Resolución instrucciones actas de los órganos coelgiados hojas

Folio 1/6
RESOLUCIÓN DE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS E INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA, POR LA QUE SE DICTAN INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA
TRANSCRIPCIÓN DE LAS ACTAS DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LOS CENTROS
DOCENTES MEDIANTE EL SISTEMA DE HOJAS MÓVILES
La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común (BOE nº 285, de 27 de noviembre), establece, en
su artículo 27, que de cada sesión que celebre un órgano colegiado se levantará acta que
especificará, los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias de lugar y tiempo
en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de
los acuerdos adoptados, sin que se concrete el modo en que se han de transcribir las actas de
las sesiones.
A pesar de ello, se plantea la posibilidad de que la citada transcripción se realice mediante
medios mecánicos por el procedimiento de hojas móviles, siempre que se respeten una serie
de garantías formales. A falta de regulación específica sobre este proceso de formalización de
las actas de los órganos colegiados de los centros públicos docentes, cabe la aplicación
analógica de lo establecido en el capítulo Sección 5ª del Capítulo III, del Título V
(particularmente el artículo 136) de la Ley 14/1990 de 26 de julio, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas de Canarias (BOC nº 96, de 1 de agosto).
A este respecto, se aprobó la Resolución de 1 de septiembre de 2009 por la que se dictan
instrucciones específicas sobre la cumplimentación de las mencionadas actas. No obstante,
tras el tiempo transcurrido han surgido dudas que es necesario aclarar, de modo que se debe
dictar una nueva resolución que modifica y completa la anterior.
Por lo expuesto, en uso de las atribuciones establecidas en el artículo 11.a) del Reglamento
Orgánico de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes, aprobado por el Decreto
113/2006, de 26 de julio, a solicitud de la Inspección de Educación y con objeto de unificar
criterios sobre el uso del sistema de hojas móviles para la transcripción de las actas de los
órganos colegiados de los centros educativos, se dictan las instrucciones que se detallan a
continuación:
Primera.- La regla general es la de que los Libros de Actas han de estar previamente foliados
(numerado cada folio) y encuadernados, legalizada cada hoja con la rúbrica de la persona
titular de la dirección del centro (y que preside el órgano colegiado) y el sello del centro, y
expresará en su primera página, mediante diligencia de apertura firmada por el secretario o la
secretaria, a lo que se destina el libro, el número de folios y la fecha en que se inicia la
transcripción de los acuerdos. En todo caso, folio y hoja significan lo mismo.
Segunda.- No obstante lo anterior, cuando se utilicen medios mecánicos para la transcripción
de las actas, los Libros, compuestos de hojas móviles, tendrán que confeccionarse de acuerdo
con las siguientes reglas:
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DOCENTES MEDIANTE EL SISTEMA DE HOJAS MÓVILES
1. Habrá de utilizarse, en todo caso, papel timbrado del Estado o el papel numerado de la
Comunidad Autónoma, si lo hubiera. En el papel adquirido para cada libro, que será de
numeración correlativa, se hará constar en la diligencia de apertura firmada por el responsable
de la secretaría, las series, números y la fecha de apertura en que se inicia la transcripción de
los acuerdos. Al mismo tiempo, cada hoja será rubricada por la persona titular de la dirección
o presidencia del órgano colegiado, sellada con el sello del centro y numerada
correlativamente a partir del número 1, independientemente del número del timbre estatal o
autonómico.
2. Aprobada el acta, el secretario o la secretaria la transcribirá definitivamente y la imprimirá,
sin enmiendas ni tachaduras (o salvando al final las que involuntariamente se produjeren) en
las hojas correlativas siguiendo rigurosamente su orden y haciendo constar, al final de cada
acta por diligencia, el número, clase y numeración de todos y cada uno de los folios del papel
numerado en que ha quedado extendida.
