REQUISITOS PARA PRESENTACION DE ESTIMACIONES 2,013 A

REQUISITOS PARA PRESENTACION
DE ESTIMACIONES 2,013
A PARTIR DE ABRIL 2013
(Presentación de uno y más periodos
en una sola estimación)
OBRAS y PROYECTOS
ESPECIALES 2013
Original y 2 copias
Guatemala ______ 2013
1
GUIA PARA EL AÑO 2013
LISTADO DE DOCUMENTOS LEGALES, QUE DEBE PRESENTAR EL
CONTRATISTA, UNA SOLA VEZ.
1.
Índice de Documentos
2.
Copia simple del contrato con su testimonio de Escritura Pública
3.
Copia del ANEXO que corresponde a la escritura autorizado por el banco.
5.
Fotocopia de Patente de Comercio (empresas individuales) ó Fotocopia de Patente de Comercio y
Sociedad (para Sociedad Anónima)
6.
Fotocopia completa de Cédula de Vecindad ó DPI del propietario de la empresa o representante legal.
(según indique en el contrato)
7.
Fotocopia de Escritura de Constitución de la Empresa (si es Sociedad Anónima)
8.
Nombramiento del Representante Legal (si es Sociedad Anónima)
9.
Copia del Registro del Precalificado para el año 2013 (legalizado) *
10. Constancia del Registro Unificado Tributario RTU con actividad económica afín al proyecto que se está
ejecutando; Construcción de Obras para Ingeniería Civil, Constructores. (Actualizado año 2013)
11. Fianza de Cumplimiento según el Contrato por un 10% del monto del contrato (debe incluir monto del
contrato e indicar si el monto incluye o no el IVA) Y VIGENCIA ABIERTA (sin fecha específica
(solo se incluye en la estimación uno)
12. Seguro de Responsabilidades civiles (Q.300, 000.00).
13. Constancia de Colegiado Activo (original) del Superintendente de la Obra.
14. Fotocopia de la declaración jurada presentada en la oferta, donde se compromete a contratar al
ingeniero superintendente presentado en la oferta, Si se cambia de Superintendente debe de estar
autorizado por la Sub-Dirección Técnica.
15. Carta de compromiso del Superintendente
16. Fotocopia de certificación del Comité Técnico de la adjudicación del Proyecto.
17. Copia de la Declaración Jurada presentada en la Oferta (incluye 8 incisos)
NOTA: Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica.
DOCUMENTOS A PRESENTAR AL FINAL DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO:
1.
Fianza de Conservación de Obra según la actividad del proyecto (estimación final). Fianza de
Saldos Deudores con vigencia abierta (estimación final).
2.
Acta de Recepción (estimación final).
3.
y todos aquellos que se requieran de acuerdo a lo aprobado para la recepción de proyectos
2
GUIA PARA EL AÑO 2,013
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PAGO DE LA
ESTIMACIÓN No. 1 Y SUBSIGUIENTES
1.
Hoja de contenido (INDICE)
2.
Oficio de recomendación de pago, del Supervisor dirigida al Director de Covial.
3.
a)
c)
e)
f)
Factura contable sin enmiendas ni tachones y las firmas correspondientes:
Contratista
b) Departamento de Visa
Autorización (poner solo Autorizado)
d) No colocar Nombres, solo Cargos.
En la factura contable colocar sellos del Régimen al que está inscrito y el de Cancelado
Al dorso adherir los timbres de ingeniería o los que corresponda.
4.
Programa de Trabajo, verificar que debe programarse conforme el monto registrado en el contrato. generado
por el SICOP.( En la estimación 1 original y en las siguientes copia). Cuando aún no ha sido aprobado el
contrato incluir ORIGINAL en la estimación dos, si ya fue aprobado incluir copia que incluya todas las
firmas.(autorizado)
5.
Análisis de Ejecución de renglones de Trabajo. Generado por el SICOP, Generado por el SICOP: (Ingresar al
menú principal, Opción Ejecución, Consulta de Estimación Detallada). Si lo genera de otra opción no
cuadra con sabana de estimación.
6.
Aprobación de trabajos por administración (si aplica) con hoja o cuadro de integración de precios ( Para los
renglones que lo requieran), justificación y adjuntar fotografías. (este documento debe presentarse autorizado
(con todas las firmas)
7.
Programa de trabajo modificado cuando existan incrementos o decrementos, contrato ampliatorio si fuese
necesario, adjuntar los documentos de cambio OTS, ATE Y OC, con fecha dentro del periodo que se está
estimando, autorizados en original, Dictamen Técnico, CERT.FIDEICOMISO. endoso de fianza de cumplimiento
y ampliación del seguro de Responsabilidades Civiles (si fuera necesario). En la estimación dos si aun no se ha
aprobado el programa incluir nuevamente programa original para ser visado nuevamente
8.
Acta de Inicio Físico y Contractual
9.
Cuando exista contrato ampliatorio o modificatorio indicar en toda la documentación que se indique el contrato
inicial, indicar numero y fecha del mismo.
10.
Constancia del Registro Unificado Tributario RTU con actividad económica afín al proyecto que se está
ejecutando; Construcción de Obras para Ingeniería Civil, Constructores y para Supervisores Ingeniero en todas
sus ramas. (Actualizado año 2013) (debe incluirse en todas las estimaciones)
11.
Copia del precalificado legalizado que incluyo en l documentación legal (debe incluirse en todas las
estimaciones)
12.
Copia del colegiado activo vigente al periodo que presenta.
13.
Copia de la Fianza de Cumplimiento (solo se incluye en la estimación uno)
14.
A partir del mes de abril incluir recibos del IGSS, en la estimación de Abril incluir los recibos del febrero y marzo,
de acuerdo a las bases de contratación, especificaciones de COVIAL 2012, sección 102.4 Numero de
trabajadores:
1.
2.
3.
Mínimo de Trabajadores
09
09
06
4.
5.
Proyectos de Bacheo
Proyectos de Terracería
Proyectos Especiales
3.1 Sello de Grietas
3.2 Señalización Vertical
3.3 Señalización Horizontal
3.4 Defensas Metálicas
Mejoramientos
Emergencias
6.
Limpiezas de acuerdo al ANEXO
10-15
10-15
INCISOS 6 Y 7, APLICA EN EL CASO QUE SE REALICEN CAMBIOS CONTRACTUALES O DE
MONTO. DEBERA INCLUIRSE TODA LA DOCUMENTACION DE SOPORTE QUE APLIQUE
(CERTIFICACIONES, FOTOS, JUSTIFICACIONES, ENDOSO DE FIANZAS Y TODOS
AQUELLOS QUE SE REQUIERAN SEGÚN SEA EL CASO)
LA SABANA, Y EL PROGRAMA DEBEN SER GENERADOS POR EL SICOP Y DEBE
PRESENTARSE LA DOCUMENTACION COMPLETA Y CON SUS RESPECTIVAS FIRMAS.
CASO CONTRARIO NO SERAN INGRESADAS PARA SU REVISION
Los documentos descritos en los incisos del 4 al 8 deberán presentarse con TODAS
las firmas correspondientes.
NOTA: Se debe numerar todas las hojas del documento con foliadora mecánica.
3
Instrucciones Generales, para la presentación de estimaciones 2013 Contratistas y
Supervisores
(Periodo Mensual y Varios periodos en una estimación o Informe)
Guatemala, 11 de Abril 2013

