ESTUDIO PREVIO
INVITACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
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DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONAL,
DELEGADA U OFICINA
Ciudad (Departamento), día, mes y año
PRESUPUESTO ESTIMADO: $
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:
(Se debe hacer un recuento de razones que justifican adelantar el proceso de
contratación de los bienes o servicios requeridos, de acuerdo al plan de
compras de la Entidad.)
2. OBJETO A CONTRATAR:
(El objeto debe ser concreto y realizable. Teniendo en cuenta que el objeto no
es modificable, se recomienda no incluir aspectos que puedan ser tema de
modificación como cantidades, plazo, especificaciones técnicas, entre otros).
2.1. CODIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC:
(Para su elaboración se puede hacer uso del aplicativo de Colombia Compra
Eficiente, en el link http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion, y
del manual “Guía para la Codificación de Bienes y Servicios” en el link
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales
La clasificación se debe relacionar en el siguiente cuadro guía:
Grupo
Segmento
Familia
Clase
Producto
2.2. CODIFICACIÓN DE BIENES suministrado y certificado por el Almacén
General:
ITEM TK G SG IT COD
NOMBRE DEL BIEN
DESCRIPCIÓN
DETALLADA Y
UNIDAD CANT.
ACTUALIZADA
DEL BIEN
3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
(Se indica que características técnicas detalladas tienen los bienes o servicios a
adquirirse, para lo cual:
-
Deben ser claras y detalladas, como por ejemplo: descripción del ítem,
cantidad, unidad de medida, material del producto, medidas, entre otros.
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-
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No debe indicarse ninguna marca de producto, ni tampoco sus
especificaciones deben direccionarla a una sola marca.
NOTA: Dependiendo de estas especificaciones será el resultado de satisfacción
de los bienes y servicios adquiridos.)
4.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:
Teniendo en cuenta el presupuesto de la Entidad para el año 2015 y el valor
estimado del proceso, dado que el mismo no supera el 10% de la menor cuantía
($41’882.750,00), la modalidad de contratación es la establecida para
invitaciones de mínima cuantía, de conformidad con el Decreto 1082 de 2015.
5.
PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO:
(El presupuesto oficial será el resultado del estudio de mercado realizado, de
acuerdo a los siguientes parámetros:
•
A mínimo 3 de las empresas en el mercado que presten el mismo
servicio o bien, se les deberán solicitar cotizaciones con la misma
información establecida en las especificaciones técnicas.
•
Las cotizaciones de las empresas deberán contener el mismo bien o
servicio, características técnicas, forma de pago y tiempo de ejecución,
para que sean comparables y sobre ellas efectuar el promedio.
Igualmente se debe incluir el número del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal SIIF)
NOTA: En casos excepcionales donde no sea posible la cotización de tres (3) o
más empresas, esta situación se debe indicar en el estudio. No obstante se
deberán adjuntar las solicitudes de cotización solicitadas.
COTIZACIÓN A
$
PROMEDIO
6.
COTIZACIÓN B
$
COTIZACIÓN C
$
CRITERIO PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE:
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082
de 2015, la Entidad revisará las ofertas económicas y verificará que la de
menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si ésta no cumple
con las condiciones de la invitación, la verificará el cumplimento de los
requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así
sucesivamente.
En consecuencia se aceptará la oferta de menor precio, siempre que cumpla
con las condiciones establecidas en la invitación a participar, en caso de
empate se aceptará la presentada primero en el tiempo. La oferta y su
aceptación constituyen el contrato.
7. CONDICIONES DEL CONTRATO QUE SE SUSCRIBA:
7.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
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(Indicar claramente cada una de las obligaciones a realizar por parte del
contratista.)
Igualmente se deben relacionar las siguientes obligaciones generales:
•
•
Acreditar una cuenta corriente o de ahorros con base en el listado de
bancos y corporaciones que para tal efecto tiene la Subdirección
Financiera de la Defensoría del Pueblo, para realizar el pago acordado en
el contrato.
Cumplir con las demás actividades que se deriven del objeto y
naturaleza del contrato.
NOTA No. 1. No es responsabilidad del Grupo de Contratación verificar las
obligaciones que se pacten en el futuro contrato, por lo que se recomienda
que las mismas guarden congruencia en el tiempo a ejecutar.
NOTA No. 2. Cualquier duda al respecto se debe allegar por favor
realizarla
únicamente
al
correo
electrónico
[email protected]
7.2. FORMA DE PAGO:
(Se puede incluir el siguiente texto:
La Defensoría del Pueblo, pagará el valor de la propuesta aceptada, dentro de
___________ días hábiles, siguientes al cumplimiento a satisfacción del servicio
lo cual certificará el Supervisor del contrato.
No. de pagos (Indicar en cuantos pagos se cancelará el valor total del
contrato):_______________________
Para el efecto, el contratista deberá facturar el servicio de acuerdo con el
siguiente detalle:
• Descripción del bien o servicio
• Cantidad de bienes o servicios efectivamente suministrados
• Valor total antes de IVA
• Valor del IVA
• Valor total de la factura
PARA PERSONAS DE REGIMEN SIMPLIFICADO: todo lo anterior sin incluir IVA.
La factura deberá estar acompañada de los siguientes documentos:
1. Certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del contrato.
2. Informes mensuales, si así se dispone dentro de las obligaciones del
contratista.
