estudio previo dependencia que solicita dependencia a la que se

11 HAY
Hospital Regional de Sogamoso
Empresa Sotial del Estado
DEPENDENCIA QUE SOLICITA
DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE
ESTUDIO PREVIO
SERVICIO FARMACÉUTICO
GERENCIA
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:
El Hospital Regional de Sogamoso E.S.E es una entidad prestadora de servicios de salud, por lo tanto
es necesario la compra de medicamentos para pacientes hospitalizados que requieren tratamientos
específicos con productos que no se encuentran en la institución y que se requieren de manera
urgente. Por lo apremiante de la situación se hacen necesarios pedirlos a un proveedor que por su
cercanía y rápido despacho garantice y suministre los medicamentos solicitados de manera inmediata.
Estos son casos esporádicos que requieren ser suplidos de inmediato dentro el stock del Servicio
Farmacéutico por lo cual se busca al proveedor de más confianza, puntualidad y cercanía, analizadas
estas variables se encuentra que OC LA ECONOMÍA es de los proveedores el que puede cumplir con
los elementos criterio de selección para este caso especial, pues es el proveedor que se ha
comprometido a realizar la entrega a esta institución en el menor tiempo posible y con quien hemos
celebrado contratos con anterioridad logrando excelentes resultados, lo que nos ha permitido un
tratamiento exitoso para nuestros usuarios.
Adicionalmente, la presente necesidad se encuentra incluida en el Plan Anual de Adquisiciones
Institucional para la vigencia 2016 como "CONTRATOS ABIERTOS MEDICAMENTOS URGENTES"
clasificada en las familias de Medicamentos antiinfecciosos, Medicamentos cardiovasculares,
Medicamentos para el sistema nervioso central, Medicamentos para el sistema nervioso autónomo,
Medicamentos que afectan al sistema respiratorio, Hormonas y antagonistas hormonales, Agentes que
afectan el agua y los electrolitos y que para el momento de validar los códigos UNSPSC se clasificó en
[51101500] Antibióticos, [51101700] Antihelmínticos y otros antiparasitarios, [51101800] Fungicidas,
[51102300] Medicamentos antivirales, [51121700] Medicamentos antihipertensivos, [51141500]
Anticonvulsivos, [51141700] Agentes antipsicóticos, [51142000] Analgésicos no narcóticos/antipiréticos,
[51142100] Fármacos antiinflamatorios no esteroideos (NSAID), [51142300] Antagonistas narcóticos,
[51142900] Fármacos anestésicos, complementos relacionados y analépticos, [51151700]
Simpatomiméticos (adrenérgicos), [51161500] Antiasmáticos, [51181500] Agentes antidiabéticos y
agentes hiperglicémicos, [51191600] Electrolitos, [51191900] Suplementos dietéticos y productos de
terapia alimenticia.
2. OBJETO
Adquirir los medicamentos necesarios para tratamientos específicos con los cuales no cuenta la
institución o bien para eventuales necesidades urgentes.
