El siguiente desafío informático: tres tendencias clave en la

Informe de Adobe® Acrobat®
El siguiente desafío informático:
tres tendencias clave en la colaboración
e intercambio de documentos
Cómo satisfacer las exigencias de los gestores
del conocimiento de 2011 en adelante
Índice de contenidos
1:Los colaboradores
globales se encuentran
dentro y fuera de la
empresa
2:La demanda de
documentos dinámicos
está en auge
3:Los departamentos
de Informática sufren
una presión continua
para reducir los costes
mediante un aumento
de la eficiencia
4:Conclusión
5:Solicitud de
información de Adobe
El número de formatos de comunicación empresarial disponibles hoy en día ha aumentado y abarca
desde los mensajes instantáneos a blogs y wikis, así como medios más tradicionales como el correo
electrónico o las páginas web internas. Sin embargo, los documentos (ya sean propuestas, requisitos,
planes, acuerdos, informes u otro tipo) continúan siendo el medio de comunicación principal en las
actividades de negocio. Asimismo, la colaboración con documentos es aún una actividad central en el
trabajo diario de los gestores del conocimiento. Por ello, los gestores del conocimiento exigen y necesitan
herramientas más efectivas y eficientes para la colaboración e intercambio de documentos. A medida que
las organizaciones de TI buscan mejorar o ampliar las capacidades de colaboración empresarial, deben
considerar tres tendencias importantes y todo lo que conllevan:
• Los equipos de proyecto que engloban componentes de terceros son cada vez más habituales, a la vez
que aumenta la necesidad de mantener la seguridad al otro lado del cortafuegos.
• La demanda de documentos dinámicos que permiten una comunicación más efectiva y activa está creciendo.
• La reducción de costes mediante un aumento de la eficacia continúa siendo una prioridad de los directivos.
Los colaboradores globales se encuentran dentro y fuera de la empresa
“El software de
Adobe ha permitido
ahorrar cientos de
miles de dólares
en la distribución
de manuales de
formación, a la vez
que proporcionaba
un método de control
de acceso a los
documentos.”
Ken Knitter
Supervisor de formación
y aprendizaje virtual
Cada vez es más frecuente que las empresas estén compuestas de equipos cuyos miembros se
encuentren esparcidos por el mundo. Según un estudio de Forrester Consulting en 2009 encargado
por Adobe sobre el futuro de la colaboración ("Building the Future of Collaboration"), el 73 % de los
gestores del conocimiento colaboran con gente en distintas zonas horarias y regiones al menos una
vez al mes. Sin embargo, estos equipos diversificados no se encuentran tan solo dentro de la empresa:
el 67 % de los empleados reconocen que trabajan con gente de otras empresas al menos una vez al
mes. Según Forrester Consulting, "a medida que la colaboración crece en importancia para la gestión
del conocimiento, las herramientas deben aunar y refinar los hábitos de trabajo actuales, a la vez que
posibilitan una transición hacia una comunicación y una colaboración más eficaces y eficientes".
Sin duda, los equipos dispersos crean la necesidad de contar con mejores herramientas de colaboración,
especialmente a la hora de intercambiar documentos. Los trabajadores colaboran e intercambian
documentos de forma habitual con personas ajenas a la compañía, como pueden ser proveedores,
socios, agencias y clientes. Es una práctica cada vez más habitual que puede llegar a ser poco eficiente y
causar problemas de seguridad. La mayor parte de las empresas actuales sufrirían un evidente impacto
económico si se filtrara información confidencial. Por este motivo, la informática debe proporcionar una
herramienta de colaboración con documentos que permita a los trabajadores proteger la información
de la empresa, aun cuando los documentos queden fuera del sistema de gestión de documentos y del
cortafuegos corporativo.
Un ejemplo ilustrativo es el de Bombardier, líder mundial en transporte aéreo civil. La empresa debe
proporcionar a pilotos y técnicos ajenos a la compañía extensos manuales de formación. En palabras
de Ken Knitter, supervisor de formación y aprendizaje virtual de la empresa, “Si bien deseamos que
las personas autorizadas puedan acceder fácilmente a estos documentos, entendemos que se trata de
material con una gran cantidad de propiedad intelectual que hay que proteger”.