3. Como garantía y seguridad de todas y cada una de las hojas sueltas hasta la
encuadernación, se prohíbe alterar el orden numérico de los folios descritos en la diligencia de
apertura, debiendo anularse por diligencia en los casos de error en el orden de transcripción o
en su contenido.
4. Cuando todos los folios reservados a un Libro se encuentren ya escritos o anulados los
últimos por diligencia al no caber íntegramente el acta de la sesión que corresponda pasar al
Libro, se procederá a su encuadernación. Al final de cada tomo se extenderá diligencia de
cierre por el secretario o secretaria, con el visto bueno de quien presida el órgano, expresiva
del número de actas que comprende, con indicación del acta que lo inicia y de la que lo
finaliza.
Tercera.- Una vez tenidas en cuenta las anteriores reglas, el procedimiento que debe
seguirse es el siguiente:
1. Para la transcripción de las actas de los órganos colegiados por el sistema de hojas móviles,
debe adoptarse por el órgano colegiado correspondiente acuerdo expreso en este sentido.
2. Adoptado el acuerdo debe proveerse el centro de hojas de papel timbrado del Estado (o de
la Comunidad Autónoma, si lo hubiera), en número suficiente, aproximadamente 100, para
confeccionar un libro de actas.
3. Las hojas que conforman el Libro de actas, deberán ir numeradas correlativamente a partir
del número 1, independientemente de la numeración propia del papel.
4. Cada hoja deberá rubricarse por el director o directora y sellarse en su margen superior
derecho.
5. El órgano colegiado podrá decidir, por acuerdo expreso que se reflejará en la diligencia de
apertura, si se imprimen los folios por ambas caras, en cuyo caso el anverso y el reverso se
paginarán, siendo rubricada y sellada únicamente el anverso del folio.
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6. En el folio número 1 debe estamparse la siguiente diligencia
DILIGENCIA para hacer constar que se abre y confecciona el presente Libro al que se
destinan (...) folios útiles, numerados correlativamente y legalizados cada uno de ellos con la
rúbrica del/la Director/a, Presidente/a del Claustro/Consejo Escolar/… y sello del Centro, en
papel timbrado del Estado de la clase (...) serie (...) y números correlativos del (…) al (…), a
efectos de transcribir las actas de las Sesiones celebradas por el Claustro de
Profesores/Consejo escolar del Colegio……….de ………. (Localidad), iniciándose con la
transcripción del acta de la Sesión Ordinaria/Extraordinaria del Claustro de
Profesores/Consejo Escolar de fecha …de ……….de ……….
………………………..a ……. de……………………de…………
VºBº
El/La Director/a
Fdo.:………………..
El/La Secretario/a
Fdo.:……………………..
En el caso que se opte por la impresión a doble cara, la Diligencia de apertura será la
siguiente:
DILIGENCIA para hacer constar que se abre y confecciona el presente Libro al que se
destinan (...) páginas útiles, numeradas correlativamente y legalizadas las páginas impares
con la rúbrica del/la Director/a, Presidente/a del Claustro/Consejo Escolar/… y sello del
Centro, en papel timbrado del Estado de la clase (...) serie (...) y números correlativos del
(…) al (…), a efectos de transcribir las actas de las Sesiones celebradas por el Claustro de
Profesores/Consejo escolar del Colegio……….de ………. (Localidad), iniciándose con la
transcripción del acta de la Sesión Ordinaria/Extraordinaria del Claustro de
Profesores/Consejo Escolar de fecha …de ……….de ……….
………………………..a ……. de……………………de…………
VºBº
El/La Director/a
Fdo.:………………..
El/La Secretario/a
Fdo.:……………………..
