DOCUMENTO TECNICO Periféricos de Impresión juegan un papel

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DOCUMENTO TECNICO
Periféricos de Impresión juegan un papel cada vez
más importante en optimizar los entornos de las
Tecnologías de la Información (IT)
Patrocinado por: Kyocera
Keith Kmetz
Septiembre de 2004
RESPONSABILIDAD DEL
DEPARTAMENTO DE IT POR LOS
PERIFÉRICOS DE IMPRESIÓN
Muchas empresas han reconocido la necesidad de examinar la
infraestructura de IT (Tecnologías de la Información) a partir del costo y
el rendimiento. Este análisis puede denominarse "optimización de IT" e
incluye un examen del hardware, del software y de los procesos de flujo
de trabajo de los sistemas informáticos, a fin de garantizar el máximo
rendimiento de las operaciones de IT dentro de la empresa.
Una de las áreas del proceso de optimización de IT que se descuida con
mayor frecuencia es la que se ocupa de las tareas de impresión y copia.
Es posible que el motivo principal del descuido de la impresión sean los
múltiples niveles de propiedad/responsabilidad de la categoría. Las
impresoras generalmente están a cargo del departamento de IT o de
departamentos individuales, mientras que el equipo de copiado
generalmente está a cargo del departamento de administración de la
oficina. La falta de un punto de gestión centralizado para la impresión
generalmente impide que las empresas tengan un conocimiento cabal de
la totalidad de los equipos de impresión que poseen. Esta falta de
conocimiento sobre la cantidad de equipos también se refleja en la alta
probabilidad de que estas empresas cuenten con escasa información
sobre los costos reales correspondientes al funcionamiento de los
equipos de impresión. IDC ha descubierto que los costos de operación de los
equipos de impresión pueden ser significativos, especialmente si los mismos no se
gestionan adecuadamente.
Sin embargo, IDC ha observado algunos cambios en esta cadena de responsabilidad
tradicional que han ampliado el papel del departamento de IT en la impresión y
copiado. La investigación de IDC muestra que un número creciente de copiadoras se
están configurando como dispositivos multifunción. Por lo tanto, más copiadoras se
están integrando con una combinación de funciones de fax, impresión y
digitalización, se están conectando a la red. Hay diversos motivos para esta
evolución en el mercado de las copiadoras, desde una simple medida para el ahorro
de costos (por ejemplo, mediante la consolidación de varias máquinas en una sola
máquina o mediante la reducción de la gestión de mantenimiento y suministros de
dispositivos) hasta el deseo de incorporar una solución global para documentos en
los equipos de impresión. Este cambio hacia una solución global para documentos
extiende la propuesta de valor de la máquina más allá del copiado a un nuevo nivel
de distribución de documentos y funciones de gestión para documentos impresos y
electrónicos.
Como resultado de esta transición del mercado hacia la conectividad de red y la
multifuncionalidad de las copiadoras, el sector de IT también tiene actualmente un
papel más significativo en el proceso de toma de decisiones relacionadas con este
tipo de equipos. Esta transición ha permitido que el sector de IT tenga cada vez
mayor participación en la evaluación y el despliegue de una cantidad creciente de
tecnologías de documentos a partir del hardware, del software y los servicios. Para
que las empresas funcionen con la mayor eficiencia y rentabilidad posibles, es
importante que el sector de IT esté informado sobre las especificaciones de los
desarrollos tecnológicos disponibles para optimizar el entorno de IT, particularmente
en cuanto a la impresión, donde la responsabilidad del sector de IT está en aumento.
El propósito de esta documentación técnica consiste en comunicar la importancia de
reconocer y comprender el papel crucial que poseen los dispositivos de impresión en
la optimización de las operaciones de IT. Muchos de los problemas relacionados con
la optimización de IT en la impresión radican en la obtención de información precisa
sobre todos los costos de impresión. Esto implica la consideración no sólo de los
costos directamente cuantificables de los equipos, el tóner y el mantenimiento, sino
también de algunos otros elementos importantes de los costos de impresión que
quizás no sean tan conocidos pero que resultan críticos para el proceso de
optimización de IT.