2.1 ESPECIFICACIONES DEL OBJETO A CONTRATAR
Características Técnicas:
A continuación se presentan los medicamentos para las posibles las necesidades que surjan en
situaciones de emergencia, que se tendrá como referencia en precios:
lili»
Hospital Regional de Sogamoso
Empresa Sodal del Estado
2.1.1 MEDICAMENTOS:
CANTIDAD VLRJJNITARIO
DESCRIPCIÓN
VRL TOTAL
POLIMIXINA B {POLYMYXIN} 500.000 Ul
AMPOLLADA X I
1
88,889
88,889
CITRATO DE CAFEÍNA (TICAFF) 20 MG/ML AMP
X3MLCJAX10/UND
1
85,903
85,903
ERTAPENEM 1 GR (INVANZ) AMP
1
145,164
145,164
CASPOFUNGINA 70 MG (CANCIDAS)AMP
1
739,283
739,283
CASPOFUNGINA 50 MG (CANCIDAS)AMP
DAPTOMICINA 350 MG/10 ML (CUBICIN) CJA X
1AMP*EPS
1
528,059
528,059
1
231,624
231,624
CEFUROXIMA 750MG AMPOLLA
CITICOLINA 500MG (SOMAZINA) CJA X 5 AMP
/UND
1
2.159
2.159
1
23,111
23,111
AZTREONAM 1 GR CJA X 10 AMP /UND
1
16,667
16,667
MILRINONA (COROTROPE) lOmg/lOml amp
1
86,932
86,932
MILRINONA (INOTROP) 10 mg/10 mi amp
HIERRO SACAROSA 100 MG/5 ML CJA X 25
AMP /UND
1
36,667
36,667
1
5,556
5,556
GANCICLOVIR 500 MG FCO X 10 ML
ACETAMINOFEN+CODEINA 325MG/15MG
TABLETA
1
88,889
88,889
1
2.020
2.020
LECHE SIMILAC II
ESTROGENOS CONJUGADOS CREMA VAGIINAL
0.625MGX43G
1
33.800
33.800
1
55.250
55.250
Se requiere igualmente que el contratista cumpla con las siguientes obligaciones y/o desarrolle
las siguientes actividades:
a) Los productos deben cumplir con las especificaciones técnicas que son ofrecidas dentro del tas
fichas técnicas
b) Los suministros se deben entregar en la bodega de farmacia máximo 5 días calendario después
de haber realizado el respectivo pedido
c) Los productos deben cumplir con la integridad necesaria que garantice la calidad de los mismos
Hospital Regional <3e Sogamoso
Empresa Sedal del Estado
d) Al momento de hacer la entrega del producto debe hacerse llegar la factura incluyendo todos los
datos necesarios como fecha de vencimiento, lote, valor, registro sanitario.
e) Los productos deberán tener una vida útil mayor al 70% a partir de su fabricación.
f) Cualquier producto que no cuente con las especificaciones técnicas de calidad se someterá a
devolución y el proveedor deberá realizar el cambio inmediato (máximo 3 días calendario)
g) Los productos que presenten baja rotación ó próximas fechas de vencimiento, se solicitará el
cambio al proveedor y éste debe realizarlo en un plazo máximo de 1 mes, pues se debe
considerar que puede tratarse de tratamientos que por su embalaje queden dosis pendientes
para la administración en otros pacientes, haciendo que su rotación sea mínima ó muy
específica
h) La entrega de los productos deben hacerse en su totalidad de acuerdo al pedido realizado, no
hacer entregas parciales de un solo pedido.
i) El contratista debe comprometerse con el pago de estampilla pro adulto mayor,
suscripción de garantías y firmar el contrato en las instalaciones del hospital ó delegar a
un apoderado para realizarlo en el mínimo tiempo (plazo máximo 3 días calendario)
j) El contratista se compromete a la firma del acta de liquidación del contrato, que es un
elemento de carácter irremplazable para realizar el último pago, por consiguiente esta
acta debe ser suscrita y presentada completamente diligenciada con la factura final del
contrato.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN
Se solicitan cotizaciones a OC LA ECONOMÍA y DEPOSITO DE DROGAS
BOYACA empresas reconocidas para indagar el precio del artículo y para que presenten su
oferta, se realizó el análisis de cada propuesta, por lo cual se selecciona la más favorable y
que cumple con los requerimientos técnicos, con la declaración de capacidad de entrega
inmediata de productos requeridos con urgencia y cuando necesitemos que lleguen
medicamentos ó insumos esenciales de muy alta rotación (catéteres intravenosos,
analgésicos, antibióticos, etc.), OC LA ECONOMÍA sería en realidad la única que realmente
podría respaldar este hecho. En base a nuestra experiencia, OC LA ECONOMÍA nos
asegura y se comprometen a entregarnos los suministros que necesitemos en el menor
tiempo posible vía transportadora ó transporte propio (menos de 24 horas), lo cual nos
beneficia para tener oportunidad en la atención de nuestros pacientes, además es el
proveedor con un portafolio muy amplio de productos y con altas posibilidades en la
consecución de productos de difícil acceso.
