Habilidades para Servir en Grupos

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Habilidades para Servir en Grupos
¿Qué habilidades me ayudarán a prepararme para una
reunión?
Esta sección final ofrece ideas prácticas y estrategias para que ponga sus
habilidades en práctica. La mayor parte de las habilidades las aprenderá
“en el trabajo.” Muchas habilidades pueden ser utilizadas en otros aspectos
de la vida.
La siguiente es una lista de ideas generales:
Mantenga un calendario
Siga aprendiendo
Mantenga un record de las reuniones y la hora.
Cree una base profunda de lo que usted entiende
son los problemas, el proceso presupuestario y
pólizas. Varias maneras de conseguir más información son:
Lea la agenda
Siempre pida la agenda con anticipación para que
pueda prepararse para la reunión. Cuando no haya
una agenda escrita pida al líder una lista de temas
a discutir.

Haga referencia a lista de agencias mencionadas en el última página de esta guía y contáctelos para material gratis, oportunidades de
entrenamientos, y de cómo hacerse miembro
de su página web.

Visite su biblioteca pública local y pregunte a
la bibliotecaria cómo localizar libros con temas mencionado en esta guía.

Use la computadora de la biblioteca pública
para buscar información acerca de los recursos mencionados en esta guía.

Practique buenas habilidades de escucha y de
comunicación.

Pregunte a otras familias en dónde consiguen
información sobre los temas y problemas que
les preocupa.
Repase las notas de la reunión
Lea las notas para asegurarse que todo está correcto y que todos los puntos importantes fueron
anotados.
Organice sus pensamientos
Piense y escriba sus pensamientos antes para que
esté preparado. Recuerde que al igual que los demás usted es un miembro importante del grupo y
es importante que usted ofrezca no solo sus pensamientos , sino también las ideas y opiniones de
aquellos que representa.
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Habilidades para Servir en Grupos
¿Qué habilidades me ayudarán para participar de una reunión?
Para que su rol sea más efectivo dentro del grupo de tomar decisiones, usted necesita ciertas
habilidades y el tiempo para estar envuelto. Cada situación es diferente y requiere una combinación única de sus habilidades. La mayor parte de las habilidades las aprenderá “en el trabajo.” Muchas habilidades pueden ser utilizadas en otros aspectos de la vida.
Estas estrategias le ayudarán a incrementar su participación en las reuniones.
Trate de asistir a todas la reuniones
Trate un nuevo rol
Asistir con frecuencia le ayudará a establecer
buena relación y entendimiento. Esto también
ayudará a demonstrar su dedicación a la misión
del grupo. Si usted no puede asistir a todas las
reuniones, déjele saber al líder del grupo con anticipación y asegúrese de pedirle todas las notas
de dicha reunión.
Si es posible, tome turno para dirigir la reunión,
tomar las notas de la reunión, o monitorear el
tiempo, cuando esté listo.
Aprenda a facilitar una reunión
Después de haber obtenido algo de experiencia
usted podría considerar el actuar como facilitador de una reunión o como presidente. El facilitar
es una habilidad que requiere práctica.
Use la tecnología
Usted puede grabar en audio las reuniones, eso le
podrá recordar lo que se habló. Déjele saber al
grupo lo que a usted le gustaría hacer.
Sea un mentor
Una vez que haya servido en un grupo por un
tiempo puede que se sienta más cómodo de servir
como mentor a un miembro nuevo del grupo.
Tome y mantenga buenas notas
Escribir en sus propias palabras lo que se habló
durante la reunión le ayudará a recordar importantes puntos. Sus notas son una buena referencia cuando se trata de trabajos asignados.
Escuchar para tener entendimiento
Cuando usted no entienda lo que se está diciendo
diga, “creo que dices…(y repítalo en sus propias
palabras lo que escuchó).” Luego pregunte, “¿Es
correcto?” Esto le dará al presentador la oportunidad de aclarar o añadir la información necesaria.
Aprenda la ‘jerga’
Aprender el lenguaje, las palabras y abreviaciones
que usan los miembros de su grupo le ayudarán a
entender mejor la conversación.
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Habilidades para Servir en Grupos
¿Qué habilidades me ayudarán para darle seguimiento a una reunión?
Casi siempre habrá material para leer y actividades entre una reunión y la otra. Algunos grupos tienen subgrupos que les ayudarán a llevar acabo tareas específicas. La habilidad de organizar es importante para ayudarle con las responsabilidades de su rol.
Las siguientes ideas le ayudarán a lograr lo que necesita entre una reunión y la otra.
Refiérase a sus notas
Maneje su tiempo durante y después
de la reunión
Durante la reunión haga una lista de cosas que
necesitan seguimiento y de preguntas que necesita hacer. Esto le ayudará a seguir información
importante después de la reunión.
Ponga prioridades y asegúrese que sus actividades,
reuniones y discusiones están enfocados en las
metas específicas que el grupo han identificado.
Manténgase organizado
Aprenda de los diferentes procesos para tomar decisiones
Utilice una carpeta para guardar todos los materiales y así poder localizar la información con facilidad durante la reunión. Póngale divisores marcados con contactos, reglamento, reglas, agendas,
notas, reportes, proyectos material de referencia.
Utilizando un proceso claro ayudará a todos los
miembros del grupo a estar tranquilos, permitiéndoles así que el verdadero trabajo del grupo comience.
Aprenda a infundir un sentido propio en
la decisión final
Use la tecnología
Archivos electrónicos le pueden ser enviados con
anticipación y guardados el un archivo de su
computadora para mejor acceso. Si tiene una
computadora portátil puede tomar notas directamente en la agenda.
Use preguntas con un final abierto para motivar y
envolver la discusión de todos los miembros en una
manera significativa.
Aprenda a lidiar con situaciones difíciles
No le tenga miedo a la información
Aprenda varias maneras de entender y trabajar
con diferentes tipos de información. Averigüe que
preguntas el grupo está tratando de contestar con
la información y tómese el tiempo para estudiarla.
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Habilidades para Servir en Grupos
¿Qué tipos de habilidades necesito para
que me ayude a lidiar con conflictos?
Los conflictos son parte natural de la dinámica del
grupo, pero puede ser algo compleja.
Aquí tiene algunas ideas que le ayudarán a navegar a través de situaciones difíciles:
Familias Hacen Preguntas
Ideas generales sobre la dinámica del grupo…