La investigación de IDC revela que la impresión no está en los primeros lugares de la
lista de prioridades de IT. El reemplazo o la actualización de computadoras, software
o tecnología de redes está en los primeros lugares de esta lista, pero los periféricos
de impresión usualmente están mucho más abajo. Esto crea una paradoja ya que, a
pesar de que la impresión es cada vez más importante para los departamentos de IT
a medida que éstos tienen mayor responsabilidad por estas máquinas, su prioridad
en relación con el óptimo rendimiento de los periféricos de impresión frecuentemente
no es muy alta.
A través de encuestas realizadas a gerentes de IT, IDC ha descubierto que los
puntos clave de IT se relacionan con una operación eficiente de los equipos. Entre
las características de productos de impresión que tienen alta prioridad en IT se
incluyen:
Confiabilidad del equipo que se instalará en la red
Calidad
Capacidad para trabajar en el entorno de IT actual
Facilidad de instalación y soporte del hardware y las aplicaciones de software
Eficiencia
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Los productos de impresión que tengan estos atributos tendrán credibilidad con el
departamento de IT. Los mismos tendrán cada vez mayor importancia a medida que
el departamento de IT obtenga más control sobre las decisiones de impresión en
muchas empresas. Estos atributos no sólo giran en torno al rendimiento del producto,
sino también en torno a los costos. Los costos de impresión incluyen los costos
directamente cuantificables del equipo, al igual que los costos no cuantificables
directamente que afectan la obtención de mayor productividad y eficiencia. Las
secciones que se incluyen a continuación analizan el papel que pueden tener los
costos en la optimización del entorno de impresión e identifican las tecnologías
disponibles que satisfacen los puntos clave de IT mencionados anteriormente.
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COMPRENSIÓN DE LOS COSTOS Y DEL
IMPACTO DE OPTIMIZAR EL ENTORNO DE IT
Los costos de impresión directamente cuantificables son fáciles de comprender. Sin
embargo, algunos compradores aún consideran que esto se logra comparando
especificaciones y precios de compra de diversos modelos. Un análisis más
completo y necesario se obtiene de examinar el Costo Total de Propiedad y su papel
en la optimización de IT.
Costo Total de Propiedad
IDC utiliza un modelo de Costo Total de Propiedad que incluye el precio del
hardware, la relación costo/beneficio del tóner y la tinta, la relación costo/beneficio de
otros componentes (por ejemplo los cilindros y el programador) que podrían requerir
su reemplazo durante la vida útil del producto y los costos de mantenimiento. El
modelo amortiza estos costos a lo largo de un determinado período, generalmente
durante la vida útil prevista del producto. También es necesario determinar diversos
volúmenes de páginas para evaluar los requisitos de mantenimiento y establecer
cuáles serán los costos a lo largo de la vida útil del producto.
IDC recomienda a los compradores que, al adquirir equipos de impresión, examinen
también estos elementos y no sólo el precio de compra inicial. Un análisis relativamente
simple (que puede verse en la Tabla 1) demuestra que incluso una diferencia mínima
en el Costo Total de Propiedad puede representar una diferencia de costo significativa
a lo largo de la vida útil de un producto. Con el fin de mantener la simplicidad, el primer
producto (dispositivo A) tiene un Costo Total de Propiedad de 1 centavo por página,
mientras que el segundo producto (dispositivo B) tiene un Costo Total de Propiedad de
1,1 centavo por página, una diferencia de tan sólo una décima de centavo por página.
La investigación realizada por IDC en relación con el volumen de páginas ha
determinado que una impresora láser blanco y negro común conectada a la red genera
aproximadamente 10.000 páginas por mes. Con estos datos, se puede ver que el
ahorro de costos se acumula durante el transcurso de diversos períodos. Por supuesto,
este análisis sólo compara las diferencias de costos correspondientes a un dispositivo.
Probablemente, las empresas incorporarán diversos dispositivos en sus lugares de
trabajo, obteniendo un ahorro de costos mucho mayor en la totalidad de los equipos.
