Sistema Web BTU 1.0 (versión beta) M a n u a l d e U s u a r i o s

Unidad Regional Norte
Nogales
Santa Ana
Caborca
Sistema Web BTU 1.0 (versión beta)
Manual de Usuarios
Elaborado por
M.A.P. Fca. Cecilia Encinas Orozco &
M. C. Samuel González López
Nogales, Sonora
Enero de 2013
Responsables de la elaboración del documento:
M.A.P. Francisca Cecilia Encinas Orozco & M.C. Samuel González López
Proyecto registrado ante el Consejo de la División de Ciencias Administrativas, Contables y
Agropecuarias de la Unidad Regional Norte de la Universidad de Sonora.
Responsable del
Proyecto Bolsa de Trabajo Universitaria
M.A.P. Francisca Cecilia Encinas Orozco
Responsable del
Diseño del Sistema Web
M.C. Samuel González López
Universidad de Sonora, Unidad Regional Norte, División de Ciencias Administrativas, Contables y Agropecuarias
Campus Nogales, Departamento de Ciencias Administrativas y Sociales.
Nogales, Sonora, México.
Tabla de Contenido
Presentación
1. Entorno Empresas
1.1. Registro al sistema
1.2. Publicación de vacantes
1.3. Búsqueda de perfiles
1.4. Comunicación
1.4.1. Con postulantes
1.4.2. Con Coordinadores Operativos
1.5. Información General
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2. Entorno Estudiantes/Egresados
2.1. Registro al sistema
2.2. Subir foto
2.3. Registro de Curriculum Vitae
2.4. Búsqueda de vacantes
2.5. Postulación a vacantes
2.6. Comunicación con empleadores
2.7. Comunicación con Coordinadores Operativos
3. Entorno Coordinador Operativo
3.1. Reportes
3.2. Comunicación
3.2.1. Mensajería Interna
3.2.2. Mensajería Masiva
3.3. Visualización de Información
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Presentación
El presente documento tiene como finalidad, ayudar a los diferentes usuarios del
Sistema en Línea de la Bolsa de Trabajo Universitaria (Sistema web BTU 1.0, versión
beta) a familiarizarse con las diferentes acciones y funcionalidades diseñadas.
Se ha dividido en tres grandes apartados para agilizar la búsqueda de las
diferentes funciones. Así, en primer lugar se encuentra el entorno dedicado a las
empresas, organizaciones e instituciones que desean publicar sus vacantes. El
segundo entorno esta destinado a los estudiantes y egresados de la Institución
que deseen buscar vacantes y postularse a ellas, así como mantener
comunicación con los ofertantes. Finalmente, el entorno del Coordinador
Operativo permite generar reportes y estadísticas del funcionamiento del sistema.
Además, en todos los entornos se muestra información relativa a otros programas
institucionales que se consideran relevantes y asociados de alguna manera con la
vinculación de la Unidad Regional Norte como: Prácticas Profesionales, Servicio
Social, Educación Continua; además se incluyen los perfiles de los programas
académicos de cada Campus que conforman la Unidad Regional Norte.
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1. Entorno Empresas
Al ingresar al Sistema Web de la Bolsa de Trabajo Universitaria se muestra
un mensaje de bienvenida, así como un espacio para enviar las
sugerencias y propuestas para mejorar el sistema.
Asimismo, se han colocado ligas al Directorio de la Bolsa de Trabajo
Universitaria, el Manual de usuario y el Aviso de privacidad.
1.1. Registro al sistema
La primera vez que se ingresa al sistema en
línea Bolsa de Trabajo Universitaria de la
unidad
Regional
Norte
(www.bolsatrabajourn.com)
se
debe
registrar el tipo de usuario (estudiante,
egresado o empresa. El cual es totalmente
gratuito.
Para completar su registro deberán ingresar
los datos solicitados:
-Empresas deberán contar con RFC.
Una vez que se ha llenado la información requerida, el sistema enviara
al correo proporcionado un aviso de
confirmación con el usuario y contraseña
(generados por el propio usuario) y un código
de activación. Es fundamental completar este
paso, de lo contrario no quedará registrado
en el sistema.
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Posteriormente la empresa debe ingresar a la sección de REGISTRO y
completar la información que solicita el sistema. De lo contrario se
restringirá la opción de publicación de vacantes y búsqueda de perfiles.
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LOGO EMPRESA
La empresa puede personalizar con una foto o logo su entorno dando
clic directamente en el apartado designado para ello y buscar en su PC
el archivo correspondiente. Cabe aclarar que las fotos no apropiadas
serán eliminadas por el administrador del sistema.
