PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Código: GD-P01
Versión: 4
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1. OBJETIVO
Establecer en el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, las directrices y criterios para la debida
administración de la correspondencia, con la recepción, radicación y registro de las
comunicaciones recibidas o producidas a través del sistema distrital de correspondencia ORFEO,
para su posterior clasificación, direccionamiento, trámite, distribución, envío y entrega, bajo el
marco del acuerdo 060 de 2001 emitido por el Archivo General de la Nación.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia cuando se reciben, verifican y radican las comunicaciones oficiales
externas e internas y termina con el recibido y/o comprobante firmado de la entrega de las
comunicaciones, las cuales se archivarán en su respectivo expediente en los archivos de gestión
de cada dependencia.
3. INSUMOS
Comunicaciones oficiales internas.
Comunicaciones oficiales externas.
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
Comunicaciones entregadas.
Comprobante o guía de entrega de comunicaciones oficiales.
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Consultar normograma.
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acta: Es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones
celebradas por las comisiones o los comités.
Actos administrativos: Expresión de la voluntad de una autoridad pública en ejercicio de la
función administrativa, cuya consecuencia es producir efectos jurídicos sobre la situación de las
personas. Conforme con el Art.1º de la Resolución 423 de 2002, los actos administrativos que
suscriba el Alcalde Mayor en el Gobierno Distrital según su contenido, recibirán la denominación
de decretos, resoluciones, directivas o circulares.
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Circular: Es toda aquella información de interés general cuyo contenido es importante o
trascendente para la Administración Distrital; también se utiliza como medio para requerir una
misma información a cada uno de los organismos a las entidades o a las entidades de la
Administración Distrital.
Comunicaciones oficiales: Todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una Entidad, independientemente del medio utilizado.
Comunicaciones oficiales enviadas: Son conocidas como oficios. Son las comunicaciones
producidas en las dependencias de las entidades públicas distritales y en las privadas que
cumplen funciones públicas, las cuales son enviadas a entidades públicas o privadas y a personas
naturales o jurídicas.
Comunicaciones oficiales recibidas: Comunicaciones que ingresan en las entidades públicas
distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas. Pueden estar dirigidas a la entidad o
a los servidores, a través de la red de correos o entregadas en la ventanilla única. Entre estas
comunicaciones se encuentran oficios, telegramas, fax, entre otros.
Comunicaciones internas: Son conocidas como memorandos. Son las comunicaciones que se
producen entre las dependencias de la entidad, en desarrollo de sus funciones.
Distribución de los documentos: Actividades pendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior o
exterior de la entidad.
Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al
eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por
una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,
conservación y utilización.
Radicación de documentos: Asignación de un número consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el Art.2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y
hora de recibido o envío.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Registro de documentos: Asignación de datos conforme al Art.2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o Destinataria, Nombre ó Código de las
Dependencia (s) Competente (s); Número de Radicación, Nombre del Funcionario Responsable
del Trámite, Anexos y Tiempos de Respuesta (si aplica).
Sistema ORFEO: Sistema de Gestión Documental que permite hacer el seguimiento de la
trazabilidad de los documentos mediante el manejo de flujos de trabajo y TRD garantizando
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CORRESPONDENCIA
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acceso a los documentos mediante el manejo digital de archivo. El sistema cuenta con una serie
de características técnicas y la normativa legal archivísticas vigentes.
Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Usuario Orfeo: Funcionarios o contratistas con permiso para acceder al Sistema ORFEO,
quienes según autorización pueden operar como administradores de las comunicaciones oficiales
de la Entidad (Recepción, radicación, distribución, asignación de trámites, envíos).
7. CONDICIONES GENERALES
Las dependencias deben solicitar por escrito al Subdirector (a) Corporativo (a) la
actualización de datos sobre su personal y firmas autorizadas, entre otros requerimientos
correspondientes al Sistema Orfeo de Gestión Documental.
En el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural las dependencias están obligadas a cumplir y
aplicar las directrices establecidas en este documento y aún cuando existan asignados en
cada dependencia para la gestión de las comunicaciones y el archivo de documentos, los
jefes líderes de los procesos de la Entidad son responsables de la ejecución del presente
documento.
