Plan Institucional de archivos

GRUPO EPM E.S.P
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PINAR
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VSSC-GDC-PLN-001
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PINAR
VSSC-GD-PLN-001
VERSIÓN 01
Páginas 10
(Octubre de 2014)
REVISIÓN
FECHA
CAMBIO
ELABORÓ
MOTIVO
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
JOSÉ ANGEL BUSTAMANTE
SALGADO
ALBA LUCIA MARTINEZ
RIVERA
MARIO ALBERTO BAENA
QUINCHÍA
CARGO
PROFESIONAL SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
PROFESIONAL SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE DEPARTAMENTO
GESTIÓN DOCUMENTAL
OCTUBRE 24 DE 2014
OCTUBRE 31 DE 2014
OCTUBRE 31 DE 2014
FIRMA
FECHA
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 3
2. OBJETIVO ........................................................................................................ 4
3. MARCO NORMATIVO EXTERNO .................................................................... 4
4. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS .......................................................... 5
4.1
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ..................................................... 5
4.2
ASPECTOS CRITICOS ............................................................................... 6
4.3
PRIORIDADES ........................................................................................... 6
4.4
POLÍTICA.................................................................................................... 7
4.5
OBJETIVOS ................................................................................................ 7
4.6
PLANES ...................................................................................................... 8
4.7
MAPA DE RUTA ......................................................................................... 9
4.8
MEDICIÓN ................................................................................................ 10
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1.
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INTRODUCCIÓN
En este documento se describe el PINAR o Plan institucional de Archivos, el cual
un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con
los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
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2.
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OBJETIVO
Establecer el plan de acción para el mejoramiento del archivo corporativo.
3.
MARCO NORMATIVO EXTERNO
 Ley 594 de 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado:
Artículo 21, Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez
y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.
Decreto 2609 de 2012, por medio de la cual se reglamenta el título V de la Ley
594 de 2000, en especial el artículo 21sobre programas de gestión documental.
La Política y los lineamientos establecidos, deben ser la base para facilitar el
adecuado control de la documentación de las Empresas Públicas de Medellín
E.S.P, desde su producción o captura hasta la disposición final.
Las disposiciones internas (circulares y decretos) que históricamente han
reglamentado la gestión de documentos en la empresa, han sido tenidas en
cuenta para la definición de esta política, sus lineamientos y reglas de negocio,
razón por la cual con la entrada en vigencia de esta manual, entran en
obsolescencia.
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4.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
4.1
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
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ELEMENTOS A INCLUIR
Gestión de Documentos
DESCRIPCIÓN
Actividades técnicas y administrativas que interactuan para alcanzar el control de la
documentación de la empresa desde su producción o recepción hasta su disposición
final.
Propósito empresarial
El Grupo EPM busca permanecer en el tiempo, creando valor para sus grupos de
interés, a través de una actuación que equilibre los resultados financieros,
económicos, sociales, y ambientales y favorezca el desarrollo con equidad en una
relación de beneficio mutuo en las sociedades donde actúa.
Estrategia
El Grupo EPM busca crecer en clientes, mercados, productos y servicios a través del
impulso de la productividad de sus negocios, de tal manera que el rendimiento de
sus inversiones genere los recursos necesarios para su desarrollo empresarial,
garantizando el cumplimiento de las expectativas de sus dueños, buscando un
equilibrio entre los resultados financieros, económicos, sociales y ambientales,
contribuyendo así a la sostenibilidad empresa-sociedad-medio ambiente.
Misión del Grupo EPM
Somos un Grupo Empresarial multilatino, de origen colombiano y naturaleza pública,
que genera bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde participa,
mediante la prestación responsable e integral de soluciones en electricidad y gas,
agua, aseo y tecnología de la información y las comunicaciones – TIC.
Valores corporativos Grupo EPM Resonsabilidad, Transparencia, Calidez, Innovación, Compromiso, Confiabilidad,
Servir.
Visión Grupo EPM
En el 2022 el Grupo Empresarial EPM habrá logrado posicionarse entre las 50
primeras multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil,
Chile, Perú y México, siendo referente en excelencia operativa, reputación y
transparencia; ofreciendo a los clientes y al mercado un portafolio integral de
soluciones competitivas en electricidad y gas, agua, aseo y tecnología de la
información y las comunicaciones – TIC, fundamentadas en prácticas socialmente
responsables con todos los grupos de interés.
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4.2
ASPECTOS CRITICOS
ASPECTOS CRITICOS
El modelo de procesos para el Grupo EPM se
encuentra en implementación
RIESGO
Que algunos procesos implementen Soluciones de Gestión de
Documentos específicas, sin contar con las que ofrece el
proceso Gestión de Documentos para el Grupo EPM
Los aplicativos informaticos para gestión de
Ineficiencia operacional
documentos en el Grupo EPM, no son incluidos en
Pérdida de información no estructurada
la planificación del control de documentos de los
proyectos
Instrumentos archivísticos sin implementar en el
Grupo EPM
4.3
Sanción por incumplimiento de la normatividad archivística
Colombiana.
