INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA OFICINA DE CONTROL

INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME EJECUTIVO MECI DE LA VIGENCIA 2013
Estado general del Sistema de Control Interno
A. Entorno de control
a.
La entidad
b.
El programa de inducción
c.
El programa de reinducción
B. Información y comunicación
a.
Información primaria
b.
Información secundaria
c.
Comunicación informativa
C. Seguimiento parte I
D. Actividades de control
E. Administración de riesgos
F. Seguimiento parte II
a.
Auditorías internas
b.
Mejoramiento institucional
c.
Plan de mejoramiento por procesos
d.
Plan de mejoramiento individual
Fortalezas
Los elementos del Direccionamiento estratégico de la entidad se encuentran
definidos y divulgados los cuales están en permanente revisión lo cual favorece
el entorno de control. Lo anterior acompañado con el aseguramiento de los
recursos necesarios que facilitan la gestión de los procesos y el logro de los
objetivos institucionales. La entidad logró, además de la renovación del
certificado de calidad bajo la norma ISO 9001:2008, el cumplimiento de los
requisitos de la norma NTC GP 1000:2009 según la auditoría practicada por
ICONTEC en el mes de diciembre de 2014, atemperándose así al plazo
establecido por la Asamblea del Departamento del Cauca de certificarse en esta
norma de calidad para entidades estatales, la cual coadyuva al fortalecimiento de
la gestión institucional e induce al mejoramiento continuo.
Se logra vincular a los líderes de proceso y sus equipos de trabajo en la
apropiación de la metodología de administración de riesgos a través de jornadas
de capacitación y acompañamiento por parte de la Oficina de Control Interno, se
revisa y actualiza el mapa de riesgos en su integridad y pertinencia.
Con la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011 (Ley anticorrupción) la
entidad elaboró y visibilizó el plan anticorrupción y atención al ciudadano,
siguiendo la metodología y directrices de organismos como el Departamento
Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación.
En dicho plan se incluyeron estrategias para la atención al ciudadano, la
rendición de cuentas, la administración de los riesgos anticorrupción y la
estrategia antitrámites.
La entidad logró la caracterización de todos los procesos y la unificación de los
indicadores de gestión.
A partir de los resultados de las auditorías internas y externas, la entidad cuenta
con un plan de mejoramiento en las TICs, evidenciándose mejoras por la
adopción de planes de contingencia, seguridad informática, implementación del
Comité de las TICs, entre otros.
La entidad ha dispuesto la organización del archivo documental de conformidad
con las normas pertinentes, lo que dará lugar a mejoras en la gestión
Institucional.
Debilidades
No se adelantan con la frecuencia requerida los programas de reinducción frente
a novedades y cambios en lo organizacional, técnico y/o normativo lo cual afecta
el buen servicio y la capacidad de respuesta de la entidad ante nuevas
exigencias. Al cumplirse esta premisa, los programas de reinducción deben
incluir las funciones de la entidad, los objetivos y fines esenciales del estado, la
misión, visión, principios, la cultura y el código de ética adoptados por la entidad.
No obstante se llevan a cabo las evaluaciones al desempeño del talento humano,
falta seguimiento a los resultados de las acciones de mejoramiento individual y a
la concertación de objetivos.
En lo correspondiente al los recursos para los cometidos institucionales, se
presentan dificultades en lo relativo al aseguramiento de los canales de
comunicación organizacional. Situación que afecta a la entidad toda vez que
dificulta la articulación de las acciones y esfuerzos de los servidores con los
propósitos misionales y también se dificulta la coherencia interna entre los
procesos y las dependencias.
El grado de implementación y utilización del software administrativo financiero
(sistema Apoteosys), no es el óptimo dado que algunas opciones del sistema no
se aprovechan, algunas funciones no operan, existen algunos procesos no
cubiertos por este software como la gestión del proceso de talento humano. Lo
cual se está tratando de remediar con la capacitación y visitas de expertos en el
sistema, el costeo del proceso de producción se hace manual en hojas Excel. Lo
anterior afecta la gestión integral de la información, con incidencias en la
oportunidad, disponibilidad e integralidad de la misma.
No obstante la entidad está en el proceso de capacitación del personal en las
Normas Internacionales de Información Financiera NIIF / NICSP, no ha iniciado
el proyecto de implementación de las mismas para dar cumplimiento a la Ley
1314 de 2009 y a las directrices de la Contaduría General de la Nación. Este
proyecto incluye las etapas de implementación, el análisis de los efectos del
cambio de normativa contable, la revisión de los procesos, procedimientos, del
sistema de control interno y el diseño de políticas contables entre otros,
atendiendo las orientaciones emanadas de la Contaduría General de la Nación
en la materia.
Existe la necesidad de contar con un sistema de información para la gestión de
clientes CRM (Customer Relasionship Management) para el proceso de
mercadeo y comercialización.
La ciudadanía y organizaciones sociales no tienen acceso a información sobre
los procedimientos de vinculación del recurso humano a la entidad, lo cual busca
mejorarse con la nueva página web contratada.
Hay ausencia de política en la revisión en los mecanismos de seguimiento y
evaluación de los canales de comunicación internos, la revisión y ajustes del plan
de comunicación, que permita la difusión adecuada de la información generada
al interior de la entidad para que los servidores públicos tengan una clara
identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, programas, proyectos y
la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
Por lo tanto, tampoco es visible que todos los servidores públicos se sientan
convocados en torno a una imagen corporativa, que proyecte su compromiso,
contribuyendo al fortalecimiento del clima laboral.
La entidad ha presentado dificultades en el manejo de su página web para
divulgar aspectos de ley, situación que se espera mejorar al comenzar la entidad
a adoptar las políticas y directrices que en materia de las TICs, viene expidiendo
el gobierno nacional.
La autoevaluación y evaluación independiente deben cumplir su objetivo, cual es,
servir de retroalimentación, a partir de los resultados, y emprender las acciones
de mejoramiento que conlleven a impactos efectivos para la entidad.
Se mantienen las dificultades en la implementación y seguimiento a los planes de
mejoramiento y la observancia de las recomendaciones efectuadas por la Oficina
de Control Interno.
Elaboró:
Rómulo J. Constaín F.
Jefe Oficina de Control Interno
Aprobado:
Carlos Eduardo Alegría Fernández
Gerente