3. Certificado expedido por el Revisor Fiscal o Representante Legal, según sea
el caso, en el que se indique que se encuentra al día en los pagos de los
aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes
parafiscales de Ley.
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El pago respectivo estará sujeto al Programa Anual de Caja, P.A.C. autorizado,
a la situación de fondos establecida por parte de la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y a las
correspondientes reservas presupuestales a que haya lugar.
7.3. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES:
Para el desarrollo de este numeral es necesario ingresar al Sistema Electrónico
de Contratación Pública SECOP - Colombia Compra Eficiente, a través del
siguiente link http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales Manuales, allí
se encuentran entre otras, la Matriz de Riesgos y el Manual para la
identificación y cobertura del riesgo, las cuales se deben consultar para
facilitar su elaboración, utilizando la siguiente matriz del riesgo:
Fecha estimada en que se inicia el tratamiento
Fecha estimada en que se completa el
tratamiento
[Incluir
fecha o
evento con
el cual se
inicia el
tratamiento]
[Incluir
fecha o
evento con
el cual se
inicia el
tratamiento]
NOTA: Es importante tener presente en la elaboración de la matriz de riesgos que
dependiendo el bien o servicio a contratar los riegos son diferentes.
7.4. GARANTÍA:
(Se puede incluir el siguiente texto:
Se garantizará el cumplimiento de las obligaciones que se adquieren en la Aceptación
de Oferta, mediante la constitución de una garantía única de conformidad con lo
establecido en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1082 de 2015, la cual debe
constituirse a favor de la Defensoría del Pueblo, de la siguiente manera:
AMPARO
PORCENTAJE
VIGENCIA
Esta garantía será aprobada por el Responsable del Grupo de Contratación de la
Defensoría del Pueblo, si reúne los requisitos legales y contractuales establecidos para
tal fin.
Monitoreo y revisi
¿Cómo se realiza el
monitoreo?
Responsable por implementar el tratamiento
[1/2/3/4/5]
[Entidad Estatal/Contratista]
[Entidad Estatal/Contratista]
¿Afecta la ejecución del contrato?
[Bajo/Medio/Alto/Extremo]
Categoría
¿A quién se le asigna?
[2/3/4/5/6/7/8/9/10]
Valoración
Categoría
[1/2/3/4/5]
[Describir el
tratamiento o
control a ser
implementado]
[2/3/4/5/6/7/8/9/10]
Valoración
[Describir la
consecuencia
de la
ocurrencia
del evento]
[Bajo/Medio/Alto/Extremo]
Impacto
[Describir
el Riesgo]
Impacto
Probabilidad
Tratamiento/Control
a ser implementado
[1/2/3/4/5]
Consecuencia
de la
ocurrencia
del evento
Probabilidad
Descripción
[1/2/3/4/5]
Tipo
Etapa
Fuente
[Interno/Externo]
Clase
[General/Específico]
[Planeación/Selección/Contratación/Ejecución
]
[Económico/ Social o político/ Operacional/
Financiero/ Regulatorio/ De la naturaleza/
Ambiental/ Tecnológico]
N
[Numerar consecutivamente empezando en 1]
Impacto después
del tratamiento
[Sí/No]
Matriz de Riesgos
[Definir la
forma de
realizar el
monitoreo]
[Defin
periodi
de
monito
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NOTA: En aquellos casos que no sea necesario exigir la constitución de garantía que
ampare el contrato se debe justificar el por qué.)
7.5. PLAZO DE EJECUCIÓN:
(Se puede incluir el siguiente texto:
El plazo para la ejecución del contrato será de ________, contados a partir de la
expedición del registro presupuestal correspondiente y aprobación de la garantía única
por parte del Responsable del Grupo de Contratación de la Defensoría del Pueblo).
NOTA: Cuando sea necesario para la ejecución del contrato la suscripción del acta de
inicio se deberá incluir al final del texto del plazo de ejecución.
7.6. LUGAR DE EJECUCIÓN
La ejecución de la Aceptación de Oferta se realizará en _____________
7.7. SUPERVISIÓN:
La supervisión de la Aceptación de Oferta estará a cargo de _____________________o
quien haga sus veces.
(Dicha supervisión deberá ser ejercida por un funcionario competente, de acuerdo con
el conocimiento que el mismo tenga sobre el objeto a contratar).
(NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN)
(CARGO DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIÓN)
El suscrito Certifica que:
El objeto de la Contratación solicitada está
contemplado dentro de las actividades del
proyecto de inversión respectivo
______________________________________
(NOMBRE Y FIRMA)
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
El suscrito Certifica que:
El bien solicitado se encuentra incluido en el
Plan de compras de la entidad.
El bien solicitado:
□No se encuentra en existencia en el Almacén
general de la Entidad.
□No hay existencia suficiente para atender las
necesidades para la actual vigencia.
______________________________________
(NOMBRE Y FIRMA)
PROFESIONAL RESPONSABLE DEL ALMACÉN
GENERAL ADSCRITO A LA SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
NOTA.
EL TEXTO EN EL QUE SE INDICAN EXPLICACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL
PRESENTE FORMATO, UNA VEZ DILIGENCIADO EL FORMATO DICHO TEXTO DEBE SER
ELIMINADO.
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