Por ejemplo, es posible que incluso una empresa relativamente pequeña tenga 20
dispositivos de impresión. Puesto que el ahorro por dispositivo se calculó en $120
anuales, al multiplicar esta cifra por 20 se obtiene un ahorro de $2400 en un año,
$7200 en tres años y $12.000 en cinco años. El punto principal es que el costo de
propiedad, no sólo el precio del hardware, es un indicador más preciso de los costos de
impresión y puede optimizar el entorno de IT desde el punto de vista económico.
Los números utilizados en la Tabla 1 son ficticios y sirven para ilustrar la importancia
de la consideración del costo de propiedad, incluso con una diferencia mínima en los
costos. Las diferencias de costos reales entre modelos de grupos de trabajo
similares generalmente son mucho mayores. El estudio denominado 2003 Cost of
Ownership Study: Inkjet and Mid- to High-Speed Monochrome and Color Hardcopy
Peripherals (Estudio del costo de propiedad 2003: Periféricos de impresión
monocromáticos y a color de velocidad media-alta y de inyección de tinta) (IDC Nº
30527, Febrero de 2004) realizado por IDC muestra que los costos de impresoras
láser blanco y negro para grupos de trabajo pueden oscilar entre menos de un
centavo por página y casi 3 centavos por página. Al utilizar estas cifras mínimas y
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máximas del costo de propiedad y realizar los mismos cálculos de la Tabla 1, la
Tabla 2 muestra asombrosas diferencias en los costos por dispositivo (por ejemplo,
$2400 anuales, $7200 en tres años y $12.000 en cinco años). Cuando estos costos
se multiplican por una determinada cantidad de dispositivos en lugar de tan sólo un
dispositivo, la diferencia de costos puede ser impactante. Obviamente, la utilización
de cifras de costos de explotación es un ingrediente fundamental en la determinación
de la optimización de costos en el entorno de IT.
TABLA 1
Comparaciones de costos de dos dispositivos de impresión a lo largo de la vida
útil de los productos
Dispositivo A
Dispositivo B
Diferencia
Costo Total de Propiedad (costo por
página, $)
0,010
0,011
0,001
Páginas generadas mensualmente
10.000
10.000
–
100
110
10
Costos anuales ($)
1200
1320
120
Costos a los tres años ($)
3600
3960
360
Costos a los cinco años ($)
6000
6600
600
Ahorro de 20 dispositivos en un año ($)
ND
2400
–
Ahorro de 20 dispositivos en tres años ($)
ND
7200
–
Ahorro de 20 dispositivos en cinco años
($)
ND
12.000
–
Costos mensuales ($)
Fuente: IDC, 2004
TABLA 2
Rango de costos entre dos dispositivos de impresión — Costo más bajo por
página comparado con costo más alto por página
Mejor caso
Peor caso
Diferencia
Costo Total de Propiedad (costo por
página, $)
0,007
0,027
0,020
Páginas generadas mensualmente
10.000
10.000
–
70
270
200
840
3240
2400
2520
9720
7200
Costos mensuales ($)
Costos anuales ($)
Costos a los tres años ($)
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TABLA 2
Rango de costos entre dos dispositivos de impresión — Costo más bajo por
página comparado con costo más alto por página
Mejor caso
Peor caso
Diferencia
4200
16.200
12.000
Ahorro de 20 dispositivos en un año ($)
ND
48.000
–
Ahorro de 20 dispositivos en tres años
($)
ND
144.000
–
Ahorro de 20 dispositivos en cinco años
($)
ND
240.000
–
Costos a los cinco años ($)
Fuente: IDC, 2004
El costo de propiedad no es el único costo que es necesario examinar para optimizar
el entorno de IT. Otras consideraciones relativas a los costos que pueden reducir los
gastos de impresión totales tienen que ver con el tipo y la cantidad de dispositivos
utilizados. Esto puede abarcar el despliegue de impresoras de función única e
impresoras multifunción (MFP). IDC ha advertido que el volumen de copias y fax ha
madurado en los últimos años, aunque la necesidad de estas funciones sigue siendo
crítica para las empresas en la actualidad y lo será en el futuro.
