productos y/o servicios no conformes

GC-pr-02
PRODUCTOS Y/O SERVICIOS NO CONFORMES
Vigente a partir de
Septiembre de 2012
3a. Actualización
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer las actividades necesarias para asegurar que los servicios o productos no
conformes, sean controlados e identificados de modo que se prevenga su uso o entrega no
intencional.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Título
Fecha
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
3. DEFINICIONES
3.1 CALIDAD
Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Nota 1:
Nota 2:
El término “calidad” puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como
pobre, buena o excelente.
“Inherente”, en contraposición a “asignado”, significa que existe en algo
especialmente, como una característica permanente.
3.2 CONFORMIDAD
Cumplimiento de un requisito
3.3 CONTROL DE CALIDAD
Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.
3.4 CORRECCION
Acción tomada para eliminar una no conformidad
Nota:
Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva
3.5 NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito
3.6 PRODUCTO O SERVICIO
Resultado de un proceso o un conjunto de procesos
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4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Todas las tarjetas determinadas como no conformes se identifican perforándolas.
4.2 Los desacuerdos del investigado en relación con la decisión que adopta el COPNIA
durante el transcurso de un proceso disciplinario, podrán ser tramitados por la entidad
en cabeza de los funcionarios competentes a través de los recursos de impugnación
permitidos y definidos en la ley.
4.3 Sobre la decisión definitiva que adopta el COPNIA, el profesional investigado podrá
hacer uso de los medios ordinarios de defensa judicial, lo que significa que pueden
acudir ante los Jueces de la República (Jurisdicción Contencioso Administrativa) para lo
pertinente.
4.4 Se considera como servicio no conforme el incumplimiento en los tiempos definidos para
los trámites, Permisos Temporales y Matrículas y Certificados; el sistema Work Flow
mantiene control permanente sobre dichos tiempos y el Profesional de Gestión de
Calidad es el encargado de supervisar el cumplimiento a través de indicadores; de
acuerdo al comportamiento de estos se definen las acciones pertinentes en cada caso.
4.5 El sistema WorkFlow en los procesos de Permisos Temporales, Matrículas y Certificados
de Inscripción Profesional genera la planilla de inconsistencias.
4.6 Se considera como producto no conforme en el proceso de Divulgación, Inspección y
Vigilancia, el no finalizar un proceso que se inicia sin justificación para ello, esto se
detecta en el desarrollo de las auditorías internas y el tratamiento que se da es el de una
no conformidad.
4.7 Todos los reportes generados de Producto no Conforme son recopilados por el
responsable de cada proceso, para la elaboración y análisis de los respectivos
indicadores.
4.8 Los registros generados en la aplicación de este procedimiento se conservan y archivan
según lo establecido en las Tablas de Retención Documental en la serie documental
“Planillas de inconsistencias”
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 MATRÍCULAS O CERTIFICADOS DE INSCRIPCIÓN PROFESIONAL
5.1.1 No conformes detectados en las revisiones en el COPNIA NACIONAL previo al
Consejo Nacional
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Detectar no
Descripción
Responsable
Durante las revisiones realizadas en el COPNIA Nacional, Auxiliar Operativo
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No.
Nombre de la
actividad
conformidad
Descripción
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Responsable
sobre documentación e información enviada por los de Registro
Seccionales se pueden encontrar algunas de las siguientes
situaciones de no conformidad:
-
Errores de transcripción: Corresponde al ingreso erróneo
por parte de los funcionarios Seccionales, de información
del solicitante a la base de datos inicial.
- Documentación incompleta o errónea: Corresponde a
expedientes enviados por los funcionarios Seccionales
con información incompleta o inconsistente con la exigida
en el proceso para el solicitante.
- Solicitantes que no ostentan el título o no cumplen los
requisitos para el trámite solicitado.
Según la afectación que tenga el hallazgo sobre la
Resolución de otorgamiento de Matrícula o Certificado de
inscripción emitida por los seccionales, se debe clasificar la
no conformidad como:
- Errores críticos: Errores que afectan la Resolución
Seccional y están relacionados con la siguiente
información:
3
Clasificar la no
conformidad

Documento de identidad (tipo y/o número)

Nombres y apellidos

Título obtenido

Institución de la cual es egresado

Auxiliar Operativo
Fecha y/o número de acta de grado para graduados de Registro
en Colombia.

Fecha y/o número de Resolución de Convalidación
para graduados en el exterior.