PRIORIDADES
EJES ARTICULADORES
ASPECTO CRITICO
Administración de archivos
Acceso a la información
Aspectos tecnológicos y de
seguridad
Preservación de la información
TOTAL
Ʃ
Fortalecimiento y articulación
El modelo de procesos
para el Grupo EPM se
encuentra en
implementación
1
1
3
3
5
13
Los aplicativos
informaticos para
gestión de documentos
en el Grupo EPM, no son
incluidos en la
planificación del conrol
de documentos de los
proyectos
3
5
4
4
4
20
Instrumentos
archivísticos sin
implementar en el
Grupo EPM
1
1
5
0
4
11
5
7
12
7
13
TOTAL Ʃ
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4.4
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POLÍTICA
ASPECTOS CRITICOS
El modelo de procesos para el Grupo EPM
se encuentra en implementación
VALOR
EJES ARTICULADORES
13 FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
VALOR
5
Los aplicativos informaticos para gestión de
documentos en el Grupo EPM, no son
incluidos en la planificación del conrol de
documentos de los proyectos
20 ACCESO A LA INFORMACIÓN
5
Instrumentos archivísticos sin implementar
en el Grupo EPM
11 PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
5
POLÍTICA PARA GESTIÓN DE INFORMACIÓN:
El Grupo EPM gestiona su información implementando acciones en los componentes de organización, procesos, normatividad y tecnología,
considerando los requerimientos de sus Grupos de Interés, con el fin de proporcionar información íntegra, confiable y disponible para una
adecuada y oportuna toma de decisiones que apalanquen el crecimiento y la sostenibilidad empresarial
4.5
OBJETIVOS
ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES
OBJETIVOS
PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
El modelo de procesos para el Grupo
EPM se encuentra en implementación
Incorporar el proceso Gestión de
Docuentos a Modelo de Procesos de
Grupo EPM
Los aplicativos informaticos para gestión
de documentos en el Grupo EPM, no son
incluidos en la planificación del control de
documentos de los proyectos
Implementar la Gestión Electrónica de
Proyecto Gestión de
Documentos, como estrategia para
Información
alcanzar el flujo de información confiable
para la toma de decisiones y la articulación
de los procesos y proyectos del Grupo
EPM con el proceso Gestión de
Documentos.
Instrumentos archivísticos sin
implementar en el Grupo EPM
Implementar los instrumentos archivísticos
establecidos por el Archivo Geneal de La
Nación, como medios para el
mejoramiento del proceso y su articulación
con la normatividad archivística
Colombiana.
Implementación del software
para modelamiento de procesos
Actualización e implementación
de las TRD y TVD.
Publicar el PGD.
Implementación del Inventario
Único de Documentos
(MERCURIO).
Reglamento Interno de Archivos.
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4.6
PLANES
Nombre: Pan de mejoramiento del proceso Gestión de Documentos
Objetivo: Articular el proceso gestión de documentos con la normatividad archivística Colombiana y los lineamientos del Grupo EPM para Gestión de Documentos y Gestión por
procesos.
Alcance: Instrumentos archivísticos, Tecnología Inormatica para Gestión de Dcumentos y Articulación con la Gestión por procesos.
Responsable del Plan: MARIO ALBERTO BAENA QUICHÍA, Jefe del Departamento Gestión Documental
ACTIVIDAD
Modelar el proceso Gestión de
Documentos
Implementar la Gestión
Electrónica de Documentos
en el grupo EPM
Responsable
José Angel Bustamante
Salgado
Mario Alberto Baena
Quinchía
Poner en marcha el Inventario
único de Documentos
Elaborar el Programa de
Gestión Documental
Julian Esteban Santamaria Junio 03 de 2014 Diciembre 31 de 2015
Sanchez
José Angel Bustamante
Abril 22 de 2014 Septiembre 30 de
Salgado /Elizabeth Soto A.
2014
Actualizar las Tablas de
Retención Documental
José Angel Bustamante
Salgado
Junio 03 de 2014 Diciembre 15 de 2014 Tablas de retención
Debido a cambios en la estructura
actualizadas y entregadas al
administrativa de EPM a partir del 04 de
Comité Evaluador del Consejo agosto, se dificultó el avance de las tareas
Departamental de Archivos
Elaborar el Manual Interno de
Archivo y Comunicaciones
Oficiales
José Angel Bustamante
Salgado
Noviembre 01 de Junio30 de 2015
2014
INDICADOR
Modelar el proceso Gestión de
Documentos
Implementar la Gestión
Electrónica de Documentos
en el grupo EPM
Inventario Único de
Documentos
Programa de Gestión
Documental
Actualizar las Tablas de
Retención Documental
INDICADORES
INDICE
Caracterización y Mapa
del proceso GD
Aplicativos informaticos
para GD en producción.