Sin embargo, las impresoras multifunción presentan una oportunidad de consolidar
múltiples funciones en una máquina, permitiendo la obtención de diversos beneficios
económicos entre los que se incluyen:
Menor cantidad de máquinas. Una menor cantidad de dispositivos requerirá
menos recursos y tiempo de gestión.
Costos de mantenimiento más bajos. Una menor cantidad de dispositivos
requerirá una menor cantidad de contratos de mantenimiento, reduciéndose así los
costos de mantenimiento asociados.
Menor cantidad de requisitos de gestión de suministros e inventario. La
consolidación de dispositivos de impresión de función única (impresora,
copiadora y fax) en una impresora multifunción disminuye los requisitos de
suministros para tres máquinas diferentes (y tres cartuchos diferentes de
tinta/tóner) a una sola máquina (con un cartucho de tinta/tóner).
Nuevos equipos que incorporan un costo de propiedad más bajo. El
reemplazo de equipos antiguos con nuevas impresoras multifunción que
incorporen un menor costo de propiedad puede disminuir los costos generales
para la operación de equipos de impresión. Las Tablas 1 y 2 muestran que los
ahorros pueden ser sustanciales en dichos casos.
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Al considerar estos costos directamente cuantificables con mayor detalle, el
departamento de IT puede tomar decisiones más rentables para los requisitos de
impresión y copiado de la empresa, teniendo en cuenta su mayor responsabilidad por
los equipos de impresión. Sin embargo, estos costos sólo representan “la punta del
iceberg” cuando se trata de optimizar el entorno de IT. Un análisis más detallado de los
costos no cuantificables directamente y frecuentemente ocultos puede mejorar la
actividad de documentos de la empresa en cuanto al rendimiento.
Costos ocultos no cuantificables
directamente y su importancia
Los costos de impresión no cuantificables directamente generalmente se asocian con
la incorporación de herramientas de hardware o software que mejoran la operación
de la impresión. El ahorro económico real de estos costos no cuantificables
directamente es difícil de determinar, pero las ganancias de rendimiento son
evidentes a medida que la tecnología se instala y utiliza dentro de la organización.
Esta sección analizará cómo pueden beneficiarse las empresas al utilizar estas
tecnologías y mostrará la mayor eficiencia que podrá obtener al instalarlas en el
entorno de impresión.
Algunas de las herramientas que recientemente han cobrado mayor importancia en
el entorno de impresión se centran en sistemas de contabilidad de documentos,
digitalización, tecnología inalámbrica, diagnóstico remoto, controladores de
dispositivos fáciles de utilizar y soporte informático completo.
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Seguimiento del uso de dispositivos de impresión
Un sistema de contabilidad de documentos realiza un seguimiento del volumen de
actividad de documentos impresos (fotocopias, faxes y copias impresas) producido por los
equipos de impresión y copiado. Estos sistemas pueden generar un informe que detalle el
volumen de páginas por proyecto, fecha, cliente, usuario o departamento o cualquier otro
criterio establecido. Estos sistemas tienen sus orígenes en las empresas de servicios
profesionales (por ejemplo, empresas legales) que cobran los volúmenes de páginas a los
clientes para generar ingresos. Recientemente, los sistemas de contabilidad de
documentos han logrado captar la atención al revelar la actividad del volumen de páginas
en las oficinas. Mediante la utilización de un sistema de contabilidad de documentos, las
empresas pueden comprender mejor su flujo de trabajo de documentos y pueden
implementar cambios para mejorar los procesos de documentos basándose en la
información suministrada por el sistema.
Sin embargo, sólo un pequeño porcentaje de empresas (con excepción de las
empresas de servicios profesionales que utilizan esta tecnología como un sistema de
cobro a los clientes) utiliza actualmente un sistema de contabilidad de documentos para
realizar un seguimiento de las actividades de impresión y copiado. Como resultado, la
mayoría de las empresas tienen poco conocimiento de sus equipos de impresión y los
costos de utilización asociados, y muy pocas han examinado esta infraestructura para
determinar cómo optimizar el despliegue de todos estos dispositivos. IDC estima que
las empresas emplean hasta el 10% de sus ingresos en toda la actividad relacionada
con documentos (por ejemplo, entrada, gestión y salida de los mismos). Si bien este
porcentaje no parece ser muy significativo, el monto real puede ser sustancial cuando
se trata de empresas de gran envergadura con una facturación multimillonaria. Puesto
que las empresas tienen poca información sobre el uso y los costos de los equipos de
impresión y copiado, el desperdicio y la ineficiencia de los equipos no son sólo
probables sino que constituyen una certeza en las empresas que no realizan un
seguimiento de esta actividad.
