manual de procedimientos

Manual de Procedimientos
Régimen de Protección Social en
Salud de Baja California
Organismo Público Descentralizado
“REPSS”
Manual de Procedimientos
Responsable de su elaboración:
Dirección de Administración y Financiamiento
Mexicali, Baja California, agosto de 2007
Manual de Procedimientos
INDICE
Contenido
Página
1.- Introducción----------------------------------------------------------------
03
2.- Listado de Procedimientos-------------------------------------------
04
3.- Glosario ---------------------------------------------------------------------
06
4.- Procedimientos ----------------------------------------------------------
08
4.1.- Denominación del Procedimiento y Unidad
Responsable de su ejecución
4.2.- Objetivo, Áreas de Intervención
4.3.- Alcance
4.4.- Definiciones, abreviaciones y símbolos
4.5.- Lista de documentos relacionados
4.6.- Procedimientos y Responsabilidades
4.7.- Políticas de Operación
4.8.- Diagrama de Flujo
4.9.- Formatos Utilizados
5.- Disposiciones Transitorias ------------------------------------------
191
Manual de Procedimientos
Introducción:
El presente manual de procedimientos del Régimen de
Protección Social en Salud de Baja California, se elaboró con la
finalidad de que este Organismo Público Descentralizado, cuente con
un documento donde se estipulen los procesos que se realizan dentro
de las Direcciones de Promoción y Afiliación; de Gestión de Servicios
de Salud; y de Administración y Financiamiento y poder de esta
manera establecer e implementar los métodos y técnicas de trabajo
para mejorar la calidad del servicio ofertado a la ciudadanía
Para su elaboración se solicitó la participación del personal que
labora en las distintas unidades administrativas del Régimen de
Protección Social en Salud, con la finalidad de llegar a una descripción
exacta de los procedimientos que se llevan acabo en la entidad .
Sin duda, la implementación del presente manual permite
realizar el diagnostico oportuno de los procedimientos administrativos
con el objeto de eficientizar y mejorar el funcionamiento de la
Paraestatal.
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Manual de Procedimientos
LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DEL REPSS
Dirección de Promoción y Afiliación
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Promoción del Seguro Popular
Orientación
Afiliación y Reafiliación al Seguro Popular
Resguardo de expedientes
Validación del padrón Estatal
Incorporación de Familias Migrantes al padrón Estatal
Incidencias al padrón
Homologación de nombres de colonias y localidades
Dirección de Gestión de Servicios de Salud
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Validación de cobro de servicios otorgados a los usuarios
del seguro popular
Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos
Uso de la Red Alterna de Prestadores de Servicios
Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
Producto no Conforme
Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos
Revisión de Servicios Otorgados
Dirección de Administración y Financiamiento
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
Control de Documentos
Registro de Calidad
Revisión de la Dirección
Auditorias internas
Acciones correctivas/acciones preventivas
Baja del Trabajador
Alta de personal
Elaboración de nomina
Solicitud de vacaciones
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Manual de Procedimientos
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
XVIII.
XIX.
XX.
XXI.
XXII.
XXIII.
XXIV.
XXV.
XXVI.
XXVII.
XXVIII.
XXIX.
XXX.
XXXI.
XXXII.
Inducción, capacitación y adiestramiento
Registro del trabajadores en el Sistema de Asistencia
Elaboración del Pago del IMSS/INFONAVIT
Elaboración del Pago de Aguinaldo
Constancias Laborales
Entrega de Uniformes al Personal
Solicitud de servicio de computo y telefonía
Adquisición de bienes y servicios por medio de
adjudicación directa
Adquisición de bienes y servicios a través del subcomité de
adquisiciones, arrendamiento y servicios del REPSS
Registro, Validación y Pago de Trámite
Notificación de pago y recibo de ingresos de trámite A -1
Seguimiento al gasto en proyectos innovadores
Comprobación de Gastos ante la Comisión Nacional de
protección Social en Salud
Modificación Presupuestal
Modificación Programática
Elaboración del Avance Presupuestal
Elaboración del Avance programático Mensual
Ingresos Propios
Estados Financieros
Gastos por Comprobar
Fondo de Operación y de Caja Chica
Control de Egresos
Archivo Contable
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Manual de Procedimientos
Glosario
(A):
(A-1)
AACF:
AAPP:
AARM:
AC/AP:
(B):
BD:
Beneficiario
Pago de Pasivo
Pago de Servicios de Salud y/o Proyectos Innovadores
Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas.
Auxiliar Administrativo de Programación y Presupuesto.
Auxiliar Administrativo de Recursos Materiales.
Acción Correctiva/Acción Preventiva
Pago de Nómina
Departamento de Administración de Base de Datos.
Salud, expedida por el Régimen de Protección Social en Salud de Baja
California.
BRIGADA:
Personal capacitado por los regimenes estatales de protección social en
salud para promover y afiliar al seguro popular
CAC:
Coordinador de Aseguramiento de Calidad
CatLocalidades: Catalogo de localidades con datos de población
CAUSES:
Catálogo Universal de Servicios de Salud.
CC:
Centro de Atención de Llamadas
CCF:
Coordinador de Contabilidad y Finanzas.
CDOA:
Carta de Derechos y Obligaciones del Asegurado.
CECASOEH: Cédula de Características Socioeconómica del Hogar.
CF:
Departamento de Control Financiero y de Gasto.
CI:
Constancia de Inscripción.
CMP y A:
Coordinador Municipal de Promoción y Afiliación.
CNPSS:
Comisión Nacional de Protección Social en Salud
COEAPI:
Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
CPP:
Coordinador de Programación y Presupuesto.
CRAE:
Centro Regional de Alta Especialidad
CRH.Coordinador de Recursos Humanos.
CRM.Coordinador de Recursos Materiales.
CRS:
Cédula de Registro del Solicitante.
CST.Coordinador de Soporte Técnico.
DA:
Director de Administración y Financiamiento.
DECIL:
Unidad en la que se determinara el monto familiar que han de cubrir los
Beneficiarios del Seguro Popular.
DG:
Dirección General del REPSS
DGAO:
Dirección General de Afiliación y Operación
DGI:
Dirección General de Informática de Gobierno del Estado
DS:
Dirección de Gestión de Servicios de Salud.
DP:
Director de Promoción y Afiliación.
DPAF:
OP: Formato de Atención Médica Usuarios del Seguro Popular.
DPF:
Dependencias Federales y Estatales que involucran la promoción del
seguro popular en sus programas de operación
EA:
Departamento de Análisis y Evaluación de Servicios Médicos
EYS ASISTE: Reloj Chocador
FAM:
Formato de Atención Médica
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Manual de Procedimientos
FERC:
Formato de entrega y recepción de expedientes
FOLIO:
Clave numérica única y permanente que se asigna a cada familia afiliada
GM:
Gestor Médico
HG:
Hospital General.
IDSE:
IMSS desde su empresa
IMSS:
Instituto Mexicano del Seguro Social
JDCFyG:
Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto.
MAO:
Modulo de Afiliación y Orientación.
MG:
Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del REPSS
MIFSAASOP: Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones,
Arrendamiento, Servicios y Obras Públicas del REPSS
NOI:
Sistema de nómina Integral.
NOM:
Norma Oficial Mexicana (NOM-168-SSA1-1998)
PADRÓN:
Registro nominal de familias afiliadas al Seguro Popular de Salud
PÓLIZA:
Documento emitido por el SAP, que valida que la familia esta integrada al
Sistema de Protección Social en Salud.
REPSS:
Régimen de Protección Social en Salud.
RAC/AP:
Requisición de Acción correctiva/Acción preventiva.
Rp:
Recibo de Pago.
Rs:
Recibo de Subsidio.
SAC:
Sistema Alterno de Captura
SUA:
Sistema Único de Autodeterminación.
SCL:
Sistema de Cobro en Línea
SIGGC:
Sistema de Gestión de Gastos Catastróficos
UMA:
Unidad Médica Acreditada
Usuario:
Toda persona que cuente con credencial vigente del Seguro Popular en
El Subcomité de Adquisiciones, arrendamientos y servicios del REPSS
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Manual de Procedimientos
Dirección de Promoción y Afiliación
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
Promoción del Seguro Popular
Orientación
Afiliación y Reafiliación al Seguro Popular
Resguardo de expedientes
Validación del padrón Estatal
Incorporación de Familias Migrantes al padrón Estatal
Incidencias al padrón
Homologación de nombres de colonias y localidades
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Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
PAGINA :
DE :
TITULO:
Promoción del Seguro Popular
PREPARADO POR:
PDP/PA-7.2.3-01
REV
D
. 1
3
APROBADO POR:
Abraham Pérez Osuna
Arón Ureña Zaragoza
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para
producción sin una autorización escrita de Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
19/02/07
06/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General
Actualización
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección de Promoción y Afiliación
Departamento de Promoción y Afiliación
Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación
Modulo de Afiliación y Orientación
Fecha de Revisión:
06/08/07
Revisión:
D
Página:
1 de 3
Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al
responsable de Control de Documentos.
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Promoción del Seguro
Popular
PDP/PA-7.2.3-01
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo del procedimiento es promover la afiliación al Seguro Popular a la
población que carezca de algún tipo de Protección Social en Salud en el Estado de
Baja California.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento comprende la programación de agendas de trabajo en función de la
prioridad de las localidades, así como la localización de los puntos de reunión, autoridades
locales y líderes sociales para realizar promoción y la colocación de publicidad del seguro
popular.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
3.4
CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud.
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
MAO: Modulo de Afiliación y Orientación.
Brigada: Personal capacitado por los regimenes estatales de protección social en
salud para promover y afiliar al Seguro Popular.
3.5 DPF: Dependencias Federales y Estatales que involucran la promoción del Seguro
Popular en sus programas de operación (DICONSA, SEDESOL, OPORTUNIDADES,
DIF, PROMOTORA ESTATAL E ISESALUD)
3.6 CatLocalidades: Catalogo de localidades con datos de población.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
Agenda de Promoción
4.2 Oficios de Dependencias Federales y Estatales
4.3 Catalogo de localidades con información de población: (catLocalidades)
4.4 Material Impreso de Promoción al Seguro Popular
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1.-Partes que intervienen.
5.1.1 Dirección de Promoción y Afiliación.
Fecha de Revisión:
06/08/07
Revisión:
D
Página:
2 de 3
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responsable de Control de Documentos.
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Promoción del Seguro
Popular
PDP/PA-7.2.3-01
5.1.2. Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación.
5.1.3. MAO y Brigadas
5.1.4. Dependencias Federales y Estatales que involucran la promoción del Seguro
Popular en sus programas de operación (DICONSA, SEDESOL,
OPORTUNIDADES, DIF, PROMOTORA ESTATAL E ISESALUD).
5.2.-Políticas de operación
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
La promoción para la afiliación de las familias se realizará directamente por el
REPSS.
El REPSS llevará a cabo la promoción a través de los MAOS y las brigadas
Las familias interesadas recibirán la información necesaria sobre las características,
requisitos y beneficios, para decidir voluntariamente su incorporación al sistema.
Todos los materiales de promoción y difusión deberán ser de acuerdo a los programas
del SNPSS.
5.3.-Procedimientos y Responsabilidades
5.3.1. El Jefe del Departamento de Promoción y Afiliación, los Coordinadores Municipales de
Promoción y Afiliación realizan el programa de la campaña de promoción tomando en
cuenta las actividades mencionadas en los oficios recibidos de dependencias Federales
y Estatales.
5.3.2 Los Coordinadores Municipales instrumentan la campaña de promoción en su
área de responsabilidad a través de agendas de trabajo.
5.4.-Logística del evento.
5.4.1
5.4.2
5.4.3
5.4.4
5.4.5
5.4.6
El Coordinador Municipal ubica las localidades y colonias a visitar, de acuerdo al
CatLocalidades previamente programadas.
Establece contacto con líderes y dependencias involucradas.
Prepara vehículos, insumos y materiales.
Integra las brigadas.
Distribuye y coloca los materiales de difusión y promoción.
Instala unidad de promoción y afiliación.
Fecha de Revisión:
06/08/07
Revisión:
D
Página:
3 de 3
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Manual de Procedimientos
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Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
PDP/PA-7.2.3-03
PAGINA :
DE :
Orientación
PREPARADO POR
D
REV.
1
3
APROBADO POR:
Abraham Pérez Osuna
Arón Ureña Zaragoza
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
19/02/07
06/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
Revisión general
Actualización
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Departamento de Promoción y afiliación
Coordinaciones Municipales de promoción y afiliación
Módulo de Afiliación y Orientación
Departamento de Modelo y Garantía en Atención al Beneficiario
Departamento de Evaluación y Análisis
Fecha de Revisión:
06/08/07
Revisión:
D
Página:
1 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Orientación
PDP/PA-7.2.3-03
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es orientar a la población sobre los requisitos,
beneficios, derechos y obligaciones que puede obtener a través de su afiliación.
2.0 Alcance
2.1 Conocimiento de personal del MAO acerca del Sistema de Protección Social en
Salud.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación.
3.2 Centro de Atención de Llamadas: Centro telefónico donde se canaliza y se
proporciona información sobre los beneficios y obligaciones del Régimen de
Protección Social en Salud.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Material impreso de promoción ( debe de ser el mismo para todo el Estado). Material como
trípticos que contienen los beneficios, volante en el cual se especifican los requisitos para
poder ser afiliado al Régimen de Protección en Salud. [ Tríptico conoces tus beneficios]
………….. y cuando se entrega dicha póliza el tríptico: por salud busca en tu comunidad tu
centro de salud.
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Dirección de Promoción y afiliación.
Departamento de Promoción y Afiliación.
Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación.
Promotores de Módulos de Afiliación y Orientación y Brigadas de promoción y
Afiliación.
Fecha de Revisión:
06/08/07
Revisión:
D
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.1.5
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Orientación
PDP/PA-7.2.3-03
Solicitante.
5.2 Políticas de operación
5.2.1.- Lineamientos de Promoción y Afiliación al Seguro Popular.
5.2.2.- El procedimiento debe ser ejecutado de manera amable, eficaz y expedita. Es un
proceso idéntico al de atención a clientes en su primera fase.
5.3 Procedimiento y Responsabilidades
5.3.1.- Solicitante se acerca al MAO o Brigada, solicitando información acerca
del Sistema.
5.3.2.- El promotor evalúa la solicitud del solicitante para determinar si la solicitud es de
su competencia.
5.3.3.- De no ser de su competencia, el promotor canaliza al solicitante a la instancia
correspondiente.
5.3.4.- De ser de su competencia, el promotor proporciona la información requerida,
resuelve dudas. Los promotores para orientar de mejor manera al solicitante, usan
materiales de promoción como trípticos y volantes informativos, que contienen los
requisitos para ser afiliado al Régimen de Protección social en Salud, los
tratamientos que son cubiertos.
5.3.5.- Pregunta al solicitante si tiene alguna otra duda.
5.3.6.- Si existe otra duda se repite el procedimiento a partir del paso 5.3.2.
5.3.7.- De no existir mas preguntas o dudas es el fin del procedimiento.
Fecha de Revisión:
06/08/07
Revisión:
D
Página:
3 de 3
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Manual de Procedimientos
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Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Afiliación y Reafiliación al Seguro Popular
PREPARADO POR:
PDP/PA-7.5.1-17
D
REV
PAGINA :
1
DE :
6
APROBADO POR:
Abraham Pérez Osuna
Arón Ureña Zaragoza
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
19/02/07
07/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General
Actualización
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección de Promoción y Afiliación
Departamento de Promoción y Afiliación
Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación
Módulos de Afiliación y Orientación
Fecha de Revisión:
07/08/07
Revisión:
D
Página:
1 de 6
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Afiliación y Reafiliación al
Seguro Popular
PDP/PA-7.5.1-17
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo del procedimiento es proporcionar protección social en salud en el Estado de Baja
California a las personas que no cuenten con un seguro de salud de otras instituciones como
el IMSS, ISSSTE, SEDENA, PEMEX, etc. A través de su afiliación al Seguro Popular de
Salud.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se inicia cuando el interesado manifiesta su voluntad de ser incorporado
al programa. Consta de 7 pasos:
1. Solicitud de servicio
2. Recabación de Documentos
3. Captura de Cédula
4. Revisión de Datos
5. Aprobación de Régimen de Pago
6. Impresión y entrega de Póliza y Carta de Derechos y Obligaciones
7. Integración de Expediente
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 DOF:15/05/2003, Ley General de Salud en materia de protección social en salud
3.2 DOF: 15/04/2005, Lineamientos para la afiliación, operación, integración del padrón nacional
de beneficiarios y determinación de la cuota familiar del sistema de protección social en
salud.
3.3 RÉGIMEN: La condición de la familia de ser contributivo o no, de acuerdo a su decil de
ingreso.
3.4 DECIL DE INGRESO: Es el monto de la cuota familiar que se clasifica según el nivel de
ingreso, determinado en forma automática por el sistema de administración del padrón. Con
la información asentada en la CECASOEH.
3.5 SAP: Sistema de Administración del padrón, sistema de afiliación y captura de información
de los beneficiarios, consta de dos modalidades:
• Fuera de línea: sistema instalado localmente en una máquina.
• En línea: sistema instalado en un servidor central por la CNPSS, al cual se accede vía
Internet.
3.6POLIZA DE AFILIACIÓN: documento que valida que la familia esta integrada al Sistema de
Protección Social en Salud. Misma que puede ser obtenida mediante el SAP o en un
sistema fuera de línea en forma provisional.
Fecha de Revisión:
07/08/07
Revisión:
D
Página:
2 de 6
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Afiliación y Reafiliación al
Seguro Popular
PDP/PA-7.5.1-17
3.7 FORMATO DE EXPEDIENTE INCOMPLETO: Documento que permite la afiliación
Temporal al sistema de las familias que carezcan de la documentación asociada con la
residencia y la curp con plazo de 90 días de vigencia para completar la documentación.
3.8 AFILIACIONES COLECTIVAS: Los regímenes estatales, previa opinión favorable
de la
CPNSS podrán realizar la afiliación colectiva de familias de agremiados que así lo
soliciten, para lo que es necesario que los agremiados cumplan con los requisitos
establecidos para su afiliación.
3.9 COLECTIVIDAD: Grupo de personas físicas agremiadas en una organización legalmente
constituida.
3.10
MAO: Módulo de Afiliación y Orientación
3.11
CECASOEH: Cédula de características socioeconómicas de los hogares.
3.12
FERC: Formato de Entrega y Recepción de Expedientes
4.0
Lista de Documentos Relacionados
Formato de Cédula de características Socioeconómicas de los hogares
Formato de Póliza de Afiliación
Carta de derechos y Obligaciones
Formato de expediente incompleto (Carta de 90 días )
Copia de comprobante que acredite formar parte de una colectividad
Copia de ser beneficiario de algún programa de apoyo o subsidio del
Gobierno Federal.
4.7 Recibo por concepto de aportación de la cuota familiar.
4.8 (FDP/PA-7.5.1-17/06) Check-list de expediente
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.0
5.1
Procedimientos y Responsabilidades
Partes que Intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
5.1.8
CNPSS, Comisión Nacional de Protección Social en Salud.
REPSS Baja California.
Dirección de Promoción y Afiliación.
Jefatura de Promoción y Afiliación.
Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación.
MAO, Modulo de Afiliación y Orientación
Brigadas de Afiliación
SAP, Sistema de Administración del padrón
Fecha de Revisión:
07/08/07
Revisión:
D
Página:
3 de 6
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Afiliación y Reafiliación al
Seguro Popular
PDP/PA-7.5.1-17
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- La descripción de los términos aplicados son conforme al reglamento de la Ley General
de Salud en materia de Protección Social en Salud. (Artículo 77 Bis referido en el DOF:
15/05/2003
5.2.2.- El procedimiento esta basado en lo descrito en los lineamientos para la afiliación,
operación, integración del padrón Nacional de beneficiarios y determinación de la cuota
familiar del sistema de protección social en salud (Art. 77 Bis referido en el DOF
15/04/2005 a reserva de lo referente a periodos de afiliación (referido al punto 5.2.3)
5.2.3.-En el caso de los periodos de afiliación descritos por la CNPSS que indican solo 4
periodos de afiliación y reafiliación con ejercicio de 30 días cada uno, motivo por el cual
la Junta de Gobierno del Estado de Baja California determino que en base a la demanda
continua de la afiliación el instituir una campaña permanente de afiliación en el estado.
5.2.4.- en lo que respecta a la validación de los expedientes este se llevara acabo conforme al
calendario del proceso de envió y validación de bases de datos.
5.3.- Descripción del Procedimiento
Solicitud de servicio.
5.3.1 El interesado solicita de forma voluntaria su inscripción al Seguro Popular.
5.3.2 El promotor le pide al interesado original y copias de los documentos necesarios
para su afiliación.(Comprobante de domicilio, acta de nacimiento o CURP,
Identificación Oficial)
5.3.3 Se ratifica el cotejo de la documentación y se capturan al SAP ( en línea o fuera de línea )
5.3.4 En caso de que el solicitante no cuente con todos los requisitos, se le otorga una carta de
90 días ( Expediente Incompleto )en la cual se establece que su póliza solo tendrá una
duración de 90 días, en los cuales el solicitante deberá llevar la documentación al módulo
más cercano. En el caso de que el solicitante no posea una Acta de Nacimiento o CURP,
el promotor esta capacitado para generar un CURP y a su vez el coordinador municipal
deberá establecer contacto con el registro Civil de la localidad para buscar la solución. De
no contar con identificación el promotor debe canalizar al solicitante a que consiga una
carta de identidad que emite la autoridad local institución correspondiente.
5.4 Captura de Cedula
5.4.1 Captura de CECASOEH
5.4.1.1 Se le realiza el cuestionario socioeconómico CECASOEH al solicitante y
los resultados son integrados como un registro en el SAP en línea sí el procedimiento
es efectuado en un MAO o en el SAP fuera de línea si es realizado en una brigada
de afiliación.
Fecha de Revisión:
07/08/07
Revisión:
D
Página:
4 de 6
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-20-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Afiliación y Reafiliación al
Seguro Popular
PDP/PA-7.5.1-17
5.4.2 Designación de Régimen y Decil de ingreso.
5.4.2.1 En el sistema en línea se calcula el Régimen y el Decil conforme a lo
capturado en la CECASOEH.
5.4.2.2 En caso de fallas del SAP, se captura en el sistema fuera de línea.
5.5. Revisión de Datos y aprobación de Régimen de pago
5.5.1 Se informa al beneficiario el tipo de Régimen y Decil, para que este decida su inclusión
al Régimen.
5.5.2 De resultar el solicitante con un Decil contributivo, se envía al Beneficiario a realizar el
pago en caja o en su defecto una ficha de depósito en banco.
5.5.3 Una vez que presenta recibo de pago se captura el mismo.
5.5.4 De no ser contributivo, se le da de alta como nuevo afiliado al Seguro Popular de Salud,
se le captura un pago en el SAP.
5.6 Se imprime Póliza de Afiliación
5.6.1 Se muestra al usuario la póliza para verificación de datos de los integrantes de la
familia
5.6.2 Una vez confirmados los datos se solicita la firma de aceptación del beneficiario en dos
pólizas de afiliación, la CECASOEH y el acuse de recibido en la carta de derechos y
obligaciones. Y una vez firmadas ambas pólizas, se entrega su póliza y su carta de derechos
y obligaciones, recibo de pago y/o carta de 90 días ( formato de expediente incompleto ).
5.7 Integración de Expediente
5.7.1 El expediente se integra con las fotocopias expedidas por el solicitante en el paso
5.3.2 y los siguientes documentos:
•
•
•
•
•
•
Fecha de Revisión:
Póliza de afiliación
Formato de incidencia al padrón
Formato de expediente incompleto
Acuse de Recibo de la carta de Derechos y Obligaciones
Recibo de Pago
CECASOEH
07/08/07
Revisión:
D
Página:
5 de 6
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-21-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
•
•
•
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Afiliación y Reafiliación al
Seguro Popular
PDP/PA-7.5.1-17
Copia de comprobante de estudios (en caso de hijos mayores de 18 años )
Copia de Comprobante de ser beneficiario de algún programa de
apoyo o subsidio de Gobierno Federal
Copia de comprobante que acredite formar parte de alguna colectividad.
5.7.2
El promotor revisa el expediente y llena un check-list (FDP/PA-7.5.1-17/06) para
determinar si es un expediente completo o incompleto.
5.7.3 Revisión del check-list. Este documento (FDP/PA-7.5.1-17/06) debe estar firmado por el
promotor que incorpora el expediente y el Coordinador Municipal de promoción y
Afiliación. Esto implica una revisión del expediente del Coordinador de Promoción y
Afiliación previa a su entrega a la Jefatura de Base de Datos. Cuando el expediente es
entregado a la Jefatura de Base de Datos, el Coordinador de Base de Datos deberá
revisar y firmar dicho expediente.
5.7.4 En el caso de los eventos y de las brigadas, se debe integrar un reporte final del evento
mismo. El Jefe de Departamento o Supervisor determinará los criterios del reporte.
5.8.- Reafiliación al Seguro Popular
5.8.1 Una vez terminada la vigencia de la póliza, el derechohabiente acude a MAO o a la
brigada de Afiliación y solicita su reafiliación al SAP.
5.8.2 A manera de prevención el Departamento de Base de Datos, se encarga de emitir y
enviar con dos meses de anticipación a las Coordinaciones Municipales
correspondientes la relación de los derechohabientes que están por expirar, para la
recaptura del CECASOEH u otros efectos correspondientes.
5.8.3 El requisito es llevar su póliza expirada.
5.8.4 El promotor busca por número de póliza al derechohabiente en el SAP.
5.8.5 El promotor realiza el procedimiento de afiliación a partir del paso 5.4
Fecha de Revisión:
07/08/07
Revisión:
D
Página:
6 de 6
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-22-
Manual de Procedimientos
-23-
Manual de Procedimientos
-24-
Manual de Procedimientos
-25-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Resguardo de Expediente
PREPARADO POR:
PDP/BD-7.2.3-02
D
REV
PAGINA :
1
DE :
4
APROBADO POR:
Samuel Meza Palomera
Arón Ureña Zaragoza
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
D
12/12/05
23/08/06
02/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Directores del REPSS
C. Recursos Materiales
Departamento de Promoción y Afiliación
Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación
Departamento de Administración de Base de Datos
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
1 de 4
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-26-
Manual de Procedimientos
Fecha de Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Resguardo de Expediente
PDP/BD-7.2.3-02
1.0 Objetivo
1.1 Asegurar el resguardo de los expedientes de los beneficiarios afiliados al Régimen de
Protección Social en Salud de Baja California.
2.0 Alcance
2.1 Comprende la constitución de las cajas, registro, envío y recepción de los mismos
en almacén.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
3.4
DABD: Departamento de Administración de Bases de Datos.
DPA: Departamento de Promoción y Afiliación.
MAO: Módulo de Afiliación y Orientación.
Expediente: Relación de documentos probatorios de los beneficiarios,
integrados de acuerdo al procedimiento de afiliación.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 FDP/BD-7.2.3-02/01 Formato de resguardo de expedientes
5.0
Procedimiento y Responsabilidades.
5.1 Partes que Intervienen:
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Departamento de Promoción y Afiliación.
Departamento de Administración de Base de Datos.
Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación.
Modulo de Afiliación y Orientación.
5.2 Políticas de Operación
5.2.1
5.2.2
La integración de expedientes conforme a lo determinado en los lineamientos de
integración del Padrón del Reglamento de la Ley General de Salud, en materia de
protección Social en Salud.
La integración de las cajas se realizará solamente con expedientes de un solo tipo:
Completos, incompletos o incidencias respectivamente.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
2 de 4
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-27-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Resguardo de Expediente
PDP/BD-7.2.3-02
5.3.- Descripción del Procedimiento
Se define en 4 pasos:
a)
b)
c)
d)
Integración del resguardo.
Envío del resguardo para almacenaje.
Entrega del resguardo.
Ubicación.
Integración del Resguardo.
5.3.1 Concierne al MAO la colocación de los expedientes debidamente requisitados en la
caja de resguardo de manera progresiva siendo exhibido en la pestaña del fólder el
número de registro del expediente.
5.3.2 Conforme se va constituyendo la caja de de expedientes se deberá llenar el
formato de resguardo del expediente FDP/BD-7.2.3-02/01, con la finalidad que la
lista representativa de la caja este acorde al contenido y al orden progresivo.
5.3.3 Una vez concluido el llenado del resguardo se cerrará la caja y será colocado el
formato FDP/BD-7.2.3-02/01 debidamente llenado en la arista de registro o frontal
quedando este cubierto por cinta adhesiva.
5.3.4 Una vez cerrado el paquete de resguardo con su debido registró será rotulado en
los cuatro lados con el número consecutivo del registro implementado en el MAO
de procedencia.
5.3.5 Es responsabilidad del coordinador municipal la captura del Formato FDP/BD7.2.3-02/01 y el envío al departamento de administración del padrón de base de
datos en forma electrónica previa fecha de entrega del paquete de resguardo.
5.4 Envío del Resguardo para almacenaje.
5.4.1 Queda a cargo del Coordinador Municipal de Promoción y Afiliación la logística,
envío del paquete de resguardo al almacén del REPSS.
5.4.2 La persona asignada para la entrega de los resguardos de expedientes acordará
con el Departamento de Administración de Bases de Datos la hora a la que se
recibirá el resguardo.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
3 de 4
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-28-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Resguardo de Expediente
PDP/BD-7.2.3-02
5.5 Entrega de Resguardo.
5.5.1 La persona responsable de recibir el paquete de resguardo se presentará con
dos impresiones del formato FDP/BD-7.2.3-02/01, una para su firma de
conformidad y otra para acuse de recibido.
5.5.2 Se cotejan los formatos FDP/BD-7.2.3-02/01 el presentado en el paquete de
resguardo y el enviado al departamento de administración de base de datos.
5.5.3 Se verifica el contenido de las cajas en función de número de expedientes e
integración de los mismos validándose el paquete de resguardo, imprimiéndose
el sello y firma de validación a cada uno de los formatos.
5.6 Ubicación
5.6.1. Se asigna la ubicación de los paquetes de resguardo en función de el tipo de
expedientes: completos o incompletos y Municipio de procedencia.
5.6.1. Una vez determinada el área asignada para el tipo de expediente se orientaran
por Municipio en el estante y repisa correspondiente.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
4 de 4
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-29-
Manual de Procedimientos
-30-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Validación del Padrón Estatal
PREPARADO POR:
PDP/BD-7.5.1-09
C
REV
PAGINA :
1
DE :
14
APROBADO POR:
Samuel Meza Palomera
Aron Ureña Zaragoza
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
02/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Director de promoción y Afiliación
Departamento de Promoción y Afiliación
Coordinaciones de Promoción y Afiliación del REPSS
Módulo de Seguro Popular
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
1 de 14
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-31-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
1.0 Objetivo
1.1
El propósito de este procedimiento es realizar un corte al proceso de afiliación y
reafiliación para que el Departamento de Administración de Base de Datos en
coordinación con la CNPSS inicie el proceso de validación de registros en la base de
datos del Padrón del Estado.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento y su validación aplican a la totalidad de registros con vigencia de
derechos en la base de datos al cierre del periodo de afiliación.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
DOF:15/05/2003, Ley General de Salud en materia de protección social en salud.
