Manuales-admon-bienes-muebles

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Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
APROBACIÓN DE LOS MANUALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
BIENES MUEBLES Y EL MANEJO DE LOS ALMACENES
DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.
Con objeto de dar cumplimiento a lo establecido en la cláusula tercera
de los “Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de
las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
publicados en el DOF, el pasado 11 de noviembre de 2004”, se someten
a esta H. Junta Directiva, para su aprobación, los Manuales para la
Administración de Bienes Muebles y el Manejo de los Almacenes de El
Colegio de la Frontera Norte, A.C., conforme se anexa.
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Primera Sesión Ordinaria
ÍNDICE:
I. Antecedentes.…………………………………….….3
II.
Marco Jurídico……………………………………….3
III.
Definiciones…………………………………………. 3
IV.
Objetivo……….………………………………………5
V.
Metas………………………………………………… 5
VI.
Distribución de áreas……………………………….5
VII.
Políticas……………………….……………………....6
VIII.
Órgano Interno de control………………………..12
IX.
Transitorios……………………………………………12
Anexos ....………………..………………………..… 12
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Primera Sesión Ordinaria
I. ANTECEDENTES.
El jueves 11 de noviembre del 2004, fueron publicados en el Diario Oficial de la
Federación, los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes
de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
El Lineamiento Tercero, señala que el Director General de Administración de la
Institución emitirá los lineamientos y procedimientos institucionales específicos,
manuales, instructivos y formatos que se requieran para la adecuada
administración y control de los bienes muebles, almacenes e inventarios, con
apego, en lo relativo al registro, afectación, disposición final y baja de dichos
bienes, a lo previsto por esas Normas.
En cumplimiento con la disposición antes citada, se emite el presente
“Lineamientos generales para la Administración de Bienes Muebles y Manejo de
Almacenes en El Colegio de la Frontera Norte, A. C.”
II. MARCO JURÍDICO.
II.1
Ley General de Bienes Nacionales
II.2 Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de
las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
publicados en el Diario Oficial de la Federación el jueves 11 de
noviembre del 2004.
II.3 Normas generales para el registro, afectación, disposición final y
baja de bienes muebles de El Colegio de la Frontera Norte, A. C.
III. DEFINICIONES.
III.1 Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las
actividades que realizan la Institución, tienen un desgaste parcial o total
y son controlados a través de un registro en sus inventarios, dada su
naturaleza y finalidad de servicio.
III.2 Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o
medios para el desarrollo de las actividades que realiza la Institución,
siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y
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resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en su
servicio.
III.3 Bienes de Activo Fijo: Bienes instrumentales adquiridos mediante
Solicitud de compra, recibo de donación u orden de producción interna,
los cuales tengan las características que se especifique en las Políticas
de activo fijo correspondientes y ser propiedad de El Colegio de la
Frontera Norte, A. C.
III.4 Contrato Abierto: El definido en el Artículo 47 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
III.5 Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con
toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así
como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas.
III.6 Almacén General: Lugar donde se hace la recepción de los bienes
adquiridos mediante Solicitud de Materiales, elaborando la Entrada a
Almacén, la cual certifica el ingreso de los bienes, se almacenan
temporalmente y se distribuyen al usuario solicitante registrando la Salida
de almacén.
III.7 Usuario Solicitante: Personal de la Institución, que mediante una
Solicitud de materiales, solicita a la Coordinación de compras, la
compra de un bien mueble.
III.8 Normas: Normas Generales para el registro, afectación, disposición
final y baja de bienes muebles de El Colegio de la Frontera Norte A. C.
III.9 SIACFI: Sistema de Activos Fijos, Sistema computarizado por medio
del cual se controlan los activos fijos de la Institución.
III.10 SIGA: Sistema Integral de Gestión Administrativa, Sistema
computarizado por medio del cual se controlan varios de los principales
procesos administrativos de la Institución, entre ellas lo referente a la
recepción y control de bienes que ingresan a los inventarios de la misma.