Lieamientos para Gestión
Electrónica de
Documementos.
Actos administrativos y
expedientes electrónicos
Inventario
Documento
Fecha de Inicio
Fecha Final
Entregable
Febrero 04 de
Junio 01 de 2014
Mapa del proceso aprobado
2014
Marzo 22 de 2009 Diciembre 31 de 2015 Integración de los aplicativos
informaticos:
MERCURIO
ENTER
NEON
ONEWORLD
VAULT
MEMORANDO
SENTIDO
Documento word: Manual
Interno de Archivo y
Comunicaciones Oficiales
META
Mapa del proceso GD
aprobado
Aplicativos
informaticos para
gestion de
documentos
incoporados a los
procesos y proyectos
del Grupo EPM
Inventario en
producción
Documento Aprobado
Documento
TRD entregadas al
CDA
Elaborar el Manual Interno de
Archivo y Comunicaciones
Oficiales
Documento
Documento Aprobado
TIPO
Horas nómina
CARACTERISTICAS
Conocedores del proceso
Gestion de Documentos y
la normatividad
archivistica
Windows 7 u 8
Correo electrónico e
internet
Equipos de computacíón
Red de datos
Inventario Único de
Documentos en producción
Documento word: Programa
Gestión Documental
RECURSOS
OBSERVACIONES
Son personas que laboran en el proceso Gestión de Documentos y
dedican parte de su jornada laboral a esta actividad
Son los equipos de computación de dotación que la empresa
Es la red de datos e intenet corporativa.
Observaciones
El modelamento obedece a la metodología
de gestión por procesos de EPM
Avances:
Interfase NEON-MERCURIO.
Interfase ENTER-MERCURIO.
Vault en producción en proyecto PETAR.
Vault en prueba piloto en proyecto Ituango.
Expedientes electrónicos de instalaciones y
clientes.
Expedientes electrónicos de historias
laborales.
Historias medico ocupacionales
electrónicas.
Archivo intermedio electrónico.
Iniciativa de integración NEON -ENTER MECURIO - PÁGINA WEB .
Actos administrativos en ENTER.
Flujos de trabajo facturas,PQRs y entes de
control en MERCURIO
Este plan se encuentra en fase de desarrollo
por parte de TI
Se encuentra en fase de revisión para
aprobación
Sedebe actualizar el documento original de
acuerdo con el estado actua de proceso.
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4.7
MAPA DE RUTA
Corto plazo Mediano plazo (1 a 4
años)
(1 año)
Plan o Proyecto
Tiempo
Modelar el proceso Gestión de
Docuentos
Implementar la Gestión Electrónica de
Documentos
en elelgrupo
EPM ünico de
Poner en marcha
Inventario
Documetos
Elaborar el Programa de Gesitión
Documental
Actualizar las Tablas de Retención
Documental
Elaborar el Manual Interno de Archivo y
Comunicaciones Oficiales
2014
X
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
X
X
X
X
X
Largo plazo (4 años en
adelante)
X
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4.8
MEDICIÓN
PLANES Y PROYECTOS
ASOCIADOS
Modelar el proceso
Gestión de
Docuentos
Implementar la
Gestión
Electrónica de
Documentos en el
grupo EPM
INDICADORES
Mapa del
proceso
aprobado
Integración
de los
aplicativos
informaticos:
MERCURIO
ENTER
NEON
VAULT
MEMORANDO
Poner en marcha el Inventario
Inventario ünico de Único de
Documetos
Documetos
en
producción
Elaborar el
Documento
Programa de
word:
Gesitión
Programa
Documental
Gestión
Documental
Actualizar las Tablas Tablas de
de Retención
retención
Documental
actualizadas y
entregadas al
Comité
Evaluador del
Consejo
Departament
al de Archivos
Medicion Anual
META
2014
2015
2016
2017
GRAFICO
OBSERVACIONES
Aprobado
100
100
100
Aplicativos en
marcha.
Expediente
Instalaciones y
Clientes.
Expediente Laboral.
Inclusión en
proyecto Cadena de
Suministro.
50
En desarrollo
100
100
En elaboración
100
100
En eaboración
100
100
Elaborar el Manual
Interno de Archivo
y Comunicaciones
Oficiales
Documento
word: Manual
Interno de
Archivo y
Comunicacion
es Oficiales
En elaboración
100
20
60