Por lo anterior, se recomienda adjudicar el contrato a OC LA ECONOMÍA quienes
cumplen
con nuestros requisitos consagrados en e! artículo 32, parágrafo, y artículo 33
del acuerdo 03 del 04 de junio de 2014(manual de contratación del Hospital Regional de
Sogamoso).
llfUT
Hospital Regional de Sogamoso
Empresa Sodal del Estaóo
4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN
El valor estimado del contrato en la modalidad de pedido de acuerdo a las necesidades que se van
presentando día a día, es por un valor total de VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000), que
se cancelarán a medida que se ingresen facturas al sistema y se certifique su ingreso mediante la
supervisión en la ejecución del mismo. Se determinó el valor para este contrato teniendo en cuenta
la ejecución de los contratos anteriores y el tiempo en el que se ejecutó, encontrando que este valor
se deberá ejecutar a Diciembre 31 de 2016 y/o hasta agotar presupuesto.
•
MEDICAMENTOS 2201010101 por VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000)
5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
El plazo de ejecución del contrato adjudicado tendrá una vigencia desde su legalización hasta el 31 de
diciembre del 2016.
6. CERTIFICADO DE DIPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
VIGENCIA: 2016
FECHA: 01 de Julio de 2016
Beneficiario: HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E
Identificación Presupuesta!
GASTOS
CONCEPTO
2201010101
Compra de Medicamentos
CDP N° 475
NIT o CÉDULA 891855039
VALOR
20.000.000
7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
•
•
•
•
Compromiso en la entrega inmediata
Cumplimiento del proveedor
Carta de compromiso en la entrega de cualquier producto sea de alta o baja rotación.
Cumplimiento de condiciones técnico - legales
tm*i
Hospital Regional tíe Sogamoso
Empresa Sodat del Estado
8. ANÁLISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO
Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2962 de 2011, a
continuación se establece la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación.
RE
RE
RE
Que las cantidades
de suministro no
sean
suficientes para
suplir las
necesidades de la
entidad
Que las propuestas
económicas
solicitadas no
lleguen a tiempo
incluyendo los
documentos
legales.
Que se seleccione
un proveedor
teniendo en cuenta
una propuesta que
contenga errores
(Precio.
especificaciones
técnicas, marca)
Desabastectmie
nto y taita de
insumes para
atender a los
pacientes
Riesfl
Tener en cuenta
el estudio de
consumo
histórico de los
productos
medio
Retraso en la
elaboración del
contrato
afectando el
suministro
Riesg
o Ato
Desistimiento de
la oferta para el
suministro de los
medtcamentos/ins
umos
Riesg
o
Extre
mo
Solicitar con la
mayor
anticipación
posible los
documentos
Asegurar que la
propuesta sea
garantizada y
cumpla con las
especificaciones
técnicas y
económicas del
producto
No
Líder Proceso
Servicio
Farmacéutico
Riesgo
Menor
Riesgo
menor
Riesgo
Menor
Si
SI
Supervisión por
parte del
profesional
encargado del
área.
Cada 20
días
Líder Proceso
Servicio
ParmacéutlcoContratación
Supervisión por
parte de las
áreas.
Constante
antes de
iniciar el
contrato
Comité de
compras y
Adquisiciones
Supervisión por
parte del
profesional
encargado del
área
Constante.
IHK»
Hospital Regional de Sogamoso
Empresa Social dei Estado
4
5
6
7
8
9
G
E
E
G
E
E
E
E
E
1
E
1
E
E
E
E
E
E
RE
RO
RO
RO
RE
RE
Que el contratista
incumpla la
obligación de la
entrega oportuna de
los suministros
Que el contratista
incumpla la
obligación post
consumo del
cambio por próxima
fecha de
vencimiento
Que no se
garanticen las
condiciones de
almacenamiento de
los medicamentos y
dispositivos
médicos
Que el plazo de
ejecución del
contrato sea más
corto de lo
proyectado y
queden montos sin
ejecutar
Afecta el
desarrollo normal
de las actividades
misionales del
hospital por
desaba steci m ient
0
Vencimiento de
insumos por baja
rotación.
incluyendo los
adquiridos con la
misma empresa
en vigencias
anteriores..