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III.11
Institución: El Colegio de la Frontera Norte, A. C.
IV. OBJETIVO.
Eficientar el control y resguardo de los bienes y racionalizar el aprovechamiento
de los inmuebles destinados a su almacenamiento temporal.
V. METAS.
V.1 Evitar la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes
muebles en lugares diferentes al almacén.
V.2 Proponer al Director General de Administración, cuando menos dos
veces al año, la disposición final de bienes muebles no útiles o de
desechos.
V.3 Promover la utilización de los contratos abiertos o programados en
la adquisición de aquellos bienes muebles que sus características lo
permitan evitando la saturación de los almacenes de la Institución.
V.4 Reducir respecto del ejercicio anterior, las adquisiciones a través de
los fondos revolventes.
V.5
Reducir las mermas, obsolescencia y pérdidas de bienes.
V.6 Reducir la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano
de obra correspondiente.
V.7 Determinar aquellos bienes de consumo que su almacenamiento
requiere de amplias superficies.
VI. DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS.
Como resultado del diagnóstico efectuado al inmueble con que cuenta la
Institución, relativo a los espacios para el almacenamiento de bienes muebles,
se determinó que dentro de sus instalaciones se cuenta con tres áreas definidas
para el acopio y resguardo de bienes muebles, las cuales se encuentran bajo la
responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, adscrita a la
Dirección General de Administración, y su distribución es la siguiente:
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a) Tras el edificio 3 del Campus de San Antonio del Mar, se encuentran
ubicadas la bodega de materiales de oficina y consumibles de cómputo.
b) En la explanada anexa al edificio 1 del Campus de San Antonio del
Mar, se encuentra ubicada la bodega de materiales de limpieza, material
eléctrico, plomería y herramienta.
c) En explanada anexa al edificio 2 del Campus de San Antonio del Mar,
se encuentra ubicada la bodega donde se concentra todo el mobiliario,
equipo de oficina y de investigación, que por sus condiciones de uso y
grado de obsolescencia, ya no le es de utilidad al COLEF, y se encuentra en
proceso de desincorporación, para proceder a su disposición final, así como
aquellos que aun se encuentran en condiciones de uso para su entrega a
otras áreas. En esta bodega se reciben los bienes que deberán de
resguardarse para su marcaje y entrega.
VII. POLÍTICAS.
VII.1
Indicadores.
Para la adecuada administración y control de bienes de consumo, la
Institución contará con indicadores relativos a:
a)
La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes
muebles de lento o nulo movimiento.
VII.2
b)
Confiabilidad de los inventarios y asertividad de registros.
c)
La determinación óptima de existencias por productos.
d)
Tiempos de reposición de inventario.
e)
Confiabilidad en el registro de movimientos del inventario.
f)
Compras directas a través de fondos revolventes.
Inventarios.
VII.2.1
Bienes instrumentales.
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Para la toma de inventarios de bienes instrumentales, el mismo se
realizará con apego al procedimiento de Inventarios físicos de activos
fijos, el cual tiene entre sus objetivos establecer los lineamientos para
verificar la existencia física de bienes muebles de activo fijo, así como su
correcto registro en la contabilidad de la Institución; así mismo, se
señalan las actividades a seguir para la verificación física, la
periodicidad para efectuar los inventarios y la responsabilidad de las
áreas y servidores públicos involucrados en dicho proceso.
VII.2.2 Bienes de Consumo.
Para la toma de inventarios de bienes de consumo, el mismo se realizará
con apego al procedimiento de Inventarios físicos de artículos de
almacén, el cual tiene por objeto establecer los lineamientos para
verificar la existencia física de bienes de consumo; así mismo, se señalan
las actividades a seguir para la toma de inventarios, la periodicidad con
que se realiza y la responsabilidad de las áreas y empleados involucrados
en dicho proceso.
VII.3
Registro de Control.