Muchas empresas probablemente consideran que no tienen que realizar un
seguimiento de la salida de impresión porque creen en el concepto de “oficina sin
papeles” u “oficina electrónica” del futuro. IDC considera que esta teoría es un mito. De
hecho, el pronóstico de volumen de páginas más reciente de IDC (vea la Figura 1)
muestra un crecimiento continuo del volumen de páginas hasta el año 2007. Si bien el
crecimiento no es considerablemente alto, con una tasa de crecimiento compuesta
anual (CAGR) del 3%, no obstante hay un crecimiento. Por lo tanto, el seguimiento del
volumen de páginas es una parte fundamental de la comprensión de los costos de la
actividad de documentos y la implementación de un plan que le permita obtener una
mayor eficiencia y reducción de los costos.
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FIGURA 1
(B)
Pronóstico del volumen de páginas de impresión, 2003-2007
1,800
1,600
1,400
1,200
1,000
800
600
400
200
0
2003
2004
2005
2006
2007
Fuente: IDC, 2004
Las ventajas de un sistema de contabilidad de documentos son numerosas. Brinda
información sobre los costos de documentos generalmente desconocidos,
particularmente los costos de impresión, que se originan como parte de las
operaciones diarias de la empresa. Una vez que las empresas tengan más
conocimiento sobre los costos de los documentos, podrán reducirlos. Este plan
puede incluir la optimización de la colocación y la compra de periféricos de
impresión, mejor gestión del tiempo de inactividad de la máquina, disminución del
inventario de suministros y mejor atención de las necesidades de mantenimiento de
las máquinas. En esencia, el sistema de contabilidad de documentos ayuda al
departamento de IT a controlar el uso de los periféricos de impresión y mejora el
rendimiento del entorno de IT. Como resultado, el sistema de contabilidad de
documentos puede representar una parte muy valiosa de la infraestructura de IT.
Digitalización
Hasta hace poco tiempo, la digitalización o escaneo era relativamente desconocida
en comparación con otras funciones de documentos como copia, fax o impresión.
Estas funciones están muy bien establecidas y arraigadas en el entorno de IT o bien
su uso es comprendido por la comunidad de usuarios.
Sin embargo, la digitalización ha ganado terreno como una herramienta significativa
para la distribución y gestión de documentos. Quizás, su mayor impulso vino como
un reemplazo de la distribución de documentos por fax. Sus ventajas en comparación
con el fax son numerosas e incluyen:
Menores costos. La digitalización elimina el gasto de las llamadas telefónicas
de larga distancia para el envío de documentos por fax.
Fácil integración al flujo de trabajo. Un documento digitalizado se convierte en
parte del flujo de trabajo digital, mientras que un fax es un documento autónomo
que no forma parte de ningún flujo de trabajo.
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Calidad. Un documento digitalizado mantiene la calidad del original, mientras
que un fax es de menor calidad y puede resultar difícil de leer.
Posibilidades de envío flexibles. Entre los numerosos destinos de
digitalización, se incluyen bases de datos, escritorio, correo electrónico, fax,
archivo o carpeta.
La investigación de usuarios finales de IDC también ha confirmado el creciente
interés y uso de la función de digitalización como una herramienta de gestión de
documentos. Como parte de una solución de impresora multifunción, la digitalización
brinda la posibilidad de capturar, distribuir, integrar y administrar documentos
impresos en un formato electrónico de archivos. Esta capacidad elimina gran parte
de los costosos procesos de distribución de documentos requeridos para la
información impresa (los cuales demandan una utilización intensiva de mano de
obra) por un formato electrónico más eficiente que puede distribuirse rápidamente a
sus respectivos destinatarios a través de la red.