Los responsables de la Administración de documentos en la Entidad guardará la debida
discreción y confidencialidad de la información registrada en los documentos que genera
o recibe el Instituto en razón de su misión y funciones.
La recepción, radicación, distribución y envío de las comunicaciones oficiales externas
recibidas (Entradas) y externas enviadas (Salidas), y la radicación de las comunicaciones
oficiales internas enviadas está centralizada en la oficina de Correspondencia y Archivo
Central de la Entidad.
Todas las comunicaciones oficiales externas recibidas dirigidas al IDPC por cualquier
medio de envío tal como la Web, fax, correo electrónico, personal, servicios de mensajería
o correo certificado debe ser registrada, radicada y distribuida en Correspondencia a través
del Sistema Orfeo, dejando registro impreso de radicación.
Documentos tales como las actas de inicio y de liquidación que la Entidad envía a los
contratistas externos para que se devuelvan firmadas, dichos documentos si se reciben
por Correspondencia y Archivo Central, no serán radicadas.
Los usuarios Orfeo en todas las áreas deberán revisar diariamente y como mínimo dos
veces al día, el Sistema Orfeo con el fin de asignar trámites y que a su vez los
responsables reciban por el sistema y en Correspondencia los documentos asignados. Lo
anterior con el objetivo de optimizar el cumplimiento a los tiempos de respuesta a los
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trámites y evitar el represamiento de comunicaciones en la oficina de Correspondencia y
Archivo.
Para la elaboración de comunicaciones oficiales tanto internas como externas enviadas, las
dependencias deben hacer uso de los formatos correspondientes y diligenciarlas de
acuerdo a los instructivos establecidos.
Se radicarán únicamente las comunicaciones que sean firmadas por el (la) Director (a)
General, Asesores, Subdirectores, aquellos funcionarios y contratistas que hayan sido
autorizados por escrito. Correspondencia de la Entidad deberá tener conocimiento de las
firmas autorizadas para ejercer los controles pertinentes.
Cuando una comunicación sea proyectada por una dependencia para la firma de otra,
dicha comunicación debe llevar el código de la dependencia firmante y ser radicada por
esa dependencia.
No se reservarán números de radicación bajo ninguna circunstancia, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos. (AGN 060 de 2001, Art.5º del).
Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia
con la firma del líder del proceso de Gestión Documental, Subdirector (a) General.
(Acuerdo 60 de 2001, Art.5º, Parágrafo).
Todas las comunicaciones oficiales internas deben ser registradas y radicadas por el
Sistema Orfeo en Correspondencia y Archivo Central. Su distribución será responsabilidad
de cada dependencia teniendo en cuenta los debidos controles.
Correspondencia y Archivo Central será responsable de custodiar la Serie Consecutivos de
las comunicaciones oficiales internas y externas que se generan en la Entidad.
Cuando se recepcionan y/o radican en la Entidad documentos tales como tutelas o
derechos de petición, propuestas a una convocatoria de licitación pública o notificaciones
judiciales, Correspondencia y Archivo deberán hacer la entrega de inmediato.
Las respuestas a derechos de petición e informes a organismos de control, tendrán un
manejo prioritario en la oficina de Correspondencia y Archivo.
Los actos administrativos serán numerados consecutivamente y las dependencias
encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas
y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente
firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Las
resoluciones serán numeradas por el Despacho de la Dirección General y las circulares
que sean emitidas por las distintas dependencias de la Entidad serán numeradas en
Correspondencia. (Art.5º. AGN 060 de 2012).
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Si se presentan errores en la numeración en los actos administrativos, se dejará constancia
por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de
numerar los actos administrativos.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la actividad
Responsable
Comunicaciones oficiales externas recibidas (Entradas)
Inicio del procedimiento
Inicio
Recibir
comunicaciones
oficiales
1
Se reciben las comunicaciones Responsable de
oficiales presentadas por los correspondencia
ciudadanos y/o las entidades, y se
verifica si es competencia de la
Entidad.