DOF: 15/04/2005, Lineamientos para la afiliación, operación, integración del padrón
nacional de beneficiarios y determinación de la cuota familiar del sistema de
protección social en salud.
3.3 RÉGIMEN: La condición de la familia de ser contributivo o no, de acuerdo a su decil de
ingreso.
3.4 DECIL DE INGRESO: Es el monto de la cuota familiar que se clasifica según el nivel
de ingreso, determinado en forma automática por el sistema de administración del
padrón. Con la información asentada en la CECASOEH.
3.5 SAP: Sistema de Administración del Padrón, sistema de afiliación y captura de
información de los beneficiarios, consta de dos modalidades:
o Fuera de línea: sistema instalado localmente en una máquina.
o En línea: sistema instalado en un servidor central por la CNPSS, al cual se
accede vía Internet.
3.6 PÓLIZA DE AFILIACIÓN: documento que valida que la familia esta integrada al
Sistema de Protección Social en Salud. Misma que puede ser obtenida mediante el
SAP o en un sistema fuera de línea en forma provisional.
3.7 FORMATO DE EXPEDIENTE INCOMPLETO: Documento que permite la afiliación
Temporal al sistema de las familias que carezcan de la documentación asociada con la
residencia y la CURP con plazo de 90 días de vigencia para completar la
documentación.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
2 de 14
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
3.8 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación.
3.9 CECASOEH: Cédula de características socioeconómicas de los hogares.
3.10 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud.
3.11 DGAO: Dirección General de Afiliación y Operación.
3.12 DABD: Departamento de Administración de Base de Datos.
3.13 Padrón: Relación nominal que contiene los elementos establecidos en el artículo 50 del
reglamento de las familias afiliadas al Sistema, incluida la información socioeconómica
derivada de su incorporación.
3.14 Registros: Información enumerada depositada en la base de datos.
3.15 Validación: Proceso para verificar que la información contenida en los registros sea
correcta de acuerdo a los lineamientos de validación del Padrón y a los criterios
establecidos por la CNPSS.
3.16 Incidencias al Padrón: Ajustes a los datos de los beneficiarios por detección de
registros incorrectos.
3.17 BD: Base de Datos.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Criterios de Validación .
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que Intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
CNPSS, Comisión Nacional de Protección Social en Salud.
REPSS Baja California.
Dirección de Promoción y Afiliación.
Departamento de Bases de Datos.
SAP, Sistema de Administración del padrón
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
3 de 14
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- La descripción de los términos aplicados son conforme al reglamento de la Ley
General de Salud en materia de Protección Social en Salud. (Artículo 77 Bis referido
en el DOF: 15/05/2003
5.2.2.- El procedimiento esta basado en lo descrito en los lineamientos para la validación del
padrón, del Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Protección Social
en Salud.
5.3.- Descripción del Procedimiento
Se define en 8 pasos:
a) Se recibe de la CNPSS, fechas y herramientas de validación.
b) Se recaba información fuera de línea para sincronización de BD.
c) Se recibe de la CNPSS espejo del periodo de afiliación.
d) Se sincronizan BD y espejo.
e) El DABD realiza una validación previa para corrección antes de su envío a la CNPSS.
f) Se envía BD sincronizada a CNPSS.
g) De ser necesario se continúa con la validación y se realiza un segundo envío de BD.
h) La CNPSS informa los resultados finales de validación.
5.3.1. La DGAO envía circular indicando periodo de cierre de afiliación, fechas de sincronización
y envío de información. (Fuera de línea o mixto)
5.3.2. El DABD, recaba los respaldos de las bases de datos fuera de línea para su
sincronización.
5.3.3. El DABD sincroniza los respaldos de las bases de datos.
5.3.4. El DABD, realiza una validación inicial del resultado de la sincronización con las
herramientas de la CNPSS (BD fuera de línea) ¿Es correcta? No, vaya al paso 5.3.3. Si,
pase al punto 5.3.6
5.3.5 El DABD realiza las incidencias pertinentes al Padrón en línea o fuera de línea, con los
respaldos de la documentación fuente (expedientes):
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
4 de 14
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
No.
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
Nombre de la observación /
Descripción
Criterios / Tablas consultadas
Comentarios
1
Cons. dup
Consecutivo Duplicado
Ser beneficiario
Identificador de integrante asignado a más de un
beneficiario en la misma familia
oprIntegrantes
Corregir el parentesco.
2
tit. dup
Titular Duplicado
Ser beneficiario
Parentesco Titular (01) asignado a más de un
integrante
oprIntegrantes
Corregir parentesco.
3
cony. dup
Cónyuge Duplicado
Ser beneficiario
Parentesco Cónyuge (02) asignado a más de un
integrante
oprIntegrantes
Corregir parentesco.
4
cve. mpio. inc.
Clave del municipio incorrecto
Clave del municipio igual a “000”
oprDomicilios
Asignar la clave de localidad
correcta.
cve. mpio. no esta en cat.
Clave del municipio no esta en
el catálogo
Clave del municipio igual a “000”
Asignar clave de localidad
correcta o localidad de
referencia.
6
cve. loc. inc
Clave de localidad incorrecta
7
falta curp tit.
Falta CURP del titular
La clave de la localidad no se encuentra en el
catálogo de localidades
oprDomicilios, catLocalidades
El titular no tiene registrada la CURP
8
cve_opor: lago 16
Largo
de
la
Clave
Oportunidades incorrecto
9
cve_opor: cont. letras
La clave de Oportunidades
contiene letras
cve_opor dup
Clave
de
Oportunidades
duplicada
La Clave de Oportunidades contiene caracteres
distintos a dígitos
SubsFed_Beneficiario
La clave de Oportunidades esta duplicada
La fecha de la solicitud de la CECASOEH es mayor
al 31/08/2004
SubsFed_Beneficiario
Cve_opor term > 20
Clave
Oportunidades
terminación mayor a 20
La clave de Oportunidades tiene terminación 00 o
mayor a 20
SubsFed_Beneficiario
5
10
11
12
Tit. no benef.
Titular
no
incorrecto
Fecha de Revisión:
con
beneficiario
02/08/07
oprDomicilios, CatMunicipios
oprIntegrantes
La longitud de la clave Oportunidades es diferente
de 16
SubsFed_Beneficiario
Titulares no beneficiarios y no derechohabientes ó
Titulares no beneficiarios y sin integrantes
beneficiarios ó
Titulares no beneficiarios con beneficiarios no
válidos.
oprIntegrantes, SegSoc_Integrante
Revisión:
C
Página:
Asignar clave de localidad
correcta o localidad de
referencia.
Capturar curp oficial o asignar
curp provisional.
La composición de la Clave
Oportunidades es de 16
dígitos:
EEMMMLLLLCCCCCII
Donde:
EE: Clave INEGI de la entidad
federativa
MMM: Clave INEGI del
municipio
LLLL: Clave INEGI de la
Localidad
CCCCC: Consecutivo asignado
a la familia
II: Consecutivo asignado al
titular dentro de la familia.
(Todos son numéricos)
Checar la derechohabiencia
para dar de alta.
5 de 14
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-35-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
No.
Nombre de la
observación /Descripción
13
Vigencia No Valida
Vigencia del pago
válido
no
Criterios/Tablas consultadas
Ser Régimen No Contributivo
Inicio y fin de vigencia no correspondan a
un año.
Comentarios
Corregir fecha de
vigencia o monto de
cuota.
oprCecasoehs, oprPagos
14
Carac. NO val. Nom y/o
Apellidos/ en Titulares
Caracteres no válidos en
Nombres y/o apellidos
Ser beneficiario
Nombre y/o apellidos contienen
caracteres no válidos.
Nombre y/o apellido paterno vac íos
Corregir nombre o
apellidos quitando
caracteres no validos
como comas, números,
símbolos, etc.
oprIntegrantes
15
Duplicidad de Pagos
Pagos duplicados
Más de un registro en la tabla de pagos
con inicio y fin de vigencia iguales o
traslapadas.
oprPagos, oprFamilias
Se borra último pago o
aquel por quien no han
mandado subsidio.
16
Vigencia CECASOEH
vencida
Vigencia
de
CECASOEH vencida
No ser familia activa en el padrón oficial
Fecha de solicitud de la CECASOEH
menor o igual al 31/12/2002
Realizar nuevo estudio de
CECASOEH
la
oprFamilias
17
CECASOEH No existente
en Históricos
La CECASOEH no existe
en las tablas históricas
La diferencia entre el año de la fecha de
solicitud y el año de inscripción es mayor
o igual a 3 y
No hay datos en las tablas históricas
A criterio de la DGAO
Oprfamilias, oprfamiliashistorico
18
Lev. de Cecasoeh Inc.
Levantamiento
de
CECASOEH incorrecta
La fecha de solicitud no corresponde con
el año de inscripción (puede ser menor la
fecha de solicitud en dos meses cuando
el levantamiento se realiza en noviembre
o diciembre)
A criterio de la DGAO
oprFamilias
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
6 de 14
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
No.
19
20
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
Nombre de la
observación
/Descripción
cuouta inc.
Cuota incorrecta
Nombre y/o curp
Duplicados
Nombre
y/o
duplicados
Criterios/Tablas consultadas
CURP
Comentarios
Ser Régimen contributivo
La cuota registrada no corresponde al
decil y/o al periodo.
Corregir el monto de la
cuota, o la fecha de
vigencia.
oprPagos
Nombre y CURP (10 primeros caracteres
de la CURP) iguales.
Nombre duplicado e integrantes similares
o
CURP duplicada e integrantes similares
Nombre o CURP duplicados y clave de
Oportunidades igual.
Verificar si se trata de la
misma familia, de ser así,
se elimina el ultimo folio o
aquel que no haya recibido
subsidio.
oprIntegrantes, SubsFed_Beneficiario
22
23
24
Falta CS
Falta asignación
centro de salud
Falta HG
Falta asignación
hospital general
del
Unidad de Salud vacía o no se encuentra
en el catálogo de unidades de salud.
del
OprFamilias, catUnidadesdeSalud
No esta asignado un Hospital General a
la Unidad de Salud.
Hospital General mal
asignado
Asignación
incorrecta
de Hospital General
catUnidadesdeSalud
La asignación de Hospital General de
referencia no corresponde a un Hospital
General
Asignar el Centro de Salud
que corresponda a su
domicilio.
Asignar el Centro de Salud
al Hospital de su
jurisprudencia.
Verificar el Hospital
asignado como tal, y
modificar en caso de que
sea incorrecto.
catUnidadesdeSalud
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
7 de 14
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
CONGRUENCIA DE INFORMACIÓN
No.
1
Nombre de la observación
/Descripción
Edad inc.
Edad Incorrecta
Criterios/Tablas consultadas
Ser beneficiario
No tener una edad entre 0 y 97 años
Comentarios
Corregir la edad de
acuerdo a la fecha de
nacimiento.
oprIntegrantes
2
Sexo inc.
Sexo Incorrecto
Ser beneficiario
No tener un sexo válido (0 y 1)
Corregir el género.
oprIntegrantes
3
Parentesco inc.
Parentesco Incorrecto
Ser beneficiario
No tener un valor válido en el campo de
Parentesco (01-18 y 20 y 21 y 22 y 99)
y 19 solo para Fecha de Solicitud >
20040601
Asignar una valor correcto
de parentesco.
oprIntegrantes
4
Edo. Civ. inc.
Estado Civil Incorrecto
Ser beneficiario
Tener Edad >= 15 años y No tener un
valor válido para el campo Estado Civil
(1-7) y 99 solo para folios con Anio de
inscripción = 02 y Fecha de Solicitud >=
20050101 ó Anio de Inscripción = 03 y
Fecha de Solicitud >= 20060101
Asignar el estado civil, y
verificar que los hijos no
tengan una edad cercana a
los padres y viceversa,
corregir edades en toda
caso o parentesco.
oprIntegrantes
5
Discapacidad inc.
Discapacidad Incorrecta
Ser beneficiario
No tener un valor válido en el campo de
discapacidad (0,1,2,3 y 9)
Asignar valor de
discapacidad correcto.
oprIntegrantes
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
8 de 14
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-38-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
No.
6
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
Nombre de la
observación
/Descripción
Estudia inc.
Estudia Incorrecto
Criterios/Tablas consultadas
Ser beneficiario
No tener un valor válido en el campo de
estudia (0 y 1) y Si el Año de Inscripción
es 02 ó 03 ó 04 Tomar en cuenta que
debe ser un folio que no tenga Clave de
Oportunidades
Comentarios
Asignar un valor correcto
de estudia (si o no)
oprIntegrantes, subsFed_Beneficiario
7
Nivel Escolar inc.
Nivel Escolar Incorrecto
Ser beneficiario y
Si Año de inscripción = 02 ó = 03 ó = 04
Y No tiene Clave de Oportunidades y
Nivel Escolar <> 0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y
<> 4 Y <> 5 Y <> 6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9
Y <> 97 Y <> 98 Y <> 99
Ó
Año de Inscripción = 05 y Nivel Escolar
<> 0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y <> 4 Y <> 5 Y
<> 6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9 Y <> 97 Y <>
98 Y <> 99
Ó
Año de Inscripción = 02 y Fecha de
Solicitud >= 20050101 y Nivel Escolar <>
0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y <> 4 Y <> 5 Y <>
6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9 Y <> 97 Y <> 98 Y
<> 99
Ó
Año de Inscripción = 03 y Fecha de
Solicitud >= 20060101 y Nivel Escolar <>
0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y <> 4 Y <> 5 Y <>
6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9 Y <> 97 Y <> 98 Y
<> 99
Asignar un nivel de
escolaridad correcto,
verificar que edades
correspondan al grado de
estudios.
oprIntegrantes, subsFed_Beneficiario
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
9 de 14
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-39-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
No.
8
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
Nombre de la
observación
/Descripción
Indigenismo inc.
Indigenismo Incorrecto
Criterios/Tablas consultadas
Ser beneficiario y
Año de Inscripción = 04 y No tiene Clave
de Oportunidades e Indigenismo no tiene
un valor válido (00-62)
Ó
Año de Inscripción = 05 y Fecha de
Solicitud < 20050201 y No tiene Clave de
Oportunidades e Indigenismo no tiene un
valor válido (00-62)
Ó
Año de Inscripción = 05 y Fecha de
Solicitud >= 20060201 e Indigenismo no
tiene un valor válido (00-62)
Comentarios
Asignar valor correcto de
indigenismo.
oprIntegrantes, , subsFed_Beneficiario
9
Trabaja inc.
Trabaja Incorrecto
10
Cond. Laboral inc.
Condición Laboral
Incorrecto
Ser beneficiario
No tener un valor válido para el campo
trabaja (1,2 y 3)
Asignar valor correcto (si
o no)
oprIntegrantes
Ser beneficiario
Si la Edad >= 13 y el campo trabaja =1 y
no tienen un valor válido en campo
condición laboral (01-12)
Asignar un valor correcto
en tipo de trabajo y
verificar que la edad
corresponda c la de un
trabajador.
oprIntegrantes
11
Tit. < 18 Sin cony. o hijo
Titular Menores de 18
que no tengan esposa(o)
ó hija(o)
Ser beneficiario
Tener parentesco = 01 y Edad < 18 y No
tener dentro de los beneficiarios un
parentesco = 03 ó 02
oprIntegrantes
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
Verificar que el titular sea
menor de edad, de ser
así, será un registro
incorrecto a menos de
que este casado o sea
padre o madre soltera, o
no sea realmente titular
sino hijo. A criterio de
DGAO
10 de 14
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-40-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
No.
Nombre de la
observación /Descripción
12
Tit. < 18
Titulares Menores de 18
Años
Criterios/Tablas consultadas
Ser beneficiario
Parentesco = 01 y Edad < 18 años que
no son casados, viudos o divorciados
(Estado Civil 2 y <> 3 y <> 5 ) y que
además tengan fecha de solicitud >
20050601
Comentarios
Si el titular es realmente
menor de edad y no esta
dentro de los criterios de
casado, viudo o
divorciado, es un registro
incorrecto y su tratamiento
es a criterio de la DGAO
oprIntegrantes, OprFamilias
13
Cónyuge < 12
Titulares con conyuge
menor de 12 años
Ser beneficiario
Tener parentesco = 02 y tener una edad
< 12 años
Verificar edades o
parentesco y corregir
según sea el caso.
14
Titular = sexo que cony.
Titular con el mismo sexo
que el conyuge
Ser beneficiario
Si el campo sexo del Titular = al campo
sexo del Cónyuge
Corregir género del títular.
oprInt egrantes
15
Tit. < 18 con hijo >= 6
Titular Menor de 18 Años
con un hijo mayor de 6
años
Ser beneficiario
Tener Parentesco = 01 y tener dentro de
la familia un beneficiario con parentesco
= 03 y que éste tenga una edad >0 6
años
Verificar edades y corregir
si es el caso, puede darse
el caso de que la inf.
capturada sea correcta y el
títular haya tenido un hijo a
los doce años.
oprIntegrantes
16
Benef. NO soltero < 12
Beneficiario diferente a
soltero y menor de 12
años
Ser beneficiario
Edad < 12 y tener el campo Estado Civil
=2 ó 3 ó 4 ó 5 ó 6 (Casada, Divorciada,
Separada, Unión libre ) y fecha de
solicitud >= '20040101'
Verificar edades y estado
civil, corregir según sea el
caso.
oprIntegrantes, OprFamilias
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
11 de 1 4
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
No.
Nombre de la observación
/Descripción
Criterios/Tablas consultadas
Comentarios
17
Sexo <> sexo curp
Sexo Diferente al sexo del
curp
Ser beneficiario
Que el digito sexo del curp = M y que
sexo <> 1 ó
Que el digito sexo del curp = H y que
sexo <> 0 ó
Que el digito sexo del curp <> H y <>M
Verificar el genero en sexo
y curp y corregir según sea
el caso.
oprIntegrantes
18
Fecha Nac. <> Fecha Curp
Fecha de Nacimiento
Diferente a la fecha de
Nacimiento del Curp
Ser beneficiario
Y que los digitos (5 al 10) del curp sean
diferentes a los digitos de la fecha de
nacimiento (dia(2 dig),mes(2
dig),año(4dig))
Verificar la edad, fecha de
nacimiento y curp, corregir
según sea el caso.
oprIntegrantes
19
Abuelo del tit. diferencia <=
23
Diferencia <= 23 años del
abuelo con el Titular
Ser beneficiario
Que la edad del Abuelo – la edad del
titular <= 23
Verificar edades y corregir.
oprIntegrantes
20
Padre del tit. diferencia <=
11
Diferencia <= 11 años del
Padre con el Titular
Ser beneficiario
Que la edad del Padre – la edad del
titular <= 11
Verificar edades y corregir
si es el caso, el padre
debe ser mayor a 64 años.
oprIntegrantes
21
Hijo del Tit. diferencia <= 11
Diferencia <= 11 años del
Hijo con el Titular
Ser beneficiario
Que la edad del Titular – la edad del
Hijo <= 11
Verificar edades y corregir
si es el caso
oprIntegrantes
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
12 de 14
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-42-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
No.
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
Nombre de la observación
/Descripción
22
Parentesco Inc. –
Beneficiario
Parentesco del
Beneficiario Incorrecto
23
Hijo 18-25 no estudia y no
discapacitado
Hijo entre 18 y 25 que no
Estudia y no esta
Discapacitado
Criterios/Tablas consultadas
Comentarios
Ser beneficiario
La edad > 18 y parentesco <> 01
(titular), <> 02 (cónyuge), <> 03 (hijo),
<> 04 (padre o madre), <> 05
(abuelo(a)), <> 12 (Suegra(o)), <> 14
(hijo adoptivo), <> 15 (Padrastro o
madrastra), <> 16 (hijastro(a)), <> 18
(abuelo(a) político)
Ó
Que sea hijo (parentesco = 03 ó 14 ó
16) y que éste tenga una edad entre
18 y 25, que no estudie y que no este
discapacitado
Ó
Que sea hijo (parentesco = 03 ó 14 ó
16) que sea mayor de 25 años y que
no este discapacitado
Ó
Que sea Padre o Madre( parentesco =
04), Abuelo(a)( parentesco = 05),
Suegro(a) (parentesco = 12),
Padrastro o madrastra (parentesco =
15) ó Abuelo (a) político (parentesco =
18) y que la edad <= 64 años
Verificar que las edades
correspondan con el
parentesco, si se trata de
un hijo entre 18 y 25 años,
debe ser estudiante o ser
discapacitado para poder
ser beneficiario, corregir
edades o parentesco
según sea el caso.
oprIntegrantes
Ser beneficiario
Parentesco = 03 (hijo) ó =14 (hijo
adoptivo) o = 16 (hijastro) y (edad
entre 18 y 25 y estudia <> 1(no
estudie)) y discapacidad <> 1(no este
discapacitado)
oprIntegrantes
24
Derechohabiencia
Beneficiarios con
derechohabiencia en
alguna institución de
seguridad social
Fecha de Revisión:
02/08/07
Ser beneficiario
Y tener un número de afiliación en
alguna institución de seguridad social
Verificar la edad, si
realmente se encuentra en
el rango entre los 18 y 25
años, checar si estudian o
son discapacitados y
corregir, de no estar en
uno de los dos criterios,
no será considerado
beneficiario y se dará de
baja.
Dar de baja.
oprIntegrantes, segsoc_integrante
Revisión:
C
Página:
13 de 1 4
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-43-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
No.
25
26
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación del Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-09
Nombre de la
observación
/Descripción
Fecha de Nacimiento Inc.
Fecha de Nacimiento
Incorrecta
/Falta 1 Docto/
Falta Un Documento
/Faltan 2 Doctos/
Faltan Dos Documentos
/Faltan 3 Doctos/
Faltan Tres Documentos
/Faltan 4 Doctos/
Faltan Cuatro
Documentos
Criterios/Tablas consultadas
Ser beneficiario
Tener en el campo de Fecha de
Nacimiento = 1900-01-01
oprIntegrantes
Ser beneficiario
Y no tener algún documento
- ACTA y/o CURP ( para todos los
integrantes beneficiarios)
- Comprobante de Domicilio (para el
titular)
- Comprobante de Identificación (para el
titular)
- Comprobante de Oportunidades (si es
que es familia de oportunidades) (para
el titular)
Comentarios
Capturar fecha de
nacimiento correcta.
Agregar documento al
sistema si ya cuenta con
el.
oprIntegrantes, oprFmilias, OprPagos,
Comprob_benef, SubsFed_Beneficiario
5.3.6. La DGAO deposita en el sitio FTP o en los medios informáticos el espejo de la base de
datos, resultado de la captura en línea para su sincronización a la base de datos estatal
fuera de línea.
5.3.7. El DABD sincroniza los respaldos de las bases de datos.
5.3.8. El DABD valida el resultado de la sincronización aplicando las herramientas de la CNPSS.
¿Es correcta? No, pasa punto 5.3.9, Si, pase al punto 5.3.8
5.3.9. El DABD realiza las incidencias de acuerdo al punto 5.3.3
5.3.10. El DABD deposita el respaldo del resultado de la sincronización del Padrón en el sitio FTP
dispuesto por la CNPSS para ello o por los medios informáticos disponibles establecidos
por la DGAO.
5.3.11. La DGAO, accesa al sitio FTP o a los medios establecidos por ellos, para extraer la BD
estatal y sincronizar a la BD nacional validando la información del Padrón.
5.3.12. La CNPSS informa los resultados finales de validación.
5.3.13. El DABD aplica como herramienta preventiva, las herramientas de validación, cada dos
semanas en el sistema fuera de línea con el fin de mantener una base de datos integra.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
14 de 14
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Manual de Procedimientos
-45-
Manual de Procedimientos
-46-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Incorporación de Familias Migrantes al Padrón Estatal
PREPARADO POR:
PDP/BD-7.5.1-10
C
REV
PAGINA :
1
DE :
3
APROBADO POR:
Samuel Meza Palomera
Arón Ureña Zaragoza
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
02/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Director de promoción y Afiliación
Coordinación de Base de Datos
Departamento de Promoción y Afiliación
Módulo de Seguro Popular
Departamento de Administración de Base de Datos
Coordinaciones de Promoción y Afiliación del REPSS
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
1 de 3
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-47-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Incorporación de Familias
Migrantes al Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-10
1.0 Objetivo
1.1 La finalidad de este procedimiento es asegurar el conocimiento, entre los elementos
involucrados de las acciones y pasos necesarios que se requieren para incorporar los
registros de las familias migrantes de otros Estados con Seguro Popular, al Padrón del
Estado.
2.0 Alcance
2.1 La competencia inicia con el deseo del interesado de solicitar su incorporación al
Sistema, lo que da la pauta para que se involucren las áreas pertinentes y se lleven
a cabo las acciones necesarias.
3.0
Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud.
3.2 DGAO: Dirección General de Afiliación y Operación.
3.3 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.4 DAF: Dirección de Administración y Financiamiento.
3.5 DADB: Departamento de Administración de Bases de Datos.
3.6 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación.
3.7 Titular: Representante de la familia que podrá ser desempeñado por cualquiera de las
personas enunciadas en el artículo 77 bis 4 de la Ley.
3.8 BD: Base de datos, información en medios magnéticos de los beneficiarios del
Sistema.
3.9 Incorporación: proceso mediante el cuál se agregan ciertos registros a una base de
datos o entre bases de datos diferentes.
3.10 Póliza de afiliación: (constancia de inscripción) documento emitido por el Sistema de
Administración del Padrón que sirve como comprobante de incorporación al Sistema
de Protección Social en Salud.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Póliza de afiliación
4.2 Oficios de petición
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Incorporación de Familias
Migrantes al Padrón Estatal
PDP/BD-7.5.1-10
5.0 .-Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
Comisión Nacional de Protección Social en Salud
Dirección General de Afiliación y Operación
Régimen de Protección Social en Salud
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Administración de Bases de Datos
Módulo de Afiliación y Orientación
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1 Corresponde a la CNPSS establecer los criterios y los mecanismos para la
administración e integración del padrón, así como sus actualizaciones.
5.2.2 Corresponde a la DGAO proporcionar los criterios administrativos y procedimientos de
administración del Padrón.
5.2.3 Corresponde al REPSS, atender las solicitudes de incorporación al sistema del Estado y
realizar la petición a la CNPSS.
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1- Corresponde a la CNPSS establecer los criterios y los mecanismos para la
administración e integración del padrón, así como al REPSS atender las solicitudes de
incorporación al sistema del Estado y realizar la petición a la CNPSS.
5.3.1.1
Titular: Acude a MAO y manifiesta su deseo de incorporarse al
Seguro Popular del Estado.
5.3.1.2
MAO: Recibe solicitud y solicita documentos: ¿Lleva la documentación? Si,
MAO integra expediente recaba datos (nombre completo, folio y estado origen)
envía información a DABD. No, regresa por documentación (fin de proceso)
5.3.1.3
DABD: Recibe solicitud e información. Documenta, elabora y envía
oficio de petición a la DGAO, espera respuesta
5.3.1.4
DGAO: Realiza trámite y envía respuesta a DABD.
5.3.1.5
DABD: Recibe respuesta y envía comunicado a MAO.
5.3.1.6
MAO: Recibe comunicado e imprime póliza de afiliación.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
3 de 3
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Manual de Procedimientos
-50-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
PAGINA :
DE :
TITULO:
Incidencias al Padrón
PREPARADO POR
PDP/BD-7.5.1-12
C
REV
1
5
APROBADO POR:
Samuel Meza Palomera
Aron Ureña Zaragoza
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
02/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
Revisión general
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Departamento de Admón. De Base de Datos
Departamento de Promoción y Afiliación
Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación
Módulos de Afiliación y Orientación
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
1 de 5
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-51-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Incidencias al Padrón
PDP/BD-7.5.1-12
1.0 Objetivo
1.1 Establecer los pasos que debe lleva a cabo el personal de los MAO para realizar
correcciones a los datos del Padrón a petición de parte.
2.0 Alcance
2.1 Se circunscribe a la corrección de datos de la familia y a la documentación
comprobatoria que el interesado presente.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud.
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud.
DABD: Departamento de Administración de Bases de Datos.
DPA. Departamento de Promoción y Afiliación.
MAO / BRIGADA: Módulo de Afiliación y Orientación.
BD: Base de datos, información en medios magnéticos de los beneficiarios del
Sistema.
Padrón: Relación nominal que contiene los elementos establecidos en el artículo 50
del reglamento de las familias afiliadas al sistema, incluida la información
socioeconómica derivada de su incorporación.
Registros: Información enumerada depositada en la base de datos.
SAP: Sistema de Administración del Padrón, sistema de afiliación y captura de
información de los beneficiarios, consta de dos modalidades.
• Fuera de línea: sistema instalado localmente en una máquina.
• En línea: sistema instalado en un servidor central por la CNPSS, al cual
se accede vía Internet.
Incidencias al Padrón: Ajustes a los datos de los beneficiarios por detección de
registros incorrectos, así como altas y bajas de integrantes, cambios de domicilio e
incorporación a colectividades.
Validación: Proceso para verificar que la información contenida en los registros sea
correcta de acuerdo a los lineamientos de validación del Padrón y a los criterios
establecidos por la CNPSS
Póliza: Documento emitido por SAP, que sirve como comprobante de afiliación al
Sistema de Protección Social en Salud.
Régimen: La condición de la familia de ser contributivo o no, de acuerdo a su decil
de ingreso.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
2 de 5
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responsable de Control de Documentos.
-52-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
3.14
3.15
3.16
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Incidencias al Padrón
PDP/BD-7.5.1-12
Decil de Ingreso: Es el monto de la cuota familiar que se clasifica según el nivel de
ingreso determinado en forma automática por el sistema de administración del padrón.
con la información asentada en la CECASOEH
CECASOEH: Cédula de características socioeconómicas y del hogar
Formato de expediente incompleto: Documento que permite la afiliación temporal al
sistema de las familias que carezcan de la documentación asociada con la residencia y
la CURP con un plazo de 90 días de vigencia para completar la documentación.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 (FDP/BD-7.5.1-12/01) Formato de incidencias
4.2 (FDP-BD-7.2.3-02/01) Formato de Resguardo de Expedientes
4.3 (PDP-BD-7.2.3-02)
Procedimiento de Resguardo de Expedientes
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 DPA
5.1.2 Coordinadores de Afiliación.
5.1.3 MAO
5.2 Políticas de operación
5.2.1
El REPSS, podrá realizar los ajustes necesarios a los datos de los beneficiarios a
petición de éstos o por evaluación de la Comisión.
5.3 Descripción del Procedimiento
Se define en 4 pasos:
* Tipo de incidencia * Solicitud de cambio *Recepción y cotejo de documentación fuente
* Modificación de cambio de sistema
5.3.1 Se define tipo de incidencia, si es de interesado sigue al punto 5.3.2, si es DABD,
pasa al punto 5.4.1
5.3.2 Interesado se presenta a MAO o Brigada solicitando modificación a los datos de su
póliza de afiliación.