1.2. Publicación de vacantes
Para publicar una vacante, las
empresas deberán ingresar a la
sección VACANTES y agregar una
nueva vacante, ingresando los
datos que solicita el sistema o bien,
revisar las vacantes que ha
publicado anteriormente en el
listado de vacantes.
Es necesario señalar que mientras
más datos se incorporen en esta
sección más efectiva será la selección.
1.3. Búsqueda de perfiles
Las empresas podrán hacer
búsquedas de perfiles entre
estudiantes
y
egresados
registrados a través del combo
ubicado en la parte derecha del
sistema.
La
búsqueda
puede
personalizarse por criterios como:
-Nivel de estudios
-Estado civil
-Género o edad y
-Búsqueda por palabra clave
1.4. Comunicación
Para facilitar la comunicación de las empresas se ha dispuesto en la
parte izquierda inferior del sistema un Centro de Mensajes a través del
cual puede enviar y recibir mensajes.
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LOGO EMPRESA
1.4.1. Con postulantes
La empresa puede recibir mensajes internos a través del sistema de los
estudiantes o egresados interesados en alguna vacante.
En la sección LISTADO DE VACANTES aparece una columna donde señala
los interesados en algún puesto y desde ese apartado se puede iniciar la
comunicación con el (los) interesados. Posteriormente los mensajes
aparecerán en el CENTRO DE MENSAJES como mensaje nuevo o recibido.
1.4.2. Con Coordinador Operativo
La empresa puede comunicarse directamente a través del Centro de
Mensajes con el Coordinador Operativo en cada ciudad desde el
apartado COMUNICATE CON NOSOTROS.
1.5. Información General
El Sistema Web de la Bolsa de Trabajo Universitario tiene información
general que puede ser de utilidad para las empresas como:
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UNISON
Muestra la bienvenida a la Bolsa de Trabajo, su Misión, Visión y Criterios de
Uso.
PERFILES
Esta sección muestra el perfil, objetivos y materias de cada carrera que se
oferta en la Unidad Regional Norte (Caborca, Nogales, Santa Ana) con la
idea de familiarizar a las empresas con las competencias y habilidades de
los estudiantes de la Universidad.
REGISTRO
Este apartado sirve para dar de alta la empresa en el Sistema con todos los
datos propios. Permite dar de alta, modificar y consultar los datos
registrados.
VACANTES
En la sección VACANTES las empresas pueden dar de alta, modificar y en
gestionar las vacantes que haya publicado.
PROGRAMAS
En esta sección se ha dispuesto información relativa a programas que la
Institución ofrece a la comunidad y que pueden ser de utilidad para las
empresas como: Prácticas Profesionales, Servicio Social y Educación
Continua.
PASSWORD
En este apartado la empresa puede modificar su contraseña.
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2. Entorno Estudiantes/Egresados
2.1. Registro al sistema
La primera vez que se ingresa al sistema en
línea Bolsa de Trabajo Universitaria de la
unidad
Regional
Norte
(www.bolsatrabajourn.com)
se
debe
registrar el tipo de usuario (estudiante,
egresado o empresa. El cual es totalmente
gratuito.
Para completar su registro deberán ingresar
los datos solicitados:
-Estudiante/Egresado
es
indispensable
contar con su número de expediente.
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Una vez que se ha llenado la información
requerida, el sistema enviará al correo
proporcionado un aviso de confirmación
con el usuario y contraseña (generados por
el propio usuario) y un código de
activación. Es fundamental completar este
paso, de los contrario no quedará registrado
en el sistema.
2.2. Subir foto
Con
la
finalidad
de
que
los
estudiantes/egresados
puedan
tener
un
entorno más personalizado, además de que los
empleadores puedan identificar al postulante;
en la parte izquierda aparece una imagen, en
la cual dando clic se pueden buscar una
imagen en los archivos de su PC. Cabe aclarar
que las fotos no apropiadas serán eliminadas por el administrador
del sistema.
2.3. Registro de Curriculum Vitae
Esta
sección
permite
al
estudiante/egresado ingresar los datos
de su trayectoria laboral. Se ha dividido
en cinco secciones para facilitar su
llenado.
Al finalizar el usuario puede optar por
visualizar, exportar a otro formato su CV
o imprimirlo.
Se pueden hacer todos los cambios y
actualizaciones como sean necesarias.
