI relacionada con el evento actual. El Comprador de Oxy puede cerrar el evento en una fecha anticipada a la fecha original del cierre del evento. Si es necesario, el Comprador de Oxy puede extender un evento abierto estableciendo una nueva fecha de cierre más allá de la fecha original de cierre. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 9 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 4.3. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 REVISAR LA PESTAÑA DE TERMINOS DE CONTRATO DEL PDI La pestaña “Términos de Contratos” muestra los Términos y Condiciones del documento, así como cualquier documentación del Proveedor aplicable al documento PDI. En esta sección, los Proveedores pueden ver y guardar dichos documentos en sus computadoras. ( 1 ) Haga clic en la pestaña “Términos y Condiciones” para acceder a los documentos. ( 2 ) Haga clic en el botón “Presentación Preliminar de Términos Contrato” para ver, guardar e imprimir los Términos y Condiciones. Sugerencia: Se mostrará una ventana emergente; puede hacer clic en el botón “Abrir” para ver el documento PDF e imprimirlo usando el programa Acrobat Reader o puede hacer clic en el botón “Guardar” para guardar el documento PDF en la computadora. ( 3 ) En la sección “Entregables”, acceda a un entregable en específico haciendo clic en el hipervínculo “Nombre Entregable”, se mostrará la siguiente pantalla. Sugerencia: PDI (Pedido de Información) es equivalente a RFI (Request for Information). ( 4 ) El campo “Descripción” muestra instrucciones e información relevante acerca del entregable. Cuando es requerido entregar documentación, este campo establece cómo y cual documentación/información el Proveedor debe ingresar. ( 5 ) Vea, guarde o imprima los documento adjuntos existentes haciendo clic en el hipervínculo del “Nombre del Anexo” en la columna “Cargo”. ( 6 ) Retorne a la pantalla anterior haciendo clic en el hipervínculo “Volver a RFI: …”. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 10 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 4.4. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 IMPRIMIR LOS DETALLES DEL PDI De ser necesario, imprima los detalles del documento PDI, incluyendo toda la información de las pestañas y los términos y condiciones para poder revisarlos cuando esté desconectado del portal. ( 1 ) Seleccione la opción “Visualización Imprimible” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. Aparecerá una ventana emergente como se muestra en la imagen de arriba. ( 2 ) Haga clic en el botón “Abrir” o “Guardar” para ver el archivo PDF e imprimirlo usando el programa Acrobat Reader. 4.5. DESCARGAR LOS DOCUMENTOS ANEXOS DEL PDI En la pestaña “Cabecera”, descargue los documentos anexos relacionados al PDI localizados en la sección “Notas y Anexos”. Estos documentos pueden contener instrucciones e información detallada acerca del proceso de precalificación o preselección. ( 1 ) En la columna “Cargo”, haga clic en el hipervínculo del nombre del archivo para descargar el documento anexo relacionado al PDI. ( 2 ) Haga clic e el botón “Abrir” o “Guardar” para descargar y ver los documentos anexos. Sugerencia: Repita estos pasos para descargar cada uno de los documentos anexos disponibles en el PDI. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 11 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 5. CONFIRMAR PARTICIPACION Luego de revisar el documento y aclarar cualquier duda; en la respectiva pantalla del PDI, reconozca si su empresa participará en el evento de PDI. Sugerencia: Para mayor información sobre como buscar un PDI, consulte la sección 3.- Buscar un PDI. ( 1 ) Seleccione la opción “Confirmar Participación” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la siguiente pantalla. ( 2 ) Al lado de la pregunta “¿Participará la compañía?”, seleccione el radio botón aplicable. ( 3 ) Si es necesario, en el campo “Nota para Comprador”, escriba un mensaje para el Comprador de Oxy responsable del evento. ( 4 ) Haga clic en el botón “Aplicar”. ( 5 ) Opcionalmente, retorne a la pantalla anterior haciendo clic en el botón “Cancelar”. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 12 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 6. CREAR RESPUESTA AL P DI Luego de confirmar su participación en el evento de PDI, el siguiente paso es crear su respuesta en la respectiva pantalla del PDI. Sugerencia: Para mayor información sobre como buscar un PDI, consulte la sección 3.- Buscar un PDI ( 1 ) Seleccione la opción “Crear Respuesta” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la pantalla “Crear Respuesta” con todos los requerimientos expandidos. IMPORTANTE: Es fundamental que complete y envíe toda la información y los documentos solicitados en las secciones “Notas y Adjuntos” o “Entregables”. Asegúrese de responder todos los requerimientos, de manera que estén completos para ser enviados con su respuesta. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 13 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 6.1. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 COMPLETER LA SECCION DE REQUERIMIENTOS DEL PDI En la pestaña “Cabecera”, responda a cada uno de los requerimientos. Esta sección puede solicitar a los Proveedores presentar documentos adjuntos adicionales los cuales deberán ser incluidos en la sección “Anexos”. Sugerencia: Si es necesario, descargue el PDI a una hoja de cálculo de Excel para completar la sección de requerimientos desconectado al portal. Luego, cargue la hoja de cálculo completada al portal iSupplier. (Consulte la sección 8.2 – Responder por Planilla de Cálculo) ( 1 ) En la sección de “Requerimientos”, todos los requerimientos estarán ampliados. Ingrese los valores de respuesta apropiados en cada uno de los campos necesarios. Los siguientes son los potenciales tipos de respuestas, solicitados en un PDI. Campo para el Tipo de Respuesta Menú Desplegable Campo de Texto Vacio Fecha Números Descripción Lista de Valores – Seleccione la opción más adecuada Texto – Escriba la respuesta de la manera más detallada posible. Sólo se permiten fechas, haga clic en el icono del “Calendario” para ingresar una fecha. Sólo se permiten números. IMPORTANTE: Asegúrese de desplazar la página hacia abajo y responder todos los requerimientos. Cuando se solicitan más de 100 requerimientos en esta sección, se mostrarán los hipervínculos “Anterior” y “Siguiente” en la parte inferior izquierda de esta sección. Haga clic en estos hipervínculos para navegar a través de los requerimientos y responder a los mismos. Sugerencia: Si es necesario, desplácese hacia arriba en la sección “Anexos” y adjunte cualquier documentación de soporte que sea apropiada para la respuesta, haciendo clic en el botón “Agregar Anexos…”. Para mayor información sobre como adjuntar documentos, consulte la siguiente sección (6.2 – Adjuntar Documentos) ( 2 ) Si por alguna razón no es posible responder inmediatamente, haga clic en el botón “Grabar Provisorio” para guardar las respuestas que ha completado hasta el momento en el sistema. Una vez guardado, puede regresar en cualquier momento para completar la información restante. Para saber cómo acceder a las respuestas almacenadas, consulte la sección 8.5 – Manejar Respuestas Provisionales. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 14 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 6.2. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ADJUNTAR DOCUMENTOS Si es necesario, utilice esta sección para adjuntar a la respuesta los documentos solicitados o complementarios que sean pertinentes. IMPORTANTE: Utilice esta sección para adjuntar al documento de PDI toda la información solicitada por Oxy que ha sido completada (p.ej.: Documentación en Excel, Documentación en Word, etc.) y cualquier documentación solicitada en la sección de Requerimientos y Términos y Condiciones. ( 1 ) En la sección “Anexos” debajo de la pestaña “Cabecera”, haga clic en el botón “Agregar Anexos…”. Se mostrará la siguiente pantalla. ( 2 ) En el campo “Cargo”, ingrese el nombre del archivo adjunto o el título. ( 3 ) En el campo “Descripción”, consigne con la mayor claridad posible una descripción o resumen del contenido y la finalidad del archivo adjunto. ( 4 ) La sección “Definir Anexo” muestra las siguientes tipos de documentos adjuntos. Tipo Archivo URL Texto Descripción Adjunte un archivo marcando el radio botón “Archivo”, luego haga clic en el botón “Browser…” (Examinar) y busque el archivo en su computadora. Adjunte una dirección URL marcando el radio botón “URL” y en el campo vacio escriba (o pegue) la dirección URL (esta dirección debe ser accesible para Oxy, no puede ser una página web interna del Proveedor). Adjunte un texto marcando el radio botón “Texto” Sugerencia: Si es necesario, haga clic en el botón “Agregar Otro” para continuar adjuntando archivos y repetir el proceso. Cada vez que un archivo sea adjuntado, la pantalla mostrará un mensaje de confirmación. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 15 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 5 ) Haga clic en el botón “Aplicar” para adjuntar un archivo. Luego, en la pantalla “Crear Respuesta” se mostrará un mensaje de confirmación (como se muestra a continuación) indicando que el documento ha sido adjuntado. Sugerencia: Si no desea adjuntar el documento y no ha hecho clic en el botón “Aplicar”, puede retornar a la pantalla anterior haciendo clic en el botón “Cancelar”. ( 6 ) Si es necesario, actualice el documento haciendo clic en el icono del “Lápiz” localizado en la columna “Actualizar”. ( 7 ) Si es necesario, elimine los documentos adjuntos haciendo clic en el icono del “Cesto de la Basura” localizado en la columna “Suprimir”. Sugerencia: Repita los pasos 1 al 5 para repetir el procesos y más adjuntar archivos. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 16 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 6.3. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ENVIAR ENTREGABLES En la pantalla “Crear Respuesta”, desplácese hacia abajo hasta la sección “Entregables” y responda a la documentación requerida. IMPORTANTE: La sección “Entregables” sólo aparecerá si Oxy la incluye específicamente como parte de los PDI. Si no existe una lista de Entregables, ignore los pasos descritos a continuación. ( 1 ) La columna “Nombre Entregable” muestra los títulos de los entregables. IMPORTANTE: Esta nota es solo aplicable al PDI de Pre-Calificación – La Registración de Información del Proveedor debe ser enviada con la respuesta del PDI, de lo contrario su información de pre-calificación no será procesada. ( 2 ) Haga clic en el icono del “Lápiz” en la columna “Actualizar” para enviar los entregables. Luego, se mostrará la pantalla “Actualizar Entregable”. ( 3 ) El campo “Descripción” proporciona las instrucciones para completar y enviar la información requerida. IMPORTANTE: Siga las instrucciones proporcionadas en el campo “Descripción”. Si se indica que debe enviar la documentación/información a través del portal iSupplier continúe con los pasos descritos a continuación, de lo contrario sólo siga las instrucciones proporcionadas en el campo “Descripción”. ( 4 ) En el menú desplegable “Estado”, cambie el estado de “Abierto” a “Ejecutado” cuando la información solicitada haya sido ingresada. ( 5 ) En el campo “Notas”, explique brevemente cualquier aclaración o descripción de la documentación/información presentada, de las medidas adoptadas o por tomar. Sugerencia: Si el campo “Notas” contiene algo escrito, se trata de información o aclaraciones para el Proveedor, léalas, bórrelas y escriba sus comentarios. Estos cambios se mostrarán en la sección “Historial de Estado”, luego de haber respondido el entregable. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 17 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 6 ) Si se muestran archivos, haga clic en el hipervínculo del “Titulo del Archivo” en la columna “Cargo”, para verlos, guardarlos o imprimirlos. ( 7 ) En la sección “Anexos”, adjunte los archivos de los documentos requeridos o actualice la información/documentación haciendo clic en el botón “Agregar Anexo…”. Se mostrará la siguiente pantalla. IMPORTANTE: En la sección Entregables, los Proveedores sólo pueden agregar documentos adjuntos. La eliminación o actualización de documentos no está permitida en esta sección. En caso de errores, adjunte el nuevo documento y utilice el campo “Notas” para solicitar al Comprador de Oxy la eliminación del documento incorrecto. OPCIONAL – ADJUNTAR DOCUMENTACION IMPORTANTE: Si es requerido adjuntar documentos siga los pasos a continuación. De lo contrario, ignore estos pasos y vea el paso 13. ( 8 ) En el campo “Cargo”, ingrese el nombre del archivo adjunto o el título. ( 9 ) En el campo “Descripción”, consigne con la mayor claridad posible una descripción o resumen el contenido y la finalidad del archivo adjunto. ( 10 ) En la sección “Definir Anexo”, seleccione el tipo de documento adjunto marcando el radio botón correspondiente. ( 11 ) Haga clic en el botón “Aplicar” para adjuntar el documento y retornar a la pantalla del entregable correspondiente. También puede hacer clic en el botón “Agregar Otro” para continuar adjuntando otros archivos y repetir el proceso. Sugerencia: Como alternativa, si no desea adjuntar el documento, puede retornar a la pantalla anterior haciendo clic en el botón “Cancelar”. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 18 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 12 ) Luego de adjuntar la documentación, la pantalla mostrará un mensaje de confirmación. ( 13 ) Haga clic en el botón “Listo”. Aparecerá la pantalla “Crear Respuesta” la cual muestra el estado del entregable actualizado (El estado cambiará a “Ejecutado”). Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 19 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 7. VALIDAR Y ENVIAR RESPUESTA DEL PDI Luego de completar todas las secciones del PDI, proceda a enviar su respuesta. ( 1 ) En el campo “Respuesta Válida Hasta”, haga clic en el icono del “Calendario” y seleccione una fecha posterior a la fecha de cierre. ( 2 ) Si es necesario, revise la respuesta antes de enviarla haciendo clic en el botón “Visualizar RFI”. Sugerencia: PDI (Pedido de Información) es equivalente a RFI (Request for Information). ( 3 ) Como alternativa, si aún no desea enviar la respuesta, guarde la respuesta en borrador haciendo clic en el botón “Grabar Provisorio”. Podrá continuar trabajando en la respuesta posteriormente. Para más información sobre como acceder a respuestas provisionales, consulte la sección 8.5. - Manejar respuesta Provisionales. ( 4 ) Haga clic en el botón “Continuar” para proceder con el proceso de validación y el envío. ( 5 ) Haga clic en el botón “Validar” para verificar la respuesta antes de enviarla. Sugerencia: Si ingresó todos los valores de respuesta en los campos requeridos, aparecerá un mensaje de confirmación notificando que la respuesta al PDI ha sido validada sin ningún error. Si aparecen errores arriba de la sección de cabecera, usualmente están vinculados a información que no fue suministrada en las secciones de cabecera o de requerimientos, por lo tanto, revise estas secciones y confirme que estén completas. IMPORTANTE: Un mensaje de confirmación sólo valida que todos los campos requeridos han sido respondidos. Esta validación no significa que la respuesta es aprobada por Oxy. ( 6 ) Puede imprimir una copia de la respuesta del PDI haciendo clic en el botón “Visualización Imprimible”. ( 7 ) Haga clic en el botón “Ejecutar”. Se mostrará un mensaje de confirmación, como el de la imagen de abajo, indicando que el PDI ha sido enviado. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 20 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 8. ADMINISTRAR EL PDI Y LAS RESPUESTAS 8.1. NAVEGAR A TRAVES DE LA PESTAÑA DE NEGOCIACIONES Acceda a la pestaña “Negociaciones” para ver, dar acuse de recibo y responder a las invitaciones para participar en un evento de PDI. También le permite administrar y monitorear las respuestas de su empresa a los PDI. Esta pestaña contiene las siguientes secciones. ( 1 ) La sección “Buscar Negociaciones Abiertas” le permite buscar determinados documentos. En el menú desplegable seleccione uno de los siguientes criterios de búsqueda: Criterio Título Número Contacto Línea Categoría Evento Descripción Título del PDI Número del PDI Persona responsable de Oxy Documentos que Incluyen el número del concepto o servicio en particular Documentos que incluyen una categoría en particular Documentos asociados con un evento en particular Escriba el valor aplicable en el campo vacio al lado del menú desplegable (p.ej.: Número del PDI, etc.) Haga clic en el botón “Ir”. ( 2 ) La sección “Las Respuestas Activas y Provisorias” muestra los eventos en los que el usuario está participando, para los cuales ha creado una respuesta provisional (estado borrador) o enviado una respuesta (estado activo). Sugerencia: Haga clic en el botón “Lista Completa” para ver todas las respuestas activas y las provisionales en las cuales su empresa está participando. Esta lista también incluye los eventos respondidos por otros usuarios de su empresa. Columna Número de Respuesta Descripción El número de respuesta de su empresa asociado con un Número de Negociación (Documento de Oxy). Para ver la respuesta, haga clic en el Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 21 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Columna Estado de Respuesta Sucursal de Proveedor Número de Negociación Título Tipo Tiempo Restante Mensajes No Leídos Version 3.0 Diciembre 5, 2013 Descripción hipervínculo “Número de Respuesta”. Se mostrará la página web de resumen de negociación. Estado de respuesta del PDI. Activo: respuesta enviada con éxito por el Proveedor. Provisorio: respuesta no ha sido enviada a Oxy, se encuentra bajo revisión del Proveedor. Identificación interna de Oxy del sitio u oficina del Proveedor (dirección del Proveedor). El número del PDI asociado con el número de respuesta de su empresa. Para ver el documento de Oxy, haga clic en el hipervínculo “Número de Negociación”. Se mostrará la página web de “Resumen del Documento”. El título del documento de Oxy. El tipo de documento tal como el Pedido de Información (PDI) o el Pedido de Cotización (PDC) El tiempo restante disponible antes del cierre del PDI. El proveedor puede enviar una respuesta hasta que se cierre el PDI de Oxy. La cantidad de mensajes no leídos que se enviaron a través de la función Discusiones en Línea. Para ver el mensaje, haga clic en el hipervínculo del “Número”. Para mayor información, consulte la sección 8.4. – Discusiones en Líneas (peticiones de información, aclaraciones, etc.) ( 3 ) La sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía” muestra las negociaciones en las que su compañía ha sido invitada a participar pero no ha enviado una respuesta, o ha creado una respuesta provisional. Acceda a las negociaciones de la lista para dar acuse de recibo y crear respuesta. Sugerencia: Para asegurar que está viendo todas las invitaciones abiertas, haga clic en el botón “Lista Completa”. La pantalla mostrará una lista con todas las negociaciones abiertas, incluyendo las que no se están mostrando en la pantalla inicial. ( 4 ) La sección “Quick Links” (enlaces rápidos) proporciona acceso en un solo paso a las respuestas provisionales (respuestas en borrador de su empresa), entregables y respuestas activas. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 22 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.2. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 RESPONDER POR PLANILLA DE CÁLCULO La función “Responder por Planilla de Cálculo” permite a los usuarios descargar el documento PDI como una planilla de cálculo de Excel, para completar la sección de Requerimientos sin tener que estar conectados al portal y, una vez completada la planilla, el usuario podrá cargarlo de nuevo al portal. Sugerencia: Esta funcionalidad está disponible, una vez que haya ejecutado la acción “Crear Respuesta”. ( 1 ) Haga clic en el botón “Responder por Planilla de Cálculo”. ( 2 ) En la sección “Exportar Planilla de Cálculo”, marque un radio botón para el tipo de “Formato” (p.ej.: Planilla de Cálculo XML: Estilo Enriquecido, Planilla de Cálculo XML: Estilo Liviano, Delimitado por Tabulaciones). ( 3 ) Haga clic en el botón “Exportar”. Aparecerá en la pantalla una ventana emergente. ( 4 ) Haga clic en el botón “Guardar”, y guarde el archivo en la localización de deseada en su computadora. Sugerencia: El archivo se guarda en su computadora como un archivo comprimido (archivo zip.) Abra el archivo zip que ha sido descargado, este archivo contiene la planilla de cálculo y las instrucciones responder el PDI. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 23 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 Sugerencia: PDI (Pedido de Información) es equivalente a RFI (Request for Information). ( 5 ) El archivo “RFI – Response- Help.html” describe la información incluida en la planilla de cálculo y proporciona instrucciones para crear e importar respuestas en el PDI usando la planilla de cálculo. ( 6 ) El archivo “RFIXXXX – Response.xml” es la planilla de cálculo de Excel. Para abrir el documento, exporte el archivo a su computadora o haga doble clic en el icono del “Archivo”. Guarde este archivo en su computadora para acceder al mismo en el futuro. Sugerencia: Este archivo incluirá cualquier respuesta que haya sido proporcionada previamente en la pantalla de “Respuesta del PDI” del portal. De ser necesario, estos campos pueden ser actualizados. Sugerencia: La imagen que se muestra abajo es sólo con fines ilustrativos, en este ejemplo la hoja de cálculo tiene un formato Planilla de Cálculo XML: Estilo Enriquecido (.xml). Sin embargo, es posible elegir un formato diferente cuando se esté exportando el documento, como se mostró arriba en el paso 2. Siga las instrucciones para ingresar los valores de respuesta que correspondan y asegúrese de responder todos los campos requeridos. ( 7 ) En la columna “Valor de Respuesta” (columna G), ingrese los valores de respuesta que correspondan. En general, la hoja de cálculo de Excel no tendrá todos los valores de respuesta requeridos. Por lo tanto, consulte el PDI para obtener los valores de respuesta que se encuentran disponibles para cada requisito. Sugerencia: Guarde el archivo en su computadora. IMPORTANTE: No modifique el resto de las columnas. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 24 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 Luego de completar la planilla de cálculo, ingrese al portal y abra la respuesta al PDI asociada con la planilla de cálculo. ( 8 ) Haga clic en el botón “Respuesta por Planilla de Cálculo”. ( 9 ) En la sección “Importar Planilla de Cálculo”, marque el radio botón para el tipo de “Formato” apropiado y haga clic en el botón “Browse…” (Examinar). Aparecerá en la pantalla una ventana emergente. ( 10 ) Seleccione el archivo (la planilla de cálculo completada) de su computadora, y luego haga clic en el botón “Abrir”. ( 11 ) Haga clic en el botón “Importar” para cargar el archivo. Se mostrará la pantalla “Crear Respuesta” incluyendo las respuestas importadas. Sugerencia: Si aparecen errores, revise y corrija el valor de respuesta proporcionado en el archivo de Excel y vuelva a importar el documento. La imagen de abajo ilustra esta situación. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 25 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Version 2.0 07/12/2012 Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.3. RECIBIR Y TRAMITAR LAS NOTIFICACIONES ADICIONALES DE UN EVENTO DE PDI Durante el proceso de negociación, los Proveedores pueden recibir notificaciones por correo electrónico vinculados a los siguientes eventos. Notificación del Evento Descripción Negociación Extendida Oxy ha extendido la fecha cierre del evento. Negociación en Pausa Oxy ha pausado el evento. Cierre Anticipado Oxy ha cerrado el evento para recibir respuestas. Negociación Enmendada Oxy ha enmendado el documento de PDI. Negociación Cancelada Oxy ha cancelado el evento. Acción del Proveedor Asunto de la Notificación Verificar que la respuesta al Pedido de Información (PDI) haya sido enviada. Como alternativa, crear una respuesta provisional, pero no podrá enviar la respuesta. No se requiere adicional. acción Ver y confirmar la enmienda de nuevo y reenviar una respuesta. No se requiere acción adicional. Realizar un acuse de recibo de la nueva ronda y enviar una nueva respuesta. El Comprador de Oxy notificará al Proveedor. Oxy ha revisado la respuesta del Proveedor al documento de PDI y Nueva Ronda ha decidido realizar una nueva ronda para obtener nuevas respuestas. IMPORTANTE: A pesar que las notificaciones proveen información básica sobre el estado de la entrega, es necesario ingresar al documento en específico a través del portal iSupplier, para abrir y ver información adicional vinculada al documento. IMPORTANTE: El emisor de las notificaciones enviadas por correo electrónico será “Oxy- Notificaciones”, no será un Comprador de Oxy en específico. Si usted no recibe la notificación en su cuenta de correos electrónicos, por favor verifique en sus carpetas de correos No deseados, basura o correos borrados. Puede ser que la notificación haya sido filtrada por su compañía de servicios de Spam. Asegúrese de autorizar a “Oxy – Notificaciones” como un emisor valido a fin de evitar algún inconveniente con las notificaciones sucesoras. Los Usuarios de correos Yahoo y Hotmail quizás NO reciban todas las notificaciones correctamente. Si una notificación electrónica contiene un mensaje de error, contacte al Comprador de Oxy. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 26 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.3.1. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 MANEJAR UNA ENMIENDA A UN DOCUMENTO DE PDI Oxy puede enmendar un documento de PDI y solicitar que se re ejecute el acuse de recibo y envío de la respuesta. El documento de PDI enmendado se mostrará en la sección “Las Respuestas Activas y Provisorias”. Ingrese al portal para revisar el documento de PDI y realice la acción solicitada de manera que pueda ser considerado para la negociación. ( 1 ) La sección “Las Respuestas Activas y Provisorias” muestra la negociación que ha sido reformada con un icono de “Advertencia” al lado del Número de Respuesta y con un estado de la respuesta como Re-ejecución Requerida. ( 2 ) La sección “Invitaciones Abiertas de la Compañía” muestra el documento al cual se le ha hecho la enmienda. Identifique en número de negociación del documento y haga clic en el hipervínculo “Número de Negociación” para realizar un acuse de recibo. Se mostrará la pantalla “Resumen del Documento”. Sugerencia: El número de negociación para documentos rectificados está compuesta de su número de legado y el número de rectificación. Por ejemplo: XXXXX, 1 ; XXXXX, 2; etc. ( 3 ) Seleccione la opción “Confirmar Enmiendas” en el menú desplegable “Acciones”, luego haga clic en el botón “Ir”. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 27 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 4 ) Marque la casilla “He leído los términos y condiciones a continuación y reconozco la enmienda de la RFI XXXX, X” para confirmar el acuse de recibo. Sugerencia: PDI (Pedido de Información) es equivalente a RFI (Request for Information). ( 5 ) Lea la descripción de la enmienda para ver cuáles son las acciones solicitadas. ( 6 ) Haga clic en el botón “Reconocer”. Se mostrará un mensaje de confirmación. ( 7 ) Haga clic en el botón “Sí” para reconocer las enmiendas de la negociación y responder a la negociación. Luego se mostrará la pantalla “Crear Respuesta”. Para mayor información sobre cómo responder a una negociación, consulte la sección 6. – Crear Respuesta al PDI Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 28 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.4. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 DISCUSIONES EN LINEAS (PETICIONES DE INFORMACIÓN, ACLARACIONES, ETC.) La funcionalidad “Discusiones en Línea” se puede utilizar para solicitar información extra, aclaraciones o proporcionar información adicional vinculada a un documento de PDI. Esta funcionalidad reemplaza cualquier comunicación por correo electrónico. ( 1 ) En el menú desplegable “Acciones”, seleccione la opción “Discusión en Línea” y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la siguiente pantalla. ( 1 ) Haga clic en el botón “Nuevo Mensaje” para crear un nuevo mensaje. Se mostrará la pantalla “Crear Nuevo Mensaje”. ( 2 ) Haga clic en el icono “Responder” para responder a un mensaje. Se mostrará la pantalla “Responder a Mensaje”. Sugerencia: Si es necesario, haga clic en el botón “Página Imprimible” para imprimir todos los mensajes o en el botón “Cancelar” para retornar a la Pantalla “Negociaciones”. En la Pantalla especifica a una discusión en línea, complete el mensaje e inserte adjuntos según sea necesario. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 29 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 1 ) En el encabezado de la sección Discusión en Línea, el campo “Enviar a” mostrara “Occidental Oil and gas corporation or its affiliates” Ingrese el titulo del mensaje en el campo “Tema”. Ingrese el mensaje en el campo “Mensaje”. IMPORTANTE: Si responde a un mensaje, el tema y cuerpo del mensaje mostrarán la información del mensaje previo, edite la información según sea necesario. ( 2 ) Según sea necesario, en la sección “Attachments” de la Discusión en Línea, agregue, suprima o actualice anexos (adjuntos, archivos, documentos, etc.) Haga clic en el icono “Suprimir” para borrar un anexo. Haga clic en el icono “Actualizar” para cambiar un anexo. Haga clic en el botón “Agregar Anexos” para borrar un anexo. ( 1 ) En el menú “Agregar”, seleccione la opción Archivo de Desktop File/Text/URL. ( 2 ) En la sección “Información de Resumen de Anexo”, complete lo siguiente: En el campo “Cargo”, ingrese el nombre del anexo. En el campo “Descripción”, ingrese la descripción que resume el contenido del anexo. El campo “Categoría” mostrara “Desde Proveedor”. ( 3 ) En la sección “Definir Anexo”, seleccione el tipo de anexo aplicable: Si el “Tipo” es “Archivo”, haga clic en el botón “Browse” para buscar y adjuntar un archivo. Si el “Tipo” es “URL”, ingrese la dirección de URL en el campo “URL”. Si el “Tipo” es “Texto”, ingrese el mensaje en el campo “Texto”. ( 4 ) Haga clic en el botón “Aplicar” para retornar al mensaje o haga click en el botón “Agregar Otro” para adjuntar otro anexo adicional en el misma Discusión en Línea. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 30 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 1 ) Haga clic en el botón “Enviar”. El mensaje se mostrará en la sección “Mensajes”. ( 1 ) Haga clic en el botón “Cancelar” para retornar a la pantalla de “Negociaciones”. 8.4.1. VER ANEXOS DE DISCUSIONES EN LINEAS ENVIADAS Si anexos son adjuntados a Discusiones en Línea, estos son solamente mostrados dentro de Discusión en Línea específica. ( 1 ) Busque and haga clic en el hipervínculo de la Discusión en Línea para acceder al mensaje completo y a los anexos si los hubiera. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 31 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 1 ) Si anexos fueron adjuntos en la Discusion en Linea, ellos serán mostrado en la sección “Attachments” como hipervinculos. Haga clic en los hipervínculos para abrir los anexos. ( 2 ) La ventana “File Download” sera mostrada, haga click en el boton “Open” para ver el anexo o haga clic en el boton “Save” para guardar el anexo en su Computador. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 32 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.5. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 MANEJAR RESPUESTAS PROVISIONALES Si se ha creado una copia de la respuesta en borrador del documento de PDI, es posible abrir el borrador y continuar respondiendo al documento haciendo clic en el hipervínculo “Provisorios” en el panel “Quick Links” (Enlaces Rápidos) de la pestaña “Navegaciones”, como se explicó en la sección 8.1. – Navegar a través de la pestaña de Negociaciones.) ( 1 ) En la sección “Buscar”, ingrese el valor en cualquier de los distintos criterios de búsqueda y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la tabla de “Respuestas Provisorias”. ( 2 ) En la tabla de “Respuestas Provisorias”, marque el radio botón, debajo de la columna “Seleccionar”, correspondiente al borrador que desea administrar. Esta tabla muestra las siguientes columnas claves. Columna Clave Bloqueado Por Fecha de bloqueo Respuesta Creada Por Descripción Nombre del usuario trabajando en la respuesta provisoria. Fecha en la cual el usuario creó la respuesta. Nombre del usuario quien creó la respuesta provisoria ( 3 ) Una vez seleccionado el borrador que desea administrar, haga clic en un una de los siguientes botones de acción. Botón de Acción Responder por Planilla de Cálculo Suprimir Desbloquear Revisar y Ejecutar Actualizar Cancelar Solicitud Funcionalidad Para responder al PDI importando una hoja de cálculo de Excel. Consulte la sección 8.2. - Responder por Planilla de Cálculo. Para eliminar una respuesta en borrador Para permitir que otro usuario del Proveedor (de su misma empresa) complete y envíe la respuesta Para revisar y enviar la respuesta en borrador Para agregar información adicional a una respuesta en borrador Para cancelar la respuesta provisoria Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 33 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.6. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ADMINISTRAR ENTREGABLES Vea y administre los entregables vinculados con el documento de PDI haciendo clic en el hipervínculo “Entregables” en el panel “Quick Links” (Enlaces Rápidos) de la pestaña “Negociaciones”, como se explicó en la sección 8.1. – Navegar a través de la pestaña de Negociaciones. (1) (2) (3) (4) Sugerencia: PDI (Pedido de Información) es equivalente a RFI (Request for Information). En la sección “Buscar”, ingrese el valor en cualquier de los distintos criterios de búsqueda (p.ej.: Nombre Entregable, Estado, Fecha Vencimiento Desde, etc.) o déjelos en blanco, y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la tabla de “Entregables”. Veo los detalles del entregable haciendo clic en el hipervínculo del título apropiado, debajo de la columna “Nombre Entregable”. La columna “Fecha de Vencimiento” muestra la fecha límite para presentar los entregables. Sugerencia: Las notificaciones automáticas “Antes De” y “Con Retraso” están basadas en esta fecha. La columna “Estado” puede indicar los siguientes estados de los entregables. Estado Abierto Ejecutado Rechazado Finalizado Cancelado No se Ejecutar pudo Descripción El entregable aún no se ha enviado. Se espera que la Parte Responsable tome acciones antes de la fecha límite. La documentación o información vinculada al entregable ha sido enviada/actualizada por la Parte Responsable. La documentación o información vinculada al entregable ha sido auditada por Oxy y se comprobó que es inexacta, incompleta o no es satisfactoria. Se espera que el Proveedor vuelva a enviar la documentación con las modificaciones necesarias para cumplir con los requisitos de Oxy. Estado Final – la documentación o información vinculada al entregable ha sido auditada satisfactoriamente por Oxy. No se requieren acciones adicionales de la Parte Responsable. Estado Final – Oxy ya no necesita el entregable. No se requieren acciones adicionales de la Parte Responsable Estado Final - la documentación o información vinculada al entregable ha sido auditada por Oxy pero no cumplen con los requisitos de Oxy. NO se espera que la Parte Responsable realice acciones adicionales. ( 5 ) El icono de “Alerta” aparecerá si el entregable está retrasado. ( 6 ) En la columna “Actualizar”, haga clic en el icono del “Lápiz” para cargar la documentación de los entregables. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 34 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.7. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 VER HISTORIAL DE RESPUESTAS Si se han enviado múltiples respuestas a un PDI, acceda y vea cada una de ella usando la funcionalidad “Ver Historial de Respuestas”. ( 1 ) Haga clic en el hipervínculo “Número de Negociación” para acceder al Historial de Respuestas. ( 2 ) En el menú desplegable “Acciones”, seleccione la opción “Visualizar Historial de Respuesta” y haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la pantalla “Historial de Respuesta”. ( 3 ) La columna “Estado” indica los siguientes estados. Estado Activo Archivado Descripción Respuesta actual enviada a Oxy Respuesta anterior enviada a Oxy. Respuestas archivadas no son consideradas para la negociación ( 4 ) La columna “Respuesta” le permite acceder a las respuestas haciendo clic en el hipervínculo respectivo “Número de Respuesta”. ( 5 ) De ser necesario, puede crear una respuesta adicional haciendo clic en el botón “Crear Respuesta”. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 35 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) 8.8. Version 3.0 Diciembre 5, 2013 EXHIBICIÓN – REVISAR Y ACTUALIZAR PRODUCTOS Y SERVICIOS – PROCESO DE PRECALIFICACIÓN IMPORTANTE: Esto exhibición es aplicable sólo para el Proceso de Pre-calificación Durante el proceso de pre-calificación, es posible actualizar/modificar la lista de productos y servicios que ofrece su empresa. De ser necesario, elimine o agregue productos en esta lista. Acceda a la lista de Productos y Servicios haciendo clic en la pestaña “Administrador”. ( 1 ) En el panel “Administración de Perfil”, haga clic en el hipervínculo “Productos y Servicios”. Para borrar Productos y Servicios siga los pasos a continuación. ( 2 ) Seleccione los productos y servicios aplicables, y marque las respectivas casillas en la columna “Seleccionar”. ( 3 ) Haga clic en el botón “Remover”. Para borrar Productos y Servicios siga los pasos a continuación. ( 4 ) En la pantalla “Productos y Servicios”, haga clic en el botón “Agregar” Existen dos formas de buscar y agregar Productos y Servicios: 1era Opción: Buscar por el Código y Producto específico (Opción Recomendada) Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 36 of 37 OCCIDENTAL OIL AND GAS CORPORATION Y SUS SUBSIDIARIAS Y CENTURION PIPELINE L.P. (EN CONJUNTO, OXY) Guía de Usuario – Responder a un Pedido de Información (PDI) Version 3.0 Diciembre 5, 2013 ( 5 ) Marque el radio botón “Buscar Producto y servicio Específico” para buscar por un producto o servicio específico. ( 6 ) En la sección “Buscar”, ingrese los criterios de búsqueda (p.ej.: código o descripción UNSPSC) o déjelos en blanco. Luego haga clic en el botón “Ir”. Se mostrará la tabla de “Productos y Servicios”. Sugerencia: En el campo descripción, ingrese la información o palabra clave (p.ej.: Tubular, Tubería, etc.) con el símbolo “%” en ambos lados de la palabra para ampliar los resultados de su búsqueda. (p.ej.: %Tubería%) Sugerencia: Como alternativa, en el campo “Código” busque por el código UNSPSC en específico del producto/servicio. ( 7 ) Seleccione los productos y servicios correspondientes, marcando en la casilla “Aplicable”. Sugerencia: Seleccione la mayor cantidad de productos y servicios que brinde su compañía. ( 8 ) Haga clic en el botón aplicar. Sugerencia: De ser necesario, repita estos pasos para seleccionar todas las categorías aplicables. 2da Opción: Explorar Todos los Productos y Servicios. ( 5 ) Marque el radio botón “Explorar Todos los Productos y Servicios”. ( 6 ) Haga clic en los hipervínculos “Anterior” o “Siguiente” para realizar búsquedas en la lista de “Productos y Servicios”. ( 7 ) Seleccione los Productos y Servicios aplicables haciendo clic en las respectivas casillas “Aplicable”. Sugerencia: Seleccione la mayor cantidad de productos y servicios que brinde su compañía. IMPORTANTE: No seleccione categorías de productos o servicios que su empresa no brinde actualmente a otros clientes. Esto demorará los siguientes procesos internos de Oxy y tendrá un impacto negativo en la percepción sobre la fiabilidad de los datos proporcionados por su empresa. ( 8 ) Haga clic en el botón “Aplicar”. Sugerencia: De ser necesario, repita estos pasos para seleccionar todas las categorías aplicables. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Page 37 of 37