Cuando no se cuenta con contrato autorizado la fecha del acta de inicio Físico y Contractual debe
designarse de la siguiente manera:
1. Si se cuenta con la fianza de Cumplimiento la fecha debe ser posterior a la fecha de la fianza
de cumplimiento
2. Si no se cuenta con la fianza de Cumplimiento de fecha posterior a la fecha del contrato

Referente a las Fianzas se debe verificar que indiquen el monto del contrato y si el monto afianzado
incluye o no el IVA, de lo contrario adjuntar ENDOSO aclarando

Los recibos del IGSS de los meses de febrero y marzo deberán incluirse en la estimación de Abril, y en
las siguientes estimaciones se incluirá en cada estimación o Informe (si aplica)

NO DEBE tomarse en cuenta el pago del IGSS para la emisión del oficio de Recomendación de pago

Incluir factura contable
1.
2.
3.
a nombre de FIDEICOMISO DEL FONDO VIAL,
dirección 7ª. Av. 5-10 zona 4 Centro Financiero torre 1, nivel 6.
El cálculo para los timbres de Empresas Supervisoras es del 1 por millar y para
Supervisores individuales el 5 por millar
4. Indicar el régimen que indica el RTU (pagos trimestrales o Sujeto a Retención)
5. NO INCLUIR LOS TRAMOS
6. Indicar los proyectos así ej. L-145-2013 (los Supervisores deben indicar todos los
proyectos supervisados
7. Incluir Numero de clausula y numeral, contrato en Escritura Pública, indicando
numero y fecha, periodo, y proyecto ejecutado o supervisados
8. Cantidad el letras, sello de CANCELADO
9. Firma y Sello de la empresa
10. No utilizar la columna de valor para indicar la descripción, ( la cantidad en letras debe
indicar quetzales en esta columna solo indicar el monto en números, utilice los
espacios correspondientes para cada opción
11. El Tamaño de las facturas debe ser por lo menos media carta. (documentos muy
pequeños no permiten indicar datos claros y dan problema para escanearlos
12. Para los contribuyentes que su régimen indique SUJETO A RETENCION DEFINITIVA
No indicar el porcentaje únicamente SUJETO A RETENCION DEFINITIVA

Para los proyectos de limpieza se determina en el anexo el número de trabajadores Este mínimo se
reportara por periodo estimado. Demás proyectos de acuerdo a

En el caso de los proyectos especiales en donde lo tramos son extensos SOLAMENTE INDICAR LOS
DEPARTAMENTOS, según anexo.