Son sujetos de registro todos bienes muebles y los actos relacionados con su
administración, de acuerdo a sus características, los cuales estarán clasificados
como bienes instrumentales y de consumo.
VII.3.1 Bienes Instrumentales y de Activos fijos.
Para identificar cualitativamente los bienes instrumentales y de activos
fijos, se llevará a cabo lo siguiente:
i)
El registro y control de los bienes adquiridos por la Institución, se
llevará a cabo conforme al procedimiento Solicitud de compra de
artículos que no se encuentren en el almacén, el cual tendrá como
objetivo definir los pasos a seguir para la recepción, control y
distribución de los bienes adquiridos por la Institución, en donde se
establece que se asignará un número de inventario y se emitirá una
etiqueta con código de barras, con el cual se identificarán los bienes
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muebles de activo fijo. La etiqueta de código de barras contendrá el
logotipo de la Institución y un número consecutivo.
`
ii) El control de los inventarios, se llevará en forma documental, a través
de un expediente por empleado de la Institución, en el cual se
archivarán los formatos para el registro y resguardo de activo fijo,
transferencia o baja de activo fijo, por cada uno de los bienes
instrumentales que los empleados de la Institución tienen bajo su
resguardo y en forma electrónica, a través de un sistema de control
denominado SIACFI, mediante el cual se conocerá el historial del bien
desde su adquisición hasta su destino final.
iii) Para controlar la asignación de los bienes instrumentales a los
empleados de la Institución, se implementará un formato de
resguardo de bienes muebles, un formato de transferencia de bienes
muebles y un formato de bajas de bienes muebles, los cuales
deberán de estar firmados por el usuario del bien.
iv) Para el alta en inventarios de los bienes instrumentales y de activos
fijos, el área de Control Patrimonial, llevará a cabo lo anterior, a valor
de adquisición; respecto de los bienes muebles producidos en las
propias instalaciones de la Institución, el valor se asignará de acuerdo
al costo de producción, y tratándose de donaciones al valor de la
donación.
v) De no conocerse el valor de adquisición, producción o donación de
algún bien mueble, el mismo podrá ser determinado para fines
administrativos de inventario por el coordinador de compras,
considerando el valor de otros bienes con características similares o,
en su defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que
juzgue pertinentes.
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Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
VII.3.2 Bienes de consumo.
Para el registro y control de los bienes de consumo, se llevará a cabo un
registro global por tipo de bien. Para lo anterior, se contará con un sistema
electrónico computarizado,
denominado SIGA, el cual permitirá conocer el historial de los bienes de
consumo desde su adquisición, ingreso, registro y distribución.
El importe relacionado con la adquisición de los bienes de consumo,
presupuestal y contablemente se aplicará a las cuentas de “gasto”.
A cada tipo de bien, el Encargado de Almacén, asignará un código de
identificación, controlando los artículos de materiales de oficina,
consumibles de cómputo, intendencia, eléctricos, herramientas y telefonía,
y/o de todos aquellos que por su naturaleza así se requiera.
VII.4
Mecanismos y controles.
VIII.4.1 Para la administración de bienes muebles y el manejo de
almacenes y bodegas, el Área de Almacén, llevará a cabo la recepción
de bienes adquiridos por la Institución, para lo cual, a través del Almacén
general, se recibirán los bienes instrumentales y de consumo, se
elaborará la nota de entrada, se sellará la remisión o factura al
proveedor, se notificará la Coordinación de compras la llegada de los
mismos, se almacenarán temporalmente los bienes y posteriormente se
hará la entrega física al usuario solicitante, de conformidad con el
Procedimiento de solicitud de materiales con existencia en el almacén y
con el de Procedimiento de solicitud de materiales sin existencia en el
almacén.
VII.4.2
Los recursos humanos y materiales para realizar las
verificaciones físicas de bienes instrumentales y de consumo, que se
tengan programadas en el ejercicio fiscal correspondiente, serán
proporcionados por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y/o
por la Dirección de Finanzas, de conformidad con el alcance que se
tenga previsto para el inventario.