5.3.3 MAO / Brigada detecta el o los datos a modificar en SAP y le solicita documentos
probatorios. ¿Cuenta con documentos probatorios? No, pase al punto 5.3.3. Si,
pase al punto 5.3.4
5.3.4 MAO / Brigada solicita al interesado regresar posteriormente al MAO con los
documentos probatorios.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
3 de 5
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responsable de Control de Documentos.
-53-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Incidencias al Padrón
PDP/BD-7.5.1-12
5.3.5
Interesado presenta original y entrega copia de los documentos probatorios.
5.3.6
MAO / Brigada recibe documentos probatorios, coteja copia de los documentos
con originales, devuelve originales y realiza correcciones en SAP.
No.
Tipo de incidencia
Módulo de corrección
1
Corrección de nombres o apellidos
2
Corrección de fechas de nacimiento
3
Corrección de domicilios
4
Cambios de domicilios
5
Altas o bajas de integrantes
6
Agregar documentos faltantes
7
Aplicar recaptura de CECASOEH por los casos
siguientes:
• Desastre natural
• Fallecimiento del títular
• Vencimiento de Validez
• Incapacidad permanente del títular
• Cambio de régimen
se realiza en el módulo del SAP en incidencias
integrantes
se realiza en el módulo del SAP en incidencias
integrantes
se realiza en el módulo del SAP en incidencias
domicilio
se realiza en el módulo del SAP en incidencias
domicilio
se realiza en el módulo del SAP en incidencias
integrantes
se realiza en el módulo del SAP en incidencias
integrantes
Se realiza en el módulo del SAP en CECASOEH
modificaciones
5.3.7 Imprime póliza actualizada y se llena formato de incidencia al Padrón (FDP/BD7.5.1-12/01), entrega para firma a solicitante.
5.3.8 MAO / Brigada recibe formato de incidencia del padrón (FDP/BD-7.5.1-12/01)
firmado, póliza de afiliación actualizada e integra a expediente junto con
documentos probatorios.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
4 de 5
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-54-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Incidencias al Padrón
PDP/BD-7.5.1-12
5.4.- Comunicado del DABD
5.4.1
El DABD se encarga de emitir y enviar a las Coordinaciones Municipales
correspondientes la relación de los derechohabientes que están por expirar, con
dos meses de anticipación. Para la recaptura del CECASOEH u otros efectos
correspondientes.
5.4.2 El Coordinador Municipal se encarga de enviar archivos a MAO`S o Brigadas y
estos siguen paso 3.5.6
5.5.- Resguardo de Expediente
5.5.1.-
Se elabora formato de Resguardo de Expedientes (FDP/BD-7.2.3-02/01) por
parte del responsable del MAO. Y envío al almacén (PDP/BD-7.2.3-02)
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
5 de 5
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-55-
Manual de Procedimientos
-56-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Homologación de Nombres de Colonias y Localidades
PDP/BD-7.5.1-11
PAGINA :
DE :
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Samuel Meza Palomera
Aron Ureña Zaragoza
C
REV
1
4
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
02/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial
Revisión General
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Departamento de Administración del Padrón
Coordinación de Administración del Padrón
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
1 de 4
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-57-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Homologación de Nombres
de Colonias y Localidades
PDP/BD-7.5.1-11
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es homologar los nombres de las colonias y las
localidades donde se encuentran los domicilios de las familias afiliadas, con el fin de
tener su ubicación precisa para lograr una mejor planeación y control de la cobertura
territorial y poblacional.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se aplica para completar, depurar y homologar la información
capturada en los módulos de afiliación y orientación (MAO`S), a partir de las cédulas de
las características socio-económicas de los hogares, que se aplican a los solicitantes. Es
decir el padrón de afiliados.
3.0
Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 Homologar: equiparar, poner en relación de igualdad dos cosas.
3.2 Beneficiarios: todos los integrantes de un núcleo familiar que se haya afilado al
Seguro Popular de Salud en Baja California.
3.3 Cobertura poblacional: grado de cubrimiento o avance de la afiliación de la
población objetivo.
3.4 Cobertura territorial: grado de cubrimiento o avance en la afiliación de la población
por colonias, localidades, municipios y entidad.
3.5 Población objetivo: todas aquellas familias que no están inscritas en ningún sistema
de seguridad social de salud como IMSS, ISSSTE, ISSSTECALI y otros.
3.6 Folio: clave numérica única y permanente que se asigna a cada familia afiliada.
3.7 Padrón: listado de todas las familias afiliadas al Seguro Popular de Salud en Baja
California.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
2 de 4
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-58-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Homologación de Nombres
de Colonias y Localidades
PDP/BD-7.5.1-11
4.0 Lista de Documentos Relacionados.
4.1.-Catálogo de Colonias del Servicio Postal Mexicano (Sepomex),
4.2.-Catálogo de Colonias del Catastro Municipal
4.3.-Catálogo de Localidades del Instituto nacional de geografía e Informática (INEGI).
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1
El Departamento de Administración del Padrón como área que sanciona la correcta
ejecución del proceso.
5.1.2 La Coordinación de Administración del Padrón como área encargada de la ejecución
del proceso.
5.2.- Políticas de Operación
5.2.- No aplica.
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1 El Coordinador de Administración del Padrón es el encargado de generar la base de
datos que contiene el total de familias vigentes con folio, nombre del titular,
municipio, localidad, dirección (calle, número exterior, número interior), colonia,
código postal, teléfono Centro de Salud y Módulo de Afiliación y Orientación.
5.3.2 El auxiliar administrativo es el encargado de separar los registros por municipio. Para
integrar municipio, localidad y colonia.
5.3.3 El auxiliar administrativo ordena los registros por colonia.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
3 de 4
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-59-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Homologación de Nombres
de Colonias y Localidades
PDP/BD-7.5.1-11
5.3.4 El auxiliar administrativo realiza una primera corrección del nombre de la colonia o
localidad.
5.3.5
El auxiliar administrativo localiza el nombre de la colonia o localidad en los
catálogos de Sepomex, de Catastro Municipal y del catálogo de localidades (INEGI).
5.3.6 El auxiliar administrativo realiza una segunda corrección, validando el nombre de la
colonia o localidad, con los catálogos mencionados.
5.3.7
El auxiliar administrativo si se trata de una localidad rural en forma inequívoca, se
confirma su clave y se homologa el nombre en todos los registros.
5.3.8
El auxiliar administrativo asigna un código postal, de acuerdo al catálogo de
Sepomex, a los registros que no lo tengan y se revisan los restantes.
5.3.9 El auxiliar administrativo si se trata de una colonia ubicada dentro de una localidad
urbana, se le asigna la clave de la localidad de referencia y se homologa el nombre
en todos los registros
5.3.10 El auxiliar administrativo asigna un código postal, de acuerdo al catálogo de
Sepomex, a los registros que no lo tengan y se revisan los restantes
5.3.11 La tarea finaliza cuando el domicilio de cada folio o familia, queda integrado en la
localidad, la colonia y el código postal que les corresponde.
Fecha de Revisión:
02/08/07
Revisión:
C
Página:
4 de 4
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-60-
Manual de Procedimientos
-61-
Manual de Procedimientos
Dirección de Gestión de Servicios de Salud
I.
Validación de cobro de servicios otorgados a los usuarios
del seguro popular
II. Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos
III. Uso de la Red Alterna de Prestadores de Servicios
IV. Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
V. Producto no Conforme
VI. Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos
VII. Revisión de Servicios Otorgados
-62-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Validación de Cobro de Servicios Otorgados a
Usuarios
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Del Seguro Popular
Pablo Ferdinando Lomas
PDS/MG-8.2.4-03
PAGINA :
DE :
E
REV
1
4
Caleb Cienfuegos Rascón
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUM ERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
E
12/12/05
23/08/06
20/09/06
13/02/07
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
Revisión general
Revisión del Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del REPSS
Revisión General
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y Gasto
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
E
Página:
1 de 4
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-63-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación de Cobro de
Servicios Otorgados a
Usuarios del Seguro Popular
PDS/MG-8.2.4-03
1.0 Objetivo
1.1 Es función primordial del Régimen de Protección Social en Salud de Baja California
el financiamiento de los servicios de salud de los beneficiarios, considerando todas
aquellas intervenciones que se encuentran en el Catalogo Universal de Servicios de
Salud.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento comprende el llenado del formato de atención medica (FAM) por
parte del prestador de servicios, así como su captura en el sistema en línea o un registro
alterno con su posterior concentración y solicitud de pago al REPSS, para su
posteriormente validación de cobro en función de la cobertura del CAUSES, defectos de
captura y resultados de auditorias al servicio otorgado.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolo
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
CAUSES: Catalogo Universal de Servicios de Salud
DG: Dirección General del REPSS
DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud
EA: Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Medico.
UMA: Unidad Medica Acreditada
MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario.
SCL: Sistema de Cobro en Línea
SAC: Sistema Alterno de Captura
FAM: Formato de Atención Medica.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Formato de Atención Médica.
4.2 Reporte de Captura en Línea
4.3 Reporte de Eventos No capturados.
4.4 Oficio de Solicitud de Cobro
Fecha de Revisión:
20/07/ 07
Revisión:
E
Página:
2 de 4
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-64-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación de Cobro de
Servicios Otorgados a
Usuarios del Seguro Popular
PDS/MG-8.2.4-03
4.5 FDS/MG-8.2.4-03/01
4.6 FDS/MG-8.2.4-03/02
4.7 PDA/CF-7.5.1-06
4.8 FDA/CO-7.4.1-04/11
Oficio de Validación de Cobro
Reporte de Auditoria
Registro, Validación y Pago de Trámite
Solicitud y autorización de pago
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1. Partes que intervienen.
5.1.1 Unidades Acreditadas para la Atención de Usuarios del Seguro Popular
5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS
5.1.3 Dirección de Administración y Financiamiento del REPSS
5.2 Políticas de Operación.
5.2.1. Las Unidades Medicas proveedoras del servicio realizarán el llenado completo y correcto
del Formato de Atención Médica (FAM) autorizándose únicamente aquellas
intervenciones en las que exista cobertura del Catalogo Universal de Servicios de Salud
(CAUSES).
5.2.2. Corresponde a las Unidades Medicas proveedoras del Servicio realizar la captura del
Formato de Atención Médica en el Sistema de Cobro en línea, así como generar un
listado de aquellas intervenciones y/o gastos que no puedan ser capturados en el
sistema.
5.2.3
Las Unidades Médicas Acreditadas proveedoras de Servicio enviaran un oficio de cobro
a la Dirección General del REPSS con atención a la Dirección de Gestión de Servicios de
Salud, mismo que deberá contar con un listado de servicios otorgados, especificando el
periodo de cobro y en el caso necesario se vera acompañado de un concentrado de los
eventos no capturados en el sistema de cobro en línea.
5.2.4
Se recibe el oficio en la Dirección de Gestión de Servicios de Salud donde se revisa y
valida el cobro, de acuerdo a la cobertura del CAUSES, considerándose los montos de
pago de acuerdo al convenio celebrado entre el prestador de servicios (ISESALUD) y el
REPSS. Durante la revisión del concentrado de cobro, se señalaran defectos de la
captura para ser posteriormente descontados.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
E
Página:
3 de 4
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-65-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación de Cobro de
Servicios Otorgados a
Usuarios del Seguro Popular
PDS/MG-8.2.4-03
5.3 REGISTRO Y CAPTURA DE SERVICIO OTORGADO
5.3.1 Corresponde a la unidad Medica Acreditada (UMA) el llenado del Formato de Atención
Medica FAM conforme a lo requisitado, condicionado a las intervenciones con cobertura
en el catalogo (CAUSES)
5.3.2 La UMA es responsable de la adecuada captura del FAM en el Sistema de cobro en
línea (SCL). En el caso de que no pueda ser capturada la intervención se vaciara la
información en un Sistema Alterno de Captura (SAC).
5.3.3 Una vez concluida la captura del mes correspondiente la UMA enviará a mas tardar el
día 9 de cada mes el Oficio de solicitud y autorización de Pago dirigido a la Dirección
General del REPSS con atención a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud, el
cual deberá incluir los eventos capturados en el SCL y el SAC en forma física y
electrónica.
5.4 REVISIÓN Y VALIDACIÓN DE COBRO
5.4.1. Se verifica en la Dirección de Gestión de Servicios de Salud por medio de los
departamentos de EA y MG que las intervenciones capturadas estén dentro del marco
del CAUSES, cuantificándose los defectos de captura, eventos improcedentes y los
resultados del reporte de auditoria (FDS/MG-8.2.4-03/02 B). Eliminándose estos
defectivos del cálculo del monto validado.
5.4.2 La DS emite un Oficio de Validación de cobro (FDS/MG-8.2.4-03/01 E) dirigido a la
Dirección de Administración y Financiamiento para el otorgamiento de pago,
acompañado del formato (FDA/CO-7.4.1-04/11 A).
5.4.3
Se continua con el proceso PDA/CF-7.5.1-06 (Registro, Validación y Pago de Trámite) a
cargo de la Dirección de Administración y Financiamiento.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
E
Página:
4 de 4
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-66-
Manual de Procedimientos
-67-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos
PREPARADO POR
PDS/MG-7.5.1-14
D
REV
PAGINA :
DE :
1
3
APROBADO POR:
Pablo Ferdinando Lomas
Caleb Cienfuegos Rascón
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
09/10/06
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
Revisión general
Revisión de la Segunda Auditoria Interna del REPSS
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
No Aplica
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 3
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-68-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación de Expedientes
de Gastos Catastróficos
PDS/MG-7.5.1-14
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo del procedimiento es el respaldar el financiamiento de la atención de los
beneficiarios del REPSS que sufran enfermedades de alto costo que estén calificadas
por el Consejo de Salubridad General como Gastos Catastróficos mediante la validación
de los expedientes y declaratorias de caso para su envió a la Comisión Nacional en
Protección Social en Salud (CNPSS).
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento comprende la identificación, integración de un expediente y generar la
declaratoria de caso por la unidad proveedora de servicio, para su posterior envío de
declaratoria a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud para su validación, firma y
envío a la CNPSS.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud.
MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario.
SIGGC: Sistema de Gestión de Gastos Catastróficos.
CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud
NOM: Norma Oficial Mexicana ( NOM-168-SSA1-1998)
CRAE: Centro Regional de Alta Especialidad
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
4.2
4.3
4.4
Envió de Oficio y declaratoria de Caso del SIGGC elaborado por unidad
proveedora de servicio.
(FDS/MG-7.5.1-14/01) Formato de Verificación de expediente Medico
Oficio de envió a CNPSS y Unidad Medica Proveedora de servicio.
(IDS/MG-7.5.1-14) Hoja de Instrucción de Validación de Expedientes de
Gasto Catastróficos
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que Intervienen
5.1.1 CRAE: Centro Regional de Alta Especialidad.
5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud.
5.1.3 Comisión Nacional de Protección Social en Salud.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 3
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-69-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Validación de Expedientes
de Gastos Catastróficos
PDS/MG-7.5.1-14
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- Las categorías de enfermedades que generan gastos catastróficos son definidas por el
consejo de salubridad general, de acuerdo con lo establecido en el artículo 77(Bis 29) de
la ley General de Salud en materia de Protección Social.
5.2.2.- La Comisión Nacional de Protección Social en Salud a través de la Dirección General de
Gestión de Servicios de Salud, establece el sistema de Gestión de Gastos Catastróficos
(SIGGC) que es el único medio para notificar la existencia de un caso nuevo de gasto
catastrófico.
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1.-Identificación del Caso.
5.3.1.1 Corresponde a la unidad médica identificar aquellos casos probables de enfermedades
de gastos catastróficos y cotejarlas con el manual del SIGGC, (ver IDS/MG-7.5.1-14)
5.3.1.2 Las unidades medicas proveedoras de servicios médicos son responsables de la
confirmación del diagnostico y de la integración adecuada del expediente clínico,
tomándose como referencia la NOM (NOM-168-SSA1-1998).
5.3.1.3.- El médico especialista adscrito a una unidad Certificada (CRAE) accesa al SIGGC,
registra el caso nuevo y genera un respaldo electrónico (escaneo del expediente formato
.gif) de la sección clínica del caso, imprime y firma por triplicado la declaratoria de caso.
5.3.1.4.-Se envía físicamente la Declaratoria de caso al REPSS dirigido a la Dirección de
Gestión de Servicios de Salud con atención al Departamento de Modelo y Garantía de
Atención al beneficiario para su validación.
5.4 Validación de Caso.
5.4.1 Se verifica que exista el respaldo electrónico del caso mostrando la categoría de gasto
catastrófico y documentos probatorios, en orden acorde al cuadro VI de integración del
expediente (Pág. 44-47) del manual SIGGC por parte del departamento MG mediante el
llenado del formato de revisión de expediente FDS/MG-7.5.1-14/01
5.4.2 Se firman las tres declaratoria por parte del representante del REPSS y se escanea una
declaratoria para anexarla a los documentos probatorios.
5.4.3 Se valida caso en el SIGGC y se envía declaratoria física del caso a la CNPSS,
Unidad CRAE y para archivo en REPSS.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 3
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-70-
Manual de Procedimientos
-71-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Uso de Red Alterna de Prestadores de Servicios
PREPARADO POR
PDS/MG-7.5.1-13
E
REV
PAGINA :
DE :
1
4
APROBADO POR:
Pablo Ferdinando Lomas
Caleb Cienfuegos Rascón
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
E
12/12/05
23/08/06
20/09/06
09/10/06
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General
Revisión del Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del
REPSS
Resultado de la Segunda Auditoria Interna del REPSS
Revisión general
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
DepartamentoDE
deControl
ControlFinanciero
Financiero
y de
Gasto
Departamento
y de
Gastos
Departamento de Administración
Gestores Médicos
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
E
Página:
1 de 4
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-72-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Uso de Red Alterna de
Prestadores de Servicios
PDS/MG-7.5.1-13
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo del procedimiento es asegurar la garantía de cobertura de las
intervenciones ofertadas en el CAUSES en condiciones en las que el proveedor
público de servicios de salud se declara no competente para el desarrollo de la
misma, solo entonces se dará lugar a la contratación de un proveedor de servicios
médicos privado.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento comprende el financiamiento de un servicio médico privado, en
condiciones en las que el proveedor público se declare sin competencia para ofertar una
intervención con cobertura en el CAUSES en cualesquiera de sus niveles de atención.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 DS: Dirección de Gestión de Servicio de Salud del REPSS.
3.3 MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del
Beneficiario del REPSS.
3.4 UMA: Unidad Medica Acreditada
3.5 GM: Gestor Médico.
3.6 MAO: Modulo de Atención y Orientación del Seguro Popular.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
Solicitud de Servicio.
FDS/MG-7.5.1-13/01 Formato de Uso de Red Alterna
Factura de Servicio
Informe Médico
FDS/MG-7.5.1-13/02 Oficio de Pago de Servicio
PDA/CF-7.5.1-06 Revisión, Validación y Pago de Trámite
IDS/MG-7.5.1-13 Hoja de Instrucción de Uso de Red Alterna y
prestadores de Servicio.
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que Intervienen
5.1.1 Solicitud de Servicio
5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
E
Página:
2 de 4
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-73-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Uso de Red Alterna de
Prestadores de Servicios
PDS/MG-7.5.1-13
5.1.3 Prestador de Servicio de la Red Pública de Servicios de Salud.
5.1.4 Prestador de Servicio de la Red Privada de Servicios de salud.
5.2 Política de Operación:
5.2.1 El uso de la red alterna es un mecanismo para garantizar el cumplimiento de la oferta
de servicio en condiciones particulares en las que el proveedor de servicios de salud
público se declare incompetente para asegurar el cumplimiento de la oferta de
servicios de salud.
5.3. SOLICITUD DE USO DE RED ALTERNA
5.3.1 Corresponde al Gestor Médico (GM) captar aquellos casos que sean candidatos al uso
de la red alterna, detectándolos mediante la voz del usuario por medio de reportes,
entrevista personal o en el caso de ser enviados directamente a los Módulos de Atención
y Orientación por los ejecutivos de cuenta. Considerándose caso candidato al uso de red
alterna a todo aquel beneficiario que no reciba una atención que este garantizada por el
CAUSES, (ver IDS/MG-7.5.1-13)
5.3.2 Es responsabilidad del GM el informar del caso probable a la Dirección de Gestión
de Servicios de Salud del REPSS para entablar comunicación con el responsable de
la UMA para que este declare si existe competencia, oportunidad de atención en
tiempo y forma, de lo contrario se declararía el uso formal de la Red alterna por
parte del Responsable de la UMA.
5.4 REGISTRO DE USO DE RED ALTERNA
5.4.1
Es función del GM el realizar el llenado adecuado y completo del Formato FDS/MG7.5.1-13/01 y subsecuente envío a la DS.
5.4.2
La DS autorizara el Formato FDS/MG-7.5.1-13/01 mediante la impresión de la rubrica
del Director de la DS y el Jefe del Departamento de MG. Para su posterior envió a la
MAO correspondiente.
5.4.3
Es obligación del GM el informar al Usuario y entregar en la MAO el Formato
FDS/MG-7.5.1-13/01 autorizado para que este acuda con el proveedor convenido para
recibir su atención.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
E
Página:
3 de 4
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-74-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Uso de Red Alterna de
Prestadores de Servicios
PDS/MG-7.5.1-13
5.5 PRESTACIÓN DEL SERVICIO
5.5.1 Corresponde al prestador del servicio médico proveer de una atención de
calidad y calidez.
5.5.2 El prestador del servicio médico de la red alterna deberá realizar:
5.5.2.1 En caso de corresponder a medicamentos, estudios médicos de
gabinete y diagnostico se presentará factura debidamente requisitada a
nombre del REPSS
5.5.2.2 Si corresponde a atención médica o quirúrgica es indispensable que
el proveedor del servicio llene el Informe Médico.
5.6 SOLICITUD DE PAGO
5.6.1
El proveedor del servicio de Red alterna tendrá que enviar a la Dirección de Gestión de
Servicios de Salud del REPSS:
5.6.1.1
En el caso de medicamentos y estudios de gabinete, el formato FDS/MG-7.5.1-13/01 y
factura del servicio.
5.6.1.2
Si corresponde a atención médica o quirúrgica es necesario se envíen el formato
FDS/MG-7.5.1-13/01, informe médico y factura del servicio.
5.6.2
Una Vez validados los documentos por la Dirección de Gestión del Servicios de Salud
del REPSS se realiza un Oficio de Solicitud de Pago (FDS/MG-7.5.1-13/02).
5.6.3
Este se turna a la Dirección de Administración y Financiamiento a través del
procedimiento de Revisión, Validación y Pago de Servicios (PDA/CF-7.5.1-06)
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
E
Página:
4 de 4
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-75-
Manual de Procedimientos
-76-
Manual de Procedimientos
-77-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
PREPARADO POR
PDS/EA-7.5.1-15
D
REV
PAGINA :
DE :
1
6
APROBADO POR:
Caleb Cienfuegos Rascón
Caleb Cienfuegos Rascón
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
20/09/06
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial
Revisión General
Revisión del departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico.
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
DepartamentoDE
de Control
ControlFinanciero
Financiero
y de
Gasto
Departamento
y de
Gastos
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 6
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-78-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Evaluación y Autorización de
Proyectos Innovadores
PDS/EA-7.5.1-15
1.0 Objetivo
1.1
El objetivo de este procedimiento es impulsar la mejora, innovación estructural,
operacional y administrativa de las unidades médicas, con la finalidad de asegurar
una evolución clara y sostenida de la calidad y calidez de los servicios médicos.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento comprende la recepción de Proyectos Innovadores de las unidades
médicas acreditadas para la atención de pacientes del Seguro Popular dentro del Estado
de Baja California, para su evaluación y presentación ante el Comité de Evaluación y
Autorización de Proyectos Innovadores para ejercer su financiamiento y seguimiento en
el caso de ser autorizado.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
COEAPI: Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores.
DG: Dirección General del REPSS.
DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
EA: Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Formato de Proyectos, se encuentra el archivo de publicación en la pagina del REPSS ,
www.repssbc.gob.mx, en el área de proyectos aplicándose el tipo de proyecto por la
unidad participante:
4.1.1 Tipo I: Unidades Medicas.
4.1.2 Tipo II: Hospitales y Jurisdicciones.
4.1.3 Tipo III: Proyectos Prioritarios Estatales.
4.1.4 Tipo IV: Proyectos REPSS.
4.1.5 COEAPI: Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
4.2 (FDS/EA-7.5.1-15/01) Minuta de Reunión del Comité de Evaluación y Autorización de
Proyectos
4.3 (FDS/EA-7.5.1-15/02) Certificado de Financiamiento de proyectos autorizados de tipo I,II,
III y IV
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 6
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-79-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Evaluación y Autorización de
Proyectos Innovadores
PDS/EA-7.5.1-15
(FDS/EA-7.5.1-15/03) Formato de Status de Proyecto solo en los casos de
RECHAZADO, CONDICIONADO A MODIFICACIONES y DIFERIDO PARA PRÓXIMO
PERIODO DE CONVOCATORIA.
FDS/EA-7.5.1-15/04 Formato de captura y registro de Proyectos
FDS/EA-7.5.1-15/05 Formato de Seguimiento de Avances de Proyectos
Reporte de Resultados
PDA/CF-7.5.1-08 Seguimiento al Gasto en Proyectos Innovadores
IDA/EA-7.5.1-15
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1.- PARTES QUE INTERVIENEN
5.1.1.- Unidades Médicas Acreditadas para la Atención de Pacientes del Seguro Popular.
5.1.2.- Dirección General del REPSS.
5.1.3.- Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
5.1.4.- Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
5.2.-Políticas de Operación:
5.2.1.- El único documento para el envió de proyectos es el formato de Proyectos, mismos que
puede encontrarse en la pagina www.repssbc.com.mx, el formato seleccionado debe de
corresponder a las características del Proyecto. Se requiere se envié el formato original y
un archivo electrónico. El formato deberá estar debidamente requisitado, con firmas
autógrafas del responsable y Director de la Unidad, los cuales deberán ser enviados a la
Dirección General del REPSS, ubicada en Pioneros # 1005, Palacio Federal Centro
Cívico y Comercial Tercer Piso. Mexicali, B.C. C.P.21000.
5.2.2.- La temática de impulso prioritario es el orientado a mejora de la Calidad percibida,
Incremento de la Oportunidad de Atención, Trato Digno, Disminución de los Tiempos de
Espera y Desarrollo de la Calidad Técnica, con la finalidad de garantizar servicios de
salud de calidad y calidez.
5.2.3.- La revisión preliminar analiza el impacto de la propuesta en la problemática, por lo que
es vital se delimiten claramente las fronteras y las expectativas del proyecto. La
factibilidad del proyecto en relación al seguimiento programático y los indicadores
propuestos, así como los montos estimados.
5.2.4.- La decisión del status del financiamiento corresponde exclusivamente al Comité de
Evaluación y Análisis de Proyectos Innovadores emitiendo los siguientes status:
Aprobado, Condicionado a Modificaciones, Diferido para siguiente periodo y Rechazado.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 6
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-80-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Evaluación y Autorización de
Proyectos Innovadores
PDS/EA-7.5.1-15
5.2.5.-.El único vehiculo para enviar el avance de los proyectos es el formato de reporte de
resultados, mismo que esta adjunto a los formatos de proyecto, ya que éste está
integrado a las metas e indicadores del proyecto al momento de su propuesta y
autorización por el comité.
5.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTO
5.3.1
5.3.2
5.3.3
Se recibe el Formato de proyecto Innovador en la Dirección General
del REPSS
Se envía el Formato a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del
REPSS, turnándose a evaluación en la Jefatura de Evaluación y Análisis de los
Servicios Médicos del REPSS.
Se evalúa en la Jefatura de Evaluación y Análisis de los Servicios Médicos del
REPSS que el formato sea el adecuado para la unidad participante y que esté
debidamente requisitado, de lo contrario se envía nuevamente a la unidad
participante para su adecuado llenado.
5.4 CAPTURA Y REGISTRO DE PROYECTO
5.4.1
5.4.2
5.4.3
En el Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS se
captura el proyecto en el formato electrónico FDS/EA-7.5.1-15/04 asignándole una
clave de registro constituida por un número progresivo, Mes de Recepción, Año, Tipo
de Unidad o Alcance y Localización Geográfica.
En el Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS se
Integra una carpeta física que contiene los proyectos que serán sometidos a
evaluación.
Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS por
medio del Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS la
generación de la minuta FDS/EA-7.5.1-15/01 para su exposición ante el COEAPI
5.5 CONVOCATORIA Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS POR EL COMITÉ.
5.5.1
Acorde al calendario de convocatoria expuesto en la página de REPSS se citara
mediante oficio a la reunión del Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos
Innovadores (COEAPI) por parte de la Dirección General del REPSS y en caso de
considerarse por parte del titular de la Dirección General del REPSS se realizarán
reuniones extraordinarias.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
4 de 6
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-81-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Evaluación y Autorización de
Proyectos Innovadores
PDS/EA-7.5.1-15
5.5.2
Durante la sesión del comité se evalúan los proyectos en base a impacto del proyecto
sobre la problemática, su factibilidad, características de su planeación, programación,
montos asignados e indicadores de procedimiento y/o de resultados. Se considera como
impulso prioritario el orientado a mejora de la calidad percibida, técnica, incremento en la
oportunidad de atención, trato digno, disminución de los tiempos de espera con la
finalidad de asegurar el desarrollo de una atención de calidad y calidez.
5.5.3
La evaluación y autorización de los proyectos es una responsabilidad exclusiva del
COEAPI otorgando este el status de los proyectos como sigue: APROBADO,
RECHAZADO,
CONDICIONADO A MODIFICACIÓN Y DIFERIDO PARA PRÓXIMO
PERIODO DE CONVOCATORIA.
5.5.4 Una vez autorizado el proyecto se imprime el certificado de financiamiento (FDS/EA7.5.1-15/02) por parte de la Dirección de Gestión del Servicio de Salud y se envía a la
Dirección General del REPSS, adjuntando el original del formato del proyecto.
5.5.5 El formato FDS/EA-7.5.1-15/02 será firmado por el Director General del REPSS para su
posterior envió a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
5.5.6 Una vez que el formato FDS/EA-7.5.1-15/02 contenga la firma autógrafa del Director
General del REPSS, este será turnado a la Dirección de Administración y Financiamiento
del REPSS para iniciar el proceso de financiamiento del proyecto.
5.5.7
En el caso de que el proyecto expuesto obtuvo un status
RECHAZADO,
CONDICIONADO A MODIFICACIÓN y DIFERIDO PARA PRÓXIMO corresponde a la
Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS el envió del Formato FDS/EA7.5.1-15/03 al responsable del proyecto.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
5 de 6
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-82-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Evaluación y Autorización de
Proyectos Innovadores
PDS/EA-7.5.1-15
5.6 SEGUIMIENTO DE PROYECTOS.
5.6.1 Conforme a la calendarización de actividades expuesta en la página
www.repssbc.gob.mx se envía el reporte de resultados a la Dirección General del REPSS
para posteriormente turnarse a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
5.6.2 Los reportes son capturados en el Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio
Médico en el formato electrónico de avance de proyectos (FDS/EA-7.5.1-15/04). Esto con la
finalidad de dar seguimiento a los resultados vs. Metas programadas.