No puede modificarse el monto o periodo para estimaciones e Informes que han sido presentados en
VISA.

Para los Ejecutores que tenga su ejecución
Departamento Técnico).

Es requisito INDISPENSABLE para el ingreso de estimaciones que se incluya al expediente de pago la
documentación requerida y documentos autorizados (que registre todas las firmas y sellos) Y muy
importante debidamente registrado en el SICOP

En todos los documentos en donde firma el Superintendente debe colocar:

1. Sello de Colegiado del Superintendente
2. Sello de la empresa
En la firma del Supervisor colocar siempre el Sello de colegiado
más del 70% al mes julio (incluir autorización del

En todas las estimaciones e Informes debe incluirse copia del Precalificado legalizado que incluyo en
la documentación legal (empresas Contratistas y Supervisores) y Copia del RTU

La Constancia de Colegiado Activo del Superintendente debe adjuntarse en todas las estimaciones

No ENGRAPAR O PEGAR o incluir hojas protectoras en facturas y colegiados u otros documentos ya
que dan problema para escanearlos en Informática

Respecto al avance físico reportado en las estimaciones si excede de un 5%, únicamente indicar: si
cumplió habiéndose excedido en un (--%) por necesidades en los tramos, y si es menor al 5%, NO
cumplió la justificación de acuerdo a lo que indique la Sub Dirección Técnica.
RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA SUPERVISORES
Del Ingreso oportuno y correcto de la información que se ingrese al SICOP dependerá la rapidez para
trasladar a técnico sus documentos de pago, agradeceremos revisar la documentación generada para evitar
reparos, con todo los cambios realizados el departamento de VISA espera no tener inconvenientes en el
proceso de revisión , gracias por su apoyo.
4
UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL – COVIAL -
Estimación No. ___
Empresa: ______________
Contrato en Escritura Pública: ___ 2,013
Periodo: del ___ al ___ de _____ del 2,013
TRAMOS
Supervisor Regional de control y seguimiento:
( Incluir el nombre del supervisor regional de Covial a cargo de la región )
(Consultar el nombre del Ingeniero Regional que tiene firma autorizada)
5
.
Bacheo:
Terracería:
Supervisión:
Especiales:
Verde
Rojo
Azul
Manila
Proyectos Especiales
Mantenimiento de Puentes, Señalización
Vertical y Horizontal, Sello de Grietas,
Carreteras Principales, Básculas y Defensas
Metálicas
ENTREGAR ORIGINAL Y DOS COPIAS
FOLDER TAMAÑO OFICIO DEL COLOR QUE
CORRESPONDA A CADA ACTIVIDAD
6
UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL –COVIAL–
ESTIMACION No.
______
PERIODO DEL:
____ AL ____ DE _____2,013
PROYECTO:
_____2,013
ESCRITURA PÚBLICA No.: ____ 2,013
CONTENIDO
Documento
Número de página
1.
______________________________________________________X
2.
______________________________________________________X
3.
______________________________________________________X
4.
.
______________________________________________________X
(Según los documentos que adjunte)
7
(EJEMPLO DE FACTURA)
EMPRESA _______________
PROPIETARIO: ____________
DIRECCION____ CALLE ___-___ ZONA __
TELEFONO ________________
NIT: ______-__
FACTURA ____
_________________________________________________________________________
FECHA
Guatemala, __ de ___ DEL 2,013
CLIENTE
DIRECCION
FIDEICOMISO DEL FONDO VIAL
7ª. Ave. 5-10 zona 4 Centro Financiero Torre 1 Nivel 6
NIT
2108269-3
_________________________________________________________________________
CANTIDAD
DESCRIPCION
VALOR
DE CONFORMIDAD CON LA CLAUSULA _______
NUMERAL ___ DEL CONTRATO EN ESCRITURA PUBLICA No.
_____2,013. PROCEDE EL PAGO DE LA ESTIMACION No. ___
CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL ___ AL ___ DE _____
DEL 2,013.
NO INDICAR TRAMOS, SOLO EL CODIGO DEL PROYECTO
Y EL AÑO
CANCELADO (SELLO)
REGIMEN DEL ISR (SELLO DE ACUERDO AL RTU ACTUALIZADO)
___________________________________________________________
CANTIDAD EN LETRAS
TOTAL
Q.
8
(AL DORSO DE FACTURA)
CONTRATISTA
DEPARTAMENTO DE VISA
AUTORIZADO
9
10