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Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
VII.4.3
En el caso de que el usuario solicitante adquiera o reciba
bienes directamente en su lugar de trabajo o en alguna oficina regional,
de acuerdo a lo solicitado en la requisición, por necesidades propias del
proyecto que se desarrollará, notificará al Almacén de su recepción y
aceptación, entregándole copias de la requisición o pedido u orden de
compra autorizada por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y
de la factura original en la que anotará su nombre, fecha y firma de
aceptación, lo anterior con apego al procedimiento de solicitud de
materiales sin existencia en el almacén.
VII.4.4
Para controlar los materiales de consumo como: Materiales de
oficina, consumibles de cómputo y materiales de mantenimiento, de
intendencia, eléctricos, herramienta, telefonía, etc., se utilizará una
bodega para su almacenamiento, control y posterior distribución al
usuario solicitante, de conformidad con el procedimiento de solicitud de
materiales con existencia en el almacén, el cual tendrá por objeto
establecer
las directrices para el control de bienes en el almacén, incluyendo
materiales, herramientas y equipos.
Para el caso especifico de la herramienta se llevara un resguardo por
cada uno de los empleados de mantenimiento adscritos a la
Coordinación de Obras y Mantenimiento. Este control consistirá en llevar
un listado de herramientas personalizado, que se ira incrementando
cada que se efectué una compra de herramienta.
Cada semestre se hará una revisión física de las herramientas para
constatar que el personal cuenta con todas las herramientas asignadas y
los faltantes deberán justificarse en un acta.
Dicha acta deberá contener las razones por las que ya no se cuenta con
la herramienta y deberá estar autorizada por el Coordinador de obras y
mantenimiento. Las razones por las que se podrá justificar la falta de
alguna(s) de las herramienta(s) son:
 Que por su uso y desgaste ya nos son útiles.
 Que se hallan descompuesto o le falten piezas de tal forma que
ya no se puedan utilizar.
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Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
VII.5
Guarda y custodia de la documentación.
VIII.5.1 La guarda y custodia que ampare la propiedad de los bienes y
sus registros correspondientes, estarán a cargo y bajo responsabilidad de
la Dirección de Finanzas, con apego al procedimiento de registro de
adquisiciones, el cual tendrá por objeto establecer los lineamientos para
el control, guarda y custodia de los documentos contables en el archivo,
en el cual se incluirán las actividades y responsabilidades del personal
para su cumplimiento.
Para efectos de llevar a cabo una simplificación administrativa, se
implementará un sistema electrónico para el control de registros de
bienes instrumentales y de consumo, el cual permitirá a través del
Intranet, consultar en tiempo real a quién se encuentran asignados los
bienes, el total de bienes que el empleado de la Institución mantiene
bajo su resguardo y el llenado del formato de transferencia de activo fijo.
Cuando éstos cambien de ubicación, de empleado de la Institución, de
edificio, piso y plaza; será de la exclusiva responsabilidad de usuario dar
aviso al área de Control Patrimonial. Para lograr una mejor identificación
de los bienes muebles, los mismos se identificarán por grupo de bienes.
VII.6
Simplificación administrativa y racionalización de las estructuras.
Por lo que se refiere a los bienes de consumo, el sistema permitirá a través del
SIGA conocer en tiempo real las existencias por cada tipo de bien y su costo.
VII.7
Uso y aprovechamiento racional de los bienes muebles.
Para el adecuado uso y aprovechamiento de los bienes instrumentales y
activos fijos, se contará con la política de asignación de mobiliario de oficina
para el personal de la Institución, la cual tendrá por objeto, establecer los
lineamientos para la asignación de superficies de trabajo y mobiliario de
oficina, de acuerdo dependiendo a la naturaleza de su función.