Al migrar el sistema a formato PDF y a una solución de Adobe, Bombardier ahorró cientos de miles de
dólares en distribución de documentos, como manuales de formación, a la vez que obtuvo un mayor
control sobre el acceso a información confidencial por parte de personas de todo el mundo.
El siguiente paso del departamento de Informática
Tome nota de los hábitos de colaboración con documentos en su empresa. ¿Cómo colaboran e
intercambian documentos actualmente los gestores del conocimiento? ¿Qué herramientas utilizan?
¿Cuál es el rendimiento del proceso actual? ¿En qué punto del proceso podría la informática mejorar la
colaboración con documentos entre equipos dispersos para obtener mejores resultados? ¿Se arriesga
su empresa a exponer información confidencial cuando los documentos quedan fuera del control de
seguridad del cortafuegos?
La demanda de documentos dinámicos está en auge
Las expectativas en torno a los documentos están cambiando. Con el aumento de dispositivos y software
disponibles para producir contenidos sofisticados más fácilmente, los gestores del conocimiento desean
utilizar soportes sofisticados para distribuir mejores contextos de información y producir contenidos más
atractivos y activos. Esta situación alimenta el cambio de documentos estáticos a dinámicos.
A diferencia de los documentos estáticos tradicionales, los documentos dinámicos son interactivos. Pueden
incluir vínculos, botones, cálculos incrustados y contenido sofisticado, incluidos dibujos, imágenes, vídeos,
páginas web incrustadas y formularios. Los documentos dinámicos se muestran y comportan como se
espera de ellos en las diferentes plataformas. Asimismo, son fáciles de crear, se pueden compartir con otras
personas mediante medios ya existentes, pueden contener controles de seguridad y se pueden integrar
fácilmente en procesos basados en documentos o en sistemas de gestión de documentos ya existentes.
La mayoría de gestores del conocimiento de la empresa comentan la necesidad de crear comunicaciones de
alto impacto al menos una vez al mes y el 76 % de ellos necesitan combinar varios tipos de archivo, como
texto, imágenes, vídeos y formularios, según el estudio de Forrester Consulting en 2009. Los documentos
dinámicos permiten a los gestores del conocimiento llevar a cabo su trabajo con mayor facilidad y eficacia.
• Comunicación de procesos o conceptos complejos: los documentos dinámicos simplifican y agilizan la
comunicación de ideas complejas. Al permitir a los empleados combinar con facilidad dibujos, imágenes
y vídeo en sus documentos escritos (por ejemplo, durante la gestión de la cadena de suministros, la
formación o el desarrollo de un nuevo producto), pueden acelerar el entendimiento de conceptos y
la toma de decisiones.
Por ejemplo, Sundt Construction, uno de los contratistas generales más importantes de EE. UU., supervisa
proyectos de construcción cuyos costes ascienden a decenas de millones de dólares e involucran cientos
de subcontratistas y distribuidores. Mediante planos interactivos en formato PDF, los supervisores de la
construcción y demás pueden hacer clic en secciones concretas de un plano y acceder inmediatamente
a la página o detalle apropiado. El acceso rápido a páginas y visualizaciones de detalles específicas
convierten la resolución de dudas en un proceso rápido y directo.
• Recepción y procesamiento eficaces de contenido sofisticado: con el auge del contenido sofisticado,
los empleados necesitan cada vez más recibir, revisar y aprobar fácilmente contenidos que incluyan
fotografías, grabaciones de sonido o vídeo. Este intercambio debe ser eficaz para los intervinientes
con menores conocimientos tecnológicos.