Tipo de especialidad en el caso de los Maestros de
Obra.
- Errores no críticos: Errores de transcripción en datos que
no afectan la Resolución Seccional (Ejemplo: datos del
pago, teléfono, dirección, e-mail)
Haciendo uso de la funcionalidad “Metadato” corrige en el
sistema WF el registro que presenta error.
4
Corregir la no
conformidad
Para los errores críticos diligencia el formato “PLANILLA DE
INCONSISTENCIAS” (ver anexo 6.1) a través del sistema Auxiliar Operativo
de Registro
WF haciendo la descripción de la no conformidad.
Fotocopia la documentación soporte que evidencie el error:
Resolución Seccional en la página en la cual se encuentra el
registro y según aplique: documento de identidad, acta de
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No.
Nombre de la
actividad
Descripción
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Responsable
grado, diploma o resolución de convalidación.
Genera informe de errores críticos el cual junto con el
informe de inconsistencias y los soportes se entregan al
área de Sistemas.
5
Verificar las
correcciones
Verifica que los errores detectados de acuerdo a los
soportes se hayan corregido en el sistema WF. Entrega al Profesional de
Director General el informe de errores junto con los soportes Registro
una vez revisados.
6
Aprobar cambios
- Revisa informe y soportes presentados y aprueba
Director General
mediante firma.
7
Fin del procedimiento
5.1. Tarjetas no conformes detectadas por el usuario
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Recibir la no
conformidad
Descripción
Responsable
Recibe manifestación de insatisfacción del usuario junto con
la tarjeta, esta solicitud puede ser por escrito la cual se
radica como un PR por Reclamación y Garantía o de forma
verbal, reclamación que es transmitida por el Seccional a la
oficina del COPNIA Nacional mediante un memorando.
Secretaria Auxiliar,
(seccional),
Recepcionista
(Nacional,
Seccional
Cundinamarca)
Analiza la insatisfacción del usuario y determina
responsabilidad
del
COPNIA,
si
es
necesario
revisa y confirma información existente en los expedientes
que reposan en el Seccional.
3
Determinar nivel de
responsabilidad sobre
la no conformidad
Si no es responsabilidad del COPNIA, informa al usuario
razones por las cuales no se puede realizar la reposición por
cuenta de la entidad y que es necesario que inicie el trámite
de solicitud de reposición.
Secretaria Auxiliar
(seccional)/
Secretario
Seccional
Si es responsabilidad del COPNIA traslada la solicitud al
Nacional, junto con la tarjeta.
- Verifica situación presentada y determina origen de la no
conformidad.
- Identifica la tarjeta no conforme perforándola.
4
Clasificar la no
conformidad
- Según el origen que tenga el hallazgo estos pueden ser:

Auxiliar Operativo
Errores en Seccionales o revisión: Cuando los
de Registro
errores sean por la información de la base de datos
del COPNIA, por la transcripción realizada por los
seccionales y revisada en el COPNIA Nacional.
(Sigue en la actividad 5)
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No.
Nombre de la
actividad
Descripción

5
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Responsable
Errores de impresión (sigue en la actividad 6)
Registrar y solucionar la Seguir los establecido en el procedimiento MC-pr-01 Profesional de
no conformidad
“Manejo del Registro Nacional de Profesionales”
Registro
- Elaboración de la tarjeta .
Auxiliar Operativo
de Registro
7
Verificar la solución
- Envía tarjeta al Seccional que corresponda.
8
Destruir tarjetas
Destruye tarjetas no conformes y deja como evidencia acta Profesional de
de destrucción, donde relaciona las tarjetas destruidas.
Registro
9
Fin del procedimiento
5.2 CERTIFICADOS DE VIGENCIA Y CONDUCTA
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Detectar la no
conformidad
3
Informar al área de
Registro
- Informa al área de Registro la situación
6
Solucionar la no
conformidad
Seguir los establecido en el procedimiento MC-pr-01
Profesional de
“Manejo del Registro Nacional de Profesionales”
Registro
Informa al usuario la solución de la no conformidad.
8
Fin del procedimiento
Descripción
Responsable
- Comunica al COPNIA la inconsistencia en la información
relaciona en el Certificado de Vigencia.
Usuario
Funcionario que
recibe la solicitud
5.3 PERMISOS TEMPORALES
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Responsable
Dentro de las no conformidades que se pueden detectar,
posterior a la generación de la Resolución y/o el permiso
como tal, se encuentran las siguientes:
2
Detectar la no
conformidad
-
Inconsistencias en la información del solicitante, en
Técnico Auxiliar
cuanto a:
Dirección Jurídica
 Nombre del solicitante

Identificación (tipo y/o número)

Profesión
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No.
3
Nombre de la
actividad
Registrar la no
conformidad
Descripción

Universidad

Nacionalidad

Empresa para la cual se otorga el permiso.