No tome las cosas de manera personal.

Haga preguntas- Averigüe los hechos preguntando “¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Por
qué?


“nosotros contra ellos”?
Mantenga su mente abierta– Puede aprender
algo nuevo.


¿Y qué si sentimos como si fueramos
“Esto ha pasado en varias reuniones y lo
que he encontrado que ayuda es tratar de
encontrar puntos en común en los cuales
todos pueden estar de acuerdo y trabajar
con eso de base. Encontrar un área donde
todos estén de acuerdo te lleva a las demás.”
-Cynthia, madre
Manténgase enfocado en el tema– Refiérase
a la agenda como recordatorio.
¿Cómo me puedo asegurar de que mis
ideas sean escuchadas?
Tome un descanso– Si se siente sofocado,
pida un receso de 5 minutos.
“Escogiendo las palabras correctas le ayu-
dará a expresar lo que tiene en mente y
ayudará a otros a entender sus ideas.”
Recuerde el propósito del grupo– Mantenga
la salud de los niños, el bienestar y el aprendizaje como el centro de su conversación.
-Chris, madre
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Habilidades para Servir en Grupos
¿Qué tipo de habilidades me ayudarán a facilitar reuniones?
Servir como facilitador en una reunión por primera vez puede ser bastante espantoso para la
mayoría de las personas. Como cualquier otra habilidad, el facilitar una reunión se va haciendo más fácil con la experiencia.
Estrategias útiles para cualquier facilitador:
Haga que todos se sientan cómodos y
valorados
Prevenga y maneje los conflictos
Una de las mejores maneras de lidiar con el conflicto es evitándolo. Algunos conflictos pueden
ser evitados. Algunos conflictos pueden ayudar a
descubrir nuevas opciones.
La mayor parte de las persona no desean participar de lleno en las reuniones a menos que se sientan cómodos con los otros miembros del grupo y
crean que sus opiniones serán escuchadas.

Permita tiempo para ‘pequeñas pláticas’ antes
de comenzar la reunión.

Use actividades de desarrollo de equipos para
que ayuden a las personas a entenderse mejor.

Ponga reglas.

Use lenguaje de cuerpo abierto (no cruce las
manos).

Enfoque la atención en cosas de las cuales todos estén de acuerdo.

Agradezca a los participantes.

Esté de acuerdo a estar en desacuerdo, pero
con respeto el uno del otro.
Motive la participación
Algunos miembros son directos y enérgicos.
Otros son callados y reservados. Como facilitador usted tiene que balancear ambos extremos
para que todos participen.

Motive la participación de miembros callados

Use preguntas con final abierto, (preguntas
que empiecen con dónde, cuándo, o cómo).

Divida el grupo en grupos más pequeños.

Dele preguntas al grupo completa en lugar de
a una sola persona en específico.

Use gráficas, proyectores y material escrito.
Escuche y observe
Durante la reunión mantenga sus ojos y oídos
abiertos. Ponga atención no solo al grupo sino a
cada individuo.
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
Escuche activamente antes de hablar.

Observe el salón para ver las reacciones a los
comentarios y problemas.
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Habilidades para Servir en Grupos
Asegure decisiones de calidad
Asegure que las reuniones sean en
base a resultados
Decisiones de calidad provienen del uso de buenos
procesos para tomar decisiones y de información /datos confiables que han sido cuidadosamente considerados.
Como facilitador usted tendrá primero—pero no
del todo—la responsabilidad de mantener la
reunión en línea y de hacer que se completen todas las cosas que están en la agenda.

Recuérdele al grupo de fechas límites para
tomar decisiones.

Repase los objetivos de cada cosa en la
agenda.

Repase el criterio y la información de apoyo.


Asegúrese que todos en el grupo entiendan
el proceso de tomar decisiones que el grupo
utiliza para cada situación.
Mantenga los miembros del grupo enfocados
en los objetivos provistos a mano de cada presentación, discusión u otra actividad en la
agenda. Recuérdeles a los miembros los objetivos de cada artículo a discutir.

Haga una encuesta en el grupo antes de tomar decisiones mayores para evitar sorpresas.


Repase la decisión con frecuencia.
Anote las decisiones. Su grupo debe de anotar todas las decisiones y actividades. Aunque el tomar notas no es la responsabilidad
del facilitador, usted puede anotar decisiones
importantes en el material proporcionado, o
en el pizarrón, etc., para que los miembros los
puedan ver.

Desarrollen un plan de acción. Escriba un
plan de acción para cada decisión con pasos
necesarios para llevarlo acabo y quién será
responsable por dicho evento.
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NOTAS
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