Asimismo, como medida adicional, al inicio de cada ejercicio fiscal, como
parte del programa de depuración de bienes muebles, se solicitará a los
empleados de la Institución, identifiquen los bienes bajo su resguardo que ya no
sean útiles, estén obsoletos o se encuentren dañados y, en su caso, notifiquen al
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Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
área de control patrimonial, para que se lleve a cabo su reasignación o su
destino final.
Para dar de baja los bienes se sujetara a lo que se especifique en la Normas
generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes
muebles de El Colegio de la Frontera Norte A.C. y será de la exclusiva
responsabilidad de los usuarios dar aviso al área de Control Patrimonial en los
formatos que se habilitaran en la Intranet.
VIII. ORGANO INTERNO DE CONTROL
El órgano interno de control de la Institución será el responsable de verificar el
cumplimiento a las disposiciones contenidas en los presentes lineamientos.
IX. TRANSITORIOS
PRIMERO.- Los presentes lineamientos entraran en vigor al DIA siguiente hábil de
su aprobación por la Junta Directiva de la Institución.
SEGUNDO.- Los presentes lineamientos se publicaran en la pagina de Internet
de la Institución dentro de los treinta días hábiles siguientes a su publicación.
FORMATOS ANEXOS
 Procedimiento de Solicitud de compra de artículos que no se encuentran en
almacén.
 Procedimiento de Solicitud de compra de bienes muebles (activos fijos).
 Inventario físico de activos fijos.
 Inventario físico de artículos.
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Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
DRMS.001 Solicitud de compra de artículos que se encuentran en el almacén
SECUENCIA DE
ETAPAS
Solicitud por el
usuario
Inicia
Verificación
presupuestal
Autorización de
entrega
Se entrega el
material
ACTIVIDAD
Requiere de materiales de consumo y lo
solicita en forma documental y por
sistema
Se recibe y se costea para determinar su
importe y se afecta en sistema
Se verifica el importe para consultar la
disponibilidad presupuestal por importe y
por partida en el sistema
En caso de no contar con presupuesto se
cancela y se notifica o se ajusta por el
usuario
Si existe disponibilidad de la partida e
importe se procede a acudir al almacén
para tomar lo solicitado y entregarlo al
usuario
El
material
seleccionado
de
los
anaqueles del almacén se entrega al
usuario con una firma previa de recibido
y se registra en el almacén
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RESPONSABLE
Usuario
Encargado de compras
Coordinación de
presupuestos
Encargado de almacén
Encargado de almacén
Usuario
Termina
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13.11
Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
DRMS.002 Solicitud de compra de artículos que no se encuentren en el almacén
SECUENCIA DE
ETAPAS
Solicitud por el
usuario
Inicia
Verificación
presupuestal
Pendientes de
compra
Cotización
Actualización y
comparación
Orden de
compra
Póliza contable
y presupuestal
Orden de
compra
Surtido de
material
Recepción del
material
Verificación de
entregas
pendientes de
surtir a usuarios
Se entrega el
material
ACTIVIDAD
Requiere de materiales de consumo y lo
solicita en forma documental y por sistema
Se recibe y se costea para determinar su
importe y se afecta en sistema detectándose
que no existe el articulo en el almacén
Se verifica el importe para consultar la
disponibilidad presupuestal por importe y por
partida en el sistema
En caso de no contar con presupuesto se
cancela y se notifica o se ajusta por el usuario
Si existe disponibilidad de la partida e importe
se procede a registrarlo en la Relación de
materiales a comprar
Se envía la relación de materiales a comprar al
proveedor para su cotización
Se actualiza la Relación de materiales a
comprar con los precios propuestos por los
proveedores y se selecciona al proveedor
Se elabora la Solicitud de compra para
autorización y entrega a la coordinación de
presupuestos y de contabilidad
Las coordinaciones de contabilidad y de