5.6.3 Se envía por parte de la Dirección Gestión de Servicios de Salud del REPSS un oficio
de cumplimento de metas; en particular en los proyectos de tipo I, ya que la continuidad del
financiamiento esta sujeto al cumplimiento de las metas propuestas en relación al calendario
de actividades propuesta.
5.6.4 Una vez concluido el periodo de ejercicio de los proyectos, se envía un reporte final del
estado de avance o resultados de los proyectos a la Dirección General del REPSS por parte
de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
6 de 6
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-83-
Manual de Procedimientos
B
Desarrollo del
proyecto
Envío de reporte
de resultados del
proyecto al
REPSS
Capturar en el
sistema de
seguimiento el
reporte recibido
Formato electrónico de
seguimiento y avances
d e p r o y e c t o s F D S/ E A 7 . 5 .1 - 1 5 / 0 4
Envío de reporte de
seguimiento a la
Dirección de
Administración y
financiamiento PDA/
C F - 7 .5 . 1 - 1 5 /0 8
C
-84-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Producto No Conforme
PREPARADO POR:
PDS/EA-8.3-01
E
REV
PAGINA :
1
DE :
4
APROBADO POR:
Caleb Cienfuegos Rascón
Caleb Cienfuegos Rascón
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
A
B
C
D
E
12/12/05
23/08/06
20/09/06
09/10/06
23/07/07
Liberación Inicial.
Revisión General
Revisión del Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS
Resultado de la segunda auditoria interna del REPSS
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Directores del REPSS
Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario
Departamento de Promoción y Afiliación
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
E
Página:
1 de 4
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-85-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Producto No Conforme
PDS/EA-8.3-01
1.0 Objetivo
1.1
El objetivo de este procedimiento es el desarrollar una red de soporte para registrar,
resolver, procesar y analizar, los incidentes propios y del prestador de servicios con la
finalidad de contar con un modelo de atención que garantice la mejora continua.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento comprende la recepción de la voz del usuario y resolución en los
módulos de atención, centro de llamadas telefónicas (CC) y en las oficinas centrales del
REPSS, mediante la intervención del Departamento de Modelo y Garantía de Atención al
Beneficiario (MG), y posterior registro, captura y análisis en el Departamento de Evaluación
y Análisis.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
DG: Dirección General del REPSS.
DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
EA: Departamento de Evaluación y Análisis de Servicios Médicos del REPSS.
MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del REPSS.
CC: Centro de Atención de Llamadas.
CAUSES: Catalogo Universal de Servicios de Salud 2006
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
(FDS/EA-8.3-01/01) Formato de Producto No Conforme
CAUSES
Escala de Compromiso de Valores Institucionales
(FDS/EA-8.3-01/02) Formato de Concentrado de Reportes
(PDA/CD-5.6-01) Procedimiento de Revisión de la Dirección
(IDS/EA-8.3-01) Hoja de Instrucción de Producto No Conforme
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1. Partes que Intervienen:
5.1.1.- Población Afiliada al Seguro Popular y Prestadores de Servicios Médicos.
5.1.2.- Módulos de Atención y Orientación, Casetas telefónicas con comunicación al centro de
Atención de llamadas del Seguro Popular y Dirección de Gestión de Servicios de Salud
del REPSS.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
E
Página:
2 de 4
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-86-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Producto No Conforme
PDS/EA-8.3-01
5.1.3.-Proveedor de Servicios.
5.2 Política de Operación
5.2.1.- El único elemento indispensable para el procesamiento de las No Conformidaddes es
reconocer claramente el motivo de la No Conformidad, donde se generó, si es
derechohabiente, la fecha y en caso que la persona lo desee nombre, dirección o
teléfono para aclarar e informar de los avances de su observación.
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1 Recepción de la No Conformidad
5.3.1.1 Recepción de la Voz del usuario:
a) Gestor Médico llena el formato (FDS/EA-8.3-01/01)
al recibir el reporte del
beneficiario, (ver IDS/EA-8.3-01)
b) CC captura el reporte en el formato (FDS/EA-8.3-01/01) respectivo al recibir el
llamado telefónico.
c) Oficina Central, Departamentos de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del
REPSS, reciben el reporte por vía telefónica y registran en el formato (FDS/EA-8.301/01).
5.3.1.2 Calificación de la Severidad de la No Conformidad en función de la escala de
compromiso de valores Institucionales para determinar la velocidad de respuesta, en
los casos donde la severidad de la No Conformidad es del 7 al 10 se requiere la
intervención del Gestor medico y/o de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del
REPSS:
5.3.1.2.1
Gestor Médico analiza el reporte capturado y lo califica en función de escala de
compromiso de valores Institucionales.
5.3.1.2.2
El Centro de atención de llamadas evalúa la severidad del caso en base a
palabras clave, tales como Negaron, Mal Trato, No surtimiento, etc., para canalizar el
caso al Gestor médico.
5.3.1.2.3
En el caso de que la llamada se reciba en las oficinas centrales se calificará en
base a la escala de compromiso de valores Institucionales y se evaluará la severidad
para enviar la instrucción de revisión al Gestor Médico correspondiente al área,
quedando asentado en el formato (FDS/EA-8.3-01/01).
5.3.1.2.4
Aquellos reportes calificados del 1-6 serán capturados para su posterior envió a
la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS para su registro en el
concentrado de reportes (FDS/EA-8.3-01/02)
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
E
Página:
3 de 4
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-87-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Producto No Conforme
PDS/EA-8.3-01
5.3.2 Garantía del Servicio .
5.3.2.1 El Gestor Médico verifica la cobertura de la intervención problema mediante el uso
del CAUSES, en caso de corresponder a intervención con cobertura del catalogo se
gestiona servicio con proveedor, generando fecha de compromiso de atención,
reportando el seguimiento del reporte en el área III del formato (FDS/EA-8.3-01/01)
dejando claro el rubro de reporte atendido, resolución favorable y si el usuario está
satisfecho con la misma.
5.3.2.2 En el caso de que el reporte fuese abierto en el CC se registra la resolución del caso
por parte del Gestor Médico mediante el ingreso a la página y posterior cierre del
caso dejando claro el rubro de resolución y satisfacción con la misma sobre el
formato (FDS/EA-8.3-01/01)
5.3.2.3 En la situación de recibirse y cerrarse el caso en Oficina Central se cerrara el mismo
mediante el llenado del área III del formato (FDS/EA-8.3-01/01)
5.3.3 Concentración de datos y Análisis
5.3.3.1 Se envían los formatos FDS/EA-8.2.1-01/01 adecuadamente requisitazos a la
Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS por parte del Gestor Médico
de cada una de las áreas geográficas de operación en la primera semana del mes
siguiente al del reporte.
5.3.3.2 Se capturan los datos en el formato de concentrado de Reportes FDS/EA-8.3-01/02
registrando el reporte de forma literal, con su posterior evaluación y fragmentación
en relación al compromiso de los valores institucionales en el Departamento de
Evaluación y Análisis de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.
5.3.3.3 En el caso de los reportes generados en el CC se ingresa al concentrado de
reportes generados en el periodo de evaluación, para estratificar los reportes en
relación a los valores institucionales
5.3.3.4 Se realiza por la Jefatura del Departamento de Evaluación y Análisis de Servicios
Médicos del REPSS, frecuencias, paretos y de causa efecto en el caso de ser
necesario.
5.3.3.5 Se reportan los estadísticos a la Dirección de Gestión de Servicios de salud del
REPSS cada trimestre para su evaluación y análisis.
5.3.3.6 La Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS propone estrategias de
mejora continua durante las Revisiones de la Dirección (PDA/CD-5.6-01) en base a
las incidencias estadísticas de los reporte.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
E
Página:
4 de 4
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-88-
Manual de Procedimientos
-89-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚM ERO
TITULO:
Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos
PREPARADO POR
PDS/EA-7.4.3-01
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
APROBADO POR:
David Ruvalcaba Cervantes
Caleb Cienfuegos Rascón
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
25/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
No Aplica
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-90-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
1.0
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Aplicación de Cédula de
Requerimientos Mínimos
PDS/EA-7.4.3-01
Objetivo
1.1 El Presente procedimiento pretende evaluar la infraestructura de servicios del proveedor de
los servicios de salud, a través de una cedula de requerimientos mínimos para la
acreditación de la unidad. Esta evaluación no contiene el total de analitos estipulados por la
Dirección General de Calidad y Enseñanza en Salud.
2.0 Alcance
2.1 Este modelo de evaluación permite tener un seguimiento de el estado de las unidades
evaluadas, mediante las siguientes variables: Infraestructura, Surtimiento de
Medicamento, Laboratorio, Imaginología y la saturación del servicio.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 CAUSES: Catalogo Universal de Servicios de Salud
3.3 EA: Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Medico.
3.4 UMA: Unidad Medica Acreditada
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 FDS/EA-7.4.3-01/01 A Cedula de Requerimientos Mínimos.
4.2 FDS/EA-7.4.3-01/02 A Reporte de la Cedula de Requerimientos Mínimos .
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Unidades Acreditadas para la Atención de Usuarios del Seguro Popular
5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1 Las Unidades Medicas proveedoras serán evaluadas con el formato FDS/EA-7.4.3-01/01
A para determinar su estado actual. Se han definido los límites inferiores de los puntos
obtenidos mismos que son mencionados en el formato FDS/EA-7.4.3-01/02 A. Este
resultado se turna a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud para las Gestiones
pertinentes con el proveedor de servicios.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-91-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Aplicación de Cédula de
Requerimientos Mínimos
PDS/EA-7.4.3-01
5.3.- Visita a la Unidad y Aplicación de la Cédula
5.3.1 Se seleccionan las unidades que serán evaluadas en el mes en base a dos criterios: 1)
Unidades en el proceso de Acreditación por la DGCES. 2) Unidades bajo monitoreo
estrecho por presentar una alta incidencia de no conformidades.
5.3.2 En el caso de las unidades que están en el proceso de Acreditación se les notificara la
fecha de aplicación de la cedula. Las unidades bajo monitoreo serán visitadas sin previo
aviso.
5.3.3 Los analitos a evaluar están separados por rubros, Infraestructura, Surtimiento de
Medicamento, Laboratorio, Imaginología y la saturación del servicio. Se indicara en la
cedula el estado encontrado.
5.4.- Captura y Generación de Reporte.
5.4.1. Se captura la cedula en el formato FDS/EA.7.4.3-01/02
para calcular los valores
obtenidos en la evaluación.
5.4.2 En el caso de las unidades que están en el proceso de acreditación se enviaran los
resultados obtenidos.
5.4.2 El concentrado de las unidades evaluadas se entrega a la Dirección de Gestión de
Servicios de Salud para la gestión de mejoras pertinentes.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-92-
Manual de Procedimientos
-93-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Revisión de Servicios Otorgados
PDS/EA-8.2.4-01
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Pablo Ferdinando Lomas Jiménez
Caleb Cienfuegos Rascón
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
25/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
No Aplica
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-94-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Revisión de Servicios
Otorgados
PDS/EA-8.2.4-01
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo del procedimiento es verificar la existencia de documentos probatorios de la
atención médica otorgada a través del expediente clínico, de aquellos beneficiarios del
seguro popular atendidos, con la finalidad de asegurar la prestación del servicio
financiado.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento comprende la realización de la agenda de trabajo, muestra aleatoria de
expedientes, revisión de expedientes en la unidad medica o en su caso de documentación
que sustente el otorgamiento del servicio medico, la realización de un reporte de revisión en
la cual se plasman las observaciones y los descuentos a los que son objetos.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud.
3.3 MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario.
3.4 AQL: Modelo estadístico de aceptación para limites de calidad (Military Estándar III)
3.5 DF: Dirección de Administración y Financiamiento.
3.6 SAC: Sistema alterno de captura.
3.7 CAUSES: Catalogo universal de servicios de salud.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 FDS/EA-8.2.4-01/02 Reporte de revisión.
4.2 FDS/EA- 8.2.4-01/03 Oficio de revisión de expedientes.
4.3 FDS/EA-8.2.4-01/04 Agenda de trabajo.
4.4 FDS/EA-8.2.4-01/01 Oficio de validación de pago.
4.5 FDS/EA-8.2.4-01/05 Tabla para calculo de Muestra (AQL)
4.6 Minuta de trabajo.
4.7 NOM168 SSA1 -1998 Norma Oficial Mexicana para el Expediente clínico.
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Unidad Médica Acreditada.
5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud.
5.1.3 Dirección de Administración y Financiamiento
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Revisión de Servicios
Otorgados
PDS/EA-8.2.4-01
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- El muestreo se obtendrá mediante la selección aleatoria de intervenciones que estén
validada en los reportes del SAC o Intranet.
5.2.2.- La metodología consta de evaluar una muestra definida de dos, siempre y cuando esta
cumpla con los limites de calidad establecidos (Muestra Aceptada). Si el número de
defectos es superior al límite (Muestra Rechazada) se procederá a la evaluación de una
segunda muestra, en caso de ser aceptada se considerara aprobado el total de los
expedientes de la intervención evaluada. De lo contrario si ambas son rechazadas se
dará por terminada la revisión y se procederá a realizar el cálculo de defectos, siendo
este el promedio de ambas muestras, proporción que representara el descuento.
5.2.3.- Las observaciones en las que procederá descuento son la siguiente: cobro improcedente
y la falta de sustentación de la intervención otorgada.
5.3.- Visita a la Unidad y Aplicación de la Cédula
5.3.1.-Muestreo y calendarización de evaluación.
5.3.1.1 Corresponde al Departamento de Análisis y Evaluación del servicio medico del
REPSS, establecer la unidad medica y crear aleatoriamente el listado de expedientes
clínicos en base a los registros validados mediante la metodología de aceptación por
límites de calidad (AQL) por medio del formato FDS/EA-8.2.4-01/05.
5.3.1.2 Se emite el formato FDS/EA- 8.2.4-01/03 en el cual se le informa a la unidad la fecha
en la que será evaluada, se le adjunta la agenda de trabajo (FDS/EA-8.2.4-01/04), y
la muestra de expedientes a evaluar.
5.3.2.- Revisión de expedientes clínicos.
5.3.2.1 Las unidades médicas serán responsables de presentar los expedientes clínicos o en
su caso los documentos probatorios del otorgamiento del servicio. En lo que respecta
al expediente clínico este será evaluado en su estructura conforme a la
NOM168SSA1-1988.
5.3.2.2 Se inicia la revisión de expedientes clínicos de acuerdo a la muestra establecida, de
no cumplir con los requisitos para la aceptación de la muestra se iniciara la revisión
de la segunda muestra, de cumplir con lo establecido se aceptara, en caso de no
cumplir se terminaran ambas muestras y se asentara en el FDS/EA-8.2.4-01/02 la
proporción de descuento en base al modelo estadístico.
5.3.2.3 Se informa al coordinador municipal el monto de descuento generado por la revisión,
para ser integrado en el formato de validación de pago (FDS/EA-8.2.4-01/01).
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-96-
Manual de Procedimientos
-97-
Manual de Procedimientos
Dirección de Administración y Financiamiento
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
Control de Documentos
Registro de Calidad
Revisión de la Dirección
Auditorias internas
Acciones correctivas/acciones preventivas.
Baja del Trabajador
Alta de personal
Elaboración de nomina
Solicitud de vacaciones
Inducción, capacitación y adiestramiento
Registro del Trabajador en el Sistema de Asistencia
Elaboración del Pago del IMSS/INFONAVIT
Elaboración del Pago de Aguinaldo
Constancias Laborales
Entrega de Uniformes al Personal
Solicitud de servicio de computo y telefonía
Adquisición de bienes y servicios por medio de
adjudicación directa
XVIII. Adquisición de bienes y servicios a través del subcomité
de adquisiciones, arrendamiento y servicios del REPSS
XIX. Registro, Validación y Pago de Trámite
XX. Notificación de pago y recibo de ingresos de trámite A -1
XXI. Seguimiento al gasto en proyectos innovadores
XXII. Comprobación de Gastos ante la CNPSS
XXIII. Modificación Presupuestal
XXIV. Modificación Programática
XXV. Elaboración del Avance Presupuestal
XXVI. Elaboración del Avance programático Mensual
XXVII. Ingresos Propios
XXVIII.Estados Financieros
XXIX. Gasto por Comprobar
XXX. Fondo de Operación y de Caja Chica
XXXI. Control de Egresos
XXXII. Archivo Contable
-98-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
PDA/CD-4.2.3-01
NÚMERO
TITULO:
Control de Documentos
PREPARADO POR:
D
REV
PAGINA :
1
DE :
4
APROBADO POR:
Sandra I. Yañez Venegas
J. Alberto Ruiz Terán
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/01/06
23/08/06
9/10/06
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General
Resultado de Segunda Auditoria Interna del REPSS.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
C. Recursos Humanos
Depto. De Administración de Base de Datos
C. Recursos Materiales
Depto. De Modelo y Garantía de Atención al
C. Contabilidad y Finanzas
Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico
C. Programación y Presupuesto
Depto. De Promoción y Afiliación
C. Soporte Técnico
Depto. De Administración y Financiamiento
C. Padrón de Beneficiarios
Depto. De Control Financiero y De Gasto
C. Municipales de Promoción y Afiliación
Direcciones del REPSS
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 4
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-99-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Control de Documentos
PDA/CD-4.2.3-01
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo del procedimiento es establecer los lineamientos para el Control de Documentos
entre los cuales se encuentran el manual de calidad, los procedimientos, instrucciones,
formatos, copias controladas y no controladas.
2.0
Alcance
2.1 Aplica al manual de calidad, procedimientos, instrucciones, formatos y cualquier otro
documento que por su importancia dentro del Sistema de Calidad se encuentra relacionado
con REPSS.
3.0 Definiciones, abreviaciones y símbolos
3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 FDA/CD-4.2.3-01/01
4.2 FDA/CD-4.2.3-01/02
4.3 FDA/CD-4.2.3-01/03
4.4 FDA/CD-4.2.3-01/04
4.5 FDA/CD-4.2.3-01/05
4.6 FDA/CD-4.2.3-01/06
4.7 FDA/CD-4.2.3-01/07
Formato de entrega de documentación
Formato de entrega de documentación de cambio
Lista Maestra de procedimientos del REPSS
Lista de Asistencia del REPSS
Lista Maestra de Documentos Externos del REPSS
Lista Maestra de Hojas de Instrucción del REPSS
Lista Maestra de Formatos
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
Control de Documentos
Encargado de Departamento solicitante
Área solicitante del REPSS
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 4
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-100-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Control de Documentos
PDA/CD-4.2.3-01
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1 El encargado de Control de Documentos es responsable del control de los
documentos que intervienen en el Sistema de Calidad.
5.3.2 El encargado de Control de Documentos distribuye los documentos controlados
internos a través del formato de entrega de documentos FDA/CD-4.2.3-01/01 al
personal que interviene en el sistema de calidad.
5.3.3 Documentos controlados internos
a)
b)
c)
d)
Manual de Calidad
Procedimientos
Instrucciones
Formatos
5.3.4 Ningún documento puede salir de la Entidad sin autorización por escrito
del representante de la Dirección General del REPSS
5.3.5 La actualización y distribución de los documentos controlados internos se realiza a
través del formato de entrega de documentación de cambios FDA/CD-4.2.3-01/02.
5.3.6 El responsable de Control de Documentos mantiene el siguiente control:
a) Mantiene un archivo central de documentos originales (manual de calidad,
procedimientos, instrucciones y formatos), mismo que es actualizado.
b) Sellar sólo los documentos a distribuir indicando si son controlados, no
controlados, obsoletos o documentos externos.
c) Crear una lista maestra de Procedimiento FDA/CD-4.2.3-01/03, de Documentos
Externos FDA/CD-4.2.3-01/05, de Hojas de Instrucción FDA/CD-4.2.3-01/06, de
Formatos FDA/CD-4.2.3-01/07, mismas que son permanentemente
actualizadas.
5.3.7 Cada encargado de departamento es responsable de mantener, archivar y
actualizar, sus copias de documentos controlados y enviar al responsable de
control de documentos la documentación obsoleta para su destrucción, así como de
actualizar los documentos externos de su área correspondiente haciendo del
conocimiento al área de control de documentos para su Registro y actualización en
la lista maestra de formatos (FDA/CD-4.2.3-01/07)
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 4
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Control de Documentos
PDA/CD-4.2.3-01
5.3.8 El formato de entrega de documentación de cambios FDA/CD-4.2.3.-01/02 debe
llevar el siguiente enunciado:
“La persona o el departamento que recibe la documentación antes descrita se compromete
a entregar los documentos obsoletos al responsable de control de documentos, para su
destrucción”.
5.3.9 La solicitud de creación, modificación o cancelación de un procedimiento del REPSS
será por escrito a través de un memorandum dirigido al Director de Administración y
Financiamiento con atención al encargado de Control de Documentos.
5.3.10 Cuando la persona que autorice un procedimiento no se encuentre para su firma
autógrafa se faculta al superior inmediato o a su Jefe de Departamento homólogo
dentro de la misma Dirección para realizar la validación del procedimiento de que se
trate.
Fecha de Revisión:
20/07/07
D
Revisión:
Página:
4 de 4
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-102-
Manual de Procedimientos
-103-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
PDA/CD-4.2.4-02
NÚMERO
TITULO:
D
REV
PAGINA :
1
DE :
3
Registros de Calidad
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
Sandra I. Yañez Venegas
J. Alberto Ruiz Terán
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/01/06
23/08/06
15/02/07
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Emisión Inicial
Revisión General.
Revisión General.
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
C. Recursos Humanos
Depto. De Administración de Base de Datos
C. Recursos Materiales
Depto. De Modelo y garantía de Atención al
C. Contabilidad y Finanzas
Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico
C. Programación y Presupuesto
Depto. De Promoción y Afiliación
C. Soporte Técnico
Depto. De Administración
C. Padrón de Beneficiarios
Depto. De Control Financiero y De Gasto
C. Municipales de Promoción y Afiliación
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 3
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-104-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Registros de Calidad
PDA/CD-4.2.4-02
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo del procedimiento es indicar la forma de identificar, codificar, archivar,
custodiar, conservar, disponer y tiempo de retención de los registros de calidad del
REPSS.
2.0 Alcance
2.1 Este documento aplica al sistema de identificación, control, actualización y disposición de
los registros de calidad de REPSS
3.0 Definiciones, abreviaciones y símbolos
3.1
Medio de Seguridad: Definir el medio por el cual se guardan ya compilados los
registros, el cual puede consistir en carpetas, archiveros, almacén, libros y sistemas de
cómputo.
3.2
Conservar: Definir como se protegen para evitar su daño, deterioro o extravío.
3.3
Retención: Tiempo establecido para retener los registros.
3.4
Disponer: Definir como se desechan o eliminan los registros al término de su periodo de
retención.
3.5
Codificar: Establecer un código de identificación del registro.
3.6
Archivo: Definir el lugar físico donde se mantiene los registros de calidad.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.-PDA/CD-4.2.3-01
Control de documentos
4.2.-FDA/CD-4.2.4-02/01 Registro de calidad
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Registros de Calidad
PDA/CD-4.2.4-02
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Control de Documentos
Departamento responsable
Personal que el Representante de la Dirección autorice.
Todas las Áreas del REPSS
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1 El Director, Jefes de departamento, y personal involucrado en el sistema de
calidad mantienen los registros de calidad en formato FDA/CD-4.2.4-02/01
5.3.2 Todos los registros de calidad permanecen legibles, identificados, codificados,
archivados, almacenados, en buen estado de conservación, con tiempo de
retención y disposición, de acuerdo a los puntos del formato FDA/CD-4.2.402/01.
5.3.3 El responsable de control de documentos mantiene una relación vigente de
registros de calidad en formato FDA/CD-4.2.4-02/01.
5.3.4 Cualquier personal que cree, modifique o elimine un registro de calidad de
acuerdo al procedimiento PDA/CD-4.2.3-01 es su responsabilidad notificarlo a
través de un memorandum dirigido al Director de Administración y Financiamiento
con atención al Encargado de Control de Documentos para que éste lo registre en
el formato FDA/CD-4.2.4-02/01.
5.3.5 El Acceso a los Registros de Calidad es limitado al departamento responsable y
al personal que el Representante de la Dirección autorice.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 3
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-106-
Manual de Procedimientos
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Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
PDA/CD-5.6-01
D
REV
PAGINA :
1
DE :
4
Revisión de la Dirección
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
Sandra I. Yañez Venegas
J. Alberto Ruiz Terán
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/01/06
23/08/06
15/02/07
24/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
C. Recursos Humanos
Depto. De Administración de Base de Datos
C. Recursos Materiales
Depto. De Modelo y garantía de Atención al Beneficiario
C. Contabilidad y Finanzas
Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico
C. Programación y Presupuesto
Depto. De Promoción y Afiliación
C. Soporte Técnico
Depto. De Administración
C. Padrón de Beneficiarios
Depto. De Control Financiero y De Gasto
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 4
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responsable de Control de Documentos.
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Revisión de la Dirección
PDA/CD-5.6-01
1.0 Objetivo
1.1 Este procedimiento asegura que se realice una revisión ordenada para verificar la
efectividad del sistema de calidad de REPSS, para la permanencia del mismo y
mejoramiento continuo.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento comprende la Revisión al Sistema de Calidad incluyendo la evaluación
de las responsabilidades asignadas, la oportunidad de mejora y la necesidad de efectuar
cambios.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Minutas de las reuniones del Comité Promotor
FDA/CD-8.5.2-04/01 Reporte de Estado de Acciones Correctivas y Preventivas
PDA/CD-4.2.4-02 Registros de Calidad
FDA/CD-8.2.2-02/05 Reporte Final de Auditorias Internas
FDA/CD-4.2.3-01/04 Lista de Asistencia
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.5
5.1.6
5.1.7
Comité Promotor
Representante de la Dirección
Director General
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000
5.3.- Descripción de Procedimiento
Frecuencia
5.4.3
El Comité Promotor conduce una revisión formal del manejo del Sistema de
Calidad mínimo dos veces por año, con lo cual se concilian y adecuan los
resultados de las metas establecidas en los objetivos de calidad mencionados en
el Manual de Calidad.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 4
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responsable de Control de Documentos.
-109-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Revisión de la Dirección
PDA/CD-5.6-01
5.3.2 El Director General puede convocar a una o varias juntas extraordinarias cuando
se presente uno(s) de los siguientes casos:
a) Cuando por alguna situación, se modifiquen los objetivos de calidad del sistema
ISO 9001 contenidos en el Manual de calidad.
b) Cuando exista alguna situación que afecte la disposición de recursos necesarios
para el desarrollo del sistema.
c) Cuando el resultado de los indicadores estadísticos generados de acuerdo con el
procedimiento de seguimiento y medición, no esté cumpliendo con los objetivos de
calidad establecido en el Manual de Calidad.
d) Cuando a su juicio se requiera hacer ajustes a los objetivos de calidad.
Asistencia
5.3.3 A la junta de revisión por la Dirección asisten el Director General, el Representante de la
Dirección y el Comité Promotor de ISO 9001.
5.3.4 El Representante de la Dirección o el Director General están siempre presentes,
considerándose que existe un quórum para que la revisión se lleve a cabo, cuando estén
presentes los demás integrantes del comité.
Agenda
5.3.5 La agenda es preparada por el Representante de la Dirección y revisada por el Director
General, una vez aprobada se distribuye al resto de los asistentes de la Junta de Revisión.
5.3.6 La agenda contiene lo siguiente como mínimo:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Resultados de las Auditorias Internas
Objetivos del Sistema de Calidad
Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
Retroalimentación de Usuarios
Mejoras al Sistema de Calidad
Seguimiento de las revisiones anteriores
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 4
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responsable de Control de Documentos.
-110-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Revisión de la Dirección
PDA/CD-5.6-01
5.3.7 El resultado de la revisión incluye decisiones y acciones relacionadas con:
a) Mejora de la eficacia del sistema de calidad y sus procesos.
b) Mejora del producto en relación con los requisitos del usuario.
c) Necesidades de recursos.
5.3.8 Las acciones correctivas y preventivas pendientes tienen anotada la razón del estado en
que se encuentran, así como los pasos a seguir para su cumplimiento, como resultado de
una revisión meticulosa.
Registro
5.3.9 La junta es mediada por el Representante de la Dirección, las minutas de las reuniones
previas junto con los documentos relacionados son distribuidas a los asistentes.
5.3.10 El Director General es responsable de archivar las minutas de las juntas de revisión por
periodos mínimos de un año y asegurarse que las acciones definidas son llevadas a
cabo, en una carpeta denominada “Revisión de la Dirección”.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
D
Página:
4 de 4
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-111-
Manual de Procedimientos
-112-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
PDA/CD-8.2.2-02
NÚMERO
TITULO:
E
REV
PAGINA :
1
DE :
7
Auditorias Internas
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
Sandra I. Yañez Venegas
J. Alberto Ruiz Terán
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
E
12/01/06
11/08/06
09/11/06
23/10/06
24/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Resultado de la Segunda Auditoria Interna del REPSS.
Resultado de la Primera Pre-Auditoria Externa del REPSS.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
C. Recursos Humanos
Depto. De Administración de Base de Datos
C. Recursos Materiales
Depto. De Modelo y garantía de Atención al Beneficiario
C. Contabilidad y Finanzas
Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico
C. Programación y Presupuesto
Depto. De Promoción y Afiliación
C. Soporte Técnico
Depto. De Administración
C. Padrón de Beneficiarios
Depto. De Control Financiero y De Gasto
C. Municipales de promoción y Afiliación
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
E
Página:
1 de 7
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-113-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Auditorias Internas
PDA/CD-8.2.2-02
1.0 Objetivo
1.1
El Objetivo de este procedimiento es asegurar que se cumple con el Sistema de Calidad;
políticas, procedimientos, especificaciones y regulaciones. Así mismo asegura que las
acciones correctivas y mejoras al sistema como resultado de las auditorias internas, son
llevadas a cabo y verificadas.
1.2
Establecer el lineamiento para la programación, conducción, reporte y seguimiento de las
auditorias internas.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento se aplica para la ejecución de las auditorias internas que son
llevadas a cabo al Sistema de Calidad de REPSS.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2-Auditoria: Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y
resultados concuerdan con lo planeado y si son llevados a cabo efectivamente de tal
forma que se logren los objetivos deseados.
3.3-Auditor: Persona que basada en su experiencia, calificado y certificado como tal,
verifica el desarrollo del sistema de calidad.
3.4-Auditor Líder: Persona responsable de darle seguimiento a lo definido en este
procedimiento y de conducir y preparar a los auditores que participan en una
auditoria de calidad. Además de ser responsable de:
§ Manejar la auditoria y al equipo de auditores.
§ Documentar y reportar los resultados de la auditoria.