Si es competencia de la Entidad se Responsable de
verifica el contenido y si la correspondencia
comunicación contiene anexos se
revisan. Si no es competencia de la
entidad
no
se
recibe
la
NO comunicación
y
finaliza
el
procedimiento.
¿Es
competencia
de la entidad?
Fin
SI
2
2
NOTA: Cuando se radica un
documento que no es competencia
de la Entidad, debe anularse el
debidamente el radicado y remitir el
documento a la entidad competente,
siempre y cuando no sea un
derecho de petición, pues éste
tendrá el tratamiento de acuerdo a
lo establecido en el procedimiento
de SDQS.
Documento o
Registro
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CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Versión: 4
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Responsable
Si
la
comunicación
es Responsable de
correspondencia personal, la oficina correspondencia
de Correspondencia y Archivo
Central no lo radica e informa al
usuario mediante el pandion (Chat
interno) para su retiro.
2
¿Es
correspondenci
a personal u
otros?
SI
3
Descripción de la actividad
Código: GD-P01
NO
Fin
Documento o
Registro
Libro control de
correspondencia
del
material
documental que
no se radica en el
sistema
Si es
material documental
informativo
(Afiches, plegables,
publicaciones
periódicas
entre
otros) no se radica y se entrega a
los destinatarios con el debido
control.
Si la comunicación es anónima no
se radicará, se remitirán a la
dependencia competente donde
determinarán las acciones a seguir.
Finaliza el procedimiento.
Registrar datos de
entrada en ORFEO
4
5
Radicar
comunicación
Distribuir
comunicación
6
3
Si no corresponde a lo citado
anteriormente continuar en la
actividad 4.
Se registran los datos básicos de
entrada en el Sistema ORFEO, en
el modulo de radicación de
entradas: Nombre de entidad,
dirección,
dignatario,
tipo
de
usuario, país, municipio, asunto,
medio de recepción, descripción,
anexos y dependencia.
Una vez registrados los datos se
imprime la etiqueta que da
constancia al usuario del radicado y
se digitaliza.
Responsable de
correspondencia
Registro en
sistema Orfeo
Responsable de
correspondencia
Radicado
Se entrega de inmediato la copia
radicada al mensajero o ciudadano.
Al radicar la comunicación externa Responsable de
recibida, es distribuida a la correspondencia
dependencia destino.
el
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CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Revisar
comunicación
recibida
¿Es
competencia
de la
dependencia?
SI
Versión: 4
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Responsable
NO
Si al recibir el comunicado se
establece que no es competencia
de la dependencia, se devuelve el
documento al usuario Orfeo anterior
(Correspondencia
y
Archivo
Central). Ir a la actividad 9. Si es
competencia de la dependencia
continúe en la actividad 10.
Jefe de área o Historial
del
asignado
de documento
en
gestión
Sistema ORFEO
documental en la
dependencia
Cuando se trate de un derecho de
petición se pasa un informativo al
responsable
del
proceso
de
atención al ciudadano y si no es
competencia de la Subdirección
General, ésta reasigna a la
dependencia competente.
10
8
NOTA: Todos los derechos de
Petición son direccionados por
Correspondencia y Archivo Central
a la Subdirección General, quien
asigna
a
las
dependencias
competentes.
Reasignar
comunicación
9
Documento o
Registro
Corresponde al usuario Orfeo Jefe de área o
verificar competencia y anexos (Si asignado de
aplica).
gestión
documental en la
dependencia
3
7
Descripción de la actividad
Código: GD-P01
Fin
Se reasigna la comunicación a la
dependencia
que
corresponde
mediante el ORFEO. Si la
comunicación requiere respuesta ir
al
procedimiento
de
las
comunicaciones
oficiales
externas enviadas.