El último pronóstico de IDC sobre la integración de la digitalización indica que el 40%
de los dispositivos multifunción de impresión láser monocromáticos tendrán
funciones de digitalización en 2007. Gran parte de la actividad se atribuye a
dispositivos personales de baja capacidad que incluyen las aplicaciones de
digitalización como parte del paquete de productos. En los dispositivos de oficina
correspondientes a grupos de trabajo y departamentos, la tasa de conexión de
digitalización está por debajo del 30%. Sin embargo, IDC considera que este
segmento de mercado tendrá una tasa de conexión de digitalización superior al 40%
para el año 2007.
Los factores que impulsan el crecimiento y el creciente interés por la digitalización
son los beneficios y el ahorro de costos inherentes que pueden obtenerse. La
digitalización con una impresora multifunción puede eliminar muchos de los procesos
de documentos manuales o que presenten un uso intensivo de papel, permitiendo la
optimización del entorno de IT.
Tecnología inalámbrica
La creciente adopción de redes LAN inalámbricas en hogares y pequeñas oficinas ha
aumentado el interés en la tecnología de impresión inalámbrica. Además, el
crecimiento de las redes LAN inalámbricas (por ejemplo, 802.11) y las redes de área
personales inalámbricas (por ejemplo, Bluetooth) ha creado una infraestructura
capaz de soportar la impresión inalámbrica.
El último pronóstico de IDC en relación con el mercado mundial de equipos para LAN
inalámbricas muestra una CAGR cercana al 20%, de aproximadamente 26 millones
de unidades en 2003 a más de 63 millones para 2008. Además, los despachos de
puntos de acceso, puentes y puertas de enlace (la base de la infraestructura
inalámbrica) aumentarán su CAGR cerca de un 33%, de más de 11 millones de
unidades en 2003 a más de 46 millones de unidades en 2008. Como resultado, la
significativa adopción anticipada de LAN inalámbricas indica que también podría
producirse una demanda similar de opciones de conectividad para impresoras
inalámbricas durante este periodo.
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Estas tecnologías inalámbricas se encuentran en el mercado desde hace cierto
tiempo pero, con una mejor definición de los estándares, la oportunidad de
implementar la impresión inalámbrica es cada vez más accesible. Como resultado,
muchos usuarios actuales de LAN inalámbricas están exigiendo una opción de
impresión inalámbrica que les permita aprovechar las funciones de la red
inalámbrica. Además, hay una creciente demanda de dispositivos compartidos donde
anteriormente sólo se hubieran utilizado dispositivos personales (por ejemplo, en el
hogar o la oficina en casa).
IDC estima que la mayoría de las instalaciones de LAN inalámbricas se efectuarán
en hogares y pequeñas oficinas porque la tecnología inalámbrica brinda un ingreso
más fácil a nuevas instalaciones de LAN con pocas barreras de precios que impidan
dicho ingreso (por ejemplo, el cableado) mientras los precios de componentes de
redes inalámbricas siguen en baja. Los nuevos estándares con mayor ancho de
banda mantendrán cierta estabilidad en los precios y evitarán que la adopción de
tecnología inalámbrica no se limite a dispositivos de alto precio. Sin embargo, estos
estándares de mayor ancho de banda podrían favorecer la oportunidad de obtener
funciones de color y digitalización.
En general, el último pronóstico de impresión inalámbrica de IDC muestra una CAGR
del 40%, de 231.800 unidades en 2003 a casi 1.250.000 unidades para el año 2008.
Esto incluye los dispositivos de impresión 802.11/Bluetooth, además de los
servidores y adaptadores de impresión para estos entornos. Esta creciente
penetración de la tecnología inalámbrica en el entorno de impresión brinda
actualmente nuevas mejoras de rendimiento de IT para una fácil instalación de red y
accesibilidad a los dispositivos cuando y donde lo desee.