§ Reportar inmediatamente observaciones de riesgo crítico a Dirección
General y a las Direcciones de la entidad.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.-Manual de Calidad de REPSS
4.2.-Diagrama de Flujo de PDA/CD-8.2.2-02
4.3.-PDA/CD-8.5.2-04 Procedimiento de acciones correctivas/preventivas
4.4.-FDA/CD-8.2.2-02/01 Plan de auditorias
4.5.-FDA/CD-8.2.2-02/02 Programa de auditoria
4.6.-FDA/CD-8.2.2-02/03 Cuestionario utilizado en la auditoria
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
E
Página:
2 de 7
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-114-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Auditorias Internas
PDA/CD-8.2.2-02
4.7.-FDA/CD-8.2.2-02/04 Reporte preliminar de la auditoria
4.8.-FDA/CD-8.2.2-02/05 Reporte final de la auditoria
5.0
Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1 Representante de la Dirección
5.1.2 El Coordinador de Aseguramiento de calidad
5.1.3 Auditor líder.
5.1.4 Los auditores
5.1.5 Auditores externos
5.1.6 Recursos Humanos
5.1.7 Director General
5.1.8 Jefes de departamento
5.1.9 Responsable del elemento
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1
El Coordinador de Aseguramiento de calidad es responsable de que las
auditorias internas sean llevadas a cabo de acuerdo al programa establecido
(ver FDA/CD-8.2.2-02/02) y por personal calificado.
5.3.1.1Debe establecer el alcance y el tipo de la auditoria. Si será al sistema,
proceso o producto, así mismo determinar las áreas afectadas.
5.3.1.2Determinar el tiempo y los recursos necesarios, el tiempo de duración en
días y el número de auditores requeridos.
5.3.1.3Anotar los requerimientos logísticos y materiales requeridos para efectuar la
auditoria.
5.3.1.4Revisar el Programa (FDA/CD-8.2.2-02/02) y el Plan (FDA/CD-8.2.2-02/01)
de auditorias internas en coordinación con el Representante de la Dirección
General del REPSS
5.3.1.5Asegurarse de que la organización asigna y capacita al personal para la
realización del trabajo; así como para las actividades de verificación
incluyendo las auditorias internas.
5.3.2 CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES
5.3.2.1 Los auditores deben tener el entrenamiento adecuado para realizar las auditorias. El
auditor líder es responsable de evaluar que los auditores cumplan con este requisito.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
E
Página:
3 de 7
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Auditorias Internas
PDA/CD-8.2.2-02
5.3.2.1.1
La selección de los auditores internos se basa en personal que cumpla
con el siguiente perfil:
§ Ser empleado de REPSS y tener como mínimo 6 meses en la organización.
§ Escolaridad mínima de preparatoria.
§ Todos los auditores internos deben cumplir con el curso de entrenamiento de la
Norma ISO 9001 y Auditorias Internas ISO-19011
§ Tener una conducta ética
§ Ser imparcial (independencia)
§ Profesionalismo (competencia)
§ Objetivo
5.3.2.2 Los auditores internos serán reevaluados 2 veces al año.
5.3.2.3 Los auditores no deben tener responsabilidad directa sobre las áreas a auditar.
El auditor líder es responsable de asignar las áreas a auditar a cada auditor.
5.3.2.4 Auditores externos pueden formar parte del programa de auditoria interna,
previa aprobación del Representante de la Dirección General del REPSS.
5.3.2.5 El entrenamiento de los auditores internos es coordinado por el Coordinador
de Aseguramiento de Calidad y documentado por la Coordinación de Recursos
Humanos del REPSS.
5.3.2.6 Es responsabilidad del auditor líder el asegurar el cumplimiento de los puntos
anteriores.
5.3.2.7 Es responsabilidad de los Directores y Jefes de Departamento, que los
auditores internos estén disponibles para llevar a cabo las auditorias
programadas.
5.3.3
PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS
5.3.3.1 El auditor líder apoyado por el representante de la Dirección General del
REPSS, tiene la responsabilidad de la implementación y mantenimiento del
sistema de auditorias internas. Y en conjunto con los auditores internos
tiene la responsabilidad de iniciar auditorias internas y de requerir las
acciones correctivas necesarias para el mantenimiento del Sistema de
Administración de la Calidad.
5.3.3.2 Todos los elementos del Sistema de Calidad son auditados al menos una
vez al año. Auditorias adicionales pueden ser programadas cuando así se
requiera, por ejemplo: Al existir tendencias o problemas a raíz de un
cambio de un procedimiento o proceso.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
E
Página:
4 de 7
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Auditorias Internas
PDA/CD-8.2.2-02
5.3.3.3 El auditor líder apoyado por el Representante de la Dirección General del
REPSS, desarrollan por escrito el programa de auditorias (FDA/CD-8.2.202/02) y el plan de auditorias internas (FDA/CD-8.2.2-02/01) y así mismo
se asigna a los auditores internos necesarios, los cuales son
independientes al área a auditar.
5.3.3.4 El auditor líder y los auditores internos revisan la documentación y con
apoyo del Coordinador de Aseguramiento de Calidad elaboran y preparan
los cuestionarios (FDA/CD-8.2.2-02/03) para las áreas auditables.
5.3.3.5 La auditoria interna incluye (pero no se limita) los siguientes puntos:
§ Manual de Calidad.
§ Procedimientos.
§ Instrucciones.
§ Actividades.
§ Documentación.
5.3.4
PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
5.3.4.1 Una copia del programa de auditorias internas (FDA/CD-8.2.2-02/02) es
distribuida a todos los miembros del equipo auditor, Directores y Jefes
de Departamento.
5.3.4.2 La notificación de la realización de una auditoria planeada bajo el
programa anual de auditoria interna del REPSS, se notifica con
anticipación a los responsables del área a ser auditada.
5.3.4.3 El auditor líder debe informar por escrito al Director General, Directores
de área y Jefes responsables del área o departamento; del plan de
auditoria (FDA/CD-8.2.2-02/01) con un mínimo de 5 días laborables y
archivar el escrito como evidencia.
5.3.4.4 El auditor líder es responsable de la notificación y la obtención de la
información requerida para la auditoria y distribuirla al equipo de
auditores según corresponda. Esta información debe de incluir reportes
previos de auditorias internas y externas; así como también las
deficiencias actuales del área a auditada (ejemplo quejas, etc.)
5.3.5
CONDUCCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
5.3.5.1 En lo posible el equipo de auditores minimizará las interrupciones a las
operaciones de rutina del área a auditar.
5.3.5.2 Al inicio de la auditoria, los auditores se reúnen con los responsables de
las áreas correspondientes para revisar la agenda de la auditoria, hacer
las aclaraciones pertinentes o responder las inquietudes.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
E
Página:
5 de 7
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-117-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/01/06
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Auditorias Internas
PDA/CD-8.2.2-02
5.3.5.2 Para la realización de la auditoria se utilizará la lista de verificación o
cuestionario (FDA/CD-8.2.2-02/03).
5.3.5.3 Los reportes de los cuestionarios de las auditorias internas (FDA/CD8.2.2-02/03) deben estar completamente llenos y autorizados por el
auditor líder o por el coordinador de Calidad.
5.3.5.4 Se auditan los elementos seleccionados poniendo especial atención al
equipo utilizado, materiales y documentación.
5.3.5.5 Se verifican los niveles de revisión, disponibilidad de documentos
requeridos, incluyendo; Procedimientos, instrucciones de trabajo y
registros de calidad.
5.3.5.6 Durante la auditoria, los auditores internos mantienen informados a los
auditados de los hallazgos encontrados para descartar cualquier
desacuerdo o para corregir cualquier posible confusión.
5.3.6
JUNTA DE CIERRE
5.3.6.1 Al final de la auditoria, el equipo auditor se reúne para realizar una junta
de cierre para revisar las áreas cubiertas, situaciones relevantes y
hallazgos encontrados.
5.3.6.2 El auditor líder y de ser necesario con apoyo del Representante de la
Dirección General del REPSS, revisa las discrepancias encontradas y
autoriza el requerimiento de las acciones correctivas (FDA/CD-8.5.204/01).
5.3.6.3 Los auditores internos generan las acciones correctivas autorizadas
utilizando la forma FDA/CD-8.5.2-04/01.
5.3.7
ELABORACIÓN DE REPORTES
5.3.7.1 El responsable de cada grupo de auditoria elabora un reporte preliminar
(FDA/CD-8.2.2-02/04) después de terminar la auditoria, donde se informa a
las distintas áreas auditadas los hallazgos encontrados y las acciones
correctivas requeridas.
5.3.7.2 El auditor líder es responsable de la recopilación, preparación y emisión
de la información de las observaciones preeliminares antes de la junta de
cierre de la auditoria.
5.3.7.3 El auditor líder y los responsables del área revisan esta información
durante una junta de cierre de la auditoria. Se debe documentar la
asistencia a la junta de cierre.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
E
Página:
6 de 7
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-118-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/01/06
Auditorias Internas
PDA/CD-8.2.2-02
5.3.8
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS
5.3.8.1 El auditor líder da seguimiento a las observaciones abiertas verificando
avances de cierre de acuerdo al procedimiento PDA/CD-8.5.2-04.
5.3.8.2 Si el tiempo límite para llevar a cabo una acción correctiva necesitara
extenderse por algún motivo, una extensión debe ser solicitada por
escrito por medio de un memorandum dirigido al auditor líder. El
memorandum debe describir el motivo por el cual se requiere la
extensión.
5.3.8.3 Se requerirá la Firma del Coordinador de Aseguramiento de Calidad y el
representante de la Dirección del REPSS si se solicita una segunda
extensión.
5.3.8.4 El auditor líder genera un reporte final de la auditoria (FDA/CD-8.2.202/05) en un lapso no mayor de 30 días después de terminar la auditoria
interna con la siguiente información: Fecha de cada auditoria, área,
hallazgos, plan de acciones correctivas, fechas de terminación y
responsables. Este reporte es distribuido al Director General, y Jefes de
área del REPSS.
5.3.8.5 El Auditor Líder es responsable de dar seguimiento a la efectividad de las
acciones correctivas de las discrepancias que considere tengan un
impacto negativo en la calidad del servicio o por cualquier requerimiento
por parte de la Dirección General o del Coordinador de Aseguramiento de
Calidad.
5.3.8.6 En caso de que el Auditor líder encuentre evidencia de que las acciones
correctivas no han sido efectivas, notifica por escrito al responsable del
área y a la Coordinación de Aseguramiento de Calidad, de ser necesario,
se reabre la observación.
5.3.9
REGISTRO DE LAS AUDITORIAS
5.3.9.1 El Auditor líder mantiene un archivo oficial de auditorias por un mínimo de
1 año, el cual debe mantenerlo actualizado.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
E
Página:
7 de 7
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-119-
Manual de Procedimientos
-120-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
PDA/CD-8.5.2-04
NÚMERO
TITULO:
E
REV
PAGINA :
1
DE :
4
Acción Correctiva / Acción Preventiva
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
Sandra I. Yañez Venegas
J. Alberto Ruiz Terán
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
E
12/01/06
23/08/06
23/10/06
15/02/07
25/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Resultado de la Primera Pre-Auditoria externa del REPSS.
Revisión General.
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
C. Recursos Humanos
Depto. De Administración de Base de Datos
C. Recursos Materiales
Depto. De Modelo y garantía de Atención al Beneficiario
C. Contabilidad y Finanzas
Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico
C. Programación y Presupuesto
Depto. De Promoción y Afiliación
C. Soporte Técnico
Depto. De Administración
C. Padrón de Beneficiarios
Depto. De Control Financiero y De Gasto
C. Municipales de promoción y Afiliación
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
E
Página:
1 de 4
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responsable de Control de Documentos.
-121-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/01/06
Acción Correctiva / Acción
Preventiva
PDA/CD-8.5.2-04
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es establecer un sistema para la investigación,
corrección y prevención de las causas de no conformidades, de fallas del Sistema de
Calidad contra el estándar ISO -9001; o como resultado de una queja de un usuario o
cualquier otro medio.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento aplica a todas las no conformidades relacionadas con la calidad
del servicio y/o con el Sistema de Calidad así como de problemas que requieran
especial atención.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2.-RAC/AP: Requisición de Acción Correctiva / Acción Preventiva
3.3.-AC/AP: Acción Correctiva/Acción Preventiva
3.4.-CAC: Coordinador de Aseguramiento de Calidad/ Control de Documentos
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.-PDA/CD-8.2.2-02
Auditorias Internas
4.2.-FDA/CD-8.5.2-04/01
Acciones Correctivas y/o Preventivas
4.3.-Diagramas de Flujo de PDA/CD-8.5.2-04
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Fecha de Revisión:
El Solicitante/Empleado del REPSS
Jefe del Departamento aplicable
El personal del área afectada
Coordinador de Aseguramiento de Calidad/ Control de Documentos
25/07/07
Revisión:
E
Página:
2 de 4
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-122-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/01/06
Acción Correctiva / Acción
Preventiva
PDA/CD-8.5.2-04
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1.- Requisición de Acción Correctiva/ Acción Preventiva.
5.3.1.1 Cualquier empleado de REPSS puede iniciar una RAC/RAP en cualquier
momento que se presente un problema con el Sistema de Calidad, con los
requerimientos del servicio o exista un problema que requiere atención especial.
Este proceso se iniciará llenando la forma de FDA/CD-8.5.2-04/01 para RAC/RAP
y deberá entregarla al CAC anexando la evidencia objetiva que respalde el
requerimiento de una Acción Correctiva/ Acción Preventiva.
5.3.1.2 Una vez recibida y aceptada la RAC por el CAC, esté le asignará un número de
control y la firmará de recibido el área de Control de Documentos o el CAC.
5.3.1.3 Después el CAC consultará con el Jefe del Departamento aplicable para asignar
la AC/ AP al personal más apropiado de acuerdo con la naturaleza del problema.
El Jefe del Departamento tiene un periodo de 2 días hábiles para asignar la
AC/AP a partir de la fecha en que le fue entregada. La forma deberá ser firmada
por la persona asignada y ésta deberá ser entregada al CAC. El Jefe del área es
el responsable del seguimiento y terminación de las AC/AP asignadas a su
personal.
5.3.1.4 El CAC entregará una copia al personal asignado en la cual se deberá contestar
la RAC/AP.
5.3.1.5 El personal del área afectada o en su caso el CAC revisará y verificará el plan
recibido y firmará la forma si el plan es aceptado. Si en el periodo establecido no
se recibe respuesta, el CAC o el Jefe de departamento /Coordinador de
Aseguramiento de Calidad notificará al siguiente nivel direccional.
5.3.1.6 En caso que la persona asignada necesite extender la fecha de terminación por
un problema en particular, deberá notificar al CAC o al representante de Control
de Documentos para reasignar fecha de revisión.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
E
Página:
3 de 4
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-123-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/01/06
Acción Correctiva / Acción
Preventiva
PDA/CD-8.5.2-04
5.3.1.7 El CAC designará personal para verificar la efectividad de las acciones
implementadas como resultado de la RAC. En el caso que sean efectivas, el
verificador firmará aprobando las mismas.
5.3.1.8 El CAC contactará al originador de la RAC/AP y si éste está de acuerdo se
cerrará la RAC/AP, En caso de que se encuentre que éstas no son efectivas, el
proceso de acción correctiva descrito en este procedimiento deberá repetirse.
5.3.1.8.1.- Si por alguna razón el originador no puede ser contactado, el Coordinador
de Aseguramiento de Calidad y el Jefe del departamento originador revisarán
la efectividad de la Acción Correctiva/Acción Preventiva y la cerrarán o la
dejarán abierta según sea el caso.
5.3.1.8.2 Es la responsabilidad de la persona asignada, el implementar la acción
correctiva/acción preventiva a procesos o áreas similares, si aplica.
5.3.1.9 Un seguimiento a la acción correctiva/acción preventiva, como lo es una segunda
verificación, deberá ser ejecutado en la fecha programada, esto con el fin de
comprobar que el problema no se ha presentado en un tiempo considerable. Si
el problema se ha presentado nuevamente entonces el proceso de requisición
de una Acción Correctiva deberá ser iniciado nuevamente.
5.3.1.10 Las Posibles causas potenciales para levantar una acción correctiva
pueden ser:
•
•
•
•
Cuando el sistema de administración de calidad no cumpla con los
requerimientos de la norma ISO-9001:2000
Que se hayan omitido en el manual de calidad, procedimientos, registros de
calidad, alguna cláusula de carácter normativo.
Que se aplique un documento obsoleto en alguna área determinada de REPSS
Los hallazgos encontrados en las auditorias internas y o externas del REPSS
5.3.1.11 Las Posibles causas potenciales para levantar una acción preventiva pueden ser:
•
•
Haya una tendencia negativa en un objetivo de calidad
En base a un análisis de datos que demuestre una tendencia negativa en un
proceso.
Que en las auditorias internas se presenten tendencias negativas en una misma
área
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
E
Página:
4 de 4
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-124-
Manual de Procedimientos
-125-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
PDA/RH-6.2-01
D
REV
PAGINA :
1
DE :
5
Baja del Trabajador
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Terán
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
16/02/07
19/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Jefe de Departamento de Administración
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
19/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 5
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-126-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Baja del Trabajador
PDA/RH-6.2-01
1.0 Objetivo
1.1 Procedimiento de baja de un empleado en los sistemas NOI, IDSE y SUA.
2.0 Alcance
2.1 El procedimiento inicia por; término del contrato, separación voluntaria, abandono de
empleo, defunción o rescisión de la relación laboral del empleado.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California
IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social
NOI: Sistema de Nomina Integral
SUA: Sistema Único de Autodeterminación
IDSE: IMSS Desde Su Empresa vía Internet
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Ley Federal del Trabajo
FDA/RH-6.2-03/01 Comprobante de pago
FDA/RH-6.2-01/01 Formato de Recibo Único
FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y Autorización de Pago
FDA/RH-6.2-01/02 Convenio de las partes (Rescisión Laboral)
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1. - Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
Fecha de Revisión:
Director General del REPSS
Director de Administración y Financiamiento
Director de Área Correspondiente
Trabajador
Jefe de Departamento de Administración
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Coordinación de Recursos Humanos
19/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 5
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Baja del Trabajador
PDA/RH-6.2-01
5.2.- Políticas de Operación
No aplica.
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1 El Director de Área, entrega oficio y documentación anexa (según sea el caso), al
Director de Administración y Financiamiento, donde solicita dar de baja al empleado
por motivo de; término del contrato, separación voluntaria, abandono de empleo,
defunción o rescisión de la relación laboral.
5.3.2
El Director de Administración y Financiamiento, turna el oficio y documentación
anexa, al Jefe del Departamento de Administración. El Jefe del Departamento de
Administración revisa el oficio y documentación anexa, para ser remitida a la
Coordinación de Recursos Humanos.
5.3.3 La Coordinación de Recursos humanos recibe la información, donde se captura en el
NOI la baja del empleado en la opción “procesos”, que es donde inicia el tramite del
finiquito, una vez concluida la captura se imprime recibo foliado en original para el
empleado y la copia para el REPSS, con el desglose de los conceptos a finiquitar y
el formato de la lista de raya para su firma de recibido el importe. Posteriormente se
elabora formato de Recibo Único (FDA/RH-6.2-01/01), que contiene nombre del
empleado, desglose del pago con el código programático presupuestal, autorización
del Director General para el pago del finiquito, el Vo.Bo . del Director de
Administración y Financiamiento entre otros. Y por último se elabora el formato de
Solicitud y Autorización de Pago (FDA/CO-7.4.1-04/11), que incluye el monto neto a
pagar en cheque, quien lo solicita, fecha de pago, tipo de adjudicación y las firmas
de autorización del pago. Si la baja del empleado es por rescisión de la relación
laboral, se incluye convenio (FDA/RH-6.2-01/02), que contiene información donde
ambas partes están de acuerdo a dar por terminada la relación laboral que los une,
especificando los importes a recibir como pago y las firmas que lo validan.
5.3.4
La Coordinación de Recursos Humanos elabora un oficio donde el Jefe de
Departamento de Administración solicita al Jefe de Departamento de Control
Financiero y de Gasto la elaboración del cheque para el pago del finiquito y se
anexa documentación de soporte (lista de raya, recibo con desglose del pago,
solicitud y autorización del pago y el recibo único. Cuando la terminación de la
relación laboral es por rescisión, se incluye el convenio.
Fecha de Revisión:
19/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 5
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Baja del Trabajador
PDA/RH-6.2-01
5.3.5
La Coordinación de Recursos Humanos entrega el oficio y sus anexos al Jefe de
Departamento de Administración, quien revisa la documentación y firma los formatos
para remitirlos a la Dirección de Administración y Financiamiento para su Vo.Bo. y a
la Dirección General para la autorización de la elaboración del movimiento en el
Departamento de Control Financiero y de Gasto.
5.3.6
La Coordinación de Recursos Humanos recibe del Jefe de Departamento de
Administración, el oficio con la documentación anexa y formatos autorizados. La
Coordinación de Recursos Humanos lo entrega al Jefe del Departamento de Control
Financiero y de Gasto para elaboración del cheque del finiquito (PDA/CF-7.5.1-06).
5.3.7
La Coordinación de Recursos Humanos recibe del Jefe de Departamento de Control
Financiero y de Gasto el cheque y documentación anexa, mismo que se entrega al
empleado dado de baja para la firma de conformidad de cada documento. Se le
entrega el cheque y recibo foliado de pago del finiquito.
5.3.8
En la Coordinación de Recursos Humanos, se accesa al sistema de IMSS/IDSE en
la página de Internet http//:idse.imss.gob.mx/imss/, se selecciona afiliación, donde
se captura la baja del empleado, se transmite y se firma electrónicamente y queda
en espera por 24 horas para su proceso. Se archiva electrónicamente el acuse
notarial de confirmación de transmisión del movimiento, en la Carpeta del IMSS.
5.3.9 La Coordinación de Recursos Humanos, pasadas las 24 horas se accesa al sistema
de IMSS/IDSE en la página de Internet http//:idse.imss.gob.mx/imss/, se selecciona
afiliación, se consulta en resultados últimos movimientos afiliatorios, donde se
verifica que el movimiento ha sido procesado.
5.3.10 Si no se encuentra es por que existe un campo erróneo, se corrige y se envía
nuevamente para verificarlo de nuevo al día siguiente.
5.3.11 Si se encuentra procesado el movimiento de baja, se archiva electrónicamente el
reporte en Carpeta del IMSS. Se imprime cuando se procesa el pago mensual o
bimestral del IMSS/SAR/INFONAVIT, para su cotejo y soporte.
5.3.12 La Coordinación de Recursos Humanos, da de baja al ex empleado en el SUA.
5.3.13 La documentación complementaria de la baja del empleado se archiva en su
expediente y se resguarda en un archivo con calidad con el cual se concluye el
proceso de baja de un empleado.
Fecha de Revisión:
19/07/07
Revisión:
D
Página:
4 de 5
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Manual de Procedimientos
-130-
Manual de Procedimientos
-131-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
PDA/RH-6.2-02
D
REV
PAGINA :
1
DE :
4
Alta de Personal
PREPARADO POR:
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Terán
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
16/02/07
19/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Dirección de Promoción y Afiliación
Dirección de Gestión de Servicios
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
19/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 4
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Alta de Personal
PDA/RH-6.2-02
1.0 Objetivo
1.1 La contratación de personal cubrirá las necesidades del recurso humano en las diferentes
áreas del REPSS.
2.0 Alcance
2.1 La alta del trabajador debe procesarse en tiempo y forma, para cumplir con las instancias
correspondientes.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social
3.3 NOI: Sistema de Nomina Integral
3.4 SUA: Sistema Único de Autodeterminación
3.5 IDSE: IMSS Desde Su Empresa vía Internet.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.- FDA/RH-6.2-02/01 Formato de autorización de Contratación de Personal.
5.0
Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1 Director General del REPSS
5.2 Director de Administración y Financiamiento
5.3 Director de Área Correspondiente
5.4 Jefe de Departamento de Administración
5.5 Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.6 Coordinación de Recursos Humanos
5.7 Trabajador
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lineamientos de la Secretaria de Planeación y Finanzas en cada alta de personal
hasta el tercer nivel jerárquico inferior al Director General.
Fecha de Revisión:
19/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 4
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Alta de Personal
PDA/RH-6.2-02
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1 El Director de Area validará el formato de autorización de contratación de personal,
ante la Coordinación de Recursos Humanos, para iniciar con el procedimiento de alta
ante la Dirección General.
5.3.2 Posteriormente el Director de Área que requiere cubrir la vacante de personal,
solicitará vía Oficio con el anexo del Formato de Autorización de Contratación de
Personal (FDA/RH-6.2-02/01), ante el Director General;
5.3.3 El Director General analiza el formato de autorización de contratación de personal
(FDA/RH-6.2-02/01), y una vez que autoriza el formato (FDA/RH-6.2-02/01), lo remite
al Director de Administración y Financiamiento;
5.3.4 El Director de Administración y Financiamiento da el Visto Bueno al formato de
autorización de contratación de personal (FDA/RH-6.2-02/01) y turna la información al
Jefe del Departamento de Administración, quien a su vez lo remite a la Coordinación
de Recursos Humanos;
5.3.5
La Coordinación de Recursos Humanos, presenta al Director de Area posibles
candidatos. Cuando el Director de Area presenta la documentación de la persona
seleccionada, se revisa que el expediente cumpla con todos los requisitos de
documentación, para iniciar con el proceso de alta.
5.3.6
La Coordinación de Recursos Humanos, procede a dar la alta con el expediente
integrado del nuevo empleado en el sistema de Nomina Integral (NOI), ante el Instituto
Mexicano del Seguro Social vía electrónica (IMSS-IDSE) y en el Sistema Único de
Autodeterminación (SUA), como se detalla a continuación;
5.3.7 El Coordinador de Recursos Humanos procede a dar la alta al nuevo empleado en el
Sistema NOI, ingresa a la Plantilla y en edición se selecciona agregar y se inicia con la
captura de los datos que solicita el sistema tales como: nombre completo, RFC,
CURP, departamento de adscripción, puesto, sueldo, fecha de alta, entre otros.
5.3.8 Una vez dado de alta en el Sistema NOI, el Coordinador de Recursos
Humanos,
inscribe al trabajador en el Instituto Mexicano del Seguro Social electrónicamente en
el Sistema IMSS/IDSE que se encuentra en la página de Internet
http//:idse.imss.gob.mx/imss/, al terminar la captura de los filtros de acceso al Sistema
del IMSS, se selecciona afiliación, donde se captura la alta o reingreso del empleado,
se transmite, se firma electrónicamente y queda en espera el el proceso de
autorización por 24 horas, se archiva electrónicamente el acuse notarial de
confirmación de transmisión del movimiento, en la Carpeta del IMSS.
Fecha de Revisión:
19/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 4
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Alta de Personal
PDA/RH-6.2-02
5.3.9
La Coordinación de Recursos Humanos, pasadas las 24 horas accesa al sistema
electrónico del IMSS/IDSE en la página de Internet http//:idse.imss.gob.mx/imss/, se
capturan los filtros de acceso al Sistema IMSS y se selecciona afiliación, se confirma
en resultados últimos movimientos afiliatorios, donde se comprueba que este
movimiento ha sido procesado. Se abre el archivo y se verifica que se encuentre
autorizado, si el movimiento operado ha sido rechazado se inicia de nuevo el
procedimiento, capturando las correcciones y de nuevo se transmite para verificarse
de nuevo en 24 horas.
5.3.10 Si se encuentra procesado el movimiento de alta o reingreso exitosamente, se
archiva electrónicamente el reporte en la Carpeta del IMSS, en el mes que
corresponda, se imprime para archivarse en el expediente personal.
5.3.11 La Coordinación de Recursos Humanos procede a dar de alta al nuevo empleado en
el sistema SUA, se accesa al área de actualizar y se captura la información del
empleado como son; número de seguridad social, nombre, R.F.C., CURP, salario
diario integrado y fecha de alta entre otros.
5.3.12
na vez dado alta al empleado, en el Sistema NOI, IMSS y SUA, la Coordinación
de Recursos Humanos, procede a solicitar por oficio al Coordinador de Contabilidad
y finanzas, la tarjeta de débito con la cual se le pagará al trabajador la nómina cada
14 días.
5.3.13 El Coordinador de Contabilidad y Finanzas recibe oficio, lo revisa y si la información
esta completa inicia el trámite ante el Banco. Una vez autorizada por al banco la
tarjeta de debito para el empleado se le proporciona al Coordinador de Recursos
Humanos el número de cuenta donde se hará el depósito de su nómina al
empleado.
5.3.14 El Coordinador de Recursos Humanos procede a capturar en el NOI, el banco y el
número de cuenta donde se depositara su pago de nomina cada catorcena. Se
localiza al empleado y se le informa que su tarjeta esta lista y que deberá pasar a la
sucursal que se le indique para que la active.
5.3.15 La documentación complementaria de alta del empleado se archiva en su
expediente y se resguarda en un archivo con calidad con el cual se concluye el
proceso de alta de un empleado.
Fecha de Revisión:
19/07/07
Revisión:
D
Página:
4 de 4
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Manual de Procedimientos
-136-
Manual de Procedimientos
-137-
Manual de Procedimientos
-138-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
Elaboración de Nómina
D
REV
PAGINA :
DE :
TITULO:
PREPARADO POR:
PDA/RH-6.2-03
1
4
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Terán
Vidall Alvarez Sanchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
20/09/06
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión de Auditoria Interna del REPSS
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Depto. De Administración del REPSS
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 4
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-139-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Elaboración de Nómina
PDA/RH-6.2-03
1.0 Objetivo
1.1
El objetivo de este procedimiento es integrar y validar la nomina mediante el sistema
NOI.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento se lleva a cabo para cumplir con el pago en tiempo y forma al
trabajador por sus actividades realizadas y de acuerdo a lo establecido en el
contrato individual de trabajo.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 Discrepancia: Que la información solicitada no se encuentre completa
3.3 NOI: Sistema de Nomina Integral
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 PDA/CF-7.5.1-06 Registro Validación y Pago de Trámite
4.2 FDA/RH-6.2-03/01 Comprobante de Pago
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
Director General del REPSS
Director de Administración y Financiamiento del REPSS
Director de área correspondiente
Jefe de Departamento de Administración del REPSS
Coordinación de Recursos Humanos
Trabajador
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1 Lineamientos de la Secretaria de Planeación y Finanzas en el alta de personal hasta
el tercer nivel jerárquico inferior al Director General del REPSS
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 4
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Elaboración de Nómina
PDA/RH-6.2-03
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1 Para el pago de nómina la Coordinación de Recursos Humanos es la responsable
de la integración de los periodos de nomina.
5.3.2 Para llevar a cabo la mencionada actividad, revisará y verificará las inasistencias,
y las Incapacidades.
5.3.3 Validará la nómina, elaborará oficio para el Departamento de Control Financiero y
de Gasto del REPSS al cual anexará el reporte para la dispersión.
5.3.4 La Coordinación de Recursos Humanos es la encargada de generar lista de raya
para firma y entregar los comprobantes de pago (FDA/RH-6.2-03/01) a cada
trabajador.