Jefe de área o
asignado
de
gestión
documental en la
dependencia
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CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
8
Reasignar
comunicacióndentro
de la dependencia
10
Código: GD-P01
Versión: 4
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Documento o
Registro
Reasignar comunicación dentro de Jefe de área o Registro
del
la dependencia para trámite de asignado
de Sistema ORFEO
respuesta ó archivo.
gestión
de
documental en la Entrega/Recibido
Los Usuarios Orfeo responsables dependencia
de trámite de comunicaciones en las
áreas, deben revisar diariamente el
Sistema Orfeo y mínimo dos veces
al día, con el fin de recibir por el
Sistema y en Correspondencia y
Archivo Central el documento
asignado. Ver Instructivo ORFEODependencias.
Descripción de la actividad
Responsable
Fin del procedimiento
Fin
Comunicaciones oficiales externas enviadas (Salidas)
Inicio
Verificar
competencia
Inicio del procedimiento
Reasignada la comunicación desde
el usuario anterior, se verifica
nuevamente si es competencia de la
dependecia y si esta de acuerdo con
las especificaciones dadas por el
sistema ORFEO. Ver Instructivo
Orfeo-Dependencias.
Si no es competencia se reasigna a
la dependencia competente.
1
NOTA: Correspondencia y Archivo
Central a través del Sistema
ORFEO/Consulta,
puede
hacer
seguimiento a la trazabilidad del
documento.
2
Jefe de área o Base de Datos
asignado
de Sistema ORFEO
gestión
documental en la
dependencia
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CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la actividad
Versión: 4
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Responsable
Documento o
Registro
Si la comunicación no requiere
respuesta, se archiva y finaliza el
procedimiento.
Consultar
procedimiento Gestión Documental.
2
¿La
comunicación
requiere
respuesta?
2
Código: GD-P01
SI
Si
la
comunicación
requiere
respuesta continúe en la actividad 3.
NO
Fin
Proyectar y tramitar
la aprobación del
oficio
Se elabora el oficio de acuerdo al Asignado y
formato e instructivo establecidos, Jefe de área
con sus anexos respectivos (Si
aplica) y se generan los vistos
buenos
y
aprobaciones
correspondientes.
Comunicación
oficial
externa
enviada (Salida)
aprobada
El documento debe elaborarse en
original y dos copias: Original para
el destinatario, 1ª copia para la Serie
respectiva de la dependencia
remitente y la 2ª copia se deja en
Correspondencia y Archivo Central
para el consecutivo de la Entidad
3
Radicar
comuncación
4
3
NOTA: A los documentos de
carácter
urgente
tales
como
aquellos
sujetos
a
términos,
modificaciones y clasificados como
de alta importancia, se les debe
colocar el sello de URGENTE en la
margen superior derecha de la hoja.
Se entrega para radicación la Asignado en el
comunicación en Correspondencia y área
Archivo Central.
NOTA: Las dependencias deben
entregar
las
comunicaciones
externas
enviadas
a
Correspondencia y Archivo Central
Planilla
Entrega/Recibido
de
correspondencia
Externa Enviada
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CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Versión: 4
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Responsable
Documento o
Registro
con los debidos controles de
Entrega/Recibido
Se revisa y verifica que la Responsable de
comunicación cumpla con los correspondencia
requisitos (Formato oficios) y que los
anexos
enunciados
estén
completos.
3
5
Descripción de la actividad
Código: GD-P01
Revisar y verificar
comunicación
3
Radicar
comunicación
Si no cumple con los requisitos se
devuelve la comunicación para que
se
realicen
los
ajustes
correspondientes. Ir al paso 3
Se radica en el Sistema ORFEO la Responsable de Registro
de
salida de la comunicación:
correspondencia radicación
del
Sistema ORFEO
Si es una respuesta a un derecho de
petición ó trámite debe buscarse en
Consecutivo de
el Sistema el documento que dió
Comunicaciones
inicio al trámite para que el sistema
Oficales Externas
asocie los documentos y por efecto
Enviadas
aparece el registro de los datos
correspondientes al destinatario.
Si la comunicación se genera en
una dependencia de la Entidad pero
no se trata de una respuesta, se
registran en el sistema ORFEO los
datos básicos de radicación: nombre
del destinatario, dirección, dignatario
(Remitente),
telefono,
correo
electrónico,
continente,
departamento,
país,
municipio,
medio de envío, anexos y asunto.