Deterioro e
inestabilidad
fisicoquímica de
los medicamentos
Gasto
administrativo al
tener que realizar
contratos nuevos
sin planearlo
Demoras en el
abastecimiento
del hospital y
errores en la
facturación que
dan lugar a
Que hayan errores retrasos en la
en el despacho que radicación de
obliguen a devolver cuentas en el
área contable
los productos
Desabastecimient
o por devolución
de productos.
Próximas fechas
de vencimiento
de productos
antes de to
Que se despachen
previsto. Alto
¡nsumos con una
vida útil muy corta y gasto
administrativo en
no se detecte en la
recepción dentro del la supervisión del
hospital.
contrato
3
4
3
3
5
2
2
3
8
6
5
6
Riesg
oAlto
El contrato inicial
tiene pólizas de
cumplimiento con
aseguradora.
Ríesg
o alto
Se hace cumplir
el compromiso de
cambio por baja
rotación Se hace
cumplir a
cabalidad lo
estipulado
Riesg
o
Medio
Perfeccionar
procedimiento
para la inspección
de integridad de
los productos
Riesg
oAlto
Controlar más de
cércala
supervisión del
contrato
Medio
Perfeccionar el
procedimiento de
recepción de
insumos. Notificar
antes de 24
horas.
Riesg
o
Mayor
Inspección
minuciosa de los
pedidos,
incluyendo
elaboración
completa del acta
de recepción
técnica.
Riesg
0
3
2
2
4
5
6
2
2
1
1
2
1
2
1
1
2
1
2
4
3
2
3
3
3
Riesgo
Menor
Riesgo
Bajo
Riesgo
Bajo
Riesgo
Bajo
Riesgo
Bajo
Riesgo
Bajo
Líder Procedo
Servicio
Farmacéutico
Supervisión por
parte del
profnional y
contratista
Encada
pedido
NO
Líder Proceso
Servicio
Farmacéutico
Supervisión por
parte del
profesional.
colaboradores
de la institución
y contratista
Constante
NO
Líder Proceso
Servicio
Farmacéutico
Supervisión por
parte del
profesional y
contratista.
Encada
recepción de
producto (20
días)
NO
Lider Proceso
Servicio
Farmacéutico
Supervisión de la
entidad y
profesional
encargado
Constante
NO
Lider Proceso
Servicio
Farmacéutico
Supervisión del
profesional,
colaboradores
encargados del
procedimiento y
contratista
Encada
recepción de
producto (20
dias)
NO
Líder Proceso
Servicio
Farmacéutico
Supervisión por
parte del
profesional y
colaboradores
Encada
recepción de
pedido (cada
20 dias)
No
IIIMT
Hospital Regional de Sogamoso
Empresa Sodal del Estado
POSTCONTRAC
TUAL
CONTRAC
TUAL
Garantía
PRECONTRAC
TUAL
9. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD CONTEMPLA A EXIGIR
APLICA
Porcent
aje
(%)
Plazo
20
Vigencia
del
contrato y
4 meses
más
20
Vigencia
del
contrato y
1 año mas
Seriedad de la oferta
Cumplimiento
X
SI
Buen manejo del anticipo
Devolución del pago anticipado
Pago de salarios y prestaciones
sociales e indemnizaciones
laborales.
Estabilidad y calidad de obras
Calidad del servicio
X
SI
Provisión de repuestos
otros
Seguro de responsabilidad civil.
ANEXOS:
• Certificado de Disponibilidad Presupuesta!.
• Copia de las cotizaciones o propuestas
RESPONSABLE:
Líder Servicio Farmacéutico - Rocío Mejía Escobar. Química Farmacéutica
IMMT
Hospital Regional de Sogamoso
Empresa Sooal del Estado
NOMBRE RESPONSABLE': Rocío
FIRMA:
Y »~r i
VoBo . JULIO CESAFTPINEROS CRUZ
GERENTE
HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO
Proyectó: RME