5.3.5 El Coordinador de Recursos Humanos procede a realizar la creación del periodo
de nómina, la cual se realiza en el sistema NOI, entra a utilerías, creación del
siguiente periodo y arroja la relación de todos los empleados del REPSS
5.3.6 El Coordinador de Recursos Humanos revisa el control diario para verificar si hay
faltas, si existen se selecciona al trabajador, en edición selecciona “Faltas”, en el
calendarios se marca el (los) día (s) de inasistencia y la palabra falta, aparece
una relación del tipo de faltas de la cual se selecciona la correspondiente, si no
hay faltas verifica si hay incapacidades.
5.3.7 El Coordinador de Recursos Humanos verifica si hay incapacidades, si la hay
procede a capturarla en el sistema el cual le solicitara que ingrese el tipo de
incapacidad, la duración de esta y el folio. Si no existen incapacidades se
procede a validar nómina.
5.3.8 El Coordinador de Recursos Humanos una vez que ha verificado las
incapacidades y faltas revisa el listado de los Depósitos de pago de nómina, el
cual muestra las cantidades a pagar a cada uno de los trabajadores, si esta
correcto lo imprime para posteriormente entregarlo al Jefe del Departamento de
Administración del REPSS.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 4
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Elaboración de Nómina
PDA/RH-6.2-03
5.3.9
Procede a elaborar oficio dirigido al Jefe del Departamento de Control Financiero
y de Gasto, en el cual se le solicita realizar la dispersión para el pago de nómina,
a dicho oficio le anexa el reporte de los depósitos de pago de nómina para cada
uno de los trabajadores.
5.3.10
El Jefe del Departamento de Administración del REPSS revisa el documento, da
el visto bueno y entrega a el Coordinador de Recursos Humanos del REPSS
5.3.11
El Coordinador de Recursos entrega el oficio y reporte del Depósito de pago de
nómina al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS
5.3.12
El Coordinador de Recursos Humanos procede a imprimir el formato de lista de
raya y recibos de nómina de cada una de las Coordinaciones Municipales y de la
Oficina Central.
5.3.13
Elabora oficio para los Coordinadores Municipales en donde les informa que les
envía comprobantes de pago (recibos de nomina) y lista de raya para firma de los
trabajadores, estos documentos son enviados por paquetería. Al personal que
se encuentra en oficina Central se les entrega personalmente su recibo y se les
pide que firmen la lista de raya.
5.3.14
Los Coordinadores Municipales deberán mandar al Coordinador de Recursos
Humanos la lista de Raya firmada por todos los empleados.
5.3.15
El Coordinador de Recursos Humanos recibe la lista de Raya revisa que este
firmada y se archiva.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
D
Página:
4 de 4
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-142-
Manual de Procedimientos
Manual de Procedimientos
-144-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚM ERO
Solicitud de Vacaciones
C
REV
PAGINA :
DE :
TITULO:
PREPARADO POR:
PDA/RH-6.2-04
1
3
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Terán
Vidall Alvarez Sanchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Depto. De Administración del REPSS
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
1 de 3
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responsable de Control de Documentos.
-145-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Solicitud de Vacaciones
PDA/RH-6.2-04
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es elaborar el formato de vacaciones del trabajador que
tiene derecho a disfrutar del mismo.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se lleva a cabo a solicitud del trabajador y de acuerdo a lo previsto
en el Artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1.- REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.- Ley Federal del Trabajo
4.2.- FDA/RH-6.2-04/01 Formato de Solicitud de Vacaciones
5.0 Procedimientos y responsabilidades
5.1. - Partes que intervienen
5.1.1.- Área solicitante
5.1.2.- Jefe inmediato del Solicitante
5.1.3.- Director del área correspondiente
5.1.4.- Coordinación de Recursos Humanos
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1 Se rige este Organismo por la Ley Federal del Trabajo
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
2 de 3
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responsable de Control de Documentos.
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Solicitud de Vacaciones
PDA/RH-6.2-04
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1 El trabajador solicita a su jefe inmediato el disfrute del periodo vacacional
correspondiente.
5.3.2 Una vez que están de acuerdo con el periodo, el trabajador solicita a la
Coordinación de Recursos Humanos el formato de solicitud de periodo
vacacional (FDA/RH-6.2-04/01)
5.3.3 El Coordinador de Recursos Humanos elabora el formato de solicitud de
periodo vacacional (FDA/RH-6.2-04/01) y lo remite al trabajador para que este
a su vez lo pase a firma de autorización de su Jefe inmediato y Director de
área correspondiente.
5.3.4 El trabajador procede a entregar el formato a su Jefe inmediato, este lo recibe
y verifica las fechas solicitadas; si esta correcto firma de autorizado y lo remite
al Director de Área correspondiente para su autorización.
5.3.5 Una vez autorizado, el trabajador entrega el formato de solicitud de periodo
vacacional (FDA/RH-6.2-04/01) a la Coordinación de Recursos Humanos y
este a su vez captura las fechas en el sistema de asistencia y archiva el
mismo en su respectivo expediente.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
3 de 3
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responsable de Control de Documentos.
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Manual de Procedimientos
-148-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
Inducción, Capacitación y Adiestramiento
C
REV
PAGINA :
DE :
TITULO:
PREPARADO POR:
PDA/RH-6.2-08
1
4
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Terán
Vidall Alvarez Sanchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
25/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Depto. De Administración del REPSS
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
C
Página:
1 de 4
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-149-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Inducción, Capacitación y
Adiestramiento
PDA/RH-6.2-08
1.0 Objetivo
1.1
Uno de los procedimientos de mayor importancia pues de ello dependerá el desempeño
del trabajador.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento se lleva a cabo para que el trabajador en la etapa inicial
(inducción) conozca la estructura administrativa del Organismo, y de manera
general las funciones de cada una de las áreas que integran al REPSS, la segunda
etapa es la de capacitación y adiestramiento, la cual constituye una de las mejores
inversiones en Recursos Humanos y una de las principales fuentes de bienestar
para el personal y la organización.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1.- REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.-Manual de Organización
5.0 Procedimientos y responsabilidades
5.1. - Partes que intervienen
5.1.1 Trabajador
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lo establecido en el Manual de Organización del REPSS
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
C
Página:
2 de 4
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-150-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Inducción, Capacitación y
Adiestramiento
PDA/RH-6.2-08
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1
El Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción
y Afiliación, inicia la primera etapa de este procedimiento que es la inducción,
explica de manera general al trabajador que es el REPSS, cual es su Visión,
Misión y Política de Calidad,
5.3.2
El Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción
y Afiliación una vez que ha concluido con la platica lleva al trabajador a un
recorrido por el área de trabajo;
5.3.3
El Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción
y Afiliación presenta al trabajador con el personal del área de trabajo y le
explica en forma general cual es la actividad que desarrolla cada una de las
áreas
5.3.4
El Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción
y Afiliación indica al trabajador el área en la cual llevará a cabo sus
actividades, una vez instalado entrega al trabajador una copia del Manual de
Organización para que conozca la estructura administrativa del REPSS, y de
manera específica las funciones que lleva a cabo cada una de los
trabajadores
5.3.5
Las dudas o comentarios que pueda tener el trabajador sobre la información
contenida en el documento que le ha sido entregado, podrá comentarlas con el
Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción y
Afiliación quienes tratarán de resolver las inquietudes.
5.3.6
El Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción
y Afiliación pregunta al trabajador si tiene dudas sobre el contenido en el
Manual de Organización, si es así la resuelve y si no tiene dudas le informa al
trabajador que ha concluido la etapa de inducción al Organismo.
5.3.7
El Director de Administración y Financiamiento informa mediante oficio a los
Directores del REPSS que, de acuerdo a la Programación y Presupuestación
anual del Organismo se llevará a cabo la capacitación y Adiestramiento de
personal
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
C
Página:
3 de 4
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-151-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Inducción, Capacitación y
Adiestramiento
PDA/RH-6.2-08
5.3.8
En dicho oficio, el Director de Administración y Financiamiento solicita a los
Directores de Área hacer entrega al Jefe del Departamento de Administración
de los programas o cursos de capacitación en los cuales estén interesados
5.3.9
El Director General y el Director de Administración y Financiamiento una vez
que han recibido la información la analizan y dan su autorización, informan
mediante oficio a los Directores que a partir de la fecha pueden iniciar con la
Capacitación y adiestramiento que han solicitado
5.3.10
Los Directores de Área llevan a cabo dicha actividad con el proveedor que ha
sido contratado
5.3.11
El Proveedor del Servicio lleva a cabo la Capacitación y adiestramiento una
vez que ha concluido, entrega al Coordinador de Recursos Humanos la
Constancia que respalda dicha Capacitación
5.3.12
El Coordinador de Recursos Humanos, una vez que ha recibido las
Constancias de Capitación, las fotocopia, entrega la original al trabajador y le
pide que firme de recibido en la copia, la cual archiva en el expediente de
cada trabajador.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
C
Página:
4 de 4
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-152-
Manual de Procedimientos
-153-
Manual de Procedimientos
-154-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
Registro del Trabajador en el Sistema de Asistencia
C
REV
PAGINA :
DE :
TITULO:
PREPARADO POR:
PDA/RH-6.2-09
1
4
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Terán
Vidall Alvarez Sanchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
26/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Depto. De Administración del REPSS
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
C
Página:
1 de 3
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-155-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Registro del Trabajador en
el Sistema de Asistencia
PDA/RH-6.2-09
1.0
Objetivo
1.1
Registrar al trabajador en el Sistema de Asistencia
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para que el trabajador registre su asistencia y
puntualidad a sus actividades y el Coordinador de Recursos Humanos lleve el
control de la misma.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1
3.2
3.3
REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
EYS ASISTE: Sistema de Asistencia
NOI: Sistema de Nómina
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 (FDA/RH-6.2-09/01) Aviso de Falta
4.2 (FDA/RH-6.2-09/02) Aviso de Ausencia
5.0 Procedimientos y responsabilidades
5.1. - Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
Trabajador
Coordinación de Soporte Técnico
Coordinación de Recursos Humanos
5.2.- Políticas de Operación
No aplica.
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
C
Página:
2 de 3
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-156-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
12/12/05
Registro del Trabajador en
el Sistema de Asistencia
PDA/RH-6.2-09
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1
El Coordinador de Recursos Humanos entra al Sistema de asistencia EYS
Asiste, selecciona la opción de empleado nuevo y procede a capturar los datos
del trabajador que le son requeridos por el sistema como son: clave del
trabajador, esta clave es el número de empleado que se la ha asignado al
trabajador con anterioridad en el NOI, se marca la opción que señala si el
trabajador checa o no, RFC, Tipo de Empleado, Departamento de Adscripción,
Puesto, Status, Fecha de Nacimiento, Fecha de Ingreso, Horario, etc. Una vez
capturada la información se le avisa al área de soporte técnico.
5.3.2 El Coordinador de Soporte Técnico procede a registrar la huella digital del
trabajador con el lector electrónico digital.
5.3.3 El trabajador diariamente al llegar captura en el Sistema de Asistencia su
número de nómina y en la pantalla aparece su nombre completo donde le
solicita que coloque su dedo índice derecho en el lector electrónico digital para
quedar registrada su entrada puntual. Si su entrada no es puntual no le permite
registrarse, le arroja la leyenda en la pantalla del Sistema “imposible de
registrarse , es falta después de las 8:10 de la mañana”. El empleado tiene
que presentarse con su Jefe inmediato superior para autorizar su entrada ante la
Coordinación de Recursos Humanos si el empleado lo amerita.
5.3.4 Si algún empleado no asiste a su trabajo el Jefe inmediato, entregará a la
Coordinación de Recursos Humanos, mediante el llenado del Formato Aviso de
Falta (FDA/RH-6.2-09/01), la inasistencia del empleado con copia para su
expediente personal.
5.3.5 La Coordinación de Recursos Humanos captura la falta del empleado en el
sistema de nómina (NOI) para su descuento.
5.3.6 Si algún empleado ocupa ausentarse después de su entrada, su Jefe inmediato
entregará a la Coordinación de Recursos Humanos mediante el llenado del
Formato Aviso de Ausencia (FDA/RH-6.2-09/02), el permiso otorgado al
empleado con copia para su expediente personal.
5.3.7 La Coordinación de Recursos Humanos procede a registrar manualmente en el
sistema EYS Asiste la salida (Ausencia) del trabajador.
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
C
Página:
3 de 3
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-157-
Manual de Procedimientos
-158-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Elaboración del Pago de IMSS / INFONAVIT
PDA/RH-6.2-10
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Teran
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
26/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Departamento de Administración del REPSS
Coordinación de Recursos Humanos
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-159-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Pago de IMSS
/ INFONAVIT
PDA/RH-6.2-10
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es cubrir en tiempo las cuotas obrero-patronales al
Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) e INFONAVIT.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento inicia con el Programa SUA en la Coordinación de Recursos
Humanos, integrando a cada trabajador al Sistema para el cálculo de las cuotas.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.4 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.5 Discrepancia: Que la información solicitada no se encuentre completa.
3.6 NOI: Sistema de Nomina Integral.
3.7 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social
4.0
Lista de Documentos Relacionados
4.3 FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y Autorización de Pago.
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.7
5.1.8
5.1.9
5.1.10
5.1.11
Director General del REPSS
Director de Administración y Financiamiento del REPSS
Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto
Jefe de Departamento de Administración del REPSS
Coordinación de Recursos Humanos
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1 El pago del IMSS se realiza mensualmente y se paga a más tardar el día 17 de
cada mes del año fiscal vigente.
5.2.2 El pago del INFONAVIT por bimestre y se paga a más tardar el día 17 de cada
bimestre del año fiscal vigente.
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-160-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Pago de IMSS /
INFONAVIT
PDA/RH-6.2-10
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
La Coordinación de Recursos Humanos debe de dar de Alta al trabajador ante el
IMSS e INFONAVIT, por medio del IDSE y el SUA, sistemas que se manejan por
Internet.
5.3.2
Se inicia capturando en el IDSE cada movimiento que se origina por trabajador,
Alta, Baja, Modificación de Salario y/o Incapacidad.
5.3.3 El siguiente paso es capturar en el SUA cada movimiento de los trabajadores; Alta,
Baja, Modificación de Salario y/o Incapacidad.
5.3.4 El sistema del IDSE y el SUA, calcula el IMSS mensual y el INFONAVIT bimestral.
5.3.5 Al final de cada mes, se ingresa al SUA capturando las claves de acceso, se
selecciona calculo-pago oportuno para generar el mes a pagarse. Se procede a
crear un archivo electrónico en el mes que corresponda del año fiscal vigente,
seleccionando el recuadro de generar pago.
5.3.6
Después se ingresa al IDSE por Internet capturando las claves de acceso para
seleccionar confrontas y ahí capturar de nuevo las claves de acceso para vaciar la
información del archivo electrónico del mes creado en el SUA, mencionado en el
punto anterior. Inmediatamente el IDSE arroja un archivo que se salva
electrónicamente en IMSS CONFRONTAS, para su revisión y cotejo de la
información del personal del REPSS (Altas, Bajas, Modificaciones de Salarios y/o
Incapacidades).
5.3.7
Se analiza la información, si hay diferencias entre el SUA y el IDSE, se auditan
los movimientos, se ajustan de acuerdo a las diferencias para cuadrar cada
movimiento de los sistemas y así proceder a elaborar la Solicitud y Autorización
de Pago (FDA/CO-7.4.1-04/11) del IMSS.
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-161-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Pago de IMSS /
INFONAVIT
PDA/RH-6.2-10
5.3.8 Elaborado el Formato de Solicitud y Autorización de Pago, se anexa la impresión de
la plantilla de Personal con los movimientos Mensuales y/o Bimestrales del SUA,
según sea el pago de las aportaciones para soporte del mismo.
5.3.9
Integrada la información del Pago IMSS y/o INFONAVIT, la Coordinación de
Recursos Humanos la entrega al Departamento de Administración para su revisión y
este a su vez la envía al Departamento de Control Financiero y de Gasto para el
visto bueno y elaboración del pago de forma electrónica.
5.3.10 Realizado el pago por el Departamento de Control Financiero y de Gasto, envía una
copia a la Coordinación de Recursos Humanos para su control.
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-162-
Manual de Procedimientos
-163-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Elaboración del Pago de Aguinaldo
PDA/RH-6.2-11
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Teran
Vidall Alvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
26/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Departamento de Administración del REPSS
Coordinación de Recursos Humanos
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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responsable de Control de Documentos.
-164-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
1.0
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Pago de
Aguinaldo
PDA/RH-6.2-11
Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es pagarle al trabajador en dos partes su aguinaldo. La
primera parte es el 10 Diciembre y la segunda parte en la primera catorcena del mes de
Enero.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para cumplir con el pago en tiempo y forma al
trabajador.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 Discrepancia: Que la información solicitada no se encuentre completa.
3.3 NOI: Sistema de Nomina Integral.
3.4 ABC:Autotransportes de la Baja California.
4.0
Lista de Documentos Relacionados
4.1 FDA/RH-6.2-03/01 Comprobante de Pago.
4.4 FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y Autorización de Pago.
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Director General del REPSS
5.1.2 Director de Administración y Financiamiento del REPSS
5.1.3 Jefe de Departamento de Administración del REPSS
5.1.4 Coordinación de Recursos Humanos
5.1.5 Trabajador
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1 Se aplica de acuerdo a lo establecido en el artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo
que dice: Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá
pagarse antes el día 20 de diciembre, equivalente a veinte días de salario, por lo
menos.
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al
responsable de Control de Documentos.
-165-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Pago de
Aguinaldo
PDA/RH-6.2-11
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
Para la elaboración del pago de Aguinaldo, la Coordinación de Recursos
Humanos es la responsable de la integración de los 2 periodos de nomina por
aguinaldo.
5.3.2
El Coordinador de Recursos Humanos elabora la primera parte de la nómina por
aguinaldo para su pago el día 10 de Diciembre y la segunda parte para su pago
en la primera catorcena de Enero, las cuales se calculan para cada trabajador en
el sistema NOI, entrando a utilerías para seleccionar creación del siguiente
periodo, luego se entra en parámetros de la nomina para seleccionar nómina
especial y el sistema arroja automáticamente la primera parte del pago de
aguinaldo.
5.3.3
Posteriormente se ingresa a Reportes para seleccionar recibos de nómina
(FDA/RH-6.2-03/01) e imprime los comprobantes de pago con el concepto de
Aguinaldo por clasificacion de los trabajadores.
5.3.4
El siguiente paso es generar las impresiones de los listados de firma de la nómina
por aguinaldo, se ingresa a Reportes para seleccionar formatos y mandarlos a
imprimir en lista de raya para su firma, acorde a la clasificación de los
trabajadores.
5.3.5
Se genera el Reporte de Depósitos y Aportaciones, en efectivo y transferencia.
Estos reportes se anexan a la Solicitud y Autorización de Pago
(FDA/CO-7.4.1-04/11) y se envían para su autorización al Departamento de
Administración.
5.3.6
El Departamento de Administración entrega vía oficio la nómina por aguinaldo al
Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS para que este valide
el pago y se encargue de procesar los cheques y transferencias electrónicas para
cada trabajador, e informa del pago a la Coordinación de recursos Humanos.
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al
responsable de Control de Documentos.
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Pago de
Aguinaldo
PDA/RH-6.2-11
5.3.1
La Coordinación de Recursos Humanos elabora oficios para los Coordinadores
Municipales, en donde les informa que envía comprobantes de pago (recibos de
nomina) y lista de raya para firma de los trabajadores, estos documentos son
enviados por paquetería (ABC). Al personal que se encuentra en oficinas de la
Ciudad de Mexicali se les entrega personalmente su recibo y se les solicita que
firmen la lista de raya.
5.3.2
Los Coordinadores Municipales deberán regresar al Coordinador de Recursos
Humanos la lista de raya firmada por todos los trabajadores, de acuerdo a la fecha
señalada en el oficio que recibieron por parte de la Coordinación.
5.3.3
El Coordinador de Recursos Humanos recibe listas de Raya, revisa que estén
firmadas y se archivan para su control.
6
Fecha de Revisión:
26/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al
responsable de Control de Documentos.
-167-
Manual de Procedimientos
-168-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Constancias Laborales
PDA/RH-6.2-12
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Teran
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
27/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Departamento de Administración del REPSS
Coordinación de Recursos Humanos
Fecha de Revisión:
27/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al
responsable de Control de Documentos.
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Constancias Laborales
PDA/RH-6.2-12
1.0 Objetivo
1.1 Cubrir las necesidades de información de los trabajadores con Instituciones
Públicas o Privadas del puesto que desempeñan en el REPSS.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para apoyar los tramites personales
de los trabajadores del REPSS.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 CRH: Coordinación de Recursos Humanos.
4.0
Lista de Documentos Relacionados
4.1 Constancia Laboral FDA/RH-6.2-12/01
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
5.1.8
Dirección de Administración y Financiamiento
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto
Jefe del Departamento de Administración
Trabajador
Coordinación de Recursos Humanos
5.2 Políticas de Operación:
No Aplica
Fecha de Revisión:
27/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al
responsable de Control de Documentos.
-170-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Constancias Laborales
PDA/RH-6.2-12
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.3
El trabajador interesado acude a la Coordinación de Recursos Humanos para
hacer la solicitud de la constancia laboral FDA/RH-6.2-12/01 que necesita,
especificando el tipo de esta y la fecha en la que la requiere.
5.3.4
La Coordinación de Recursos Humanos, al recibir la solicitud de una
constancia de trabajo, constancia de ingresos, carta de recomendación, etc.,
procede a la consulta en el Sistema de Nómina (NOI).
5.3.5
Primeramente entra al área de archivo y entra a catalogo de trabajadores,
donde aparecen todos los empleados del REPSS, se selecciona al empleado
que solicito la constancia y el sistema arroja automáticamente toda la
información del trabajador.
5.3.6 Se toma la información necesaria de acuerdo al tipo de constancia que
requiera el trabajador para elaborarse y pasarla a firma con el Jefe del
Departamento de Control financiero y de gasto.
5.3.7 El Jefe del Departamento de control Financiero y de Gasto recibe la constancia
para su revisión y proceder a firmarla.
5.3.8 La Coordinación de Recursos Humanos entrega al trabajador personalmente la
constancia.
Fecha de Revisión:
27/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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responsable de Control de Documentos.
-171-
Manual de Procedimientos
-172-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Entrega de Uniformes al Personal
PDA/RH-6.2-13
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Ma. Rosalina Curiel Teran
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
27/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Direcciones del REPSS
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Depto. De Administración del REPSS
Fecha de Revisión:
27/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-173-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Entrega de Uniformes al
Personal
PDA/RH-6.2-13
1.0 Objetivo
1.1 Promover una imagen formal que distinga a la Institución a la que pertenece el
trabajador.
2.0 Alcance
2.1 Proveer la vestimenta diaria al trabajador con la cual asistirá a laborar,
entregándose ésta dos veces al año.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 CRH: Coordinación de Recursos Humanos.
4.0
Lista de Documentos Relacionados
4.1 Solicitud de Compra FDA/CO-7.4.1-04/01
4.2 Recibo de Uniforme FDA/RH6.2-13/01
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Dirección General
5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento
5.1.3 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.1.4 Jefe del Departamento de Administración
5.1.5 Trabajador
5.1.6 Coordinación de Recursos Humanos
5.2 Políticas de Operación:
5.1.1 La entrega de uniformes se llevará a cabo en el mes de octubre para invierno y en
abril para el verano.
Fecha de Revisión:
27/07/07
A
Revisión:
Página:
2 de 3
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-174-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Entrega de Uniformes al
Personal
PDA/RH-6.2-13
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1 El Coordinador de Recursos Humanos, verifica tallas de camisas, chamarra y/o
blusas al personal activo y de nuevo ingreso femenino y masculino del
REPSS, por temporada (invierno o verano).
5.3.2 Elaborado el reporte de tallas el Coordinador de Recursos Humanos captura la
solicitud de compra de uniformes y la envía al Departamento de
Administración para su validación.
5.3.3 El Departamento de Administración envía la solicitud de compra FDA/CO-7.4.104/01 de los uniformes ya cotizados por oficio al Departamento de Control
Financiero y de Gasto para la autorización de compra y posteriormente se
pasa a recursos materiales, considerando un inventario extra de 5 camisas,
chamarra y/o blusas por talla.
5.3.4 Al recibirse los uniformes, la CRH se dispone a llenar los formatos de entrega
por cada trabajador del REPSS.
5.3.5
La Coordinación de Recursos Humanos entrega los uniformes de acuerdo a
la talla solicitada por cada trabajador.
5.3.6
La Coordinación de Recursos Humanos solicita que cada trabajador firme el
formato de recibo de uniforme FDA/RH6.2-13/01 como constancia de entrega
y finalmente se archiva en su expediente personal.
Fecha de Revisión:
27/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-175-
Manual de Procedimientos
-176-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Solicitud de Servicios de Computo y Telefonía
PREPARADO POR:
PDA/ST-6.3-05
REV
E
PAGINA :
1
DE :
4
APROBADO POR:
Alejandro Parra Luna
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
E
12/12/05
23/08/06
16/10/06
15/02/07
21/08/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Solicitud de Cambio de la Coordinación de Soporte Técnico del REPSS
Revisión General
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
C. Recursos Humanos
Depto. De Administración de
C.Recursos Materiales
Depto. De Modelo y Garantía
Contabilidad y Finanzas
Depto. De Análisis y Evaluación
C. Programación y Presupuesto
Depto. De Promoción y
C.Padrón de Beneficiarios
Depto. De Administración
Fecha de Revisión:
21/08/07
Revisión:
E
Página:
1 de 4
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-177-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Solicitud de Servicio de
Computo y Telefonía
PDA/ST-6.3-05
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es garantizar el correcto funcionamiento de los
sistemas informáticos, equipos de cómputo, cableado de red y acceso a la red telefónica
de los módulos de promoción y afiliación del Seguro Popular en el Estado de Baja
California y a la oficina del REPSS.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento comprende la solicitud de servicio, valoración del servicio,
atención a los módulos de promoción y afiliación del Seguro Popular ubicados en el
Estado de Baja California y a las diversas áreas del REPSS, así como la conclusión
del servicio.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2.-DGI: Dirección General de Informática de Gobierno del Estado.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Solicitud ticket (www..repssbc.gob.mx/soporte)
4.2 FDA/ST-6.3-05/02 Bitácora de Servicio de Soporte Técnico
4.3 FDA/ST-6.3-05/04 Solicitud de Servicios Externo
4.4 PDA/CO-7.4.1-04 Adquisición de Bienes y Servicios por Medio de Adjudicación Directa
4.5 Lineamientos de DGI
4.6 Diagrama de Flujo de PDA/ST-6.3-05
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1 Área Solicitante
5.1.2 Jefe o Coordinador del Solicitante
5.1.3 Recursos Materiales
5.1.4 DGI
Fecha de Revisión:
21/08/07
Revisión:
E
Página:
2 de 4
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-178-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Solicitud de Servicio de
Computo y Telefonía
PDA/ST-6.3-05
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Lineamientos de la DGI
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1-SOLICITUD DEL SERVICIO
5.3.1.1-Las Áreas o Departamentos de la oficina del REPSS, serán los responsables de
realizar la solicitud (ticket) de servicio de cómputo mediante la página de soporte
www.repssbc.gob.mx/soporte describiendo el problema., y/o a su vez realizando una
llamada telefónica a la Coordinación de Soporte Técnico del REPSS cuya extensión
es 218 o 104.
5.3.1.2.- Los módulos de promoción y afiliación del Seguro Popular ubicados en el Estado
de Baja California, serán los responsables de realizar la solicitud de servicio de
cómputo mediante la página antes mencionada (la cual fue previamente turnada
mediante correo electrónico).
5.3.1.3.-El ticket y/o la llamada serán atendidas por el personal de la Coordinación de
Soporte Técnico, el cual llenará la Bitácora de Servicios de Soporte Técnico
(FDA/ST-6.3-05/02).
5.4 VALORACIÓN DEL SERVICIO
5.4.1.- Las solicitudes serán atendidas dependiendo de la repercusión que pudiera causar
a los derechohabientes del Seguro Popular en el Estado de Baja California.
5.5.- ATENCIÓN DEL SERVICIO
5.5.1.- La Coordinación de Soporte Técnico, será la responsable de desarrollar el
diagnóstico del fallo o de factibilidad de la solicitud, determinar el insumo
necesario, equipo y la asignación del recurso humano para la atención del
servicio.
Fecha de Revisión:
21/08/07
Revisión:
E
Página:
3 de 4
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-179-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Solicitud de Servicio de
Computo y Telefonía
PDA/ST-6.3-05
5.5.2.- Si derivado del diagnostico de soporte técnico, se determina que el servicio
requerido deberá ser proporcionado por un proveedor, la coordinación se soporté
técnico será la encargada de supervisar la realización de dicho servicio hasta su
cumplimiento y se llenara el formato (FDA/ST-6.3-05/04)
5.5.3.- Para atender las solicitudes de servicio de Soporte Técnico, en caso de ser
necesario, la Coordinación de Soporte Técnico realizara la solicitud de viáticos,
hospedaje, automóvil e insumos a la Coordinación de Recursos Materiales de la
Dirección de Administración y Financiamiento del REPSS (PDA/CO-7.4.1-O4)
para atender dicha solicitud.
5.5.4.- Si el servicio requerido es una instalación de un Software, la Coordinación de
Soporte Técnico debe seguir los lineamientos de la DGI, si el software no se
encuentra en los lineamientos de la DGI la coordinación de soporte técnico
realizará un oficio dirigido a la DGI para que proporcione la validación de la
adquisición del software.
5.5.5.- La Coordinación de Soporte Técnico será responsable de la atención y
seguimiento del cumplimiento de la solicitud de servicio recibida.
5.6 CONCLUSIÓN
5.6.1.- Una vez realizado el servicio se procederá a cerrar el ticket y se enviará un correo
mediante la página Web de soporte para informarle que el servicio ha sido
atendido.
5.6.2.- En la página se estará llevando un control estadístico de los servicios solicitados,
su atención, y el tiempo en que fue atendido, así como la persona que lo atendió.
Fecha de Revisión:
21/08/07
Revisión:
E
Página:
4 de 4
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-180-
Manual de Procedimientos
-181-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
TITULO:
NÚMERO
Adquisición de Bienes y Servicios
por Medio de Adjudicación Directa
PREPARADO POR:
PDA/CO-7.4.1-04
C
REV
PAGINA :
1
DE :
10
APROBADO POR:
Francisco Isaías Vivanco Robles
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revision General.
Revisión General.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Departamento de Administración
Coordinación de Recursos Humanos
Coordinación de Programación y Presupuesto
Coordinación de Contabilidad y Finanzas
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
1 de 10
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-182-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
1.0 Objetivo
1.1 El objetivo de este procedimiento es dotar a las áreas del REPSS de los bienes,
servicios y equipamiento necesarios para sus actividades en tiempo y forma,
cumpliendo con la normatividad vigente en materia de adquisiciones, arrendamientos y
servicios del Sector Público del Estado de Baja California.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se aplica para las solicitudes de compras, arrendamientos,
servicios y equipamiento de las áreas del REPSS.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja California.
4.2
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja
California.
Clasificador por objeto del Gasto del Gobierno del Estado de Baja California.
4.3
4.4
Tabla que fija los montos para las Adquisiciones del Gobierno del Estado de Baja
California.
