detectando áreas de ahorro

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DETECTANDO ÁREAS DE AHORRO
Se abren nuevos frentes que pueden suponer ahorros de
hasta el 40% de los presupuestos de viajes
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En un momento en el que el control
del gasto se ha convertido en clave de
la gestión de viajes, se detectan áreas
poco gestionadas cuyo peso en la cuenta
de la empresa es importante: pagos
por kilometraje, taxis, aparcamientos,
ancillary services, restauración y
seguridad entre otros
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Las empresas se han centrado en el control especialmente
de los gastos vinculados a movilidad: transporte aéreo, tren
o alquiler de coches, y en menor medida a los costes de
alojamiento. Ámbitos como la restauración, el transporte
por carretera, la seguridad y prevención o los gastos
auxiliares del transporte aéreo han recibido menor
atención y suponen una puerta abierta al descontrol
presupuestario.
En 2014 casi el 50% de los travel managers consultados
por vías muy diferentes indicaban que habían optimizado
al máximo el gasto en la partida de viajes, encontrando
dificultades para buscar nuevas áreas de ahorro. Sin
embargo en 2015 muchos de los profesionales consultados
y de los estudios realizados indicaban haber detectado
esferas de escaso control presupuestario en sus
organizaciones.
Según el estudio de referencia para el
mercado francés, estas áreas de ahorro
podrían suponer hasta el 40% de los
presupuestos de viajes de las compañías
Fuente: Estudio Avexia 2015 sobre viajes de negocios en Francia
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Trazabilidad del transporte por carretera
En este apartado surgen tres ejes clave para el control
que la empresa debe gestionar y que actualmente se
vislumbran con cierta opacidad: Pagos por kilometraje,
taxis y coches de alquiler con conductor, así como
parkings.
Si transformamos las dietas por
kilometraje en un coste asociado al viaje
de negocios, nos encontraríamos que el
peso de esta partida podría suponer entre
un 28% y un 50% de la cuenta de viajes
de una compañía, aumentando el peso
en función de la vocación comercial de la
compañía
En el caso tanto de taxis como de aparcamientos, la
elección de plataformas y la centralización del pago
suponen un reto inmediato que las empresas deben
resolver, buscando especialmente el reporting y la
optimización de tarifas. Nuestras agencias de viaje
están proporcionando estos servicios y contamos con
plataformas especializadas en la atención a viajeros
corporativos. Los gastos que no puedan centralizarse
por esta vía debieran ser abonados por los viajeros con
tarjetas de crédito, con el fin de eliminar notas de gastos y
favorecer el reporting y la trazabilidad.
Evidentemente es necesario comparar económica y
fiscalmente las partidas dedicadas a pagar kilometrajes a
los empleados frente a otros sistemas como alquiler de
media o larga duración u otras soluciones ofrecidas por
empresas de movilidad.
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Servicios complementarios
Si esta partida resulta muchas veces oculta, la supervisión
ha comenzado por los ancillary services vinculados
al transporte aéreo. Las empresas comienzan a
valorar la importancia de gastos como alimentación y
entretenimientos a bordo, cargos por maletas o elección
de asientos, etc.
Poco trazables resultan en ocasiones los gastos
suplementarios vinculados al alquiler de coches. En muy
pocas ocasiones las organizaciones fijan políticas sobre
cómo entregar un coche para evitar gastos extras de
repostaje, cargos por uso de GPS, entregas en entornos
distintos a la oficina de recogida, etc.
Aunque en hotelería la tendencia es alojarse en hoteles
con Wi-Fi gratuito, el uso de esta conexión pocas veces se
contabiliza como tal, si ha de pagarse, engrosando el coste
hotelero de una forma poco transparente. Algo similar
puede ocurrir con otros gastos como los aparcamientos de
los hoteles.
Globalmente se considera que los
ancillary services pueden suponer entre
un 4% y un 7% de los presupuestos que
las empresas destinan a la partida de
viajes, por lo tanto una cifra en absoluto
desdeñable que será necesario
parametrizar y considerar
dentro de las políticas de las
corporaciones
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Restauración
En función de la tipología de empresa,
esta partida puede suponer desde el
2,5% al 10% de presupuesto de viajes y
representación de las empresas
Entre los ejes de optimización de esta partida se sugiere
aprovechar al máximo las plataformas de reservas
centralizadas, la integración de este parámetro en la
política de viajes, el control de los circuitos de validación
y el pago centralizado o en su defecto el pago con tarjeta
de crédito o cualquier otro método que evite la gestión de
notas de gastos y facilite el reporting.
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Prevención y seguridad
Es un consuelo saber que tampoco los estudiosos del
mercado francés de viajes de negocios conocen el peso
que esta partida tiene en las corporaciones. Se incluyen
en este apartado sin embargo gastos muy variados como
seguros de repatriación, seguros médicos con coberturas
sanitarias en el extranjero, seguros de anulación, así
como gastos vinculados a seguridad o formalidades
como visados, vacunas, etc.
Entre los deberes de las empresas debería
incluirse el conocer a la perfección la
situación en la que se encuentran en
cuanto a coberturas amparadas por
aseguradoras, mutuas, medios de pago,
etc
En muchas ocasiones se duplica innecesariamente el gasto
y en otras ocasiones los empleados pueden llegar a viajar
desprotegidos. Es necesario además en las corporaciones
realizar una política activa de información y sensibilización
de los viajeros, integrando la prevención en la política de
viajes y en la formación regular que reciben los empleados.
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Otros gastos opacos
Los gastos vinculados a hotelería tienen en general un
carácter mucho más transparente y trazable que los que
venimos tratando. Sin embargo una partida tan importante
que puede suponer entre el 20% y el 40% de la cuenta de
viajes de las organizaciones ofrece lagunas importantes.
No se trataría tanto de opacidad como de pérdida de
oportunidades de ahorro.
La descentralización de las reservas
provoca dispersión de pagos lo que
dificulta el reporting, el benchmark, la
firma de acuerdos con proveedores y
la negociación de tarifas, en suma la
búsqueda de áreas de ahorro para la
empresa
Gastos poco controlables en las empresas
Fuente: Forrester, 2014 para Concur.
Base: 384 decisores financieros a nivel mundial
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Conclusiones
Los realizadores del estudio concluyen éste con una serie
de consejos para los travel managers y responsables de
compras de viaje en las organizaciones. Aconsejan a las
corporaciones pasar de una visión de gastos a posteriori,
a un control a priori. Parece razonable que una política de
viajes no pueda centrarse exclusivamente en determinar
que las tarifas más económicas deben ser las utilizadas
únicamente por los empleados de la empresa.
Es necesario realizar un estudio a
fondo del concepto “Tarifa económica”
imputando todos los costes ocultos a las
tarifas
Entre las recomendaciones se recoge la necesidad de
trabajar con una plataforma de autorreserva; centralizar
las reservas en una agencia especializada; utilizar un medio
de pago para el mejor control de gastos, sea una tarjeta
centralizada para pagos en la agencia, como tarjetas
personales para control de gastos de viajeros, con lo
que se logrará además minimizar las notas de gastos y la
dispersión, favoreciendo el reporting, clave para la mejora
y optimización de la cuenta de viajes.
Más información en las agencias GEBTA.