2.4. Búsqueda de vacantes
En la parte derecha del entorno estudiantes/egresados
se encuentra un Buscador de Vacantes que permite
personalizar las búsquedas por:
-Palabra en particular
-Días transcurridos desde su publicación
-Área o disciplina
-Tipo de trabajo (tiempo completo, parcial, entre otros)
-Localidad
Además se pueden seguir las noticias y vacantes en las
redes sociales de Facebook y Twitter (enlaces
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2.5. Postulación a vacantes
Después de realizar
una
búsqueda
el
estudiante/egresado
podrá
iniciar
una
consulta
con
el
empleador
(las
comunicaciones
aparecerán
en
el
centro de mensajes).
Asimismo puede optar
por postularse a la
vacantes (para ello es
fundamental que haya actualizado todos los datos en su CV).
2.6. Comunicación con empleadores
En la parte izquierda del entorno de estudiantes/egresados
se encuentra un Centro de Mensajes mediante el cual las
empresas podrán contactar a los estudiantes de los cuales
les atraiga su perfil o deseen solicitar mayor información.
De igual manera, los estudiantes/egresados podrán iniciar o
mantener una comunicación con empleadores por este
medio de forma directa, siempre y cuando se mantengan en
línea.
2.7. Comunicación con Coordinadores Operativos
En el mismo Centro de Mensajes el estudiante/egresado puede enviar y
recibir mensajes con el Coordinador Operativo de la Ciudad que le
corresponda (si estudia en Nogales, podrá mantener información con el
Coordinador de ésta ciudad). En caso de requerir comunicarse con otros
Coordinadores o resolver dudas del Sistema, puede consultar los datos en
el DIRECTORIO que aparece en la primera pantalla al ingresar al Sistema.
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3. Entorno Coordinador Operativo
Cada Coordinador Operativo tiene acceso al sistema web de la Bolsa
de Trabajo Universitaria con la clave y contraseña previamente
asignada. La cual, puede ser modificada para efectos de seguridad
por el propio Coordinador en la sección PASSWORD, ubicada en la
esquina superior derecha del sistema.
3.1. Reportes
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El Coordinador Operativo (CO) de la BTU puede obtener reportes de la
actividad de la BTU utilizando el combo de selección ubicado a la
derecha del sistema. La selección puede ser por tipo de usuario
(estudiante, pasante, titulado, etc), por lugar de residencia o por carrera.
De igual modo, puede obtener reportes de las vacantes que han sido
publicadas en el sistema. Algunos de los criterios son: ciudad donde fue
publicada la vacante, carrera solicitada o bien, localidad de la empresa.
Los reportes de generarán en un archivo independiente de Excel con la
finalidad de facilitar su exportación y manejo de datos.
Cabe aclarar que algunos criterios de reportes están restringidos a la
ciudad a la que pertenece el Coordinador.
3.2. Comunicación
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Cada Coordinador Operativo podrá mantener comunicación con los
diferentes tipos de usuarios del sistema de la BTU ya sea de manera
individual o masiva.
3.2.1. Mensajería Interna
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Al seleccionar enviar un E-Mail y Mensaje Interno, el comunicado
aparecerá en el correo registrado por el usuario (alumno o empresa) y en
un combo similar de mensajería interna del sistema.
Para facilitar la búsqueda, aparece una nueva ventana donde se puede
localizar el nombre del alumno o de la empresa (este listado se genera e
incrementa conforme se van registrando estudiantes, egresados o
empresas). En caso de preferir enviar a otra cuenta de correo, ésta puede
ser escrita en el espacio correspondiente.
3.2.2. Mensaje Masivo
El
CO
podrá
enviar
comunicados masivos a todos
los estudiantes o empresas
registradas. Para ello, se abrirá
una nueva ventana y podrá
seleccionar el tipo de usuario
que recibirá su comunicación.
3.3. Visualización de Información
El CO de la BTU podrá consultar
la información registrada por tipo
de usuario como se muestra en la
pantalla de la izquierda.
Ya sea que desee consultar el
Curriculum
Vitae
de
algún
alumno en particular o de alguna
empresa.
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Los autores se reservan los derechos y acuerdan ponerlos a disposición de la
Universidad de Sonora pero ni la institución o alguno de sus miembros podrán
hacer modificaciones sin autorización escrita de las siguientes personas:
Responsable del
Proyecto Bolsa de Trabajo Universitaria
M.A.P. Francisca Cecilia Encinas Orozco
Responsable del
Diseño del Sistema Web
M.C. Samuel González López