La asociación de investigación de homicidios de Ontario (Ontario Homicide Investigator’s Association,
OHIA) en Canadá se enfrentó a este problema con la información de casos, que puede incluir fotografías
de la escena del crimen, grabaciones de sonido con las declaraciones de testigos, informes policiales
y documentos impresos. La recopilación de información para enviar a los juzgados se realizaba
manualmente y consumía mucho tiempo. Además, la búsqueda de datos en la información resultaba
extremadamente difícil. OHIA resolvió el problema gracias a la creación de la divulgación electrónica
facilitada por las características del formato PDF y de las carpetas PDF. Las fuerzas de seguridad de
la provincia canadiense de Ontario están incorporando este proceso de divulgación electrónica. Los
investigadores y responsables de los casos pueden generar una divulgación electrónica en cuestión
de días en lugar de los meses requeridos previamente para preparar la información. Los inspectores
tienen más tiempo para dedicarse a las investigaciones, y ha mejorado la calidad y la disponibilidad
del contenido suministrado a los juzgados, abogados defensores y fiscales. Las fuerzas de seguridad
han logrado un ahorro significativo en papel y en gastos de envío, lo cual supone decenas de miles
de dólares en los casos más voluminosos.
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2
“El uso de Adobe
Acrobat para
combinar y presentar
vídeo, audio y otros
contenidos digitales
en sofisticados
archivos PDF resalta
el trabajo realizado
para aumentar el
impacto general de
las comunicaciones
empresariales.”
Harry Hemus
Fundador de Dividi Projects
• Mayor persuasión: los documentos dinámicos permiten a los gestores del conocimiento distribuir
presentaciones y propuestas más atractivas. Por ejemplo, los documentos dinámicos pueden ayudar
a los representantes de ventas a combinar de manera elegante materiales de marketing y ventas,
incluidos testimonios de clientes en vídeo y demostraciones propias del producto, para convencer
con mayor eficacia a los clientes de las ventajas de las soluciones ofrecidas.
Dividi Projects es una empresa de comunicación de marketing con sede en el Reino Unido que crea
presentaciones sofisticadas e interactivas con contenidos audiovisuales para empresas e instituciones.
Mediante documentos PDF interactivos, Dividi contribuye a garantizar que los clientes conserven
los niveles más elevados de creación de marca y diseño gráfico para interactuar y comunicarse más
eficazmente con el público al que va dirigido el producto. La amplia aceptación del programa gratuito
Adobe Reader® conlleva que el contenido se pueda visualizar en cualquier plataforma.
El siguiente paso del departamento de Informática
Evalúe los requisitos actuales y futuros de los documentos dinámicos en su empresa. ¿Cómo puede la
infraestructura informática aceptar mejor el aumento de contenidos audiovisuales sofisticados en los
documentos y hacerlo de forma eficiente? ¿Puede el uso extendido de los documentos PDF mejorar
las comunicaciones dinámicas y reducir los costes informáticos de la empresa?
Los departamentos de Informática sufren una presión continua para reducir
los costes mediante un aumento de la eficiencia
La mejora de los procesos de negocio y de la eficiencia de los recursos laborales continúa siendo la
prioridad principal de numerosos altos cargos. Al normalizar las aplicaciones de productividad adecuadas
como parte del panorama informático general, el departamento de informática puede mejorar la
productividad y permitir a los gestores del conocimiento ser más eficaces en los aspectos siguientes:
“El software de Adobe
ahora forma parte
integral de nuestro
flujo de trabajo diario.
Sin él, el trabajo sería
casi imposible."
Bill Rue
Director de informática
de Hassell
• Aceleración de las revisiones de contenido: la mayor parte de los gestores del conocimiento reconocen
que las revisiones de contenido forman parte de la carga de trabajo semanal o incluso diario. Al mismo
tiempo, los ciclos de revisión de documentos entre una empresa y sus distribuidores, subcontratistas y
clientes pueden alargar en días (y hasta en meses) las fechas límite de los proyectos. Por ejemplo, los
trabajadores no desean que el envío de correos electrónicos, exportación e importación de comentarios
se siga realizando de forma manual para diversos revisores. Los trabajadores de cualquier nivel de la
empresa necesitan una herramienta que les permita gestionar mejor y agilizar las revisiones internas y
externas para lanzar antes los productos al mercado y aumentar así la receptividad de los clientes.