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS.
PDA/CF-7.5.1-06
Procedimiento de Registro, Validación y Pago de trámite
FDA/CO-7.4.1-04/01 Solicitud de compra/servicio
FDA/CO-7.4.1-04/02 Control de Compras
FDA/CO-7.4.1-04/03 Solicitud de cotización
FDA/CO-7.4.1-04/04 Tabla comparativa
FDA/CO-7.4.1-04/05 Orden de compra
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
2 de 10
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-183-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
4.12 FDA-CO-7.4.1-04/06
Contra recibo
4.13 FDA/CO-7.4.1-04/07
Carátula de pasivo
4.14 FDA/CO-7.4.1-04/09
Control de tramites
4.15 FDA/CO-7.4.1-04/10
Padrón de Proveedores
4.16 FDA/CO-7.4.1-04/11
Solicitud y autorización de pago
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1 PARTES QUE INTERVIENEN:
5.1.1 Todas las unidades administrativas del REPSS desde el nivel Coordinación hasta la
Dirección General como áreas solicitantes.
5.1.2 La Coordinación de Recursos Materiales como área operativa del proceso.
5.1.3 El Departamento de Administración y financiamiento como área que sanciona la
correcta ejecución del procedimiento.
5.1.4 Las Direcciones de área y Departamentos del REPSS autorizando las solicitudes de
sus respectivas unidades administrativas.
5.1.5 La Dirección General del REPSS solicitando la programación del pago al proveedor
correspondiente.
5.1.6 La Dirección de Administración y Financiamiento a través del Departamento de Control
Financiero y de Gasto para la revisión del Trámite, registro contable, emisión, custodia
y pago del Cheque.
5.1.7 Los Proveedores de bienes y servicios para cotizar y en su caso proporcionar los
bienes, servicios y equipamiento que el REPSS requiere.
5.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
5.2.1 Podrán solicitar la compra o arrendamiento de bienes, servicios y equipamiento todas
las Coordinaciones del REPSS, Jefaturas de Departamento, Direcciones de área y la
Dirección General del REPSS.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
3 de 10
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-184-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.2.2
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
La autorización de dichas solicitudes corresponde por regla general al superior
jerárquico inmediato del servidor público que solicita, y en ausencia de este, el
Director del área a la que se encuentra adscrito el solicitante o el Director General
en ausencia de este último.
5.2.3
La recepción de solicitudes será, sin excepción, la coordinación de Recursos
Materiales del REPSS y estas deberán presentarse por escrito, debidamente
requisitadas y con las correspondientes firmas por duplicado, así como la fecha que
acusa la recepción del documento.
5.2.4
Dichas solicitud se recibirán sin excepción de Lunes a Viernes de 10:00 a 15:00
horas y en el formato indicado en el procedimiento.
5.2.5
No se recibirán solicitudes que omitan información requerida en la adquisición y/o
especificaciones detalladas del bien, servicio o equipo requerido.
5.2.6
En este procedimiento no se incluyen los pagos de viáticos y peajes, ya sean
locales, nacionales o internacionales, estos se sujetaran a los procedimientos
específicamente creados para ello.
5.2.7
Los tiempos de entrega de las solicitudes serán variables dependiendo de la
naturaleza de los bienes y servicios requeridos, sin embargo el tiempo de atención
a cada solicitud será el mismo para todas las áreas y estas se sujetaran a los
tiempos de atención de solicitudes de otras áreas recibidas con anticipación.
5.2.8
Las solicitudes de papelería y artículos de oficina serán recibidas los días y fechas
establecidas para ello.
5.2.9
Las solicitudes que no cuenten con disponibilidad presupuestal según el Sistema
Integral del Presupuesto, serán devueltas por escrito a fin de que el área respectiva
solicite la modificación presupuestal correspondiente y ésta se presente al Órgano
de Gobierno del REPSS para su posible aprobación.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
4 de 10
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-185-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.2.10
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
Las solicitudes de bienes y servicios que por su monto, o bien por el monto que
resultado de la consolidación de otras solicitudes de bienes o servicios de naturaleza
similar correspondan, rebasen los importes de compra directa y sea requerido
someterlos al procedimiento de compra por invitación a cuando menos tres
proveedores o licitación pública serán contestadas por escrito junto con la
calendarización de los eventos de dicho procedimiento.
5.2.11
Las excepciones del procedimiento señalado en el punto anterior deberán ser
autorizadas por escrito dirigido del Director General del REPSS al Director de
Administración y Financiamiento debiendo contener el sustento legal que
corresponda.
5.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
5.3.1
Unidades administrativas del REPSS, llena solicitud de compra/servicio según
formato oficial clave FDA/CO-7.4.1-04/01
5.3.2
Los jefes de departamento, directores de área, director general, verifica información
de la solicitud y si es correcta y autoriza procede a firmar la solicitud.
5.3.3
unidades administrativas del REPSS, fotocopia la solicitud debidamente requisitada y
entrega en la coordinación de recursos materiales del REPSS.
5.3.4
Auxiliar de la coordinación de recursos materiales, recibe solicitud poniendo fecha,
hora, nombre y firma de quien recibe en original y copia, devolviendo copia al área
que entrega, así mismo asigna numero de folio y registra entrada en formato de
control de compras clave FDA/CO-7.4.1-04/02.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
5 de 10
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-186-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.3.5
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
Coordinador de recursos materiales, recibe solicitudes y evalúa tipo de bienes y
servicios, define estrategia de compra, determina posibles proveedores para cotizar
tomando en consideración el padrón de proveedores FDA/CO-7.4.1-04/10 y la ficha de
evaluación de los mismos, y asigna a algún auxiliar de recursos materiales para su
atención.
5.3.6
Auxiliar de recursos materiales, recibe solicitud con información de los proveedores que
cotizaran, e inicia contacto para solicitar dichas cotizaciones según formato de solicitud
de cotización clave FDA/CO-7.4.1-04/03, mismo que es enviado por fax, correo o en
persona.
5.3.7 Proveedores, integran cotización y envían en original, vía fax o correo electrónico.
5.3.8 Auxiliar de recursos materiales, recibe y revisa cotizaciones, integra en tabla
comparativa según corresponda mediante formato de tabla comparativa clave FDA/CO7.4.1-04/04, turna esta para revisión del coordinador de recursos materiales anotando
las observaciones pertinentes.
5.3.9 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de
tabla comparativa clave
FDA/CO-7.4.1-04/04, si es correcto turna al Jefe de Administración y financiamiento, si
no es correcto turna a auxiliar de recursos materiales con las observaciones
pertinentes.
5.3.10 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de tabla comparativa clave FDA/CO7.4.1-04/04 con observaciones pertinentes y realiza modificaciones, turna a
coordinador de recursos materiales.
5.3.11 Jefe del departamento de administración y financiamiento, recibe formato de tabla
comparativa clave FDA/CO-7.4.1-04/04, verifica información, si es correcta la firma y
turna a coordinador de recursos materiales, si no es correcta, regresa el formato de
tabla comparativa a coordinador de recursos materiales con observaciones pertinentes.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
B
Página:
6 de 10
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
5.3.12 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de tabla comparativa clave
FDA/CO-7.4.1-04/04, si tiene firma del jefe de departamento de administración y
financiamiento lo entrega a auxiliar de recursos materiales
para que realice
afectación presupuestal, si no tiene firma entrega a auxiliar de recursos materiales
para realizar los cambios pertinentes en el formato de tabla comparativa clave
FDA/CO-7.4.1-04/04
5.3.13 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de tabla comparativa clave FDA/CO7.4.1-04/04 validado por coordinador de recursos materiales y verifica disponibilidad
presupuestal en el sistema integral del presupuesto de acuerdo al clasificador por
objeto del gasto, si cuenta con disponibilidad presupuestal realiza afectación
presupuestal en el sistema integral del presupuesto, si no cuenta con disponibilidad
realiza oficio a nombre del jefe de departamento de administración y financiamiento
dirigido al área solicitante, mismo que entrega al jefe de departamento de
administración y financiamiento.
5.3.14 El jefe del departamento de administración y financiamiento recibe oficio el cual firma
y entrega al auxiliar de recursos materiales, que a su vez lo entrega a la unidad
administrativa solicitante.
5.3.15 Unidades administrativas del REPSS, la unidad administrativa recibe oficio y formato
de solicitud de compra clave FDA/CO-7.4.1-04/01 y entrega copia de oficio firmada y
con fecha de recibido.
5.3.16 Auxiliar de recursos materiales recibe copia de oficio firmado y archiva.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
7 de 10
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
5.3.17 Auxiliar de recursos materiales, imprime recibo de afectación presupuestal (folio) del
sistema integral del presupuesto y elabora formato de orden de compra clave
FDA/CO-7.4.1-04/05 a proveedor indicado en el recibo y formato de tabla
comparativa clave FDA/CO-7.4.1-04/04.
5.3.18 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de orden de compra clave
FDA/CO-7.4.1-04/05, revisa y si es correcta firma y turna a jefe del departamento de
administración y financiamiento, si no, regresa sin firma y con observaciones al
auxiliar de recursos materiales.
5.3.19 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de orden de compra clave FDA/CO7.4.1-04/05
con observaciones pertinentes y realiza modificaciones, turna a
coordinador de recursos materiales.
5.3.20 Jefe del departamento de administración y financiamiento, recibe formato de orden de
compra clave FDA/CO-7.4.1-04/05, revisa y si es correcta firma y turna a coordinador
de recursos materiales, si no, regresa a este sin firma y con observaciones.
5.3.21 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de orden de compra clave
FDA/CO-7.4.1-04/05, si tiene firma del jefe de departamento de administración y
financiamiento lo entrega a auxiliar de recursos materiales para que haga entrega de
la misma al proveedor, si no tiene firma entrega a auxiliar de recursos materiales para
realizar los cambios pertinentes en el formato de orden de compra/servicio clave
FDA/CO-7.4.1-04/05.
5.3.22 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de orden de compra/servicio clave
FDA/CO-7.4.1-04/05 firmada y envía al proveedor correspondiente vía fax o en
persona.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
8 de 10
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-189-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.3.23
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
Proveedor, recibe formato de orden de compra clave FDA/CO-7.4.1-04/05, surte
mercancía, recaba firmas de recibido en lugar de entrega indicado, emite factura y
entrega a auxiliar de recursos materiales original los días lunes a viernes de 9 a 17
horas en oficina central del REPSS a junto con copia de formato de orden de
compra/servicio clave FDA/CO-7.4.1-04/05.
5.3.24
Auxiliar de recursos materiales, recibe factura original, revisa requisitos fiscales y
artículos según la copia del formato de orden de compra, así como acuses de
recibido y entrega formato de contra recibo clave FDA-CO-7.4.1-04/06, con fecha
de pago de 15 días naturales.
5.3.25
Auxiliar de recursos materiales, integra en pasivo los formatos originales de
solicitud de compra/servicio clave FDA/CO-7.4.1-04/01, cotizaciones, formato de
tabla comparativa clave FDA/CO-7.4.1-04/04, recibo de afectación presupuestal,
formato de orden de compra/servicio clave FDA/CO-7.4.1-04/05, copia de formato
de contra recibo clave FDA-CO-7.4.1-04/06.
5.3.26
Auxiliar de recursos materiales, asigna numero de pasivo de formato de control de
compra clave FDA/CO-7.4.1-04/02 y control de trámite clave FDA/CO-7.4.1-04/09,
realiza formato de carátula de pasivo clave FDA/CO-7.4.1-04/07 junto con la
solicitud y autorización de pago clave FDA/CO-7.4.1-04/11.
5.3.27
Coordinador de recursos materiales, recibe pasivo y solicitud de autorización de
pago, revisa y valida y si es correcto firma carátula y turna a jefe del departamento
de administración y financiamiento para su revisión y firma.
5.3.28
Jefe del departamento de administración y financiamiento, recibe pasivo y solicitud
de autorización de pago revisado y validado por coordinación de recursos
materiales, realiza revisión aleatoria de sección seleccionada al azar, si es correcto
firma tramite, si no regresa a coordinador de recursos materiales para su
corrección.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
9 de 10
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-190-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.3.29
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y
Servicios por Medio de
Adjudicación Directa
PDA/CO-7.4.1 -04
Jefe del departamento de administración y financiamiento entrega el trámite firmado
al director de administración y financiamiento para su análisis y firma.
5.3.30
Director de administración y financiamiento, recibe el trámite, expone dudas y/o
comentarios a Jefe de departamento de administración y financiamiento y firma
oficios de pasivos y entrega tramite a auxiliar de departamento de control financiero
y gasto.
5.3.31
Auxiliar de control financiero y gasto, recibe trámite, captura información y entrega a
la coordinación de contabilidad y finanzas.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
10 de 10
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-191-
Manual de Procedimientos
-192-
Manual de Procedimientos
-193-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
PDA/CO-7.4.1-05
NÚMERO
TITULO:
Adquisición de Bienes y Servicios
a través del Subcomité de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del REPSS
PREPARADO POR:
REV
C
PAGINA :
1
DE :
6
APROBADO POR:
Francisco Isaías Vivanco Robles
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General.
Actualización
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Depto. De Administración y Financiamiento
C. Recursos Humanos
Depto. De Gestión de Servicios de Salud
C. Recursos Materiales
Depto. De Administración de Base de Datos
C. Contabilidad y Finanzas
Depto. De modelo y Garantía de Atención al Beneficiario
C. Programación y Presupuesto
Depto De Análisis y evaluación del Servicio Medico
Depto. De promoción y Afiliación
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
1 de 6
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-194-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y Servicios a
través del subcomité de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del REPSS
PDA/CO-7.4.1 -05
1.0 Objetivo
1.1
El Objetivo de este procedimiento es dotar a las áreas del REPSS de los bienes,
servicios y equipamiento necesarios para sus actividades en tiempo y forma,
cumpliendo con la normatividad vigente en materia de adquisiciones, arrendamientos
y servicios del Sector Público del Estado de Baja California.
2.0 Alcance
2.1 Este procedimiento se aplica para las solicitudes de compras, arrendamientos,
servicios y equipamiento de las áreas del REPSS que por su cuantía, requieran
ser sometidos a concurso público según lo establece la normatividad aplicable.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
3.2 SUBCOMITÉ: El Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
REPSS.
3.3 CONTRALORÍA: El representante de la Dirección de Control y Evaluación
Gubernamental del Gobierno del Estado de Baja California.
3.4 (MIFSAASOP): Manual de Integración y Funcionamiento del Sub-Comité de
Adquisiciones Arrendamiento, Servicios y Obras Publicas del REPSS
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja
California.
4.2
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Estado de Baja California.
4.3
Clasificador por objeto del Gasto del Gobierno del Estado de Baja
California.
4.4
Tabla que fija los montos para las Adquisiciones del Gobierno del Estado
de Baja California.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
2 de 6
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-195-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y Servicios a
través del subcomité de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del REPSS
PDA/CO-7.4.1 -05
4.5
Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS
4.6
Manual de Integración y Funcionamiento del Sub-Comité de Adquisiciones
Arrendamiento, Servicios y Obras Publicas del REPSS.
4.7
PDA/CF-7.2.1-06
Procedimiento de pago de trámite
5.0 Procedimiento y Responsabilidades
5.1.1
5.1 PARTES QUE INTERVIENEN:
Director General del REPSS, con el carácter de Presidente del Sub-Comité, conforme a
lo establecido en el Manual de Integración y Funcionamiento del
Sub-Comité
de
Adquisiciones Arrendamiento, Servicios y Obras Públicas del REPSS (MIFSAASOP)
5.1.2
Director de Administración y Financiamiento del REPSS, con el carácter de Secretario
Ejecutivo del Sub-Comité, conforme a lo establecido por el
5.1.3
Director de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, con el carácter de Vocal,
conforme a lo
5.1.4
(MIFSAASOP).
establecido por el (MIFSAASOP).
Jefe del Departamento de Administración de Base de Datos del REPSS, con el carácter
de Vocal, conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP). Con fundamento a lo
establecido en el punto 4.1. Del Acta de la Segunda Sesión Ordinaria de este SubComité, de fecha 28 de Abril de 2006,
5.1.5
Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS, con el carácter de
Vocal, conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).
5.1.6
Jefe del Departamento de Administración y Financiamiento del REPSS, con el carácter
de Vocal, conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).
5.1.7
Coordinador de Recursos Materiales del REPSS, con el carácter de Vocal, conforme a
lo
5.1.8
establecido por el (MIFSAASOP).
Coordinador de Presupuesto y Contabilidad del REPSS, con el carácter de Vocal,
conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
3 de 6
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.1.9
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y Servicios a
través del subcomité de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del REPSS
PDA/CO-7.4.1 -05
Dirección de Control y Evaluación Gubernamental, con carácter de asesor con voz
únicamente, según lo establecido en el MIFSAASOP.
5.1.10 Los Proveedores de bienes y servicios para cotizar y en su caso proporcionar los
bienes, servicios y equipamiento que el REPSS requiere.
5.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
5.2.1
Con fundamento a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,
Servicios y Obra Pública para el Estado de Baja California y el Manual de Integración y
Funcionamiento del Sub-Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Obra
Publica del REPSS, el Secretario Técnico del REPSS, convocará por escrito con 3
días de anticipación a los miembros del Sub Comité para celebrar la Primer Sesión
Ordinaria, mismo al que anexara el Orden del Día, con los asuntos a tratar durante la
sesión, en ella el Presidente del Sub Comité, someterá a consideración de sus
miembros, el Programa Anual de Adquisiciones, el cual será elaborado previamente
tomando en consideración las solicitudes y necesidades de las distintas áreas
administrativas del REPSS, basándose en el Programa Operativo Anual del REPSS,
este Programa Anual de Adquisiciones no tendrá el carácter de obligatorio y podrá
modificarse o adicionarse previa autorización del Sub-Comité.
5.3
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
5.3.1 Director de Administración y Financiamiento: Convoca con tres días de anticipación, a
los miembros del Sub-Comité, debiendo anexar el Orden del Día, el cual contendrá, los
asuntos a tratar, en la Sesión Ordinaria.
5.3.2
Director General: Durante la sesión el Presidente del Sub-Comité, someterá a
consideración de los miembros, el Programa Anual de Adquisiciones, el cual podrá ser
modificado a petición de estos, y en el cual se describirán los bienes a adquirir durante
ese ejercicio fiscal, la disponibilidad presupuestal con la que se cuenta y los
procedimientos que se llevaran a cabo para ello.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
4 de 6
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-197-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.3.3
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Adquisición de Bienes y Servicios a
través del subcomité de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del REPSS
PDA/CO-7.4.1 -05
El Presidente del Sub-Comité, una vez elaboradas las observaciones por los miembros
del Comité, procederá a levantar la votación a los presentes, pudiendo estos aprobar el
total o parte de las propuestas. Sin embargo este Programa Anual, no tiene el carácter de
obligatorio, ni limita las adquisiciones del REPSS, por lo que en caso de surgir la
necesidad de adquirir un bien a mediados de Ejercicio, este puede proponerse al SubComité, durante una de las Sesiones Ordinarias, previamente calendarizadas o bien a
través de una Sesión Extraordinaria.
5.3.4 Director de Administración y Financiamiento:
El Director de Administración y
Financiamiento en su carácter de Secretario Ejecutivo,, procederá una vez aprobado el
Programa Anual de Adquisiciones, a substanciar los Procedimientos de Invitación a Tres
Proveedores con las formalidades establecidas en el articulo 21 fracción II, los de
Licitación Publica Nacional observando lo establecido en la fracción I del articulo 24,
Licitación Publica Nacional observando lo establecido en la fracción II del articulo 24 y
Licitación Publica Internacional, conforme a lo establecido en el articulo 24 fracción III,
todos de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios para el Estado de Baja
California.
5.3.5 Coordinador de Recursos Materiales: En caso de Tratarse de Licitación Publica ya sea
Nacional, Internacional o Regional, procede a elaborar las Bases en coordinación con la
Unidad Administrativa que solicita el bien, misma que deberá describir de manera
detallada las características con las que deberá contar el mismo, de igual forma en caso
de tratarse de un procedimiento de Invitación procede a elaborar las Especificaciones
Técnicas de la Invitación, y a seleccionar a los potenciales proveedores a través de los
medios que considere ya sea consultando el Padrón de Proveedores del REPSS o
aquellos proveedores a los que de manera esporádica se les ha adquirido algún bien de
igual naturaleza, finalmente en caso de tratarse de un Procedimiento de Adjudicación
Directa, cotizara y elaborar el análisis necesario de los proveedores que considere o que
se encuentren registrados en el padrón de proveedores los bienes a adquirir.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
5 de 6
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
5.3.6
Titulo del Procedimiento
Adquisición de Bienes y Servicios a través del
subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del REPSS
Jefe del departamento de Administración y Financiamiento:
No. De
Documento
PDA/CO-7.4.1 -05
Una vez elaboradas las
Bases o las Especificaciones Técnicas da el visto bueno a las mismas, según el
procedimiento de adquisición del que se trate y enviara para su firma al Director de
Administración y Financiamiento, en caso de tratarse de Procedimiento de Invitación da
el visto bueno a los proveedores tomados en consideración por la Coordinación de
Recursos Materiales, y finalmente tratándose de un Procedimiento de Adjudicación
Directa, da el visto bueno al análisis de proveedores elaborado y turna al Director de
Administración y Financiamiento.
5.3.7
Director
de Administración y Financiamiento: Firma las Bases o Especificaciones
Técnicas según sea el caso, y envía a la Coordinación de Recursos Materiales del
REPSS, en caso de tratarse de un procedimiento de Invitación, firma las Invitaciones
para los Proveedores considerados y remite a la Coordinación de Recursos Materiales,
finalmente de tratarse de un Procedimiento de Adjudicación Directa, somete el análisis de
los posibles proveedores al Director General.
5.3.8 Director General: En caso de tratarse de un Procedimiento de Adjudicación Directa,
validara el análisis de los proveedores y autorizara la adquisición y enviara el expediente
a la Coordinación de Recursos Materiales.
5.3.9 Coordinación de Recursos Materiales: Recibe el expediente de cada uno de los
procedimientos, en caso de tratarse de una Licitación ya sea Nacional, Internacional o
Regional, cotizara y publicara posteriormente las Bases en el Diario Oficial de la
Federación o los medios señalados por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios para el Estado de Baja California, de ser un procedimiento de Invitación a 3
Proveedores enviara a través de sus Auxiliares Administrativos las correspondientes
Invitaciones y las Especificaciones Técnicas del bien a adquirir, finalmente en caso de
tratarse de un Procedimiento de Adjudicación Directa, llevara a cabo la misma conforme
a lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado
de Baja California.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
C
Página:
6 de 6
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-199-
Manual de Procedimientos
-200-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
TITULO:
NÚMERO
Registro, Validación y Pago de Trámite
PREPARADO POR:
PDA/CF-7.5.1-06
REV
D
PAGINA :
1
DE :
5
APROBADO POR:
Sandra I. Yañez Venegas
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
D
12/12/05
23/08/06
20/09/06
18/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General
Revisión por el Departamento Control Financiero y de Gasto del REPSS
Revisión General
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Recursos Humanos
Depto. De Modelo y Atención al Beneficiario
Recursos Materiales
Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio
Contabilidad y Finanzas
Depto. De Administración
Programación y Presupuesto
Directores del REPSS
Fecha de Revisión:
18/07/07
Revisión:
D
Página:
1 de 5
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-201-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Registro, Validación y Pago
de Tramite
PDA/CF-7.5.1-06
1.0 Objetivo
1.1
Este procedimiento establece los lineamientos para Registrar, Analizar y Tramitar las
obligaciones contraídas por el REPSS.
2.0 Alcance
2.1
Este procedimiento se aplica para vigilar el oportuno cumplimiento de las obligaciones
contraídas por el REPSS, atendiendo la eficiencia en la utilización de los recursos
financieros, buscando siempre la eficacia programática y presupuestal del REPSS.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1.- REPSS.- Régimen de Protección Social en Salud de Baja California
3.2.- Trámite.- Conjunto de documentos internos o externos, integrados con el objeto de
cumplir con las obligaciones contraídas por Recursos Materiales, Pago de
Nómina convenios contraídos con otros Organismos por el REPSS.
3.3.- (A).Pago de Pasivo
3.4.- (A-1).- Pago de Servicios de Salud y/o Proyectos Innovadores
3.5.- (B).Pago de Nómina
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.-PDA/CO-7.4.1-04 Adquisición de Bienes y Servicios por Medio de Adjudicación Directa
4.2.-PDA/RH-6.2-03 Elaboración de Nomina
4.3.-PDA/CF-7.5.1-07 Notificación de pago
4.4.-PDS/EA-7.5.1-15 Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
4.5.-PDS/MG-8.2.4-03 Validación de Cobro de Servicios Otorgados a los Usuarios del Seguro
Popular
4.6.-Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS
4.7.-IDA/CF-7.5.1-06/01 Instrucción de Trabajo del Coordinador de Programación y
Presupuesto del REPSS
4.8.-IDA/CF-7.5.1-06/02 Instrucción de Trabajo del Auxiliar Administrativo de Programación y
Presupuesto del REPSS
4.9.-IDA/CF-7.5.1-06/03 Instrucción de Trabajo del Coordinador de Contabilidad y Finanzas
del REPSS
4.10.-IDA/CF-7.5.1-06/04 Instrucción de Trabajo del Auxiliar Administrativo de Contabilidad y
Finanzas del REPSS
Fecha de Revisión:
18/07/07
Revisión:
D
Página:
2 de 5
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-202-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Registro, Validación y Pago
de Tramite
PDA/CF-7.5.1-06
4.11.-FDA/CF-7.5.1-06/01 Registro y Validación de Trámites
4.12.-FDA/CF-7.5.1-06/02 Devolución de Trámites
4.13.-FDA/CF-7.5.1-06/03 Posición de Bancos
4.14.-FDA/CF-7.5.1-06/04 Control de Cheques
5.0
Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
Director General/Director de Administración y Financiamiento/
Jefe de Departamento de Administración
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto
Coordinador de Programación y Presupuesto
Coordinador de Contabilidad y Finanzas
Auxiliar Administrativo de Programación y Presupuesto
Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas
Proveedor o Banco
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Se establecen en el Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS.
5.3.- Descripción de Procedimiento
5.3.1
Auxiliar Administrativo de Programación y Presupuesto del REPSS: Recibe
trámite, y pone fecha de recibido, verifica que la documentación del trámite (A)
(A-1) (B) se encuentre (n) completo (s), de acuerdo a los requisitos (ver IDA/CF7.5.1-06/02), en caso de que no estén completos se devuelve con formato de
devolución de trámites (FDA/CF-7.5.1-06/02).
5.3.2
Auxiliar administrativo de Programación y Presupuesto del REPSS: ingresa
datos del trámite al formato de control de trámites (FDA/CF-7.5.1-06/01), se sella
y se valida con firma, posteriormente se entrega al Coordinador de
Programación y Presupuesto del REPSS.
5.3.3
Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS: Revisa trámite (A) (A1) (B) de acuerdo a los requisitos (ver IDA/CF-7.5.1-06/01) y lo valida con su
firma, en caso de que no estén completos los requisitos, se devuelve con
formato de devolución de trámites (FDA/CF-7.5.1-06/02). Una vez validado se
pasa al Jefe del departamento de Control Financiero Y Gasto.
Fecha de Revisión:
18/07/07
Revisión:
D
Página:
3 de 5
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-203-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Registro, Validación y Pago
de Tramite
PDA/CF-7.5.1-06
5.3.4
Jefe del departamento de Control Financiero y de Gasto: Recibe trámite, da su
visto bueno, autoriza el trámite con su firma y finalmente lo envía a la
Coordinación de Contabilidad y Finanzas
5.3.5
Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe trámite(A) (A-1) (B),
verifica la disponibilidad financiera en las cuentas bancarias del REPSS, en
formato de Posición de Bancos; (FDA/CF-7.5.1-06/03) (ver IDA/CF-7.5.1-06/03),
en caso de que no exista, se detiene el trámite hasta que se cuente con
disponibilidad en los bancos; en caso de que si haya disponibilidad, en el caso del
tramite (B) se realiza Dispersión Electrónica, (ver IDA/CF-7.5.1-06/03); cuando el
trámite (A-1) se encuentre acompañado de oficio con la instrucción del Director
general de REPSS se efectuará el pago electrónico del mismo (ver IDA/CF-7.5.106/03): en el caso contrario, tanto el trámite (A) como el (A-1) se envía al Auxiliar
Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS.
5.3.6
Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS Recibe trámite (A)
(A-1), verifica los requisitos (ver IDA/CF-7.5.1-06/04); en caso de que no cuente
con los requisitos se devuelve al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del
REPSS, si cuenta con todos los requisitos se elabora cheque y póliza de cheque
(ver IDA/CF-7.5.1-06/04), se anexa cheque original y copia como soporte al
trámite, se registra en Formato de Control de Cheques (FDA/CF-7.5.1-06/04) (ver
IDA/CF-7.5.1-06/04); se envía a Coordinador de Contabilidad y Finanzas del
REPSS.
5.3.7
Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe trámite completo (A)
(A-1), verifica los datos del cheque y/o póliza de cheque que estén correctos (ver
IDA/CF-7.5.1-06/03); se firma la póliza y se envía al Jefe de Departamento de
Control Financiero y de Gasto del REPSS.
5.3.8
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe
trámite (A) (A-1), coteja la información, en caso de que no esté correcto se regresa
al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS, si está completo se firma
cheque y póliza; a su vez remite el trámite para una segunda firma de cheque y
póliza a Director General/Director de Administración y Financiamiento o Jefe de
Departamento de Administración del REPSS.
Fecha de Revisión:
18/07/07
Revisión:
D
Página:
4 de 5
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-204-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Registro, Validación y Pago
de Tramite
PDA/CF-7.5.1-06
5.3.9 Director General/Director de Administración y Financiamiento o Jefe de
Departamento de Administración del REPSS: Recibe trámite, coteja los importes
de la factura, folio, cheque y póliza de cheque, en caso de que no sean correctos
se devuelve al Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del
REPSS; si procede, se valida el cheque con la firma y a su vez turna al Jefe de
Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS.
5.3.10 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe
trámite firmado, se envía trámite al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del
REPSS, en caso de que no esté firmado, se corrigen las observaciones (en caso
de que existan); si no se regresa al Director General, Director de Administración y
Financiamiento o Jefe de Departamento de Administración del REPSS.
5.3.11 Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe trámite, custodia
hasta la fecha de pago, una vez cumplida, se entrega cheque al Auxiliar
Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS para su pago/ depósito.
5.3.12 Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe cheque,
entrega cheque al proveedor o realiza depósito al banco.
5.3.13 Proveedor o Banco: Cuando se trata de proveedor, éste entrega contra recibo e
identificación oficial al Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas, recibe
cheque y firma de recibido, en caso de banco registra el deposito y sella el
comprobante de deposito y entrega comprobante registrado y sellado al Auxiliar de
Contabilidad y Finanzas del REPSS.