6
Enviar y distribuir la
comunicación
7
4
Ver
Instructivo
ORFEO
Correspondencia.
Una
vez
radicadas
las
comunicaciones oficiales externas
enviadas, se empaca el original y
copia en bolsas plásticas y se
diligencia una Orden de Servicio en
tres copias, donde en el campo
Responsable de Copia Orden de
correspondencia Servicio y anexo
(Si aplica).
Firma contratista
prestadora
del
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CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la actividad
Código: GD-P01
Versión: 4
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Responsable
“Observaciones” se relacionan los servicio
radicados de las comunicaciones. Si mensajería
este campo no es suficiente se
adjunta la relación.
Documento o
Registro
de
La firma contratista prestadora de
este servicio devuelve una copia
sellada de la Orden de Servicio a
Correspondencia, quien archiva en
la serie correspondiente.
NOTA: Los envíos y distribución de
las comunicaciones deben regirse
por los lineamientos establecidos
por la firma contratista prestadora de
este servicio.
4
Devolver
comunicaciones
oficiales
8
La firma contratista prestadora del
servicio de mensajería informa por
correo a Correspondencia que hay
comunicaciones que no han podido
ser entregadas por dirección u otra
circunstancia.
Firma contratista Correo
prestadora
del electrónico de la
servicio.
firma contratista
prestadora
del
Responsable de servicio
de
correspondencia mensajería.
Correspondencia a su vez informa a
las
dependencias
para
que
rectifiquen datos y comunica a la
firma contratista para que entregue
las
comunicaciones
oficiales
pendientes.
Correo
electrónico
de
respuesta a la
firma contratista.
La firma contratista entrega la
relación de aquellas comunicaciones
oficiales
que
no
entregó
y
Correspondencia a su vez las
entrega a las dependencias.
Fin
Fin del procedimiento
Libro
de
Correspondencia
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PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la actividad
Código: GD-P01
Versión: 4
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Responsable
Documento o
Registro
Comunicaciones oficiales internas enviadas.
Inicio del procedimiento
Inicio
Proyectar y tramitar
la aprobación del
documento
Se
elabora
el
documento Asignado
(Memorando, circular, acta) de área
acuerdo al formato e instructivo
establecidos, con sus anexos Jefe de área
respectivos (Si aplica) y se generan
los vistos buenos y aprobaciones
correspondientes.
del
El documento se elabora en original
y dos copias: Original para el
destinatario, 1ª copia para la Serie
respectiva de la dependencia
remitente y la 2ª copia se deja en
Correspondencia y Archivo Central
para el consecutivo de la Entidad.
1
NOTA: El jefe de área revisa y firma.
Radicar
comunicaciones
Responsable de Correspondencia Responsable de
verifica si la comunicación oficial correspondencia
interna cumple con los formatos y
firmas establecidos. Si cumplen se
radican.
El asignado de Correspondencia
Accede al sistema Orfeo
y
diligencia los campos básicos:
nombre del destinatario, dirección,
dignatario (Remitente), telefono,
correo
electrónico,
continente,
departamento,
país,
municipio,
medio de envío, anexos y asunto.
2
2
Ver
instructivo
Correspondencia.
ORFEO-
Se graba la información para que el
Registro
de
radicación
del
Sistema ORFEO
Consecutivo de
Comunicaciones
Oficales internas
Enviadas
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Versión: 4
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Responsable
Documento o
Registro
sistema asigne el consecutivo único
e imprime etiqueta y se pega en el
documento.
La dependencia remitente entrega la Jefe de área o Libro
de
comunicación a la dependencia asignado
correspondencia
destino con los debidos controles.
2
3
Descripción de la actividad
Código: GD-P01
Entregar
comunicación
Fin del procedimiento
Fin
Comunicaciones oficiales internas recibidas.
Inicio
1
Inicio del procedimiento
Recibir
comunicación oficial
interna
Si no es competencia de la Jefe de área o Libro
de
dependencia, se devuelve
la asignado
Correspondencia
comunicación oficial interna con los
debidos
controles
de
Entrega/Recibo a la dependencia
remitente.