Gestión remota
En relación a las eficiencias de la tecnología inalámbrica, la gestión remota brinda a
un administrador de IT la posibilidad de verificar el estado de los periféricos cuando y
donde sea necesario. La ventaja de la incorporación de esta capacidad en el entorno
de impresión de IT consiste en reducir el tiempo de diagnóstico y servicio técnico de
las máquinas. Muchas veces, el tiempo de inactividad de la máquina se origina por
un problema sencillo que se diagnostica fácilmente. Sin embargo, sin la capacidad de
gestión remota, cada problema que surge requiere la presencia de un técnico para su
solución. Esto constituye un uso costoso y frecuentemente ineficiente del tiempo del
técnico, particularmente si el problema es relativamente simple de corregir. Un
sistema de gestión remota permite al técnico diagnosticar y solucionar con eficiencia
el problema de manera remota. Por lo tanto, el tiempo y esfuerzo necesarios para
interactuar directamente con la máquina en muchos casos se elimina, permitiendo
una mayor eficiencia en el mantenimiento de las tareas de impresión y copiado.
Controladores de dispositivos
En esencia, un controlador de dispositivo es la interfaz que permite al usuario operar
el dispositivo de impresión. Algunos clientes han descubierto la utilidad de tener la
misma interfaz de controlador de dispositivo para todos los tipos de dispositivos, ya
sean copiadoras, impresoras o impresoras multifunción. La ventaja de una interfaz de
usuario común a todos los dispositivos radica en que ésta aumenta la familiaridad
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con todos los dispositivos y la forma de utilización de los mismos. Esta ventaja puede
brindarle beneficios significativos en costos y eficiencia al reducir la
capacitación/educación para la operación de la máquina, facilitar la integración de
nuevas máquinas en el entorno de IT existente y reducir las llamadas a la mesa de
ayuda. Las conversaciones informales con el personal de IT nos indican que las
llamadas relacionadas a impresión generalmente representan un porcentaje excesivo
de todas las consultas a la mesa de ayuda de IT. Las herramientas como una interfaz
de usuario o un controlador de dispositivo común pueden ayudar a disminuir la
cantidad de llamadas a la mesa de ayuda relacionadas con el uso de dispositivos de
impresión.
Compatibilidad con todos los entornos informáticos
Si bien Windows mantiene una posición dominante en los entornos operativos de
cliente y servidor, es importante que los periféricos de impresión tengan la capacidad
de soportar una gran cantidad de entornos informáticos. IDC observa una mayor
penetración de Linux en los entornos de cliente y servidor, lo que se atribuye
parcialmente a la suposición de que dicho sistema operativo puede obtenerse a muy
bajo costo. Además, Mac, Unix y OS/400 siguen siendo entornos operativos viables
que requieren compatibilidad de impresión. En algunos casos, este soporte universal
a todos los sistemas informáticos es opcional y puede requerir un gasto adicional
para incorporarla al dispositivo de impresión. Por supuesto, si este soporte
informático completo es estándar, el costo de la integración de la compatibilidad se
elimina.
CONCLUSIONES
Cualquier combinación de estas herramientas de optimización de rentabilidad y
rendimiento debería ayudar a lograr un entorno de IT más optimizado. El personal de
IT necesita advertir que las evaluaciones de compra de equipos de impresión y
copiado deben incorporar el análisis de costos más allá del precio de compra para
lograr una comprensión verdadera del costo total de los equipos a lo largo de la vida
útil prevista del producto. Además, un grupo de herramientas de optimización del
rendimiento, como sistemas de contabilidad de documentos, digitalización,
tecnología inalámbrica, diagnóstico remoto, controladores de dispositivos fáciles de
utilizar y soporte informático completo también ayudan a lograr un entorno de IT
optimizado para la impresión. Todas estas herramientas se combinan para permitir
que el departamento de IT tenga mayor control sobre el entorno de impresión,
permitiendo un mayor rendimiento y eficiencia con equipos de impresión más
rentables y productivos.
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IDC considera que estos avances tecnológicos brindan además un retorno de
inversión (ROI) relativamente rápido. En algunos casos, el ahorro de costos total
puede recuperar la inversión en meses. Además, el ahorro de costos total puede
liberar recursos para una mayor inversión en la infraestructura de IT. La mayor
inversión en IT debe diseñarse de modo que la empresa pueda avanzar con las
tecnologías de información más recientes y avanzadas.
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