Categoría: Ingeniero, Afín, Auxiliar o Maestro de
Obra.

Tipo de permiso: Primera vez o prórroga
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Responsable
- Cuando la no conformidad sea relacionada con la
Técnico Auxiliar
información, consigue la documentación soporte requerida
Dirección Jurídica
para hacer los ajustes correspondientes.
- Para errores de transcripción originados en la captura de
información y que requieran de modificación en el sistema
Work Flow , se siguen las siguientes actividades:
4
Ajustar en el sistema
Work Flow


Ingresa a metadata en el sistema Work Flow
Técnico Auxiliar
Realiza el ajuste de la información en el sistema Dirección Jurídica
Work Flow
- Revisa en el sistema Work Flow la corrección del error.
Esta etapa en el caso de que la Resolución ya se hubiera
generado
5
Corregir Resolución

Elabora
proyecto de Resolución aclaratoria o Técnico Auxiliar
modificatoria para revisión y aprobación del Dirección Jurídica
Subdirector Jurídico.
Esta etapa en el caso de que el permiso ya se hubiera
generado
6
Generar de nuevo el
permiso
Técnico Auxiliar
- Genera nuevo permiso corregido, y pasa nuevamente por
Dirección Jurídica
actividades de revisión y aprobación
7
Informar al usuario
- En el caso que el permiso ya se hubiese notificado
Técnico Auxiliar
informar al usuario la situación y volver a realizar el
Dirección Jurídica
proceso de notificación.
9
Fin del procedimiento
5.4 PROCESOS DISCIPLINARIOS
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Responsable
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No.
2
Nombre de la
actividad
Descripción
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Responsable
Dentro de las no conformidades que se pueden dar durante Secretario
los procesos disciplinarios, se encuentran las siguientes:
Seccional,
- Inicio de procesos disciplinarios estando prescrita la Abogado,
Presidente
acción.
Consejo Seccional,
- Inconsistencias de la información de las Resoluciones Subdirector
disciplinarias relacionadas con:
Jurídico, Abogado
Asistente de la
 Número y fecha de Resolución Seccional
Subdirección
Jurídica,
 Nombre e identificación del investigado
Presidente del
 Cualquier otra información discrepante que cambie COPNIA
el sentido de lo que se pretende con el acto
administrativo.
Detectar la no
conformidad
- Para procesos disciplinarios iniciados estando caduca la Consejo Seccional,
acción o para el caso de incumplimiento del tiempo Presidente
procesal máximo (prescripción de la investigación):
Seccional,
Secretario
 Emite acto administrativo declarando la prescripción Seccional, Consejo
de la acción o del proceso.
Nacional.
 Revisa, aprueba y firma el acto administrativo.
3
- Inconsistencias de la información de las Resoluciones
disciplinarias:
Solucionar la no
conformidad




4
Subdirector
Jurídico, Consejo
Pasa a revisión por el Secretario Seccional o Nacional,
Secretario
Director Jurídico, según aplique
Seccional, Consejo
Pasa a aprobación del Consejo Seccional o Seccional,
Nacional según aplique
Abogado asignado
al proceso.
Comunica al investigado en caso de que este
hubiese sido notificado.
Proyecta Resolución aclaratoria
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
6.1 Planilla de inconsistencias (GC-fr-02)
8. CONTROL DE CAMBIOS
No.
Fecha
Descripción del cambio o modificación
1
Mayo /08
Primera emisión
2
Agosto/11
Se vinculó el procedimiento con el manual SI-mb-02 de “Manejo de base de datos” en los
relacionado a los ajustes que se deben hacer a la base de inscritos de la Entidad. Se
actualizaron los cargos de acuerdo a los nombres de los mismos según la planta de
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No.
Fecha
Vigente a partir de
Septiembre de 2012
3a. Actualización
Pág.8/8
Descripción del cambio o modificación
personal.
Se elimina del proceso Procesos Disciplinarios el registro en el formato de planilla de
inconsistencias, pues este no es funcional y las no conformidades del proceso son
llevadas dentro del mismo expediente mediante actos administrativos.
3
Septiembre/12
Se realizaron ajustes de acuerdo a la actual estructura orgánica y a los ajustes de los
procesos
ÁNGELA PATRICIA ÁLVAREZ LEDESMA
CARLOS ALBERTO JARAMILLO JARAMILLO
Profesional de Gestión de Calidad
Director General
ACTUALIZÓ
REVISÓ Y APROBÓ