• Aceleración de las aprobaciones: ya sea por motivos de cumplimiento normativo o de política de
empresa, realizar un seguimiento claro de las personas que aprueban cada documento y el momento
de la aprobación es a menudo un requisito del proceso. Las aprobaciones electrónicas eficaces que se
pueden archivar con el documento original pueden reducir los riesgos empresariales cuando surjan
preguntas o procesos judiciales. Una solución de aprobación debería contar con la flexibilidad para
adaptarse tanto a una sencilla aprobación electrónica, como a un sello o firma electrónicos, como a
un método verificado más seguro, como puede ser la firma digital.
• Reutilización más sencilla del contenido: el reformateo y reorganización de la información y el contenido
audiovisual para crear un nuevo documento o presentación supone una pérdida de productividad para
muchos trabajadores. Una investigación de mercado de Adobe concluyó que el 40 % de los gestores
del conocimiento afirman que les gustaría tener la capacidad de editar o reutilizar el contenido de los
documentos PDF sin tener que acudir al archivo original, así como poder reutilizar el contenido en
formatos distintos al PDF.
• Búsquedas de información más rápidas: independientemente de si el contenido generado por una
empresa se encuentra impreso o en formato digital, los trabajadores pierden un tiempo significativo en
las búsquedas de información. Según un informe de IDC en 2009 sobre los costes ocultos al trabajar con
información (“Hidden Costs of Information Work [Núm. de documento 217936]”), el tiempo dedicado a
buscar información alcanza una media de 8,8 horas a la semana, lo cual supone un coste de 14 209 dólares
por empleado al año. La reducción de este tiempo puede mejorar la productividad de forma significativa.
Informe de Adobe® Acrobat®
3
• Mejor creación y gestión de formularios: aunque los formularios departamentales y corporativos
internos estén en formato electrónico, como Microsoft Word o Excel o PDF estático, se procesan
habitualmente de forma manual. La prioridad para automatizar estos formularios suele ser baja debido
al tiempo informático asociado y a los recursos requeridos. Sin embargo, una solución de formularios
autoprocesables fáciles de usar que permita a los gestores del conocimiento automatizar los formularios
departamentales puede aligerar la carga informática. La solución debe ser intuitiva desde la creación del
formulario hasta su distribución y recopilación de datos. Un software de productividad de los gestores
del conocimiento que ya aglutine estas capacidades puede ayudar a reducir los costes y la necesidad
del departamento de Informática de preparar la integración de aplicaciones adicionales.
• Automatización de tareas comunes: como parte de los procesos internos o del cumplimiento de
las políticas de empresa, los empleados podrían tener que llevar a cabo frecuentemente un conjunto
de tareas relacionadas con documentos. Por ejemplo, para publicar un documento en el sitio web
corporativo, la empresa podría exigir a los usuarios que sigan unas directrices sobre la seguridad del
documento, los metadatos que incluir y la optimización del tamaño del archivo. Al automatizar estas
tareas, la empresa no solo aumenta la productividad de los empleados, sino que también garantiza
la coherencia y cumplimiento de las políticas establecidas.
El siguiente paso del departamento de Informática
Trabaje con empresarios para identificar los problemas de productividad en su empresa. ¿Las aplicaciones
de productividad en la oficina actuales satisfacen las necesidades de los usuarios? ¿O deben acudir a
fuentes externas para hallar herramientas adicionales? ¿Cuánto dinero y tiempo se podría ahorrar al
consolidar el entorno informático con las aplicaciones de productividad adecuadas?
Conclusión
Para ayudar a una empresa a alcanzar sus objetivos empresariales, el departamento de Informática
debe ser proactivo para conseguir aumentar la eficiencia en la colaboración con documentos y permitir
métodos de comunicación más dinámicos. Los gestores del conocimiento ya buscan esas soluciones
y, en algún caso, están en proceso de integrarlas en el entorno, lo cual genera una mayor complejidad
informática. Para optimizar el éxito, el departamento de Informática debe proporcionar soluciones de
intercambio y colaboración con documentos lo suficientemente completas como para poder adaptarse
a la gran variedad de necesidades de los gestores del conocimiento, tanto interna como externamente
de forma rentable, así como ofrecer el control de documentos necesario para mantener la seguridad y
privacidad, y admitir de forma flexible idiomas, plataformas y habilidades informáticas.
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