presupuestos elaboran y revisan las pólizas
respectivas en el que se registra el compromiso
con el proveedor
Se elabora la Orden de compra y se entrega al
proveedor para su surtido
El proveedor entrega el material anexando de
la Orden de compra y de la factura
Se recibe el material verificándolo y revisando
la congruencia con los documentos de la
orden de compra y la factura y el material
entregado, se elabora Nota de Entrada al
Almacén y se acomoda en los anaqueles
Se revisa a que usuarios esta pendiente de
surtir para verificar que ya exista el material en
el almacén y se procede a su registro para
elaborar la Salida del almacén y se empata
con el proceso DRMS.001 Solicitud de compra
de artículos que se encuentran en el almacén
El material seleccionado de los anaqueles del
almacén se entrega al usuario con una firma
previa de recibido y se registra en el almacén
Junta Directiva 2005
RESPONSABLE
Usuario
Encargado de compras
Coordinación de
presupuestos
Encargado de almacén
Encargado de almacén
Proveedor
Encargado de almacén
Encargado de compras
Coordinador de
presupuestos y de
contabilidad
Encargado de compras
Proveedor
Encargado de almacén
Encargado de almacén
Usuario
Termina
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13.11
Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
DRMS.003 Solicitud de compra de bienes muebles (activos fijos) que no se encuentren
en el almacén
SECUENCIA DE
ETAPAS
Solicitud por el
usuario
Inicia
Verificación
presupuestal
Pendientes de
compra
Contrato
Cotización
Actualización y
comparación
Orden de compra
Póliza contable y
presupuestal
Orden de compra
Notificación a
control patrimonial
Surtido de material
Recepción del
material
ACTIVIDAD
Requiere de bienes muebles (activos fijos)
solicita en forma documental y por sistema
RESPONSABLE
y lo
Se recibe y se costea para determinar su importe y
se afecta en sistema detectándose que no existe
el bien en el almacén en condiciones de uso. Si
existe se pasa al punto de elaboración de
resguardo y entrega del bien.
Se verifica el importe para consultar la
disponibilidad presupuestal por importe y por
partida en el sistema y que se encuentre en el
Programa de inversión autorizado
En caso de no contar con presupuesto se cancela
y se notifica al usuario
Si existe disponibilidad de la partida e importe se
procede a registrarlo en la Relación de bienes
muebles (activos fijos) a comprar
Se verifica que se encuentre en el contrato
resultado de una licitación.
Si es así pasa
directamente a elaborar la Orden de compra. Si
no fue sujeto a licitación se procede a cotizar
Se envía la relación de bienes muebles (activos
fijos) a comprar al proveedor para su cotización
Se actualiza la Relación de bienes muebles
(activos fijos) a comprar con los precios propuestos
por los proveedores y se selecciona al proveedor
Se elabora la Solicitud de compra para
autorización y entrega a la coordinación de
presupuestos y de contabilidad
Las coordinaciones de contabilidad y de
presupuestos elaboran y revisan las pólizas
respectivas en el que se registra el compromiso
con el proveedor
Usuario
Encargado de
compras
Coordinación de
presupuestos
Encargado de
almacén
Encargado de
almacén
Encargado de
almacén
Proveedor
Encargado de
almacén
Encargado de
compras
Coordinador de
presupuestos y de
contabilidad
Se elabora la Orden de compra y se entrega al
proveedor para su surtido
Encargado de
compras
Se le entrega una copia de la Orden de compra a
control patrimonial para su conocimiento
El proveedor entrega el bien anexando de la
Orden de compra y de la factura
Se recibe el material verificándolo la congruencia
con los doctos. de la orden de compra y la factura
Encargado de
almacén
Junta Directiva 2005
Proveedor
Encargado de
almacén
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13.11
Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
DRMS.003 Solicitud de compra de bienes muebles (activos fijos) que no se encuentren
en el almacén
SECUENCIA DE
ETAPAS
ACTIVIDAD
Notificación a
control patrimonial
Verificación de
entregas
pendientes de
surtir a usuarios
y el bien entregado, se elabora nota de entrada