5.3.14 Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe contra
recibo, e identificación oficial, anota el número de identificación en copia de
cheque o póliza de cheque, regresa identificación, y se anexa la póliza al trámite,
en caso de banco se recibe comprobante del deposito, se anexa al mismo, se folia
el trámite completo, a su vez se ejerce en el SIP (ver IDA/CF-7.5.1-06/04), se
guarda en el Archivo Gubernamental para el control de la Cuenta Pública del
REPSS.
Fecha de Revisión:
18/07/07
Revisión:
D
Página:
5 de 5
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responsable de Control de Documentos.
-205-
Manual de Procedimientos
-206-
Manual de Procedimientos
-207-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
TITULO:
NÚMERO
Seguimiento al Gasto en Proyectos
Innovadores
PREPARADO POR:
PDA/CF-7.5.1-08
D
REV
PAGINA :
1
DE :
3
APROBADO POR:
Sandra I. Yañez Venegas
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
B
C
12/12/05
23/08/06
20/09/06
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
Revisión General
Revisión por el Departamento Control Financiero y de Gasto del REPSS
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
C. Programación y presupuesto
C. Contabilidad y finanzas
Depto. De Análisis y evaluación del servicio medico
Directores del REPSS
Fecha de Revisión:
07/02/07
Revisión:
D
Página:
1 de 3
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responsable de Control de Documentos.
-208-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Seguimiento al Gasto en
Proyectos Innovadores
PDA/CF-7.5.1-08
1.0 Objetivo
1.1 Para contribuir a construir una nueva cultura de la calidad en beneficio de la población,
el REPSS, en su carácter de comprador de servicios de salud, establece el mecanismo
denominado Proyectos Innovadores, que promueve mejoras en los procesos de
atención, así como mecanismos de reconoc imiento al desempeño en las unidades
médicas de ISESALUD.
2.0 Alcance
2.1
Realizar el seguimiento, oportuno, eficaz y eficiente de los recursos financieros
del REPSS, vigilando el cumplimiento de las metas programadas en los proyectos
innovadores
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1.- PDS/EA-7.5.1-15 Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores
4.2.- PDA/CF-7.5.1-06 Registro, Validación y Pago de Trámite
5.0
Procedimiento y Responsabilidades
5.1.- Partes que intervienen
5.1.1.- Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS
5.1.2.- Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS
5.1.3.- Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS
5.1.4.- Director de Administración y Financiamiento del REPSS
5.1.5.- Director de Gestión de Servicios de Salud del REPSS
5.1.6.- Jefe de Departamento de Análisis y Evaluación del Servicio Medico del REPSS
5.2.- Políticas de Operación
5.2.1.- Se establecen en la guía de participación en Proyectos Innovadores 2006.
Fecha de Revisión:
07/02/07
Revisión:
D
Página:
2 de 3
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-209-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
12/12/05
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Seguimiento al Gasto en
Proyectos Innovadores
PDA/CF-7.5.1-08
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.3.7
El Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS: Elabora oficio a la
Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, solicitando información
sobre el cumplimiento en el desarrollo de los proyectos innovadores, se envía al
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS, para su visto
bueno.
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe oficio,
lo revisa, si no hay observaciones lo valida con su antefirma y lo turna al Director
de Administración y Financiamiento del REPSS para su validación y firma, si
existen observaciones lo remite a la Coordinación de Programación y Presupuesto
del REPSS, para su corrección o aclaración
Director de Administración y Financiamiento del REPSS: Recibe oficio, revisa los
datos del oficio; si es correcto lo valida con su firma y lo turna al Director de
Gestión de Servicios de Salud del REPSS, en caso de que haya observaciones se
remite al Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS, para su
corrección o aclaración.
Director de Gestión de Servicios de Salud del REPSS: Recibe oficio, y a través
del Departamento de Análisis y Evaluación del Servicio Medico del REPSS,
realiza el seguimiento para evaluar el cumplimiento de las metas de los proyectos
innovadores (PDS/EA-7.5.1-15) remite oficio con dictamen a la Dirección de
Administración y Financiamiento del REPSS.
Director de Administración y Financiamiento del REPSS: Recibe oficio con
dictamen del seguimiento y lo turna al Jefe de Departamento de Control Financiero
y de Gasto del REPSS.
Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe oficio
con dictamen, a su vez lo turna a la Coordinación de Programación y Presupuesto
del REPSS, para su análisis.
Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS Recibe dictamen, analiza
el cumplimiento de las metas de los proyectos innovadores, si es satisfactorio en
base a lo programado envía Memorandum a la Coordinación de Contabilidad y
Finanzas del REPSS con la calendarización del pago del mes; en caso de que no
sea satisfactorio el resultado, solicita a la Coordinación de Contabilidad y Finanzas
del REPSS, vía Memorandum la suspensión de los pagos del proyecto, hasta que
la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, indique el cumplimiento
en el avance de las metas, fin del proceso.
Fecha de Revisión:
07/02/07
Revisión:
D
Página:
2 de 3
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-210-
Manual de Procedimientos
-211-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Comprobación de Gastos ante la Comisión
Nacional de Protección Social en Salud
PREPARADO POR
PDA/CF-7.5.1-18
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
APROBADO POR:
Ma. Isabel Antonares León
Vidall Alvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-212-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
20/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Comprobación de Gastos ante
la Comisión Nacional de
Protección Social en Salud
PDA/CF-7.5.1-18
1.0 Objetivo
1.1 Presentar la comprobación de las transferencias efectuadas al Estado por la Comisión
2.0 Alcance
2.1 Cumplimiento de los lineamientos establecidos en el acuerdo de coordinación
Estado-Federación
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 SPSIF: Sistema de Información Financiera del Seguro
3.2 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Balanza de comprobación.
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Dirección General
5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento
5.1.3 Secretaría de Salud del Estado
5.1.4 Coordinación de Programación y Presupuesto
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- Para la elaboración de la información se estará a lo dispuesto en los Criterios
Generales para la programación del gasto e integración de la información Estatal
relativa al manejo financiero del Sistema de Protección Social en Salud .
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-213-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
20/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Comprobación de Gastos ante
la Comisión Nacional de
Protección Social en Salud
PDA/CF-7.5.1-18
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
La Coordinación de Programación y Presupuestos elabora un resumen mensual de
gastos contables por partida.
5.3.2
La Coordinación de Programación y Presupuesto procede a homologar el resumen de
gastos contables por partida con el catálogo de conceptos emitido por la Comisión
Nacional de Protección Social en Salud.
5.3.3
La Coordinación de Programación y Presupuesto captura el resumen mensual
homologado en el sistema financiero del seguro popular SPSIF.
5.3.4
La Coordinación de Programación y Presupuesto remite el archivo electrónico de la
comprobación mensual de gastos a la base de datos de la Comisión Nacional de
Protección Social en Salud.
5.3.5
Una vez capturada la comprobación de gastos del mes, se procede a emitir el reporte
correspondiente el cual será remitido para la firma al Director de Administración y
Financiamiento, al Director General y al Secretario de Salud en el Estado.
5.3.6 Los funcionarios competentes firmar el reporte mensual de comprobación de gastos
emitido por el sistema SPSIF.
5.3.7
La Coordinación de Programación y Presupuesto elabora oficio dirigido a la Comisión
Nacional de Protección Social en Salud para remitir reporte de comprobación de gasto
debidamente firmado.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-214-
Manual de Procedimientos
-215-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Modificación Presupuestal
PREPARADO POR
PDA/CF-7.5.1-19
A
REV
PAGINA :
1
DE :
4
APROBADO POR:
Ma. Isabel Antonares León
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Junta Directiva
Secretaría de Planeación y Finanzas
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 4
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-216-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
20/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Modificación Presupuestal
PDA/CF-7.5.1-19
1.0 Objetivo
1.1 Adecuar el recurso autorizado para el ejercicio de acuerdo a las necesidades de
operación del REPSS
2.0 Alcance
2.1 Cumplimiento de los lineamientos para la programación y presupuestación del
gasto público del ejercicio fiscal que corresponda.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 SPF: Secretaría de Planeación y Finanzas
3.2 SIP: Sistema Integral de Presupuesto
4.0
Lista de Documentos Relacionados
5.2 Avance Presupuestal generado por el SIP
5.3 Formatos oficiales de SPF
5.0
Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.6
5.1.7
5.1.8
5.1.9
5.1.10
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Junta Directiva
Secretaría de Planeación y Finanzas
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- se efectúa de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para la programación y
presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal que corresponda
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 4
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-217-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
20/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Modificación Presupuestal
PDA/CF-7.5.1-19
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
La Coordinación de Programación y Presupuesto detecta por si misma o a solicitud de
otras áreas del REPSS, la necesidad de efectuar propuesta de modificación
presupuestal.
5.3.2
La Coordinación de Programación Presupuestal procede a concentrar la propuesta de
modificación ya se trate de transferencia, ampliación o reducción presupuestal y su
justificación en los formatos oficiales de la Secretaria de Planeación y Finanzas, que se
establecen en los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto público
para el ejercicio fiscal de que se trate.
5.3.3
La Coordinación de Programación y Presupuesto elabora un consolidado donde
presenta el presupuesto inicial autorizado por partida presupuestal, las transferencias,
ampliaciones y reducciones y el presupuesto modificado por partida.
5.3.4
La Coordinación de Programación y Presupuesto elabora el flujo de efectivo con la
propuesta de modificación presupuestales y su justificación por rubro.
5.3.5
La Coordinación de Programación y Presupuesto remite al Jefe del Departamento de
Control Financiero y de Gasto los formatos oficiales de la propuesta de modificación
presupuestal para su revisión.
5.3.6
El Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto revisa los formatos oficiales
de la propuesta de modificación presupuestal y si están correctos los remite a la
Dirección de Administración y Financiamiento para su validación. Si los formatos
presentan errores o inconsistencias, los remite a la Coordinación de Programación y
Presupuestos para su corrección.
5.3.7
La Dirección de Administración y Financiamiento revisa los formatos oficiales de la
propuesta de modificación presupuestal y si está de acuerdo, solicita al Jefe del
Departamento de Control Financiero y de Gasto que prepare la información para solicitar
la autorización de la modificación presupuestal ante la Junta Directiva. Si la Dirección de
Administración y Financiamiento no se encuentra de acuerdo con la información de la
propuesta, solicita a la Coordinación de Programación y Presupuesto efectuar las
correcciones.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 4
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-218-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
20/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Modificación Presupuestal
PDA/CF-7.5.1-19
5.3.8
El Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto prepara la información
necesaria para presentarla ante la Junta Directiva.
5.3.9
La Dirección General da a conocer la propuesta de modificación presupuestal ante la
Junta Directiva.
5.3.10 La Junta Directiva aprueba la propuesta de modificación presupuestal.
5.3.11 Una vez aprobada la modificación presupuestal, la Coordinación de Programación y
Presupuesto elabora formato oficial de la SPF MP-00 y se integra al resto de los
formatos oficiales, el consolidado por partida y las justificaciones, posteriormente se
remite para su validación a la Secretaría de Planeación y Finanzas.
5.3.12 La Secretaría de Planeación y Finanzas autoriza mediante oficio la modificación
presupuestal.
5.3.13 Una vez aprobada la modificación presupuestal, la Coordinación de Programación y
Presupuesto procede a la captura de los movimientos presupuestales en el Sistema
Integral de Presupuesto.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
4 de 4
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-219-
Manual de Procedimientos
-220-
Manual de Procedimientos
-221-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Modificación Programática
PREPARADO POR
PDA/CF-7.5.1-20
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
APROBADO POR:
Ma. Isabel Antonares León
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Directores de área
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Secretaría de Planeación y Finanzas
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-222-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
23/07/07
1.0
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Modificación Programática
PDA/CF-7.5.1-20
Objetivo
1.1 Adecuar las metas y compromisos a la operación del REPSS y corregir errores en la
programación
2.0 Alcance
2.1 Cumplimiento de los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto
público del ejercicio fiscal que corresponda.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 POA: Programa Operativo Anual.
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Solicitudes de la áreas
4.2 Formatos oficiales de la SPF
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que in tervienen
5.1.1 Dirección General
5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento
5.1.3 Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.1.4 Secretaría de Planeación y Finanzas
5.1.5 Junta Directiva
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- Se efectúa de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para la programación y
presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal que corresponda.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-223-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
23/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Modificación Programática
PDA/CF-7.5.1-20
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
La Unidad responsable de subprograma remite a la Dirección de Administración y
Financiamiento la solicitud de modificación programática y su justificación en los
formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas de acuerdo a los
lineamientos para la programación y presupuestación del gasto público del ejercicio
fiscal de que se trate.
5.3.2
La Dirección de Administración y Financiamiento revisa los formatos oficiales de la
propuesta de modificación programática y si está de acuerdo, solicita al Departamento
de Control Financiero y de Gasto que prepare la información para solicitar la autorización
de la modificación programática ante la Junta Directiva. Si la Dirección de
Administración y Financiamiento no se encuentra de acuerdo con la información de la
propuesta, solicita a la unidad responsable del subprograma, efectuar las correcciones.
5.3.3 El Departamento de Control Financiero y de Gasto prepara la información de la
propuesta de modificación programática para la Junta de Gobierno
5.3.4
La Dirección General da a conocer la propuesta de modificación programática ante la
Junta Directiva.
5.3.5
La Junta Directiva aprueba la propuesta de modificación programática.
5.3.6
Una vez aprobada la modificación programática, se remite para su validación a la
Secretaría de Planeación y Finanzas.
5.3.7
La Secretaría de Planeación y Finanzas autoriza mediante oficio la modificación
programática y procede a su captura en el Sistema del Programa Operativo Anual
(POA).
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-224-
Manual de Procedimientos
-225-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Elaboración del Avance Presupuestal
PREPARADO POR
PDA/CF-7.5.1-21
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
APROBADO POR:
Ma. Isabel Antonares León
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Secretaría de Planeación y Finanzas
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-226-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
23/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración de Avance
Presupuestal
PDA/CF-7.5.1-21
1.0 Objetivo
1.1 Mostrar el grado de avance que se lleva a determinada fecha, del ejercicio del gasto
presupuestal
2.0 Alcance
2.1 Cumplimiento de los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto
público del ejercicio fiscal que corresponda.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 SIP: Sistema Integral de Presupuesto
3.2 SPF: Secretaría de Planeación y Finanzas
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Avance Presupuestal generado por el SIP
4.2 Formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Dirección General
5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento
5.1.3 Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.1.4 Secretaría de Planeación y Finanzas
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- Se efectúa de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para la programación y
presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal que corresponda.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
23/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración de Avance
Presupuestal
PDA/CF-7.5.1-21
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1 La Coordinación de Programación y Presupuesto emite reporte de avance
presupuestal acumulado por partida al mes que corresponda informar, del Sistema
Integral de Presupuesto (SIP).
5.3.2
La Coordinación de Programación y Presupuesto captura las cifras del presupuesto
autorizado y ejercido por partida al mes que se informa, en formatos oficiales de la
Secretaría de Planeación y Finanzas de acuerdo a los lineamientos para la
programación y presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal de que se
trate.
5.3.3 La Coordinación de Programación y Presupuesto captura las cifras de los ingresos
autorizados y obtenidos por el REPSS a la fecha en que se informa en formatos
oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas.
5.3.4
La Coordinación de Programación y Presupuesto remite los formatos oficiales a la
Coordinación de Contabilidad y Finanzas para su comparación con registros
contables.
5.3.5 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas revisa los formatos y si se encuentran
correctos, los remite para su firma a los funcionarios competentes (Director General
y Director de administración y Financiamiento) y los integra a la información
financiera, de lo contrario se hacen las correcciones necesarias
5.3.6
La Coordinación de Contabilidad y Finanzas remite la información financiera a la
Secretaría de Planeación y Finanzas.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-228-
Manual de Procedimientos
-229-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Elaboración del Avance Programático Mensual
PREPARADO POR
PDA/CF-7.5.1-22
A
REV
.
PAGINA :
1
DE :
3
APROBADO POR:
Ma. Isabel Antonares León
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
24/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Directores de Área
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Secretaría de Planeación y Finanzas
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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responsable de Control de Documentos.
-230-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
24/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Avance
Programático Mensual
PDA/CF-7.5.1-22
1.0 Objetivo
1.1 Mostrar el grado de avance que se lleva a determinada fecha, en el cumplimiento de las
metas en el ejercicio
2.0 Alcance
2.1 Cumplimiento de los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto
público del ejercicio fiscal que corresponda.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 POA: Programa Operativo anual
3.2 SPF: Secretaría de Planeación y Finanzas
4.0 Lista de Documentos Relacionados
4.1 Avance Programático generado por el POA
4.2 Formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Dirección General
5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento
5.1.3 Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.1.4 Secretaría de Planeación y Finanzas
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- Se efectúa de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para la programación y
presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal que corresponda.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al
responsable de Control de Documentos.
-231-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
24/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Elaboración del Avance
Programático Mensual
PDA/CF-7.5.1-22
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
La Secretaría de Planeación y Finanzas turna oficio a REPSS para informar el
periodo de captura del avance programático mensual en el sistema POA.
5.3.2 La Dirección de Administración y Financiamiento turna memorandum a las Unidades
responsables de subprogramas, notificando el periodo proporcionado por la
Secretaría de Planeación y Finanzas para la captura en el POA, del avance
programático mensual, solicitando la remisión de la información del mes que
corresponda.
5.3.3
Las Unidades responsables de subprogramas remiten a la Coordinación de
Programación y Presupuesto, la información relativa al avance programático del
mes inmediato anterior.
5.3.4
La Coordinación de Programación y Presupuesto procede a la captura de la
información en el sistema POA y emite los reportes programáticos correspondientes
para su validación y firma por los funcionarios competentes.
5.3.5 La Coordinación de Programación y Presupuesto remite el avance programático
debidamente firmado a la Coordinación de Contabilidad y Finanzas para su
integración en los estados financieros del mes que se informa.
5.3.6 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas remite los estados financieros a la
Secretaría de Planeación y Finanzas.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-232-
Manual de Procedimientos
-233-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Ingresos Propios
PDA/CF-7.5.1-23
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Brenda Liliana Salgado Pérez
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
20/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-234-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
20/07/07
1.0
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Ingresos Propios
PDA/CF-7.5.1-23
Objetivo
1.1 captar el mayor número de ingresos por parte de la afiliación de derechohabientes.
2.0 Alcance
2.1 Este mecanismo permite tener un mayor control de las cuotas de afiliación captadas
de los derechohabientes
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 RAP: Recepción Automatizada de Pago
4.0
Lista de Documentos Relacionados
4.1 (FDA/CF-7.5.1-06/03) Posición de Bancos
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Población Afiliada al Seguro Popular
5.1.2 Jefe del Depto. De Control Financiero y de Gasto
5.1.3 Coordinación de Contabilidad y Finanzas
5.2 Políticas de Operación:
No Aplica
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-235-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
20/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Ingresos Propios
PDA/CF-7.5.1-23
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
El derechohabiente recibe su ficha de deposito RAP (recepción automatizada de
pagos) en el modulo y la llena con todos sus datos.
5.3.2
El derechohabiente realiza su pago respectivo en el banco HSBC, en la cuenta
concentradora.
5.3.3
El derechohabiente entrega en el modulo de afiliación correspondiente el comprobante
del deposito (copia de ficha RAP).
5.3.4
La coordinación de contabilidad y finanzas, diariamente realiza un rastreo de saldos en
la cuenta concentradora, para actualizar el saldo en bancos.
5.3.5
La coordinación de contabilidad y finanzas elabora diariamente el formato de posición
de bancos (FDA/CF-7.5.1-06/03) donde se ve reflejado el importe de los ingresos.
5.3.6
La coordinación de contabilidad y finanzas pasa a firma el reporte de posición de
bancos (FDA/CF-7.5.1-06/03) para su revisión y autorización al jefe de departamento
de control financiero y gasto.
5.3.7
El Jefe de departamento de control financiero y gasto remite ya firmado el reporte de
posición de bancos a la coordinación de contabilidad y finanzas para su archivo.
Fecha de Revisión:
20/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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Manual de Procedimientos
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Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Estados Financieros
PDA/CF-7.5.1-24
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Brenda Liliana Salgado Pérez
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
23/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Directores de Área
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-238-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
23/07/07
1.0
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Estados Financieros
PDA/CF-7.5.1-24
Objetivo
1.1 Informar sobre la situación financiera del REPSS
2.0 Alcance
2.1 Reportar el estado financiero, presupuestal y programático de la entidad a a
l
Secretaría de Planeación y Finanzas, Contraloría y Congreso.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 RAP: Recepción Automatizada de Pago
4.0
Lista de Documentos Relacionados
4.1 (FDA/CF-7.5.1-06/03) Posición de Bancos
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Directores de Área
5.1.2 Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- Se realiza de acuerdo a lo establecido en el artículo 54 de la Ley de presupuesto,
contabilidad y gasto público.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
23/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Estados Financieros
PDA/CF-7.5.1-24
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
La coordinación de contabilidad y finanzas elabora los siguientes reportes que se
integran en los estados financieros de manera mensual o trimestral según
corresponda:
φ Estado de situación financiera
φ Estado de ingresos y egresos
φ Notas a estados financieros
φ Balanza analítica
φ Relación analítica de saldos
φ Conciliación bancaria
φ Conciliación contable presupuestal
5.3.2
La coordinación de programación y presupuesto elabora los reportes detallados a
continuación de manera mensual o trimestral según sea el caso:
φ Avance presupuestal,
φ Avance programático.
5.3.3
Una vez ya integrados se pasan a revisión y firma del Jefe de Depto. de Control
Financiero y de Gasto.
5.3.4
Una vez ya revisados y firmados por el Jefe de Depto. de Control Financiero y de
Gasto se pasan a firma de los directores de área.
5.3.5
Si es información mensual se envía original y copias únicamente a SPF, si es
información trimestral se envía a SPF y a Contraloría del Estado; y al Congreso.
Fecha de Revisión:
23/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-240-
Manual de Procedimientos
-241-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Gastos por Comprobar
PDA/CF-7.5.1-25
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Brenda Liliana Salgado Pérez
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
24/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-242-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
24/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Gastos por Comprobar
PDA/CF-7.5.1-25
1.0 Objetivo
1.1 Cubrir las necesidades urgentes del REPSS que requieran ser operadas.
2.0 Alcance
2.1 Eficientar la operatividad del REPSS cubriendo las necesidades de mayor prioridad
de manera eficaz.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
No Aplica
4.0
Lista de Documentos Relacionados
4.1 (FDA/RH-6.2-01/01) Formato de Recibo Único
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Todas las Áreas del REPSS
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1.- Los gastos a comprobar, deberán comprobarse en su totalidad autorizada en un
plazo no mayor a veinte días hábiles a partir de la fecha de entrega del cheque de lo
contrario se procederá a efectuar el procedimiento de reintegro vía nómina.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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-243-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
24/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Gastos por Comprobar
PDA/CF-7.5.1-25
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
El área respectiva elaborará por oficio la solicitud dirigida al Director de Administración
y Financiamiento y recibo único de gastos por comprobar, que deberá enviar a la
Dirección de Administración y Financiamiento, para que determine su procedencia y
afectación presupuestal, de acuerdo a las necesidades urgentes que requieran ser
operados.
5.3.2
El Depto. De Control Financiero y de Gasto recibe solicitud para su revisión.
5.3.3
La coordinación de programación y presupuestos realiza afectación presupuestal, una
vez revisado por el Jefe de Depto. de Control Financiero y de Gasto.
5.3.4
La coordinación de contabilidad y finanzas elabora el cheque a nombre del solicitante.
5.3.5
Para comprobar los gastos, deberá enviar oficio dirigido al Director de Administración y
Financiamiento, factura(s) original(es), debidamente validadas, formato de
comprobación en original, con nombre y firma del solicitante y quien autoriza.
5.3.6
En el caso de existir saldo a favor del deudor, deberá expresar en el oficio la solicitud
de reintegro del saldo a favor, anexar formato de recibo único por la diferencia y contar
con la disponibilidad presupuestal para que el Departamento de Control Financiero y
de Gasto, elabore el cheque a su nombre.
Fecha de Revisión:
24/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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Manual de Procedimientos
-245-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Fondo de Operación y de Caja Chica
PDA/CF-7.5.1-26
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Brenda Liliana Salgado Pérez
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
25/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-246-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
1.0
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Fondo de Operación y de Caja
Chica
PDA/CF-7.5.1-26
Objetivo
1.1 Cubrir gastos menores para la eficiente operatividad del REPSS
2.0 Alcance
2.1 Eficientar la operación del REPSS, tratándose de gastos menores
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
No Aplica
4.0
Lista de Documentos Relacionados
No Aplica
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Director de Administración y Financiamiento
5.1.2 Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1
Deberá constituirse para realizar gastos específicos y propios de la operación de las
unidades administrativas, con cargo al Presupuesto de Egresos y en cumplimiento
de sus programas.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Fondo de Operación y de Caja
Chica
PDA/CF-7.5.1-26
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1
La solicitud para creación y reembolso del Fondo de Operación la deberá elaborar el
Titular de la Unidad Administrativa, siendo este el responsable del mismo.
5.3.2
La solicitud es enviada al Depto. De Control Financiero y de Gasto para ser revisada y
autorizada.
5.3.3
La coordinación de contabilidad y finanzas elabora el cheque a nombre del
responsable del fondo de operación.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-248-
Manual de Procedimientos
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Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Control de Egresos
PDA/CF-7.5.1-27
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Brenda Liliana Salgado Pérez
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
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REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
25/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación Inicial.
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-250-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Control de Egresos
PDA/CF-7.5.1-27
1.0 Objetivo
1.1 llevar un control optimo de los gastos que se realizan en el REPSS para su operación
2.0 Alcance
2.1 Optimizar los recursos financieros del REPSS llevando un control de gastos
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 I.S.R: Impuesto Sobre la Renta
4.0
Lista de Documentos Relacionados
No Aplica
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Departamento de Control Financiero y de Gasto
5.1.2 Coordinación de Contabilidad y Finazas
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1 Los cheques solo se podrán expedir en formato oficial del Régimen de Protección
Social en Salud de Baja California.
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1 La coordinación de contabilidad y finanzas se encarga de realizar los pagos respectivos
a los proveedores.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Control de Egresos
PDA/CF-7.5.1-27
5.3.2 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas se encarga de la captura y registro de los
cheques pagados y su documentación comprobatoria, esta ultima debiendo tener la
palabra PAGADO.
5.3.3 El Departamento de Control Financiero y de Gasto cancelará físicamente los cheques cuyo
pago es improcedente, para su descargo del sistema del Sistema del Egreso y para
realizar los ajustes al presupuesto correspondiente.
Causas de cancelación de cheques
φ
Error en la elaboración del cheque.
φ
Pagos improcedentes.
φ
Cancelación de comisión.
φ
No cobro en un periodo mayor de tres meses.
φ
Por extravío o pérdida, siempre y cuando se notificara oportunamente a la institución
bancaria, y haya transcurrido el plazo que la institución bancaria indique para la
certeza de que el cheque no fue cobrado.
5.3.4 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas revisa que los comprobantes cumplan con los
requisitos fiscales, la afectación presupuestal y demás requisitos administrativos.
5.3.5 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas verifica que los comprobantes expedidos sean
en moneda nacional o en el caso de que sea moneda extranjera deberá contener su
equivalencia en moneda nacional.
5.3.6 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas elaborará el cheque a nombre de la persona
física o moral que expida la documentación comprobatoria de los gastos.
5.3.7 En el momento de llevar a cabo la elaboración del cheque, de manera simultánea, deberá
aplicarse su afectación contable, indicando lo siguiente:
φ
Número de contra recibo.
φ
Número de cheque.
φ
Número y nombre del proveedor de acuerdo al catálogo existente.
φ
Concepto de la erogación.
φ
Importe total a pagar y en su caso la retención del I.S.R., indicando el porcentaje de
tasa aplicable.
φ
Afectación contable y presupuestal de acuerdo a la naturaleza de la erogación y la
unidad receptora.
φ
Debe contener un espacio en el cual se plasme el nombre y la firma de la persona que
recibió el cheque, una vez que este haya sido pagado, con la indicación de RECIBI DE
CONFORMIDAD.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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-252-
Manual de Procedimientos
-253-
Manual de Procedimientos
PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES
NÚMERO
TITULO:
Archivo Contable
PDA/CF-7.5.1-28
A
REV
PAGINA :
1
DE :
3
PREPARADO POR
APROBADO POR:
Brenda Liliana Salgado Pérez
Vidall Álvarez Sánchez
AVISO DE PROPIEDAD
Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio
sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS
REGISTRO DE REVISIÓN
REVISIÓN
NUMERO
FECHA DE
EFECTIVIDAD
A
25/07/07
DESCRIPCIÓN
Liberación inicial
DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este
documento).
Dirección General
Dirección de Administración y Financiamiento
Departamento de Control Financiero y de Gasto
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
1 de 3
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-254-
Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
1.0
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Archivo Contable
PDA/CF-7.5.1-28
Objetivo
1.1 Resguardar la documentación contable para cumplir con las normas establecidas
2.0 Alcance
2.1 Este archivo permite tener un control preciso de la documentación comprobatoria
del gasto público para efectos a los que tenga lugar.
3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos
3.1 I.S.R: Impuesto Sobre la Renta
4.0
Lista de Documentos Relacionados
No Aplica
5.0 Procedimientos y Responsabilidades
5.1 Partes que intervienen
5.1.1 Coordinación de Contabilidad y Finanzas
5.1.2 Auxiliar de Contabilidad y Finanzas
5.2 Políticas de Operación:
5.2.1 De acuerdo al Articulo 76 de la Ley de presupuesto, contabilidad y Gasto Público, la
documentación contable original que ampare inversiones en activo fijo deberá
conservarse por las Entidades por tiempo indefinido.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
2 de 3
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Manual de Procedimientos
Fecha de
Elaboración
25/07/07
Titulo del Procedimiento
No. De Documento
Archivo Contable
PDA/CF-7.5.1-28
5.3.- Descripción del Procedimiento
5.3.1 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas realiza el pago del trámite al proveedor
correspondiente.
5.3.2 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas registra el trámite en control de cheques
obteniendo un número consecutivo anual y lo pasa al auxiliar de contabilidad y finanzas
para que lo folie.
5.3.3 El Auxiliar de Contabilidad y Finanzas Recibe el trámite para foliarlo hoja por hoja según el
numero obtenido en el control de cheques.
5.3.4 El Auxiliar de Contabilidad y Finanzas resguarda el trámite ya foliado en su respectiva caja
archivadora para su resguardo.
5.3.5 El Auxiliar de Contabilidad y Finanzas enumera la caja archivadora, detallando los
números de folio que se resguardan.
5.3.6 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas conserva la documentación durante 5 años
posteriores al ejercicio.
Fecha de Revisión:
25/07/07
Revisión:
A
Página:
3 de 3
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responsable de Control de Documentos.
-256-
Manual de Procedimientos
-257-
Manual de Procedimientos
Disposiciones Complementarias
ÚNICA.- El presente manual de procedimientos de Régimen de Protección Social en Salud
de Baja California, entrará en vigor el día siguiente a su aprobación por el Órgano de
Gobierno de la Entidad, en este caso la Junta Directiva.
Mexicali Baja California, agosto de 2007.
Luís Felipe Martínez Aguirre
Director General del REPSS
-258-