¿Es
competencia
de la
dependencia?
2
NO
SI
2
Dependencia destinataria recibe Jefe de área o Memorando
comunicación oficial interna
y asignado
Circular
verifica competencia y anexos (Si
aplica).
1
La dependencia remitente debe
anular en Correspondencia el
radicado e ir a la actividad 1.
Si
es
competencia
de
la
dependencia el jefe de área asigna
el trámite ó archiva. Continúe en la
actividad 3.
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
2
Proyectar y tramitar
la aprobación del
documento
3
Descripción de la actividad
Código: GD-P01
Versión: 4
Pág. 14 de 16
Responsable
Documento o
Registro
Se
elabora
el
documento Responsable del
(Memorando, circular, acta) de trámite
acuerdo al formato e instructivo
establecidos, con sus anexos
respectivos (Si aplica) y se generan
los vistos buenos y aprobaciones
correspondientes.
El documento se elabora en original
y dos copias: Original para el
destinatario, 1ª copia para la Serie
respectiva de la dependencia
remitente y la 2ª copia se deja en
Correspondencia y Archivo Central
para el consecutivo de la Entidad.
Si no se aprueba la respuesta
devuélvase a la actividad 3.
¿El jefe de
área aprueba
la respuesta?
4
NO
SI
3
Radicar
comunicación
5
3
Si se aprueba la respuesta se
entrega la comunicación oficial
interna al responsable de la
dependencia
de
la
gestión
documental, para radicación y
entrega a la dependencia destino.
Continúe en la actividad 5.
Responsable de Correspondencia Responsable de
verifica si la comunicación oficial correspondencia
interna cumple con los formatos y
firmas establecidos. Si cumplen se
radican.
El asignado de Correspondencia
Accede al sistema Orfeo
y
diligencia los campos básicos:
nombre del destinatario, dirección,
dignatario (Remitente), telefono,
correo
electrónico,
continente,
departamento,
país,
municipio,
medio de envío, anexos y asunto.
Ver
instructivo
Correspondencia.
ORFEO-
Registro
de
radicación
del
Sistema ORFEO
Consecutivo de
Comunicaciones
Oficales internas
Enviadas
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
3
6
Código: GD-P01
Versión: 4
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Documento o
Registro
Entrega la comunicación oficial Jefe de área o Libro
de
interna a la dependencia destino con asignado
correspondencia
el debido control.
Descripción de la actividad
Responsable
Entregar
comunicación
Fin
Fin del procedimiento
Anexo. 1 Instructivos
GD-I01.V0 Instructivo de recepción de correspondencia en las dependencias a través del sistema
de gestión documental ORFEO.
GD-I02.V0 Instructivo administración de correspondencia a través del sistema de gestión
documental ORFEO en la oficina de correspondencia.
Anexo: 2 Formatos
-Formatos de las Comunicaciones Oficiales y de actos administrativos.
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Código: GD-P01
Versión: 4
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9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
1
Noviembre de 2008
Creación del documento.
2
30 de junio de 2009
Cambio en contenido general.
3
19 de agosto de 2011
4
Cambios realizados
Cambio en la estructura del documento y actualización
en el contenido.
Ajuste de todos los campos del procedimiento, de
acuerdo con la nueva plantilla, la normativa y
lineamientos vigentes.
10. APROBACIÓN
Elaboró y Validó
Apoyó y Revisó
Aprobó
CATHERINE CIFUENTES G.
Profesional Contratista SIG
SUBDIRECCIÓN GENERAL
MIGUEL A HINCAPIÉ TRIVIÑO
Subdirector General
SUBDIRECCIÓN GENERAL
GILDA ESPAÑA ARÉVALO
Profesional Contratista SIGA
SUBDIRECCIÓN GENERAL
ANDREA VIVIANA BRITO
Auxiliar Administrativo
SUBDIRECCIÓN GENERAL
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 13 diciembre de 2012
-Original firmado en Subdirección General-
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 19 diciembre de 2012
Fecha: 10 de Abril de 2013