Cuarta.- Una vez cumplimentada la anterior diligencia se anulará el resto del folio 1,
(incluido el reverso) con trazo grueso, empezar a transcribir, a partir de la página 2, la primera
acta del órgano colegiado, utilizando para ello el anverso, sin enmiendas ni tachaduras,
salvando al final del acta las que se produzcan, mediante diligencia. En el caso de que se opte
por la impresión a doble cara, igualmente se empezará a transcribir a partir de la página 3,
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utilizando el anverso y el reverso. Una vez transcrita el acta y salvadas las posibles enmiendas
o tachaduras, se debe plasmar una diligencia de cierre del acta, de la siguiente manera:
DILIGENCIA para hacer constar que el acta que antecede, y que se firma a continuación,
queda transcrita en los folios enumerados correlativamente del …………. al ……………, en
papel timbrado del estado de la Clase …., Serie…. y números correlativos del ….. al …..
VºBº
El/La Director
Fdo.:………………..
El/La Secretario/a
Fdo.:……………………..
En el caso que se opte por la impresión a doble cara, la Diligencia será la siguiente:
DILIGENCIA para hacer constar que el acta que antecede, y que se firma a continuación,
queda transcrita en las páginas enumeradas correlativamente de la …………. a la……………,
en papel timbrado del estado de la Clase …., Serie…. y números correlativos del ….. al …..
VºBº
El/La Director
Fdo.:………………..
El/La Secretario/a
Fdo.:……………………..
Quinta.- A la hora de finalizar el Libro, cuando el número de folios que queden en blanco no
sea suficiente para la transcripción del acta correspondiente, se anularán dichos folios en la
diligencia del final del Libro.
DILIGENCIA para hacer constar que el presente tomo destinado a la transcripción de las
actas de las sesiones celebradas por el Claustro de Profesorado/Consejo Escolar del …
(nombre del Centro) de …. (Localidad), consta de … actas, comenzando con la
correspondiente a la sesión de fecha … de …… de ……… y finalizando con la de fecha ……
de ….. de …..; haciéndose constar asimismo que los folios….. al ….., número de timbre
correlativo del …… al ….. quedan anulados.
………………………..a ……. de……………………de…………
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VºBº
El/La Director/a
Fdo.:………………..
El/La Secretario/a
Fdo.:……………………..
En caso de que se opte por la impresión a doble cara, la Diligencia será la siguiente:
DILIGENCIA para hacer constar que el presente tomo destinado a la transcripción de las
actas de las sesiones celebradas por el Claustro de Profesorado/Consejo Escolar del …
(nombre del Centro) de …. (Localidad), consta de … actas, comenzando con la
correspondiente a la sesión de fecha …. de …… de ……… y finalizando con la de fecha ……
de ….. de …..; haciéndose constar asimismo que las páginas….. al ….., número de timbre
correlativo del …… al ….. quedan anuladas.
………………………..a ……. de……………………de…………
VºBº
El/La Director/a
Fdo.:………………..
El/La Secretario/a
Fdo.:……………………..
Sexta.- Terminado el proceso descrito en las instrucciones anteriores, el Libro deberá ser
encuadernado, tal y como está conformado y diligenciado.
Séptima.- Las referencias en las presentes instrucciones al director o la directora del centro se
entenderán hechas también a la persona que ostente la presidencia de otros órganos colegiados
en los que no esté previsto que la ejerza el titular de la dirección del centro (por ejemplo, jefe
o jefa de departamento didáctico, entre otros).
Octava.- Para facilitar la transcripción informática de las actas, las plantillas para la gestión
de las mismas estarán disponibles en la Web de la Consejería de Educación, Universidades,
Cultura y Deportes, en el apartado de organización y funcionamiento.
Novena.- Sin perjuicio de lo establecido en las presentes instrucciones, los centros
autorizados para implantar procesos de gestión documental, vinculados a sistemas de calidad,
podrán utilizar procedimientos alternativos, siempre que se respeten las garantías básicas
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establecidas legalmente para la cumplimentación de actas y que cuenten con la autorización
previa de la Inspección de Educación.
Décima.- Queda sin efectos la anterior Resolución de 1 de septiembre de 2009 por la que se
dictan instrucciones relativas a la transcripción de las actas de los órganos colegiados de los
centros docentes mediante el sistema de hojas móviles.
2010.12.13 15:20:08