Almacén
y
acomoda
en
el
espacio
correspondiente
Se notifica a Control patrimonial anexándole una
copia de la factura y de la entrada de almacén
Se revisan usuarios pendientes de surtir para
verificar que ya exista el bien en el almacén y se
procede a su registro para elaborar la Salida del
almacén y se entrega a Control patrimonial
Se procede a dar de alta el bien en el SIACFI y se
procede a elaborar el resguardo y a etiquetar el
bien
Elaboración de
resguardo
Se entrega el bien
El bien se entrega al usuario con una firma previa
de recibido en la Salida de Almacén y en el
Resguardo y se registra en el almacén
Se archiva
documentación
Se archiva el resguardo con la copia de la factura
y de la orden de compra
Junta Directiva 2005
RESPONSABLE
Encargado de
almacén
Encargado de
almacén
Encargado de
control patrimonial
Encargado de
control patrimonial
y auxiliar de
almacén
Encargado de
control patrimonial
Termina
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13.11
Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
DRMS.04 Inventario físico de de activos fijos
SECUENCIA DE
ETAPAS
Preparación del
inventario
Inventario físico
Conciliación
Asignación de
responsabilidad
Ajustes al
inventario
Conciliación con
contabilidad
ACTIVIDAD
Se procede a imprimir una relación del
Padrón de activos fijos por responsable
Se elabora el programa de toma de
inventarios con tiempos y movimientos
Se notifica al usuario responsable de la visita
para la toma de inventarios físicos
Se asigna a las personas para la toma de los
inventarios en base al programa
Se lleva a cabo la toma de inventario físico
correlacionando la existencia física del bien
y el Padrón de activos fijos. En caso de
encontrarse una situación anormal sobre el
bien o este no se localice se registra en el
documento
Se elabora una conciliación, si procede,
entre lo localizado y lo no localizado y se
notifica al usuario para su conocimiento,
dándole tiempo de aclaración
Se le notifica al usuario de los bienes no
localizados
para
su
aclaración
o
responsabilidad correspondiente
Si proceden los cambios en el resguardo del
Usuario se procede a hacer los ajustes en el
SIACFI y se recaban las firmas de
responsabilidad correspondientes
Se procede a notificar a contabilidad de
cualquier cambio ocurrido en el Padrón de
activos fijos y se concilian los importes por
partida
Junta Directiva 2005
RESPONSABLE
Encargado de control
patrimonial
Auxiliar en la toma de
inventarios
Encargado de control
patrimonial
Encargado de control
patrimonial
Encargado de control
patrimonial y usuario
custodiante del bien
Encargado de control
patrimonial y coordinador
de contabilidad
Termina
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13.11
Solicitud de Acuerdo
Primera Sesión Ordinaria
DRMS.05 Inventario físico de de artículos
SECUENCIA DE
ETAPAS
Preparation del
inventario
Inventario físico
Conciliación
Asignación de
responsabilidad
Ajustes al
inventario
Conciliación con
contabilidad
ACTIVIDAD
Se procede a imprimir una relación de
Artículos de almacén en existencia
Se elabora el programa de toma de
inventarios con tiempos y movimientos
Se asigna a las personas para la toma de
los inventarios en base al programa
Se lleva a cabo la toma de inventario físico
correlacionando la existencia física del
artículo y la Relación de artículos de
almacén. En caso de encontrarse una
situación anormal sobre el articulo este no
se localice se registra en el documento
Se elabora una conciliación, si procede,
entre lo localizado y lo no
Se le notifica al usuario de los bienes no
localizados
para
su
aclaración
o
responsabilidad correspondiente
Si proceden los ajustes en el sistema con la
autorización
de
la
autoridad
correspondiente
Se procede a notificar a contabilidad de
cualquier cambio ocurrido en la Relación
de artículos de almacén y se concilian los
importes por partida
Junta Directiva 2005
RESPONSABLE
Encargado de almacén
Auxiliar en la toma de
inventarios
Encargado de almacén
Encargado de almacén
Encargado de almacén
Encargado de almacén y
coordinador de
contabilidad
Termina
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